Template de dados: Do Pedido ao Recebimento - Processamento de Pedidos de Venda

O ID do pedido de venda é a base do Process Mining no ciclo do pedido ao caixa, identificando de forma única cada instância do processo do início ao encerramento. Ele atua como a chave primária que conecta todas as atividades, eventos e pontos de dados relacionados, formando a jornada ponta a ponta de um único pedido.

Na análise, esse atributo permite reconstruir o ciclo de vida de cada pedido de venda. É usado para rastrear a sequência de eventos, medir durações entre atividades e agregar métricas no nível do pedido. Por exemplo, calcular o KPI 'Tempo de ciclo de atendimento do pedido' exige agrupar todas as atividades pelo respectivo ID do pedido de venda e encontrar a diferença de tempo entre o primeiro e o último evento.

Esse ID é essencial para rastrear cada pedido ao longo do processo, permitindo análise no nível do caso de tempos de ciclo, gargalos e desvios.

Normalmente localizado na tabela de cabeçalho dos documentos de pedido de venda no ERP ou CRM de origem.

O Nome da Atividade descreve uma etapa ou um marco no ciclo de vida do pedido de venda, como 'Pedido de venda criado', 'Análise de crédito realizada' ou 'Mercadorias enviadas'. Cada atividade representa uma ação específica no pedido, compondo os elementos básicos do mapa do processo.

As análises dependem bastante desse atributo para visualizar o fluxo, identificar os caminhos mais comuns e detectar desvios do procedimento padrão. Ao analisar a sequência de atividades, é possível apontar gargalos, ciclos de retrabalho (por exemplo, repetições de 'Pedido de venda alterado') e variações não conformes. Ele é fundamental para dashboards como 'Conformidade do processo e desvios' e para KPIs como 'Taxa de retrabalho de pedidos de venda'.

Define as etapas do processo, permitindo visualizar o mapa do processo, analisar os fluxos e identificar retrabalho ou desvios.

Frequentemente derivado de mudanças de status de documentos, logs de eventos ou códigos de transação nos módulos de vendas, entrega e faturamento do sistema de origem.

A data e hora do evento é o carimbo de data e hora que registra o momento exato em que uma atividade ocorreu. Esse atributo fornece o contexto temporal do processo, permitindo ordenar cronologicamente todos os eventos associados a um pedido de venda.

Esse carimbo de data e hora é essencial para qualquer análise baseada em tempo. É usado para calcular tempos de ciclo entre atividades, identificar a duração de etapas específicas e apontar atrasos ou gargalos. Por exemplo, o KPI 'Tempo de ciclo de atendimento do pedido' é calculado como a diferença entre a data e hora do evento da atividade final de entrega e a da atividade inicial de criação do pedido. Dashboards como 'Visão geral do tempo de ciclo do pedido de venda' dependem totalmente desse atributo.

Este timestamp é crucial para calcular todas as métricas de performance, como tempos de ciclo e durações, essenciais para identificar gargalos.

Normalmente aparece em cada transação ou registro de atualização de status, muitas vezes rotulado como data de criação, data de alteração ou data de lançamento.

O atributo Sistema de origem especifica o sistema de registro onde os dados dos eventos foram gerados. Em empresas modernas, um processo ponta a ponta como o do pedido ao caixa costuma abranger vários aplicativos, por exemplo, um CRM para a criação do pedido e um ERP para atendimento e faturamento.

Na análise, esse atributo é valioso para entender o panorama tecnológico do processo. Ele ajuda a identificar pontos de integração e possíveis problemas de consistência de dados entre sistemas. Analisar atividades por sistema de origem pode revelar se certas etapas do processo são tratadas de forma diferente ou sofrem mais atrasos dependendo do sistema em que são executadas.

Fornece contexto sobre a origem dos dados, o que é crucial em ambientes com vários sistemas para rastrear a linhagem dos dados e identificar variações de processo específicas de cada sistema.

Essa informação costuma ser adicionada durante o processo de ETL ou pode ser um campo padrão em data warehouses.

Este atributo informa o timestamp da última carga de dados no ambiente de Process Mining. Ele indica quão recentes são os dados analisados e é diferente do Event Time, que registra quando a atividade de negócio realmente ocorreu.

Embora normalmente não seja usado diretamente na análise do fluxo do processo, essa informação é vital para a governança de dados e para assegurar a confiabilidade das análises. Ela permite que analistas e usuários de negócio entendam a atualidade dos insights gerados. Por exemplo, se a Última Atualização de Dados foi há uma semana, qualquer conclusão sobre o desempenho atual precisa considerar esse fato.

Isso indica a recência dos dados, garantindo que as análises usem informações atualizadas e que as conclusões sejam relevantes.

Normalmente é gerado e armazenado pela ferramenta de extração de dados (ETL) ou pela plataforma de Process Mining durante a ingestão de dados.

O canal de vendas indica a origem ou o meio pelo qual um pedido foi feito. Pode ser um portal online, uma equipe de vendas diretas, uma conexão EDI com um parceiro ou uma loja física.

Analisar o processo por canal de vendas pode revelar variações importantes de eficiência e conformidade. Por exemplo, pedidos do canal online tendem a ser mais automatizados e rápidos, enquanto pedidos de vendas diretas podem envolver mais alterações manuais e ciclos de aprovação mais longos. Essa análise ajuda a otimizar o fluxo específico de cada canal e a alocar recursos de forma mais eficiente. Ela é uma dimensão-chave para dashboards como 'Gargalos no atendimento de pedidos'.

Permite comparar o desempenho do processo entre diferentes canais, revelando variações de eficiência, automação e conformidade.

Essa informação geralmente fica armazenada no cabeçalho do pedido de venda e costuma ser um campo obrigatório na inclusão do pedido.

Este atributo identifica o cliente para quem o pedido de venda está sendo processado. Pode ser um código único, o nome da empresa ou outra chave que diferencie um cliente de outro.

Em Process Mining, o Identificador do Cliente é uma dimensão poderosa para segmentar os dados. Analistas podem filtrar o mapa do processo para ver como ele se comporta para um cliente específico ou comparar fluxos entre diferentes grupos, como contas estratégicas e compradores ocasionais. Isso pode revelar processos personalizados ou destacar clientes que frequentemente geram desvios ou atrasos, oferecendo insights valiosos para a gestão do relacionamento com o cliente.

Permite filtrar e comparar processos entre clientes ou grupos de clientes para identificar processos personalizados ou contas problemáticas.

Encontrado nos dados do cabeçalho do pedido de vendas, vinculado ao cadastro mestre de clientes no ERP ou CRM de origem.

O identificador do produto, como um código de material ou SKU, indica o que está sendo vendido. Embora um pedido de venda possa conter vários produtos, esse atributo geralmente representa o produto principal ou pode ser agregado em uma categoria de produtos para análises de alto nível.

Esse atributo permite uma visão do processo do pedido ao caixa centrada no produto. A análise pode mostrar se determinados produtos estão associados a prazos de atendimento mais longos, mais problemas de entrega ou maiores taxas de cancelamento. Esse insight é crucial para o planejamento da cadeia de suprimentos, a gestão de estoque e a estratégia de portfólio de produtos. Por exemplo, descobrir que uma linha específica de produtos enfrenta atrasos recorrentes na etapa 'Liberado para o armazém' pode acionar uma investigação sobre níveis de estoque ou posicionamento no armazém.

Permite analisar o desempenho do processo por produtos ou grupos de produtos, ajudando a identificar gargalos ou problemas específicos por produto.

Encontrado no nível de item do pedido de vendas. Para análise no nível de case, pode ser representado pelo item mais relevante ou por uma categoria de produto derivada.

O atributo Nome do Usuário identifica a pessoa ou o agente automatizado responsável por executar uma determinada atividade. Pode ser o representante de vendas que criou o pedido, o gerente de crédito que o aprovou ou um usuário de sistema que registrou automaticamente um pagamento.

Esse atributo viabiliza uma análise centrada nas pessoas. É usado para analisar a distribuição de carga de trabalho, comparar a performance entre equipes ou indivíduos e identificar oportunidades de treinamento. Também é essencial para conformidade e trilha de auditoria. Analisar atividades por usuário ajuda a descobrir quem participa de ciclos de retrabalho ou apresenta comportamentos não conformes e é fundamental para calcular o KPI 'Taxa de intervenção manual'.

Identifica a pessoa ou o sistema que executa uma atividade, permitindo analisar a carga de trabalho, o desempenho da equipe, os níveis de automação e a conformidade.

Comumente encontrado em logs de transação ou históricos de alteração de documentos, frequentemente rotulado como "Criado por" ou "Alterado por".

O Valor do Pedido representa o valor financeiro total do pedido de venda. É um indicador financeiro crítico que quantifica a magnitude de cada caso.

Esse atributo é essencial para análises orientadas a valor. Ele permite priorizar problemas, focando nos pedidos de maior valor. Por exemplo, é possível analisar se pedidos de alto valor enfrentam tempos de ciclo maiores ou mais retrabalho do que pedidos de baixo valor. Também é usado para calcular o impacto financeiro das ineficiências do processo, como o valor total de pedidos atrasados por um gargalo específico. Isso fortalece o caso de negócio para iniciativas de melhoria de processos.

Permite análises baseadas em valor, ajudando a priorizar melhorias ao focar em pedidos de alto valor e quantificar o impacto financeiro dos atrasos.

Disponível no cabeçalho do pedido de venda, geralmente calculado como a soma dos valores líquidos de todos os itens.

Após verificar o estoque e os cronogramas de produção, a empresa informa uma Data de Entrega Confirmada. Isso representa o compromisso da organização com o cliente e serve de referência interna para medir o desempenho do atendimento.

Esse atributo é essencial para avaliar a eficiência operacional interna. Ele é usado no KPI 'Taxa de Entrega no Prazo', comparado à Data de Entrega Real para identificar se a empresa cumpriu seu próprio compromisso. Discrepâncias relevantes entre as Datas de Entrega Solicitada e Confirmada, em muitos pedidos, podem indicar problemas sistêmicos nos cálculos de Available-to-Promise (ATP) ou no planejamento de capacidade.

Representa o compromisso da empresa com o cliente e serve como referência interna para medir a pontualidade da entrega e a confiabilidade do atendimento.

Encontrado nos dados das linhas de programação (schedule lines) do pedido de venda, que geralmente são atualizados após uma verificação de disponibilidade ou uma rodada de planejamento da produção.

A Data de Entrega Real é o carimbo de data e hora que registra a entrega bem-sucedida das mercadorias ao cliente, geralmente com base no comprovante de entrega do transportador.

Esse atributo é a medida definitiva do sucesso do atendimento do pedido. É o ponto final usado para calcular a 'Taxa de entrega no prazo', comparando-a com as Datas de Entrega Solicitada e Confirmada. Analisar o intervalo entre a atividade 'Mercadorias enviadas' e a Data de Entrega Real também traz insights sobre o desempenho de parceiros logísticos e métodos de envio.

Esta é a comprovação final do atendimento e é essencial para calcular com precisão a Taxa de Entrega no Prazo e o tempo total do ciclo de atendimento do pedido.

Geralmente vem de um sistema externo de logística ou transporte e é integrado novamente ao ERP. Pode ser derivado do carimbo de data e hora da atividade 'Goods Delivered'.

Esta data representa o prazo de entrega desejado pelo cliente. É uma informação crítica capturada no início do processo e serve como principal referência para a satisfação do cliente quanto à pontualidade da entrega.

Na análise de processos, a Data de Entrega Solicitada é comparada a outras datas importantes, como a data de entrega confirmada e a data de entrega real, para medir níveis de serviço. É um insumo central do dashboard 'On-Time Delivery Performance' e é usada para calcular se a entrega foi pontual na visão do cliente. Analisar as diferenças entre as datas solicitadas e confirmadas também pode evidenciar problemas de planejamento e programação.

Reflete a expectativa de entrega do cliente e serve de base para medir a pontualidade e a satisfação.

Normalmente localizado no cabeçalho do pedido de venda ou nos detalhes do item, informado durante a criação do pedido.

A data de vencimento do pagamento é calculada com base na data da fatura e nas condições de pagamento acordadas com o cliente. Ela define o prazo para pagamento em dia e é um elemento-chave do processo de contas a receber.

Esse atributo é fundamental para analisar a parte financeira do ciclo do pedido ao caixa. Ele serve de referência para verificar se um pagamento ocorreu no prazo, alimentando diretamente o KPI 'Taxa de pagamento no prazo'. O dashboard 'Ciclo da fatura ao pagamento' depende bastante dessa data para analisar comportamentos de pagamento e gerenciar o capital de giro com eficiência. Atrasos entre a criação da fatura e o pagamento podem ser comparados a essa data para identificar clientes que demoram a pagar.

Crucial para a análise financeira, essa data é a base para calcular a Taxa de Pagamento no Prazo e gerenciar contas a receber.

Normalmente consta na fatura do cliente e é derivado da data da fatura e das condições de pagamento especificadas nos dados mestres do cliente ou no pedido de venda.

Este atributo booleano diferencia tarefas executadas por usuários humanos daquelas realizadas por automação de sistema, como jobs em segundo plano, APIs ou bots de RPA. Por exemplo, uma verificação de crédito pode ser automatizada, enquanto resolver um bloqueio de crédito costuma ser manual.

Analisar o processo pela ótica da automação é fundamental para iniciativas de transformação digital. Esse indicador é o principal dado para o cálculo do KPI 'Taxa de Intervenção Manual'. Ele ajuda a identificar quais partes do processo são altamente automatizadas e quais ainda dependem de trabalho manual. Essa análise pode apontar oportunidades de automação adicional para reduzir custos, minimizar erros e acelerar os tempos de ciclo.

Distingue tarefas manuais de automatizadas, essencial para medir o nível de automação e identificar oportunidades de melhoria de processo.

Essa informação pode ser derivada do atributo 'User Name' (por exemplo, identificando usuários de sistema como 'BATCH_USER') ou de campos específicos em event logs que rastreiam o contexto de execução.

Quando um pedido de venda é cancelado ou um item é rejeitado, o Motivo de Rejeição traz o contexto de negócio para esse desfecho negativo. Os motivos podem variar de 'Customer Canceled' e 'Incorrect Price' até 'Out of Stock'.

Esse atributo é essencial para a análise de causa-raiz de falhas de processo. Ao analisar a frequência de diferentes motivos de rejeição, a empresa consegue identificar problemas sistêmicos. Por exemplo, um volume alto de cancelamentos por 'Incorrect Price' pode apontar problemas nos processos de cotação ou de dados mestres. Essa análise apoia diretamente os esforços para melhorar a 'First-Time Right Rate' e reduzir desperdícios no processo.

Explica por que os pedidos falham, possibilitando análise de causa raiz para resolver problemas de precificação, estoque ou comunicação com o cliente.

Normalmente encontrado no nível do item do pedido de venda e selecionado a partir de uma lista predefinida de códigos quando um item é cancelado.

O status do pedido mostra em que ponto do ciclo de vida o pedido de venda está em um momento específico. É um rótulo que resume o estado atual do pedido.

Embora a sequência de atividades ofereça um mapa detalhado do processo, o atributo status do pedido é útil para criar uma visão mais simples e de alto nível. Ele permite filtrar pedidos que estejam em um estado específico, por exemplo, 'Bloqueado por crédito'. Analisar o tempo gasto em diferentes status também pode revelar gargalos, como pedidos que permanecem tempo demais em 'Aguardando aprovação'.

Fornece um panorama do estado do pedido, útil para filtrar, analisar status e identificar pedidos parados em determinada etapa.

Este é um campo padrão no cabeçalho da maioria dos documentos de pedido de venda em sistemas de ERP e CRM.