Plantilla de Datos: De la Compra al Pago - Orden de Compra

Event Time captura la fecha y hora en que se ejecutó una actividad específica o se registró un cambio de estado. Esta marca de tiempo aporta el contexto temporal de cada evento en el ciclo de vida de la orden de compra.

En Process Mining, las marcas de tiempo son esenciales para calcular tiempos de ciclo, duraciones y tiempos de espera entre actividades. Al ordenar cronológicamente los eventos de cada caso, es posible analizar el rendimiento del proceso, identificar cuellos de botella donde se pierde tiempo y monitorear el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

Habilita todo el análisis basado en tiempo, incluido el cálculo de tiempos de ciclo, la identificación de cuellos de botella y el seguimiento del rendimiento frente a referencias.

Esto se encuentra típicamente en registros de eventos, tablas de historial de cambios o como un campo de fecha de creación o contabilización en documentos transaccionales.

El ID de la Orden de Compra es un código alfanumérico único asignado a cada orden de compra, que la distingue de todas las demás. Actúa como punto de referencia central para todas las actividades, documentos y comunicaciones relacionadas con una transacción de adquisición específica.

En Process Mining, este ID es crucial para agrupar todos los eventos relacionados, como la creación, aprobación, recepción de mercancías y facturación, en una única instancia de proceso de principio a fin o 'case'. Analizar los procesos por este identificador permite la reconstrucción y visualización de todo el ciclo de vida de cada orden de compra, desde su inicio hasta su cierre.

Es el atributo fundamental que conecta todos los eventos relacionados en un único caso de proceso, posibilitando el análisis de punta a punta del ciclo de vida de la orden de compra.

Este es típicamente un campo de clave primaria que se encuentra en la tabla o documento del encabezado de la orden de compra.

El Nombre de la Actividad describe un paso o un cambio de estado dentro del proceso de la orden de compra. Algunos ejemplos incluyen 'Orden de Compra Creada', 'Orden de Compra Aprobada', 'Recibo de Mercancías Publicado' y 'Factura Recibida'. Cada actividad representa un punto distinto en el recorrido del proceso.

Este atributo es esencial para construir el mapa del proceso, que representa visualmente el flujo de actividades. Analizar la secuencia y frecuencia de las diferentes actividades ayuda a identificar rutas de proceso comunes, desviaciones, cuellos de botella y bucles de repetición de trabajo, como eventos de aprobación o cambio repetidos.

Constituye la columna vertebral del mapa de procesos, permitiendo la visualización y el análisis del flujo del proceso, sus variaciones e ineficiencias.

Esta información se deriva típicamente de códigos de transacción, registros de cambios de estado, tablas de eventos o tablas de documentos de cambio asociadas a la orden de compra.

El atributo Sistema de Origen identifica el sistema de información original para los datos de eventos, como un ERP, una plataforma de adquisición o un sistema heredado. Esto es particularmente importante en entornos donde el proceso De la Compra al Pago (P2P) abarca múltiples aplicaciones integradas.

Conocer el sistema de origen ayuda en la validación de datos, la resolución de problemas y la comprensión de las variaciones del proceso que pueden depender del sistema. Por ejemplo, las Órdenes de Compra (OC) que se originan en un sistema de e-procurement podrían seguir una ruta diferente y más automatizada que aquellas creadas manualmente en el ERP central.

Proporciona contexto sobre el origen de los datos, crucial para la gobernanza de datos, la validación y el análisis de las variaciones del proceso a través de diferentes sistemas.

Esto puede ser un valor estático añadido durante la extracción de datos o un campo de las tablas de origen que indica el sistema de entrada.

Este atributo registra la fecha y hora de la carga o actualización de datos más reciente del sistema de origen. Es un campo de metadatos que se aplica a todo el conjunto de datos en lugar de a un único evento.

Esta información es fundamental para que los usuarios comprendan la actualidad de los datos que están analizando. Les ayuda a evaluar la relevancia de la información obtenida y asegura que las decisiones se basen en datos tan actuales como sea necesario para su análisis.

Informa a los usuarios sobre la actualidad de los datos, asegurando que comprendan el período cubierto por el análisis y la relevancia de los hallazgos.

Este timestamp es generado y almacenado típicamente por la herramienta o proceso de extracción y transformación de datos (ETL).

La Categoría de Artículo, también conocida como Grupo de Materiales o Categoría de Compra, clasifica el tipo de producto o servicio que se está adquiriendo. Esta clasificación estructurada ayuda a organizar y comprender el gasto de adquisición y el comportamiento del proceso.

Analizar el proceso por categoría de artículo puede revelar variaciones significativas. Por ejemplo, el proceso de adquisición de servicios complejos puede tener ciclos de aprobación más largos y más cambios que el proceso para suministros de oficina estándar. Esta segmentación permite la optimización de procesos y el desarrollo de estrategias específicas para cada categoría.

Permite analizar el desempeño del proceso y el gasto por categoría, mostrando cómo distintos tipos de compras impactan la eficiencia.

Esta información se almacena típicamente a nivel de partida de la orden de compra.

El atributo Departamento especifica la unidad organizacional responsable de la compra. Suele ser el departamento que inició la solicitud o aquel cuyo presupuesto cubrirá el gasto, como 'TI', 'Marketing' u 'Operaciones'.

Este atributo es esencial para segmentar y comparar el rendimiento del proceso entre las diferentes partes del negocio. El análisis por departamento puede revelar qué áreas tienen los tiempos de ciclo más largos, las tasas de cambio más altas o el mayor gasto no autorizado. Estas ideas ayudan a adaptar las iniciativas de mejora a las necesidades y comportamientos específicos de cada departamento.

Permite segmentar el análisis del proceso por unidad de negocio para comparar desempeño e identificar problemas específicos por área o buenas prácticas.

Esta información suele estar disponible en el encabezado de la orden de compra o en los detalles de la partida, a menudo vinculada como un campo de Centro de Costo o Departamento.

El Estado de la Orden de Compra indica la etapa de la orden de compra dentro de su ciclo de vida en un momento dado o su disposición final. Los estados comunes incluyen 'En Aprobación', 'Aprobada', 'Enviada al Proveedor', 'Parcialmente Recibida', 'Cerrada' o 'Cancelada'.

Este atributo es útil para filtrar y analizar subconjuntos de órdenes de compra. Por ejemplo, el análisis puede centrarse exclusivamente en órdenes abiertas para identificar los cuellos de botella actuales, o en órdenes canceladas para comprender las razones de la cancelación. El seguimiento de la secuencia de cambios de estado también puede servir como base para definir las actividades en el modelo de proceso.

Permite filtrar casos según su etapa del ciclo de vida y enfocar el análisis en órdenes abiertas, cerradas o con problemas.

Este es un campo de estado estándar que se encuentra en los datos del encabezado de la orden de compra.

La Fecha de Entrega Solicitada es la fecha especificada en la orden de compra en la que la organización espera recibir los artículos o servicios del proveedor. Esta fecha sirve como base para medir el rendimiento de entrega del proveedor.

Este atributo es esencial para calcular el KPI de 'Tasa de Entrega a Tiempo'. Al comparar la fecha de entrega solicitada con la fecha real de recepción de mercancías, las empresas pueden evaluar la fiabilidad del proveedor. Analizar las desviaciones puede ayudar a identificar problemas crónicos con ciertos proveedores, artículos o ubicaciones de envío, lo que proporciona datos útiles para las evaluaciones de rendimiento.

Es el referente para medir el rendimiento de entrega del proveedor y es crucial para calcular el KPI de Tasa de Entrega a Tiempo.

Esta fecha es típicamente un campo estándar en el encabezado de la orden de compra o en los detalles de la partida.

El Monto de la Orden de Compra representa el compromiso financiero total de la orden. Puede analizarse a nivel de documento general o a nivel de partida individual.

Este atributo es fundamental para el análisis financiero y la priorización. Permite filtrar procesos según el valor, por ejemplo, para enfocarse en órdenes de compra de alto valor que pueden tener flujos de trabajo de aprobación más complejos o un mayor impacto en el negocio. Correlacionar el monto de la orden de compra con los tiempos de ciclo o las tasas de reelaboración puede revelar si las órdenes de alto valor se gestionan de forma menos eficiente que las de bajo valor.

Aporta una dimensión financiera al proceso, lo que permite un análisis basado en el valor para priorizar mejoras y comprender los impulsores de costos.

Este valor se encuentra en los datos del encabezado de la orden de compra, a menudo calculado como la suma de todos los importes de las partidas.

El Nombre del Proveedor identifica a la parte externa contratada para proporcionar los bienes o servicios especificados en la orden de compra. Es una pieza clave de los datos maestros vinculada a los datos transaccionales de la OC.

Analizar el proceso por proveedor es fundamental para la gestión del rendimiento de proveedores. Permite la comparación de proveedores basándose en métricas como las tasas de entrega a tiempo, las tasas de devolución de mercancías y la frecuencia de cambios en la OC. Esta información valiosa puede informar las estrategias de abastecimiento, las negociaciones con proveedores y la gestión de relaciones.

Permite analizar el rendimiento de los proveedores, comparando los tiempos de entrega, la calidad y la fricción del proceso entre diferentes proveedores.

Esto se obtiene de los datos maestros del proveedor y se vincula a la orden de compra, típicamente en el encabezado del documento.

El Nombre de Usuario identifica al individuo responsable de ejecutar un evento dentro del proceso. Podría ser la persona que creó la solicitud, aprobó la orden de compra o registró la recepción de mercancías. Proporciona responsabilidad y una dimensión humana al flujo del proceso.

Analizar las actividades por usuario ayuda a comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar necesidades de capacitación y detectar posibles problemas de cumplimiento. Por ejemplo, se puede usar para ver si ciertos usuarios están asociados con altas tasas de retrabajo o retrasos, o para verificar violaciones de la segregación de funciones.

Vincula las actividades del proceso a individuos específicos, permitiendo el análisis de la carga de trabajo, el rendimiento y el cumplimiento a nivel de usuario.

Normalmente se encuentra en los campos 'Creado por', 'Modificado por' o 'ID de usuario' en los registros de transacciones y encabezados de documentos.

El atributo End Time registra el momento de finalización de una actividad. Si bien muchos eventos del proceso son atómicos y tienen la misma hora de inicio y fin, algunas actividades, especialmente las manuales o aquellas con una duración medible, pueden tener timestamps de inicio y fin distintos.

Tener una hora de finalización permite el cálculo preciso del tiempo de procesamiento de actividades individuales. Esto es inestimable para identificar qué pasos específicos consumen mucho tiempo y para diferenciar entre el tiempo de procesamiento (cuando el trabajo se realiza activamente) y el tiempo de espera (el tiempo de inactividad entre actividades).

Permite calcular con precisión los tiempos de procesamiento de cada actividad y distinguir el tiempo de trabajo activo de los tiempos de espera en el proceso.

Se encuentra en registros de eventos o en datos transaccionales, a veces como un campo independiente "End Time" o "Completion Date". Si no estuviera disponible, puede establecerse con el mismo valor que Event Time.

El ID de la Solicitud de Compra es el identificador del documento interno que inició el proceso de adquisición. La solicitud es el pedido formal realizado por un departamento al departamento de compras para adquirir bienes o servicios.

Contar con este ID permite conectar el proceso de orden de compra con el proceso de solicitud previo. Esto habilita un análisis más amplio, 'De la Solicitud al Pedido', midiendo el tiempo transcurrido desde la solicitud hasta la creación de la orden de compra. Ayuda a identificar retrasos en la entrega entre los solicitantes y el equipo de compras.

Vincula la orden de compra con su solicitud de origen, permitiendo el análisis del tiempo de ciclo desde la requisición hasta la orden en etapas previas.

Esto se almacena típicamente como un campo de referencia en los datos del encabezado de la orden de compra o de la partida.

El atributo de Moneda especifica la unidad de dinero utilizada para el Monto de la Orden de Compra y otros campos financieros. Es esencial para interpretar y agregar correctamente los datos financieros, especialmente en organizaciones multinacionales que operan con múltiples monedas.

En el análisis, este atributo asegura que las métricas financieras se comparen de manera homogénea. Es un requisito previo para cualquier dashboard o KPI que involucre valores monetarios, permitiendo una conversión de moneda y una elaboración de informes adecuadas para proporcionar una visión financiera precisa del proceso de aprovisionamiento.

Ofrece el contexto necesario para todos los valores monetarios, asegurando una generación de informes financieros y comparaciones precisas, especialmente en operaciones globales.

Este código suele almacenarse en el encabezado de la orden de compra junto con el importe total.

El Solicitante es la persona dentro de la organización que inició la necesidad de una compra, a menudo creando la solicitud de compra precedente. Esto es distinto del usuario que pudo haber creado el documento de orden de compra en el sistema, quien normalmente forma parte del departamento de compras.

Analizar por solicitante puede ayudar a identificar patrones en el comportamiento de compra. Por ejemplo, ciertos solicitantes podrían tener consistentemente pedidos urgentes o pedidos que requieren cambios frecuentes. Esta información puede utilizarse para proporcionar capacitación dirigida sobre políticas de adquisición o para mejorar las especificaciones de los requisitos en el origen.

Identifica al usuario de negocio que inició la compra, ayudando a analizar los comportamientos de adquisición y a mejorar el proceso de especificación de requisitos.

Esta información se obtiene generalmente de la solicitud de compra asociada o se almacena como un campo de Solicitante en la propia orden de compra.