Process Mining Nedir? Temel Bilgiler ve Rehber

Process Mining, BT sistemlerindeki olay günlüklerinden (event logs) bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullanılan analitik bir yaklaşımdır.

Olay günlüğü, bir BT sistemindeki olayların (işlemler, eylemler) kaydıdır. Her olay genellikle bir zaman damgası, bir aktivite adı ve bir vaka kimliği (Case ID) içerir.

Bir Case ID, bir sürecin her bir örneği için kullanılan benzersiz bir tanımlayıcıdır. Process Mining’de her vaka, olayların ait oldukları spesifik gruba göre sınıflandırılmasını sağlar.

Spagetti diyagramı, çok sayıda varyasyon ve döngü içeren, oldukça karmaşık ve birbirine karışmış bir süreç akış haritasını ifade eden bir terimdir. Bir sürecin o kadar çok farklı yolu vardır ki, diyagramdaki çizgiler bir kase spagetti gibi birbirine girer. Bu durum, sürecin karmaşıklığını veya standart eksikliğini gösterir.

Happy Path, herhangi bir sapma veya istisna içermeyen ideal ve doğrudan süreç akışıdır. Her şeyin yolunda gittiği senaryodur: Yeniden işlem yok, gecikme yok, özel durumlar yok. Process Mining’de, kusursuz durumu görmek için süreci “happy path”e göre filtreleyebilir ve ardından bunu gerçekleşen diğer tüm karmaşık yollarla karşılaştırabilirsiniz.

BPMN, İş Süreci Modeli ve Notasyonu (Business Process Model and Notation) anlamına gelir. İş süreçlerini çizmek için kullanılan standart bir grafiksel notasyondur (aktiviteler için dikdörtgenler, kararlar için baklava dilimleri, akış için oklar vb. kullanılır). Process Mining araçları genellikle BPMN modellerine benzeyen diyagramlar oluşturur ve ProcessMind gibi bazı araçlar BPMN modellerini içe veya dışa aktarmanıza olanak tanır.

Uyumluluk denetimi, Process Mining’de keşfedilen gerçek sürecin, tutarsızlıkları kontrol etmek amacıyla önceden tanımlanmış bir referans modelle karşılaştırılması tekniğidir. “Belirlenen süreci takip ediyor muyuz? Etmiyorsak nerede ve neden sapıyoruz?” sorularına yanıt verir. Örneğin, şirket politikası her faturanın iki onay alması gerektiğini söylüyorsa ancak günlükler bazı faturaların tek onayla geçtiğini gösteriyorsa, uyumluluk denetimi bunu işaretler.

Süreç modeli; adım dizilerini, karar noktalarını ve akışları gösteren, genellikle akış şeması veya diyagram şeklindeki bir süreç temsilidir. Process Mining’de verilerden türetilen bir “mevcut durum” (as-is) süreç modeli elde edersiniz. Bu model, işletme tarafından tasarlanan bir “hedef” (to-be) süreç modeli ile karşılaştırılabilir.

Süreç keşfi, süreç hakkında önceden bilgi sahibi olmadan, olay günlüğü verilerinden otomatik olarak bir süreç modeli oluşturmaya odaklanan aşamadır (veya Process Mining türüdür). Sürecin gerçekte nasıl aktığını tamamen verilerden keşfetmekle ilgilidir. Bu genellikle Process Mining’in ilk adımıdır ve gerçekliğin ham resmini sunar.

ProcessMind, süreç iyileştirmeyi basit, uygun maliyetli ve erişilebilir hale getirmek için tasarlanmış yeni nesil bir Process Mining platformudur. Süreç keşfini, modellemeyi ve simülasyonu bulut tabanlı tek bir araçta birleştirir; böylece teknik uzmanlığa gerek duymadan verilerinizi yükleyebilir, süreçlerinizi görselleştirebilir ve iyileştirmeler yapabilirsiniz.

ProcessMind; kullanım kolaylığı, hızlı adaptasyon ve uygulanabilir içgörüler için geliştirilmiştir. Anında erişim, kodsuz kurulum ve şeffaf fiyatlandırma sunar. ProcessMind ile ister bir iş kullanıcısı ister bir süreç uzmanı olun, verimsizlikleri hızla keşfedebilir, uyumluluğu izleyebilir ve süreçleri optimize edebilirsiniz.

Süre, projenin kapsamına ve verilerin hazır olma durumuna bağlıdır. Küçük bir pilot çalışma, özellikle ProcessMind gibi modern araçlarla birkaç gün ila birkaç hafta içinde sonuç verebilir. Daha büyük veya karmaşık projeler, temel olarak veri hazırlama ve paydaş uyumu nedeniyle birkaç hafta sürebilir.

Yaygın olarak analiz edilen süreçler arasında siparişten tahsilata, satın almadan ödemeye, fatura onayları, müşteri katılımı, tedarik zincirleri, BT hizmet yönetimi ve destek bileti yönetimi yer alır. Dijital olay günlüklerine sahip her süreç analiz edilebilir.

Process Mining; ERP (örneğin SAP, Oracle), CRM (örneğin Salesforce), yardım masası platformları (örneğin ServiceNow, Zendesk), iş akışı araçları ve özel iş uygulamalarından gelen olay günlüklerini kullanır. Süreç adımlarını zaman damgaları ve vaka kimlikleriyle kaydeden her sistem bir veri kaynağı olabilir.

Process Mining; finans, operasyon, satın alma, müşteri hizmetleri, BT, İK ve uyum departmanları gibi süreçlerin takip edildiği ve iyileştirildiği her yerde kullanılır. Hem iş hem de BT ekipleri bu içgörülerden faydalanır.

Process Mining pek çok sektörde uygulanır: üretim, bankacılık, sigortacılık, sağlık, lojistik, perakende, kamu sektörü ve daha fazlası. Dijital süreçleri olan her kuruluş Process Mining’den yararlanabilir.

Process Mining’in temelleri; BT sistemlerinden olay verilerini çıkarmayı, gerçek süreç akışlarını yeniden oluşturmayı ve verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirme fırsatlarını belirlemek için bunları görselleştirmeyi içerir. Genellikle üç temel veri öğesi gerektirir: vaka kimliği (case ID), aktivite adı ve zaman damgası. Süreç; keşif, uyumluluk denetimi ve sürekli iyileştirme için izlemeyi kapsar. Gelişmiş platformlar, kalıp algılama ve süreç analizini geliştirmek için makine öğrenimini de kullanabilir.

İş süreci madenciliği (BPM süreç madenciliği olarak da bilinir), Process Mining ile aynı şeydir. BT sistemlerindeki olay günlüklerinden bilgi çıkararak iş süreçlerini analiz etmek, görselleştirmek ve iyileştirmek için veri odaklı tekniklerin kullanılmasıdır. Amaç şeffaflık sağlamak, iş akışlarını optimize etmek ve daha iyi iş sonuçları elde etmektir.

Process Mining diyagramları, gerçek olay verilerine dayanarak süreçlerin bir kuruluş içinde gerçekte nasıl aktığının görsel temsilleridir. Bu diyagramlar aktivite dizilerini, izlenen yolları, darboğazları ve varyasyonları gösterir. Kullanıcıların gerçek süreci anlamalarına, bunu hedeflenen süreçle karşılaştırmalarına ve iyileştirme alanlarını belirlemelerine yardımcı olur.

İş süreci akışları, bir iş sürecini başından sonuna kadar oluşturan adım veya aktiviteler dizisidir. Karar noktaları, paralel görevler ve ekipler arası geçişler dahil olmak üzere işin bir kuruluş içinde nasıl ilerlediğini tanımlarlar. İş süreci akışlarını anlamak, verimlilik için optimize edilmiş bir iş süreci oluşturmak ve tutarlı sonuçlar sağlamak için esastır.

Process Mining, BT sistemlerindeki olay günlüklerinden bilgi çıkararak gerçek süreçleri keşfetmek, izlemek ve iyileştirmek için kullanılan analitik bir yaklaşımdır.

Process Mining’in üç türü şunlardır: (1) Olay günlüğü verilerinden otomatik olarak bir süreç modeli oluşturan Süreç Keşfi, (2) Sapmaları bulmak için keşfedilen süreci bir referans modelle karşılaştıran Uyumluluk Denetimi ve (3) Mevcut bir modeli darboğaz süreleri ve kaynak kullanımı gibi performans verileriyle zenginleştiren Süreç İyileştirme.

Process Mining, süreçlerin gerçekte nasıl işlediğini otomatik olarak keşfetmek için BT sistemlerinden gelen gerçek olay günlüğü verilerini kullanırken; süreç haritalama, insanların süreçlerin nasıl işlediğini düşündüklerini belgelemek için manuel mülakatlara ve çalıştaylara dayanır. Process Mining objektiftir, hızlıdır ve tüm süreç varyasyonlarını kapsar; süreç haritalama ise subjektiftir ve genellikle sadece “happy path”i yakalar.

Process Mining yazılımı, olay günlüğü verilerini (vaka kimlikleri, zaman damgaları ve aktivite adları içeren) alan ve görsel süreç modellerini otomatik olarak yeniden oluşturan özel bir uygulamadır. Kuruluşların iş süreçlerini gerçek verilere dayanarak keşfetmelerini, analiz etmelerini ve optimize etmelerini sağlar. Örnekler arasında ProcessMind, Celonis ve Disco yer alır.

Process Mining, SAP ERP sistemlerinden olay günlüklerinin (BKPF, EKPO, VBAK gibi SAP işlem tablolarından) çıkarılmasıyla yaygın olarak kullanılır. Bu günlükler; sipariş oluşturma, mal girişi ve fatura kaydı gibi iş aktivitelerinin zaman damgalı kayıtlarını içerir. Process Mining yazılımı bu SAP verilerini görsel süreç haritalarına dönüştürerek siparişten tahsilata ve satın almadan ödemeye gibi süreçlerin gerçekte nasıl yürütüldüğünü gösterir.