Su plantilla de datos de Cierre de Periodo y Conciliación de Del Registro al Informe

SAP S/4HANA
Su `plantilla de datos` de `Cierre de Periodo` y `Conciliación` de Del Registro al Informe

Su plantilla de datos de Cierre de Periodo y Conciliación de Del Registro al Informe

Esta `plantilla` proporciona una `guía completa` para la `recopilación de los datos necesarios` para `analizar` su proceso Del Registro al Informe - `Cierre de Periodo` y `Conciliación`. Describe `atributos de datos esenciales`, `actividades clave del proceso` y `orientación de extracción detallada`. Utilice este `recurso` para `optimizar la preparación de sus datos` y `poner en marcha su viaje de Process Mining`.
  • Atributos recomendados para recopilar
  • `Actividades` clave a seguir para el análisis de procesos
  • Guía paso a paso para la extracción de datos
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos de Cierre del Periodo y Conciliación (Del Registro al Informe)

Estos son los `campos de datos` recomendados para incluir en su `registro de eventos` para un `análisis` completo del cierre de periodo y la conciliación del Registro al Informe.
3 Requerido 8 Recomendado 11 Opcional
Nombre Descripción
Período Financiero
FinancialPeriod
Un identificador único para el ciclo de informes financieros, como '2023-12' para diciembre de 2023, que sirve como `case` para el proceso de cierre de fin de período.
Descripción

El periodo financiero es el identificador de case que agrupa las actividades de cierre contable para un tiempo determinado, como un mes o un año fiscal. Cada periodo representa un ciclo completo del proceso de cierre.

En Process Mining, este atributo permite rastrear todo el flujo del cierre, desde la apertura hasta el reporte final. Facilita la comparación de cycle times entre periodos, ayuda a identificar rutas comunes y permite analizar diferencias entre cierres mensuales o anuales. Al tratar cada periodo como un case, los analistas pueden evaluar el desempeño histórico y detectar bottlenecks sistémicos.

Por qué es importante

Este es el identificador de caso esencial que enmarca el análisis, permitiendo la comparación del rendimiento del cierre de periodo a lo largo del tiempo y la identificación de tendencias o problemas recurrentes.

Dónde obtener

Derivado combinando los campos Año Fiscal (GJAHR) y Período de Contabilización (MONAT) de las cabeceras de los documentos financieros, típicamente de tablas como BKPF.

Ejemplos
2023-122024-032024-Q1
Actividad
ActivityName
El nombre de un paso o tarea de negocio específico realizado dentro del proceso de cierre de periodo, como 'Asiento Contable de Ajuste Contabilizado' o 'Periodo Cerrado para Contabilización'.
Descripción

Este atributo representa un único evento o tarea en el proceso de cierre de periodo y conciliación de extremo a extremo. Las actividades son los componentes básicos del mapa de procesos, mostrando la secuencia de trabajo realizada. A menudo se derivan de una combinación de códigos de transacción, tipos de documento o cambios de estado dentro de SAP S/4HANA.

Analizar las actividades es fundamental para el Process Mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar desviaciones del procedimiento estándar, descubrir cuellos de botella donde las actividades tardan demasiado, y comprender la frecuencia y el orden de las tareas. Esto es crucial para dashboards como el Análisis de Variantes de Cierre de Periodo y el Estado Actual del Cierre de Periodo.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, formando la base del mapa de procesos y permitiendo el análisis del flujo del proceso, las desviaciones y los cuellos de botella.

Dónde obtener

Derivado de varias fuentes, como códigos de transacción (TCODE), tipos de documento (BLART) o campos de estado en tablas relacionadas con tareas de cierre financiero (por ejemplo, del cockpit de Cierre Financiero de SAP).

Ejemplos
Período Abierto para ContabilizaciónConciliación de Cuentas IniciadaEstados Financieros GeneradosConciliación Intercompany Iniciada
Hora de Inicio
EventTime
La `timestamp` que indica cuándo una actividad específica comenzó o fue registrada en el sistema.
Descripción

El Event Time (Hora del Evento) captura la fecha y hora precisas en que ocurrió una actividad. Para las contabilizaciones financieras, suele ser la hora de creación (CPUTM) o la fecha de contabilización (BUDAT) de un documento. Para los cambios de estado o tareas, es el timestamp cuando se registró el cambio.

Este atributo es crítico para el orden cronológico de las actividades y es la base de todo análisis basado en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, la duración de tareas específicas y la duración general del proceso de principio a fin. Apoya directamente los KPI como el Tiempo de Ciclo de Cierre Periódico Promedio y el Tiempo Promedio de Aprobación de Conciliación.

Por qué es importante

Este timestamp obligatorio permite la ordenación cronológica de eventos y es la base para todos los cálculos de duración y rendimiento.

Dónde obtener

Obtenido de campos de timestamp como Fecha de Creación (CPUDT) y Hora de Creación (CPUTM) en tablas como BKPF, o de campos de fecha de cambio en varias tablas de estado (ej., CDHDR, CDPOS).

Ejemplos
2023-12-28T09:15:30Z2024-01-02T14:00:12Z2024-01-05T11:21:00Z
Estado de la Conciliación
ReconciliationStatus
El estado de una actividad de conciliación de cuentas, como 'Abierta', 'En Curso' o 'Aprobada'.
Descripción

Este atributo rastrea el estado de un proceso de conciliación para una cuenta o tarea determinada. Indica si una conciliación ha sido iniciada, enviada para revisión, aprobada o rechazada. Los cambios de estado son eventos clave en el proceso.

Esto es fundamental para el dashboard 'Análisis de Retrabajo de Conciliación'. Al analizar la secuencia de estados, es posible identificar cuándo un estado 'Aprobado' es seguido por ajustes adicionales, lo que indica retrabajo. También apoya el KPI 'Tasa de Conciliación a la Primera' al mostrar qué conciliaciones se aprueban sin ningún rechazo o reapertura precedente.

Por qué es importante

Rastrea el progreso y el resultado de las tareas de conciliación, haciendo posible identificar retrabajos, medir las tasas de aprobación y analizar los cuellos de botella.

Dónde obtener

Esta información se almacena típicamente en tablas relacionadas con la herramienta de conciliación específica que se utiliza, como el cockpit de Cierre Financiero de SAP o SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine.

Ejemplos
No IniciadoEn PreparaciónAprobadoRechazada
Fecha Objetivo de Finalización
TargetCompletionDate
La fecha prevista o límite para completar una actividad clave, como la generación de estados financieros.
Descripción

La Fecha Objetivo de Finalización representa la fecha límite interna o externa para un hito específico en el proceso de cierre de periodo. Es la fecha en la que se espera que una tarea esté terminada.

Este atributo es esencial para medir el cumplimiento del cronograma y el rendimiento frente a los plazos. Es la base para el dashboard 'Cumplimiento de Plazos de Informe' y el KPI 'Tasa de Presentación de Estados Financieros a Tiempo', que comparan esta fecha objetivo con la ActualCompletionDate. El análisis de las desviaciones ayuda a las organizaciones a comprender y mejorar su capacidad de cerrar a tiempo.

Por qué es importante

Permite el análisis del rendimiento frente a los plazos, ayudando a medir y mejorar las tasas de finalización a tiempo para las actividades críticas de cierre.

Dónde obtener

Estos datos a menudo residen en un sistema de gestión de tareas o de programación, como el cockpit de Cierre Financiero de SAP, donde se definen listas de tareas de cierre con fechas de fin planificadas.

Ejemplos
2024-01-05T23:59:59Z2024-04-04T23:59:59Z2024-07-05T23:59:59Z
Hora de Finalización
EndTime
El timestamp que indica cuándo se completó una actividad.
Descripción

La hora de fin marca el momento en que se completa una tarea. En ciertos casos, puede coincidir con la hora de inicio si se trata de eventos instantáneos registrados en el sistema. Para actividades con una duración medible, representa el timestamp de finalización.

Junto con la hora de inicio, este atributo es indispensable para calcular el ProcessingTime de cada actividad. Esto es esencial para analizar el rendimiento, identificar bottlenecks y optimizar la asignación de recursos. Los dashboards, como el de eficiencia en la asignación de recursos, dependen de la precisión de estas horas para medir cuánto tiempo dedican los usuarios a sus tareas.

Por qué es importante

Permite el cálculo de las duraciones de las actividades (Tiempo de Procesamiento), lo cual es crucial para identificar los cuellos de botella de rendimiento y analizar la eficiencia.

Dónde obtener

Al igual que el Start Time (Hora de Inicio), esto puede obtenerse de varios campos de timestamp. Para algunas actividades, podría ser el mismo que el Start Time. Para otras, podría ser una fecha de 'finalización' o 'cambio' separada en las tablas de la aplicación o en los logs de cambios (CDHDR, CDPOS).

Ejemplos
2023-12-28T09:16:10Z2024-01-02T17:30:00Z2024-01-05T11:21:00Z
Número de Cuenta de Mayor (GL)
GlAccountNumber
El identificador de una cuenta específica en el Libro Mayor.
Descripción

El Número de Cuenta de Mayor (GL) identifica cuentas individuales utilizadas para registrar transacciones financieras, como efectivo, cuentas por pagar o ingresos. Muchas actividades de fin de periodo, como conciliaciones y asientos de ajuste, están directamente relacionadas con cuentas de mayor específicas.

Este atributo es esencial para un análisis detallado del proceso financiero. El dashboard 'Análisis de Asientos Contables de Ajuste' lo utiliza para mostrar el volumen de ajustes por cuenta, ayudando a identificar áreas problemáticas. El KPI 'Tiempo Promedio de Conciliación de Cuentas GL' también se basa en esto para señalar retrasos relacionados con cuentas específicas.

Por qué es importante

Vincula las actividades del proceso a cuentas financieras específicas, lo que permite un análisis detallado de las conciliaciones y los asientos contables para encontrar las causas raíz de los problemas.

Dónde obtener

Encontrado en las tablas de partidas individuales de documentos financieros, principalmente BSEG (campo HKONT) o la tabla de asiento contable universal ACDOCA de S/4HANA.

Ejemplos
113100004000000073000000
Número de Documento
DocumentNumber
El `identificador` único para un documento financiero, como un `asiento contable`.
Descripción

El Número de Documento es una clave única asignada por SAP a cada contabilización financiera. Sirve como referencia principal para el seguimiento y la auditoría de las transacciones individuales que componen las actividades del proceso de cierre.

Aunque no es un ID de caso en sí mismo, proporciona un vínculo crucial con el sistema de origen. Los analistas pueden usar el Número de Documento para profundizar desde una vista de Process Mining en los detalles de transacciones específicos en SAP S/4HANA para el análisis de la causa raíz. Es particularmente útil al investigar asientos contables de ajuste o contabilizaciones de conciliación específicas.

Por qué es importante

Proporciona una referencia directa a la transacción subyacente en SAP, lo que permite una fácil exploración y auditabilidad desde el modelo de proceso.

Dónde obtener

Ubicado en la tabla de cabecera del documento financiero BKPF (campo BELNR) y en las tablas de partidas individuales como BSEG o ACDOCA.

Ejemplos
100000045190000001300000023
Sociedad
CompanyCode
Un identificador único para una entidad legal o empresa dentro de la organización SAP.
Descripción

La Sociedad GL representa una unidad contable independiente dentro de una empresa, para la cual se puede crear un conjunto completo y autónomo de cuentas. Todas las actividades de cierre de periodo se realizan a nivel de Sociedad GL.

Esta es una dimensión organizacional fundamental para el análisis financiero. En Process Mining, permite comparar el proceso de cierre de periodo entre diferentes entidades legales. El dashboard 'Análisis de Variantes de Cierre de Periodo' utiliza la Sociedad GL para identificar inconsistencias y promover la estandarización de los procedimientos de cierre.

Por qué es importante

Proporciona un contexto organizacional crítico, permitiendo la comparación de procesos entre diferentes entidades legales para identificar variaciones y mejores prácticas.

Dónde obtener

Encontrado en prácticamente todas las tablas financieras de SAP, especialmente en la tabla de cabecera BKPF (campo BUKRS).

Ejemplos
10001710US01DE01
Tiempo de Procesamiento
ProcessingTime
La duración de una actividad individual, calculada como la diferencia entre su Hora de Fin y Hora de Inicio.
Descripción

El Processing Time (Tiempo de Procesamiento), también conocido como duración de la actividad, mide el tiempo dedicado a una sola tarea. Se calcula restando el StartTime (Hora de Inicio) del EndTime (Hora de Finalización) de un event.

Esta métrica calculada es fundamental para el análisis de rendimiento. Ayuda a identificar cuellos de botella a nivel de actividad y es la medida principal utilizada en los dashboards de 'Eficiencia en la Asignación de Recursos' y 'Rendimiento de Aprobación de Conciliaciones'. La suma de los tiempos de procesamiento también puede proporcionar información sobre el tiempo total de contacto dentro del proceso.

Por qué es importante

Mide la duración de las tareas individuales, destacando directamente los cuellos de botella y formando la base para el análisis de eficiencia.

Dónde obtener

Campo calculado: EndTime - StartTime.

Ejemplos
PT1M30SPT8HP2D
Usuario Responsable
ResponsibleUser
El `ID` de usuario de la persona que ejecutó la actividad o es responsable de la `tarea`.
Descripción

Este atributo identifica al empleado que realizó una tarea determinada, como contabilizar un asiento contable o aprobar una conciliación. Se captura típicamente como un ID de usuario en registros del sistema y cabeceras de documento.

Analizar el proceso por usuario es crítico para comprender la distribución de la carga de trabajo, el rendimiento individual y las necesidades de capacitación. El dashboard de Eficiencia en la Asignación de Recursos utiliza directamente este atributo para visualizar los tiempos de procesamiento de actividad por usuario. También puede ayudar a identificar candidatos para la automatización al resaltar tareas repetitivas realizadas por muchos usuarios.

Por qué es importante

Conecta las actividades del proceso con las personas que las realizaron, permitiendo el análisis de la carga de trabajo, la optimización de recursos y la gestión del rendimiento.

Dónde obtener

Comúnmente encontrado en tablas de cabecera de documento como BKPF (campo USNAM - Nombre de usuario) o en tablas de documentos de cambio como CDHDR (campo USERNAME).

Ejemplos
ABROWNCSMITHDJOHNSON
A Tiempo
IsOnTime
Un indicador booleano que es verdadero si un hito se completó en o antes de su fecha objetivo.
Descripción

Este atributo proporciona un resultado binario simple para el cumplimiento del cronograma. Se calcula comparando la ActualCompletionDate con la TargetCompletionDate para un hito específico, como la aprobación de estados financieros.

Este es el cálculo central detrás del KPI 'Tasa de Presentación de Estados Financieros a Tiempo'. Simplifica el seguimiento del rendimiento al convertir las comparaciones de fechas en un estado claro de 'a tiempo' o 'tarde', que se visualiza fácilmente en dashboards e informes. Ayuda a medir la efectividad de las iniciativas destinadas a acelerar el cierre.

Por qué es importante

Simplifica el análisis del cumplimiento de plazos en un resultado claro de éxito o fracaso, facilitando el seguimiento y la presentación de informes sobre el rendimiento a tiempo.

Dónde obtener

Campo calculado: ActualCompletionDate <= TargetCompletionDate.

Ejemplos
truefalse
Automatizado
IsAutomated
Un indicador booleano que señala si la `actividad` fue realizada por un usuario del sistema o por un proceso automatizado.
Descripción

Este indicador diferencia entre tareas realizadas manualmente por un usuario humano y aquellas ejecutadas automáticamente por el sistema, como un trabajo por lotes programado para la valoración de moneda o las ejecuciones de compensación automatizadas. Se deriva típicamente basándose en el ID de ResponsibleUser (por ejemplo, si el usuario es 'SAP_BATCH') o el TransactionCode.

Este atributo es clave para comprender el nivel de automatización en el proceso de cierre. Ayuda a identificar oportunidades para una mayor automatización al destacar tareas manuales de alto volumen. También se utiliza en el análisis de causa raíz para ver si se están produciendo cuellos de botella en pasos manuales o automatizados.

Por qué es importante

Distingue entre actividades humanas y del sistema, lo cual es crítico para identificar oportunidades de automatización y analizar la eficiencia de ambas.

Dónde obtener

Este es un atributo derivado, a menudo basado en una regla aplicada al campo 'ResponsibleUser' (por ejemplo, verificando ID de usuarios de sistema o de lote como 'BATCHUSER') o el TransactionCode.

Ejemplos
truefalse
Código de Transacción
TransactionCode
El `código de transacción` (T-code) de SAP utilizado para ejecutar la actividad.
Descripción

Un código de transacción es un atajo para iniciar una función o programa específico en SAP. Por ejemplo, FB01 se utiliza para contabilizar un documento y FAGLB03 para mostrar los saldos de las cuentas de mayor (GL). El código T a menudo proporciona un indicador técnico claro de la actividad que se realizó.

Este atributo ayuda a crear las definiciones de actividad para el modelo de proceso. Es una forma fiable de diferenciar entre actividades automatizadas y manuales y de comprender exactamente cómo se realizó una tarea en el sistema. El análisis de los códigos T puede revelar métodos no estándar o ineficientes utilizados por los empleados.

Por qué es importante

Proporciona una vista técnica, a nivel de sistema, de cómo se realizó una actividad, lo cual es útil para identificar pasos manuales vs. automatizados y procedimientos no estándar.

Dónde obtener

Encontrado en la tabla de cabecera de documento financiero BKPF (campo TCODE) o en los logs de documentos de cambio.

Ejemplos
FB01FAGL_FCVF.13
Es Reelaboración de Conciliación
IsReconciliationRework
Un indicador booleano que es verdadero si una `actividad` de conciliación es seguida por un rechazo o ajustes adicionales.
Descripción

Este atributo calculado identifica instancias de retrabajo dentro del subproceso de conciliación. La lógica marca actividades o casos donde una conciliación es rechazada, reabierta después de ser enviada, o donde se contabilizan asientos de ajuste después de que una conciliación se suponía completa para una cuenta GL.

Este indicador está diseñado específicamente para impulsar el dashboard 'Análisis de Retrabajo de Conciliación' y el KPI 'Tasa de Retrabajo de Conciliación'. Transforma secuencias de procesos complejas en un atributo simple y medible que cuantifica la magnitud del retrabajo, ayudando a los equipos a centrarse en mejorar la calidad a la primera.

Por qué es importante

Cuantifica directamente la reelaboración, una forma clave de ineficiencia del proceso, lo que permite un análisis dirigido y esfuerzos de mejora para la calidad de la conciliación.

Dónde obtener

Calculado en base a la secuencia de actividades. Por ejemplo, se establece una bandera en verdadero si la secuencia 'Conciliación Aprobada' es seguida por 'Asiento Contable de Ajuste Contabilizado' para la misma Cuenta de Mayor (GL) dentro del mismo período.

Ejemplos
truefalse
Fecha de Finalización Real
ActualCompletionDate
La fecha real en que se completó una actividad clave o el cierre de todo el periodo.
Descripción

Este atributo captura la fecha de finalización real de un hito significativo. Es la timestamp de la aprobación final de los estados financieros o el cierre del periodo contable.

Es la contraparte de TargetCompletionDate y es esencial para medir el rendimiento a tiempo. El dashboard 'Cumplimiento de Plazos de Informe' y el KPI 'Tasa de Presentación de Estados Financieros a Tiempo' comparan directamente las fechas Reales vs. Objetivo para calcular la variación y las tasas de cumplimiento.

Por qué es importante

Proporciona la temporización real de los hitos, lo cual es necesario para medir el rendimiento frente a los plazos planificados y analizar los retrasos.

Dónde obtener

Obtenido del EventTime de la actividad final en una secuencia, como 'Estados Financieros Aprobados' o 'Periodo Cerrado para Contabilización'.

Ejemplos
2024-01-06T10:00:00Z2024-04-05T17:00:00Z2024-07-04T11:00:00Z
Importe del Documento
DocumentAmount
El valor total de la contabilización financiera en la moneda del documento.
Descripción

Este atributo representa el valor monetario asociado a un documento financiero. Para los ajustes de fin de periodo, esto podría ser el importe del devengo o la corrección que se está contabilizando.

Analizar el importe es útil para las evaluaciones de materialidad. Permite a los analistas priorizar la investigación de asientos de ajuste de alto valor, lo que puede plantear un mayor riesgo financiero. Se puede utilizar para filtrar el mapa de procesos y centrarse solo en transacciones por encima de un determinado umbral, simplificando la vista a las actividades más significativas.

Por qué es importante

Añade una dimensión financiera al análisis, permitiendo la priorización de los problemas en función del impacto monetario y la materialidad.

Dónde obtener

Este valor típicamente necesita ser agregado de tablas de partidas individuales como BSEG o ACDOCA (campo WRBTR - Importe en moneda del documento).

Ejemplos
15000.00250.75-500.00
Moneda del Documento
DocumentCurrency
El código de moneda para los importes en el documento financiero.
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se registró la transacción, como USD, EUR o JPY. Proporciona contexto esencial para el atributo DocumentAmount.

En organizaciones multinacionales, el análisis por moneda puede ser importante. Asegura que los valores monetarios se interpreten correctamente y es necesario para cualquier conversión a una moneda de informe única para el análisis agregado. Sin este contexto, los valores de DocumentAmount no pueden compararse o sumarse significativamente.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para cualquier valor monetario, asegurando que los montos se interpreten correctamente, especialmente en un entorno multidivisa.

Dónde obtener

Ubicado en la tabla de cabecera del documento financiero BKPF (campo WAERS).

Ejemplos
USDEURJPY
Source System
SourceSystemId
Identificador de la instancia o cliente específico de SAP S/4HANA de donde se extrajeron los `datos`.
Descripción

Este atributo especifica el sistema de origen de los datos. En entornos con múltiples instancias de SAP (por ejemplo, para diferentes regiones o unidades de negocio), este campo es crucial para distinguir las fuentes de datos.

Se utiliza principalmente para la gobernanza de datos, la auditoría y garantizar la integridad de los datos. En el análisis, se puede utilizar como filtro para comparar procesos en diferentes sistemas de origen si se combinan en un único modelo de Process Mining.

Por qué es importante

Proporciona la trazabilidad de los datos y el contexto esenciales, asegurando la claridad sobre el origen de los datos, especialmente en entornos de múltiples sistemas.

Dónde obtener

Estos son típicamente metadatos añadidos durante el proceso de extracción de datos, a menudo obtenidos del ID del sistema (SY-SYSID) o cliente (SY-MANDT) en SAP.

Ejemplos
S4H_PROD_100S4H_QAS_200ECC_LEGACY_001
Tiempo de Ciclo de Cierre Periódico
PeriodCloseCycleTime
El tiempo total que se tarda en un periodo financiero, desde la primera hasta la última actividad.
Descripción

Esta métrica representa la duración de extremo a extremo del proceso de cierre de periodo para un único caso (Periodo Financiero). Se calcula como la diferencia entre el timestamp de la última actividad y la primera actividad dentro de ese periodo.

Este es un indicador clave de rendimiento primario, que soporta directamente el dashboard 'Vista General del Tiempo de Ciclo de Cierre de Periodo' y el KPI 'Tiempo Promedio del Ciclo de Cierre de Periodo'. Proporciona una medida de alto nivel de la eficiencia y velocidad generales del proceso de cierre, permitiendo comparaciones a lo largo del tiempo y benchmarking entre diferentes sociedades.

Por qué es importante

Representa el KPI principal para la duración total del proceso, permitiendo un seguimiento de alto nivel de las mejoras de eficiencia a lo largo del tiempo.

Dónde obtener

Calculado a nivel de case: MAX(EventTime) - MIN(EventTime) para cada FinancialPeriod.

Ejemplos
P5D10H30MP7D2HP6D
Tipo de Asiento Contable
JournalEntryType
El tipo de documento financiero que se contabiliza, diferenciando entre asientos estándar, devengos y `ajustes`.
Descripción

El Tipo de Asiento Contable, o Tipo de Documento en la terminología SAP, es una clave que clasifica los documentos contables. Controla a qué tipos de cuenta se puede contabilizar un documento y se utiliza para distinguir diferentes transacciones comerciales, como una factura de proveedor (KR), una contabilización en el libro mayor (SA) o un pago de cliente (DZ).

En el contexto del cierre de periodo, este atributo es crucial para aislar tipos específicos de actividades. Por ejemplo, permite a los analistas centrarse en los asientos contables de ajuste para respaldar el dashboard 'Análisis de Asientos Contables de Ajuste' y el KPI 'Recuento de Asientos Contables de Ajuste'. También ayuda a calcular el 'Ratio de Contabilizaciones Manuales'.

Por qué es importante

Categoriza las transacciones financieras, permitiendo que el análisis se centre en tipos específicos de contabilizaciones, como los ajustes manuales, que son críticos para un cierre de período sin problemas.

Dónde obtener

Este es un campo estándar en la tabla de cabecera de documentos financieros BKPF (campo BLART).

Ejemplos
SAKRAB
Última actualización de datos
LastDataUpdate
El timestamp que indica la última vez que se actualizaron o extrajeron los datos del sistema de origen.
Descripción

Este atributo registra la fecha y hora de la extracción de datos más reciente. Proporciona contexto sobre la frescura de los datos que se están analizando en la herramienta de Process Mining.

Su propósito principal es para la gobernanza de datos y la conciencia del usuario. Los espectadores del dashboard pueden ver cuán actual es el análisis, lo cual es especialmente importante para dashboards de monitoreo casi en tiempo real como el 'Estado Actual del Cierre de Periodo'. Ayuda a los usuarios a entender si están viendo datos de hoy, ayer o la semana pasada.

Por qué es importante

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que comprendan cuán recientes son las insights del proceso.

Dónde obtener

Estos son metadatos generados y marcados en el conjunto de datos por la herramienta de extracción de datos o ETL en el momento de la ejecución.

Ejemplos
2024-06-10T08:00:00Z2024-06-09T08:00:00Z
Requerido Recomendado Opcional

Actividades de Cierre del Periodo y Conciliación (Del Registro al Informe)

Estos son los pasos y hitos clave del proceso que debe capturar en su registro de eventos para un descubrimiento y optimización de procesos precisos.
7 Recomendado 7 Opcional
Actividad Descripción
Asiento Contable de Ajuste Contabilizado
Representa un asiento contable correctivo realizado después de que se hayan efectuado las conciliaciones iniciales, generalmente para subsanar discrepancias detectadas durante el proceso de revisión. Se trata de una transacción explícita registrada en el Libro Mayor.
Por qué es importante

Una alta frecuencia de asientos de ajuste indica una baja calidad inicial en los procesos o conciliaciones previos. Analizar estos asientos es clave para identificar las causas raíz de los errores y reducir la reelaboración.

Dónde obtener

Registrados como documentos explícitos en las tablas ACDOCA y BKPF. Se pueden identificar por tipos de documento específicos, fechas de contabilización tardías en el ciclo de cierre o descripciones de texto concretas.

Capturar

Filtre los asientos contables en BKPF basándose en una combinación de tipo de documento y fecha de contabilización en relación con las actividades de conciliación.

Tipo de evento explicit
Conciliación de Cuentas Aprobada
Esta actividad significa la aprobación final de una `conciliación de cuenta` GL, confirmando que el saldo está justificado y que cualquier problema ha sido resuelto. Esto se infiere de un `cambio de estado` a 'Aprobado' en una `herramienta de conciliación`.
Por qué es importante

Este hito marca la finalización de una actividad de control crítica. El seguimiento de los tiempos de aprobación ayuda a identificar cuellos de botella en el proceso de revisión y es esencial para medir el retrabajo y el rendimiento a la primera.

Dónde obtener

Capturado de un sistema de gestión de conciliaciones, como SAP Account Substantiation and Automation, mediante el seguimiento del timestamp del estado final de aprobación.

Capturar

Identifique el timestamp cuando el campo de estado de una conciliación se actualiza a su estado terminal 'Aprobado'.

Tipo de evento inferred
Conciliación de Cuentas Iniciada
Marca el inicio del proceso manual o semiautomatizado de justificación de saldos de cuentas de mayor (GL). Esto se infiere cuando el estado de una conciliación cambia de 'Nuevo' a 'En Curso' o cuando se registra la primera `actividad` del preparador.
Por qué es importante

Este es un hito clave para comprender la duración y el esfuerzo involucrados en la justificación del balance general. Ayuda a identificar qué cuentas o departamentos inician sus conciliaciones tarde.

Dónde obtener

Este evento se captura típicamente de una herramienta de conciliación dedicada como SAP Account Substantiation and Automation by BlackLine o de otros sistemas de terceros. Se infiere de los timestamps de cambio de estado.

Capturar

Rastree la timestamp del primer cambio de estado de 'No Iniciado' para una conciliación de cuenta GL dada.

Tipo de evento inferred
Conciliación Intercompany Iniciada
Esta actividad significa el inicio del proceso para conciliar y casar transacciones entre diferentes `sociedades` dentro del mismo `grupo corporativo`. Esto a menudo se inicia ejecutando una `tarea de conciliación` o creando un nuevo `caso de conciliación` en la herramienta ICMR de SAP.
Por qué es importante

La conciliación intercompany es a menudo compleja y consume mucho tiempo. Analizar su duración y flujo es crucial para agilizar el cierre del grupo y garantizar que los estados financieros consolidados sean precisos.

Dónde obtener

Inferido de cambios de estado dentro del módulo SAP Intercompany Matching and Reconciliation (ICMR) o de la creación de los primeros documentos de conciliación para el período.

Capturar

Rastree la fecha de creación o el timestamp de cambio de estado para unidades de conciliación dentro de la herramienta ICMR para el periodo dado.

Tipo de evento inferred
Estados Financieros Generados
Esta actividad marca la creación de los estados financieros oficiales, como el `Balance General` y el `Estado de Resultados`. Representa la culminación de los `procesos de contabilidad` y `consolidación` de fin de periodo.
Por qué es importante

Este es un hito importante en el ciclo Del Registro al Informe. Su momento es crítico para cumplir con los plazos de informes y proporcionar información oportuna a los interesados.

Dónde obtener

Mejor capturado a través de una herramienta de gestión de cierre financiero como SAP Financial Closing Cockpit, donde es una tarea explícita. De lo contrario, debe inferirse de los logs de generación de informes o de los timestamps de creación de archivos.

Capturar

Rastree el estado de finalización de la tarea 'Generar Estados Financieros' en una herramienta de cierre o analice los registros de ejecución de informes.

Tipo de evento inferred
Período Abierto para Contabilización
Esto marca el `inicio` del `periodo financiero`, donde los `periodos contables` se `abren` para el `registro de transacciones`. Este es un `cambio de configuración explícito y registrado` realizado por un `administrador financiero` en SAP, que permite `asientos contables` para el `nuevo periodo`.
Por qué es importante

Esta actividad sirve como el evento de inicio principal para el proceso de cierre de fin de periodo. Permite la medición precisa del tiempo de ciclo total y proporciona un comienzo claro para el análisis de procesos.

Dónde obtener

Este evento se captura de los documentos de cambio (tablas CDHDR y CDPOS) que registran modificaciones en la tabla de control de periodos contables T001B, típicamente ejecutadas a través de la transacción OB52.

Capturar

Filtre los logs de cambios para la tabla T001B relacionados con el año fiscal y el período específicos.

Tipo de evento explicit
Período Cerrado para Contabilización
Esta es la `actividad final` en el `ciclo`, donde el `periodo contable` se `cierra formalmente` para `prevenir cualquier transacción adicional`. Esta `acción` asegura la `integridad` de los `datos` para los `informes financieros finalizados`.
Por qué es importante

Esta actividad sirve como el evento final definitivo para el proceso. Es esencial para calcular el tiempo total del ciclo de cierre de periodo y analizar las tendencias de finalización del proceso.

Dónde obtener

Similar a la apertura de un periodo, este evento se captura de los documentos de cambio (tablas CDHDR y CDPOS) que registran las actualizaciones de la tabla de control de periodos contables T001B a través de la transacción OB52.

Capturar

Filtre los logs de cambios para la tabla T001B para identificar el cierre del año fiscal y período relevantes.

Tipo de evento explicit
Balance de Comprobación Preparado
Indica que se ha generado y guardado un balance de comprobación para su revisión, sirviendo como un punto de control clave antes de la creación de los estados financieros finales. La captura de este `event` a menudo se basa en procedimientos donde se guarda la salida del informe.
Por qué es importante

La preparación del balance de comprobación es un control de calidad crucial. Analizar su momento ayuda a comprender la preparación para la presentación de informes finales y puede resaltar retrasos en actividades precedentes.

Dónde obtener

Este a menudo no es un evento explícito. Puede inferirse de la ejecución de una transacción de informe específica si las variantes se guardan con sellos de usuario y fecha, o si el proceso se gestiona en una herramienta como el Cockpit de Cierre Financiero de SAP.

Capturar

Requiere un análisis del sistema para determinar si existe un mecanismo de registro fiable, como logs de ejecución de informes o listas de tareas del cockpit de cierre.

Tipo de evento inferred
Devengos y Provisiones Contabilizados
Este `evento` captura la `creación` de `asientos contables manuales` para `devengos`, `aplazamientos` y otras `provisiones` que son `necesarias` para una `presentación de informes financieros precisa` bajo la `base contable de devengo`. Se trata de `transacciones explícitas` `contabilizadas` en el `Libro Mayor`.
Por qué es importante

El seguimiento de estas contabilizaciones ayuda a analizar el volumen y el momento de los ajustes manuales. Un alto volumen puede indicar oportunidades para la automatización o mejora en los procesos previos.

Dónde obtener

Registrados como asientos contables explícitos en la tabla de diario universal ACDOCA y en la tabla de cabecera BKPF. Estas entradas pueden identificarse por tipos de documento específicos configurados para devengos.

Capturar

Filtre documentos en la tabla BKPF por tipo de documento (por ejemplo, 'SA' o tipos personalizados) y fecha de contabilización dentro del período.

Tipo de evento explicit
Ejecución de Valoración de Moneda Extranjera
Este es un `procedimiento estándar de fin de mes` para `revalorizar partidas abiertas` y `saldos` en `monedas extranjeras` basado en los `tipos de cambio de fin de periodo`. La `ejecución` de este `programa contabiliza` las `diferencias de valoración resultantes`.
Por qué es importante

Garantiza el cumplimiento de las normas contables y proporciona una imagen financiera precisa. El seguimiento de esta actividad ayuda a asegurar que todas las valoraciones de divisas se realicen de manera oportuna.

Dónde obtener

Capturado de los logs de ejecución del programa de valoración de moneda extranjera (por ejemplo, FAGL_FCV). Los detalles del trabajo se almacenan en las tablas TBTCO y TBTCP.

Capturar

Supervise los logs de ejecución de trabajos relacionados con la transacción FAGL_FCV o su programa subyacente.

Tipo de evento explicit
Ejecutada Ejecución de Compensación Automática
Representa la ejecución de programas de compensación automatizados en SAP, como el proceso de compensación GR/IR (Entrada de Mercancías/Verificación de Facturas). Estos trabajos concilian y compensan partidas abiertas en cuentas de mayor específicas, lo que reduce el esfuerzo manual de conciliación.
Por qué es importante

Esta actividad destaca el nivel de automatización en el proceso de conciliación. Los fallos o las excepciones en estas ejecuciones pueden conducir a un trabajo manual significativo y retrasos.

Dónde obtener

Capturado de los logs de ejecución de trabajos por lotes específicos, como F.13 o F.13E para compensación automática. Las tablas de logs de trabajo TBTCO y TBTCP contienen los detalles de ejecución.

Capturar

Supervise los timestamps de inicio y fin de los trabajos asociados con transacciones como F.13 en los logs de trabajos de SAP.

Tipo de evento explicit
Estados Financieros Aprobados
Representa la aprobación final de los estados financieros por parte de la dirección autorizada antes de su publicación. A menudo es un proceso offline, pero puede registrarse si existe un paso de aprobación digital formal.
Por qué es importante

Esta es la puerta de calidad y control final. Rastrear su momento es esencial para comprender la adhesión a los plazos de informe y la eficiencia general del ciclo de revisión de la gerencia.

Dónde obtener

Este evento se captura si existe un workflow o campo de estado para la aprobación de estados financieros, por ejemplo, dentro del Cockpit de Cierre Financiero de SAP o un sistema de gestión documental.

Capturar

Identifique un campo de datos y un timestamp que indique la aprobación final del paquete de estados financieros.

Tipo de evento inferred
Tareas de Consolidación Ejecutadas
Representa la ejecución de actividades de consolidación dentro de SAP Group Reporting, como la conversión de moneda, la reclasificación y la eliminación de beneficios intercompañía. Estas tareas suelen gestionarse y registrarse en el monitor de consolidación.
Por qué es importante

Para organizaciones con múltiples entidades legales, el proceso de consolidación es un elemento crítico. Monitorear estas tareas ayuda a agilizar el cierre del grupo y garantizar informes consolidados oportunos.

Dónde obtener

Capturado de los logs de estado dentro del Data Monitor o Consolidation Monitor en SAP S/4HANA para Group Reporting. Cada tarea típicamente tiene un usuario, timestamp y estado.

Capturar

Extraiga los logs de ejecución de tareas de las tablas subyacentes del monitor de consolidación de Group Reporting.

Tipo de evento explicit
Transferencia de Datos de Sublibros Completada
Representa la finalización de los trabajos por lotes que transfieren datos resumidos de los libros auxiliares, como Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Contabilidad de Activos, al Libro Mayor. Esto asegura que todas las transacciones operativas subyacentes se reflejen en el Libro Mayor antes de que comiencen los procedimientos de cierre.
Por qué es importante

Los retrasos en el cierre de los submódulos pueden ser un cuello de botella importante para el proceso general. El seguimiento de esta actividad ayuda a identificar ineficiencias en la recopilación e integración de datos de los sistemas de origen.

Dónde obtener

Inferido del estado de finalización exitosa de trabajos por lotes específicos responsables de la liquidación de libros mayores y la transferencia de datos. Los logs de trabajo se pueden encontrar en las tablas TBTCO y TBTCP.

Capturar

Identifique y supervise los timestamps de finalización de los trabajos por lotes relevantes en la descripción general de trabajos de SAP (transacción SM37).

Tipo de evento explicit
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