Template de données : De l'embauche au départ - Cycle de vie des collaborateurs

L'Employee ID est une clé unique qui suit un individu depuis son recrutement jusqu'à sa sortie. Il relie tous les événements du cycle de vie, comme l'intégration, les évaluations de performance, les promotions et l'offboarding, en un parcours cohérent.

En Process Mining, cet attribut est fondamental pour la corrélation des cas. Il permet au moteur d'analyse de reconstituer le flux de bout en bout pour chaque employé. En utilisant l'Employee ID comme Case ID, les analystes peuvent suivre les durées de cycle, identifier les goulots d'étranglement propres à certains parcours et analyser les variations d'exécution du processus entre individus ou groupes.

Il s'agit du Case ID essentiel qui relie tous les événements du cycle de vie employé et permet d'analyser le parcours complet, de l'embauche à la retraite.

Généralement disponible dans les tables ou enregistrements des données de référence des employés au sein du SIRH (HRIS).

Le nom de l'activité décrit une étape distincte du processus du recrutement à la retraite. Ces activités sont les briques de la carte de processus, couvrant tout, de la demande de recrutement initiale à la confirmation finale de fin de contrat.

En analyse, cet attribut sert à visualiser le flux du processus, identifier la séquence des événements et mesurer la fréquence et la durée de chaque étape. Il est essentiel pour comprendre ce qui se passe, détecter les écarts par rapport au processus standard et repérer les étapes qui génèrent des retards ou nécessitent des améliorations, par exemple une vérification des antécédents trop longue ou une tâche d'intégration retardée.

Cet attribut définit les étapes de la carte des processus, qui constitue la base de toute analyse et visualisation en Process Mining.

Généré à partir des journaux d'événements, des enregistrements de changement de statut ou des données de transaction spécifiques au sein du système RH.

L'Event Timestamp marque le moment où une activité s'est produite. Cet horodatage est indispensable pour ordonner les événements chronologiquement et reconstituer fidèlement le parcours de l'employé. Il constitue le repère temporel principal pour l'analyse de performance.

Cet attribut sert à calculer les durées de cycle entre activités, mesurer la durée globale de processus comme l'embauche ou l'offboarding, et repérer les goulots d'étranglement liés au temps. Il permet l'analyse des tendances dans le temps et est essentiel pour créer des KPI sensibles au temps, tels que 'Durée moyenne d'embauche' ou 'Durée de cycle d'intégration'.

Cet horodatage est essentiel pour ordonner correctement les événements et calculer tous les indicateurs temporels, comme les temps de cycle et les durées.

Généralement présent dans l'enregistrement d'activité ou de transaction des journaux système ou des tables de données, souvent identifié comme une date de création ou un timestamp système.

Cet attribut fournit un horodatage (timestamp) indiquant la dernière mise à jour ou extraction des données dans le jeu de données de Process Mining. Il ne représente pas le moment où l'événement métier s'est produit, mais plutôt la fraîcheur des données elles-mêmes.

Son utilisation principale est la gouvernance et la validation des données. Les analystes peuvent utiliser ces informations pour confirmer qu'ils travaillent avec des informations à jour et pour comprendre la latence potentielle entre l'occurrence d'un événement dans le système source et son apparition dans l'analyse. Il est essentiel pour gérer les cycles de rafraîchissement des données et garantir la fiabilité des informations générées.

Assure la fraîcheur et la gouvernance des données en indiquant l'actualité des informations analysées, ce qui est vital pour établir la confiance dans les résultats de l'analyse.

Cet horodatage est généralement généré et ajouté lors du processus d'extraction, de transformation et de chargement des données (ETL).

L'attribut Système source identifie l'origine des données pour chaque événement. Dans un écosystème RH complexe, différentes parties du processus de recrutement au départ de l'employé (hire-to-retire) peuvent être gérées dans des systèmes distincts, tels qu'un système de suivi des candidatures (ATS) pour le recrutement, un SIRH central pour la gestion des employés, et un système de paie pour les modifications de rémunération.

L'analyse des données par Système source aide à comprendre les défis d'intégration des données et la fragmentation des processus. Elle permet aux analystes d'identifier si les retards ou les problèmes sont concentrés au sein d'un système particulier, ce qui peut orienter les efforts d'amélioration technique ou de refonte des processus. Elle est également cruciale pour la validation des données et pour garantir une vue complète du processus de bout en bout.

Identifie l'origine des données de processus, ce qui est crucial pour résoudre les problèmes de qualité des données et comprendre les transferts de processus entre les différents systèmes RH.

Cette information est généralement ajoutée pendant le processus d'extraction, de transformation et de chargement (ETL) des données ou peut exister comme un champ standard dans les journaux d'intégration système.

L'attribut Département reflète l'appartenance organisationnelle de l'employé. C'est une dimension clé pour segmenter et comparer la performance des processus à l'échelle de l'entreprise.

Cet attribut permet une analyse comparative du processus du recrutement à la retraite. Par exemple, les analystes peuvent comparer le délai d'embauche du département Ingénierie à celui des Ventes pour identifier des défis de recrutement différents. Il peut aussi servir à analyser les taux de rotation par département, afin de mettre en évidence d'éventuels enjeux managériaux ou culturels. Filtrer la carte de processus par département peut révéler des variantes ou des goulots d'étranglement propres à certaines fonctions.

Permet une segmentation puissante et une analyse comparative, révélant comment les processus RH fonctionnent dans différentes parties de l'organisation.

Disponible dans le profil principal du collaborateur ou l'enregistrement de données de base au sein du système RH, souvent lié au poste ou à la fonction.

L'attribut Localisation précise le lieu de travail physique ou désigné de l'employé. Cela peut être aussi large qu'un pays ou aussi spécifique qu'un bâtiment de bureau ou un campus.

L'analyse géographique est essentielle en Process Mining RH, surtout pour les organisations mondiales. Elle permet de découvrir les variations régionales de la performance des processus, telles que les différences dans les temps de cycle de recrutement dues aux lois du travail locales ou aux conditions du marché. Elle peut également être utilisée pour comparer les taux de rotation du personnel (turnover) entre différents sites, ce qui peut indiquer des problèmes de gestion locale ou d'environnements de travail. Ces données sont essentielles pour standardiser les processus lorsque cela est possible et pour tenir compte des besoins locaux lorsque nécessaire.

Permet une analyse géographique pour identifier les variations régionales des processus, évaluer la conformité aux réglementations locales et comparer les performances sur différents sites de travail.

Généralement enregistré dans les informations d'adresse personnelle ou professionnelle de l'employé dans le système RH.

L'attribut End Time marque la fin d'une activité qui s'étend dans le temps. Si de nombreux événements RH sont instantanés (p. ex. 'Offre envoyée'), d'autres ont un début et une fin distincts, comme 'Vérification des antécédents' ou 'Intégration'. Combiné à l'Event Timestamp (StartTime), cet horodatage permet de calculer précisément la durée.

En analyse de processus, End Time est crucial pour calculer le temps de traitement ou le temps de travail actif d'une tâche. Il aide à distinguer le temps d'attente (l'intervalle entre deux activités) du temps de traitement (la durée d'une activité). L'analyse de ces durées met en évidence les tâches inefficaces et les opportunités d'automatisation ou de réallocation des ressources.

Permet le calcul précis des durées d'activité, aidant à distinguer le temps de travail actif du temps d'attente inactif dans le processus.

Se trouve dans les journaux d'événements ou les tables de transactions qui enregistrent le début et la fin d'une tâche. Il peut être nécessaire de le dériver d'un événement de 'achèvement' distinct s'il n'est pas explicitement fourni.

Le Job Requisition ID est une clé unique qui relie toutes les activités liées au pourvoi d'un poste, de sa création et son approbation au sourcing de candidats et à l'envoi des offres. Il sert souvent d'identifiant de cas précurseur avant la génération d'un Employee ID lors de l'embauche.

Cet attribut est particulièrement utile pour analyser la phase pré-embauche. Il permet de mesurer des KPI comme le délai de pourvoi (Time to Fill) et d'évaluer l'efficacité du processus de recrutement pour un poste donné. En analysant au niveau de la demande de recrutement, les organisations peuvent identifier des goulots d'étranglement dans les approbations, le sourcing ou les étapes d'entretiens d'un poste à l'autre.

Lie toutes les activités de pré-embauche, permettant une analyse détaillée du processus de recrutement et des métriques comme le 'Temps de recrutement'.

Généré par le système de suivi des candidatures (ATS) ou le module de recrutement d'un SIRH lorsqu'une nouvelle offre d'emploi est créée.

La Raison de fin de contrat fournit le contexte expliquant pourquoi le cycle de vie d'un employé au sein de l'entreprise a pris fin. Les raisons sont généralement classées, par exemple, comme volontaires (démission, retraite) ou involontaires (performance, restructuration).

Cet attribut est la pierre angulaire de toute analyse de la rotation du personnel (turnover). En reliant les raisons de fin de contrat à d'autres données, une organisation peut découvrir des informations précieuses. Par exemple, vous pouvez analyser si un département particulier a un taux élevé de démissions volontaires, ou si les nouvelles recrues provenant d'une certaine source de recrutement ont tendance à être licenciées pour des raisons de performance. Ces informations sont essentielles pour élaborer des stratégies efficaces de rétention des talents et améliorer la qualité du recrutement.

Fournit un contexte essentiel pour l'analyse du turnover, aidant à distinguer entre l'attrition volontaire et involontaire et à identifier les causes profondes.

Enregistré pendant le processus de départ ou de licenciement, généralement conservé dans le dossier d'emploi final de l'employé.

L'attribut Titre du poste fournit des informations détaillées sur le rôle de l'employé au sein de l'organisation. Cela peut aller de postes de haut niveau comme « Directeur » à des positions spécifiques comme « Ingénieur Logiciel Senior » ou « Responsable de Compte ».

Dans l'analyse, le Titre du poste est utilisé pour filtrer et analyser les processus en fonction de rôles spécifiques ou de niveaux de séniorité. Il aide à répondre à des questions telles que : « Le recrutement est-il plus long pour les postes de direction que pour les postes juniors ? » ou « Le processus d'intégration (onboarding) diffère-t-il pour les postes techniques par rapport aux postes non techniques ? ». Ce niveau de détail est essentiel pour cibler les améliorations de processus et comprendre les nuances de la façon dont le cycle de vie des employés varie au sein de l'effectif.

Permet une analyse détaillée de la manière dont les processus de cycle de vie varient selon le rôle de l'employé, l'ancienneté et la fonction, soutenant des améliorations plus ciblées.

Se trouve dans les informations sur le poste ou les données de position de l'employé dans le dossier principal RH.

Le type d'emploi classifie la nature du contrat de travail ou de l'arrangement pour un individu. C'est un attribut démographique clé qui a souvent un impact significatif sur la manière dont les processus RH sont exécutés.

L'analyse du processus par Type d'emploi peut révéler des différences importantes. Par exemple, le processus d'intégration pour un entrepreneur peut être significativement plus court et moins détaillé que pour un employé à temps plein. De même, les cycles d'évaluation de performance ou les procédures de départ peuvent varier. Cette segmentation est cruciale pour assurer la conformité et identifier si les processus sont appropriés et adaptés aux différents types de travailleurs.

Permet l'analyse des variations de processus basées sur les modalités de travail, ce qui est essentiel pour la conformité et l'optimisation des processus pour différentes catégories de travailleurs.

C'est un champ standard dans le profil RH central ou le dossier d'emploi d'un employé.

L'attribut Utilisateur identifie la personne ou le système responsable de l'exécution d'une étape spécifique du processus. Il peut s'agir d'un manager recruteur approuvant une offre, d'un administrateur RH initiant l'intégration (onboarding), ou d'un système automatisé déclenchant un rappel.

Cet attribut ajoute une dimension d'agent humain ou système à l'analyse. Il est utilisé pour comprendre la répartition de la charge de travail, identifier les opportunités de formation (par exemple, si certains utilisateurs provoquent constamment des retards ou des erreurs) et assurer la conformité des processus. Par exemple, il peut aider à vérifier que les actions sensibles comme les modifications de rémunération ne sont effectuées que par du personnel autorisé, ce qui est important pour l'audit et la sécurité.

Identifie qui a effectué une action, ce qui est essentiel pour analyser la charge de travail, la conformité, les niveaux d'automatisation et identifier les besoins en formation.

Disponible dans les journaux d'audit du système ou les registres de transactions, souvent capturé comme 'Changed By', 'Created By', ou 'User ID'.

L'attribut Manager identifie le superviseur direct de l'employé. Le manager est souvent un acteur clé dans de nombreux processus de recrutement au départ de l'employé (hire-to-retire), responsable des approbations, des évaluations de performance et de l'initiation des changements de rôle.

L'analyse des processus par manager peut révéler des variations dans l'efficacité de la gestion et l'adhérence aux processus. Par exemple, elle peut aider à identifier les managers qui complètent rapidement les évaluations de performance, contrairement à ceux qui sont constamment en retard. Elle peut également être utilisée pour analyser les taux de rotation du personnel (turnover) spécifiques aux équipes, ce qui pourrait indiquer des problèmes de leadership. Cela offre une opportunité de formation et de soutien ciblés pour les managers.

Aide à analyser la performance des processus et les résultats au niveau de l'équipe ou du manager, en mettant en évidence les variations dans les pratiques de gestion et le respect des règles.

Enregistré dans les données de poste ou d'emploi de l'employé dans le SIRH, souvent sous forme de lien vers le dossier d'un autre employé.

La source de recrutement indique l'origine d'une embauche réussie. Il peut s'agir d'une source interne comme une recommandation d'un employé ou d'une source externe comme un site de réseautage professionnel, un salon de l'emploi universitaire ou un recruteur tiers.

Cet attribut est essentiel pour évaluer l'efficacité des différentes stratégies d'acquisition de talents. En analysant le cycle de vie des employés complet en fonction de leur source de recrutement, les organisations peuvent déterminer quels canaux produisent les candidats de la plus haute qualité, mesurés par des facteurs tels que les scores d'évaluation des performances, les taux de promotion et la rétention. Cette approche basée sur les données permet à l'équipe de recrutement d'optimiser ses dépenses et ses efforts sur les sources les plus efficaces.

Permet l'analyse de l'efficacité des canaux de recrutement, aidant à optimiser la stratégie et les dépenses de recrutement en fonction de la qualité et de la rétention des candidats.

Généralement saisi dans le système de suivi des candidatures (ATS) au cours de la phase de candidature ou de sourcing.

Le statut d'emploi offre un aperçu de la relation de l'employé avec l'entreprise à un instant T. C'est un attribut dynamique qui évolue au fur et à mesure que l'employé progresse dans son cycle de vie.

En Process Mining, le suivi des changements de ce statut peut être une activité clé (par exemple, 'Statut passé à En Congé'). C'est également un attribut précieux pour le filtrage et l'analyse, vous permettant de vous concentrer sur les parcours des employés actuellement actifs ou d'analyser spécifiquement les processus menant à la résiliation pour les anciens employés. Il aide à garantir que la bonne population est incluse dans différents types d'analyse du cycle de vie.

Définit l'état actuel du collaborateur, ce qui est crucial pour filtrer les analyses à des populations spécifiques comme les collaborateurs actifs ou dont le contrat a été résilié.

Un champ essentiel dans le dossier principal du collaborateur ou la table d'informations sur les postes dans le système HRIS.

La Business Unit (BU) représente une grande division opérationnelle de l'entreprise, comme 'Produits grand public', 'Logiciels d'entreprise' ou 'Services globaux'. Elle offre un niveau de contexte organisationnel plus élevé que le département.

Analyser le processus du recrutement à la retraite au niveau de la Business Unit est utile pour des comparaisons stratégiques. Cela aide la direction à comprendre comment les pratiques et les résultats en gestion des talents diffèrent selon les grands segments d'activité. Par exemple, une BU peut afficher un taux de mobilité interne bien plus rapide, révélant de bonnes pratiques à partager au sein de l'organisation. Cette vue est essentielle pour aligner les processus RH sur la stratégie globale.

Fournit une dimension organisationnelle de haut niveau pour l'analyse stratégique, permettant la comparaison des performances des processus RH entre les principales divisions commerciales.

Se trouve dans les données d'affectation organisationnelle de l'employé au sein du système RH central.