Template dei Suoi Dati di Change Management

L'ID Richiesta di Modifica è un codice alfanumerico unico assegnato a ogni richiesta di modifica al momento della sua creazione. Agisce come chiave primaria per un singolo caso di cambiamento, collegando tutte le attività, le approvazioni e i log associati dall'inizio alla chiusura.

Nel Process Mining, questo attributo è essenziale per ricostruire il percorso end-to-end di ogni modifica. Raggruppando tutti gli eventi sotto un ID Richiesta di Modifica comune, gli analisti possono visualizzare i flussi di processo, calcolare le durate dei casi e analizzare le variazioni tra i diversi cicli di vita delle modifiche. È la base su cui si costruisce tutta l'analisi a livello di caso, consentendo una visione chiara di come le singole modifiche progrediscono attraverso il sistema.

Questo ID è fondamentale per tracciare e correlare tutti gli eventi relativi a una singola modifica, rendendolo la pietra angolare della scoperta dei processi e del controllo di conformità.

Tipicamente si trova nell'intestazione o nel record primario di una transazione di richiesta di modifica.

Il Nome dell'Attività descrive un passaggio o una tappa distinta nel ciclo di vita della richiesta di cambiamento, come 'Valutazione del Rischio Completata' o 'Cambiamento Approvato'. Ogni attività rappresenta un punto nel tempo in cui è stata intrapresa un'azione, è stata presa una decisione o il processo è passato a una nuova fase.

Questo attributo è fondamentale per la costruzione della mappa di processo. Definisce i nodi nel grafo di processo, consentendo agli analisti di visualizzare la sequenza degli eventi, identificare percorsi comuni e rilevare deviazioni dalla procedura standard. L'analisi delle attività aiuta a scoprire bottleneck, cicli di rilavorazione e passaggi di consegne inefficienti tra le diverse fasi del processo di cambiamento.

Definisce i passaggi del processo, consentendo la visualizzazione del flusso di processo e l'analisi di bottleneck, rilavorazioni e deviazioni.

Di solito si trova in un log attività, nella cronologia degli eventi o in una tabella di audit trail associata alla richiesta di modifica.

L'Event Start Time (Ora di Inizio dell'Evento) segna l'inizio di un'attività all'interno del ciclo di vita della richiesta di modifica. Questo timestamp è cruciale per sequenziare gli eventi cronologicamente e per calcolare la durata delle attività e del caso complessivo.

Nell'analisi dei processi, questo attributo viene utilizzato per ordinare correttamente le attività, costituendo la base dell'Event Log. È essenziale per calcolare tutte le metriche relative al tempo, come i tempi di ciclo tra le attività, i tempi di attesa e la durata totale del caso. Analizzando questi timestamp, le organizzazioni possono identificare quali passaggi consumano più tempo e individuare opportunità per l'accelerazione dei processi.

Questo timestamp è essenziale per ordinare gli eventi, scoprire il flusso di processo e calcolare tutte le metriche di performance come i tempi di ciclo e i tempi di attesa.

Si trova nell'event log o nel registro di audit della richiesta di cambiamento. Potrebbe essere chiamato 'Data di Creazione', 'Data di Inizio' o semplicemente 'Timestamp'.

L'attributo Sistema Sorgente identifica l'origine dei dati dell'evento. In ambienti con più strumenti ITSM o sistemi integrati, questo campo aiuta a distinguere i dati provenienti da fonti diverse, garantendo l'integrità dei dati e il contesto appropriato.

Sebbene non sempre utilizzato nell'analisi primaria del flusso di processo, è inestimabile per la validazione e la governance dei dati. Aiuta nella risoluzione dei problemi di acquisizione dei dati e può essere utilizzato per confrontare le prestazioni del processo tra diversi sistemi o unità di business se utilizzano piattaforme separate. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare un sistema per le modifiche all'infrastruttura e un altro per le modifiche alle applicazioni.

Identifica l'origine dei dati, fondamentale per la validazione dei dati, il troubleshooting e l'analisi dei processi che si estendono su più sistemi.

Queste informazioni possono essere memorizzate come campo nei dati sorgente o aggiunte durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento (ETL).

Il timestamp di Ultimo Aggiornamento Dati specifica l'ultima volta che un particolare record è stato estratto dal sistema sorgente. Questo è un attributo di metadati essenziale per la gestione della pipeline dei dati e per garantire la freschezza dell'analisi.

Questo attributo aiuta gli ingegneri dei dati e gli analisti a comprendere la tempestività dei dati con cui lavorano. Viene utilizzato per monitorare lo stato del processo di estrazione dei dati e per confermare che l'analisi di Process Mining si basa su informazioni recenti e pertinenti. Generalmente non viene utilizzato per l'analisi del processo stesso, ma è fondamentale per la governance e l'affidabilità dei dati.

Garantisce la freschezza dei dati e aiuta a monitorare lo stato della pipeline di dati, il che è vitale per l'affidabilità dell'analisi di processo.

Questo timestamp è tipicamente generato e aggiunto durante il processo di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL).

Il Livello di Rischio rappresenta la probabilità stimata e il potenziale impatto negativo di un fallimento della modifica. Questa valutazione influenza il livello richiesto di test, scrutinio e approvazione. Le modifiche ad alto rischio richiedono tipicamente un processo di revisione più rigoroso rispetto alle modifiche a basso rischio.

Questo attributo consente un'analisi dei processi basata sul rischio. Può essere utilizzato per verificare se le modifiche ad alto rischio ricevano il livello di revisione appropriato, come la revisione da parte di un Change Advisory Board (CAB). Permette anche di correlare il livello di rischio con gli esiti, ad esempio, per determinare se le modifiche ad alto rischio abbiano un tasso di fallimento più elevato, il che potrebbe suggerire la necessità di migliorare il processo di valutazione o mitigazione del rischio.

Consente l'analisi della corretta allineamento dei controlli di processo e dei workflow di approvazione con il rischio valutato del cambiamento.

Si trova nei dati di intestazione o nei dettagli di valutazione del rischio di una richiesta di cambiamento.

L'Event End Time (Ora di Fine dell'Evento) segna la conclusione di un'attività. In combinazione con l'Event Start Time (Ora di Inizio dell'Evento), consente il calcolo preciso del tempo di elaborazione per ogni fase del ciclo di vita della modifica.

Questo attributo è fondamentale per l'analisi delle prestazioni. La differenza tra l'ora di inizio e di fine rivela il 'tempo di elaborazione' di un'attività, mentre il tempo tra la fine di un'attività e l'inizio della successiva rivela il 'tempo di attesa'. Questa distinzione è fondamentale per identificare se i ritardi sono causati da attività lunghe o da periodi di inattività tra le attività, guidando gli sforzi di miglioramento mirati.

Consente il calcolo di durate precise delle attività, aiutando a distinguere tra tempo di elaborazione che aggiunge valore e tempo di attesa che non aggiunge valore.

Spesso si trova nell'activity log o nelle tabelle di audit trail. Se non disponibile, può talvolta essere derivato dall'ora di inizio dell'evento successivo.

La Priorità del Cambiamento è una classificazione utilizzata per determinare l'importanza relativa di una richiesta di modifica. Aiuta i team a programmare e allocare le risorse in modo efficace, garantendo che le modifiche più critiche siano affrontate per prime. La priorità è spesso calcolata in base all'impatto potenziale della modifica sul business e all'urgenza della sua implementazione.

Nel Process Mining, la priorità è una dimensione potente per il filtraggio e il confronto. Gli analisti possono verificare se le modifiche ad alta priorità vengono effettivamente elaborate più rapidamente di quelle a bassa priorità. Eventuali discrepanze potrebbero indicare problemi con l'allocazione delle risorse, colli di bottiglia nell'approvazione di modifiche critiche o un'adesione incoerente alle regole di prioritizzazione.

Permette di analizzare se i cambiamenti ad alta priorità vengono elaborati più rapidamente di quelli a bassa priorità, validando l'efficacia delle politiche di prioritizzazione.

Situato nel record principale o nei dati di intestazione della richiesta di cambiamento.

Il Servizio Aziendale Interessato identifica la capacità aziendale fondamentale, come 'Servizio E-mail' o 'Online Banking', che il cambiamento modificherà. Questo potrebbe essere anche un Configuration Item (CI) tecnico specifico, come un server o un'applicazione, che supporta un servizio aziendale.

Questo attributo fornisce un contesto aziendale critico al processo di gestione del cambiamento. Permette di inquadrare l'analisi in termini di impatto aziendale piuttosto che solo di attività IT. Ad esempio, gli analisti possono identificare quali servizi vengono modificati più frequentemente, il che potrebbe indicare instabilità o un alto tasso di innovazione. Aiuta anche a prioritizzare i cambiamenti e a valutare il rischio collegando i cambiamenti tecnici alle funzioni aziendali che supportano.

Collega i cambiamenti IT al contesto aziendale, consentendo l'analisi di quali servizi aziendali sono maggiormente influenzati dall'attività di cambiamento e dai rischi associati.

Si trova nel record principale della richiesta di cambiamento, spesso collegato da un Configuration Management Database (CMDB).

Lo Stato del Cambiamento indica la fase di una richiesta di modifica in un determinato momento o il suo esito finale. Gli stati corrispondono tipicamente alle tappe principali del processo e forniscono una visione di alto livello dei progressi.

Questo attributo può essere utilizzato in due modi. Come attributo di snapshot, mostra lo stato attuale di tutte le modifiche aperte, utile per le dashboard operative che tracciano il throughput e i backlog. Come attributo di evento, un cambiamento di stato può essere considerato un'attività, contribuendo ad arricchire l'Event Log se i dati dettagliati delle attività sono scarsi. L'analisi delle transizioni di stato aiuta a comprendere il ciclo di vita e a identificare dove le modifiche si bloccano.

Fornisce un'istantanea dell'avanzamento del cambiamento, consentendo l'analisi di bottleneck, throughput e lo stato attuale del backlog dei cambiamenti.

Si trova nel record di intestazione della richiesta di cambiamento. I cambiamenti di stato storici possono essere trovati in un audit log.

Il Team Responsabile identifica il gruppo di persone assegnato a lavorare sulla modifica in una fase particolare. Potrebbe essere un team di valutazione, un comitato di approvazione come il CAB o il team tecnico che esegue l'implementazione.

Questo attributo è essenziale per analizzare l'allocazione delle risorse, la distribuzione del carico di lavoro e i passaggi di consegne tra i team. Un'analisi del social network può rivelare modelli di comunicazione e colli di bottiglia tra diversi gruppi. Misurando il tempo trascorso con ciascun team, le organizzazioni possono identificare quali gruppi sono sovraccarichi o dove si verificano frequentemente ritardi durante i trasferimenti di responsabilità.

Questo è cruciale per analizzare i passaggi di consegne tra i team, identificare i colli di bottiglia delle risorse e comprendere la distribuzione del carico di lavoro all'interno dell'organizzazione.

Si trova nel record della richiesta di cambiamento o nei dettagli a livello di attività. Potrebbe essere chiamato 'Gruppo di Assegnazione' o 'Team'.

Il Tipo di Cambiamento è una categorizzazione critica che determina il Workflow richiesto, i passaggi di approvazione e l'urgenza di una richiesta di modifica. Le modifiche standard sono tipicamente pre-approvate e a basso rischio, le modifiche normali seguono il processo completo di valutazione e approvazione, mentre le modifiche di emergenza richiedono una gestione accelerata a causa di un'esigenza aziendale urgente.

Analizzare il processo per Tipo di Cambiamento è un'attività fondamentale nell'analisi della gestione delle modifiche. Permette di confrontare le prestazioni e la conformità di diversi Workflow di cambiamento. Ad esempio, gli analisti possono verificare se le modifiche di emergenza seguono realmente un percorso più rapido o se le modifiche standard aderiscono al loro flusso semplificato e pre-approvato. Questa segmentazione è la chiave per comprendere le variazioni di processo e garantire l'applicazione del giusto livello di governance.

Questo attributo è essenziale per segmentare l'analisi, poiché i diversi tipi di modifiche hanno flussi di processo, requisiti di approvazione e aspettative di performance distinti e predefiniti.

Situato nel record principale o nei dati di intestazione della richiesta di cambiamento.

L'Utente Responsabile è la persona specifica assegnata a una richiesta di modifica o attività. Questo attributo fornisce una visione più granulare del carico di lavoro e delle responsabilità rispetto all'assegnazione a livello di team.

L'analisi dei dati a livello utente può aiutare nella gestione delle prestazioni e nell'identificazione di opportunità di formazione. Può evidenziare individui che sono esperti di processo o coloro che potrebbero avere difficoltà con determinate attività. Viene anche utilizzato per analizzare le rilavorazioni, ad esempio, per vedere se le modifiche gestite da determinati individui hanno maggiori probabilità di essere respinte o richiedere una risoluzione. Tuttavia, è necessario prestare attenzione a utilizzare queste informazioni in modo costruttivo e non per misure punitive.

Fornisce una visione granulare per analizzare il carico di lavoro e le performance individuali, aiutando a identificare esperti e potenziali esigenze di formazione all'interno dei team.

Tipicamente si trova nel record della richiesta di modifica o nei dettagli a livello di attività, spesso etichettato come 'Assegnatario' o 'Assegnato a'.

La Data di Completamento Prevista è la scadenza fissata per la modifica, spesso determinata dai requisiti aziendali o dagli Accordi sul Livello del Servizio (SLA). Serve come parametro di riferimento per misurare la tempestività e le prestazioni del processo di gestione delle modifiche.

Questo attributo è essenziale per l'analisi delle prestazioni degli SLA. Confrontando la data di completamento effettiva con la data prevista, le organizzazioni possono calcolare il Tasso di Completamento Puntuale, un indicatore chiave di performance. L'analisi delle modifiche che non rispettano le date previste può aiutare a identificare le cause profonde dei ritardi, siano essi correlati a colli di bottiglia nell'approvazione, vincoli di risorse o pianificazione irrealistica.

Questo è un attributo chiave per misurare la conformità agli SLA e la consegna puntuale, aiutando a identificare le cause profonde dei ritardi nel processo.

Tipicamente situato nei dati dell'intestazione della richiesta di modifica.

L'Impatto del Cambiamento misura l'effetto potenziale di un cambiamento sulle operazioni aziendali, sui servizi o sull'infrastruttura. È un input chiave, insieme all'urgenza, per determinare la priorità complessiva del cambiamento. Ad esempio, un cambiamento che impatta un servizio critico per il cliente ha un impatto elevato.

L'analisi per impatto aiuta a garantire che i cambiamenti che influenzano servizi critici siano gestiti con la dovuta attenzione. Può essere utilizzata nella verifica di conformità per verificare che i cambiamenti ad alto impatto passino sempre attraverso fasi specifiche di approvazione o testing. Consente inoltre confronti di performance, come verificare se i cambiamenti ad alto impatto richiedono più tempo per essere implementati a causa di una revisione e un testing più estesi.

Aiuta a verificare che i cambiamenti con un alto impatto aziendale seguano percorsi di revisione e testing più rigorosi, garantendo una corretta governance.

Situato nel record principale o nei dati di intestazione della richiesta di cambiamento.

La Causa del Cambiamento è una descrizione testuale che delinea il driver di business alla base della richiesta di modifica. Risponde alla domanda 'Perché lo stiamo facendo?', fornendo contesto come 'Patch di sicurezza per vulnerabilità critica' o 'Nuova funzionalità per migliorare l'esperienza del cliente'.

Sebbene spesso sia un campo di testo libero, questo attributo può fornire preziose intuizioni qualitative se categorizzato o analizzato con tecniche di text mining. Aiuta a comprendere la domanda di modifiche da diverse aree del business. Ad esempio, l'analisi potrebbe rivelare che una grande percentuale di modifiche è guidata da correzioni di bug, indicando potenziali problemi con la qualità del software, mentre un altro periodo potrebbe mostrare un numero elevato di modifiche relative a progetti strategici.

Fornisce il contesto aziendale per cui i cambiamenti vengono avviati, aiutando ad analizzare i principali motori del cambiamento all'interno dell'organizzazione.

Tipicamente si trova nel modulo di invio iniziale o nei dettagli dell'intestazione della richiesta di modifica.

La Causa dell'Esito del Cambiamento fornisce il contesto sul motivo per cui una richiesta di modifica ha avuto un determinato esito. Per le modifiche riuscite, potrebbe essere 'Riuscita'. Per quelle fallite, potrebbe essere 'Fallita - Rollback avviato'. Per le modifiche respinte o annullate, fornisce la giustificazione, come 'Giustificazione insufficiente' o 'Annullata dal richiedente'.

Questo attributo è cruciale per l'analisi delle cause profonde delle modifiche fallite o respinte. Categorizzando e analizzando queste ragioni, le organizzazioni possono identificare modelli di fallimento comuni. Ad esempio, se molte modifiche vengono respinte per 'Informazioni incomplete', ciò indica la necessità di migliorare il processo di presentazione delle modifiche. Questi dati aiutano a calcolare e comprendere KPI come il Tasso di Fallimento delle Modifiche e il Tasso di Approvazione al Primo Passaggio.

Fornisce dati critici per l'analisi delle cause profonde di cambiamenti falliti, rifiutati o annullati, aiutando a migliorare la qualità delle future richieste di cambiamento.

Si trova nei dettagli di chiusura di un record di richiesta di cambiamento. Potrebbe essere chiamato 'Codice di Chiusura', 'Risoluzione' o 'Motivo di Rifiuto'.

L'Urgenza del Cambiamento indica quanto rapidamente una modifica debba essere implementata per soddisfare i requisiti aziendali. Riflette la criticità temporale della modifica, separata dal suo potenziale impatto. Una modifica potrebbe avere un impatto basso ma un'elevata urgenza, come la risoluzione di un problema minore prima del lancio di una campagna di marketing.

L'urgenza è una componente chiave nel calcolo della priorità ed è utilizzata per analizzare la tempestività del processo di gestione delle modifiche. Gli analisti possono verificare se le modifiche ad alta urgenza vengono effettivamente elaborate più rapidamente. Il confronto dei tempi di ciclo tra diversi livelli di urgenza può rivelare se il processo è reattivo alle esigenze aziendali o se tutte le modifiche sono trattate con la stessa velocità, indipendentemente dalla loro sensibilità al tempo.

Consente l'analisi della reattività del processo alle esigenze aziendali urgenti confrontando i tempi di ciclo tra diversi livelli di urgenza.

Situato nel record principale o nei dati di intestazione della richiesta di cambiamento.