Cos’è il Process Mining: guida semplice

Il Process Mining è un approccio analitico per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali estraendo conoscenza dagli Event Log dei sistemi IT.

Un Event Log è una registrazione di eventi (transazioni, azioni) in un sistema IT, tipicamente utilizzato dal Process Mining. Ogni evento include solitamente un timestamp, il nome di un’attività e un identificatore di caso (Case ID).

Un Case ID è un identificatore univoco per una singola istanza di un processo. Nel Process Mining, ogni caso permette di raggruppare gli eventi in base allo specifico “caso” a cui appartengono.

“Diagramma a spaghetti” è un termine gergale per indicare una mappa di flusso di processo molto ingarbugliata e complessa, ricca di varianti e cicli. È ciò che si ottiene quando un processo ha così tanti percorsi diversi che le linee del diagramma si incrociano come spaghetti in un piatto. Indica un processo molto complesso o privo di standardizzazione.

L’Happy Path (percorso ideale) è il flusso di processo lineare e perfetto, senza deviazioni o eccezioni. È lo scenario in cui tutto va bene: niente rilavorazioni, niente ritardi, niente casi speciali. Nel Process Mining, si può filtrare l‘“Happy Path” per vedere il caso perfetto e confrontarlo con tutti gli altri percorsi meno ideali che si verificano nella realtà.

BPMN sta per Business Process Model and Notation. È una notazione grafica standardizzata per disegnare i processi aziendali (usando simboli come rettangoli per le attività, rombi per le decisioni, frecce per il flusso, ecc.). Gli strumenti di Process Mining spesso producono diagrammi che somigliano ai modelli BPMN e alcuni (come ProcessMind) consentono di importare/esportare modelli BPMN.

Il Conformance Checking (controllo di conformità) è una tecnica di Process Mining in cui il processo reale scoperto viene confrontato con un modello di riferimento predefinito per verificare eventuali discrepanze. Risponde alla domanda: “Stiamo seguendo il processo prestabilito? Se no, dove deviamo e perché?”. Ad esempio, se la policy aziendale prevede due approvazioni per ogni fattura ma i log ne mostrano alcune con una sola, il Conformance Checking lo segnalerà.

Un modello di processo è una rappresentazione di un processo, spesso sotto forma di diagramma di flusso, che mostra la sequenza di passaggi, i punti decisionali e i flussi. Nel Process Mining, si ottiene un modello di processo “as-is” derivato dai dati. Questo può essere confrontato con un modello “to-be” (ideale) progettato dal business.

La Process Discovery è la fase (o tipologia di Process Mining) focalizzata sulla generazione automatica di un modello di processo dai dati degli Event Log, senza una conoscenza preventiva del processo stesso. Si tratta di scoprire come fluisce effettivamente il processo basandosi puramente sui dati. Di solito è il primo passo del Process Mining, che restituisce il quadro reale della situazione.

ProcessMind è una piattaforma di Process Mining di nuova generazione progettata per rendere il miglioramento dei processi semplice, conveniente e accessibile. Unisce Process Mining, modellazione e simulazione in un unico strumento basato su cloud, così può caricare i Suoi dati, visualizzare i processi e guidare il miglioramento, senza necessità di competenze tecniche.

ProcessMind è progettato per la facilità d’uso, una rapida implementazione e insight azionabili. Offre accesso istantaneo, configurazione no-code e prezzi trasparenti. Con ProcessMind può scoprire rapidamente le inefficienze, monitorare la conformità e ottimizzare i processi, sia che Lei sia un utente business o un esperto di processi.

La durata dipende dall’ambito del progetto e dalla disponibilità dei dati. Un piccolo pilota può fornire risultati in pochi giorni o un paio di settimane, specialmente con strumenti moderni come ProcessMind. Progetti più grandi o complessi possono richiedere diverse settimane, principalmente per la preparazione dei dati e l’allineamento degli stakeholder.

I processi analizzati più comunemente includono Order-to-Cash, Procure-to-Pay, approvazioni di fatture, onboarding dei clienti, supply chain, IT Service Management e gestione dei ticket di supporto. Qualsiasi processo dotato di Event Log digitali può essere analizzato.

Il Process Mining utilizza gli Event Log di sistemi come ERP (es. SAP, Oracle), CRM (es. Salesforce), piattaforme di helpdesk (es. ServiceNow, Zendesk), strumenti di workflow e applicazioni aziendali personalizzate. Qualsiasi sistema che registri i passaggi del processo con timestamp e Case ID può essere una fonte di dati.

Il Process Mining è utilizzato dai reparti finance, operations, procurement, customer service, IT, HR e compliance — ovunque i processi vengano tracciati e migliorati. Sia i team di business che quelli IT traggono vantaggio dagli insight ottenuti.

Il Process Mining trova applicazione in svariati settori: manifatturiero, bancario, assicurativo, sanitario, logistico, retail, settore pubblico e molti altri. Qualsiasi organizzazione con processi digitali può trarre vantaggio dal Process Mining.

Le basi del Process Mining prevedono l’estrazione dei dati degli eventi dai sistemi IT, la ricostruzione dei flussi di processo reali e la loro visualizzazione per identificare inefficienze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento. Richiede tipicamente tre elementi chiave nei dati: Case ID, nome dell’attività e timestamp. Il processo include la discovery, il Conformance Checking e il monitoraggio continuo per il miglioramento costante. Le piattaforme avanzate possono anche applicare il machine learning per migliorare il rilevamento dei pattern e l’analisi dei processi.

Il business process mining (noto anche come Process Mining BPM) coincide con il Process Mining. Si riferisce all’uso di tecniche basate sui dati per analizzare, visualizzare e migliorare i processi aziendali estraendo conoscenza dagli Event Log dei sistemi IT. L’obiettivo è ottenere trasparenza, ottimizzare i flussi di lavoro e ottenere migliori risultati di business.

I diagrammi di Process Mining sono rappresentazioni visive di come i processi fluiscono realmente all’interno di un’organizzazione, basate su dati di eventi reali. Questi diagrammi mostrano la sequenza delle attività, i percorsi seguiti, i colli di bottiglia e le varianti. Aiutano gli utenti a comprendere il vero processo, confrontarlo con quello previsto e identificare aree di miglioramento.

I flussi dei processi aziendali (Business Process Flows) sono le sequenze di passaggi o attività che compongono un processo di business, dall’inizio alla fine. Definiscono come il lavoro si sposta all’interno di un’organizzazione, inclusi i punti decisionali, le attività parallele e i passaggi di consegne tra i team. Comprendere i flussi è essenziale per creare processi ottimizzati per l’efficienza che garantiscano risultati coerenti.

Il Process Mining è un approccio analitico per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali estraendo conoscenza dagli Event Log dei sistemi IT.

I tre tipi di Process Mining sono: (1) Process Discovery, che genera automaticamente un modello dai dati degli Event Log, (2) Conformance Checking, che confronta il processo scoperto con un modello di riferimento per trovare deviazioni, e (3) Process Enhancement, che arricchisce un modello esistente con dati sulle performance come i tempi dei colli di bottiglia e l’utilizzo delle risorse.

Il Process Mining utilizza dati reali provenienti dagli Event Log dei sistemi IT per scoprire automaticamente come funzionano davvero i processi, mentre il Process Mapping si basa su interviste e workshop manuali per documentare come le persone pensano che i processi funzionino. Il Process Mining è oggettivo, rapido e copre tutte le varianti; il Process Mapping è soggettivo e in genere cattura solo l‘“Happy Path”.

Un software di Process Mining è un’applicazione specializzata che acquisisce dati dagli Event Log (contenenti Case ID, timestamp e nomi delle attività) e ricostruisce automaticamente modelli di processo visivi. Consente alle organizzazioni di scoprire, analizzare e ottimizzare i propri processi aziendali sulla base di dati reali. Esempi includono ProcessMind, Celonis e Disco.

Il Process Mining viene comunemente utilizzato con i sistemi SAP ERP estraendo gli Event Log dalle tabelle delle transazioni SAP (come BKPF, EKPO, VBAK). Questi log contengono registrazioni temporali di attività aziendali come la creazione di ordini, la ricezione di merci e la registrazione di fatture. Il software di Process Mining trasforma questi dati SAP in mappe di processo visive, rivelando come vengono effettivamente eseguiti processi come Order-to-Cash e Procure-to-Pay.