Üzleti eset process mininghez: négy szám a pénzügy számára

A process mining üzleti eset négy, a pénzügy számára értékelhető adatot tartalmaz: a probléma nagyságát, a megoldás költségét, a pilot költségét és az első bizonyítékig szükséges időt. Ebből három adatot általában egyetlen saját folyamatadat-exportból is megkaphat. Ha valamelyik adat még becslés, jelölje meg, és írja le, mikor fogja megmérni.

A „vezessük be a process mininget” kérés nehezen értékelhető, mert nem nevez meg problémát, döntést vagy határidőt a bizonyíték megszerzésére. A sikertelen üzleti esetek többsége arra épül, hogy valaki mit remél a szoftvertől, nem arra, hogy mit mutat a folyamat tényleges működése. Ezért összpontosít ez az oldal egyetlen folyamatra: mit fog mérni, mennyibe kerül a változtatás, és mikorra derül ki az eredmény.

Milyen négy adat kell egy process mining üzleti esethez?

Mielőtt bármelyik mellett érvelne, nevezze meg mind a négy adatot, és mindegyikhez adjon meg egy ellenőrizhető alapot.

1. A probléma nagysága: mennyibe kerül most a folyamat, a vállalatnál már használt mértékegységben, például ciklusidő-napokban, késedelmi díjakban, a vevőkövetelések átlagos beszedési idejében vagy FTE-órákban. Saját ügyforgalmi és időadataira alapozzon.
2. A megoldás költsége: mennyibe kerül a folyamat megváltoztatása, nem pedig az elemzése. Egy szabályzat módosítása és egy képzési kör egészen más nagyságrendű feladat, mint egy rendszer módosítása. A becslést a változtatás felelősének kell megadnia.
3. A pilot költsége: a licenc, az adatok előkészítése és a tények feltárásához szükséges belső munkaidő.
4. Az első bizonyítékig szükséges idő: az eredmény felülvizsgálatának várható dátuma, valamint az ehhez használt mérőszám.

A négy adatból általában három ugyanonnan származik. A folyamatadatok exportja megmutatja a probléma nagyságát, az adatok előkészítéséhez szükséges munkát és az elemzés időigényét. A megoldás költsége függ egy még meg nem hozott döntéstől. Ezért ehhez felelőst és határidőt kell megadni, nem pedig kitalálni egy számot.

A process mining üzleti eset négy adata: a probléma nagysága, a megoldás költsége, a pilot költsége és az első bizonyítékig szükséges idő

Az üzleti eset minden adatánál jelölje meg, hogy mérésből vagy becslésből származik-e. A pénzügy rákérdez majd, melyik melyik. Ha erre világos választ ad, nehezebb elutasítani az üzleti esetet, mint négy megalapozatlan, magabiztos számmal.

Miért veszítik el a process mining üzleti esetek a támogatást?

Az üzleti esetek ritkán azért buknak el, mert valamelyik adat hibás. A process mining üzleti esete akkor vall kudarcot, ha nincs mit ellenőrizni.

Képességet kérnek egy konkrét döntés helyett. Az, hogy „átláthatóbbá tesszük a rendeléstől a pénz beérkezéséig tartó folyamatot”, nem mondja meg a pénzügynek, mire ad pénzt, és hogyan értékeli majd az eredményt. Az viszont igen, hogy „kiderítjük, egyharmadnyi rendelésnél egy héttel hosszabbítja-e meg a folyamatot a második jóváhagyási lépés, és november 15-ig beszámolunk az eredményről”.

Benchmarkok százalékos értékeire támaszkodnak. Az az állítás, hogy a process mining általában bizonyos százalékkal csökkenti a ciklusidőt, semmit sem mond az Ön folyamatáról. A saját kiinduló érték hasznosabb, még akkor is, ha kevésbé látványos.

Kihagyják az adatokkal járó munkát. Az adatok kinyerése, az ügyek azonosítása, az időbélyegek rendezése és a frissítések beállítása mind időt igényel. Ha az üzleti eset csak a licencet tartalmazza, alábecsüli a pilot költségét. Először tekintse át a költségek bontását, ahol részletesebben is bemutatjuk az egyes tételeket.

Olyan átlagot használnak, amely elfedi a problémát. Az átlagos ügyintézési idő egyenletesen osztja el az ötnapos várakozást az összes ügy között, így a szám kicsinek tűnik, a javulás pedig még kisebbnek. Inkább mutassa meg, hol telik az idő: melyik lépésnél, hány ügyben és mennyi ideig. „Negyedévente körülbelül 12 000 rendelésünk van; nagyjából egyharmaduk nem érkezik meg az ígért időpontra, az ok pedig nem világos” olyan állítás, amelyet ellenőrizni lehet. „Jelentős hatékonysági probléma a rendeléskezelésben” nem az.

Milyen eredményt hoznak általában a process mining projektek?

Könnyebb megírni az üzleti esetet, ha tudja, milyen bizonyítékokra számíthat. Egy folyamat eseményadatainak első elemzése általában az alábbi kérdésekre ad választ:

• Hol telik az idő: az egyes tevékenységek várakozási ideje a tényleges munkavégzés ideje mellett, így láthatóvá válik a különbség.
• Milyen gyakran ismétlődik a folyamat: az ismétlődő körök és az újramunka száma, beleértve a dokumentált modellben nem szereplő lépéseket is.
• Hány kézen megy át egy ügy: a csapatok és rendszerek közötti átadások száma.
• Mennyire változatos a folyamat: hány különböző útvonal létezik, és az ügyek mekkora része követi a leggyakoribbat.
• Hol tér el a folyamat a szabályoktól: az eltérések a tervezett folyamathoz képest.
• Mely lépések automatizálhatók: nagy volumenű, szabályalapú, kevéssé változó lépések, amelyekhez mért kiinduló érték is rendelkezésre áll.
• Mennyi munka jut az egyes lépésekre: az egy lépésre és ügyre jutó idő, amely alapján megbecsülhető egy javasolt változtatás költsége.

Az eredmény attól függ, milyen a folyamat és milyen adatok állnak rendelkezésre. Egy olyan eseménynapló, amely tartalmazza az ügyazonosítót, a tevékenységet és az időbélyeget, az első négy kérdésre ad választ. A többihez részletesebb adatokra, néhány esetben pedig összehasonlítási alapként szolgáló modellre van szükség. Nézze meg, hogyan elemzi a process mining a folyamatadatokat. Ha az adatok még nem használhatók, az intelligencia útmutató bemutatja, minek kell előbb rendelkezésre állnia.

Egy dolgot érdemes világosan kimondani: a szoftver nem ad kész választ. Bizonyítékot ad, amelyre az üzleti esetet építheti. A felsorolt eredmények egyike sem mondja meg, mennyit ér egy változtatás, szükség van-e egyáltalán egy adott lépésre, vagy mennyi kapacitást tud ténylegesen felszabadítani a csapat. Ezekről továbbra is üzleti döntést kell hozni, amelyet könnyebb meghozni, ha már rendelkezésre állnak a mérések. A process mining előnyeinek mértéke attól függ, milyen változtatást tesznek lehetővé ezek a döntések.

Ha az eseménynapló csak a folyamat vagy az időszak egy részét fedi le, ezt is jelezze a számok mellett. A részleges mérés is bizonyíték, ha az olvasó tudja, mit tartalmaz, és mi maradt ki belőle.

Hogyan számítsa ki az előnyöket a saját méréseiből?

A probléma nagysága csak akkor jelent előnyt, ha azt is megmondja, mi fog változni. A process mining értéke abból a döntésből származik, amelyet a bizonyíték befolyásol. Ezért az üzleti esetet kösse egy, a szervezet előtt álló döntéshez. A process mining beruházásának indoklásához az első esetek többségénél két számítási mód elegendő:

Pénz vagy forgótőke:

megtakarított napok × érintett ügyek száma × egy ügy-nap értéke × tőkeköltség

Kapacitás:

időszakonként megtakarított órák × teljes óraköltség

Három különbséget tartson szem előtt:

• A vállalatnál már használt mértékegységgel számoljon. Az előnyt ciklusidő-napokban, elkerült késedelmi díjakban, csökkentett DSO-ban vagy felszabaduló munkaórákban fejezze ki. A „hatékonyság” önmagában nem ellenőrizhető.
• Válassza külön a pénzügyi megtakarítást és a kapacitást. A felszabaduló kapacitás önmagában nem jelent pénzügyi megtakarítást. Írja le, hogy ugyanazzal a csapattal több ügyet tudnak-e kezelni, vagy létszámról kell dönteni, és nevezze meg a döntéshozót.
• Nevezze meg a legbizonytalanabb feltételezést. Jelezze, melyik becslés a leggyengébb, és hogyan fogja ellenőrizni.

Mért kiinduló értékekkel könnyebb megvédeni a számítás többi részét. Ha az óraszámot saját eseményadataiból kapta, már csak a csökkenés mértékét kell feltételeznie. Ezt a számot az értékelő ellenőrizheti és megkérdőjelezheti. A feltételezett kiinduló értékre és feltételezett csökkenésre épülő előny ritkán állja ki a megbeszélést. Ha nem tudja alátámasztani a csökkenés százalékos mértékét, adja meg a vizsgált tartományt, és jelezze, melyik értékkel számolt.

Ezeket az adatokat megadhatja a ProcessMind ROI-kalkulátorban: az éves ügyszámot, az átlagos ügyintézési időt, a teljes óraköltséget, a várt csökkenést, az incidenseket és azok átlagos költségét, valamint a szükséges Process Intelligence licencek és dashboard-megtekintők számát. A kalkulátor kiszámítja az éves teljes előnyt, a nettó előnyt, a beruházás megtérülését és a megtérülési időt.

Ez egy általános modell, és éppen ez az értéke: megmutatja, hogyan függnek össze a bemenő adatok. Csak akkor válik az Ön üzleti esetévé, ha az alapértékeket saját mennyiségeire, időadataira és költségeire cseréli. A kalkulátor a bevezetéshez szükséges munkát és az adatok előkészítését nem veszi figyelembe a költségek között, ezért ezeket külön adja hozzá. Ha a modellt nem tudja a saját helyzetére szabni, még nem áll rendelkezésére üzleti eset.

Hogyan néz ki a gyakorlatban egy négyadatos üzleti eset?

Az alábbi számok csak példaként szolgálnak. A módszert vegye át, ne az értékeket.

Helyzet: A folyamat negyedévente 12 000 rendelést kezel. A medián ciklusidő 18 nap, a P90 pedig 41 nap. A rendelések körülbelül egyharmada öt napnál többet vár egy jóváhagyási lépésnél, amely ténylegesen nagyjából négy perc munkát igényel.

1. A probléma nagysága: A várakozás negyedévente körülbelül 4 000 rendelést érint. Ha az adott lépésnél az átlagos várakozás hat nap, az negyedévente 24 000 rendelésnapnyi ciklusidőt jelent. Maga a lépés ugyanebben az időszakban körülbelül 270 munkaórát igényel. Hogy a kettő közül melyik kerüljön az üzleti esetbe, attól függ, hogy a késés pénzügyi veszteséget, szolgáltatási szint romlását vagy mindkettőt okozza. Mindkét adatot ellenőrizze saját adatai alapján, mielőtt felhasználja. A mértékegységet is vegye figyelembe: a rendelésnap nem azonos az euróval. Ha az üzleti esetnek pénzben kell kifejeznie az eredményt, az átváltás is olyan feltételezés, amelyet meg kell nevezni és ellenőrizni.

2. A megoldás költsége: Az egyik lehetséges változtatás, hogy a küszöbérték módosításával a jóváhagyási lépés a rendelések 33 százaléka helyett csak 8 százalékára vonatkozzon, és a jóváhagyó távollétében helyettest jelöljenek ki. Mielőtt alacsony költségű megoldásként tüntetné fel, egyeztessen az érintettekkel a szabályzat, az ellenőrzés és a bevezetés költségeiről.

3. A pilot költsége: A pilot egy folyamatra és meghatározott időszakra terjedjen ki. Számoljon a licenccel, az adatok előkészítéséhez szükséges elemzői munkaidővel és a folyamatgazda idejével. Ha még nem mérte fel az adatelőkészítéshez szükséges munkát, jelölje becslésként. A process mining költség-haszon elemzésére épülő üzleti eset alábecsüli a munkát, ha csak a licencet tünteti fel.

4. Az első bizonyítékig szükséges idő: Tűzzön ki egy dátumot, amikor áttekinti az érintett ügyek ciklusidejét. Ha a várakozás nem változik, akkor is rendelkezésére áll majd egy kiinduló érték a következő döntéshez.

Mi változtathatja meg a következtetést? Ha a jóváhagyási lépés egy ellenőrzési hiba kiszűrését szolgálja, a küszöb módosítása gyengítheti az ellenőrzést. Vegye fel ezt a kockázatot az üzleti esetbe, és a változtatás javaslata előtt vonja be az ellenőrzésért felelős személyt.

Foglalja egy oldalra a négy adatot és a pénzügy kérdéseit:

A táblázat minden sora mutasson egy mérési eredményre vagy egy név szerint megjelölt felelős becslésére. A process mining ROI-számítása sem kivétel: ne tüntessen fel megtakarításként egy becslést, amíg saját adatai és a javasolt változtatás nem támasztják alá.

Ha először azt szeretné megtudni, mely lépéseken érdemes változtatni, olvassa el, hogyan találhat automatizálási lehetőségeket process mininggel.

Miért érdemes az első üzleti esetet egy pilotra építeni?

Az első üzleti eset egy pilotról szóljon, ne egy platformról. A négy adat is erre van szabva: egy folyamatra, egy döntésre és olyan rövid időszakra, amely után még egy nagyobb elköteleződés előtt áttekintheti az eredményt. A pilot legyen a process mining értékét igazoló mérési feladat, ne egy kis léptékű bevezetés.

Kezdje kis léptékben, és reális elvárásokkal: az üzleti esetnek egyértelműen indokoltnak kell lennie. Ha nem az, túl nagyban gondolkodik. Előbb hagyja, hogy az adatok beszéljenek, majd ott bővítse a munkát, ahol annak értelme van. Egy néhány licencbe és néhány hét elemzői munkába kerülő pilotnak jóval alacsonyabb elvárásokat kell teljesítenie, mint egy platformprogramnak. Cserébe olyasmit ad, amit egy platformprogram nem: saját kiinduló értékeket.

A kis léptékű kezdés szoftverválasztási kérdés is. Ha egy eszköz csak vállalati bevezetésként éri meg, már az üzleti eset megírása előtt nagynak kell lennie a projektnek. A ProcessMind felhasználói helyenként árazott. A próbaverzió után a Process Individual csomaggal folytathatja, a 14 napos ingyenes próbaverzióhoz pedig nem kell bankkártya. Így az első elemzéshez nincs szükség vállalati megállapodásra. Nézze meg az egyes csomagok árát.

A process mining pilot indítása előtt négy dolgot tisztázzon:

• Egy folyamat: legyen elég szűk a hatókör ahhoz, hogy egyetlen kérdés határozza meg.
• Egy döntés: az a döntés, amelyet az eredményeknek támogatniuk kell.
• Lezárási feltételek: előre egyezzenek meg arról, mi indokolja a folytatást, és mi a leállítást.
• Felülvizsgálati dátum: ekkor értékeli a bizonyítékokat, és eldönti, mi következik.

Ha a pilot további munkát indokol, az eredményeire építve készítse elő a következő folyamat vizsgálatát. Ha nem, akkor is lesz kiinduló értéke és világosabb oka az irányváltásra. Bármelyik történik, már a kezdés előtt írja bele az üzleti esetbe mindhárom lehetséges kimenetelt: a bizonyíték alátámasztja ezt a változtatást, egy másik változtatást támaszt alá, vagy a leállítást indokolja. Ha egy üzleti esetnek csak egyféle kimenetele lehet, az nem mérési feladat.

Mi a teendő, ha még nincsenek meg a számok?

Lehet, hogy a beruházás még nem indokolt. Ennek kimondása nem kudarc, hanem megállapítás. Általában három ok áll a háttérben: túl kevés ügy fut át a folyamaton ahhoz, hogy érdemi legyen a munka, az adatok nem érhetők el használható formában, vagy senkinek nincs szüksége a döntésre.

Ha az adatok rendelkezésre állnak, a folyamat pedig kis léptékű, kézzel is meghatározhatja a kiinduló értékeket. Ha az adatok nem használhatók, előbb mérje fel az adatok előkészítéséhez szükséges munkát, ne licencet kérjen, és írja le, minek kell változnia ahhoz, hogy később újra elővegye az üzleti esetet.