您的记录到报告,日记账分录数据模板

Microsoft Dynamics 365
您的记录到报告,日记账分录数据模板

您的记录到报告,日记账分录数据模板

该模板全面介绍分析记录到报告,日记账分录流程所需的关键数据点,列出需要收集的重要属性和跟踪的关键活动,确保为有效的流程挖掘项目采集完整信息。此外,模板还提供从源系统提取这些数据的实用指导。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • Microsoft Dynamics 365数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

记录到报告,日记账分录属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析记录到报告,日记账分录。
3 必需 7 建议 10 可选
名称 说明
事件时间
EventTime
表示活动或事件发生时间的精确时间戳。
说明

Event Time记录Journal Entry流程中具体活动发生的日期和时间。这些时间顺序数据对于排列事件顺序和计算事件间隔时长至关重要。

在分析中,该时间戳用于构建每个案例的时间线,是计算周期时间、处理时间和等待时间等所有基于时间的指标的基础。它可以帮助识别步骤之间的延迟,并支持分析瓶颈和SLA合规性的仪表板。

为什么重要

此时间戳对于正确排列事件顺序,以及计算周期时间、处理延迟等所有基于时长的KPI至关重要。

获取位置

事件时间戳通常位于工作流历史日志、审计轨迹表(例如SysDatabaseLog)中,也可能作为LedgerJournalTable和LedgerJournalTrans等相关记录的创建或修改时间戳存在。

示例
2023-10-26T10:00:00Z2023-10-26T11:30:00Z2023-10-27T14:45:10Z
日记账分录ID
JournalEntryId
Journal Entry的唯一标识符,作为主要案例标识。
说明

Journal Entry ID可将与单笔日记账分录交易相关的所有活动和数据点唯一关联起来。它支持对日记账生命周期进行端到端跟踪,从创建和审核一直到最终过账至总账。

在流程挖掘分析中,该属性是还原流程顺序的基础。每个唯一的Journal Entry ID代表一个独立的流程实例,可用于详细分析单笔财务交易的流程变体、周期时间和一致性。

为什么重要

这是跟踪日记账分录从开始到结束的关键标识,可用于分析每个案例的完整流程顺序。

获取位置

该标识通常位于Journal header表中,例如LedgerJournalTable,字段名通常为JournalNum。

示例
JRN-0012345JV-2023-08-156GENJ0000891
活动名称
ActivityName
已发生的具体业务流程步骤或事件的名称。
说明

该属性描述日记账分录生命周期中的单个事件或任务,例如“日记账分录已创建”“日记账已提交审批”或“日记账分录已过账”。这些活动构成发现流程图中的节点。

分析活动的顺序和频次是流程挖掘的核心。它可以揭示实际流程顺序,帮助识别偏离标准过程的情况,并突出显示活动耗时超出预期或重复执行的瓶颈。

为什么重要

该属性定义流程中的步骤,是流程图的骨架,并支持对流程顺序和变体进行分析。

获取位置

这是根据Microsoft Dynamics 365中的系统事件、状态变化或工作流日志推导出的概念属性。

示例
Journal Entry已创建Journal已提交审批Journal已审批Journal Entry已过账
Journal状态
JournalStatus
Journal Entry当前或最终状态。
说明

此属性表示Journal Entry在特定时间点的状态,例如“Draft”“In Review”“Approved”“Rejected”或“Posted”,用于反映分录所处的生命周期阶段。

分析状态有助于了解案例结果。您可以使用它筛选所有被驳回的Journal,或跟踪处于特定阶段的Journal数量。该属性为多个仪表板提供处理量和状态分析所需的背景信息。

为什么重要

为每个Journal Entry提供清晰的结果信息,支持分析成功率、驳回率以及不同阶段的工作量。

获取位置

状态通常位于Journal header表LedgerJournalTable中,也可能根据工作流状态推导。

示例
草稿已提交已批准已过账已拒绝
Journal类型
JournalType
Journal Entry的分类,例如General Journal或Accrual。
说明

Journal Type根据业务目的对分录进行分类,例如日常分录、应计、分摊或抵销。这种细分对于了解不同流程路径和行为至关重要。

该属性支持按不同Journal类型筛选和比较流程,也是“Journal Entry Throughput Volume by Type”仪表板的基础,可用于分析某些Journal类型是否更容易出现延迟、驳回或返工。

为什么重要

支持按不同业务目的细分分析,比较具有不同路径、周期时间和审批要求的流程。

获取位置

该信息通常存储在Journal header表LedgerJournalTable中,位于与Journal名称或类型相关的字段内,例如JournalName。

示例
普通日记账应计调整公司间转账工资
事件结束时间
EventEndTime
表示活动或事件完成时间的时间戳。
说明

Event End Time表示具体活动完成的时间。StartTime表示事件开始时间,EndTime则提供另一端时间边界,从而可以精确计算单项任务的持续时间。

在流程挖掘中,同时具备开始时间和结束时间,便可计算活动处理时间,并将其与等待时间区分开来。这对于分析用户表现和识别具体任务耗时的仪表板至关重要,因为需要关注的不只是步骤之间的间隔。

为什么重要

支持精确计算每项活动的耗时,对于分析用户表现和识别资源密集型任务至关重要。

获取位置

该数据可能明确存储在工作流日志中,也可能需要使用流程中后续活动的StartTime进行推导。

示例
2023-10-26T10:05:15Z2023-10-26T11:45:00Z2023-10-27T15:00:00Z
日记账总金额
JournalTotalAmount
日记账分录的货币总值,通常为借方金额之和。
说明

该属性表示日记账分录的财务总值,可按金额区间将分录划分为低、中、高价值。

按财务价值分析流程可以发现重要模式。例如,高价值日记账分录可能需要更严格的审批流程,包含更多步骤且周期时间更长。该属性对于重要性分析以及了解流程低效带来的财务影响至关重要。

为什么重要

支持按财务价值细分流程,而财务价值通常与流程复杂度、风险和审批工作流相关。

获取位置

可能需要针对每个日记账分录,将日记账行表LedgerJournalTrans中的借方金额相加后计算该值。

示例
1500.75125000.0050.25
法人实体
LegalEntity
记录日记账分录时所对应的法人实体或公司代码。
说明

法人实体代表组织内记录财务交易的特定公司或业务部门,是财务系统中的基本组织维度。

在流程挖掘中,该属性可用于比较组织不同部分的日记账分录流程,帮助发现某些法人实体是否拥有更高效的流程、更高的拒绝率或更长的周期时间,从而识别并共享最佳实践。

为什么重要

支持比较不同公司或业务部门的流程绩效,突出差异和改进机会。

获取位置

这是Dynamics 365中的核心字段,通常位于LedgerJournalTable等交易表中,并通常与DataAreaId关联。

示例
USMFDEMFGBSI
用户名
UserName
执行活动的用户名称。
说明

此属性用于标识负责执行具体活动的员工或系统用户,例如创建、审批或过账Journal Entry的用户,并将流程步骤与人员资源关联起来。

按用户分析表现是流程挖掘的一项重要能力。它有助于构建“Journal Entry User Performance”仪表板,比较不同用户或团队的活动时长和处理量,发现高绩效人员、确定培训需求,并协助平衡工作负载。

为什么重要

将流程活动与具体人员关联起来,支持用户表现、工作负载分配和资源配置分析。

获取位置

用户信息通常位于LedgerJournalTable等表的createdBy或modifiedBy字段中,也可能位于关联的工作流历史日志中。

示例
Alice SmithBob Johnsonsystem.batch
驳回原因
RejectionReason
Journal Entry在审批过程中被驳回时提供的原因。
说明

Journal Entry被驳回时,审批人通常会提供驳回原因。此属性记录相关信息,对于根因分析非常有价值。

这是“Journal Entry Rejection Rate Analysis”仪表板的主要属性。通过分类和分析驳回原因,组织可以识别常见问题,例如文档不正确、违反政策或数据录入错误,并据此实施有针对性的培训或流程改进。

为什么重要

说明返工发生的原因,为降低驳回率和提升一次通过审批率提供直接依据。

获取位置

此信息通常存储在与拒绝步骤关联的工作流历史或评论部分。

示例
支持性文档不足使用了错误科目超过审批阈值重复分录
上次数据更新
LastDataUpdate
数据最近一次从源系统刷新时的时间戳。
说明

此属性表示最近一次从源系统提取数据的日期和时间,为分析和所含数据的新鲜度提供背景信息。

在仪表板中显示该信息,可以让用户了解数据的时效性,以及当前流程分析覆盖的时间范围。这是任何流程挖掘项目的重要元数据。

为什么重要

提供有关数据新鲜度的重要背景,确保用户了解流程分析反映的最新程度。

获取位置

此时间戳在数据提取、转换和加载(ETL)过程中生成并存储。

示例
2023-10-27T02:00:00Z
审批SLA状态
ApprovalSlaState
表示日记账分录审批是否符合服务级别协议。
说明

该属性根据日记账分录审批周期是否在服务级别协议(SLA)规定的目标时间内完成,对每个日记账分录的审批周期进行分类。通常的取值为“已达标”或“已超时”。

这是“日记账分录审批SLA合规性”仪表板的核心指标,以清晰的业务视角展示目标达成情况,帮助监控和管理审批流程的及时性,并推动改进SLA经常未达标的环节。

为什么重要

将原始周期时间数据转化为清晰的业务结果(达标或超时),便于跟踪关键目标的完成情况。

获取位置

这是一个计算属性,其逻辑要求将计算得出的审批周期时间KPI与预定义的SLA目标进行比较。

示例
符合要求已超期
审批级别
ApprovalLevel
表示多级审批工作流中当前或已完成的阶段。
说明

对于需要多级审批的日记账分录,该属性用于跟踪分录当前所处的层级,例如“经理审批”或“总监审批”。

该属性有助于更深入地分析审批瓶颈,定位延迟是否持续发生在审批链的某个特定级别,从而判断是否需要重新设计该阶段的流程或重新分配资源。

为什么重要

展示多阶段审批工作流的执行情况,帮助识别特定审批级别上的瓶颈。

获取位置

此信息应从工作流历史日志中提取,用于跟踪不同审批步骤的完成情况。

示例
级别1:经理级别2:总监级别3:财务副总裁
是否一次通过
IsFirstTimeRight
用于标识日记账是否在此前未被拒绝的情况下获批的标记。
说明

如果日记账分录从提交到审批通过期间没有发生“日记账已拒绝”或“日记账分录已更正”活动,则该案例级布尔属性为true。这是衡量流程质量的重要指标。

“一次通过审批率”KPI直接根据该属性计算。较高的通过率表示流程高效且质量较高,较低的通过率则表明初始数据质量、需求清晰度或提交程序存在系统性问题。

为什么重要

这是衡量流程质量的关键指标,可反映有多少日记账无需返工即可顺利完成审批。

获取位置

这是一个案例级计算属性,通过分析每个Journal Entry ID的活动顺序得出。

示例
truefalse
是否自动过账
IsAutomatedPosting
用于标识日记账分录是否由系统自动创建或过账的标记。
说明

该布尔属性用于区分用户手动创建的日记账分录与系统或子系统自动生成的分录,例如系统集成或自动分摊流程生成的分录。

分析该属性有助于比较自动化流程与手动流程的效率和错误率。通过识别手动分录是否更容易出现错误、返工或延迟,还可以发现进一步自动化的机会。

为什么重要

区分手动流程和自动化流程,以便比较二者的效率、准确性和合规性。

获取位置

该信息可能通过“创建者”用户标识体现,例如系统用户或批处理用户,也可能由日记账头或类型配置中的特定标记表示。

示例
truefalse
是否返工
IsRework
用于标识属于返工或纠正循环的活动的标记。
说明

对于拒绝后发生的活动,该计算得出的布尔属性设为true,例如“日记账分录已更正”或重复的“日记账已提交审批”。它有助于单独识别并量化返工。

该属性是“日记账分录返工与纠正循环”仪表板和“返工率”KPI的基础。标记返工后,即可直观展示并衡量纠正循环的频率和影响,而纠正循环是流程低效的主要来源之一。

为什么重要

直接标记低效的返工循环,便于量化拒绝和更正对整体周期时间及成本的影响。

获取位置

这是一个计算属性,在数据转换期间通过分析案例内的活动顺序得出。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的记录系统。
说明

此属性用于标识Journal Entry数据的来源应用。在此流程中,该值通常是固定值,例如“Microsoft Dynamics 365”。

在更广泛的分析场景中,尤其是在包含多个ERP或集成系统的环境中,该字段有助于区分不同流程和数据源,确保数据来源清晰,并支持数据治理与验证。

为什么重要

标识数据来源,对于数据治理以及跨多个企业系统开展分析至关重要。

获取位置

这是在数据提取、转换和加载(ETL)过程中添加的静态值,用于标记数据集来源。

示例
Microsoft Dynamics 365D365 F&O
货币代码
CurrencyCode
日记账分录金额所使用的货币。
说明

该属性指定日记账分录的计价货币,例如USD、EUR或GBP,为日记账总金额提供必要背景。

虽然货币不一定用于分析流程本身,但基于日记账金额开展财务报告或分析时,货币至关重要。尤其在跨国组织中,它有助于正确汇总和比较金额。

为什么重要

为财务分析提供必要背景,确保正确解读金额,尤其适用于多币种环境。

获取位置

货币代码通常位于日记账行表LedgerJournalTrans中。

示例
USDEURGBPJPY
过账日期
PostingDate
日记账分录过账至总账的日期。
说明

过账日期是交易影响总账余额的正式日期,对财务报告和结账期间至关重要。

该属性用于分析审批与过账之间的延迟,也是“日记账分录过账周期时间”KPI的重点。缩短这一延迟通常是加快财务结账流程的关键目标。该属性还可用于分析一段时间内的过账量。

为什么重要

对于计算过账周期时间KPI以及了解审批完成到交易正式记入总账之间的延迟至关重要。

获取位置

该日期通常存储在日记账头表LedgerJournalTable或相关的已过账交易表中。

示例
2023-10-282023-11-012023-10-31
部门
DepartmentName
与日记账分录关联的部门或成本中心。
说明

部门或成本中心用于标识负责财务交易或受其影响的内部业务部门,是内部管理报告的重要维度。

该属性支持按部门分析日记账分录流程,帮助回答以下问题:哪些部门提交的日记账最多?某些部门的拒绝率或审批时间是否更高?这些信息有助于开展有针对性的流程改进。

为什么重要

支持按业务职能分析流程绩效,帮助识别部门特有的瓶颈或培训需求。

获取位置

此信息通常作为财务维度存储在日记账行级别的LedgerJournalTrans中。

示例
销售财务市场营销运营
必需 建议 可选

记录到报告,日记账分录活动

以下是建议在事件日志中记录的关键流程步骤和里程碑,可用于准确发现和分析流程。
5 建议 7 可选
活动 说明
Journal Entry已创建
此活动表示新Journal Entry的创建。当用户在系统中创建新的Journal header记录时,系统会记录该活动,并生成唯一的Journal Entry ID,作为流程分析中的案例标识。
为什么重要

这是流程的主要开始事件。分析从此时到过账的时间,对于衡量端到端周期时间和识别初始数据录入延迟至关重要。

获取位置

此事件取自GeneralJournalEntry或LedgerJournalTable实体中Journal header的创建时间戳,通常对应明确的记录创建事件。

采集

使用GeneralJournalEntry或LedgerJournalTable中的“createdDateTime”字段。

事件类型 explicit
Journal Entry已过账
此活动表示Journal Entry已成功过账至总账,成为正式财务记录。这是关键事件,通常在Journal header状态更新为“Posted”时捕获。
为什么重要

这是流程主要的成功结束事件,用于计算端到端周期时间和过账周期时间,是衡量财务结账效率的重要指标。

获取位置

可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化捕获,例如JournalStatus变为“Posted”,以及GeneralJournalAccountEntry表中相应记录的创建情况。

采集

识别Journal状态变为“Posted”的时间戳。

事件类型 inferred
Journal已审批
Journal Entry已获指定审批人批准,完成审批工作流的最后一步。通常可根据Journal header状态变为“Approved”来记录。
为什么重要

这是结束审批流程并启用过账的关键里程碑,对于计算审批周期时间、过账周期时间和一次通过率至关重要。

获取位置

可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“Approved”,也可根据工作流历史表中显示最终审批状态的记录推断。

采集

识别Journal状态变为“Approved”的时间戳。

事件类型 inferred
Journal已提交审批
表示已将填写完成的Journal Entry正式提交至审核和审批工作流。通常可根据Journal header的状态变化推断,例如从“Draft”变为“In Review”或“Submitted”。
为什么重要

这是启动审批周期的关键里程碑。衡量提交到最终审批之间的时间,对于识别审核流程中的瓶颈和监控SLA合规性至关重要。

获取位置

可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“InReview”,也可根据与Journal关联的工作流历史日志推断。

采集

识别Journal状态变为“submitted”或“in review”的时间戳。

事件类型 inferred
Journal已驳回
Journal Entry已被审核人员或审批人驳回,需要进行更正。通常可根据Journal状态变化记录,例如变为“Rejected”或“Needs Correction”。
为什么重要

跟踪驳回情况是计算驳回率和识别返工根因的基础,也能揭示数据质量、合规或用户培训方面的问题。

获取位置

可根据LedgerJournalTable中的状态字段变化推断,例如ApprovalStatus变为“Rejected”,也可根据工作流历史日志推断。

采集

识别Journal状态变为“Rejected”的时间戳。

事件类型 inferred
Journal Entry冲销已启动
此事件表示启动冲销此前已过账Journal Entry的流程,通常在用户于系统中发起冲销操作时捕获。
为什么重要

跟踪冲销情况有助于识别更正已过账分录的频率和原因,从而发现初始数据录入或审批阶段存在的根本问题。

获取位置

这通常是明确的用户操作,可以从审计轨迹中捕获,也可以通过识别与原Journal关联的新冲销Journal的创建来推断。

采集

使用新Journal Entry的创建事件,并确认该分录已标记为冲销某个已过账Journal。

事件类型 explicit
Journal Entry已冲销
表示Journal Entry冲销流程已完成,冲销分录已成功过账。这是错误Journal生命周期的另一种结束状态。
为什么重要

此活动标志着更正分录已完成,有助于分析过账后调整所投入的总工作量,而这会影响整体流程效率。

获取位置

当新的冲销Journal Entry状态变为“Posted”时捕获。原Journal与冲销分录之间的关联通过引用字段保留。

采集

识别关联冲销Journal Entry的“Posted”状态事件。

事件类型 inferred
Journal Entry已更正
此活动表示此前被驳回的Journal Entry已由用户修改。通常可通过检测“Rejected”状态记录之后Journal header或其行的修改来推断。
为什么重要

此活动明确标识了返工。分析更正循环的频率和持续时间,有助于简化流程并减少手工工作。

获取位置

可在发生“Journal Rejected”事件后,跟踪LedgerJournalTable或LedgerJournalTrans表中的“modifiedDateTime”和“modifiedBy”字段来推断。

采集

将“Rejected”状态的时间戳与创建者后续修改记录的时间戳进行比较。

事件类型 inferred
Journal审核已开始
此活动表示审核人员开始处理已提交的Journal。可以根据Journal被分配给审核人员的时间,或审核人员首次打开记录进行检查的时间推断。
为什么重要

此活动有助于衡量审核人员交接时间,即从提交到开始审核之间的延迟,也能暴露资源分配或通知方面的问题。

获取位置

此活动通常不会被明确记录。可以根据工作流分配日志推断,或比较提交时间戳与审核人员用户首次修改记录的时间戳。

采集

需要分析工作流用户分配日志或用户活动日志,而这些日志可能并非标准数据。

事件类型 inferred
Journal已尝试过账
此活动表示用户已为获批Journal启动过账流程。如果系统记录过账作业的开始时间,则可以明确捕获该事件。
为什么重要

区分过账尝试与成功过账,有助于诊断影响财务结账的系统性能问题或批处理作业延迟。

获取位置

这可能是批处理作业历史表中明确记录的事件,也可能根据LedgerJournalTable状态变为“Posting in progress”来推断。

采集

需要分析与总账过账例程相关的批处理作业或系统日志。

事件类型 explicit
Journal已重新提交审批
更正后的Journal Entry重新进入审批工作流,开始新一轮审核。可根据状态从“Rejected”或“Draft”变回“In Review”或“Submitted”来推断。
为什么重要

此活动标志着返工循环的开始。统计此类事件,有助于量化返工率和每个Journal Entry的平均审批循环次数。

获取位置

可根据工作流历史记录推断,或跟踪LedgerJournalTable中的状态变化,确认状态从驳回状态回到提交状态。

采集

识别同一Journal在“Rejected”状态事件之后出现的“Submitted”状态事件。

事件类型 inferred
已添加Journal Line
此事件表示已向Journal Entry添加借方或贷方行。每次创建新的交易行并将其关联至Journal header时,系统都会记录该事件。
为什么重要

跟踪行项目创建情况,有助于了解不同Journal类型的复杂度和数据录入工作量,也能发现Journal header创建到行完成之间的延迟。

获取位置

取自LedgerJournalTrans实体中记录的创建时间戳,并关联回Journal header。每次创建行都会形成一个独立事件。

采集

使用LedgerJournalTrans表中每条记录的“createdDateTime”字段。

事件类型 explicit
建议 可选

提取指南

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