Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Veri Template'iniz

Etkinlik Adı, 'Fatura Alındı', 'Fatura Onaylandı' veya 'Ödeme Gerçekleştirildi' gibi fatura işleme iş akışı içindeki tek bir adımı tanımlar. Her etkinlik, faturayı tamamlanmaya yaklaştıran bir iş olayını temsil eder.

Process mining'de, bu etkinliklerin sıralaması süreç haritasını oluşturur. Bu etkinlikleri analiz etmek, en yaygın süreç yollarını, standart prosedürden sapmaları, tutarsızlık yönetimi gibi yeniden işleme döngülerini ve otomasyon fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu öznitelik, süreç haritasını görselleştirmek, süreç varyantlarını keşfetmek ve yeniden işleme veya darboğazları belirlemek için temeldir.

SAP Ariba içinde yakalanan sistem olay günlüklerinden, durum değişikliklerinden veya kullanıcı eylemlerinden oluşturulur. Bu veriler genellikle iş akışı veya belge geçmişi tablolarından gelir.

Fatura Numarası, bir satıcı tarafından bir fatura belgesine atanan benzersiz referanstır. Process mining'de bu öznitelik, fatura alımından nihai ödemeye kadar tüm ilgili etkinlikleri birbirine bağlayan Vaka Kimliği (Case ID) olarak işlev gördüğü için kritiktir.

Bu tanımlayıcıyı takip ederek, analistler her faturanın eksiksiz, uçtan uca yaşam döngüsünü yeniden yapılandırabilirler. Bu, süreç akışlarının detaylı analizini, darboğazların belirlenmesini ve bireysel faturalar için döngü süresi gibi temel performans göstergelerinin ölçülmesini sağlar.

Tek bir fatura için tüm süreç adımlarını birbirine bağlayan temel anahtardır, bu da uçtan uca işlem süresini ve yolunu analiz etmeyi mümkün kılar.

Bu, fatura belgesinde ve SAP Ariba Fatura Çözümü içinde birincil bir alandır. Genellikle fatura başlık tablolarında veya işlem verilerinde bulunur.

Etkinlik Zamanı veya zaman damgası, belirli bir etkinliğin ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Bu veri, etkinlikler arasındaki sürelerin ve genel vaka döngü süresinin hesaplanmasına izin verdiği için performans analizi için temeldir.

Process mining araçları, olayları kronolojik olarak sıralamak ve süreç akışının doğru bir temsilini oluşturmak için bu zaman damgalarını kullanır. Fatura Onay Döngüsü Süresi ve Ödeme Engelleme Çözüm Süresi gibi KPI'ları ölçmek, gecikmeleri ve verimliliği analiz etmek için çok önemlidir.

Süreç gecikmelerini belirlemek için kritik olan döngü süreleri ve süreler gibi tüm zaman tabanlı metriklerin hesaplanmasını sağlar.

SAP Ariba tarafından her durum değişikliği, kullanıcı eylemi veya sistem olayı için otomatik olarak kaydedilir. Genellikle olay günlüklerinde veya geçmiş tablolarında etkinlik adının yanında bulunur.

Fatura Durumu, veri çekimi sırasında faturanın yaşam döngüsünde nerede olduğuna veya nihai sonucuna ilişkin bir anlık görüntü sunar. Bu, faturanın genel durumunu özetleyen vaka düzeyinde bir özniteliktir.

Process mining'de bu öznitelik, yalnızca tamamlanmış (Ödendi) veya sorunlu (Reddedildi) faturaları analiz etmek için vakaları filtrelemede faydalıdır. Farklı süreç varyantlarının nihai sonuçlarını anlamaya yardımcı olur ve başarılı bir sonuca ulaşan faturaların oranını ölçmek için kullanılabilir.

Fatura sürecinin nihai sonucunu sağlayarak, başarılı bir şekilde ödenen ve reddedilen faturalara odaklanan analizlere olanak tanır.

Bu, SAP Ariba'daki fatura başlığında standart bir durum alanıdır.

Fatura Tutarı, satıcı tarafından talep edilen toplam ödemeyi temsil eder. Bu, fatura işleme iş yükünü analiz etmek için temel bir finansal özniteliktir.

Process mining'de bu öznitelik, farklı onay yollarını izleyebilen veya daha sıkı kontrollere sahip yüksek değerli faturalar için analizleri filtrelemek için kullanılır. Ayrıca, en yüksek finansal etkiyi temsil eden faturalar üzerindeki süreç iyileştirme çabalarını önceliklendirmek için de kullanılabilir. Dashboard'lar genellikle bunu, sürecin farklı aşamalarındaki faturaların toplam değerini göstermek için kullanır.

Bu, yüksek değerli faturaları filtrelemek veya süreç darboğazlarında takılı kalan parasal değeri anlamak gibi finansal etki analizine olanak tanır.

SAP Ariba'daki fatura başlık verilerinde standart bir alan.

Bir fatura ödemesi engellendiğinde, bu öznitelik 'Fiyat Farkı', 'Miktar Uyuşmazlığı' veya 'Eksik Mal Kabulü' gibi nedeni sağlar. Bu nedenler genellikle sistem içinde standartlaştırılmış kodlar veya açıklamalardır.

Farklı engelleme nedenlerinin sıklığını analiz etmek, ödeme gecikmelerinin temel nedenlerini belirlemeye yardımcı olur. Örneğin, yüksek sayıda 'Fiyat Farkı' engellemesi, ana veri doğruluğu ile ilgili sorunları gösterebilir. Bu öznitelik, 'Ödeme Engelleme Çözüm Süresi' dashboard'u için en yaygın ve zaman alıcı sorunları düzeltmeye öncelik vermek için çok önemlidir.

Ödeme gecikmelerinin temel nedenini sağlayarak, fiyat veya miktar uyumsuzlukları gibi yaygın sorunları önlemek için hedeflenen iyileştirmeler yapılmasını sağlar.

Bu bilgi, SAP Ariba'da veya bağlı ERP'de bir faturaya ödeme engellemesi uygulandığında ayarlanır.

Onaylayan, bir faturayı incelemek ve onaylamakla görevli birey veya kullanıcı grubudur. Faturalar genellikle değerlerine veya türlerine bağlı olarak bir veya daha fazla onay seviyesi gerektirir.

Bu öznitelik, onay iş akışının performansını analiz etmeye yardımcı olur. 'Fatura Onay Döngüsü Süresi'ni onaylayana veya onay grubuna göre segmentlere ayırarak, süreçteki darboğaz olan bireyleri veya ekipleri belirlemek mümkündür. Bu bilgi, iş yüklerini dengelemek ve onay verimliliğini artırmak için anahtardır.

Hangi kullanıcıların veya ekiplerin en uzun onay döngü sürelerine sahip olduğunu göstererek onay sürecindeki darboğazları belirlemeye yardımcı olur.

SAP Ariba'daki bir faturanın iş akışı veya onay geçmişi günlüklerinde yakalanır. Bir kullanıcı kimliği olarak kaydedilebilir.

Satın Alma Sipariş (PO) Numarası, bir faturayı mal veya hizmet alımını yetkilendiren ilgili satın alma belgesine bağlar. Tüm faturalar PO destekli olmasa da, olanlar için bu bağlantı hayati öneme sahiptir.

Faturaları PO Numarasına göre analiz etmek, üç yönlü eşleştirme performansını (PO, Mal Kabul, Fatura) anlamaya yardımcı olur. Tutarsızlıkları belirlemede kilit rol oynar ve genellikle farklı yolları izleyen ve farklı verimlilik seviyelerine sahip olan PO tabanlı ve PO dışı fatura işlemenin analizini destekler.

Faturayı tedarik sürecine bağlar, böylece eşleştirme tutarsızlıklarının analizini ve PO ile PO dışı fatura akışlarının karşılaştırılmasını mümkün kılar.

SAP Ariba içinde PO destekli faturalarda standart bir alan olarak mevcuttur. Fatura kalem veya başlık verilerinde bulunur.

Ödeme Vadesi Tarihi, bir faturayı ödemek için sözleşmeyle belirlenmiş tarihtir. Bu tarih genellikle fatura belge tarihine ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına (örn. Net 30) göre hesaplanır.

Bu öznitelik, 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'si için temeldir. 'Ödeme Gerçekleştirildi' zaman damgasını Ödeme Vadesi Tarihi ile karşılaştırarak, analiz gecikmiş ödemeleri belirleyebilir, tedarikçi ödeme performansını ölçebilir ve kuruluşların gecikme ücretlerinden kaçınmasına ve iyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmesine yardımcı olabilir.

Tedarikçi ilişki yönetimi ve finansal uyumluluk için kritik bir KPI olan zamanında ödeme oranını hesaplamak için temel oluşturur.

Bu tarih, ya fatura belgesinde mevcuttur ya da SAP Ariba'daki 'BelgeTarihi' ve 'ÖdemeKoşulları' alanlarına göre hesaplanır.

Satıcı Adı, ödeme talep eden tedarikçiyi tanımlar. Bu, analiz için birincil bir boyuttur ve ekiplerin fatura işleme performansını satıcıya göre segmentlere ayırmasına olanak tanır.

Bu öznitelik, satıcı ödeme performansını takip eden, yüksek tutarsızlık oranına sahip satıcıları belirleyen veya stratejik tedarikçiler için işlem sürelerini analiz eden dashboard'lar oluşturmak için kullanılır. Satıcıya özgü sorunları anlamak, tedarikçi ilişkilerini iyileştirmeye ve işbirliğini düzene sokmaya yardımcı olabilir.

Tedarikçi bazında performans analizi yaparak, hangi tedarikçilerin sık fatura sorunları veya gecikmiş ödemeleri olduğunu belirlemeye yardımcı olur.

SAP Ariba'daki veya bağlı ERP sistemindeki tedarikçi ana verilerinden bağlantılı, fatura başlık verilerinde standart bir alan.

Belge Tarihi, satıcının faturayı oluşturduğu tarihtir. Faturanın işleme sistemine girdiği 'Fatura Alındı' tarihinden farklıdır. Bu iki tarih arasındaki gecikme önemli olabilir.

Bu öznitelik, tedarikçi performansını analiz etmeye ve fatura gönderimindeki gecikmeleri belirlemeye yardımcı olur. Belge tarihi ile alındı tarihi arasındaki uzun bir gecikme, faturayı işlemek ve erken ödeme indirimlerini yakalamak için mevcut olan etkili süreyi kısaltabilir. Ayrıca, Ödeme Vadesi Tarihi'ni hesaplamak için de genellikle başlangıç noktasıdır.

Bir tedarikçinin fatura düzenlemesi ile faturanın alınması arasındaki gecikmeleri analiz etmeye yardımcı olur, bu da zamanında ödeme yapma yeteneğini etkileyebilir.

Fiziksel veya dijital fatura belgesinden alınan, fatura başlık verilerinde standart bir alan.

Bu metrik, her fatura vakası için uçtan uca döngü süresini ölçer. İlk etkinliğin (örn. 'Fatura Alındı') zaman damgası ile son etkinliğin (örn. 'Ödeme Gerçekleştirildi') zaman damgası arasındaki fark alınarak hesaplanır.

Birincil Anahtar Performans Göstergesi (KPI) olarak, fatura işleme operasyonunun genel verimliliğinin üst düzey bir ölçümünü sağlar. Bu süreyi analiz etmek, hangi fatura türlerinin veya hangi tedarikçilerin daha uzun işlem süreleriyle ilişkili olduğunu belirlemeye yardımcı olarak süreç iyileştirme girişimlerine rehberlik eder.

Bu, genel süreç verimliliğini ve işletme sermayesi ile tedarikçi ilişkileri üzerindeki etkisini ölçmek için kritik bir KPI'dır.

Veri dönüşümü sırasında her 'InvoiceNumber' için maksimum 'EventTime' değerinden minimum 'EventTime' değeri çıkarılarak hesaplanır.

Fatura Tipi, faturaları genellikle farklı süreçleri izleyen kategorilere ayırır. En yaygın ayrım, önceden onaylanmış bir siparişle eşleştirilebilen PO destekli faturalar ile daha kapsamlı kodlama ve onay gerektiren PO dışı faturalar arasındadır.

Bu öznitelik, PO ve PO dışı fatura süreçleri temelden farklı olduğu için süreç analizi için hayati öneme sahiptir. Bunları ayırmak, her bir yol için daha doğru bir performans görünümü sağlayarak yanıltıcı toplu metrikleri önler. Her bir ayrı akışın verimliliğini ve uyumluluğunu anlamaya yardımcı olur.

Faturaları ayrı süreç akışlarına (örneğin, PO'lu ve PO'suz) ayırır, bu da doğru performans ölçümü ve analizi için çok önemlidir.

Bu genellikle SAP Ariba'daki fatura belgesinde standart bir alandır veya 'SatınAlmaSiparişNumarası'nın varlığına göre türetilebilir.

Bu öznitelik, önce bir faturanın 'PaymentTerms' değerine göre erken ödeme indirimine uygun olup olmadığını belirleyen bir hesaplamanın sonucudur. Ardından, 'Payment Executed' olayının belirtilen indirim dönemi içinde gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol eder.

Bu bayrak, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI'sini ölçmek için çok önemlidir. Hazine ve borç hesapları fonksiyonlarının işletme sermayesini optimize etmedeki finansal başarısını doğrudan nicelleştirir. Bu bayrağın yanlış olduğu durumları analiz etmek, yavaş onaylar veya diğer süreç darboğazları gibi kaçırılan tasarrufların nedenlerini ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Maliyet tasarrufu yakalama başarısını doğrudan ölçer ve kaçırılan indirim fırsatlarının nedenlerini belirlemeye yardımcı olur.

Veri dönüşümü sırasında 'PaymentTerms' ayrıştırılarak ve 'Ödeme Gerçekleşti' zaman damgası hesaplanan indirim son tarihiyle karşılaştırılarak hesaplanır.

Bu öznitelik, 'SAP Ariba', 'SAP S/4HANA' veya üçüncü taraf bir tarama çözümü gibi her olayın kaynak sistemini tanımlar. Modern işletmelerde, fatura işleme birden fazla uygulamayı kapsayabilir.

Kaynak sistemi anlamak, veri kalitesi sorunlarını teşhis etmek ve farklı platformlar arasındaki süreç devirlerini analiz etmek için değerlidir. Fatura tarama ve fatura onayı gibi belirli etkinliklerin nerede gerçekleştirildiğini açıklığa kavuşturmaya yardımcı olur.

Farklı sistemlerde meydana gelen faaliyetleri ayırt etmeye yardımcı olur; bu, entegrasyon noktalarını ve sisteme özgü darboğazları anlamak için çok önemlidir.

Bu genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında, veri kaynağına dayalı olarak statik bir değerin atanmasıyla eklenir.

Ödeme Koşulları, satıcıya ödeme yapma kurallarını tanımlar; örneğin, 'Net 30' (ödeme 30 gün içinde yapılmalı) veya '2% 10, Net 30' (10 gün içinde ödenirse %2 indirim, aksi takdirde 30 gün içinde ödeme). Bu bilgi tedarikçi ana verilerinden veya satın alma siparişinden alınır.

Bu öznitelik, 'Erken Ödeme İndirimi Fırsatları' panosu ve ilgili KPI için çok önemlidir. Analiz, bu koşulları indirim almaya uygun faturaları belirlemek ve ödemenin indirim penceresi içinde yapılıp yapılmadığını tespit ederek maliyet tasarrufu fırsatlarını vurgulamak için kullanır.

Önemli maliyet tasarrufu sağlayabilecek erken ödeme indirimlerini yakalama fırsatlarını belirlemek için çok önemlidir.

Tedarikçi ana verilerinde saklanır ve SAP Ariba veya ERP sistemi içindeki fatura detaylarına kopyalanır.

Bu hesaplanmış metrik, onay alt sürecinin süresini ölçer. 'Fatura Onay İçin Gönderildi' etkinliği ile ilgili 'Fatura Onaylandı' veya 'Fatura Reddedildi' etkinliği arasındaki zaman farkı olarak hesaplanır.

Bu öznitelik, 'Fatura Onay Döngüsü Süresi' KPI'sinin doğrudan bir ölçüsüdür ve ilgili dashboard için hayati öneme sahiptir. Genellikle genel işlem süresine büyük katkıda bulunan onay aşamasındaki gecikmeleri özel olarak izole etmeye ve nicelleştirmeye yardımcı olur. Belirli darboğazları bulmak için onaylayana, departmana veya fatura tutarına göre analiz edilebilir.

Onay iş akışının performansını izole ederek, onaycılar veya karmaşık onay zincirlerinden kaynaklanan darboğazları kolayca belirlemeyi sağlar.

Veri dönüşümü sırasında her fatura için ilgili onay başlangıç ve bitiş olayları bulunarak ve zaman farkı hesaplanarak belirlenir.

Bu öznitelik, Fatura Tutarının ifade edildiği para birimini belirtir. Küresel kuruluşlar için faturalar birçok farklı para biriminde alınır.

Para birimine sahip olmak, miktarların doğru karşılaştırılmasını sağlamak için herhangi bir finansal analiz için hayati öneme sahiptir. Process mining dashboard'larında, genellikle tek bir raporlama para birimine dönüştürmeyi gerektiren finansal değerlerin doğru bir şekilde toplanmasına olanak tanır. 'Fatura Tutarı' özniteliği için gerekli bağlamı sağlar.

'Fatura Tutarı' özniteliği için temel bağlam sağlar, özellikle çok uluslu bir bağlamda finansal değerlerin doğru yorumlanmasını garanti eder.

SAP Ariba'daki fatura başlık verilerinde, genellikle fatura tutarı alanının yanında bulunan standart bir alan.

Bir onaylayan bir faturayı reddettiğinde, genellikle bir neden belirtir. Bu öznitelik, 'Yanlış Fiyat', 'Tekrar Eden Fatura' veya 'Politika İhlali' gibi değerler olabilecek bu bilgiyi yakalar.

Bu, 'Fatura Reddetme Analizi' dashboard'u için önemli bir özniteliktir. En yaygın reddetme nedenlerini analiz ederek, kuruluşlar tedarikçi fatura kalitesi sorunları veya dahili veri tutarsızlıkları gibi üst düzey sorunları belirleyebilirler. Bu içgörü, yeniden işleme adımlarını azaltmaya ve fatura işlemede ilk seferde doğru oranını iyileştirmeye yardımcı olur.

Yeniden işleme nedenlerini açıklayarak, süreç verimsizliklerinin ve fatura kalitesi sorunlarının temel nedenlerine doğrudan içgörü sağlar.

SAP Ariba'da 'Fatura Reddedildi' etkinliği meydana geldiğinde iş akışı günlüğünden veya notlar alanından yakalanır.

Şirket Kodu, SAP ortamlarında standart bir organizasyonel birim olup, finansal tabloların hazırlandığı bağımsız bir tüzel kişiliği temsil eder. Faturalar her zaman belirli bir şirket koduna kaydedilir.

Bu öznitelik, süreç performansının farklı iş birimleri veya tüzel kişilikler arasında karşılaştırılmasına olanak tanır. Belirli varlıkların diğerlerinden daha verimli olup olmadığını belirlemeye yardımcı olur ve küresel bir organizasyon genelinde süreçlerin standartlaştırılmasını destekler.

Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasında performans karşılaştırması yaparak bölgesel veya departmansal verimsizlikleri belirlemeye yardımcı olur.

SAP Ariba'daki fatura belgesinde temel bir organizasyonel alan olup, satın alma siparişinden devralınır veya PO dışı fatura oluşturma sırasında girilir.

Bu öznitelik, kaynak sistemden en son veri çekiminin tarih ve saatini sağlar. Veri yönetişimi ve analizin güncelliğini anlamak için hayati öneme sahip bir metadata alanıdır.

Analistler, güncel verilerle çalıştıklarını doğrulamak ve kaynak sistemde bir olayın gerçekleşmesi ile Process mining aracında görünmesi arasındaki potansiyel gecikmeyi anlamak için bu bilgiyi kullanır. Veri yenileme döngülerini yönetmek ve içgörülerin güvenilirliğini sağlamak için kritiktir.

Veri güncelliği hakkında kritik bağlam sağlar, analizlerin güncel ve ilgili bilgilere dayalı olmasını garanti eder.

Bu zaman damgası, genellikle veri çıkarma (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve veri kümesine eklenir.

Ülke özniteliği, analiz için coğrafi bir boyut sağlar. Genellikle faturanın kaydedildiği şirket kodundan veya satıcının adresinden türetilir.

Süreci ülkeye göre analiz etmek, performans, uyumluluk ve süreç yürütmedeki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Belirli ülke ofislerinin benzersiz zorluklarla karşılaşıp karşılaşmadığını veya küresel olarak paylaşılabilecek en iyi uygulamaları benimseyip benimsemediğini vurgulayabilir. Bu, küresel bir ortak hizmetler ortamında süreçleri standartlaştırmak için değerlidir.

Farklı ülkeler veya bölgeler arasında süreç performansını ve uyumluluğu karşılaştırmak için coğrafi analiz yapılmasına olanak tanır.

SAP Ariba'daki veya bağlı ERP sistemindeki Şirket Kodu ana verilerinden veya Tedarikçi ana verilerinden türetilmiştir.

Bu hesaplanmış öznitelik, 'Ödeme Gerçekleştirildi' etkinliğinin zaman damgasını 'Ödeme Vadesi Tarihi' ile karşılaştırır. Eğer ödeme tarihi vade tarihine eşit veya daha erken ise değer doğru; aksi takdirde yanlıştır.

Bu bayrak, ödeme performansının analizini basitleştirir. 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'sini hesaplamak için kolay filtreleme ve toplama imkanı sunar. Dashboard'lar, bu özniteliği kullanarak performansı satıcıya, ülkeye veya şirket koduna göre hızlıca görselleştirebilir, böylece kronik geç ödeme sorunları olan alanları belirlemeye yardımcı olur.

Zamanında ödeme oranı KPI'sının hesaplanmasını basitleştirir ve temel neden analizi için gecikmiş faturaların kolayca filtrelenmesini sağlar.

Veri dönüşümü sırasında ödeme etkinliğinin 'EventTime' değeri ile 'PaymentDueDate' özniteliği karşılaştırılarak hesaplanır.