Satın Almadan Ödemeye - Talep Veri Şablonunuz

Etkinlik Adı, satın alma talebi yaşam döngüsündeki tek bir adımı veya durum değişikliğini tanımlar. 'Talep Gönderildi', 'Onay Adımı Başlatıldı' veya 'Talep Reddedildi' gibi olaylar için insan tarafından okunabilir etiketler sağlayarak süreç haritasının temel yapı taşlarını oluşturur.

Bu öznitelik, süreç keşfi ve analizi için temeldir. Bu etkinlikleri sıralayarak, Process Mining araçları gerçek süreç akışını görselleştirebilir, standart prosedürden sapmaları belirleyebilir ve bottleneck'leri veya yeniden işleme döngülerini tespit edebilir. Tutarlı ve anlamlı etkinlik adları, anlaşılır ve eyleme geçirilebilir bir süreç modeli oluşturmanın anahtarıdır.

Süreç haritasını görselleştirmek ve süreç akışını analiz etmek için temel olan sürecin bireysel adımlarını tanımlar.

Event log'lardan, durum değişikliği tablolarından veya talep belgesiyle ilişkili işlem kodlarından türetilir.

Olay Zamanı, genellikle timestamp olarak adlandırılır, bir aktivitenin gerçekleştiği anı kaydeder. Bu veri, olayları doğru bir şekilde sıralamak ve döngü süresi hesaplaması, darboğaz tespiti ve performans izleme dahil olmak üzere tüm zaman tabanlı süreç analizi için kritik öneme sahiptir.

Process Mining'de, timestamp'ler her bir case içindeki aktiviteleri sıralamak ve farklı adımlar arasındaki süreyi ölçmek için kullanılır. Bu süreleri analiz etmek, gecikmeleri ortaya çıkarmaya, uzun döngü sürelerinin nedenlerini anlamaya ve hizmet seviyesi anlaşmalarının karşılanıp karşılanmadığını değerlendirmeye yardımcı olur. Doğru ve eksiksiz timestamp verileri, anlamlı herhangi bir performans analizi için bir ön koşuldur.

Bu timestamp, event'leri sıralamak, çevrim sürelerini hesaplamak ve süreç performansını ve bottleneck'leri analiz etmek için hayati öneme sahiptir.

Genellikle sistem denetim izlerinde, event log'larda veya işlem kayıtlarında oluşturma veya değişiklik tarihi olarak kaydedilir.

Satın Alma Talebi ID'si, her talep belgesine oluşturulduğunda atanan benzersiz bir anahtardır. Başlangıçtan tamamlanmaya kadar tek bir taleple ilişkili tüm etkinlikler, değişiklikler ve onaylar için merkezi referans noktası görevi görür.

Process Mining'de bu ID, case korelasyonu için çok önemlidir. Sistemin her talebin uçtan uca yolculuğunu yeniden yapılandırmasına olanak tanır, 'Talep Oluşturuldu', 'Onay Adımı Onaylandı' ve 'Satın Alma Siparişi Oluşturuldu' gibi farklı event'leri tutarlı bir süreç akışına bağlar. Tutarlı ve benzersiz bir case tanımlayıcısı olmadan süreç varyantlarını, çevrim sürelerini ve sonuçları analiz etmek imkansızdır.

Bu, bir talebin tüm yaşam döngüsünü izlemek için temel anahtardır ve tüm ilgili event'lerin tek bir süreç örneğine bağlanmasını sağlar.

Genellikle satın alma talebi işleminin veya belge tablosunun üst verilerinde bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, süreç verisinin kökenini belirtir. Merkezi bir ERP ve özel bir e-tedarik aracı gibi birden fazla sisteme sahip kuruluşlarda, bu alan farklı kaynaklardan gelen verileri ayırt etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi, veri doğrulama, sorun giderme ve sisteme bağımlı olabilecek süreç varyasyonlarını anlamak için değerlidir. Örneğin, bir sistemden gelen talepler farklı bir onay yolunu izleyebilir veya diğerinden daha hızlı bir çevrim süresine sahip olabilir. Kaynak sisteme göre veri analizi, entegrasyon sorunlarını veya sistem konsolidasyonu fırsatlarını ortaya çıkarabilir.

Veri kökeni hakkında bağlam sağlar, bu da veri doğrulama ve birden fazla sistemdeki süreç farklılıklarını analiz etmek için çok önemlidir.

Bu, genellikle veri çekme süreci sırasında eklenen statik bir değerdir veya teknik meta veri alanlarında bulunabilir.

Son Veri Güncelleme timestamp'i, analiz edilen verinin güncelliğini gösterir. Kaydın kaynak sistemden en son ne zaman çekildiğini ve Process Mining ortamına yüklendiğini gösterir.

Bu öznitelik, operasyonel izleme ve analizlerin güncel bilgilere dayanmasını sağlamak için çok önemlidir. Kullanıcıların gerçek dünya olayları ile süreç modelindeki temsilleri arasındaki potansiyel gecikmeyi anlamalarına yardımcı olur. Dashboard'lar ve KPI'lar, devam eden operasyonları takip eden bu bilgiye güvenerek zamanında ve ilgili içgörüler sağlar.

Kullanıcılara verinin güncelliği hakkında bilgi verir, bu da analizlerin ilgili ve güncel olmasını sağlamak için kritiktir.

Genellikle veri entegrasyonu veya ETL (Çıkar, Dönüştür, Yükle) aracı tarafından veri yükleme süreci sırasında eklenir.

Departman özniteliği, 'Pazarlama', 'BT' veya 'Finans' gibi satın almadan sorumlu organizasyonel birimi temsil eder. Bütçeleme ve maliyet tahsisi için kullanılan önemli bir finansal ve organizasyonel veridir.

Process Mining'de, departmanlara göre veri analizi yaygın ve güçlü bir tekniktir. Farklı iş birimleri arasındaki performans karşılaştırmasına olanak tanıyarak hangi departmanların daha verimli olduğunu ve hangilerinin desteğe ihtiyaç duyabileceğini belirlemeye yardımcı olur. Bu analiz, bir departmanın satın alma alışkanlıklarına veya iç süreçlerine özgü çevrim süresi, onay oranları veya uyumluluktaki farklılıkları ortaya çıkarabilir.

Farklı iş birimleri arasında performans kıyaslaması ve maliyet analizi yapılmasını sağlayarak departmana özgü süreç davranışlarını ortaya çıkarır.

Genellikle satın alma talebinin üst veya kalem verilerinde bulunur, şirketin organizasyon yapısına bağlıdır.

Para Birimi özniteliği, Talep Tutarı için para birimini belirtir. Çok uluslu kuruluşlar için talepler, talep edenin veya tedarikçinin konumuna bağlı olarak farklı para birimlerinde oluşturulabilir.

Bu alan, doğru finansal raporlama ve analiz için hayati öneme sahiptir. Parasal değerlerin doğru yorumlanmasını sağlar ve farklı bölgelerdeki verileri toplarken doğru dönüştürmeye olanak tanır. Talep değerini içeren herhangi bir analiz, farklı para birimlerini doğrudan karşılaştırmamak için para birimini dikkate almalıdır.

Finansal veriler için gerekli bağlamı sağlar, talep değerlerinin bölgeler arasında doğru yorumlanmasını ve toplanmasını garanti eder.

Genellikle satın alma talebi işleminin üst verilerinde, tutar alanlarının yanında bulunur.

Satın Alma Siparişi ID'si, onaylanmış bir satın alma talebinden oluşturulan satın alma siparişi (PO) belgesinin benzersiz numarasıdır. Bu alan, talep sürecini sonraki tedarik ve ödeme süreçlerine bağlar.

Bu öznitelik, Talep-PO dönüşüm verimliliğini analiz etmek için kritik öneme sahiptir. Bir talebin başarılı bir şekilde bir satın alma siparişiyle sonuçlandığını doğrular ve bu dönüşüm için geçen sürenin ölçülmesini sağlar. Hangi taleplerin ilgili bir PO'ya sahip olduğunu analiz ederek, işletmeler ön-tedarik aşamasının etkinliğini değerlendirebilir ve onaylanmış ancak asla yerine getirilmeyen talepleri belirleyebilir.

Talebi sonraki tedarik sürecine bağlar, talep-Satın Alma Siparişi (PO) dönüşüm oranlarının ve sürelerinin analizini sağlar.

Satın Alma Siparişi (PO) oluşturulduktan sonra talep belgesi verilerinde bulunur, bazen ilgili belgeler veya belge akışı tablosunda yer alır.

Talep Durumu, talebin belirli bir zamandaki durumunu veya nihai sonucunu gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Devam Ediyor', 'Onay Bekliyor', 'Onaylandı', 'Reddedildi' ve 'Kapalı' bulunur.

Bu nitelik, sonuç analizi ve operasyonel izleme için gereklidir. Analistlerin, ret oranları veya Satın Alma Siparişi (PO) dönüşüm oranları gibi metrikleri hesaplamak için talepleri nihai durumlarına göre filtrelemesine olanak tanır. Operasyonel bağlamda, ekiplerin onay bekleyen talep sayısı gibi mevcut iş yükünü anlamalarına yardımcı olur, bu da işleri önceliklendirmelerini ve kaynakları etkili bir şekilde yönetmelerini sağlar.

Talep sonuçlarına dair net bir görünüm sunar, ret oranları gibi temel metriklerin hesaplanmasını sağlar ve operasyonel iş yükü yönetimini destekler.

Genellikle satın alma talebi belgesinin başlık durumu alanında bulunur.

Talep Eden Adı, satın alma talebini başlatan kişiyi tanımlar. Bu kişi genellikle mal veya hizmete ihtiyaç duyan iş kullanıcısıdır.

Süreci talep edene göre analiz etmek, belirli bireyler veya gruplarla ilgili kalıpları belirlemeye yardımcı olabilir. Örneğin, bazı talep edenlerin sıklıkla yeniden işleme gerektiren eksik veya uyumsuz talepler gönderip göndermediğini ortaya çıkarabilir. Bu bilgi, hedefe yönelik eğitim sağlamak veya yaygın kullanıcı grupları için talep sürecini basitleştirmek için kullanılabilir, nihayetinde verimliliği ve uyumluluğu iyileştirir.

Kullanıcıya özgü davranışları belirlemeye yardımcı olur, bireyler veya ekipler için hedefe yönelik eğitim ve süreç iyileştirmeleri sağlar.

Satın alma talebinin başlık verilerinde bulunur, genellikle çalışan ana verilerine bağlıdır.

Talep Türü, satın alma talebini doğasına veya amacına göre sınıflandırır. Örnekler arasında standart malzemeler, hizmetler, sermaye harcamaları veya belirli bir katalogdan talepler bulunur. Bu sınıflandırma genellikle onay workflow'unu ve muhasebe uygulamasını belirler.

Süreci talep türüne göre analiz etmek, farklı talep türlerinin farklı yolları takip edip etmediğini veya farklı verimlilik seviyeleri deneyimleyip deneyimlemediğini anlamaya yardımcı olur. Örneğin, sermaye harcaması talepleri ek onay katmanları nedeniyle daha uzun döngü sürelerine sahip olabilirken, standart katalog öğeleri için talepler yüksek oranda otomatikleştirilmiş olabilir. Bu analiz, türe özgü süreç varyantlarını tasarlamaya ve optimize etmeye yardımcı olur.

Talebin türü genellikle gerekli onay workflow'unu ve karmaşıklığını belirlediği için farklı süreç yollarının analizine olanak tanır.

Bu bilgi, genellikle talep üst verisinde bir belge türü veya kategori kodu olarak saklanır.

Talep Tutarı, satın alma talebinde istenen tüm öğe ve hizmetlerin toplam finansal değerini temsil eder. Bu, tedarik süreci boyunca kullanılan önemli bir finansal metriktir.

Süreç analizinde, bu nitelik değer tabanlı filtreleme ve analiz için hayati öneme sahiptir. Taleplerin, genellikle farklı onay workflow'larına ve risk profillerine sahip olan yüksek değerli ve düşük değerli gibi kategorilere ayrılmasına olanak tanır. Talep tutarına göre döngü süreleri veya ret oranlarının analiz edilmesi, yüksek değerli taleplerin onaylanmasının önemli ölçüde daha uzun sürdüğünü veya daha sık reddedildiğini ortaya çıkarabilir, bu da süreç iyileştirme için bir başlangıç noktası sağlar.

Değer tabanlı analize olanak tanır, yüksek değerli talepleri önceliklendirmeye ve finansal değerin süreç davranışını nasıl etkilediğini anlamaya yardımcı olur.

Genellikle satın alma talebi işleminin veya belge tablosunun üst verilerinde bulunur.

Gerekli Teslim Tarihi, talep eden tarafından yerine getirme için son tarihi belirtmek üzere belirlenir. Bu tarih, talep onayından nihai teslimata kadar tüm tedarik süreci için bir hedef görevi görür.

Bu öznitelik, süreç zamanlamasını ve iş ihtiyaçlarıyla uyumunu analiz etmek için önemlidir. Gerekli Teslim Tarihini gerçek Satın Alma Siparişi oluşturma tarihi veya teslimat tarihi ile karşılaştırarak, kuruluşlar dahili hizmet düzeyi anlaşmalarını karşılama yeteneklerini ölçebilirler. Tedarik sürecinin iş teslim tarihlerini karşılayacak kadar hızlı olup olmadığı gibi kritik soruları yanıtlamaya yardımcı olur.

Süreç performansını iş son teslim tarihlerine karşı ölçmek ve zamanında yerine getirme yeteneklerini değerlendirmek için bir kıyaslama sağlar.

Genellikle kullanıcı tarafından talep oluşturma sırasında girilir ve talep başlığında veya kalem detaylarında saklanır.

Aciliyet Seviyesi, bazen Öncelik olarak da adlandırılır, talep edenler tarafından istenen mal veya hizmetlerin ne kadar hızlı gerektiği belirtmek için kullanılan bir alandır. Bu sınıflandırma, talebin tedarik ekibi ve onaylayanlar tarafından nasıl yönlendirildiğini ve önceliklendirildiğini etkileyebilir.

Aciliyet seviyesine göre süreç performansını analiz etmek, sürecin iş ihtiyaçlarına duyarlı olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, 'Yüksek' aciliyetli taleplerin 'Düşük' aciliyetli olanlardan gerçekten daha hızlı işlenip işlenmediği doğrulanabilir. Eğer değilse, bu bir bottleneck'i veya ele alınması gereken önceliklendirme mekanizmasında bir hatayı gösterebilir.

Sürecin acil talepleri etkili bir şekilde önceliklendirip önceliklendirmediğini ve belirtilen aciliyetin gerçek işleme hızıyla uyumlu olup olmadığını değerlendirmeye yardımcı olur.

Genellikle talep oluşturma formunda isteğe bağlı veya zorunlu bir alan olup, talep başlığında saklanır.

Kullanıcı Adı, süreç log'undaki herhangi bir etkinlikten sorumlu kişiyi tanımlar. Bu, talep edeni, bir düzenleyiciyi, bir onaylayanı veya taleple etkileşimde bulunan başka herhangi birini yakalayabilen genel bir özniteliktir.

Bu öznitelik, kaynak ve otomasyon analizi için temeldir. 'Dört göz prensibini' (farklı kullanıcılar arasındaki devirler) anlamaya yardımcı olur ve sistem veya batch kullanıcıları tarafından gerçekleştirilen etkinlikleri belirleyerek otomasyon oranlarını hesaplamak için kullanılabilir. Etkinlikleri kullanıcıya göre analiz etmek, farklı rollerin süreçle nasıl etkileşime girdiğini anlamaya yardımcı olur.

Bu öznitelik, kullanıcı devirlerini anlamak, otomasyonu analiz etmek ve belirli süreç adımlarını doğru aktöre atfetmek için çok önemlidir.

Her işlem için denetim izinde veya event log verisinde bulunur, genellikle Kullanıcı Kimliği olarak saklanır.

Onaylayan Adı, iş akışındaki bir onay veya ret adımını gerçekleştiren kişiyi, rolü veya grubu tanımlar. Bu, talep eden veya diğer faaliyetleri gerçekleştirebilecek genel kullanıcıdan farklıdır.

Bu nitelik, onay sürecinin kendisini analiz etmek için anahtardır. Bir onaylayıcının karar verme süresi gibi onaylayıcı performansını ölçmeye yardımcı olur. Ayrıca, belirli onaylayıcıların süreçte darboğaz olup olmadığını gösteren iş yükü dağılımını da belirleyebilir. Bu analiz, onay zinciri içindeki daha iyi kaynak tahsisini ve performans yönetimini destekler.

Onay workflow'unun, onaylayıcı iş yükü, performansı ve darboğazların belirlenmesi dahil olmak üzere ayrıntılı analizine olanak tanır.

Onayla ilgili faaliyetler için event veya denetim log'unda kaydedilir. Çalışan ana verileriyle birleştirme gerektirebilir.

Ret Nedeni, bir talebin neden reddedildiğini açıklayan bir metin alanı veya koddur. Onaylayanlar, talebi değiştirmesi ve yeniden göndermesi gerekebilecek talep edene geri bildirim sağlamak için bu bilgiyi sunar.

Bu öznitelik, süreç hatalarının temel neden analizleri için paha biçilmezdir. Ret nedenlerini kategorize ederek ve analiz ederek kuruluşlar, 'Yanlış GL Kodu', 'Bütçe Aşıldı' veya 'Uyumsuz Tedarikçi' gibi yaygın sorunları belirleyebilir. Bu içgörüler, talep edenler için daha iyi eğitim, daha net politika iletişimi veya yaygın hataları önlemek için sistem geliştirmeleri gibi hedeflenmiş iyileştirmeleri tetikleyebilir.

Taleplerin neden başarısız olduğuna dair doğrudan içgörü sunar, yeniden işleme sürecini azaltmak ve ilk seferde onay oranlarını iyileştirmek için kök neden analizine olanak tanır.

Genellikle 'Reddedildi' etkinliği veya durum değişikliği ile ilişkili bir yorumlar veya notlar alanında yakalanır.