您的信用管理与催收数据模板

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您的信用管理与催收数据模板

此模板为收集信用管理与催收流程分析所需数据提供完整指南,列出关键属性和活动,并提供实用的数据提取说明,帮助您快速开始。按照这些建议准备数据,可为深入的流程分析与改进打好基础。
  • 建议收集的属性
  • 需要跟踪的关键活动
  • NetSuite数据提取指南
刚接触事件日志?了解 如何创建流程挖掘事件日志.

信用管理与催收属性

以下是建议纳入事件日志的数据字段,可用于全面分析信用管理与催收流程。
3 必填 5 建议填写 13 选填
名称 说明
事件时间
EventTime
表示活动发生时间的时间戳。
说明

此属性记录流程中每项活动发生的准确日期和时间,是所有时间分析的基础,包括计算周期时间、持续时间和步骤间等待时间。在NetSuite中,此时间戳通常取自相关记录或系统备注的创建日期或最后修改日期。

重要性

此属性可用于计算所有与时间相关的绩效指标,例如周期时间和瓶颈分析,这些指标对于效率分析至关重要。

获取途径

数据取自各类记录中的日期字段。例如,'发票已生成'取自Invoice记录的'Date Created',状态变化则取自System Note中的时间戳。

示例
2023-01-15T10:00:00Z2023-02-01T14:30:00Z2023-02-15T09:05:00Z
发票编号
InvoiceNumber
每张客户发票的唯一标识。
说明

发票编号是主要案例标识,可将与特定应收款相关的所有活动唯一关联起来。借此可以全面分析整个生命周期,从发票创建、后续信用管理活动,到最终付款或通过催收解决。在NetSuite中,这通常对应交易类型为'Invoice'时的Transaction ID。

重要性

这是追踪发票从生成到结清全过程的关键标识,可用于端到端流程分析。

获取途径

通常是NetSuite发票记录中的'Transaction ID'字段(内部ID:tranid)。

示例
INV0012345INV0054321INV0098765
活动名称
ActivityName
特定时间发生的业务活动名称。
说明

此属性描述信用管理与催收流程中的具体步骤或事件,例如'发票已生成'、'已收到付款'或'争议已登记'。分析这些活动的顺序和频率是流程挖掘的核心,可揭示实际流程走向、偏差和瓶颈。

重要性

此属性构成流程图的基础,可用于可视化和分析流程走向。

获取途径

此字段通常根据交易记录(如Invoice、Customer Payment)的状态变化,或相关记录(如系统备注、催收活动自定义记录或CRM任务)生成。

示例
发票已生成已发送逾期提醒已收到付款发票已核销
到期日
DueDate
发票应付款项的到期日期。
说明

到期日是合同约定的付款日期,是判断付款是否按时或逾期的基准。此属性对于计算'按时付款率'等关键绩效指标,以及在到期日过后触发催款活动至关重要。

重要性

这是衡量付款及时性的主要基准,对于计算逾期天数和监控付款条款的执行情况至关重要。

获取途径

这是Invoice交易记录中的'Due Date'字段(内部ID:duedate)。

示例
2023-02-142023-03-312023-04-15
发票状态
InvoiceStatus
发票生命周期中的当前状态。
说明

表示发票当前状态,例如'未结'、'已全额付清'或'逾期'。此属性可用于筛选和分析当前仍有效或存在问题的发票。'逾期发票账龄与状态'仪表板依靠此属性呈现未收应收款的概况。

重要性

可按发票生命周期的特定阶段筛选和聚焦分析,例如未结、逾期或存在争议的发票。

获取途径

对应Invoice交易记录中的'Status'字段(内部ID:status)。

示例
未结已全额付清逾期
发票金额
InvoiceAmount
发票的货币总额。
说明

表示发票应付总额。这是几乎所有分析都会用到的重要财务属性,例如评估逾期付款造成的财务影响,或分析高金额发票的核销情况。它也为催收优先级排序提供必要依据。

重要性

为流程分析提供财务背景,可按金额开展分析,例如优先催收金额较高的逾期发票。

获取途径

这是Invoice交易记录中的'Amount (Total)'字段(内部ID:total)。

示例
1500.00250.5012500.75
客户ID
CustomerId
与发票关联的客户唯一标识。
说明

此属性将发票关联到NetSuite中的特定客户实体,是按客户或客户群体细分数据、分析流程绩效的基础。例如,您可以比较战略客户与小型企业客户的付款行为或争议率。

重要性

支持以客户为中心的分析,帮助识别经常逾期付款、提出争议或采用非标准流程的客户。

获取途径

这是Invoice交易记录中的'Customer'字段(内部ID:entity)。

示例
CUST001CUST002CUST003
客户细分
CustomerSegment
按规模、行业或地区等维度对客户进行分类。
说明

客户细分将客户划分为有意义的群体,例如'企业版'、'中小企业'或'公共部门'。此属性对于'按客户细分分析催收策略成效'仪表板至关重要,可用于比较不同客户群体中各类催收方式的效果,并根据各群体的行为特点制定策略。

重要性

支持有针对性的分析,判断特定流程问题或付款行为是否集中在某些客户群体中。

获取途径

这通常是NetSuite客户记录中的自定义字段。需要将客户记录中的数据关联到Invoice交易。

示例
企业版中型市场SMB
业务单元
BusinessUnit
与交易关联的业务单元或子公司。
说明

表示开具发票的具体业务单元、部门或子公司。在NetSuite OneWorld账户中,这通常对应“Subsidiary”字段。借助此属性,您可以按组织的不同部分细分流程,比较各部门的绩效并发现特定部门的问题。

重要性

便于比较不同组织单元的流程绩效,发现可能需要采用不同管理方式的差异。

获取途径

在NetSuite OneWorld中,这是“Subsidiary”字段。在其他账户中,则可能根据配置对应“Department”或“Class”。

示例
美国西部欧洲、中东和非洲服务部亚太产品部
争议原因
DisputeReason
客户对发票提出争议时说明的原因。
说明

客户对发票提出争议时,此属性记录争议原因,例如'数量错误'、'价格不符'或'货物损坏'。'发票争议解决时间'和'发票核销根因分析'仪表板需要此属性来了解争议原因,并找出可通过改进来避免问题再次发生的规律。

重要性

帮助找出客户争议的根本原因,为改进订单履行或账单准确性等上游流程提供洞察。

获取途径

这可能是Invoice记录中的自定义字段,也可能是用于跟踪争议案例的相关自定义记录字段。它不是NetSuite标准字段。

示例
数量错误价格不符货物损坏
付款入账延迟
PaymentPostingLag
收到付款到在系统中入账之间的耗时。
说明

此计算得出的时长用于衡量“收到付款”活动(收到资金)到“付款入账”活动(在NetSuite中将付款应用于发票)之间的延迟。它是“付款入账延迟分析”仪表板的关键指标,可揭示现金核销环节的内部效率问题,这些问题可能导致现金状况不清晰。

重要性

揭示现金核销环节的内部处理延迟,这可能影响财务报告的准确性和客户账户状态。

获取途径

在流程挖掘工具中计算:Timestamp('Payment Posted')-Timestamp('Payment Received')。

示例
1天4小时3天
付款条款
PaymentTerms
与客户约定的发票付款条款。
说明

此属性说明客户应按何种条件支付发票,例如'Net 30'或'Net 60'。它是计算发票到期日的依据,也是'付款条款执行情况与偏差'仪表板的基础,该仪表板用于分析客户是否遵守约定条款。

重要性

为付款计划提供合同依据,对于分析条款执行情况以及识别影响现金流的偏差至关重要。

获取途径

这是Invoice交易记录中的'Terms'字段(内部ID:terms)。

示例
净额30天净额60天收到后立即付款
催收人员姓名
CollectorName
负责该发票的催收人员姓名。
说明

标识负责管理逾期发票的具体催收人员或资源。借此可以分析催收团队的绩效、了解工作量分配情况并评估个人催收人员的成效,也可用于支持'催收联系成功率'等关键绩效指标。

重要性

支持衡量催收团队绩效并平衡工作量,将催收活动关联到具体人员。

获取途径

这通常是客户或Invoice记录中的自定义字段。部分NetSuite催收套件会提供此功能。

示例
Alice JohnsonRobert Williams未分配
发票到收款周期时间
InvoiceToCashCycleTime
从生成发票到最终结清的总耗时。
说明

此计算指标用于衡量从“生成发票”活动到“发票结清”活动的总耗时,反映整个信用管理与催收流程的端到端绩效。分析此KPI有助于发现系统性延迟,并从整体上衡量现金流转速度。

重要性

这是衡量整个发票到收款流程总体效率的关键高层级KPI。

获取途径

在流程挖掘工具中按案例计算:Timestamp('Invoice Settled')-Timestamp('Invoice Generated')。

示例
32天45天91天
国家/地区
Country
客户账单地址所在的国家/地区。
说明

此属性表示发票上客户账单地址对应的国家/地区。您可以据此分析不同地区在付款行为、催收效果和争议率方面的差异,从而针对各地区调整催收策略,并了解当地经济状况的影响。

重要性

按地理区域细分流程,有助于发现不同地区在付款行为或流程效率方面的差异。

获取途径

此数据取自发票交易中的“Billing Address”详细信息,通常继承自客户记录。

示例
USA德国日本
数据最后更新时间
LastDataUpdate
源系统上次刷新数据的时间戳。
说明

此属性表示流程数据上次从源系统提取并更新到流程挖掘工具的时间,帮助用户了解所分析数据的新旧程度,确保决策依据是最新信息。

重要性

清楚显示数据的时效性,帮助用户了解流程分析数据的更新情况。

获取途径

此值在提取数据时生成并写入数据集。

示例
2023-10-27T02:00:00Z
是否按时付款
IsOnTimePayment
用于标记是否在到期日当天或之前收到付款。
说明

此计算得出的布尔属性用于检查“收到付款”活动是否发生在发票“到期日”当天或之前。它简化了“按时付款率”KPI的计算,也便于筛选和分析按时与逾期付款,从而清晰呈现付款绩效。

重要性

以简单的二元指标评估付款条款的遵守情况,便于计算按时付款率并与基准值对比。

获取途径

在数据转换过程中计算:如果(付款日期<=到期日),则为TRUE;否则为FALSE。

示例
truefalse
是否自动执行
IsAutomated
用于标记活动是否由系统自动执行。
说明

此布尔属性用于标记活动是由自动化工作流还是人工用户执行。例如,“发送逾期提醒”可能由系统自动完成,而“拨打催收电话”则由人工完成。此属性是“人工活动频率与影响”仪表板的重要依据,可用于量化自动化程度并发现进一步自动化的机会。

重要性

有助于量化流程的自动化程度,为减少人工工作、提升效率提供依据。

获取途径

此属性根据活动类型或执行活动的用户推导得出。例如,如果执行者是指定的“SYSTEM”用户,系统就会将该活动标记为自动执行。

示例
truefalse
源系统
SourceSystem
提取数据的系统。
说明

标识事件数据的来源系统。在此流程视图中,该值始终为'NetSuite'。在多系统环境中,此属性为必填项,有助于数据治理和区分数据来源。

重要性

确保数据沿袭可追踪,这对于数据验证和治理十分重要,尤其是在集成多个系统的环境中。

获取途径

这是数据转换过程中添加的静态值('NetSuite')。

示例
NetSuite
用户ID
UserId
执行活动的用户标识。
说明

标识负责执行特定活动的员工或系统用户,例如过账付款或进行催收电话。借此可以分析工作量分配和团队绩效,并识别培训需求。自动执行的活动可能对应系统用户ID。

重要性

支持按用户或团队分析绩效,帮助了解工作量分配情况并识别人工介入的环节。

获取途径

数据取自交易或相关记录中的'Created By'、'Modified By'或特定'Owner'字段,例如催收电话对应的Phone Call记录。

示例
j.doea.smithSYSTEM
逾期天数
DaysOverdue
发票超过到期日的天数。
说明

此计算指标用于衡量发票到期日至当前日期(未结发票)或付款日期之间的天数。它是催收工作的核心KPI,可用于“逾期发票账龄与状态”仪表板,对催收工作进行分类和排序。数值小于或等于零表示发票尚未逾期。

重要性

直接衡量付款延迟的严重程度,是账龄报告和催收工作优先级排序的重要指标。

获取途径

在数据转换过程中计算:(当前日期或付款日期)-到期日。

示例
1532090
必填 建议填写 选填

信用管理与催收活动

以下是建议记录在事件日志中的关键流程步骤和里程碑,有助于准确发现并优化催收工作流。
5 建议填写 8 选填
活动 说明
付款到期日已过
当当前日期晚于发票到期日且发票尚未全额付清时,就会发生此计算事件。这表示发票状态从'未逾期'转为'逾期'。
重要性

此事件是所有催收活动的重要触发点。分析事件发生后的时间,有助于了解催收效率和催款成效。

获取途径

这是一个计算事件,通过比较当前日期与发票交易记录中的'Due Date'字段得出。事件时间戳为到期日。

采集

时间戳取自发票的'Due Date'字段值。

事件类型 calculated
发票已核销
发票生命周期未能成功完成,欠款被认定为无法收回并从应收账款中移除。将坏账日记账分录应用于发票时,即记录此事件。
重要性

这是一个重要的失败终点。分析导致核销的路径,有助于发现信用政策和催收策略中的不足,最终减少坏账。

获取途径

根据应用于发票的'Journal Entry'推断,该分录专用于核销坏账。也可以使用自定义状态。

采集

使用应用于发票的核销Journal Entry日期。

事件类型 inferred
发票已生成
表示系统正式创建发票记录。此事件取自NetSuite中发票交易的创建日期,是发票生命周期的起点。
重要性

这是订单到收款流程的主要开始事件,也是计算应收账款周转天数(DSO)和订单到收款周期时间等关键指标的基础。

获取途径

这是一个明确记录的事件,取自NetSuite中发票交易记录的创建日期(Transaction表中Type为'Invoice'的记录)。

采集

使用发票交易记录的创建时间戳。

事件类型 explicit
发票已结清
发票生命周期顺利完成,付款及已应用的贷项使应付余额降至零。发票状态变为'Paid In Full'时,即可推断此事件。
重要性

这是流程主要的成功结束事件,也是计算端到端订单到收款周期时间的最终数据点。

获取途径

根据发票交易的'Status'字段变为'Paid In Full'推断。时间戳可取自结清发票的最后一笔付款或贷项通知单日期。

采集

最后一笔付款应用后将状态设为'Paid In Full'时的时间戳。

事件类型 inferred
已收到付款
此事件表示客户付款已创建并应用于发票。这是一个重要节点,直接取自NetSuite中的Customer Payment交易记录。
重要性

此活动对于计算DSO和按时付款率至关重要。它表示已收到现金,也是衡量催收成效的重要指标。

获取途径

取自'Customer Payment'交易记录的创建日期。该记录中的'Apply'子列表用于关联一笔或多笔发票。

采集

使用Customer Payment记录的交易日期。

事件类型 explicit
争议已登记
表示客户已正式对发票提出争议,标准催收流程因此暂停。通常根据发票状态字段变为'有争议'推断此事件。
重要性

此事件是衡量争议解决时间的起点。频繁出现争议可能反映账单或销售流程中存在问题。

获取途径

根据系统日志,或自定义'Invoice Status'字段变为'Disputed'或'In Dispute'等值时的时间戳推断。

采集

状态字段更新为争议状态时的时间戳。

事件类型 inferred
争议已解决
表示客户争议已解决,催收流程可以恢复,或发票可以结清。发票状态从'Disputed'变回有效状态时,即可推断此事件。
重要性

这是衡量争议解决周期时间的终点。高效解决争议对于维护客户满意度和加快现金回流至关重要。

获取途径

根据系统日志,或自定义'Invoice Status'字段从'Disputed'变为'Open'或'Resolved'等值时的时间戳推断。

采集

状态字段更新为已解决时的时间戳。

事件类型 inferred
付款已过账
表示付款的财务影响正式记入总账的日期。此日期取自Customer Payment交易的过账日期。
重要性

'Payment Received'与'Payment Posted'之间的时间差反映了行政处理延迟。分析这一间隔有助于确保财务报告准确、及时。

获取途径

取自Customer Payment交易对总账的影响记录中的'Posting Period'或交易日期。

采集

使用Customer Payment交易的总账过账日期。

事件类型 explicit
催款流程已启动
表示针对逾期发票启动正式催款或催收流程,该流程可能包含多个步骤。为发票指定特定催款层级时,即记录此事件。
重要性

跟踪正式催款流程的启动情况,有助于衡量催款流程的执行情况和成效。这是分析不同催款策略如何影响付款行为的重要节点。

获取途径

根据发票或客户记录中的'Dunning Level'首次设为非零值或初始催款状态的日期推断。

采集

识别Dunning Level字段发生变化的时间戳。

事件类型 inferred
发票已发送给客户
表示发票已发送给客户,通常通过电子邮件发送。此事件通常根据系统日志推断,日志会记录与发票交易相关的外发通信。
重要性

跟踪此活动有助于发现发票创建与通知客户之间的延迟,这类延迟可能影响付款时间。该活动也能反映账单沟通流程的效率。

获取途径

根据从发票记录发送的电子邮件日期推断,可在发票交易的Communication > Messages子选项卡中查看。

采集

使用与发票关联的'Message'记录时间戳。

事件类型 inferred
已发送逾期提醒
向客户发送首次提醒,通常由系统自动发送,告知其发票已逾期。此活动通常取自催款信记录的创建时间,或NetSuite催款模块中记录的沟通事件。
重要性

这是催款流程的第一步。分析其频率以及对付款的影响,有助于评估初期催收工作的成效。

获取途径

取自与发票关联的'Dunning Letter'记录创建日期,该记录由NetSuite Dunning SuiteApp生成。

采集

使用Dunning Letter记录的创建时间戳。

事件类型 explicit
已开具贷项通知单
表示创建了用于冲减发票金额的贷项通知单,通常用于更正错误或解决争议。这是NetSuite中的一笔明确交易。
重要性

频繁开具贷项通知单可能反映定价错误或运输问题等系统性问题。分析其发生情况有助于找出收入流失的根本原因。

获取途径

这是一个明确记录的事件,取自与原发票关联的Credit Memo交易记录的创建日期。

采集

使用Credit Memo交易的创建时间戳。

事件类型 explicit
已进行催收电话
催收人员通过电话联系客户的人工催收活动。此事件取自NetSuite CRM模块中由用户创建的Phone Call活动记录。
重要性

此活动有助于量化催收流程中的人工投入。分析其频率和成功率,对于优化资源分配和自动化至关重要。

获取途径

取自'Phone Call'活动记录的创建日期。该记录关联的对象为客户,且消息中提及发票编号。

采集

使用Phone Call CRM活动记录中的时间戳。

事件类型 explicit
建议填写 选填

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