数据模板:应付账款发票处理
您的应付账款发票处理数据模板
- 推荐收集的属性
- 需追踪的关键活动
- Oracle Fusion Financials 数据提取指南
应付发票处理属性
| 名称 | 描述 | ||
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事件时间
EventTime
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活动发生的时间戳。 | ||
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描述
此 attribute 提供了流程中每个 activity 的确切日期和时间。它是按时间顺序排列 events 和计算步骤之间持续时间的基础。这些 data 可用于性能分析,例如通过测量等待时间识别 bottleneck,计算特定阶段(如审批)的 cycle time,以及监控 SLA 合规性。
为何重要
它对于计算所有基于时间的指标至关重要,包括周期时间和等待时间,这些对于识别瓶颈和衡量流程效率必不可少。
获取方式
这对应于各种 Oracle Fusion 表(例如 LAST_UPDATE_DATE、CREATION_DATE、APPROVAL_DATE)中的创建日期、最后更新日期或特定 event 时间戳。
示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-11-15T14:35:10Z2024-01-05T09:12:45Z
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发票
InvoiceId
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每张已处理发票的唯一 identifier。 | ||
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描述
“发票”作为主要案例标识符,连接从发票接收到最终支付的所有活动。每个独特的 InvoiceId 代表一个独立的端到端流程实例,从而可以对每张发票在应付账款流程中的整个历程进行全面分析。它是流程分析的支柱,连接所有相关事件和属性。
为何重要
它对于跟踪每张发票从开始到结束的生命周期至关重要,有助于分析流程变体、瓶颈和整体吞吐量。
获取方式
这通常是 Oracle Fusion Financials 中 AP_INVOICES_ALL 表的 INVOICE_ID 或 INVOICE_NUM。
示例
INV-987657334001APO-INV-2023-005
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活动名称
ActivityName
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所发生的具体流程步骤或 event 的名称。 | ||
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描述
此 attribute 描述了发票处理生命周期中的一个单一步骤,例如“Invoice Created”、“Approval Initiated”或“Payment Executed”。通过按时间顺序排列这些 activities,Process Mining 工具可以重构每张发票的端到端 process flow。分析 activities 有助于识别流程中最频繁的路径、偏差和返工循环。
为何重要
它构成了流程图的核心,支持流程的可视化和分析,识别偏差,并衡量每个步骤的绩效。
获取方式
这通常来源于 Oracle Fusion Financials 中的状态变更、事件表或审计日志。可能需要从各种源表和字段进行映射。
示例
发票已验证已设置暂停发票已批准已执行支付
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供应商名称
VendorName
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提交发票的供应商名称。 | ||
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描述
识别与发票相关的供应商。这是分析的关键维度,因为它允许按供应商细分流程绩效。例如,可以分析哪些供应商的发票暂挂率最高、处理时间最长或最常发生匹配差异。这有助于管理供应商关系并识别特定供应商的系统性问题。
为何重要
可按供应商进行绩效分析,有助于识别特定供应商存在的问题,例如频繁延迟、差异或付款停滞。
获取方式
通常来源于 POZ_SUPPLIERS 表或相关供应商表中的 VENDOR_NAME 字段,通过 AP_INVOICES_ALL 表中的 VENDOR_ID 进行关联。
示例
环球办公用品公司创新技术服务可靠物流公司
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到期日
DueDate
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发票的付款到期日。 | ||
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描述
这是根据发票日期和付款条款计算出的发票必须支付的日期,旨在避免滞纳金并维护良好的供应商关系。它是监控准时支付绩效和管理现金流的关键属性。“准时支付率”KPI 通过将“支付日期”与此“到期日”进行比较来直接计算。
为何重要
对于衡量按时付款率、管理现金流和避免逾期付款罚款至关重要。这是付款政策合规性的关键字段。
获取方式
这可能是付款计划表(例如 AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL)中的一个直接字段,或者根据 INVOICE_DATE 和付款条款计算得出。
示例
2023-11-142023-12-012024-01-19
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发票状态
InvoiceStatus
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发票的当前或最终状态。 | ||
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描述
指示发票在流程中的当前状态,例如“Validated”、“Pending Approval”、“Paid”或“Cancelled”。此属性提供了发票生命周期的快照,对运营 dashboard 很有用。分析最终状态有助于了解流程结果,例如已取消或被拒绝发票的比率。
为何重要
提供发票处理结果和当前状态的快速概览,有助于分析异常率(例如,取消)和流程效率。
获取方式
这可以从 AP_INVOICES_ALL 表中的 status 字段或从 AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL 中的 payment status 派生。
示例
已验证已支付已取消需要重新验证
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发票金额
InvoiceAmount
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发票的总金额。 | ||
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描述
此 attribute 代表发票的应付总金额。它是财务分析和发票优先级排序的基本 metric。分析发票金额可以揭示高价值发票是否与低价值发票的处理方式不同或经历更多延迟。它也是与现金流预测和重复支付分析相关的 dashboard 的关键数据。
为何重要
可用于进行财务影响分析,例如优先处理高价值发票、按价值分析处理时间,以及计算延迟造成的财务影响。
获取方式
来源于 AP_INVOICES_ALL 表中的 INVOICE_AMOUNT 字段。
示例
5400.50125000.00750.25
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支付日期
PaymentDate
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发票款项实际支付的日期。 | ||
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描述
此 attribute 记录了实际支付款项的日期。它用于确认发票的 AP 流程完成。将 Payment Date 与 Due Date 进行比较是计算准时支付率和分析早期付款折扣获取情况的基础。这是资金和现金流管理的关键 data 点。
为何重要
可用于计算按时付款KPI,并分析提前付款折扣的实现情况,直接影响现金流管理。
获取方式
来源于支付表,例如 AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL,特别是像 ACCOUNTING_DATE 或 CHECK_DATE 这样的字段。
示例
2023-11-132023-12-052024-01-19
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用户
User
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执行该活动的人员的用户 ID 或姓名。 | ||
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描述
识别负责执行流程步骤的员工或系统用户,如录入发票的应付账款文员、批准经理或支付专员。按用户分析有助于识别培训需求、工作量分配及团队绩效差异,对合规性和审计追踪至关重要。
为何重要
有助于分析工作量和团队绩效,并识别个人瓶颈或培训机会。这对可审计性也至关重要。
获取方式
来源于用户相关字段,例如各种表中的 CREATED_BY 或 LAST_UPDATED_BY,或来源于特定的工作流或审批历史表。
示例
john.doejane.smithap.clerk1
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结束时间
EndTime
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发票最终 activity 的时间戳。 | ||
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描述
代表发票生命周期中最终事件的时间戳,例如“支付已清算”或“发票已取消”。此属性通常通过查找每个“InvoiceId”的最新“EventTime”来获取,对于计算发票的端到端总处理时间至关重要。
为何重要
能够计算每张发票的端到端总周期时间,这是衡量整体流程效率的核心 KPI。
获取方式
这是一个 calculated attribute,通过在 dataset 中查找每个 case(InvoiceId)的最大 EventTime 而派生。
示例
2023-10-30T11:00:00Z2023-11-20T16:45:00Z2024-01-10T10:20:30Z
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采购订单号
PurchaseOrderNumber
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与发票关联的采购订单 identifier。 | ||
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描述
这是授权采购商品或服务的采购订单 (PO) 的唯一编号。此 attribute 对于分析三方匹配流程(PO、收货单与发票)至关重要。与 PO 关联的发票若差异率高,可能表明采购或收货部门存在问题。分析有 PO 和无 PO 的发票,也能揭示不同的 process behaviors。
为何重要
对于分析三方匹配流程、识别匹配差异以及理解采购订单(PO)支持的发票和非PO发票之间的区别至关重要。
获取方式
此信息通常通过将发票行表(例如 AP_INVOICE_LINES_ALL)与 PO 表(例如 PO_HEADERS_ALL)联接来获取。
示例
PO-10056982347null
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业务单元
BusinessUnit
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负责发票的业务部门或运营部门。 | ||
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描述
识别产生费用的具体业务单位、部门或成本中心。这是组织分析的关键维度,有助于比较公司各部门流程绩效,查明审批时间过长或异常率过高问题是否集中在特定业务单位,以指导有针对性的改进。
为何重要
支持跨组织单位进行绩效基准测试,有助于识别特定部门的瓶颈或合规问题。
获取方式
此信息通常在 AP_INVOICES_ALL 表中以 ORG_ID 形式找到,该 ORG_ID 可以与 HR 组织表联接以获取业务单元名称。
示例
北美销售欧洲运营集团总部财务
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付款条件
PaymentTerms
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与供应商约定的发票付款条款。 | ||
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描述
定义了供应商的付款条件,例如“Net 30”或“2% 10, Net 30”。此属性是计算发票到期日期和识别早期付款折扣机会的基础。分析付款条款有助于现金流规划,对于“早期付款折扣实现” dashboard 衡量公司获取可用折扣的效率至关重要。
为何重要
通过确定付款计划和早期付款折扣的资格,直接影响现金流和盈利能力。
获取方式
可在 AP_TERMS_TL 或 AP_TERMS_B 表中获取,并与 AP_INVOICES_ALL 表关联。
示例
净 30 天净 60 天2% 10,净30
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最新数据更新
LastUpdateDate
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最近一次 data 刷新的时间戳。 | ||
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描述
此 attribute 指示了此流程的 data 最近一次从源系统抽取的时间。它是一个 metadata 字段,在每次刷新时应用于整个 dataset。此信息对用户理解 data 的新鲜度和分析涵盖的时间范围至关重要。它确保透明度,并有助于正确解释分析结果。
为何重要
告知用户数据的及时性,确保他们了解分析所涵盖的周期以及上次更新发生的时间。
获取方式
此值在数据提取时生成并标记到数据集中。
示例
2024-03-10T05:00:00Z2024-03-11T05:00:00Z
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匹配状态
MatchingStatus
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指示发票匹配流程的结果。 | ||
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描述
显示验证过程的结果,即发票与采购订单和收货单(用于三方匹配)进行匹配。可能的状态包括“已匹配”、“部分匹配”或“失败”。此属性是“三方匹配失败率”KPI 及相关差异分析 dashboard 的基础,有助于诊断采购到支付周期中的问题。
为何重要
直接衡量自动化匹配流程的成功程度,突出显示导致手动返工和付款延迟的差异。
获取方式
此状态常在 AP_INVOICES_ALL 或 AP_INVOICE_LINES_ALL 等表的发票头或行层面找到。
示例
成功失败 - 价格不匹配失败 - 数量不匹配无需
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发票处理时间
InvoiceProcessingTime
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从开始到结束处理一张发票所需的总时间。 | ||
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描述
此 calculated metric 衡量每张发票从第一个 event(例如“Invoice Created”)到最后一个 event(“EndTime”)的持续时间。它是衡量端到端流程效率的主要 KPI。分析此持续时间有助于识别哪些类型的发票(例如,按供应商、金额或业务单元划分)处理时间最长,并为改进措施提供 baseline。
为何重要
直接衡量应付账款流程的端到端效率,有助于量化瓶颈并跟踪改进工作随时间推移产生的影响。
获取方式
针对每个 InvoiceId,通过用最晚 EventTime (EndTime) 减去最早 EventTime 计算得出。
示例
10天4小时35天11小时5天2小时
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发票币种
InvoiceCurrency
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发票金额的币种。 | ||
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描述
指定发票计价的货币(例如,美元、欧元、英镑)。这对于涉及多个国家或货币的分析至关重要。它为发票金额提供了必要的上下文,并确保财务指标得到正确解读。对于全球性组织而言,它是过滤和细分财务数据的关键属性。
为何重要
为“发票金额”提供重要上下文,从而实现准确的财务分析和报告,尤其是在跨国运营中。
获取方式
来源于 AP_INVOICES_ALL 表中的 INVOICE_CURRENCY_CODE 字段。
示例
USD欧元英镑JPY
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发票日期
InvoiceDate
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供应商发票上注明的日期。 | ||
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描述
这是供应商开具发票的日期。它是根据双方约定的付款条款,确定付款到期日的起始点。将此发票日期与系统录入日期(即“发票创建”活动)进行比较,可以揭示发票提交或接收处理中存在的延迟。通过这项分析,有助于识别前端的瓶颈,避免影响及时付款和折扣获取。
为何重要
作为计算支付到期日的基准,并用于识别从发票开具到进入 AP 流程之间存在的延迟。
获取方式
来源于 AP_INVOICES_ALL 表中的 INVOICE_DATE 字段。
示例
2023-10-152023-11-012023-12-20
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审批人
Approver
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审批发票付款的人员。 | ||
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描述
识别对发票进行最终或关键审批的用户或经理。此属性对于“发票审批周期时间” dashboard 至关重要,该 dashboard 按审批人细分审批时间。分析这些数据有助于揭示审批层级中的瓶颈,找出工作量大的个人,并确保遵循授权管理制度。
为何重要
对于分析审批 workflow、识别由特定审批人造成的瓶颈以及审计审批政策合规性至关重要。
获取方式
此信息通常存储在 Oracle 的 workflow 表(例如,与审批管理引擎 AME 相关)或 audit history 表中。
示例
s.jonesm.riverad.chen
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是否准时付款
IsOnTimePayment
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指示发票是否在到期日之前支付的标志。 | ||
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描述
这是一个布尔值(真/假),通过比较“付款日期”和“到期日”得出。若付款日期不晚于到期日,则为真。此属性直接支持“按时付款率”KPI的计算,对监控付款政策合规性及维护供应商关系至关重要。
为何重要
直接衡量对付款条款的遵守情况,这对于供应商关系、财务规划和避免滞纳金至关重要。
获取方式
这是一个从其他字段派生出来的 calculated attribute。其逻辑为:IF PaymentDate <= DueDate THEN true ELSE false。
示例
truefalse
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是否返工
IsRework
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指示发票是否已返工的标志。 | ||
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描述
此布尔值(真/假)用于识别经历过返工的发票,如重复验证或从后期阶段退回前期(例如从“待审批”退回“需要重新验证”)。它通常通过分析活动顺序得出,对量化“发票返工率”和了解流程低效至关重要。
为何重要
量化低效返工循环的频率,有助于识别流程异常和资源浪费的根本原因。
获取方式
这是一个 calculated attribute。它通过分析每个 case 的 activities 序列来检测 process flow 中的重复步骤或反向移动而派生。
示例
truefalse
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暂停原因
HoldReason
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发票被暂停支付的原因。 | ||
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描述
当发票无法继续进行支付时,会对其进行挂起(hold)。此属性记录了挂起的具体原因,例如“价格不匹配”、“数量差异”或“等待收货”。分析挂起原因对于识别流程中断和延迟的根本原因至关重要。它直接支持用于监控异常和返工情况的仪表盘。
为何重要
精准找出支付延迟和发票异常的根本原因,为流程改进和供应商沟通提供可操作的洞察。
获取方式
来源于 AP_HOLDS_ALL 等表,这些表链接到发票并包含搁置原因或代码。
示例
价格不匹配开票数量超出收货数量重复发票
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源系统
SourceSystem
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抽取 data 的系统来源。 | ||
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描述
此 attribute 识别了 data 的来源,对于此流程通常是“Oracle Fusion Financials”。在多系统环境(例如,独立的 OCR 扫描系统)中,此字段有助于区分不同 events 的来源。它确保 data lineage 并提供上下文,尤其是在集成来自不同平台的数据时。
为何重要
提供关于数据来源的关键背景信息,确保数据的可追溯性,并有助于管理可能来自多个系统的数据集成。
获取方式
这通常是数据提取设置期间定义的静态值。
示例
Oracle Fusion FinancialsOracle EBS R12Fusion Cloud AP
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应付发票处理活动
| 活动 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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付款已结清
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这是流程中的最后一步 activity,确认款项已清算到银行。此 event 通常通过 Oracle Cash Management 在银行对账后提供的状态更新来获取。 | ||
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为何重要
这是端到端流程的真正终点,为“平均发票处理周期”提供了最准确的数据。它为整个财务交易画上了句号。
获取方式
根据 AP_CHECKS_ALL 表中付款状态更新为“CLEARED”来推断。CLEARED_DATE 列提供了此 event 的时间戳。
捕获
CLEARED_DATE 字段存在于 AP_CHECKS_ALL 表中。
事件类型
inferred
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发票已创建
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代表发票记录在系统中的首次创建,无论是通过手动录入、扫描(OCR)还是电子数据交换(EDI)方式。当新记录插入主发票表时,此事件被捕获。 | ||
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为何重要
这标志着发票处理生命周期的明确起点。分析从该事件到其他事件的时间跨度,可以揭示上游延迟和整个流程的持续时间。
获取方式
这是一个 explicit event,从 AP_INVOICES_ALL 表中发票记录的创建时间戳捕获,通常使用 CREATION_DATE 列。
捕获
在 AP_INVOICES_ALL 表中的记录创建时间戳。
事件类型
explicit
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发票已批准
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代表发票的最终审批,授权其进行支付。这一关键里程碑是通过工作流状态字段更新为最终批准状态来推断的。 | ||
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为何重要
这是一个关键里程碑,标志着审批周期的结束。它对计算“发票审批周期时间”和识别与审批人相关的瓶颈至关重要。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 表中 WFAPPROVAL_STATUS 列变为“Manually Approved”、“Workflow Approved”或类似的最终审批状态来推断。
捕获
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS 字段状态变为已批准。
事件类型
inferred
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发票已验证
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此 activity 标志着系统对发票 data 自动验证检查(如格式正确性和与供应商匹配)的成功完成。它通过跟踪发票 validation status 字段的变化来捕获。 | ||
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为何重要
表示发票已准备好进行后续处理,例如匹配或审批。此步骤之前的延迟表明存在数据录入问题,为“发票数据录入错误分析” dashboard 提供支持。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 表中 VALIDATION_STATUS 列变为“Validated”来推断。此字段的审计追踪或历史表提供了时间戳。
捕获
AP_INVOICES_ALL.VALIDATION_STATUS 字段状态变为 'Validated'。
事件类型
inferred
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已安排付款
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标记已批准发票被纳入付款流程请求 (PPR) 或付款批次,但尚未实际支付的时间点。此事件在付款计划记录最终确定时被捕获。 | ||
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为何重要
此 activity 连接了审批和实际支付两个环节。分析此阶段的耗时对现金流预测和管理至关重要。
获取方式
根据发票在 AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL 表中 checkrun_id 已填充来推断。PPR 的创建日期可作为时间戳。
捕获
发票与付款处理请求 (PPR) 的关联。
事件类型
inferred
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已执行支付
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代表支付被创建并发送给供应商的时刻。这是通过创建与发票关联的支付记录捕获的明确事件。 | ||
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为何重要
这是衡量“按时付款率”和“端到端发票吞吐量”的关键里程碑,标志着公司已履行其财务义务。
获取方式
这是一个 explicit event,通过在 AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL 表中创建关联记录而记录。ACCOUNTING_DATE 或 CREATION_DATE 可以用作时间戳。
捕获
在 AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL 中创建记录,将发票与支付关联起来。
事件类型
explicit
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发票已取消
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代表在支付前终止发票处理流程。当用户取消发票并填充取消日期时,此明确操作被捕获。 | ||
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为何重要
发票的终结状态,表示未能成功完成。分析取消的频率和原因有助于揭示采购或供应商管理中的上游问题。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 表中 CANCELLED_DATE 列已填充来推断。该日期本身作为 event 时间戳。
捕获
CANCELLED_DATE 字段存在于 AP_INVOICES_ALL 表中。
事件类型
inferred
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发票已拒绝
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表示审批人已拒绝发票,中断了流程,通常需要修正并重新提交。这在审批 workflow 中作为状态变更被捕获。 | ||
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为何重要
突显流程中重要的返工循环。通过分析拒绝的频率和原因,可以揭示政策理解偏差或系统性数据问题。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 表中 WFAPPROVAL_STATUS 列变为“Rejected”来推断。Workflow 历史表可能会提供更多详细信息。
捕获
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS 字段状态变为 'Rejected'。
事件类型
inferred
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审批启动
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表明发票已进入审批工作流,并已路由到第一个审批人。这是从发票工作流状态的变更推断出来的。 | ||
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为何重要
此 activity 为“发票审批周期时间”KPI 启动计时。它有助于区分等待 data 时间和等待审批人时间。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 表中 WFAPPROVAL_STATUS 从预 workflow 状态变为“Initiated”或类似的待处理状态来推断。
捕获
AP_INVOICES_ALL.WFAPPROVAL_STATUS 字段状态变为 'Initiated'。
事件类型
inferred
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已享提前付款折扣
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此计算事件表明付款已提前完成以获取折扣。它通过比较实际付款日期与付款计划中的折扣条款来确定。 | ||
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为何重要
直接支持“早期付款折扣实现” dashboard。它有助于量化高效应付账款流程的财务收益并识别错失的机会。
获取方式
通过比较 AP_INVOICE_PAYMENTS_ALL 表中的付款日期与 AP_PAYMENT_SCHEDULES_ALL 表中的折扣日期 (DISCOUNT_DATE) 字段计算得出。
捕获
比较实际付款日期与折扣资格日期。
事件类型
calculated
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已执行匹配
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代表系统或用户将发票与采购订单(PO)和/或收货单(GRN)进行匹配的操作。当发票上的匹配状态更新时,此事件被捕获。 | ||
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为何重要
这是基于采购订单发票的关键一步,直接影响“三方匹配差异趋势”分析。此步骤的失败或延迟是流程瓶颈的主要来源。
获取方式
根据 AP_INVOICES_ALL 中 WFAPPROVAL_STATUS 或类似匹配状态字段的更新,表明已发生匹配尝试来推断。
捕获
采购订单匹配相关状态变更的时间戳。
事件类型
inferred
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已解除暂停
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标记问题已解决并解除暂停,允许发票继续进行支付流程。当暂停记录更新解除信息时,会捕获此事件。 | ||
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为何重要
衡量解决差异所需的时间。与“已暂停”事件结合使用,有助于量化返工和异常处理的持续时间和影响。
获取方式
根据现有暂挂记录在 AP_HOLDS_ALL 表中 RELEASE_LOOKUP_CODE 和 LAST_UPDATE_DATE 列已填充来推断。
捕获
更新 AP_HOLDS_ALL 记录中的时间戳,并附带解除详情。
事件类型
inferred
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已设置暂停
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表示发票已被暂挂,无法支付。当暂挂记录创建并与发票关联时,这会被捕获为一个明确的 event,通常是由于差异或政策违规。 | ||
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为何重要
直接识别流程异常和瓶颈。分析冻结原因和持续时间是理解并解决常见处理问题的关键。
获取方式
这是一项明确的事件,即在 AP_HOLDS_ALL 表中创建了一个与特定 INVOICE_ID 相关联的新条目。
捕获
在 AP_HOLDS_ALL 表中的记录创建时间戳。
事件类型
explicit
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