Process Mining Nedir? Temel Bilgiler ve Rehber

Process Mining, IT sistemlerindeki event loglardan bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmeye, izlemeye ve iyileştirmeye olanak tanıyan analitik bir yaklaşımdır.

Event log, bir IT sisteminde gerçekleşen olayların (işlemler, aksiyonlar) kaydını tutar ve genellikle process mining için kullanılır. Her event kaydında çoğunlukla zaman damgası (zaman damgası), aktivite adı ve case ID yer alır.

Case ID, bir sürecin her bir örneği için atanan benzersiz bir tanımlayıcıdır. Process Mining’de her bir vaka, olayların ait oldukları spesifik “case”e göre gruplandırılmasına sunar.

Spaghetti Diagram, çok karmaşık ve dallanmış süreç akış haritası için kullanılan bir ifadedir. Süreçte fazla yol olduğunda diyagramdaki çizgiler bir spagetti tabağı gibi birbirine girer. Bu, standartlaşmamış ve karmaşık süreçleri işaret eder.

Happy path, hiçbir sapmanın veya istisnanın olmadığı ideal süreç akışıdır. Her şeyin yolunda gittiği, tekrar işin, gecikmenin ve özel durumun olmadığı senaryodur. Process Mining’de happy path’i filtreleyerek en iyi akışı görebilir, diğer akışlarla karşılaştırabilirsiniz.

BPMN, Business Process Model and Notation anlamına gelir. İş süreçlerini standart sembollerle modellemeye yarayan görsel bir dildir (aktiviteler için dikdörtgen, kararlar için elmas, flow için ok gibi). Process Mining araçları genellikle BPMN benzeri diyagramlar oluşturur ve bazıları (ör. ProcessMind) BPMN modellerini içe/dışa aktarabilir.

Conformance checking, process mining’de elde edilen gerçek sürecin, önceden belirlenmiş bir referans modelle karşılaştırılarak sapmaların analiz edildiği bir tekniktir. Şu soruya cevap verir: “Tanımlanan süreci gerçekten uyguluyor muyuz? Uygulamıyorsak nerede ve neden sapma var?” Örneğin, şirket politikası gereği her faturada iki onay isteniyorsa ama log’larda bazı faturalar tek onaylıysa, uygunluk denetimi (conformance checking) bunu ortaya çıkarır.

Process model, bir sürecin adımlarını, karar noktalarını ve yönlerini gösteren, genellikle flowchart veya diyagram olarak görselleştirilen süreç temsildir. Process Mining ile data’dan elde edilen as-is süreç modeli çıkarılır. Bu model, iş ekipleri tarafından oluşturulan to-be (ideal) süreç modeliyle karşılaştırılabilir.

Process discovery, event log datasından, süreç hakkında ön bilgi olmadan, otomatik süreç modeli oluşturma odaklı process mining aşamasıdır. Sadece veriyle gerçek sürecin akışını keşfetmeyi sunar. Genellikle process mining’in ilk adımıdır ve sürecin gerçekte nasıl işlediğini ortaya koyar.

ProcessMind, süreç iyileştirmenin kolay, uygun fiyatlı ve ulaşılabilir olmasını hedefleyen yeni nesil bir process mining platformudur. Process Mining, modelling ve simulation’ı tek bir bulut tabanlı platformda birleştirir. Data’nızı yükleyip süreçlerinizi görselleştirip kolayca iyileştirebilirsiniz—teknik uzmanlık gerekmez.

ProcessMind, kolay kullanım, hızlı oryantasyon ve aksiyon odaklı önemli bilgi sunar. Anında erişim, no-code kurulum ve şeffaf fiyatlandırma sunar. ProcessMind ile hızla verimsizlikleri görebilir, uyumu izleyebilir ve süreçlerinizi optimize edebilirsiniz; ister iş kullanıcısı olun ister süreç uzmanı.

Süre, projenin kapsamına ve veri hazırlığına bağlıdır. Küçük pilot projeler, özellikle ProcessMind gibi modern araçlarda, birkaç gün ile birkaç hafta arasında sonuç verebilir. Daha büyük ve kompleks projeler ise çoğunlukla veri hazırlığı ve paydaşların uyumu sebebiyle birkaç hafta sürebilir.

Sık analiz edilen süreçler arasında order-to-cash, purchase-to-pay, fatura onayları, müşteri oryantasyon, tedarik zinciri, IT service management ve destek ticket yönetimi bulunur. Dijital event loglara sahip tüm süreçler Process Mining ile analiz edilebilir.

Process Mining; ERP (ör. SAP, Oracle), CRM (ör. Salesforce), helpdesk platformları (ör. ServiceNow, Zendesk), workflow araçları ve özel iş uygulamalarından alınan event log’larını kullanır. zaman damgası (zaman damgası) ve case ID ile süreç bilgisi kaydeden her sistem veri kaynağı olabilir.

Process Mining; finans, operasyon, satın alma, müşteri hizmetleri, IT, insan kaynakları ve uyum gibi bölümlerde, yani süreçlerin takip edilip iyileştirildiği her yerde kullanılır. Hem iş ekipleri hem de IT ekipleri bu stratejik bilgilerden faydalanır.

Process Mining; üretim, bankacılık, sigorta, sağlık, lojistik, perakende, kamu ve daha pek çok sektörde uygulanır. Dijital süreçleri olan her organizasyon process mining’den faydalanabilir.

Process Mining’in temelleri; BT sistemlerinden olay verilerinin çıkarılmasını, gerçek süreç akışlarının yeniden yapılandırılmasını ve verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için bunların görselleştirilmesini içerir. Genellikle üç temel veri öğesi gerektirir: Case ID, aktivite adı ve zaman damgası (zaman damgası)dır. Süreç; keşif (discovery), uygunluk denetimi (uygunluk denetimi (conformance checking)) ve sürekli iyileştirme için izleme aşamalarından oluşur. Gelişmiş platformlar, örüntü tespiti ve süreç analizini güçlüak için makine öğrenmesinden de yararlanabilir.

İş süreçleri madenciliği (Process Mining BPM olarak da bilinir), Process Mining ile aynı kavramdır. BT sistemlerindeki Event Log verilerinden bilgi çıkararak iş süreçlerini analiz etmek, görselleştirmek ve iyileştirmek için veri odaklı tekniklerin kullanılmasını ifade eder. Amaç; şeffaflık güçlüak, iş akışlarını iyileştirmek ve daha iyi iş sonuçları elde etmektir.

Process Mining diagramları, gerçek event verisine dayalı olarak süreçlerin organizasyonda nasıl aktığını görselleştirir. Aktivite sırası, akış yolları, darboğaz ve varyasyonlar tespit edilir. Gerçek süreç anlaşılır, hedef süreçle kıyas yapılır, iyileştirme noktaları belirlenir.

İş süreç akışları, baştan sona bir iş sürecini oluşturan adım veya aktivitelerin sıralamasıdır. İşlerin organizasyon içinde nasıl ilerleyeceğini; karar noktalarını, paralel görevleri ve ekipler arası geçişleri tanımlar. İş süreç akışlarını anlamak, verimlilik için optimize edilmiş ve tutarlı sonuçlar sunan iş süreçleri tasarlamak için büyük önem taşır.

Process Mining, IT sistemlerindeki event loglardan bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullanılan analitik bir yaklaşımdır. Genellikle iki kelime olarak “process mining” şeklinde yazılır.