Su Plantilla de Datos de Gestión de Cambios

El "Event Start Time" marca el comienzo de una actividad dentro del ciclo de vida de la solicitud de cambio. Este "timestamp" es crucial para secuenciar los "events" cronológicamente y para calcular la duración de las actividades y el "case" general.

En el análisis de procesos, este atributo se utiliza para ordenar las actividades correctamente, formando la base del registro de eventos. Es esencial para calcular todas las métricas relacionadas con el tiempo, como los tiempos de ciclo entre actividades, los tiempos de espera y la duración total del "case". Al analizar estos "timestamps", las organizaciones pueden identificar qué pasos consumen más tiempo y señalar oportunidades para la aceleración del proceso.

Este "timestamp" es esencial para ordenar los "events", descubrir el flujo del proceso y calcular todas las métricas de rendimiento, como los tiempos de ciclo y los tiempos de espera.

Se encuentra en el registro de eventos o en la pista de auditoría de la solicitud de cambio. Puede denominarse 'Fecha de Creación', 'Fecha de Inicio' o simplemente 'Timestamp'.

El ID de Solicitud de Cambio es un código alfanumérico único asignado a cada solicitud de cambio al momento de su creación. Actúa como la clave principal para un "case" de cambio individual, vinculando todas las tareas, aprobaciones y registros asociados desde su inicio hasta su cierre.

En Process Mining, este atributo es esencial para reconstruir el viaje de extremo a extremo de cada cambio. Al agrupar todos los "events" bajo un ID de Solicitud de Cambio común, los analistas pueden visualizar los flujos de proceso, calcular las duraciones de los "cases" y analizar las variaciones entre los diferentes ciclos de vida de los cambios. Es el fundamento sobre el cual se construye todo el análisis a nivel de "case", lo que permite una visión clara de cómo progresan los cambios individuales a través del sistema.

Este ID es crítico para rastrear y correlacionar todos los "events" relacionados con un solo cambio, lo que lo convierte en la piedra angular del descubrimiento de procesos y la verificación de conformidad.

Normalmente se encuentra en el encabezado o registro principal de una transacción de solicitud de cambio.

El Nombre de la Actividad describe un paso o hito distintivo en el ciclo de vida de la solicitud de cambio, como 'Evaluación de Riesgos Completada' o 'Cambio Aprobado'. Cada actividad representa un punto en el tiempo donde se tomó una acción, se tomó una decisión o el proceso pasó a una nueva etapa.

Este atributo es fundamental para construir el mapa de procesos. Define los nodos en el gráfico del proceso, permitiendo a los analistas visualizar la secuencia de eventos, identificar rutas comunes y detectar desviaciones del procedimiento estándar. El análisis de actividades ayuda a descubrir cuellos de botella, bucles de retrabajo y transferencias ineficientes entre las diferentes etapas del proceso de cambio.

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización del flujo del proceso y el análisis de cuellos de botella, retrabajos y desviaciones.

Usualmente ubicado en un registro de actividad, historial de "events" o tabla de auditoría asociada a la solicitud de cambio.

El atributo Sistema de Origen identifica el origen de los "data" de "event". En entornos con múltiples herramientas ITSM o sistemas integrados, este campo ayuda a distinguir entre "data" de diferentes fuentes, asegurando la integridad de los "data" y el contexto adecuado.

Aunque no siempre se utiliza en el análisis primario del flujo de proceso, es invaluable para la validación y gobernanza de "data". Ayuda a solucionar problemas de ingesta de "data" y puede utilizarse para comparar el rendimiento del proceso en diferentes sistemas o unidades de negocio si utilizan plataformas separadas. Por ejemplo, una empresa podría usar un sistema para cambios de infraestructura y otro para cambios de aplicación.

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para la validación de datos, la resolución de problemas y el análisis de procesos que abarcan múltiples sistemas.

Esta información puede almacenarse como un campo en los "data" de origen o añadirse durante el proceso de extracción y transformación de "data" (ETL).

El "timestamp" de Última Actualización de "Data" especifica la última vez que un registro particular fue extraído del sistema de origen. Este es un atributo de metadatos esencial para gestionar el "data pipeline" y asegurar la frescura del análisis.

Este atributo ayuda a los ingenieros y analistas de "data" a comprender la actualidad de los "data" con los que están trabajando. Se utiliza para monitorear la salud del proceso de extracción de "data" y para confirmar que el análisis de Process Mining se basa en información reciente y relevante. Generalmente no se utiliza para el análisis de procesos en sí, pero es crítico para la gobernanza de "data" y la confiabilidad.

Asegura la frescura de los datos y ayuda a monitorear la salud del pipeline de datos, lo cual es vital para la fiabilidad del análisis de procesos.

Este timestamp se genera y se suele añadir durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

El Equipo Responsable identifica al grupo de personas asignado para trabajar en el cambio en una etapa particular. Podría ser un equipo de evaluación, una junta de aprobación como el CAB, o el equipo técnico que realiza la implementación.

Este atributo es esencial para analizar la asignación de recursos, la distribución de la carga de trabajo y los traspasos entre equipos. Un análisis de redes sociales puede revelar patrones de comunicación y cuellos de botella entre diferentes grupos. Al medir el tiempo dedicado a cada equipo, las organizaciones pueden identificar qué grupos están sobrecargados o dónde ocurren retrasos con frecuencia durante las transferencias de responsabilidad.

Esto es crucial para analizar los traspasos entre equipos, identificar los cuellos de botella de recursos y comprender la distribución de la carga de trabajo en toda la organización.

Se encuentra en el registro de la solicitud de cambio o en los detalles a nivel de actividad. Puede denominarse 'Grupo de Asignación' o 'Equipo'.

El Estado del Cambio indica la fase de una solicitud de cambio en un momento específico o su resultado final. Los estados suelen corresponder a hitos importantes en el proceso y ofrecen una visión general del progreso.

Este atributo puede utilizarse de dos maneras. Como atributo de instantánea, muestra el estado actual de todos los cambios abiertos, lo cual es útil para los dashboards operativos que monitorean el rendimiento y los trabajos pendientes. Como atributo de "event", un cambio de estado puede considerarse una actividad en sí mismo, ayudando a enriquecer el registro de eventos si los datos de actividad detallados son escasos. Analizar las transiciones de estado ayuda a comprender el ciclo de vida e identificar dónde se estancan los cambios.

Proporciona una instantánea del progreso del cambio, permitiendo el análisis de cuellos de botella, rendimiento y el estado actual de la cartera de cambios.

Se encuentra en el registro de encabezado de la solicitud de cambio. Los cambios de estado históricos pueden encontrarse en un registro de auditoría.

El "Event End Time" marca la conclusión de una actividad. Junto con el "Event Start Time", permite el cálculo preciso del tiempo de procesamiento para cada paso en el ciclo de vida del cambio.

Este atributo es fundamental para el análisis de rendimiento. La diferencia entre las horas de inicio y fin revela el 'tiempo de procesamiento' de una actividad, mientras que el tiempo entre el fin de una actividad y el inicio de la siguiente revela el 'tiempo de espera'. Esta distinción es clave para identificar si los retrasos son causados por tareas largas o por períodos de inactividad entre tareas, guiando los esfuerzos de mejora específicos.

Permite el cálculo de duraciones precisas de actividad, ayudando a distinguir entre el tiempo de procesamiento que agrega valor y el tiempo de espera que no lo hace.

A menudo se encuentra en el registro de actividad o en las tablas de seguimiento de auditoría. Si no está disponible, a veces puede derivarse de la hora de inicio del evento posterior.

El Nivel de Riesgo representa la probabilidad evaluada y el impacto negativo potencial de que un cambio falle. Esta evaluación influye en el nivel requerido de pruebas, escrutinio y aprobación. Los cambios de alto riesgo suelen requerir un proceso de revisión más riguroso en comparación con los cambios de bajo riesgo.

Este atributo permite el análisis de procesos basado en riesgos. Puede utilizarse para verificar si los cambios de alto riesgo reciben el nivel apropiado de revisión, como la revisión por una Junta Consultiva de Cambios (CAB). También permite correlacionar el nivel de riesgo con los resultados, por ejemplo, para determinar si los cambios de alto riesgo tienen una tasa de fallo más elevada, lo que podría sugerir que el proceso de evaluación o mitigación de riesgos necesita mejoras.

Permite el análisis de si los controles de proceso y los flujos de trabajo de aprobación están correctamente alineados con el riesgo evaluado del cambio.

Se encuentra en los datos del encabezado o en los detalles de la evaluación de riesgos de una solicitud de cambio.

La Prioridad del Cambio es una clasificación utilizada para determinar la importancia relativa de una solicitud de cambio. Ayuda a los equipos a programar y asignar recursos de manera efectiva, asegurando que los cambios más críticos se aborden primero. La prioridad a menudo se calcula en función del impacto potencial del cambio en el negocio y la urgencia de su implementación.

En Process Mining, la prioridad es una dimensión poderosa para filtrar y comparar. Los analistas pueden investigar si los cambios de alta prioridad se procesan realmente más rápido que los de baja prioridad. Cualquier discrepancia podría indicar problemas con la asignación de recursos, cuellos de botella en la aprobación de cambios críticos o una adherencia inconsistente a las reglas de priorización.

Permite analizar si los cambios de alta prioridad se procesan más rápido que los de baja prioridad, validando la efectividad de las políticas de priorización.

Ubicado en el registro principal o en los datos de encabezado de la solicitud de cambio.

El Servicio Comercial Afectado identifica la capacidad comercial central, como 'Servicio de Correo Electrónico' o 'Banca en Línea', que el cambio modificará. Esto también podría ser un Elemento de Configuración (CI) técnico específico, como un servidor o una aplicación, que soporta un servicio comercial.

Este atributo proporciona un contexto comercial crítico al proceso de gestión de cambios. Permite que el análisis se enmarque en términos de impacto comercial en lugar de solo actividad de TI. Por ejemplo, los analistas pueden identificar qué servicios se cambian con mayor frecuencia, lo que podría indicar inestabilidad o una alta tasa de innovación. También ayuda a priorizar los cambios y evaluar el riesgo al vincular los cambios técnicos con las funciones comerciales que soportan.

Vincula los cambios de TI con el contexto comercial, permitiendo analizar qué servicios comerciales son los más afectados por la actividad de cambio y los riesgos asociados.

Se encuentra en el registro principal de la solicitud de cambio, a menudo vinculado desde una Base de Datos de Gestión de Configuración (CMDB).

El Tipo de Cambio es una categorización crítica que determina el "workflow" requerido, los pasos de aprobación y la urgencia de una solicitud de cambio. Los cambios Estándar suelen estar pre-aprobados y son de bajo riesgo; los Normales siguen el proceso completo de evaluación y aprobación; y los de Emergencia requieren un manejo expedito debido a una necesidad empresarial urgente.

Analizar el proceso por Tipo de Cambio es una actividad central en el análisis de gestión de cambios. Permite comparar el rendimiento y el cumplimiento de diferentes "workflows" de cambio. Por ejemplo, los analistas pueden verificar si los cambios de Emergencia realmente siguen una ruta más rápida o si los cambios Estándar se adhieren a su flujo simplificado y pre-aprobado. Esta segmentación es clave para comprender las variaciones del proceso y asegurar que se aplique el nivel adecuado de gobernanza.

Este atributo es esencial para segmentar el análisis, ya que diferentes tipos de cambio tienen flujos de proceso, requisitos de aprobación y expectativas de rendimiento distintos y predefinidos.

Ubicado en el registro principal o en los datos de encabezado de la solicitud de cambio.

El Usuario Responsable es la persona específica asignada a una solicitud de cambio o actividad. Este atributo proporciona una visión más granular de la carga de trabajo y la responsabilidad que la asignación a nivel de equipo.

Analizar los "data" a nivel de usuario puede ayudar en la gestión del rendimiento y en la identificación de oportunidades de capacitación. Puede destacar a los individuos que son expertos en procesos o aquellos que pueden estar teniendo dificultades con ciertas tareas. También se utiliza para analizar el retrabajo, por ejemplo, para ver si los cambios gestionados por ciertos individuos tienen más probabilidades de ser rechazados o de requerir remediación. Sin embargo, se debe tener cuidado de usar esta información de manera constructiva y no con fines punitivos.

Proporciona una vista granular para analizar la carga de trabajo y el rendimiento individual, ayudando a identificar expertos y posibles necesidades de capacitación dentro de los equipos.

Normalmente se encuentra en el registro de la solicitud de cambio o en los detalles a nivel de tarea, a menudo etiquetado como 'Asignado a' o 'Responsable'.

La Fecha de Finalización Planificada es la fecha límite establecida para el cambio, a menudo determinada por los requisitos del negocio o los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLAs). Sirve como un punto de referencia para medir la puntualidad y el rendimiento del proceso de gestión de cambios.

Este atributo es esencial para el análisis de rendimiento de SLA. Al comparar la fecha de finalización real con la fecha planificada, las organizaciones pueden calcular la Tasa de Finalización a Tiempo, un indicador clave de rendimiento. Analizar los cambios que incumplen sus fechas planificadas puede ayudar a identificar las causas raíz de los retrasos, ya sea que estén relacionados con cuellos de botella de aprobación, limitaciones de recursos o una planificación poco realista.

Este es un atributo clave para medir el cumplimiento de los SLA y la entrega a tiempo, ayudando a identificar las causas raíz de los retrasos en el proceso.

Típicamente ubicado en los "data" del encabezado de la solicitud de cambio.

El Impacto del Cambio mide el efecto potencial de un cambio en las operaciones comerciales, servicios o infraestructura. Es un input clave, junto con la urgencia, para determinar la prioridad general del cambio. Por ejemplo, un cambio que impacta un servicio crítico de cara al cliente tiene un alto impacto.

El análisis por impacto ayuda a asegurar que los cambios que afectan a servicios críticos se gestionen con el cuidado adecuado. Se puede utilizar en la verificación de conformidad para verificar que los cambios de alto impacto siempre pasen por etapas específicas de aprobación o prueba. También permite comparaciones de rendimiento, como verificar si los cambios de alto impacto tardan más en implementarse debido a una revisión y pruebas más exhaustivas.

Ayuda a verificar que los cambios con un alto impacto comercial sigan rutas de revisión y prueba más rigurosas, asegurando una gobernanza adecuada.

Ubicado en el registro principal o en los datos de encabezado de la solicitud de cambio.

La Razón del Cambio es una descripción textual que detalla el impulsor de negocio detrás de la solicitud de cambio. Responde a la pregunta '¿Por qué estamos haciendo esto?', proporcionando contexto como 'Parche de seguridad para vulnerabilidad crítica' o 'Nueva funcionalidad para mejorar la experiencia del cliente'.

Aunque a menudo es un campo de texto libre, este atributo puede ofrecer valiosas percepciones cualitativas cuando se categoriza o analiza con técnicas de minería de texto. Ayuda a comprender la demanda de cambios de diferentes áreas del negocio. Por ejemplo, el análisis podría revelar que un gran porcentaje de cambios son impulsados por la corrección de errores, lo que indica posibles problemas con la calidad del software, mientras que otro período podría mostrar un alto número de cambios relacionados con proyectos estratégicos.

Proporciona contexto comercial sobre por qué se inician los cambios, ayudando a analizar los principales impulsores del cambio dentro de la organización.

Normalmente se encuentra en el formulario de envío inicial o en los detalles del encabezado de la solicitud de cambio.

La Razón del Resultado del Cambio proporciona contexto sobre por qué una solicitud de cambio finalizó de cierta manera. Para cambios exitosos, podría ser 'Exitoso'. Para cambios fallidos, podría ser 'Fallido - Retroceso iniciado'. Para cambios rechazados o cancelados, ofrece la justificación, como 'Justificación insuficiente' o 'Cancelado por el solicitante'.

Este atributo es crucial para el análisis de causa raíz de cambios fallidos o rechazados. Al categorizar y analizar estas razones, las organizaciones pueden identificar patrones de falla comunes. Por ejemplo, si muchos cambios son rechazados por 'Información incompleta', esto señala la necesidad de mejorar el proceso de envío de cambios. Estos datos ayudan a calcular y comprender KPIs como la Tasa de Fallo de Cambios y la Tasa de Aprobación en el Primer Intento.

Proporciona datos críticos para el análisis de la causa raíz de cambios fallidos, rechazados o cancelados, ayudando a mejorar la calidad de futuras solicitudes de cambio.

Se encuentra en los detalles de cierre de un registro de solicitud de cambio. Puede denominarse 'Código de Cierre', 'Resolución' o 'Motivo de Rechazo'.

La Urgencia del Cambio indica la rapidez con la que se necesita implementar un cambio para cumplir con los requisitos del negocio. Refleja la criticidad temporal del cambio, independientemente de su impacto potencial. Un cambio podría tener un impacto bajo pero una urgencia alta, como la corrección de un problema menor antes del lanzamiento de una campaña de marketing.

La urgencia es un componente clave en el cálculo de la prioridad y se utiliza para analizar la puntualidad del proceso de gestión de cambios. Los analistas pueden investigar si los cambios de alta urgencia se procesan realmente con mayor celeridad. Comparar los tiempos de ciclo en diferentes niveles de urgencia puede revelar si el proceso responde a las necesidades del negocio o si todos los cambios se tratan con la misma velocidad, sin importar su sensibilidad al tiempo.

Permite el análisis de la capacidad de respuesta del proceso a las necesidades comerciales urgentes comparando los tiempos de ciclo en diferentes niveles de urgencia.

Ubicado en el registro principal o en los datos de encabezado de la solicitud de cambio.