Veri Şablonu: Ödenecek Hesaplar Fatura İşleme

Aktivite Adı, fatura işleme yaşam döngüsünde belirli bir eylemi, durum değişikliğini veya kilometre taşını tanımlar. 'Fatura Doğrulandı', 'Onaya Sunuldu' veya 'Ödeme Gerçekleştirildi' gibi bir fatura için kaydedilen her olay, farklı bir Aktivite Adı ile temsil edilir.

Bu öznitelik, her benzersiz değerin görselleştirilmiş süreç akışında bir düğüm haline geldiği süreç haritasının omurgasını oluşturur. Bu aktiviteler arasındaki sırayı, sıklığı ve süreyi analiz etmek, yaygın yolları, sapmaları ve yeniden işleme döngülerini belirlemeye yardımcı olan Process Mining'in temelini oluşturur. Süreçte gerçekte neler olduğunu anlamak için çok önemlidir.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; süreç akışının, darboğazların ve varyasyonların görselleştirilmesine ve analizine olanak tanır.

Genellikle kaynak sistemdeki işlem kodlarından, Event Log'lardan, durum değişikliği alanlarından veya belirli kullanıcı eylemi kayıtlarından türetilir.

Fatura Kimliği, bir tedarikçiden alınan her faturaya atanan benzersiz bir alfanümerik koddur. İlk alınmasından nihai ödemeye ve tasfiyesine kadar, o belirli faturayla ilgili tüm aktiviteler ve veriler için merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de Fatura Kimliği çok önemlidir. Yazılımın olay dizilerini ('Fatura Alındı', 'Onaylandı', 'Ödendi' gibi) tek bir fatura için tutarlı bir süreç akışı oluşturmasını sağlayan Vaka Kimliği işlevi görür. Bu, süreç varyantlarının, döngü sürelerinin ve darboğazların fatura bazında analizini sağlar, her faturanın nasıl işlendiğine dair net bir görünüm sunar.

Bu, ilgili tüm süreç adımlarını tek bir case'e bağladığı için en kritik niteliktir; bu da uçtan uca süreç analizi ve görselleştirmeyi mümkün kılar.

Genellikle kaynak sistemdeki fatura veya tedarikçi borçları işlem tablolarının başlık verilerinde bulunur.

Olay Zamanı (Event Time), faturanın yaşam döngüsünde belirli bir faaliyetin gerçekleştiği tam anı kaydeder. 'Fatura Alındı'dan 'Fatura Temizlendi'ye kadar her faaliyetin ilişkili bir zaman damgası (timestamp) bulunur.

Bu nitelik, performans analizi için çok önemlidir. Faaliyetler arasındaki döngü sürelerinin (örneğin, onay süresi, ödeme süresi) ve her faturanın toplam uçtan uca işleme süresinin hesaplanmasını sağlar. Bu süreleri analiz ederek, kuruluşlar darboğazları belirleyebilir, hizmet düzeyi anlaşmalarına (SLA'lar) karşı performansı ölçebilir ve hızlandırma fırsatlarını tespit edebilir. Ayrıca, süreç akışını doğru bir şekilde yeniden yapılandırmak için olayların kronolojik sıralamasını da mümkün kılar.

Bu, döngü sürelerini hesaplamak, darboğazları belirlemek ve süreç olaylarının kronolojik sırasını analiz etmek için temeldir.

Sistem kayıtlarında, işlem oluşturma/değiştirme tarihi alanlarında veya fatura belgeleriyle ilişkili olay zaman damgası (event timestamp) kayıtlarında bulunur.

Bu öznitelik, olay verilerinin oluşturulduğu veya kaydedildiği orijinal BT sistemini (örneğin bir ERP, bir belge yönetim sistemi veya bir workflow aracı) tanımlar. AP sürecinde birden fazla sistemin yer aldığı ortamlarda, bu alan farklı aktivitelerin kaynağını ayırt etmeye yardımcı olur.

Verileri Kaynak Sisteme göre analiz etmek, süreç parçalanmasını ve veri entegrasyonu zorluklarını anlamak için faydalıdır. Gecikmelerin veya sorunların farklı sistemler arasındaki aktarımlarla ilişkili olup olmadığını ortaya çıkarabilir. Ayrıca, süreç görünümünün her sistemin katkılarını doğru bir şekilde yansıttığından emin olmak için veri yönetimi ve doğrulama açısından da kritiktir.

Veri doğrulaması, sorun giderme ve farklı sistemler arasındaki süreç farklılıklarını analiz etmek için kritik olan veri kaynağına dair bağlam sunar.

Genellikle veri çıkarma süreci sırasında eklenen veya sistem log başlıklarında bulunan statik bir değerdir.

Son Veri Güncelleme zaman damgası, verinin kaynak sistemden alınıp süreç madenciliği ortamına yüklendiği en son tarihi ve saati gösterir. Bu, iş olayının ne zaman gerçekleştiğini değil, analiz edilen verinin ne kadar güncel olduğunu ifade eder.

Bu özellik, veri yönetimi ve kullanıcıların içgörülerin güncelliğini anlamaları açısından önemlidir. Analizin güncel bilgilere dayandığını doğrulamaya yardımcı olur ve veri akışının performansını ve sıklığını izlemek için kullanılabilir. Paydaşların, süreç dashboard'ları ve analizlerine dayanarak karar verirken verinin güncelliğini bilmelerini sağlar.

Veri yönetimi için ve kullanıcıların analiz ettikleri verinin güncelliğinden emin olmalarını sağlamak açısından kritik öneme sahiptir; bu da içgörülere olan güveni artırır.

Bu timestamp genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve eklenir.

Fatura Tutarı, tedarikçi tarafından sunulan faturanın toplam brüt değerini temsil eder. Bu, her bir vaka için temel bir finansal ölçüttür.

Bu öznitelik, finansal ve performans analizlerinde yaygın olarak kullanılır. Süreçlerin önemlilik (örneğin, yüksek değerli faturaların ayrı analiz edilmesi) bazında filtrelenmesini, belirli bir eşiğin üzerindeki faturalar için onay darboğazlarının belirlenmesini ve süreç verimsizliklerinin finansal etkisinin hesaplanmasını sağlar. Örneğin, bloke edilmiş faturaların değerini belirlemek veya yüksek hacimli, düşük değerli faturalar üzerinde otomasyon çabalarına öncelik vermek için kullanılabilir. Neredeyse tüm AP dashboard'ları için temel bir boyuttur.

Engellenen ödemelerin değerini nicelendirme gibi finansal etki analizine olanak tanır ve önem düzeyine göre faturaların önceliklendirilmesine yardımcı olur.

Genellikle fatura işlem verilerinin başlık veya kalem tablolarında bulunur.

Fatura Vade Tarihi, ödemenin zamanında kabul edilmesi ve potansiyel gecikme ücretlerini veya cezaları önlemek için tedarikçiye yapılması gereken hesaplanan tarihtir. Genellikle fatura tarihinden ve üzerinde anlaşılan ödeme şartlarından (örn. Net 30) belirlenir.

Bu öznitelik, ödeme performansını ölçmek için çok önemlidir. Zamanında Ödeme Oranı KPI'ını hesaplamanın ve geç ödemeleri belirlemenin temelini oluşturur. Vade tarihini gerçek ödeme tarihiyle karşılaştırmak, ödeme zamanlamasının analizine olanak tanır. Bu durum da kuruluşların tedarikçi ilişkilerini iyileştirmesine, cezalardan kaçınmasına ve nakit akışını stratejik olarak yönetmelerine yardımcı olur.

Bu, zamanında ödeme performansını ölçmek, nakit akışını yönetmek ve gecikme cezalarını önlemek için kritik öneme sahiptir.

Bu tarih genellikle kaynak sistem tarafından fatura tarihi ve ödeme koşullarına göre hesaplanır ve fatura başlığında saklanır.

Kullanıcı Adı, fatura girişi, onay veya kaydetme gibi belirli süreç adımlarını yürütmekten sorumlu bireysel çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Otomatik adımlar için bu, bir sistem veya toplu iş kullanıcı ID'si olabilir.

Bu öznitelik, sürecin insan odaklı bir görünümünü sağlar. İş yükü dağılımını, bireysel veya ekip performansını analiz etmek ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılır. Kullanıcıya göre aktiviteleri izleyerek, kuruluşlar belirli kişilerden kaynaklanan yeniden işleme döngülerini ortaya çıkarabilir, onayların nerede takıldığını belirleyebilir ve görev ayrımının doğru yapılmasını sağlayabilir. Bu, AP sürecinin insani unsurunu anlamak için önemli bir özniteliktir.

Ekip ve bireysel performansın, iş yükü dağılımının analiz edilmesini sağlar; ayrıca eğitim fırsatları veya uyumluluk sorunlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Genellikle Event Log'larda veya işlem tablolarındaki 'Değiştiren' / 'Oluşturan' alanlarında bulunur.

Satın Alma Sipariş Numarası (PO Numarası), tedarikçiden mal veya hizmet alımını başlangıçta yetkilendiren belgenin referans numarasıdır. Faturalar PO'lu veya PO'suz olabilir.

Bu öznitelik, fatura eşleştirme sürecini analiz etmek için kritiktir. Genellikle farklı süreç yollarını izleyen PO bazlı ve PO dışı faturalar arasında ayrım yapılmasına olanak tanır. Analiz, üç yönlü eşleşmenin (PO, mal kabulü, fatura) verimliliğine odaklanabilir, eşleşme hatalarının nedenlerini belirleyebilir ve İlk Geçiş Eşleşme Oranı KPI'ını ölçebilir. PO'ya sahip olması gereken bir faturada PO numarasının eksik olması genellikle bir süreç uyumluluğu sorununa işaret eder.

Fatura eşleştirme verimliliğini analiz etmek, Satın Alma Siparişli (PO) ve PO'suz fatura süreçlerini birbirinden ayırmak ve uyumluluk sorunlarını belirlemek için kritik öneme sahiptir.

Fatura işlem verilerinde, genellikle satın alma modülüne bağlayan bir referans alanında bulunur.

Şirket Kodu, bir kuruluş içindeki ayrı bir tüzel kişiliği veya şirketi temsil eden benzersiz bir anahtardır. Faturalar, belirli bir şirket kodu adına işlenir ve kaydedilir.

Bu öznitelik, çoklu şirketli kuruluşlarda karşılaştırmalı analiz için önemli bir boyuttur. Farklı şirketler, iştirakler veya iş birimleri arasında Tedarikçi Ödemeleri süreç performansını karşılaştırmaya olanak tanır. Analiz, belirli şirketlerin daha verimli, daha yüksek otomasyon oranlarına sahip veya daha fazla ödeme engeliyle karşılaşıp karşılaşmadığını ortaya çıkarabilir. Bu, en iyi uygulamaları standartlaştırmaya ve bölgesel veya şirkete özgü sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasındaki süreçlerin kıyaslanmasına olanak tanır; bu da uygulamaları standartlaştırmaya ve yerel sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Finansal veya fatura işlem belgelerinin üstbilgisinde yer alır ve deftere kayıt yapan birimi temsil eder.

Tedarikçi Adı, mal veya hizmet sağlayan tedarikçinin yasal veya ticari adını tanımlar. Bu öznitelik, her faturaya kritik iş bağlamı sağlar.

Analizde, süreci Tedarikçi Adı'na göre segmentlere ayırmak, belirli tedarikçilerle olan performansın ve ilişkilerin değerlendirilmesine olanak tanır. 'Hangi tedarikçilerin onay süreleri en uzun?', 'Belirli tedarikçilerle sık sık fatura uyumsuzlukları yaşıyor muyuz?' veya 'Ana tedarikçilerimiz için erken ödeme indirimlerini etkili bir şekilde yakalıyor muyuz?' gibi sorulara yanıt bulmaya yardımcı olabilir. Bu görünüm, tedarik ve tedarikçi ilişki yönetimi için hayati öneme sahiptir.

Tedarikçiye göre performans analizi yapılmasını sağlar, sorunlu tedarikçi ilişkilerinin, ödeme vadesi uyumluluğunun ve tedarikçiye göre süreç varyasyonlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Tedarikçi ana veri tablolarında bulunur ve tedarikçi ID'si aracılığıyla fatura işlem verilerine bağlanır.

Bir Ödeme Engelleme Nedeni, bir faturanın ödeme aşamasına geçişinin neden kasıtlı olarak durdurulduğunu açıklayan bir kod veya metindir. Yaygın nedenler arasında miktar veya fiyat farklılıkları, eksik bir mal girişi veya zorunlu bir kalite kontrolü bulunabilir.

Bu, istisnaların ve yeniden işleme durumlarının kök neden analizi için hayati bir niteliktir. Kuruluşlar, farklı engelleme nedenlerinin sıklığını ve etkisini analiz ederek Satıcı Ödemeleri süreçlerindeki en yaygın verimsizlik kaynaklarını belirleyebilir. Bu, satıcılarla PO doğruluğunu artırmak veya mal girişi sürecini kolaylaştırmak gibi hedefe yönelik iyileştirme girişimlerine olanak tanır. Ödeme engellemelerini azaltmak, Düz Geçiş İşleme (STP) oranını iyileştirmek için temel bir faktördür.

Ödeme blokajlarının temel neden analizleri için hayati önem taşır; süreçteki verimsizliğin ve yeniden işleme ihtiyacının en büyük nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Fatura belgesinde veya ilgili bir durum tablosunda bulunur, genellikle bir 'Engellendi' (Blocked) faaliyeti gerçekleştiğinde doldurulur.

Fatura Para Birimi, fatura tutarının hangi para birimi cinsinden olduğunu belirtir. Bu, farklı ülkelerdeki tedarikçilerle çalışan çok uluslu kuruluşlar için özellikle önemlidir.

Analizde bu öznitelik, Fatura Tutarını doğru yorumlamak ve finansal hesaplamaları doğru yapmak için çok önemlidir. Süreci para birimine göre filtreleyerek bölgesel farklılıkları veya para birimine özgü zorlukları anlamayı sağlar. Döviz kuru verileriyle birleştirildiğinde, tutarlı küresel analiz için finansal değerleri tek bir raporlama para birimine dönüştürmek için kullanılabilir.

Fatura tutarı için gerekli bağlamı sunarak, küresel kuruluşların doğru finansal analiz ve süreç segmentasyonu yapmasını sağlar.

Genellikle fatura işlem tablosunun başlık bölümünde, fatura tutarının yanında yer alır.

Ödeme Tarihi, belirli bir fatura için fonların tedarikçiye ne zaman ödendiğini gösteren zaman damgasıdır. Bu, ana süreç akışının sonunu işaret eden önemli bir dönüm noktasıdır.

Süreç madenciliği analizinde bu tarih, Fatura Vade Tarihi ile karşılaştırılarak bir ödemenin zamanında, erken veya geç olup olmadığı belirlenir. Zamanında Ödeme Oranı gibi kritik KPI'ları hesaplamak ve erken ödeme indirimi fırsatlarını analiz etmek için temel bir bileşendir. Fatura onayı ile ödeme tarihi arasındaki farkı anlamak, ödeme yürütme veya hazine operasyonlarındaki verimsizlikleri de ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme oranlarını hesaplamak, ödeme davranışlarını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatlarını belirlemek için temeldir.

Orijinal fatura işlemiyle bağlantılı olan ödeme veya muhasebeleştirme belgesi verilerinde bulunur.

Ödeme Koşulları, bir faturanın hangi şartlar altında ödeneceğini tanımlar. Bu genellikle net ödeme günlerini (örn. 30 gün) ve erken ödeme için olası indirimleri (örn. 10 gün içinde ödenirse %2 indirim) içerir.

Bu öznitelik, finansal performans analizi için kritik bir bağlam sağlar. Fatura Vade Tarihi'ni hesaplamak ve erken ödeme indirimlerini yakalama fırsatlarını belirlemek için kullanılır. Ödeme koşullarına göre süreç performansını analiz ederek, kuruluşlar uzun iç döngü süreleri nedeniyle sistematik olarak indirim fırsatlarını kaçırıp kaçırmadıklarını görebilirler. Bu analiz, süreç verimliliğini doğrudan finansal tasarruflara bağlar.

Fatura vade tarihinin hesaplanmasını sağlar ve erken ödeme indirimi yakalama oranlarını analiz ederek süreç verimliliğini maliyet tasarrufuyla ilişkilendirmede kilit rol oynar.

Genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve oluşturulduğunda fatura işlem başlığına kopyalanır.

Bu boole özniteliği, belirli bir süreç adımının bir sistem kullanıcısı (otomasyon, workflow, toplu iş) veya bir insan kullanıcısı tarafından yürütülüp yürütülmediğini belirtir. Bu, manuel ve otomatik aktiviteler arasında ayrım yapılmasına yardımcı olur.

Bu özniteliği analiz etmek, AP sürecindeki otomasyon seviyesini anlamak ve dijital dönüşüm girişimlerinin başarısını ölçmek için temeldir. Manuel müdahale olmadan işlenen faturaları belirleyerek Düz Geçiş İşleme (STP) oranını hesaplamaya yardımcı olur. Otomatik ve manuel yolların performansını karşılaştırmak, zaman ve maliyet tasarruflarını nicelleştirerek daha fazla otomasyon yatırımı için bir iş gerekçesi oluşturabilir.

Otomasyon seviyelerinin (örn. Düz Geçiş İşleme oranı) ölçülmesine olanak tanır ve otomasyonun süreç verimliliği üzerindeki etkisini nicelendirmeye yardımcı olur.

Genellikle bir etkinlikteki 'Kullanıcı Adı'nın bilinen bir sistem veya toplu iş kullanıcı kimliğiyle eşleşip eşleşmediği kontrol edilerek elde edilir.