Template dati: Order to Cash - Elaborazione ordini di vendita

L'ID dell'ordine di vendita è la pietra angolare del Process Mining nel ciclo Da Ordine a Incasso, perché identifica in modo univoco ciascuna istanza del processo dalla creazione alla chiusura. Funziona come chiave primaria che collega tra loro tutte le attività, gli eventi e i punti dati correlati, delineando un percorso end-to-end completo per ogni singolo ordine.

Nell'analisi, questo attributo consente di ricostruire il ciclo di vita di ciascun ordine di vendita. Si utilizza per tracciare la sequenza degli eventi, misurare le durate tra le attività e aggregare le metriche a livello di ordine. Ad esempio, il calcolo del KPI 'Tempo di ciclo di evasione dell'ordine' richiede di raggruppare tutte le attività per ID dell'ordine di vendita e determinare la differenza temporale tra il primo e l'ultimo evento.

Questo ID è essenziale per tracciare i singoli ordini lungo il processo, abilitando analisi a livello di caso su tempi di ciclo, colli di bottiglia e deviazioni.

Di norma si trova nella tabella di intestazione dei documenti di ordine di vendita nel sistema ERP o CRM di origine.

Il nome dell'attività descrive una fase o una tappa del ciclo di vita dell'ordine di vendita, ad esempio 'Ordine di vendita creato', 'Controllo credito eseguito' o 'Merce spedita'. Ogni attività rappresenta un'azione distinta sull'ordine di vendita e costituisce gli elementi di base della mappa del processo.

L'analisi fa ampio affidamento su questo attributo per visualizzare il flusso del processo, riconoscere i percorsi più frequenti e scoprire deviazioni dalla procedura standard. Analizzando la sequenza delle attività, gli analisti possono individuare colli di bottiglia, cicli di rilavorazione (ad esempio attività ripetute di 'Ordine di vendita modificato') e varianti di processo non conformi. È fondamentale per dashboard come 'Conformità del processo e deviazioni' e KPI come 'Tasso di rilavorazione degli ordini di vendita'.

Definisce le fasi del processo, consentendo di visualizzare la mappa del processo, analizzare i flussi e individuare rilavorazioni o deviazioni.

Spesso deriva da cambi di stato del documento, Event Log o codici transazionali all'interno dei moduli vendite, spedizioni e fatturazione del sistema sorgente.

Il timestamp dell'evento registra il momento esatto in cui un'attività ha avuto luogo. Questo attributo fornisce il contesto temporale del processo, consentendo di ordinare cronologicamente tutti gli eventi associati a un ordine di vendita.

Questo timestamp è fondamentale per ogni analisi basata sul tempo: si usa per calcolare i tempi di ciclo tra due attività, misurare la durata di passaggi specifici e individuare ritardi o colli di bottiglia. Ad esempio, il KPI 'Tempo di ciclo di evasione dell'ordine' si calcola come differenza tra il timestamp dell'evento dell'ultima attività di consegna e quello della creazione iniziale dell'ordine. Dashboard come 'Panoramica del tempo di ciclo degli ordini di vendita' dipendono interamente da questo attributo.

Questo timestamp è fondamentale per calcolare tutte le metriche di prestazione, come tempi di ciclo e durate, essenziali per individuare i colli di bottiglia.

In genere si trova accanto a ogni transazione o record di aggiornamento dello stato, spesso etichettato come data di creazione, data di modifica o data di registrazione.

L'attributo Sistema di origine specifica il sistema in cui sono stati generati i dati dell'evento. Nelle aziende moderne, un processo end-to-end come Da Ordine a Incasso spesso attraversa più applicazioni, ad esempio un CRM per la creazione dell'ordine e un ERP per l'evasione e la fatturazione.

In analisi, questo attributo è prezioso per comprendere il panorama tecnologico del processo. Aiuta a individuare i punti di integrazione e potenziali problemi di coerenza dei dati tra sistemi diversi. Analizzare le attività per sistema di origine può rivelare se alcuni passaggi vengono gestiti in modo diverso o subiscono più ritardi a seconda del sistema in cui sono eseguiti.

Fornisce contesto sull'origine dei dati, fondamentale in ambienti con più sistemi per ricostruire il data lineage e individuare variazioni di processo specifiche del singolo sistema.

Questa informazione viene spesso aggiunta durante il processo di estrazione dati (ETL) oppure può essere un campo standard nei data warehouse.

Questo attributo fornisce un timestamp relativo all’ultimo caricamento dei dati nell’ambiente di Process Mining. Indica la freschezza dei dati analizzati ed è distinto dall’Event Time, che registra quando l’attività di business è effettivamente avvenuta.

Pur non essendo di solito utilizzato direttamente per l’analisi del flusso, è cruciale per la data governance e per garantire l’affidabilità dei risultati. Consente ad analisti e utenti business di comprendere la tempestività degli insight generati. Ad esempio, se l’Ultimo Aggiornamento Dati risale a una settimana fa, qualunque conclusione sulle prestazioni correnti va letta alla luce di questo fatto.

Indica la freschezza dei dati, assicurando che le analisi si basino su informazioni aggiornate e che le conclusioni siano pertinenti.

Di solito viene generato e memorizzato dallo strumento di estrazione dati (ETL) o dalla piattaforma di Process Mining durante il caricamento dei dati.

Il canale di vendita indica l'origine o la modalità con cui è stato inserito un ordine: può trattarsi di un portale online, di un team di vendita diretta, di una connessione EDI con un partner o di un punto vendita.

Analizzare il processo per canale di vendita può mettere in luce variazioni significative in termini di efficienza e conformità. Ad esempio, gli ordini dal canale web possono essere altamente automatizzati e rapidi, mentre quelli dalle vendite dirette possono comportare più modifiche manuali e cicli di approvazione più lunghi. Questa analisi aiuta a ottimizzare il flusso di processo specifico di ciascun canale e ad allocare le risorse in modo più efficace. Fornisce una dimensione chiave per dashboard come 'Colli di bottiglia nell'evasione degli ordini'.

Consente di confrontare le prestazioni del processo tra canali diversi, mettendo in evidenza differenze in efficienza, automazione e conformità.

Questa informazione è di norma presente nei dati di testata dell’ordine di vendita ed è spesso un campo obbligatorio in fase di inserimento ordine.

Questo attributo identifica la controparte esterna per cui viene gestito l’ordine di vendita. Può essere un codice cliente univoco, una ragione sociale o un altro identificativo che distingue un cliente da un altro.

Nel Process Mining, l’Identificativo Cliente è una dimensione potente per segmentare i dati. Gli analisti possono filtrare la mappa di processo per vedere come si comporta il processo per un cliente specifico oppure confrontare i flussi tra gruppi di clienti diversi, ad esempio clienti strategici rispetto ad acquirenti occasionali. Questo può mettere in evidenza varianti personalizzate o clienti che generano spesso deviazioni o ritardi, offrendo indicazioni utili per la gestione della relazione con il cliente.

Consente di filtrare e confrontare i processi per cliente o gruppo di clienti, individuando processi su misura o account problematici.

Presente nei dati di testata dell’ordine di vendita, collegato all’anagrafica cliente nel sistema ERP o CRM di origine.

L'identificativo del prodotto, come un codice materiale o uno SKU, specifica che cosa viene venduto. Sebbene un ordine di vendita possa contenere più prodotti, questo attributo rappresenta spesso il prodotto principale o può essere aggregato in una categoria di prodotto per analisi di alto livello.

Questo attributo consente una vista del processo Da Ordine a Incasso centrata sul prodotto. L'analisi può rivelare se alcuni prodotti sono associati a tempi di evasione più lunghi, a problemi di consegna più frequenti o a tassi di cancellazione più elevati. Queste informazioni sono cruciali per la pianificazione della supply chain, la gestione dell'inventario e la strategia di portafoglio prodotti. Ad esempio, scoprire che una specifica linea di prodotto registra sistematicamente ritardi nel passaggio 'Rilasciato al magazzino' può portare ad avviare un'indagine sui livelli di scorte o sull'ubicazione a magazzino.

Consente di analizzare le prestazioni del processo per prodotti o gruppi di prodotti diversi, aiutando a individuare colli di bottiglia o criticità specifiche per prodotto.

Presente a livello di riga dell’ordine di vendita. Per un’analisi a livello di caso, può essere rappresentato dalla riga più significativa o da una categoria di prodotto derivata.

L'attributo Nome utente identifica la persona o l'agente automatizzato responsabile dell'esecuzione di una determinata attività. Può trattarsi, ad esempio, di un commerciale che ha creato l'ordine, di un responsabile crediti che lo ha approvato o di un utente di sistema che ha registrato automaticamente un pagamento.

Questo attributo abilita un'analisi del processo centrata sulle persone. Si usa per analizzare la distribuzione del carico di lavoro, confrontare le prestazioni tra team o individui e identificare opportunità di formazione. È inoltre fondamentale per la conformità e per la tracciabilità a fini di audit. L'analisi delle attività per utente aiuta a capire chi è coinvolto in cicli di rilavorazione o in comportamenti non conformi ed è alla base del calcolo del KPI 'Tasso di interventi manuali'.

Identifica la persona o il sistema che esegue un'attività, consentendo di analizzare il carico di lavoro, le prestazioni del team, i livelli di automazione e la conformità.

Si trova spesso nei log delle transazioni o negli storici delle modifiche dei documenti, spesso etichettato come 'Created By' o 'Changed By'.

Il valore dell'ordine rappresenta l'importo totale dell'ordine di vendita. È una metrica finanziaria critica che quantifica la rilevanza di ogni caso.

Questo attributo è prezioso per un'analisi del processo basata sul valore. Consente di dare priorità ai problemi concentrandosi sugli ordini di alto valore. Ad esempio, gli analisti possono verificare se gli ordini di maggior valore presentano tempi di ciclo più lunghi o più rilavorazioni rispetto a quelli di valore inferiore. Si usa anche per calcolare l'impatto economico delle inefficienze di processo, come il valore totale degli ordini ritardati da uno specifico collo di bottiglia. Ciò crea un business case solido a supporto delle iniziative di miglioramento dei processi.

Consente analisi basate sul valore, aiutando a dare priorità ai miglioramenti concentrandosi sugli ordini di maggior importo e quantificando l’impatto finanziario dei ritardi.

Disponibile nei dati di testata dell'ordine di vendita, spesso calcolato come somma dei valori netti di tutte le righe.

Dopo aver verificato le giacenze e i piani di produzione, l'azienda fornisce una Data di consegna confermata. Rappresenta l'impegno preso verso il cliente ed è il riferimento interno per misurare le prestazioni di evasione.

Questo attributo è fondamentale per valutare l'efficienza operativa interna. È utilizzato nel KPI 'On-Time Delivery Rate', dove viene confrontato con la Data di consegna effettiva per verificare se l'azienda ha rispettato il proprio impegno. Scostamenti significativi tra le Date di consegna richieste e confermate su molti ordini possono indicare problemi sistemici nei calcoli di available-to-promise (ATP) o nella pianificazione della capacità.

Rappresenta l'impegno dell'azienda verso il cliente ed è il riferimento interno per misurare puntualità di consegna e affidabilità dell'evasione.

Presente nei dati delle righe di programmazione dell’ordine di vendita, spesso aggiornati dopo il controllo disponibilità o un giro di pianificazione della produzione.

La Data di consegna effettiva è il timestamp che registra l'avvenuta consegna della merce al cliente, spesso basato sulla prova di consegna fornita dallo spedizioniere.

Questo attributo è la misura definitiva del successo dell'evasione dell'ordine. È il dato finale utilizzato per calcolare il 'Tasso di consegna puntuale', confrontandolo sia con la Data di consegna richiesta sia con la Data di consegna confermata. Analizzare l'intervallo temporale tra l'attività 'Merce spedita' e la Data di consegna effettiva fornisce inoltre indicazioni sulle prestazioni dei partner logistici e dei metodi di spedizione.

È la prova finale dell'evasione ed è essenziale per calcolare con precisione il tasso di consegna puntuale (On-Time Delivery Rate) e il tempo di ciclo totale di evasione dell'ordine.

Spesso proviene da un sistema esterno di logistica o spedizioni e viene reintegrato nell'ERP. Può essere derivato dal timestamp dell'attività "Goods Delivered".

Questa data rappresenta la tempistica di consegna desiderata dal cliente. È un’informazione cruciale registrata all’inizio del processo e costituisce il principale riferimento per la soddisfazione del cliente in termini di puntualità di consegna.

Nell’analisi del processo, la Data di Consegna Richiesta viene confrontata con altre date chiave, come la Data Confermata e quella Effettiva, per misurare i livelli di servizio. È un input chiave per la dashboard "On-Time Delivery Performance" e serve a calcolare se la consegna è avvenuta in orario dal punto di vista del cliente. Analizzare gli scostamenti tra data richiesta e data confermata può inoltre evidenziare criticità di pianificazione e programmazione.

Corrisponde all'aspettativa del cliente sulla consegna e costituisce la base per misurare la puntualità di consegna e la soddisfazione del cliente.

Generalmente si trova nell'intestazione dell'ordine di vendita o nei dettagli della riga ed è inserito durante la creazione dell'ordine.

La Data di scadenza del pagamento è calcolata in base alla data della fattura e alle condizioni di pagamento concordate con il cliente. Definisce la scadenza per il pagamento puntuale ed è un elemento chiave del processo di contabilità clienti.

Questo attributo è fondamentale per analizzare la parte finanziaria del ciclo Da Ordine a Incasso. È il riferimento usato per stabilire se un pagamento è puntuale, input diretto del KPI 'Tasso di pagamento puntuale'. La dashboard 'Ciclo Fattura-Pagamento' si basa in gran parte su questa data per analizzare i comportamenti di pagamento e gestire efficacemente il capitale circolante. I ritardi tra la creazione della fattura e il pagamento possono essere confrontati con questa data per identificare i clienti che pagano lentamente.

Questa data, cruciale per l’analisi finanziaria, è la base per calcolare il tasso di pagamento puntuale e gestire i crediti verso clienti.

Di solito è presente sulla fattura cliente ed è derivato dalla data della fattura e dalle condizioni di pagamento specificate nell'anagrafica cliente o nell'ordine di vendita.

Questo attributo booleano distingue tra attività eseguite da utenti umani e attività svolte da automazioni di sistema, come job in background, API o bot RPA. Ad esempio, un controllo credito può essere automatico, mentre la rimozione di un blocco di credito è di norma manuale.

Analizzare il processo con la lente dell’automazione è essenziale per le iniziative di trasformazione digitale. Questo flag è il riferimento primario per calcolare il KPI "Tasso di intervento manuale". Aiuta a capire quali parti del processo sono altamente automatizzate e quali dipendono ancora dal lavoro manuale. Questa analisi può evidenziare opportunità di ulteriore automazione per ridurre i costi, minimizzare gli errori e accelerare i tempi di ciclo.

Distingue tra attività manuali e automatizzate, fondamentale per misurare il livello di automazione e individuare opportunità di miglioramento del processo.

Questa informazione può essere ricavata dall’attributo "User Name" (ad es. identificando utenti di sistema come "BATCH_USER") oppure da campi specifici negli Event Log che tracciano il contesto di esecuzione.

Quando un ordine di vendita viene annullato o una riga viene respinta, il Motivo di rifiuto (Rejection Reason) fornisce il contesto aziendale di questo esito negativo. I motivi possono spaziare da 'Cancellazione del cliente' e 'Prezzo errato' fino a 'Prodotto non disponibile'.

Questo attributo è essenziale per l’analisi delle cause alla radice dei problemi di processo. Analizzando la frequenza dei diversi motivi di rifiuto, l’azienda può individuare problemi sistemici. Per esempio, un numero elevato di annullamenti dovuti a 'Prezzo errato' può indicare criticità nei processi di preventivazione o nelle anagrafiche. Questa analisi supporta direttamente gli sforzi per migliorare il 'First-Time Right Rate' e ridurre gli sprechi di processo.

Spiega perché gli ordini non vanno a buon fine, consentendo l’analisi delle cause alla radice per risolvere problemi di pricing, magazzino o comunicazione con il cliente.

Di solito è presente a livello di riga dell'ordine di vendita e viene selezionato da un elenco predefinito di codici quando un articolo viene annullato.

Lo Stato dell'ordine offre un'istantanea della fase in cui si trova l'ordine di vendita nel suo ciclo di vita, in un dato momento. È un'etichetta che sintetizza lo stato corrente dell'ordine.

Sebbene la sequenza delle attività fornisca una mappa del processo dettagliata, l'attributo Stato dell'ordine è utile per creare una vista semplificata e di alto livello del processo. Si può usare per filtrare tutti gli ordini attualmente in uno stato specifico, ad esempio tutti gli ordini in 'blocco credito'. Analizzare il tempo trascorso nei diversi stati può anche rivelare colli di bottiglia, ad esempio ordini che restano troppo a lungo nello stato 'In attesa di approvazione'.

Offre una sintesi di alto livello dello stato di un ordine, utile per filtrare, analizzare i diversi stati e individuare gli ordini bloccati in una determinata fase.

È un campo standard presente nell'intestazione della maggior parte dei documenti di ordine di vendita nei sistemi ERP e CRM.