Beszerzéstől a fizetésig: számlafeldolgozási adatsablon

Az Esemény időpontja attribútum rögzíti, hogy egy üzleti tevékenységet pontosan mikor hajtottak végre és naplóztak a forrásrendszerben. Ez az időbélyeg adja a folyamat időrendi alapját, és minden számlához összefüggő sorrendbe rendezi a tevékenységeket.

Az elemzés során az Esemény időpontja attribútum nélkülözhetetlen az időtartam-alapú mutatók, például az átfutási, várakozási és feldolgozási idők kiszámításához. Olyan dashboardok működését is ez teszi lehetővé, mint a „Számla teljes átfutási ideje” és a „Fizetési zárolás feloldási ideje”, mivel megadja az alapot a folyamat bármely két pontja között eltelt idő méréséhez. A késedelmek és a teljesítményt rontó szűk keresztmetszetek feltárásához pontos időbélyegekre van szükség.

Ez az időbélyeg szükséges az események helyes sorrendbe állításához és a teljesítménymutatók, például az átfutási idők és a szűk keresztmetszetek időtartamának kiszámításához.

Ez általában a módosítási dokumentumok fejlécét tartalmazó CDHDR tábla módosítási dátumának (UDATE) és időpontjának (UTIME) összekapcsolásával állítható elő. Egyes létrehozási eseményeknél az RBKP táblában szereplő létrehozási dátum és idő (ERNAM, ERZET) is használható.

A számlaszám a számlafeldolgozás egyedi esetazonosítója. Minden szám egyetlen, szállítótól beérkezett számlához tartozik, így az adatok rögzítésétől a végső kifizetésig minden kapcsolódó tevékenység egyetlen folyamatpéldány részeként követhető nyomon.

A process mining elemzésben ez az attribútum alapvető a számlák teljes életciklusának rekonstruálásához. Segítségével az SAP-ban külön rögzített események, például az előzetes rögzítés, a könyvelés, a zárolás és a kiegyenlítés időrendi sorrendbe kapcsolhatók. Így világosan látható, hogyan kezelik az egyes számlákat, mennyi ideig tart a feldolgozás, és hol tér el a folyamat a megszokott menettől.

Ez az elsődleges kulcs kapcsolja össze az egyetlen számlához tartozó összes eseményt, ezért a folyamatelemzés és a változatok vizsgálatának alapja.

Ez általában az RBKP SAP-tábla BELNR mezőjében szereplő bizonylatszám, amelyet az egyértelmű azonosítás érdekében gyakran a vállalatkóddal (BUKRS) és a pénzügyi évvel (GJAHR) együtt használnak.

A Tevékenység attribútum a számlafeldolgozási munkafolyamat egy-egy különálló szakaszát vagy műveletét jelöli. Az értékek különböző rendszereseményekből származnak, például dokumentumlétrehozásból, állapotváltozásból, jóváhagyásból vagy az SAP módosítási naplóiban rögzített felhasználói műveletből.

A tevékenységek elemzése a process mining alapja. Segítségével megjeleníthető a folyamattérkép, feltárhatók a szűk keresztmetszetek, például a „Számla jóváhagyásra küldése” utáni hosszú várakozás, az újramunkálási körök, például a „Fizetési zárolás beállítása” és a „Fizetési zárolás feloldása” ismétlődése, valamint a megfelelési eltérések. A tevékenységek sorrendje és gyakorisága megmutatja a folyamat tényleges menetét.

Ez az attribútum határozza meg a folyamattérkép lépéseit, így megjeleníthető a folyamatmenet, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és azonosítható az újramunkálás.

Ez az attribútum általában több forrásból származik, például tranzakciókódokból (SY-TCODE), az RBKP táblához hasonló táblák állapotmezőiből (például RBSTAT), valamint a CDHDR és CDPOS táblákban rögzített módosítási eseményekből.

A Felhasználónév attribútum azonosítja, hogy a folyamat egy adott tevékenységét ki hajtotta végre. Ez általában az SAP-felhasználónév, amelyet a rendszer a tranzakcióhoz vagy a módosítási eseményhez rögzít.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen az egyéni és csapatszintű teljesítmény elemzéséhez. Segít megválaszolni például, hogy kik a leggyorsabb jóváhagyók, vagy mely felhasználók munkája igényli a legtöbb újramunkálást. A dashboardokon a munkaterhelés elemzésére, a képzési igények feltárására és a munkatársak teljesítménykülönbségeinek megértésére használható.

Lehetővé teszi az egyéni és csapatszintű teljesítmény, valamint a munkaterhelés elemzését. Segít azonosítani a kiemelkedő teljesítményű munkatársakat, a képzési lehetőségeket és az erőforrások egyenlőtlen eloszlását.

Ez a módosítási dokumentumok fejlécét tartalmazó CDHDR tábla „Módosította” mezője (USERNAME). Létrehozási eseményeknél az RBKP táblához hasonló táblák „Rögzítette” mezője (ERNAM) használható.

A fizetési határidő a számla alapdátuma és a megállapodott fizetési feltételek alapján számítható ki. Ez jelöli a fizetés végső időpontját. A késedelmes fizetés kötbért vonhat maga után, és ronthatja a szállítóval fennálló kapcsolatot.

Ez az attribútum olyan teljesítmény- és megfelelési KPI-k alapja, mint a „Határidőre történő fizetések aránya” és az „Elveszített készpénzfizetési kedvezmény”. A tényleges fizetési dátumot (kiegyenlítési dátum) a fizetési határidővel összevetve az elemzés megállapítja, hogy a fizetés időben, korábban vagy késve történt-e. A fizetési feltételek betartását bemutató dashboard egyik alapadata.

Alapul szolgál a határidőre történő fizetések méréséhez, és segít feltárni a korai fizetésért járó kedvezmények kihasználásának lehetőségeit.

Ezt a dátumot gyakran számítással határozzák meg. A fizetés alapdátuma (ZFBDT) a BSEG táblában található. A határidő számítása a fizetési feltételektől (BSEG-ZTERM) is függ.

Ha eltérés van a számlán, vagy további vizsgálatra van szükség, zárolják a kifizetést. A fizetési zárolás oka kód jelzi a zárolás okát, például mennyiségi vagy árkülönbséget, illetve kézi zárolást.

Ez az attribútum a „Fizetési zárolások feloldásának időtartama” dashboard alapja. A zárolások okonkénti gyakoriságának és időtartamának elemzésével feltárhatók a fizetési késedelmek kiváltó okai. Ha például az „Áreltérés” miatt maradnak zárolva legtovább a számlák, az a törzsadatok vagy a beszerzésirendelés-folyamat lehetséges problémájára utal, amelyet érdemes kezelni.

Megmutatja, miért késnek a számlák, így feltárhatók a fizetési zárolások kiváltó okai, és rangsorolhatók a folyamatfejlesztési feladatok.

A fizetési zárolás oka tételszinten az RSEG táblában (SPGRS mező), illetve a könyvelési bizonylat BSEG táblájában (ZLSPR mező) található.

A kiegyenlítési dátum jelöli a számla életciklusának utolsó lépését, a fizetést. Ezen a napon a rendszerben egy fizetési bizonylat kiegyenlíti a nyitott számlatételt. A dátum a tényleges fizetés időpontját mutatja.

Ez az attribútum számos fontos KPI végpontja, köztük az „Átlagos számla-átfutási időé” és a „Határidőre történő fizetések arányáé”. A fizetési teljesítmény méréséhez a fizetési határidővel vetik össze. A készpénzfizetési kedvezmények elemzésekor pedig a kedvezményes időszakkal hasonlítják össze, hogy kiderüljön, időben történt-e a fizetés a kedvezmény igénybevételéhez.

Jelzi a folyamat befejezését, és alapul szolgál a teljes átfutási idő, a határidőre történő fizetések aránya és a készpénzfizetési kedvezmények érvényesítésének kiszámításához.

A kiegyenlített tételeknél ez a kiegyenlített szállítói tételek BSAK táblájának „Clearing Date” mezője (AUGDT).

A könyvelési dátum a számviteli folyamat egyik meghatározó dátuma. Ez határozza meg, hogy a főkönyv melyik pénzügyi időszakában számolják el a számlaköltséget. A dátumot általában a szállítói számlákat kezelő munkatárs adja meg a feldolgozás során.

A folyamatelemzésben a dátum által jelölt „Számla könyvelése” tevékenység fontos mérföldkő. A számla beérkezése és könyvelési dátuma között eltelt idő a teljes átfutási idő egyik lényeges része. A dátum a pénzügyi jelentésekhez és az áteresztőképesség elemzéséhez is alapadat, például a hetente vagy havonta lekönyvelt számlák számának követéséhez.

Fontos mérföldkövet jelöl a folyamatban, meghatározza a tranzakció pénzügyi időszakát, és az átfutási idő kiszámításának egyik alapadata.

Ez a számladokumentum-fejléc RBKP táblájának „Posting Date” mezője (BUDAT).

A Megrendelésszám összekapcsolja a számlát az eredeti beszerzési dokumentummal. Ez alapvető a háromoldalú egyeztetéshez (megrendelés, áruátvétel, számla), valamint a megrendeléshez kapcsolódó számlafeldolgozás hatékonyságának elemzéséhez.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen például a „Számla és megrendelés egyeztetési eltéréseinek aránya” dashboardhoz. Segítségével elkülöníthetők a megrendeléshez kapcsolódó és a megrendelés nélküli számlák, amelyek feldolgozási útja és összetettsége gyakran jelentősen eltér. Az adott megrendelésekhez kapcsolódó problémák elemzése a beszerzési folyamat korábbi szakaszaiban jelentkező gondok feltárásában is segíthet.

Összekapcsolja a számlát a beszerzési folyamattal, így elemezhetők a megrendeléshez kapcsolódó és a megrendelés nélküli számlák, valamint feltárhatók az egyeztetési eltérések.

Ez az adat általában a tételszinten található. A „Megrendelésszám” (EBELN) a számlatételeket tartalmazó RSEG táblában szerepel. Előfordulhat, hogy a fejléc szintjére kell összesíteni.

A Szállítói szám az a törzsadatkulcs, amely azonosítja a szállítót. Ezzel kapcsolható össze a számlatranzakció és az adott üzleti partner, így a folyamat a szállítói jellemzők szerint is elemezhető.

A folyamat Szállítói szám szerinti elemzése fontos felismeréseket adhat a szállítói kapcsolatokról és a teljesítményről. Például feltárható, mely szállítók nyújtanak be rendszeresen olyan számlákat, amelyek fizetési zároláshoz vagy eltérésekhez vezetnek, illetve mely szállítók számláit dolgozzák fel a leghatékonyabban. Ez az információ hasznos a szállítók kezeléséhez és a stratégiai beszerzéshez.

Lehetővé teszi a szállítónkénti elemzést, és segít feltárni az egyes szállítókhoz kapcsolódó mintákat, problémákat és hatékonysági lehetőségeket.

Ez a számladokumentum fejlécét tartalmazó RBKP tábla „Számlázó fél” mezője (LIFNR).

A Számla összege attribútum a szállító által benyújtott számla teljes értékét jelöli. Ez minden számla esetében fontos pénzügyi mutató.

A process miningben ez az attribútum nélkülözhetetlen az érték szerinti elemzéshez. Lehetővé teszi a folyamat szűrését és csoportosítását a számla értéke alapján, amely gyakran összefügg a folyamat összetettségével és a jóváhagyási követelményekkel. A nagy összegű számlák például eltérő, szigorúbb jóváhagyási folyamatot követhetnek. Az attribútum megfelelési elemzésre is használható, például annak ellenőrzésére, hogy a nagy összegű számlák esetében megtörténtek-e a kötelező jóváhagyási lépések.

Lehetővé teszi az érték szerinti elemzést, segít előnyben részesíteni a nagy összegű számlákat, és megérteni, hogyan befolyásolja a számla összege a folyamat menetét és a megfelelést.

Ez a számladokumentum fejlécét tartalmazó RBKP tábla „Bruttó számlaösszeg” mezője (RMWWR).

A Befejezés időpontja attribútum jelöli egy adott tevékenység végét. Az SAP-ban sok eseményt egyetlen időpontként naplóznak, ezért a befejezés időpontja megegyezik a kezdés időpontjával. A mérhető időtartamú tevékenységeknél, például egy aktívan végzett jóváhagyási lépésnél, a munka befejezését jelölheti.

A külön befejezési időpont segítségével a tevékenység feldolgozási ideje elkülöníthető az azt megelőző várakozási időtől. Így megkülönböztethető, mennyi ideig tart egy tevékenység végrehajtása, és mennyit vár az eset a tevékenység megkezdésére. Ez pontosabb képet ad az erőforrások hatékony felhasználásáról.

Lehetővé teszi a tevékenységek feldolgozási idejének kiszámítását, elkülöníti azt a tevékenységek közötti várakozástól, és pontosabbá teszi a szűk keresztmetszetek elemzését.

Ez gyakran megegyezik a kezdés időpontjával, amely a CDHDR-UDATE és CDHDR-UTIME mezőkből állítható elő. Egyes esetekben olyan munkafolyamat-naplókból is kinyerhető, amelyek külön rögzítik a feladat kezdetét és végét.

Az SAP-ban a bizonylattípus különböző üzleti tranzakciók besorolására szolgál. A számlafeldolgozásban gyakori típus például a normál számlát jelölő „RE” vagy a szállítói jóváírást jelölő „KG”. A bizonylattípus a könyvelés egyes jellemzőit is meghatározza, például a használt számtartományt.

Az elemzésben ezzel az attribútummal meghatározott tranzakciótípusokra szűrhet. A jóváíró bizonylatok kezelése például jelentősen eltérhet a normál számlák feldolgozásától. A bizonylattípus szerinti szétválasztás pontosabb képet ad az egyes folyamatokról.

Segítségével külön elemezhetők az eltérő üzleti tranzakciók, például a számlák és a jóváíró bizonylatok, amelyek feldolgozása különbözik.

Ez a számladokumentum-fejléc RBKP táblájának „Document Type” mezője (BLART).

Ha a jóváhagyó elutasít egy számlát, lehetőleg az elutasítás okát is adja meg. Ez lehet szabványos kód vagy szabad szöveges megjegyzés, például „Hibás beszerzésirendelés-szám”, „Duplikált számla” vagy „Hibás összeg”.

Ezek az adatok nélkülözhetetlenek a „Számlaelutasítási okok és trendek” dashboardhoz. Az elutasítási okok gyakoriságának elemzésével feltárhatók a visszatérő problémák, és megtehetők a szükséges korrekciós lépések. Ha például gyakori ok a „Hibás beszerzésirendelés-szám”, érdemes lehet javítani a szállítókkal folytatott kommunikáción, vagy képzést tartani az adatrögzítést végző munkatársaknak. Az elemzés segít csökkenteni a folyamatban szükséges utómunkát.

Feltárja az elutasítások kiváltó okait, így célzott folyamatfejlesztéssel csökkenthető az utómunka, és javítható az elsőre helyes feldolgozás aránya.

Ezt az információt gyakran nem tárolják egyetlen szabványos mezőben. Megtalálható a workflow konténernaplóiban, a bizonylathoz kapcsolódó hosszú szöveges mezőkben vagy egy egyedi workflow-megoldás mezőiben.

Ez egy logikai attribútum, amelyet a fizetési feltételek és a tényleges fizetési dátum alapján számítanak ki. Értéke igaz, ha a „Fizetési feltételek” korai fizetés esetén kedvezményt biztosítottak, de a „Kiegyenlítési dátum” a kedvezményes időszak lejárta utánra esett. Így közvetlenül mérhető a folyamat hatékonyságának hiányából eredő pénzügyi veszteség.

Ez az attribútum az „Elveszített készpénzfizetési kedvezmény” dashboard alapja. Segítségével számszerűsíthető a feldolgozási késedelmek pénzügyi hatása. Ha az elemzők az igaz értékű esetekre szűrnek, megvizsgálhatják, mely folyamatváltozatok és szűk keresztmetszetek miatt maradnak el leggyakrabban a kedvezmények. Ez megalapozott üzleti érvet ad a folyamatfejlesztéshez.

Közvetlenül számszerűsíti a folyamatkésésekből eredő pénzügyi veszteséget, és alátámasztja a számlafeldolgozási munkafolyamat fejlesztésének üzleti indokát.

Ez az attribútum nem található meg az SAP-ban. Az adatátalakítás során a „PaymentTerms” értelmezésével és a „ClearingDate” kedvezményes fizetési határidővel való összehasonlításával számítják ki.

A fizetési feltételek határozzák meg, mikor kell kifizetni a számlát, és jár-e készpénzfizetési kedvezmény a korai fizetésért. Például a „30 napos nettó fizetés” vagy a „2% 10 napon belül, nettó 30 nap” azt jelenti, hogy 10 napon belüli fizetés esetén 2% kedvezmény jár, egyébként pedig 30 napon belül a teljes összeget kell kifizetni.

Ez az attribútum az „Elveszített készpénzfizetési kedvezmény” dashboard és a „Készpénzfizetési kedvezmények kihasználási aránya” KPI alapja. Az elemzés a fizetési feltételeket a könyvelési és fizetési dátumokkal együtt használja annak megállapítására, hogy járt-e kedvezmény, és sikerült-e érvényesíteni. A fizetési feltételek betartását bemutató dashboardhoz is nélkülözhetetlen.

Nélkülözhetetlen a készpénzfizetési kedvezmények kihasználási arányának elemzéséhez és a folyamatkésések pénzügyi hatásának megértéséhez.

Ez a számladokumentum-fejléc RBKP táblájának „Terms of Payment Key” mezője (ZTERM).

A főkönyvi számla a számlatükör azon számlája, amelyen rögzítik a számla pénzügyi hatását. Ez az adat fontos a pénzügyi jelentésekhez és a költségek kezeléséhez.

A process mining során a főkönyvi számla pénzügyi dimenziót ad a folyamat elemzéséhez. A „Főkönyvi számlák használatának elemzése” dashboard feltárhatja a kiadási mintákat, jelezheti a számlák esetleges hibás besorolását, és segíthet ellenőrizni, hogy a költségeket a megfelelő részleghez vagy projekthez rendelték-e. Összekapcsolja a folyamat végrehajtását annak pénzügyi hatásával.

Pénzügyi dimenzióval egészíti ki a folyamatot, így elemezhetők a költségfelosztások és a kiadási minták, valamint feltárhatók a számlák esetleges hibás besorolásai.

Tételszinten található. A „G/L Account Number” (HKONT) beszerzésirendelés-alapú számláknál az RSEG, közvetlen FI-számláknál pedig a BSEG táblában szerepel.

A Forrásrendszer attribútum az eseményadatok eredetét jelzi, például egy adott SAP ECC-példány nevét. Ez különösen fontos, ha a szervezet több ERP-rendszert használ, vagy különböző forrásokból származó adatokat egyesít.

Az elemzés során ez az attribútum segít összehasonlítani a különböző rendszerekben, régiókban vagy üzleti egységekben zajló folyamatokat és azok teljesítményét. Egyértelművé teszi az adatok eredetét, és lehetővé teszi a rendszerenkénti szűrést és elemzést.

Több rendszer használatakor fontos háttérinformációt ad, és lehetővé teszi az adatok megfelelő elkülönítését, valamint a rendszerenkénti teljesítményelemzést.

Ez általában az adatkinyerés során hozzáadott állandó érték, amely az SAP-rendszerazonosítót (TADIR-SRCSYSTEM) vagy az adott SAP-példányhoz kézzel rendelt azonosítót tartalmazza.

Ez egy logikai attribútum, amelyet a „Kiegyenlítési dátum” (tényleges fizetési dátum) és a „Fizetési határidő” összehasonlításával számítanak ki. Ha a kiegyenlítési dátum későbbi a határidőnél, az értéke igaz, ellenkező esetben hamis. Egyszerűen és közvetlenül mutatja meg, hogy az egyes számlákat időben fizették-e ki.

Ez az attribútum megkönnyíti a dashboardok elemzését és adatainak megjelenítését. Egyszerű szűrést és összesítést tesz lehetővé a „Határidőre történő fizetések aránya” KPI kiszámításához. A felhasználók gyorsan összehasonlíthatják a lejárt számlák és az időben kifizetett számlák folyamatait, és feltárhatják a késedelmes fizetéshez vezető folyamatmintákat.

Egyszerűsíti a határidőre történő fizetések elemzését, és megkönnyíti a késve, illetve időben kifizetett számlák folyamatainak összehasonlítását.

Ez az attribútum nem található meg az SAP-ban. Az adatátalakítás során a következő képlettel számítják ki: ClearingDate > PaymentDueDate.

A Pénznem attribútum azt adja meg, hogy milyen pénznemben szerepel a számla összege, például USD-ben, EUR-ban vagy JPY-ben.

Ez az attribútum nélkülözhetetlen kontextust ad a Számlaösszeg értelmezéséhez. Segítségével helyesen értelmezhetők és összegezhetők a pénzügyi adatok, különösen a több pénznemmel dolgozó nemzetközi szervezeteknél. A feldolgozás hatékonysága és az esetleges problémák pénznem szerint szűrve, az egyes pénznemzónák között is összehasonlíthatók. Az érdemi pénzügyi összesítéshez szükség lehet az összegek egységes jelentési pénznemre váltására.

A pénzügyi összegek helyes értelmezéséhez szükséges kontextust ad, és lehetővé teszi a pénznem szerinti szűrést és elemzést.

Ez a számladokumentum-fejléc RBKP táblájának „Currency Key” mezője (WAERS).

Ez az attribútum rögzíti a legutóbbi adatkinyerés vagy frissítés dátumát és időpontját. A teljes adatkészletre vonatkozik, nem az egyes eseményekre, így egyértelműen jelzi, mennyire frissek az adatok.

Ez fontos metaadat a dashboardok felhasználói és az elemzők számára. Segít megérteni, milyen időszakot fed le az elemzés, és biztosítja, hogy a döntések naprakész információkra épüljenek. Az adatfrissesség jelzésére általában jól látható helyen jelenik meg a dashboardokon.

Tájékoztatja a felhasználókat az adatok frissességéről, így az elemzés és a döntések naprakész információkra épülhetnek.

Ezt az értéket az adatkinyerő vagy ETL-eszköz állítja elő, és az adatfrissítéskor illeszti be az adatkészletbe.

A vállalatkód az SAP Financials alapvető szervezeti egysége, amely egy önálló jogi személyt jelöl. Minden pénzügyi tranzakciót, így a számlákat is, egy adott vállalatkódhoz könyvelnek.

Ez az attribútum lehetővé teszi a folyamat jogi személyenkénti elemzését. Segítségével összehasonlítható a vállalatcsoport különböző tagjainak folyamatteljesítménye, megfelelése és hatékonysága. A dashboardokon vállalatkód szerint szűrve az adott vállalatra vonatkozó számlafeldolgozási KPI-k jeleníthetők meg.

Lehetővé teszi a folyamatok összehasonlítását és a teljesítmény mérését a szervezet különböző jogi személyei között.

Ez a számladokumentum-fejléc RBKP táblájának „Company Code” mezője (BUKRS).