ตัวเชื่อมต่อ process mining: คุ้มค่าเมื่อไร

ตัวเชื่อมต่อ process mining ช่วยอะไร และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง?

ตัวเชื่อมต่อ process mining สำเร็จรูปช่วยให้เริ่มวิเคราะห์จากระบบต้นทางได้รวดเร็ว เพียงเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชัน ดึงข้อมูล แล้วตั้งเวลาอัปเดต วิธีนี้อาจเหมาะเมื่อรองรับระบบของคุณและตรงกับข้อกำหนดด้านข้อมูล แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเชื่อมต่อแล้วใช้งานได้ทันทีเสมอไป คุณยังต้องตรวจสอบการตั้งค่าระบบ โมเดลข้อมูล ข้อกำหนดด้านความปลอดภัย และคำถามที่ต้องการหาคำตอบ.

การสร้างหรือตั้งค่าตัวเชื่อมต่ออาจต้องจับคู่ฟิลด์ ตรวจสอบผลลัพธ์ และปรับให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองหรือการเปลี่ยนแปลงของระบบ ทีมข้อมูลของคุณอาจดูแลชุดข้อมูลที่เชื่อถือได้อยู่แล้ว ตัวเชื่อมต่อใหม่จึงอาจทำให้งานซ้ำซ้อน แทนที่จะต่อยอดจากสิ่งที่มีอยู่.

ยังมีงานดูแลต่อเนื่องด้วย ต้องมีคนดูแลไปป์ไลน์ แก้ปัญหาเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง และทำความเข้าใจว่าตัวเชื่อมต่อแปลงข้อมูลอย่างไร หากงานเหล่านี้ทำให้การวิเคราะห์ครั้งแรกล่าช้า ความสะดวกจากตัวเชื่อมต่อก็มีต้นทุน.

ตัวเชื่อมต่อต้องทำอะไรได้บ้าง

คำโฆษณาฟังดูสั้นๆ ชี้ไปที่ระบบ กดปุ่ม รับข้อมูลที่จัดรูปแบบแล้ว ตั้งเวลาอัปเดต เสร็จ แต่รายละเอียดสำคัญส่วนใหญ่มักถูกละไว้ในคำอธิบายสั้นๆ นี้.

• ระบบของคุณไม่ใช่ระบบมาตรฐาน ตัวเชื่อมต่อสร้างมาสำหรับซอฟต์แวร์แต่ละเวอร์ชันโดยเฉพาะ แต่องค์กรมักปรับแต่งระบบ เพิ่มฟิลด์ เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ และปรับโครงสร้างตาราง ระบบที่พัฒนาต่อเนื่องมาสิบปีจึงอาจไม่เหมือนกับการติดตั้งตามคู่มือ
• ตัวเชื่อมต่อไม่จำเป็นต้องรองรับทุกอย่าง ตัวเชื่อมต่อที่สร้างมาเพื่อรองรับการวิเคราะห์ทุกแบบอาจขยายจนรองรับกรณีเฉพาะที่คุณไม่เคยเจอ แต่กลับยังตอบคำถามที่คุณต้องการไม่ได้
• เขาวงกตหลายตาราง ตัวเชื่อมต่อส่วนใหญ่ต้องใช้ตารางต้นทางหลายตารางที่เชื่อมโยงกัน คุณจึงต้องเข้าใจกระบวนการธุรกิจ โมเดลข้อมูลของตัวเชื่อมต่อ โมเดลข้อมูลของระบบต้นทาง และความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลเหล่านั้น
• กล่องดำทำให้เชื่อถือได้ยาก เมื่อเกิดปัญหา คุณมองไม่เห็นสิ่งที่อยู่ข้างใน ข้อมูลต้นทางผิด ตัวเชื่อมต่อแปลงข้อมูลไม่ถูกต้อง หรือเป็นปัญหาจากการตั้งค่า? หากตรวจสอบไม่ได้ ก็ยากที่จะอธิบายผลลัพธ์ให้คนที่ต้องนำไปใช้
• ชื่อทั่วไปทำให้ต้องแปลความหมายกันอีก หากตัวเชื่อมต่อเรียกสิ่งหนึ่งว่า “Order Confirmation” แต่ทีมของคุณเรียกว่า “Sales Acknowledgment” การพูดคุยทุกครั้งหลังจากนั้นก็ต้องมีคนช่วยแปลความหมาย.

ต้นทุนที่แท้จริง

งานด้านเทคนิคยังส่งผลต่องบประมาณด้วย และมักไม่อยู่ในรายการค่าใช้จ่ายที่วางแผนไว้.

• เวลา ใช้เวลาหลายเดือนกับการดึงข้อมูล แทนที่จะวิเคราะห์
• ค่าใช้จ่าย ค่าไลเซนส์ตัวเชื่อมต่อและค่าที่ปรึกษาสำหรับการตั้งค่า
• โอกาส การปรับปรุงต้องรอระหว่างสร้างไปป์ไลน์
• กำลังใจ ทีมเสียแรงส่งเมื่อโครงการติดขัดอยู่ในขั้นตอนจัดการข้อมูล
• ความเชื่อมั่น ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเริ่มสงสัยในคุณค่าของ process mining เมื่อโครงการแรกใช้เวลาและงบเกินกำหนด.

องค์กรแห่งหนึ่งที่เราเคยทำงานด้วยได้รับคำมั่นจากผู้ให้บริการว่า จะเห็นข้อมูลเชิงลึกครั้งแรกภายในสามสัปดาห์ด้วยตัวเชื่อมต่อ SAP แต่ผ่านไป 18 เดือนก็ยังแก้ปัญหาคุณภาพข้อมูลอยู่ เรื่องแบบนี้ไม่ได้เกิดขึ้นทุกครั้ง แต่พบได้บ่อย และเป็นเหตุผลที่เราถามถึงต้นทุนของตัวเชื่อมต่อก่อนแนะนำให้ใช้.

ตัวเชื่อมต่อคุ้มค่ากับการลงทุนเมื่อไร?

ตัวเชื่อมต่ออาจเหมาะเมื่อคุณต้องดึงข้อมูลปริมาณมาก บ่อยครั้ง และทำซ้ำได้จากระบบต้นทางที่รองรับเป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังอาจเหมาะกับสภาพแวดล้อมที่มีข้อกำกับ ซึ่งองค์กรต้องควบคุมไปป์ไลน์ข้อมูลตามกระบวนการด้านความปลอดภัยและการกำกับดูแลที่กำหนดไว้.

กรณีเหล่านี้ได้ประโยชน์จากการดึงข้อมูลชุดเดิมซ้ำอย่างต่อเนื่อง ตัวเชื่อมต่ออาจช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยมือซ้ำๆ ได้ หากรองรับการตั้งค่าระบบและข้อกำหนดด้านข้อมูลของคุณ.

ก่อนตัดสินใจ ให้ตรวจสอบว่าตัวเชื่อมต่อรองรับระบบเวอร์ชันและการตั้งค่าใด ดึงข้อมูลอะไร จัดการการปรับแต่งอย่างไร และใครจะรับผิดชอบการดูแล ตัวเชื่อมต่อจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อเหมาะกับวิธีทำงานของระบบและทีมของคุณ.

เมื่อไรที่ตัวเชื่อมต่ออาจเกินความจำเป็น?

หากคุณเพิ่งเริ่มทดสอบคำถามเกี่ยวกับกระบวนการ อาจยังไม่รู้ว่าต้องใช้ข้อมูลอะไร หรือการวิเคราะห์จะเป็นประโยชน์หรือไม่ การสร้างไปป์ไลน์ที่ทำซ้ำก่อนตอบคำถามเหล่านี้ อาจเพิ่มงานก่อนจะรู้ว่าควรทำอะไรให้เป็นอัตโนมัติ.

ตัวเชื่อมต่ออาจรองรับเพียงบางส่วนของกระบวนการที่ครอบคลุมหลายระบบ คุณอาจยังต้องรวมข้อมูล จัดการชื่อที่ไม่ตรงกัน และตรวจสอบผลลัพธ์ ตัวเชื่อมต่อสำหรับแอปพลิเคชันเดียวไม่ได้แก้ปัญหาการเตรียมข้อมูลทั้งหมดโดยอัตโนมัติ.

สำหรับการวิเคราะห์เบื้องต้น ไฟล์ส่งออกที่มีอยู่แล้วอาจเพียงพอสำหรับทดสอบคำถามของคุณ เมื่อเห็นว่าข้อมูลส่วนไหนขาดไป คุณค่อยปรับชุดข้อมูลได้.

แม้ตัวเชื่อมต่อจะเหมาะกับงาน ก็ยังมีต้นทุนสามอย่างที่ต้องพิจารณา:

• งานซ้ำซ้อน หลายองค์กรมีข้อมูลที่จัดเตรียมไว้อย่างดีในคลังข้อมูลหรือ data lake อยู่แล้ว โดยทีมข้อมูลใช้เวลาหลายปีแก้ปัญหาคุณภาพข้อมูล การเริ่มจากตัวเชื่อมต่ออาจทำให้ต้องทำงานใหม่ตั้งแต่ต้น และทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกับชุดข้อมูลที่ธุรกิจเชื่อถืออยู่
• ข้อจำกัดจาก ETL ตัวเชื่อมต่อมักมาพร้อมเครื่องมือของผู้ให้บริการ ทีมของคุณจึงต้องเรียนรู้ระบบเฉพาะ แทนที่จะใช้โครงสร้างพื้นฐานที่มีและคุ้นเคยอยู่แล้ว
• ต้องชั่งน้ำหนักเรื่องการผูกติด ไปป์ไลน์ที่ใช้เวลาสร้างหกเดือนย่อมมีต้นทุนสูงเมื่อต้องเปลี่ยน จึงควรพิจารณาเรื่องนี้ก่อนเริ่มลงทุน.

การดึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ยังเปลี่ยนวิธีวิเคราะห์ด้วย ชุดข้อมูลที่เปลี่ยนตลอดเวลาทำให้กำหนดค่าฐานได้ยากขึ้น ต้องคอยตรวจสอบไปป์ไลน์ มีค่าใช้จ่ายด้านการประมวลผลต่อเนื่อง และเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างช่วงเวลาได้ไม่ตรงไปตรงมา หากอัปเดตรายเดือนก็ตอบคำถามได้ ไปป์ไลน์ที่ทำงานตลอดเวลาอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายโดยไม่ได้เพิ่มข้อมูลเชิงลึก.

เทมเพลตข้อมูลทำงานอย่างไร?

เราใช้เทมเพลตข้อมูลเพื่อให้คุณเริ่มจากข้อมูลที่มีอยู่แล้วได้ โดยไม่ต้องเริ่มจากตัวเชื่อมต่อสำเร็จรูป เทมเพลตระบุฟิลด์ที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์ ในรูปแบบที่คุณหรือทีมข้อมูลเตรียมได้.

เริ่มจากคู่มือสำหรับกระบวนการของคุณ

ค้นหากระบวนการหรือระบบของคุณในคู่มือปรับปรุงกระบวนการ แต่ละคู่มือกล่าวถึงหนึ่งกระบวนการ หรือกระบวนการหนึ่งบนระบบหนึ่ง พร้อมความท้าทาย เป้าหมาย กิจกรรม และข้อกำหนดด้านข้อมูล รวมถึงเทมเพลต Excel ให้ดาวน์โหลด.

หากไม่พบกระบวนการของคุณในรายการ ให้เริ่มจากเทมเพลตข้อมูลทั่วไป ไม่ว่าจะเลือกแบบไหน คอลัมน์ก็ตรงกับที่การวิเคราะห์ต้องใช้ ทีมของคุณจึงกรอกข้อมูลจากไฟล์ส่งออกได้โดยไม่ต้องออกแบบโครงสร้างข้อมูลใหม่.

เริ่มด้วย Excel

การวิเคราะห์หลายรูปแบบเริ่มต้นได้ด้วยสเปรดชีตที่มีรหัสเคส การประทับเวลา และชื่อกิจกรรม พร้อมคุณลักษณะอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับคำถามของคุณ ส่งออกข้อมูลที่เข้าถึงได้ จัดให้อยู่ในรูปแบบเทมเพลต แล้วอัปโหลดเพื่อเริ่มสำรวจข้อมูล

คุณไม่จำเป็นต้องมีไปป์ไลน์ที่สมบูรณ์และทำงานอัตโนมัติเพื่อทดสอบแนวคิด ชุดข้อมูลแรกอาจต้องปรับปรุงเพิ่มเติม ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการเรียนรู้ว่าการวิเคราะห์ต้องใช้ข้อมูลอะไร.

เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้วิธีสร้างบันทึกเหตุการณ์ พร้อมตัวอย่างใน Excel และ SQL.

เริ่มจากตารางเดียว

เราตั้งใจใช้รูปแบบตารางเดียวสำหรับการวิเคราะห์ส่วนใหญ่.

1. ตรวจสอบได้ง่าย ทุกคนเปิดสเปรดชีตดูและเข้าใจข้อมูลได้
2. จัดเตรียมได้ง่าย ไม่ต้องเชื่อมตารางหรือจัดการความสัมพันธ์ก่อนเริ่มวิเคราะห์
3. ขั้นตอน process mining รวมข้อมูลให้อยู่แล้ว เครื่องมือที่รับข้อมูลจากหลายตารางจะรวมข้อมูลเป็นบันทึกเหตุการณ์เดียวก่อนวิเคราะห์.

หากคำถามต้องใช้ข้อมูลจากหลายตาราง คุณก็ทำงานกับหลายตารางใน ProcessMind ได้ ทั้งมุมมองและกระบวนการที่แตกต่างกัน แต่ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากตรงนั้น เริ่มด้วยชุดข้อมูลที่ง่ายที่สุดซึ่งตอบคำถามของคุณได้ก่อน.

ทำงานร่วมกับทีมข้อมูลของคุณ

ทีมข้อมูลรู้ว่าระบบของคุณตั้งค่าไว้อย่างไร ฟิลด์ไหนเชื่อถือได้ และมีข้อมูลอะไรพร้อมใช้อยู่แล้ว เทมเพลตที่ชัดเจนช่วยระบุข้อกำหนดให้ทีม โดยไม่ต้องให้เรียนรู้โมเดลข้อมูลเฉพาะของผู้ให้บริการ.

ทีมข้อมูลใช้เครื่องมือและโครงสร้างพื้นฐานที่คุ้นเคยได้ เช่น SQL แพลตฟอร์ม ETL ที่ใช้อยู่ คลังข้อมูล และ data lake วิธีนี้ช่วยให้คุณต่อยอดจากข้อมูลที่เชื่อถือได้ แทนที่จะสร้างไปป์ไลน์อีกชุดขึ้นมา.

ดูคำแนะนำการเตรียมบันทึกเหตุการณ์ที่นำไปใช้ได้จริงได้ในเอกสารการเตรียมข้อมูล.

ใช้ AI ช่วยจับคู่ข้อมูล

ชื่อคอลัมน์ในไฟล์ส่งออกอาจไม่ตรงกับชื่อในเทมเพลตทุกประการ ระหว่างอัปโหลด ProcessMind มักตรวจจับฟิลด์อย่างรหัสเคส การประทับเวลา และกิจกรรมได้ หากจับคู่ฟิลด์ไม่ถูกต้อง คุณปรับการจับคู่เองได้

วิธีนี้ช่วยให้คุณเริ่มวิเคราะห์จากไฟล์ส่งออกที่มีอยู่ได้ โดยไม่ต้องจัดรูปแบบไฟล์ต้นทางทุกไฟล์ให้สมบูรณ์แบบล่วงหน้า.

การอัปเดตข้อมูลในทางปฏิบัติทำอย่างไร?

การอัปเดตตามกำหนดเวลามีประโยชน์เมื่อคุณต้องติดตามกระบวนการเป็นประจำ แต่การอัปเดตต่อเนื่องไม่จำเป็นเสมอไปสำหรับการตอบคำถามเบื้องต้นหรือเปรียบเทียบผลการทำงานตามช่วงเวลา.

การวิเคราะห์หลายแบบตีความได้ง่ายขึ้นเมื่อใช้ชุดข้อมูลที่คงที่และอัปเดตตามรอบที่วางแผนไว้ คุณกำหนดค่าฐาน ปรับเปลี่ยน แล้วเปรียบเทียบผลกับค่าฐานได้ รอบการอัปเดตที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความถี่ที่กระบวนการเปลี่ยนแปลง และความเร็วที่คุณต้องตอบสนอง.

เริ่มจากกำหนดว่าการวิเคราะห์ต้องใช้ข้อมูลใหม่บ่อยแค่ไหน หากอัปเดตรายเดือนหรือรายไตรมาสก็ตอบคำถามได้ ไปป์ไลน์เรียลไทม์อาจเพิ่มภาระโดยไม่ได้ช่วยให้ตัดสินใจดีขึ้น.

หากต้องการทำงานอัตโนมัติในภายหลังล่ะ?

เมื่อยืนยันได้แล้วว่าต้องใช้ข้อมูลอะไร และการวิเคราะห์มีประโยชน์ ทีมข้อมูลของคุณก็สร้างขั้นตอนโหลดข้อมูลที่ทำซ้ำได้ ProcessMind มี REST API สำหรับงานนี้ job ที่ทีมตั้งเวลาไว้อยู่แล้วสามารถอัปโหลดไฟล์ส่งออกเป็นชุดข้อมูลใหม่หรืออัปเดตชุดข้อมูลเดิมได้ ดูรายละเอียดการยืนยันตัวตนและ endpoint ได้ที่ภาพรวม API.

ผลิตภัณฑ์ไม่มีตัวตั้งเวลาในตัว และตั้งใจให้เป็นเช่นนั้น ตารางเวลา ข้อมูลรับรอง และการตรวจสอบยังอยู่ในโครงสร้างพื้นฐานที่ทีมใช้งานอยู่แล้ว ไม่ต้องตั้งค่าและเฝ้าดูอีกระบบหนึ่ง.

คุณไม่จำเป็นต้องทำงานอัตโนมัติก่อนรู้ว่าควรทำอะไรให้เป็นอัตโนมัติ เริ่มจากไฟล์ส่งออก ตรวจสอบการวิเคราะห์ แล้วค่อยตัดสินใจว่าคุ้มที่จะสร้างขั้นตอนโหลดข้อมูลซ้ำหรือไม่ หากพัฒนาเป็นไปป์ไลน์ ให้พิจารณาข้อแลกเปลี่ยนตามที่อธิบายไว้ในETL สำหรับ process mining.

ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีตัวเชื่อมต่อสำเร็จรูปเมื่อไร?

ผู้ให้บริการที่มีตัวเชื่อมต่อสำเร็จรูปอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า หากคุณต้องดึงข้อมูลจากระบบที่รองรับซ้ำตามกำหนดเวลา และตัวเชื่อมต่อตรงกับข้อกำหนดด้านการตั้งค่าและการกำกับดูแล โดยเฉพาะเมื่อต้องโหลดข้อมูลบ่อย หรือใช้ไปป์ไลน์ที่มีข้อกำกับซึ่งองค์กรกำหนดรูปแบบการเชื่อมต่อไว้.

ก่อนเลือก ให้ถามว่าตัวเชื่อมต่อรองรับอะไร จัดการการปรับแต่งอย่างไร ต้องดูแลมากน้อยแค่ไหน และคุณตรวจสอบหรือนำข้อมูลที่ได้ไปใช้ต่อได้หรือไม่ หากเป้าหมายแรกคือทดสอบการวิเคราะห์ ไฟล์ส่งออกที่มีอยู่กับเทมเพลตข้อมูลอาจเป็นจุดเริ่มต้นที่ง่ายกว่า.

ข้อแลกเปลี่ยนเข้าใจได้ไม่ยาก ตัวเชื่อมต่อช่วยลดงานดึงข้อมูลซ้ำเมื่อเหมาะกับความต้องการ ส่วนเทมเพลตช่วยให้เริ่มจากข้อมูลที่มีได้โดยไม่ต้องเริ่มด้วยโครงการสร้างตัวเชื่อมต่อ ข้อมูลยังเป็นของคุณ ไม่ถูกผูกมัดกับผู้ให้บริการ และคุณค่อยตัดสินใจได้ว่าจะทำงานอัตโนมัติภายหลังหรือไม่.