Uw Kredietbeheer & Incasso Data Template

SAP ECC
Uw Kredietbeheer & Incasso `Data Template`

Uw Kredietbeheer & Incasso Data Template

Deze `template` biedt een duidelijk overzicht van de essentiële `data attributes` en `activities` die nodig zijn om uw Credit Management & Collections proces effectief te analyseren. Het bevat ook praktische richtlijnen om u te helpen deze cruciale informatie uit uw SAP ECC-systeem te extraheren. Maak gebruik van deze resource om een soepele en nauwkeurige `data`verzamelfase te waarborgen.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractiehandleiding voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Credit Management & Collections Attributen

Dit zijn de aanbevolen `data`-velden om op te nemen in uw `event log` voor een uitgebreide credit management en collections analyse in SAP ECC.
3 Verplicht 8 Aanbevolen 10 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteitsnaam
ActivityName
De naam van de zakelijke `activity` of `event` die heeft plaatsgevonden op een specifiek punt in de factuurlevenscyclus.
Omschrijving

Dit attribute beschrijft een specifieke stap of event binnen het kredietbeheer- en incassoproces, zoals 'Invoice Posted', 'Dunning Run Executed' of 'Incoming Payment Document Posted'. Deze activities vormen de knooppunten van de proceskaart.

Door de volgorde, frequentie en duur tussen deze activities te analyseren, kunnen bedrijven hun werkelijke processtroom visualiseren, afwijkingen van standaardprocedures identificeren en bottlenecks opsporen. Het analyseren van het pad na 'Dunning Run Executed' kan bijvoorbeeld de effectiviteit van de aanmaningsstrategie onthullen.

Het belang

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart, die de visualisatie en analyse van de processtroom, varianten en uitzonderingen mogelijk maken.

Vindplaats

Dit is een afgeleid attribute, doorgaans geconstrueerd door transactiecodes (TCODE), documenttypen (BLART) of specifieke veldwijzigingen van verschillende SAP-tabellen (bijv. BKPF, BSID, MHNK, UDM_CASE) te koppelen aan gebruiksvriendelijke activiteitsnamen.

Voorbeelden
Factuur geboektAanmaningsprocedure uitgevoerdBetalingsbelofte AangemaaktInkomend Betalingsdocument GeboektFactuur afgeletterd
Factuurnummer
InvoiceNumber
De unieke identificatie voor de klantenfactuur, die dient als de primaire `case` identificatie voor het kredietbeheerproces.
Omschrijving

Het Factuurnummer, bekend als Belegnummer (BELNR) in SAP, identificeert elk debiteurendocument uniek. In process mining is dit nummer cruciaal, aangezien het alle gerelateerde activities, van boeking en aanmaning tot uiteindelijke betaling of afschrijving, koppelt aan een enkele, coherente case.

Het analyseren van het proces met het factuurnummer als case identificator maakt een compleet overzicht van de factuurlevenscyclus mogelijk. Dit helpt bij het volgen van belangrijke metrics zoals Days Sales Outstanding (DSO), het identificeren van bottlenecks in het incassoproces en het begrijpen van de effectiviteit van verschillende incassostrategieën voor specifieke facturen.

Het belang

Dit is de essentiële sleutel die elke event in het traject van een factuur verbindt, waardoor het mogelijk wordt om het end-to-end credit-to-cash proces te traceren en te analyseren.

Vindplaats

Gevonden in diverse financiële boekhoudtabellen in SAP ECC, voornamelijk in BKPF (Accounting Document Header) en BSEG (Accounting Document Segment) als veld BELNR.

Voorbeelden
190000000119000000451900000102
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De tijdstempel die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

De Event Time registreert de exacte datum en tijd van elke activity in het proces. Het is de chronologische ruggengraat van de event log, waardoor activities kunnen worden gerangschikt en de duur ertussen kan worden berekend.

Bij analyse is deze timestamp fundamenteel voor het berekenen van alle tijdgebaseerde KPI's, zoals Geschillenoplossing Cyclustijd, Betalingsboekingslatentie en Gemiddeld aantal Dagen van Vervaldatum tot Betaling. Het maakt de ontdekking van bottlenecks mogelijk door lange wachttijden tussen opeenvolgende stappen te markeren.

Het belang

Dit attribute is essentieel voor het correct sequentieel plaatsen van events en het berekenen van alle prestatiemetrics gerelateerd aan tijd, zoals cyclustijden en looptijden.

Vindplaats

Afkomstig van verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals BUDAT (boekingsdatum) of CPUDT/CPUTM (documentinvoerdatum/-tijd) in BKPF, of event-specifieke tabellen.

Voorbeelden
2023-01-15T09:30:00Z2023-02-10T14:00:00Z2023-02-28T11:25:10Z
Aanmaningsniveau
Mahns
Het hoogste aanmaningsniveau dat voor de factuur is bereikt.
Omschrijving

Het Aanmaningsniveau (MAHNS in SAP) geeft aan hoeveel herinneringen zijn verzonden voor een achterstallige factuur, corresponderend met de intensiteit van de aanmaningsprocedure.

Dit attribute is essentieel voor het evalueren van het aanmaningsproces. Het wordt direct gebruikt in het 'Dunning Effectiveness by Level' dashboard om te meten welk percentage facturen wordt betaald nadat elke aanmaning is verzonden. Deze analyse helpt de aanmaningsstrategie te verfijnen, bijvoorbeeld door de timing of inhoud van kennisgevingen op ineffectieve niveaus aan te passen.

Het belang

Meet direct de intensiteit van incasso-inspanningen, wat cruciaal is voor het analyseren van de effectiviteit van de aanmaningsstrategie.

Vindplaats

Gevonden op de klantregel in tabel BSID als veld MAHNS. De aanmaningsrun historie staat in tabellen MHNK (header) en MHND (data).

Voorbeelden
1234
Dagen Achterstallig
DaysOverdue
Het berekende aantal dagen dat een factuur na de vervaldatum is.
Omschrijving

Deze metric berekent het aantal dagen tussen de vervaldatum van een factuur en de datum waarop deze is afgeboekt. Voor openstaande facturen wordt dit berekend op basis van de huidige datum.

Days Overdue is een fundamentele metric voor alle debiteurenanalyse. Het is de primaire maatstaf voor het 'Factuurveroudering Overzicht' dashboard en wordt gebruikt om incassoactiviteiten te prioriteren. Trendanalyse van deze metric op geaggregeerd niveau kan de algehele gezondheid van de debiteuren van een bedrijf aangeven.

Het belang

Dit is een kernprestatie metric die betalingsvertragingen direct kwantificeert en wordt gebruikt om incassopogingen te prioriteren en de procesgezondheid te meten.

Vindplaats

Berekend attribuut. De logica is: (Afletteringsdatum of Huidige Datum) - Netto Vervaldatum.

Voorbeelden
0153295
Factuurbedrag
Dmbtr
De totale waarde van de factuur in de lokale valuta.
Omschrijving

Dit attribute vertegenwoordigt de totale geldwaarde van de factuur. In SAP wordt dit vaak opgeslagen in het DMBTR-veld voor het bedrag in lokale valuta.

Factuurbedrag is een cruciale dimensie voor analyse. Het maakt het mogelijk incassopogingen te prioriteren op facturen met hoge waarde en te begrijpen of er een correlatie is tussen factuurwaarde en betalingsvertragingen of geschillen. Het kan worden gebruikt om de proceskaart te filteren om zich alleen te richten op facturen boven een bepaalde drempel.

Het belang

Biedt financiële context aan het proces, waardoor waardegebaseerde analyse en prioritering van incassoactiviteiten op hoogwaardige items mogelijk is.

Vindplaats

Standaardveld DMBTR (bedrag in lokale valuta) in tabellen zoals BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
1500.0012500.50750.25
Gebruikersnaam
UserName
De `gebruikers-ID` van de persoon die de `activiteit` heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de specifieke gebruiker die verantwoordelijk is voor een event, zoals het boeken van een factuur of het aanmaken van een geschillencase. In SAP wordt dit vaak opgeslagen in velden zoals ERNAM (Aangemaakt door) of USNAM.

Analyseren per gebruiker helpt bij het begrijpen van de werkverdeling, het identificeren van trainingsbehoeften en het opsporen van potentiële compliance-problemen. Het kan bijvoorbeeld aan het licht brengen of bepaalde gebruikers consequent geassocieerd zijn met procesafwijkingen of vertragingen, of dat top-performers een efficiëntere procesvariant volgen.

Het belang

Het maakt analyse mogelijk van menselijke prestaties en gedrag binnen het proces, waardoor top-performers, trainingsmogelijkheden en onevenwichtigheden in de werkdruk kunnen worden geïdentificeerd.

Vindplaats

Meestal te vinden in header tabellen zoals BKPF als USNAM (gebruikersnaam) of ERNAM (naam van de persoon die het object heeft aangemaakt).

Voorbeelden
SMITHJRDOECFO-ADMIN
Incassomedewerker
Sachp
De administratief medewerker of incassoagent toegewezen aan de klantenrekening.
Omschrijving

Dit attribute identificeert de persoon of groep die verantwoordelijk is voor het beheer van incasso's voor een specifieke klantenrekening. In SAP is dit vaak de Accounting Clerk (SACHP) gedefinieerd in het klantstamrecord.

Deze dimensie is cruciaal voor prestatiemanagement binnen het incassoteam. Het maakt het creëren van dashboards mogelijk, zoals 'Factuurveroudering Overzicht' gefilterd op incasseerder, wat helpt bij het beheren van werkdruk en het vergelijken van de effectiviteit van verschillende incasseerders of teams. Het beantwoordt vragen over welke incasseerders het meest succesvol zijn in het oplossen van achterstallige facturen.

Het belang

Maakt prestatieanalyse en workload management van het incassoteam mogelijk door cases en resultaten toe te schrijven aan specifieke individuen of groepen.

Vindplaats

Meestal te vinden in de gegevens van het bedrijfscodedebiteurenstamrecord (tabel KNB1, veld SACHP).

Voorbeelden
J. SmithTeam AINTL-COLL
Klantnummer
Kunnr
De unieke identificatie voor de klant.
Omschrijving

Het Klantnummer (KUNNR in SAP) is de unieke sleutel voor een klantenrekening. Het koppelt een transactie aan de stamdata van een specifieke klant, inclusief hun betalingsgeschiedenis, kredietinformatie en contactgegevens.

In process mining is dit attribute essentieel voor het segmenteren van analyse. Het stelt u in staat om procesprestaties tussen verschillende klanten te vergelijken, chronisch late betalers te identificeren en te analyseren hoe incassostrategieën verschillen voor strategische versus niet-strategische accounts. Het is fundamenteel voor dashboards zoals Factuurveroudering en Compliance van Betalingstermijnen.

Het belang

Maakt klantgerichte analyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van gedragspatronen voor specifieke klanten of klantgroepen en het afstemmen van incassostrategieën.

Vindplaats

Standaardveld KUNNR in klantregelitemtabellen (BSID, BSAD) en documentheader-tabellen (BKPF, indien gevuld).

Voorbeelden
10002050CUST-7890
Klantsegment
CustomerSegment
De classificatie van de klant, bijvoorbeeld op basis van omvang, branche of strategisch belang.
Omschrijving

Klantsegment is een classificatie die wordt gebruikt om klanten met vergelijkbare kenmerken te groeperen. Dit wordt vaak afgeleid van de Customer Account Group (KTOKD) in SAP of andere aangepaste velden in de klantstamdata.

Het segmenteren van de procesanalyse op basis van dit attribuut levert krachtige inzichten op. Het kan onthullen of bepaalde segmenten langere betalingstermijnen hebben, hogere geschilpercentages of beter reageren op specifieke incassoactiviteiten. Deze informatie is van vitaal belang voor het optimaliseren van incassostrategieën en het afstemmen van klantinteracties.

Het belang

Maakt gerichte analyse mogelijk om te zien hoe het proces presteert voor verschillende typen klanten, wat gepersonaliseerde strategieën en toewijzing van middelen mogelijk maakt.

Vindplaats

Vaak afgeleid van het veld Customer Account Group (KTOKD) in de klantstamgegevens KNA1, of andere aangepaste velden.

Voorbeelden
Key AccountsKleine en Middelgrote OndernemingenOverheidIntern
Vervaldatum
NetDueDate
De datum waarop de factuurbetaling contractueel verschuldigd is.
Omschrijving

De Vervaldatum is de uiterste datum waarop een klant een factuur dient te betalen. Deze wordt berekend op basis van de factuurbasisdatum en de betalingstermijnen. In SAP is de netto vervaldatum vaak beschikbaar in veld FAEDT.

Deze datum is fundamenteel voor kredietbeheer. Het is de basislijn waartegen tijdigheid wordt gemeten. Het wordt gebruikt om KPI's zoals 'Gemiddeld aantal dagen van vervaldatum tot betaling' te berekenen en om incassoactiviteiten te activeren wanneer deze datum is gepasseerd. Het analyseren van vertragingen ten opzichte van deze datum is een kernactiviteit in incassoanalyse.

Het belang

Dit is de primaire benchmark voor het meten van de tijdigheid van betalingen en is essentieel voor het berekenen van achterstallige dagen en gerelateerde KPI's.

Vindplaats

Deze datum is vaak direct beschikbaar in klantregelitemtabellen zoals BSID als FAEDT (Net Due Date). Het kan ook worden berekend vanuit de basisdatum (ZFBDT) en betalingstermijnen (ZTERM).

Voorbeelden
2023-02-142023-03-312023-04-15
Afletteringsdocument
Augbl
Het documentnummer dat de factuur heeft afgeboekt, doorgaans een betaling of creditnota.
Omschrijving

Het Afboekingsdocumentnummer (AUGBL in SAP) koppelt een openstaande post, zoals een factuur, aan het document dat deze heeft afgewikkeld. Wanneer een factuur is betaald, wordt het betalingsdocumentnummer opgeslagen als het afboekingsdocument voor die factuur.

Dit veld is technisch cruciaal voor het bevestigen dat een factuur is afgeboekt en voor het koppelen ervan aan de specifieke betalings- of creditnota-event. Het vormt de basis voor het identificeren van de 'Invoice Cleared' activity en voor het waarborgen dat het end-to-end proces correct wordt vastgelegd.

Het belang

Biedt de expliciete link tussen een factuur en het afwikkelingsdocument, wat cruciaal is voor het nauwkeurig modelleren van afboekingsevents.

Vindplaats

Standaardveld AUGBL in klantregelitemtabellen BSID (leeg zolang open) en BSAD (ingevuld na afboeking).

Voorbeelden
140000000114000000551400000120
Bedrijfscode
Bukrs
De identificatie voor de juridische entiteit (company code) waartoe de factuur behoort.
Omschrijving

De Company Code (BUKRS in SAP) vertegenwoordigt een onafhankelijke juridische entiteit waarvoor financiële overzichten worden opgesteld. Het is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials.

Dit attribute is essentieel voor het filteren en vergelijken van procesprestaties tussen verschillende juridische entiteiten binnen een onderneming. Het maakt analyse mogelijk om te zien of incassoprocessen gestandaardiseerd zijn of dat er significante variaties in prestaties zijn, bijvoorbeeld in DSO of geschillenpercentages, tussen verschillende company codes.

Het belang

Maakt procesanalyse mogelijk per juridische entiteit, wat cruciaal is voor grote, multinationale organisaties om prestaties te vergelijken.

Vindplaats

Standaardveld BUKRS in bijna alle financiële tabellen, inclusief BKPF, BSEG, BSID en BSAD.

Voorbeelden
10002000US01
Betalingstermijnen
Zterm
De code voor de betalingstermijnen die met de klant zijn overeengekomen.
Omschrijving

De Payment Terms code (ZTERM in SAP) definieert de betalingsvoorwaarden, zoals de vervaldatum en eventuele beschikbare kortingen voor vervroegde betaling. Dit wordt doorgaans ingesteld in de klantstamgegevens en gekopieerd naar facturen.

Analyseren op basis van betalingstermijnen helpt te begrijpen hoe verschillende termen het betalingsgedrag beïnvloeden. Het 'Payment Terms Compliance & Impact' dashboard visualiseert bijvoorbeeld hoe de naleving van termijnen varieert en het effect daarvan op het aantal achterstallige dagen. Dit kan beslissingen informeren over welke betalingstermijnen aan verschillende klantsegmenten moeten worden aangeboden.

Het belang

Verklaart de contractuele betalingsovereenkomst en helpt bij het analyseren of bepaalde voorwaarden leiden tot betere betalingsprestaties of meer geschillen.

Vindplaats

Standaardveld ZTERM, te vinden in klantstamdata (KNB1) en financiële documenttabellen (BSEG).

Voorbeelden
0001NT30ZD60
Bronsysteem-ID
SourceSystemId
De identificatie van het bronsysteem waaruit de `data` is geëxtraheerd.
Omschrijving

Dit attribute specificeert het bronsysteem, bijvoorbeeld de specifieke SAP ECC-instantie zoals 'ECCPRD100'. Dit is belangrijk in omgevingen met meerdere ERP-systemen of bij het integreren van data uit verschillende bronnen.

Het maakt het filteren en vergelijken van processen over verschillende systemen of regio's mogelijk. Dit zorgt voor duidelijke data lineage en helpt bij het oplossen van problemen met data-extractie.

Het belang

Biedt cruciale context over de data-oorsprong, vooral in complexe IT-landschappen, waardoor data-traceerbaarheid wordt gewaarborgd en systeem-specifieke analyse mogelijk wordt gemaakt.

Vindplaats

Meestal toegevoegd tijdens het data-extractieproces. In SAP kan de logische systeemnaam (LOGSYS) worden gebruikt.

Voorbeelden
SAPECC_PROD_100ECC_EU_200US_FIN_ERP
Documenttype
Blart
Het type financieel document, zoals een factuur, creditnota of betaling.
Omschrijving

Het Document Type (BLART in SAP) classificeert boekhoudkundige documenten. Zo kan 'RV' een klantenfactuur zijn, 'DZ' een klantbetaling en 'DG' een creditnota.

Hoewel activities worden afgeleid voor process mining, biedt het originele documenttype belangrijke context en kan het worden gebruikt voor verificatie of voor een meer gedetailleerde financiële analyse. Het helpt bij het begrijpen van de aard van de verwerkte transacties en kan worden gebruikt om de analyse te filteren om zich alleen te richten op specifieke soorten documenten, zoals klantenfacturen.

Het belang

Biedt financiële context door transacties te classificeren, wat kan worden gebruikt om analyse te filteren of om de afgeleide activiteitsnamen te valideren.

Vindplaats

Standaardveld BLART in de documentheader-tabel BKPF.

Voorbeelden
RVDZDGAB
Geschilzaak-ID
DisputeCaseId
De unieke identificatie voor een geschillen`case` gekoppeld aan de factuur.
Omschrijving

Wanneer een klant een factuur betwist, kan een formeel geschilgeval worden aangemaakt in SAP's Dispute Management module. Dit ID identificeert dat geval uniek.\n\nMet deze identificatie is een gedetailleerde analyse van het dispute resolution proces mogelijk. Het is essentieel voor het berekenen van de 'Dispute Resolution Cycle Time' KPI en voor het begrijpen waarom geschillen ontstaan, hoe ze worden afgehandeld en wat de veelvoorkomende uitkomsten zijn. Het helpt het subproces voor geschillen te isoleren van de standaard incassoflow.

Het belang

Koppelt incassoactiviteiten aan formele geschillencases, waardoor een gerichte analyse mogelijk is van de efficiëntie van het geschillenoplossingsproces en de hoofdoorzaken.

Vindplaats

Gevonden in SAP Dispute Management tabellen, zoals UDM_CASE_ATTR00. Vereist het gebruik van de SAP Dispute Management module.

Voorbeelden
400000000021400000000157400000000305
Is Afgeschreven
IsWrittenOff
Een Booleaanse vlag die aangeeft of de factuur uiteindelijk is afgeschreven als oninbare vordering.
Omschrijving

Dit is een afgeleide flag, doorgaans ingesteld op waar als een factuur wordt afgeboekt met behulp van een specifieke redencode of documenttype dat een afschrijving aanduidt. Het identificeert cases die een financieel verlies vertegenwoordigen.

Dit attribute is essentieel voor het berekenen van de 'Bad Debt Write-Off Rate' KPI en voor gerelateerde dashboards. Het maakt root cause analyse mogelijk om de kenmerken van facturen en klanten die frequent worden afgeschreven te begrijpen, wat kan helpen het kredietbeleid en de incasso-effectiviteit te verbeteren.

Het belang

Identificeert procesresultaten die leiden tot financieel verlies, waardoor analyse mogelijk is om de hoofdoorzaken van dubieuze debiteuren te vinden en het kredietbeleid te verbeteren.

Vindplaats

Dit is een afgeleid attribute. De logica is doorgaans gebaseerd op het identificeren van specifieke afboekingsredencodes (BSEG-RSTGR) of documenttypen (BKPF-BLART) die worden gebruikt voor afschrijvingen.

Voorbeelden
truefalse
Kredietlimiet
Klimk
Het totale kredietlimietbedrag dat aan de klant is toegewezen.
Omschrijving

De Credit Limit (KLIMK in SAP) is het maximale kredietbedrag dat aan een klantenrekening wordt verstrekt. Het is een sleutelelement van kredietrisicobeheer.

Dit attribute is essentieel voor het 'Credit Limit Accuracy vs. Bad Debt' dashboard. Door de relatie tussen de toegewezen kredietlimiet en het voorkomen van afschrijvingen te analyseren, kan een bedrijf de effectiviteit van zijn kredietbeleid beoordelen. Het ondersteunt ook KPI's zoals 'Credit Limit Revision Rate' om te zien of initiële beoordelingen nauwkeurig zijn.

Het belang

Biedt context over kredietrisico, waardoor analyse mogelijk is of kredietbeleid effectief is in het voorkomen van dubieuze debiteuren zonder de verkoop te belemmeren.

Vindplaats

Gevonden in de centrale kredietbeheer data voor een klant in tabel KNKK, veld KLIMK.

Voorbeelden
10000.0050000.00250000.00
Laatste `Data` Refresh
LastDataRefreshTimestamp
De `timestamp` die aangeeft wanneer de `data` voor het laatst is geëxtraheerd of bijgewerkt in de `process mining` tool.
Omschrijving

Dit attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data-lading. Het biedt transparantie aan zakelijke gebruikers over de versheid van de data die zij analyseren.

Bij het bekijken van dashboards en analyses helpt deze timestamp gebruikers te begrijpen of de data de meest recente transacties omvat of dat er een bekende vertraging is. Het is een cruciaal stuk metadata voor het opbouwen van vertrouwen in de analyserapporten.

Het belang

Informeert gebruikers over de actualiteit van de data, wat cruciaal is voor het nemen van beslissingen op basis van de meest recente beschikbare procesinformatie.

Vindplaats

Deze waarde wordt gegenereerd en opgeslagen door de data-extractie- en laad (ETL)-pipeline wanneer data wordt ververst.

Voorbeelden
2023-03-01T02:00:00Z2023-03-02T02:00:00Z2023-03-03T02:00:00Z
Risicocategorie
Ctlpc
Een classificatie van het kredietrisico van de klant.
Omschrijving

De Risk Category (CTLPC in SAP) groepeert klanten op basis van hun kredietwaardigheid en betalingsgeschiedenis. Deze classificatie wordt gebruikt om geautomatiseerde kredietcontroles aan te sturen en incassostrategieën te leiden.

Het analyseren van het proces per Risk Category kan diepgaande inzichten opleveren. Het kan aantonen of klanten met een hoog risico verschillende procespaden volgen of significant langere betalingscycli hebben. Deze informatie is waardevol voor het valideren van de nauwkeurigheid van de risicoclassificatie en voor het aanpassen van de incasso-intensiteit op basis van risico.

Het belang

Maakt risicogebaseerde analyse van het incassoproces mogelijk, wat helpt om risicomodellen te valideren en incassostrategieën passend af te stemmen.

Vindplaats

Gevonden in de centrale kredietbeheer data voor een klant in tabel KNKK, veld CTLPC.

Voorbeelden
001002HOOG RISICO
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Credit Management & Collections Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste stappen en mijlpalen die je in je event log vastlegt voor een goede process discovery en het opsporen van knelpunten.
5 Aanbevolen 9 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Aanmaningsprocedure uitgevoerd
Deze `activity` vertegenwoordigt de uitvoering van het automatische aanmaningsprogramma voor een achterstallige factuur. Het systeem logt het aanmaningsniveau, de datum en andere details voor elke factuur die in een aanmaningsrun is opgenomen.
Het belang

Het bijhouden van aanmaningsactiviteiten is essentieel voor het evalueren van de effectiviteit van de incassostrategie. Het helpt bepalen welke aanmaningsniveaus het meest succesvol zijn in het stimuleren van betalingen en identificeert niet-reagerende klanten.

Vindplaats

Dit is een expliciete event. Details van aanmaningsruns worden opgeslagen in de aanmaningsdata-tabellen, voornamelijk MHNK (Aanmaningsdata) die de run-datum (LAUFD) en het aanmaningsniveau (MAHNS) bevat voor elke aangemaande factuur.

Vastleggen

Extraheer records uit de MHNK tabel, waarbij de bedrijfscode, het account en de aanmaningsdatum worden gekoppeld.

Gebeurtenistype explicit
Factuur afgeletterd
Deze `event` markeert de succesvolle afsluiting van een factuur, doorgaans nadat de volledige betaling is ontvangen en toegepast. Het wordt afgeleid wanneer de factuurregelitem van de openstaande posten-tabel (BSID) naar de afgeboekte posten-tabel (BSAD) verhuist.
Het belang

Dit is de primaire 'goede' eind-event voor het proces. De tijd om deze activity te bereiken is een kernonderdeel van DSO. Het analyseren van paden die hierheen leiden, helpt bij het identificeren van best practices.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event. De afboeking wordt geïdentificeerd door de aanwezigheid van een Clearing Document (AUGBL) en Clearing Date (AUGDT) voor de factuurregelitem, die te vinden is in de afgeboekte items-tabel BSAD.

Vastleggen

Gebruik de vereffeningsdatum (BSAD-AUGDT) voor het specifieke factuurregelitem als de event timestamp.

Gebeurtenistype inferred
Factuur afgeschreven
Vertegenwoordigt de beslissing om een onbetaalde factuur als verlies te absorberen, classificerend als dubieuze debiteur. Dit wordt vastgelegd via een specifieke financiële boeking die de oorspronkelijke factuur afboekt en het bedrag verplaatst naar een dubieuze debiteurenrekening.
Het belang

Dit is de primaire 'slechte' eind-event, wat een falen in het krediet- of incassoproces en een direct financieel verlies betekent. Het analyseren van deze cases is cruciaal voor het verbeteren van kredietbeleid en incassostrategieën.

Vindplaats

Dit is doorgaans een expliciete boeking of een afgeleide event gebaseerd op de afboekingstransactie. De afboeking gebeurt met een specifieke transactiecode en redencode die een afschrijving aangeeft. Het afboekingsdocument kan worden geanalyseerd om de afschrijving te bevestigen.

Vastleggen

Identificeer afboekingsdocumenten waar een specifieke redencode (BSEG-RSTGR) voor afschrijvingen wordt gebruikt, of waar de tegenboeking wordt geboekt op een dubieuze debiteurenkostenrekening.

Gebeurtenistype inferred
Factuur geboekt
Vertegenwoordigt de aanmaak van een debiteurenfactuurdocument in de financiële boekhoudmodule. Deze `event` wordt expliciet vastgelegd wanneer een facturatiedocument van Sales en Distribution (SD) wordt vrijgegeven voor boekhouding of een FI-factuur direct wordt ingevoerd, waardoor boekingen in tabellen BKPF en BSEG worden aangemaakt.
Het belang

Dit is de primaire start-event voor de factuurlevenscyclus. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot aan de betaling is cruciaal voor het meten van Days Sales Outstanding (DSO) en de algehele procesefficiëntie.

Vindplaats

Dit is een expliciete event vastgelegd bij de aanmaak van een financieel document. De event timestamp kan worden opgehaald uit de documentheader-tabel BKPF (veld CPUDT of BKTXT) voor het corresponderende factuurdocumentnummer (BELNR).

Vastleggen

Identificeer aanmaakgebeurtenissen voor FI-documenten met relevante documenttypen (bijv. 'RV', 'DR') in tabel BKPF.

Gebeurtenistype explicit
Vervaldatum Betaling Overschreden
Een berekend event dat aangeeft dat de factuur officieel is vervallen. Dit is geen expliciet systeem event, maar wordt afgeleid door de netto vervaldatum van de factuur te vergelijken met de huidige datum of de timestamp van een volgende activiteit.
Het belang

Deze event markeert de overgang van standaardfacturering naar het incassoproces. Het is de trigger voor het berekenen van achterstallige dagen en het initiëren van aanmaningsprocedures, en vormt de basis voor ouderdomsrapporten.

Vindplaats

Dit is een berekende event. Het wordt afgeleid door de Net Due Date (BSID-NETDT) van de openstaande factuurregelitem te vergelijken met de systeemdatum of de timestamp van een andere event.

Vastleggen

Berekend door de netto vervaldatum van de factuur (BSID-NETDT) te vergelijken met een tijdlijn.

Gebeurtenistype calculated
Betalingsbelofte Aangemaakt
Een klant heeft contact opgenomen met de incassoafdeling en beloofd een betaling te doen op een specifieke datum. Dit event wordt expliciet geregistreerd als SAP FSCM Collections Management in gebruik is.
Het belang

Betalingsbeloften zijn een belangrijk resultaat van incassoactiviteiten. Het analyseren van hun aanmaak-, nakomings- en schendingspercentages helpt de effectiviteit van incassoacties te meten en de cash-instroom te voorspellen.

Vindplaats

Indien u SAP FSCM Collections Management gebruikt, is dit een expliciete event. Gegevens over de betalingsbelofte worden opgeslagen in tabellen zoals UDM_P2P_ATTR, gekoppeld aan de business partner en factuur.

Vastleggen

Extraheer de aanmaak timestamp uit betaalbelofte tabellen zoals UDM_P2P_ATTR in SAP FSCM.

Gebeurtenistype explicit
Betalingsbelofte Gebroken
Een berekend event dat aangeeft dat een klant niet heeft betaald op de afgesproken datum in een 'Promise to Pay'. Dit wordt afgeleid uit het uitblijven van een corresponderende betaling op de beloofde datum.
Het belang

Het identificeren van gebroken beloften is cruciaal voor het intensiveren van incassopogingen. Een hoog aantal gebroken beloften kan duiden op problemen met de incassostrategie of de financiële gezondheid van de klant.

Vindplaats

Dit is een afgeleide of berekende event. Het wordt bepaald door de beloftedatum (van UDM_P2P_ATTR) te vergelijken met de werkelijke betalingsafboekingsdatum voor de factuur. Als er geen betaling is ontvangen op de beloftedatum, wordt de belofte als gebroken beschouwd.

Vastleggen

Vergelijk de beloftedatum in UDM_P2P_ATTR met de afletteringsdatum van de factuur. Als de afletteringsdatum na de beloftedatum valt, is de belofte gebroken.

Gebeurtenistype calculated
Creditnota Geboekt
Vertegenwoordigt de aanmaak van een creditnota-document tegen een klantenrekening, vaak om een facturatiefout te corrigeren of een geschil op te lossen. Dit document wordt expliciet aangemaakt in de FI-module.
Het belang

Creditnota's zijn een direct gevolg van procesfouten eerder in de keten, zoals incorrecte prijsstelling of verzending. Het analyseren van hun frequentie en hoofdoorzaken is essentieel voor procesverbetering en het verminderen van omzetverlies.

Vindplaats

Dit is een expliciete event vastgelegd bij de aanmaak van een financieel document met een creditnota-documenttype (bijv. 'DG'). De event timestamp kan worden opgehaald uit de documentheader-tabel BKPF.

Vastleggen

Identificeer aanmaakgebeurtenissen voor FI-documenten met creditnota-documenttypen (bijv. 'DG', 'G2') in tabel BKPF.

Gebeurtenistype explicit
Dispute Case Aangemaakt
Vertegenwoordigt de formele registratie van een klantengeschil met betrekking tot een factuur, zoals een prijs- of kwantiteitsverschil. Dit is een expliciete `event` die wordt gelogd binnen de SAP FSCM Dispute Management module.
Het belang

Geschillen bevriezen het betalingsproces en vereisen interne middelen om op te lossen. Het bijhouden van de aanmaak van geschillen is de eerste stap in het analyseren van de oplossingstijd, hoofdoorzaken en hun impact op DSO.

Vindplaats

Indien u SAP FSCM Dispute Management gebruikt, is dit een expliciete event. Het aanmaken van een geschillencase wordt gelogd in tabellen zoals UDM_CASE of SCMG_T_CASE_ATTR, met een aanmaak-timestamp.

Vastleggen

Extraheer de aanmaakdatum en -tijd uit de case management tabellen (bijv. UDM_CASE) voor cases die gekoppeld zijn aan de factuur.

Gebeurtenistype explicit
Factuur geblokkeerd voor betaling
Geeft aan dat er een handmatige of automatische blokkade op de factuur is geplaatst, waardoor deze niet kan worden betaald. Dit wordt vastgelegd door een specifieke betalingsblokkade-indicator die is ingesteld op de factuurregel in de BSEG-tabel.
Het belang

Betalingsblokkades zijn een belangrijke oorzaak van vertragingen en procesuitzonderingen. Het identificeren wanneer en waarom facturen worden geblokkeerd is cruciaal om de hoofdoorzaken van late betalingen te achterhalen en de cashflow te verbeteren.

Vindplaats

Deze status wordt doorgaans afgeleid van een wijziging in het veld Betalingsblokkade (BSEG-ZLSPR) op de factuurregelitem. Wijzigingslogs voor dit veld (tabellen CDHDR en CDPOS) kunnen expliciete timestamps leveren.

Vastleggen

Detecteer wijzigingen in het BSEG-ZLSPR veld voor de factuurdocumentregel, met behulp van tabel CDHDR voor timestamps.

Gebeurtenistype inferred
Geschilcase opgelost
Het geschil met betrekking tot de factuur is onderzocht en er is een oplossing bereikt. Dit wordt doorgaans vastgelegd door een statuswijziging van de geschillen`case` in SAP FSCM Dispute Management.
Het belang

Het oplossen van een geschil deblokkeert het betalingsproces. Het meten van de tijd tussen het aanmaken en oplossen van een geschil is een belangrijke KPI voor het identificeren van inefficiënties in het geschillenafhandelingsproces.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event van een statuswijziging in de geschillencase. De wijzigingslogs (CDHDR/CDPOS) voor het statusveld van de geschillencase in tabellen zoals UDM_CASE leveren de timestamp.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer de status van de geschillencase wordt gewijzigd naar 'Gesloten' of 'Opgelost' door de wijzigingslogs te analyseren.

Gebeurtenistype inferred
Incassocontact geregistreerd
Een incassomedewerker heeft contact opgenomen met de klant betreffende een achterstallige factuur, bijvoorbeeld telefonisch of per e-mail. Deze activiteit wordt doorgaans handmatig geregistreerd door de incassomedewerker in het systeem.
Het belang

Deze activity meet de handmatige inspanning van het incassoteam. Het analyseren van de frequentie en timing van contacten ten opzichte van daaropvolgende betalingen helpt de effectiviteit van de acties van de incasseerder te bepalen.

Vindplaats

Indien u SAP FSCM Collections Management gebruikt, wordt dit gelogd als een 'Customer Contact'. De details worden opgeslagen in tabellen die gerelateerd zijn aan de incasso-workflow en contacthistorie, vaak gekoppeld aan UDM_CASE.

Vastleggen

Extraheer klantcontactlogs uit de relevante FSCM Collections Management tabellen.

Gebeurtenistype explicit
Inkomend Betalingsdocument Geboekt
Vertegenwoordigt de initiële registratie van een betaling van een klant in het systeem, vaak voordat deze wordt toegepast op specifieke facturen. Dit is een expliciete `event` die een betalingsdocument aanmaakt, bijvoorbeeld een DZ-documenttype.
Het belang

Dit markeert de ontvangst van contanten. De vertraging tussen deze event en de uiteindelijke 'Invoice Cleared' event vertegenwoordigt het cash-applicatieproces, wat een aanzienlijk bottleneck kan zijn.

Vindplaats

Dit is een expliciete event. Het wordt vastgelegd bij de aanmaak van een betalingsdocument in tabel BKPF, identificeerbaar aan de hand van specifieke documenttypen (bijv. 'DZ'). De boekingsdatum (BKPF-BUDAT) dient als de timestamp.

Vastleggen

Identificeer aanmaak van documenten met betalingsgerelateerde documenttypen (bijv. 'DZ') in tabel BKPF.

Gebeurtenistype explicit
Restpost aangemaakt
Treedt op tijdens de betalingsverwerking wanneer een klant een factuur te weinig betaalt, en het resterende kleine saldo wordt geboekt als een nieuwe openstaande post. Dit wordt afgeleid uit de details van de afboekingstransactie.
Het belang

Residuele posten duiden op betalingsverschillen en creëren extra werk. Het volgen ervan helpt klanten te identificeren die frequent te weinig betalen en belicht problemen in de prijsstelling of facturatie die leiden tot geschillen.

Vindplaats

Dit is een afgeleide event. Wanneer een afboekingstransactie (bijv. via F-28) een originele factuur afboekt maar ook een nieuw openstaand itemdocument boekt voor het resterende bedrag, wordt een residual item gecreëerd. Dit kan worden geïdentificeerd door de regelitems van het afboekingsdocument te controleren.

Vastleggen

Analyseer afletteringsdocumenten (BKPF-AUGBL) om gevallen te vinden waarin een nieuwe openstaande post wordt aangemaakt met een verwijzing naar de originele factuur.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP ECC