Plantilla de datos: Ciclo de Pedido a Cobro - Procesamiento de Pedidos de Venta

El Tiempo de Evento es un timestamp que registra el momento exacto en que tuvo lugar una actividad. Este atributo proporciona el contexto temporal para el proceso, permitiendo la ordenación cronológica de todos los eventos asociados con un pedido de ventas.

Este timestamp es crítico para todo análisis basado en el tiempo. Se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre dos actividades cualesquiera, identificar la duración de pasos específicos y detectar retrasos o cuellos de botella. Por ejemplo, el KPI 'Tiempo de Ciclo de Cumplimiento de Pedidos' se calcula como la diferencia entre el Tiempo de Evento de la actividad de entrega final y la actividad inicial de creación del pedido. Dashboards como 'Resumen del Tiempo de Ciclo de Pedidos de Ventas' dependen completamente de este atributo para funcionar.

Este timestamp es crucial para calcular todas las métricas de rendimiento, como los cycle times y las duraciones, que son esenciales para identificar cuellos de botella.

Típicamente se encuentra junto a cada registro de transacción o actualización de estado, a menudo etiquetado como fecha de creación, fecha de cambio o fecha de contabilización.

El ID de Pedido de Ventas es la piedra angular del Process Mining en Pedido a Cobro, identificando de forma única cada instancia del proceso desde la creación hasta el cierre. Actúa como la clave principal que vincula todas las actividades, eventos y puntos de datos relacionados, formando un recorrido completo de extremo a extremo para un solo pedido.

En el análisis, este atributo permite la reconstrucción del ciclo de vida de cada pedido de ventas. Se utiliza para rastrear la secuencia de eventos, medir duraciones entre actividades y agregar métricas a nivel de pedido. Por ejemplo, calcular el KPI 'Tiempo de Ciclo de Cumplimiento de Pedidos' requiere agrupar todas las actividades por su ID de Pedido de Ventas y encontrar la diferencia de tiempo entre el primer y el último evento.

Este ID es esencial para el seguimiento de pedidos individuales a través del proceso, permitiendo el análisis a nivel de caso de tiempos de ciclo, cuellos de botella y desviaciones.

Típicamente se encuentra en la tabla de encabezados de los documentos de pedido de venta en el sistema ERP o CRM de origen.

El atributo Nombre de Actividad describe un paso o hito en el ciclo de vida del pedido de ventas, como 'Pedido de Ventas Creado', 'Verificación de Crédito Realizada' o 'Mercancía Enviada'. Cada actividad representa una acción distinta realizada sobre el pedido de ventas, y son los elementos fundamentales para construir el mapa de procesos.

Este atributo es crucial para el análisis, ya que permite visualizar el flujo del proceso, identificar rutas comunes y descubrir desviaciones del procedimiento estándar. Al analizar la secuencia de actividades, los analistas pueden detectar cuellos de botella, bucles de retrabajo (por ejemplo, actividades repetidas de 'Pedido de Ventas Modificado') y variaciones del proceso que no cumplen con las normas. Es esencial para dashboards como 'Conformidad y Desviaciones del Proceso' y KPIs como 'Tasa de Retrabajo de Pedidos de Ventas'.

Define los pasos del proceso, haciendo posible visualizar el mapa de proceso, analizar los flujos de proceso e identificar retrabajos o desviaciones.

A menudo se deriva de cambios en el estado del documento, registros de eventos o códigos de transacción dentro de los módulos de ventas, entrega y facturación del sistema de origen.

El atributo Sistema Fuente especifica el sistema de registro donde se generaron los datos del evento. En las empresas modernas, un proceso de extremo a extremo como Pedido a Cobro a menudo abarca múltiples aplicaciones, por ejemplo, un CRM para la creación de pedidos y un ERP para el cumplimiento y la facturación.

En el análisis, este atributo es valioso para comprender el panorama tecnológico del proceso. Ayuda a identificar puntos de integración y posibles problemas de consistencia de datos entre diferentes sistemas. Analizar las actividades por sistema fuente puede revelar si ciertos pasos del proceso se manejan de manera diferente o experimentan más retrasos según el sistema en el que se ejecutan.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, lo cual es crucial en entornos con múltiples sistemas para rastrear la trazabilidad de los datos e identificar variaciones de proceso específicas del sistema.

Esta información se añade a menudo durante el proceso de extracción de datos (ETL) o puede ser un campo estándar en los almacenes de datos.

Este atributo proporciona una marca de tiempo de cuándo se cargaron los datos por última vez en el entorno de Process Mining. Refleja la frescura de los datos que se analizan y es distinto del tiempo del evento, que registra cuándo ocurrió realmente la actividad empresarial.

Aunque no se utiliza típicamente para el análisis directo del flujo del proceso, esta información es vital para la gobernanza de datos y para asegurar la fiabilidad de los hallazgos. Permite a los analistas y usuarios de negocio comprender la puntualidad de la información generada. Por ejemplo, si la última actualización de datos fue hace una semana, cualquier conclusión extraída sobre el rendimiento actual debe calificarse con este hecho.

Esto indica la frescura de los datos, asegurando que los análisis se basen en información actualizada y que las conclusiones sean relevantes.

Esto es típicamente generado y almacenado por la herramienta de extracción de datos (ETL) o la plataforma de Process Mining durante la ingesta de datos.

El Canal de Ventas indica el origen o método por el cual se realizó un pedido. Esto podría ser un portal en línea, un equipo de ventas directo, una conexión EDI con un socio o una tienda minorista.

Analizar el proceso por Canal de Ventas puede revelar variaciones significativas en la eficiencia y la conformidad. Por ejemplo, los pedidos del canal web podrían estar altamente automatizados y ser rápidos, mientras que los pedidos de ventas directas pueden implicar más cambios manuales y ciclos de aprobación más largos. Este análisis ayuda a las empresas a optimizar el flujo de proceso específico de cada canal y a asignar recursos de manera más efectiva. Proporciona una dimensión clave para dashboards como 'Cuellos de Botella en el Cumplimiento de Pedidos'.

Permite comparar el rendimiento del proceso en diferentes canales, revelando variaciones en la eficiencia, la automatización y la conformidad.

Esta información se almacena usualmente en los datos de cabecera del pedido de venta y es a menudo un campo requerido durante la entrada de pedidos.

Este atributo identifica a la parte externa para la cual se está procesando el pedido de venta. Puede ser un número de cliente único, un nombre de empresa u otra clave que distinga a un cliente de otro.

En Process Mining, el identificador de cliente es una dimensión poderosa para segmentar los datos. Los analistas pueden filtrar el mapa del proceso para ver cómo se comporta el proceso para un cliente específico o comparar los flujos de proceso entre diferentes grupos de clientes, como cuentas estratégicas frente a compradores ocasionales. Esto puede revelar procesos personalizados o resaltar clientes que frecuentemente causan desviaciones o retrasos en el proceso, proporcionando información valiosa para la gestión de relaciones con el cliente.

Permite filtrar y comparar procesos entre diferentes clientes o grupos de clientes para identificar procesos personalizados o cuentas problemáticas.

Se encuentra en los datos de cabecera del pedido de venta y está vinculado a los datos maestros de cliente en el ERP o CRM de origen.

El Identificador de Producto, como un número de material o SKU, especifica qué se vende. Si bien un pedido de ventas puede contener múltiples productos, este atributo a menudo representa el producto principal o puede agruparse en una categoría de producto para un análisis de alto nivel.

Este atributo permite una vista centrada en el producto del proceso de Pedido a Cobro. El análisis puede revelar si ciertos productos se asocian con tiempos de cumplimiento más largos, problemas de entrega más frecuentes o tasas de cancelación más altas. Esta información es crítica para la planificación de la cadena de suministro, la gestión de inventario y la estrategia de cartera de productos. Por ejemplo, descubrir que una línea de productos específica experimenta retrasos de manera consistente en el paso 'Liberado al Almacén' puede desencadenar una investigación sobre sus niveles de stock o su ubicación en el almacén.

Permite el análisis del rendimiento del proceso para diferentes productos o grupos de productos, ayudando a identificar cuellos de botella o problemas específicos de cada producto.

Se encuentra en el nivel de ítem de línea de un pedido de venta. Para el análisis a nivel de caso, podría estar representado por el ítem de línea más significativo o una categoría de producto derivada.

El atributo Nombre de Usuario identifica al individuo o agente automatizado responsable de realizar una actividad determinada. Esto podría ser un representante de ventas que creó el pedido, un gerente de crédito que lo aprobó o un usuario del sistema que registró automáticamente un pago.

Este atributo permite un análisis centrado en el ser humano del proceso. Se utiliza para analizar la distribución de la carga de trabajo, comparar el rendimiento entre equipos o individuos e identificar oportunidades de capacitación. También es clave para fines de cumplimiento y auditoría. Analizar las actividades por usuario ayuda a descubrir quién está involucrado en bucles de retrabajo o comportamientos no conformes y es fundamental para calcular el KPI de 'Tasa de Intervención Manual'.

Identifica a la persona o sistema que realiza una actividad, permitiendo analizar la carga de trabajo, el rendimiento del equipo, los niveles de automatización y el cumplimiento.

Comúnmente encontrado en registros de transacciones o historiales de cambios de documentos, a menudo etiquetado como 'Creado Por' o 'Modificado Por'.

El valor del pedido representa el valor financiero total del pedido de venta. Esta es una métrica financiera crítica que cuantifica la magnitud de cada case instance.

Este atributo es invaluable para el análisis de procesos basado en el valor. Permite la priorización de problemas al enfocarse en pedidos de alto valor. Por ejemplo, los analistas pueden investigar si los pedidos de alto valor experimentan tiempos de ciclo más largos o más retrabajo que los pedidos de bajo valor. También se utiliza para calcular el impacto financiero de las ineficiencias del proceso, como el valor total de los pedidos retrasados por un cuello de botella específico. Esto crea un sólido caso de negocio para las iniciativas de mejora de procesos.

Permite un análisis basado en el valor, ayudando a priorizar las mejoras del proceso al enfocarse en pedidos de alto valor y cuantificar el impacto financiero de los retrasos.

Disponible en los datos de cabecera del pedido de venta, a menudo calculado como la suma de todos los valores netos de las líneas de pedido.

Este atributo booleano distingue entre tareas ejecutadas por usuarios humanos y aquellas realizadas por la automatización del sistema, como trabajos en segundo plano, APIs o bots RPA. Por ejemplo, una verificación de crédito podría ser un paso automatizado, mientras que resolver un bloqueo de crédito suele ser manual.

Analizar el proceso a través del prisma de la automatización es crítico para las iniciativas de transformación digital. Este indicador es el punto de datos principal para calcular el KPI de 'Tasa de Intervención Manual'. Ayuda a identificar qué partes del proceso están altamente automatizadas y cuáles siguen dependiendo del trabajo manual. Este análisis puede resaltar oportunidades para una mayor automatización para reducir costos, minimizar errores y acelerar los tiempos de ciclo.

Distingue entre tareas manuales y automatizadas, lo cual es clave para medir los niveles de automatización e identificar oportunidades de mejora del proceso.

Esta información puede derivarse del atributo 'Nombre de Usuario' (por ejemplo, identificando usuarios del sistema como 'BATCH_USER') o de campos específicos en los registros de eventos que rastrean el contexto de ejecución.

El Estado del Pedido proporciona una instantánea de la posición del pedido de ventas en su ciclo de vida en un momento específico. Es una etiqueta categórica que resume el estado actual del pedido.

Si bien la secuencia de actividades ofrece un mapa de proceso detallado, el atributo Estado del Pedido es útil para crear una vista simplificada y de alto nivel del proceso. Puede utilizarse para filtrar todos los pedidos que se encuentran actualmente en un estado específico; por ejemplo, todos los pedidos 'En Retención de Crédito'. Analizar el tiempo que los pedidos permanecen en diferentes estados también puede revelar cuellos de botella; por ejemplo, pedidos que pasan demasiado tiempo en un estado de 'Pendiente de Aprobación'.

Proporciona un resumen de alto nivel del estado de un pedido, útil para filtrar, analizar el estado e identificar pedidos atascados en una fase particular.

Este es un campo estándar en el encabezado de la mayoría de los documentos de pedido de venta en sistemas ERP y CRM.

Después de verificar el inventario y los cronogramas de producción, la empresa proporciona una Fecha de Entrega Confirmada. Esto representa el compromiso de la organización con el cliente y es el punto de referencia interno para medir el rendimiento del cumplimiento.

Este atributo es crucial para evaluar la eficiencia operativa interna. Se utiliza en el KPI 'Tasa de Entrega a Tiempo', donde se compara con la Fecha de Entrega Real para determinar si la empresa cumplió su propio compromiso. Discrepancias significativas entre las Fechas de Entrega Solicitada y Confirmada en muchos pedidos pueden indicar problemas sistémicos con los cálculos de disponible para prometer (ATP) o la planificación de capacidad.

Representa el compromiso de la empresa con el cliente y es el punto de referencia interno para medir la entrega a tiempo y la fiabilidad del cumplimiento.

Se encuentra en los datos de la línea de programación del pedido de venta, que a menudo se actualizan después de una comprobación de disponibilidad o tras ejecutar la planificación de la producción.

La Fecha de Entrega Real es el timestamp que registra la entrega exitosa de la mercancía al cliente. Esto a menudo se basa en la prueba de entrega del transportista.

Este atributo es la medida definitiva para el éxito del cumplimiento. Es el punto de datos final utilizado para calcular la 'Tasa de Entrega a Tiempo' al compararla con las Fechas de Entrega Solicitada y Confirmada. Analizar el intervalo de tiempo entre la actividad 'Mercancía Enviada' y la Fecha de Entrega Real también puede proporcionar información sobre el rendimiento de los socios logísticos y los métodos de envío.

Esta es la prueba final de cumplimiento y es esencial para calcular con precisión la Tasa de Entrega a Tiempo y el cycle time total de Cumplimiento de Pedidos.

A menudo proviene de un sistema externo de logística o envío y se integra de nuevo en el ERP. Puede derivarse de la marca de tiempo de la actividad 'Bienes Entregados'.

Esta fecha representa el plazo de entrega deseado por el cliente. Es una pieza crítica de información capturada al inicio del proceso y sirve como referencia principal para la satisfacción del cliente con respecto a la puntualidad de la entrega.

En el análisis de procesos, la fecha de entrega solicitada se compara con otras fechas clave, como las fechas de entrega confirmada y real, para medir los niveles de servicio. Es un dato de entrada clave para el dashboard de 'Rendimiento de Entrega a Tiempo' y se utiliza para calcular si una entrega fue a tiempo desde el punto de vista del cliente. El análisis de las brechas entre las fechas solicitadas y confirmadas también puede resaltar problemas en la planificación y programación.

Sirve como la expectativa del cliente para la entrega, formando una base para medir el rendimiento de la entrega a tiempo y la satisfacción del cliente.

Típicamente se encuentra en el encabezado del pedido de venta o en los detalles de la línea de artículo, ingresado durante el proceso de creación del pedido.

La Fecha de Vencimiento de Pago se calcula en función de la fecha de la factura y los términos de pago acordados con el cliente. Establece la fecha límite para el pago a tiempo y es un elemento clave del proceso de cuentas por cobrar.

Este atributo es fundamental para analizar el aspecto financiero del ciclo de Pedido a Cobro. Es el parámetro utilizado para determinar si un pago fue a tiempo, lo cual es una entrada directa para el KPI 'Tasa de Pago a Tiempo'. El dashboard 'Ciclo de Facturación a Pago' depende en gran medida de esta fecha para analizar los comportamientos de pago y gestionar el capital de trabajo de manera efectiva. Los retrasos entre la creación de la factura y el pago pueden compararse con esta fecha para identificar clientes con pagos lentos.

Crucial para el análisis financiero, esta fecha es la base para calcular la tasa de pago a tiempo y gestionar las cuentas por cobrar.

Típicamente se encuentra en el documento de factura del cliente y se deriva de la fecha de la factura y las condiciones de pago especificadas en los datos maestros del cliente o en el pedido de venta.

Cuando se cancela un pedido de venta o se rechaza un artículo, el Motivo de Rechazo proporciona el contexto de negocio para este resultado negativo. Los motivos pueden variar desde 'Cliente Canceló' y 'Precio Incorrecto' hasta 'Sin Stock'.

Este atributo es esencial para el análisis de la causa raíz de las fallas del proceso. Al analizar la frecuencia de los diferentes motivos de rechazo, una empresa puede identificar problemas sistémicos. Por ejemplo, un alto número de cancelaciones debido a 'Precio Incorrecto' podría señalar problemas en los procesos de cotización o de datos maestros. Este análisis apoya directamente los esfuerzos para mejorar la 'Tasa de Éxito a la Primera' y reducir el desperdicio del proceso.

Explica por qué fallan los pedidos, permitiendo un análisis de causa raíz para abordar problemas subyacentes en precios, inventario o comunicación con el cliente.

Típicamente se encuentra a nivel de la línea de pedido de venta y se selecciona de una lista predefinida de códigos cuando se cancela un artículo.