Seu Template de Dados de Gestão de Mudanças

O Event Start Time marca o início de uma atividade no ciclo de vida do pedido de mudança. Este registro é crucial para sequenciar os eventos cronologicamente e para calcular a duração das tarefas e do caso como um todo.

Na análise de processos, este atributo é usado para ordenar as atividades corretamente, formando a base do event log. Ele é essencial para calcular todas as métricas de tempo, como tempos de ciclo entre atividades, tempos de espera e a duração total do caso. Ao analisar esses registros, as empresas podem identificar quais etapas consomem mais tempo e encontrar oportunidades para acelerar o processo.

Este registro de data e hora é essencial para ordenar os eventos, descobrir o fluxo do processo e calcular todas as métricas de desempenho, como tempos de ciclo e de espera.

Encontrado no event log ou na trilha de auditoria da solicitação de mudança. Pode ser chamado de 'Data de Criação', 'Data de Início' ou simplesmente 'Timestamp'.

O ID da Solicitação de Mudança é um código alfanumérico único atribuído a cada pedido no momento de sua criação. Ele funciona como a chave primária de um caso de mudança, vinculando todas as tarefas, aprovações e logs associados, do início ao fechamento.

No Process Mining, este atributo é essencial para reconstruir a jornada de ponta a ponta de cada mudança. Ao agrupar todos os eventos sob um mesmo ID, os analistas podem visualizar o fluxo do processo, calcular durações de casos e analisar variações entre diferentes ciclos de vida. É o alicerce de toda a análise por caso, permitindo uma visão clara de como as mudanças individuais progridem no sistema.

Este ID é fundamental para rastrear e correlacionar todos os eventos de uma mesma mudança, sendo a base para a descoberta de processos e verificação de conformidade.

Geralmente encontrado no cabeçalho ou no registro principal de uma transação de solicitação de mudança.

O Nome da Atividade descreve uma etapa ou marco distinto no ciclo de vida da solicitação de mudança, como 'Avaliação de Risco Concluída' ou 'Mudança Aprovada'. Cada atividade representa um ponto no tempo em que uma ação foi realizada, uma decisão foi tomada ou o processo mudou para um novo estágio.

Este atributo é fundamental para a construção do mapa do processo. Ele define os nós no gráfico do processo, permitindo que os analistas visualizem a sequência de eventos, identifiquem caminhos comuns e detectem desvios do procedimento padrão. Analisar as atividades ajuda a descobrir gargalos, loops de retrabalho e passagens de bastão ineficientes entre os diferentes estágios do processo de mudança.

Define as etapas do processo, permitindo a visualização do fluxo de trabalho e a análise de gargalos, retrabalho e desvios.

Geralmente localizado em logs de atividades, histórico de eventos ou trilhas de auditoria associadas à solicitação.

O atributo Source System identifica a origem dos dados do evento. Em ambientes que utilizam várias ferramentas de ITSM ou sistemas integrados, este campo ajuda a distinguir dados de diferentes fontes, garantindo a integridade e o contexto correto.

Embora nem sempre seja o foco na análise do fluxo principal, ele é inestimável para a governança e validação dos dados. Ajuda a resolver problemas de ingestão de dados e pode ser usado para comparar o desempenho do processo entre diferentes sistemas ou unidades de negócio. Por exemplo, uma empresa pode usar um sistema para mudanças de infraestrutura e outro para mudanças em aplicações.

Identifica a origem dos dados, o que é crucial para a validação dos dados, solução de problemas e análise de processos que abrangem vários sistemas.

Esta informação pode estar armazenada como um campo nos dados de origem ou ser adicionada durante o processo de extração e transformação (ETL).

O registro de Last Data Update indica a última vez que um dado específico foi extraído do sistema de origem. Este é um atributo de metadado essencial para gerenciar o pipeline de dados e garantir que a análise esteja atualizada.

Ele ajuda engenheiros de dados e analistas a entenderem a atualidade das informações com as quais estão trabalhando. É usado para monitorar a saúde do processo de extração e confirmar que a análise de Process Mining se baseia em informações recentes e relevantes. Geralmente não é usado para analisar o fluxo em si, mas é crítico para a governança e confiabilidade dos dados.

Garante a atualização dos dados e ajuda a monitorar a saúde do pipeline de dados, o que é vital para a confiabilidade da análise do processo.

Este timestamp é geralmente gerado e adicionado durante o processo de extração, transformação e carregamento de dados (ETL).

A Equipe Responsável identifica o grupo de pessoas designado para atuar na mudança em uma etapa específica. Pode ser uma equipe de avaliação, um comitê de aprovação (como o CAB) ou o time técnico que executa a implementação.

Este atributo é essencial para analisar a alocação de recursos, a distribuição da carga de trabalho e as passagens de bastão entre equipes. Uma análise de rede social pode revelar padrões de comunicação e gargalos entre diferentes grupos. Ao medir o tempo gasto com cada equipe, as empresas identificam quem está sobrecarregado ou onde os atrasos ocorrem com mais frequência durante as transferências de responsabilidade.

Isso é crucial para analisar as transferências entre equipes, identificar gargalos de recursos e entender a distribuição da carga de trabalho na organização.

Encontrado no registro da solicitação de mudança ou nos detalhes do nível de atividade. Pode ser chamado de 'Grupo de Atribuição' ou 'Equipe'.

O Event End Time marca a conclusão de uma atividade. Junto com o Event Start Time, ele permite o cálculo preciso do tempo de processamento de cada etapa do ciclo de vida da mudança.

Este atributo é fundamental para a análise de desempenho. A diferença entre o início e o fim revela o "tempo de execução" de uma atividade, enquanto o tempo entre o término de uma tarefa e o início da próxima revela o "tempo de espera". Essa distinção é a chave para identificar se os atrasos são causados por tarefas demoradas ou por períodos de inatividade entre as etapas, orientando melhorias mais assertivas.

Permite o cálculo de durações precisas das atividades, ajudando a distinguir entre o tempo de processamento que agrega valor e o tempo de espera que não agrega valor.

Muitas vezes encontrado no log de atividades ou nas tabelas de trilha de auditoria. Se não estiver disponível, às vezes pode ser derivado do horário de início do evento subsequente.

O Nível de Risco representa a probabilidade avaliada e o potencial impacto negativo caso a mudança falhe. Essa avaliação define o nível de testes, escrutínio e aprovação necessários. Mudanças de alto risco geralmente exigem uma revisão mais rigorosa em comparação às de baixo risco.

Este atributo permite realizar análises baseadas em risco. Pode ser usado para conferir se as mudanças críticas recebem a revisão adequada, como pelo Comitê de Mudanças (CAB). Também permite correlacionar o risco com os resultados reais, ajudando a descobrir se mudanças de alto risco falham mais — o que pode indicar que o processo de avaliação ou mitigação de riscos precisa ser aprimorado.

Permite analisar se os controles do processo e os workflows de aprovação estão corretamente alinhados com o risco avaliado da mudança.

Encontrado nos dados de cabeçalho ou nos detalhes de avaliação de risco de uma solicitação de mudança.

A Prioridade da Mudança é uma classificação usada para determinar a importância relativa de um pedido. Ela ajuda as equipes a agendar e alocar recursos de forma eficaz, garantindo que as mudanças mais críticas sejam tratadas primeiro. A prioridade costuma ser calculada com base no impacto potencial da mudança para o negócio e na urgência de sua implementação.

No Process Mining, a prioridade é uma dimensão poderosa para filtragem e comparação. Analistas podem investigar se as mudanças de alta prioridade são, de fato, processadas mais rápido do que as de prioridade baixa. Qualquer discrepância pode indicar problemas na alocação de recursos, gargalos de aprovação para mudanças críticas ou falta de aderência às regras de priorização.

Permite analisar se mudanças de alta prioridade são processadas mais rapidamente do que as de baixa prioridade, validando a eficácia das políticas de priorização.

Localizado no registro principal ou nos dados de cabeçalho da solicitação de mudança.

O Serviço de Negócio Afetado identifica a capacidade central de negócio, como 'Serviço de E-mail' ou 'Internet Banking', que a mudança modificará. Isso também pode ser um Item de Configuração (CI) técnico específico, como um servidor ou aplicação, que suporta um serviço de negócio.

Este atributo fornece um contexto de negócio crítico para o processo de gestão de mudanças. Ele permite que a análise seja estruturada em termos de impacto no negócio, e não apenas de atividade de TI. Por exemplo, os analistas podem identificar quais serviços são alterados com mais frequência, o que pode indicar instabilidade ou uma alta taxa de inovação. Também ajuda a priorizar mudanças e avaliar riscos ao vincular as alterações técnicas às funções de negócio que elas suportam.

Vincula as mudanças de TI ao contexto de negócio, permitindo analisar quais serviços de negócio são mais impactados pelas atividades de mudança e riscos associados.

Encontrado no registro principal da solicitação de mudança, muitas vezes vinculado a um Configuration Management Database (CMDB).

O Status da Mudança indica a fase de um pedido em um determinado momento ou seu resultado final. Os status geralmente correspondem aos marcos principais do processo e oferecem uma visão macro do progresso.

Este atributo pode ser usado de duas formas: como um atributo de estado (snapshot), mostrando o estágio atual de todas as mudanças abertas — útil para dashboards operacionais que monitoram throughput e backlogs — ou como um atributo de evento, onde a própria mudança de status é considerada uma atividade. Isso ajuda a enriquecer o event log quando os dados detalhados de atividades são escassos. Analisar as transições de status ajuda a entender o ciclo de vida e identificar onde as mudanças ficam travadas.

Fornece um panorama do progresso da mudança, permitindo a análise de gargalos, throughput e o estado atual do backlog de mudanças.

Encontrado no registro de cabeçalho da solicitação de mudança. Mudanças históricas de status podem ser encontradas em um log de auditoria.

O Tipo de Mudança é uma categorização crítica que define o workflow necessário, as etapas de aprovação e a urgência de um pedido. Mudanças Padrão são geralmente pré-aprovadas e de baixo risco; Mudanças Normais seguem o fluxo completo de avaliação e aprovação; e Mudanças Emergenciais exigem um tratamento acelerado devido a uma necessidade urgente do negócio.

Analisar o processo pelo Tipo de Mudança é fundamental na gestão de mudanças. Isso permite comparar o desempenho e a conformidade de diferentes fluxos de trabalho. Por exemplo, analistas podem verificar se as mudanças Emergenciais realmente seguem um caminho mais rápido ou se as Padrão respeitam seu fluxo simplificado e pré-aprovado. Essa segmentação é a chave para entender as variações do processo e garantir o nível correto de governança.

Este atributo é essencial para segmentar a análise, já que diferentes tipos de mudança possuem fluxos de processo distintos, requisitos de aprovação específicos e expectativas de desempenho variadas.

Localizado no registro principal ou nos dados de cabeçalho da solicitação de mudança.

O Usuário Responsável é a pessoa específica designada para uma solicitação de mudança ou atividade. Este atributo oferece uma visão mais granular da carga de trabalho e responsabilidade do que a atribuição por equipe.

Analisar dados no nível do usuário ajuda na gestão de desempenho e na identificação de oportunidades de treinamento. Pode destacar especialistas no processo ou pessoas que precisam de apoio em tarefas específicas. Também serve para analisar o retrabalho — por exemplo, para ver se mudanças tratadas por certos indivíduos têm mais chance de serem rejeitadas. Contudo, essas informações devem ser usadas de forma construtiva para melhoria do processo, e não de maneira punitiva.

Fornece uma visão granular para analisar a carga de trabalho e o desempenho individual, ajudando a identificar especialistas e possíveis necessidades de treinamento nas equipes.

Geralmente encontrado no registro da solicitação ou nos detalhes da tarefa, muitas vezes rotulado como 'Responsável' ou 'Atribuído a'.

A Data de Conclusão Planejada é o prazo definido para a mudança, geralmente determinado por necessidades de negócio ou SLAs (Acordos de Nível de Serviço). Ela serve como referência para medir a pontualidade e o desempenho do processo.

Este atributo é essencial para analisar a performance do SLA. Ao comparar a data de conclusão real com a planejada, as empresas podem calcular a Taxa de Conclusão no Prazo, um KPI fundamental. Analisar as mudanças que perdem o prazo ajuda a identificar as causas raiz dos atrasos, sejam eles relacionados a gargalos de aprovação, falta de recursos ou planos irreais.

Este é um atributo-chave para medir a conformidade com o SLA e a entrega no prazo, ajudando a identificar as causas raiz de atrasos no processo.

Geralmente localizado nos dados de cabeçalho da solicitação de mudança.

O Impacto da Mudança mede o efeito potencial de uma alteração nas operações, serviços ou infraestrutura de negócio. É um dado fundamental, junto com a urgência, para determinar a prioridade geral da mudança. Por exemplo, uma mudança que afeta um serviço crítico voltado ao cliente tem um alto impacto.

Analisar pelo impacto ajuda a garantir que as mudanças que afetam serviços críticos sejam gerenciadas com o cuidado apropriado. Isso pode ser usado na verificação de conformidade para atestar que mudanças de alto impacto sempre passem por etapas específicas de aprovação ou teste. Também permite comparações de desempenho, como verificar se mudanças de alto impacto levam mais tempo para serem implementadas devido a revisões e testes mais extensos.

Ajuda a verificar se as mudanças com alto impacto nos negócios seguem caminhos de revisão e teste mais rigorosos, garantindo a governança adequada.

Localizado no registro principal ou nos dados de cabeçalho da solicitação de mudança.

O Motivo da Mudança é uma descrição textual que detalha o que impulsionou o pedido de mudança. Ele responde à pergunta: "Por que estamos fazendo isso?", fornecendo contexto como "Patch de segurança para vulnerabilidade crítica" ou "Nova funcionalidade para melhorar a experiência do cliente".

Embora seja frequentemente um campo de texto livre, este atributo pode trazer insights qualitativos valiosos quando categorizado ou analisado com técnicas de mineração de texto. Ele ajuda a entender a demanda por mudanças em diferentes áreas do negócio. Por exemplo, uma análise pode revelar que grande parte das mudanças é motivada por correções de bugs, indicando possíveis problemas de qualidade de software, enquanto outro período pode mostrar um alto volume relacionado a projetos estratégicos.

Fornece contexto de negócio sobre o motivo pelo qual as mudanças estão sendo iniciadas, ajudando a analisar os principais drivers de mudança na organização.

Geralmente encontrado no formulário de submissão inicial ou nos detalhes de cabeçalho do pedido de mudança.

O Motivo do Resultado da Mudança explica por que uma solicitação de mudança terminou de determinada forma. Para mudanças bem-sucedidas, pode ser 'Sucesso'. Para falhas, pode ser 'Sem sucesso - Rollback iniciado'. Para solicitações rejeitadas ou canceladas, ele traz a justificativa, como 'Justificativa insuficiente' ou 'Cancelado pelo solicitante'.

Este atributo é vital para a análise de causa raiz de mudanças que falharam ou foram rejeitadas. Ao categorizar e analisar esses motivos, as organizações conseguem identificar padrões comuns de falha. Por exemplo, se muitas mudanças são negadas por 'Informação incompleta', isso sinaliza a necessidade de melhorar o processo de submissão. Esses dados ajudam no cálculo e na compreensão de KPIs como a Taxa de Falha de Mudança e a Taxa de Aprovação de Primeira.

Fornece dados críticos para a análise de causa raiz de mudanças que falharam, foram rejeitadas ou canceladas, ajudando a melhorar a qualidade das futuras solicitações.

Encontrado nos detalhes de fechamento de um registro de solicitação de mudança. Pode ser chamado de 'Código de Fechamento', 'Resolução' ou 'Motivo da Rejeição'.

A Urgência da Mudança indica o quão rápido algo precisa ser implementado para atender às necessidades do negócio. Ela reflete a criticidade de tempo, independente do impacto potencial. Uma mudança pode ter baixo impacto, mas alta urgência, como um ajuste pequeno antes do lançamento de uma campanha de marketing.

A urgência é um componente essencial no cálculo da prioridade e serve para analisar a agilidade da gestão de mudanças. Analistas podem investigar se os pedidos de alta urgência estão sendo processados mais rápido de fato. Comparar os tempos de ciclo entre diferentes níveis de urgência revela se o processo responde às demandas do negócio ou se todas as mudanças são tratadas com a mesma velocidade, sem considerar a sensibilidade ao tempo.

Permite analisar a capacidade de resposta do processo a necessidades de negócio urgentes, comparando os tempos de ciclo entre diferentes níveis de urgência.

Localizado no registro principal ou nos dados de cabeçalho da solicitação de mudança.