Kaydetmeden Raporlamaya - Muhasebe Fişi Veri Template'iniz

Aktivite Adı, 'Yevmiye Kaydı Oluşturuldu', 'Yevmiye Onay İçin Gönderildi' veya 'Yevmiye Kaydı Deftere İşlendi' gibi yevmiye kaydı yaşam döngüsündeki bir adımı açıklar. Her aktivite, yevmiye kaydı üzerinde gerçekleştirilen belirgin bir durum değişikliğini veya eylemi temsil eder.

Bu nitelik, süreç haritasındaki düğümleri tanımladığı için Process Mining için temeldir. Aktivitelerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, gerçek süreç akışını ortaya çıkarmaya, adımlar arasındaki darboğazları belirlemeye, standart prosedürden sapmaları tespit etmeye ve sürecin her aşamasında harcanan süreyi ölçmeye yardımcı olur.

Süreç haritasındaki adımları tanımlar; bu, süreç akışını görselleştirmek, darboğazları belirlemek ve sapmaları analiz etmek için çok önemlidir.

Genellikle yevmiye kaydı belgesiyle ilişkili durum değişikliği günlüklerinden, Event tablolarından, işlem kodlarından veya Workflow geçmişinden türetilir.

Event Zamanı veya timestamp, bir aktivitenin yürütüldüğü kesin tarih ve saati yakalar. Her case için olayların kronolojik sırasını sağlar, bu da süreç akışını doğru bir şekilde yeniden oluşturmak için esastır.

Analizde, timestamp'ler aktiviteler arasındaki süreleri hesaplamak, sürecin toplam döngü süresini ölçmek ve gecikmeleri veya darboğazları belirlemek için kullanılır. Örneğin, 'Yevmiye Onay İçin Gönderildi' ve 'Yevmiye Kaydı Onaylandı' arasındaki zaman farkı onay süresini sağlar. Doğru timestamp'ler, zamana dayalı herhangi bir süreç analizi ve performans ölçümünün temelidir.

Bu timestamp, eventleri sıralamak, cycle time ve süreleri hesaplamak ve süreçteki gecikmeleri belirlemek için esastır.

Event Log'larında, işlem geçmişi tablolarında veya belge değişiklik kayıtlarında bulunur. Ana alanlar genellikle 'Oluşturma Tarihi', 'Değişiklik Tarihi' veya 'Timestamp' olarak adlandırılır.

Yevmiye Kaydı ID'si, her finansal işlem süreç örneğini benzersiz bir şekilde tanımlayan kritik bir niteliktir. Oluşturma, onaylama ve deftere işleme gibi tüm ilgili aktiviteleri tek, bütünsel bir case içine bağlar.

Process Mining analizinde, bu ID her yevmiye kaydının uçtan uca yolculuğunun yeniden oluşturulmasına olanak tanır. Döngü süresi gibi case düzeyindeki metrikleri hesaplamak, süreç varyantlarını belirlemek ve istenen süreç modeline uyumu analiz etmek için temeldir. Benzersiz bir case tanımlayıcısı olmadan, belirli bir işlem için olayların sırasını takip etmek imkansızdır.

Bu ID, her muhasebe fişinin tüm yaşam döngüsünü takip etmek, süreç akışlarının, sürelerinin ve varyasyonlarının analizini sağlamak için esastır.

Tipik olarak finansal veya muhasebe belgelerinin başlık tablosunda bulunur. Belge numarası, şirket kodu ve mali yılın birleşik bir anahtarı olabilir.

Kaynak Sistem özniteliği, muhasebe fişi verilerinin oluşturulduğu orijinal uygulamayı veya modülü tanımlar. Modern kurumsal ortamlarda, finansal veri çeşitli ERP'lerden, alt defterlerden veya üçüncü taraf uygulamalardan gelebilir.

Bu öznitelik, çeşitli analitik görünümler için değerlidir. Farklı kaynak sistemler arasında süreç verimliliğini ve uygunluğunu karşılaştırmaya olanak tanır. Örneğin, otomatik bir alt defterden kaynaklanan fişlerin manuel olarak oluşturulanlardan daha hızlı işlenip işlenmediğini analiz edebilirsiniz. Ayrıca, verileri kaynağına kadar takip etmeye yardımcı olarak veri yönetimi ve sorun giderme için de kritiktir.

Verinin kaynağını belirler, bu da farklı sistemler arasında süreçleri karşılaştırmak ve veri yönetimi için çok önemlidir.

Genellikle veri çıkarma kurulumu sırasında belirtilir veya birden çok sistemden bilgiyi birleştiren veri ambarlarında standart bir alan olarak bulunur.

Bu öznitelik, en son veri çıkarma veya yenileme tarih ve saatini kaydeder. Analiz edilen verinin güncelliği hakkında bağlam sağlar.

Herhangi bir analizde, verilerin zamanındalığını anlamak, sonuçları doğru bir şekilde yorumlamak için kritiktir. Bu timestamp, kullanıcıların gerçek zamanlı bilgilere mi yoksa belirli bir zamandaki bir anlık görüntüye mi baktıklarını anlamalarına yardımcı olur ve bu da mevcut birikimler veya süreç performansıyla ilgili dashboard'ların ve KPI'ların alaka düzeyini etkiler.

Verilerin güncelliğini gösterir, böylece kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamasını sağlar.

Bu tipik olarak, veri yükleme işlemi sırasında veri çıkarma aracı veya entegrasyon platformu tarafından oluşturulur ve depolanır.

Kullanıcı Adı özniteliği, belirli bir süreç adımını yürütmekten sorumlu kişiyi tanımlar. Bu, muhasebe fişini oluşturan kişi, gönderen kişi, onaylayan yönetici veya deftere kaydeden muhasebeci olabilir.

Süreci kullanıcıya göre analiz etmek, iş yükü dağılımı, ekip verimliliği ve bireysel eğitim ihtiyaçları hakkında içgörüler sağlar. En iyi performans gösterenleri, ek desteğe ihtiyaç duyabilecek kullanıcıları veya sürekli olarak belirli kişiler tarafından ele alınan faaliyetleri belirlemeye yardımcı olabilir. Bu bilgi, kaynak yönetimi ve performans iyileştirme girişimleri için anahtardır.

Bu öznitelik, iş yükü dağılımını, ekip performansını analiz etmek ve eğitim fırsatlarını belirlemek için anahtardır.

Tipik olarak belge değişiklik log'larında veya workflow geçmiş tablolarında bulunur, genellikle 'Oluşturan', 'Değiştiren' veya 'Kullanıcı ID'si' gibi alanlarla ilişkilidir.

Para Birimi niteliği, Yevmiye Kaydı Tutarı için para birimini belirtir. Özellikle çok uluslu kuruluşlarda finansal değerleri doğru bir şekilde yorumlamak ve karşılaştırmak için esastır.

Analizde bu nitelik, Yevmiye Kaydı Tutarı için gerekli bağlamı sağlar. İşlemleri para birimine göre filtrelemeye olanak tanır ve farklı bölgelerdeki tutarları toplama veya karşılaştırmayı içeren herhangi bir analiz için ön koşuldur. Anlamlı bir küresel analiz için, tutarların tek bir raporlama para birimine dönüştürülmesi gerekebilir.

Yevmiye kaydı tutarı için temel bağlam sağlar, farklı para birimleri arasında doğru finansal analiz ve karşılaştırmalara olanak tanır.

Finansal belgelerin başlığında yer alan, genellikle 'Para Birimi Kodu' veya 'Para Birimi Anahtarı' olarak adlandırılan standart bir alan.

Şirket Kodu, bir kuruluş içinde ayrı bir tüzel veya ticari varlığı temsil eder. Finansal işlemler, ayrı finansal raporlamayı kolaylaştırmak için şirket kodu düzeyinde kaydedilir.

Process Mining'de Şirket Kodu, kurumsal analiz için kritik bir niteliktir. Farklı varlıklar, bölgeler veya iştirakler arasında süreç performansının karşılaştırılmasına olanak tanır. Örneğin, bir analist, en iyi uygulamaları veya iyileştirme gerektiren alanları belirlemek için ABD ve Alman varlıkları arasındaki ret oranlarını veya onay sürelerini karşılaştırabilir. Bu, süreçleri standartlaştırmaya ve tüm kuruluş genelinde uyumu sağlamaya yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler, iştirakler veya bölgeler arasında performans karşılaştırması ve süreç karşılaştırması yapılmasını sağlar.

Bir ERP sistemindeki neredeyse tüm finansal belgelerin başlığında yer alan standart bir alan.

Yevmiye Kaydı Durumu, işlemin belirli bir zamanda veya nihai sonucunu gösterir. Durumlar genellikle 'Devam Ediyor', 'Onay İçin Gönderildi', 'Deftere İşlendi' veya 'Ters Çevrildi' gibi süreçteki önemli dönüm noktalarını yansıtır.

Bu nitelik, mevcut iş yükünü ve birikimi anlamak için son derece değerlidir. 'Devam Ediyor' veya 'Onay Bekliyor' durumundaki yevmiyeleri filtreleyerek, yöneticiler bekleyen işleri izleyebilir. Nihai durumu analiz etmek, örneğin, deftere işlenen kayıtların, silinen veya ters çevrilenlere oranını hesaplayarak süreç sonuçlarını anlamaya yardımcı olur.

Her yevmiye kaydının 'Onay Bekliyor' veya 'Deftere İşlendi' gibi durumunu takip ederek mevcut iş yükünü ve birikimi anlamaya yardımcı olur.

Yevmiye kaydı üst veri bölümünde mevcuttur. Yaygın alan adları arasında 'Belge Durumu' veya 'Deftere İşleme Durumu' bulunur.

Yevmiye Kaydı Tipi, işlemleri iş amaçlarına veya niteliklerine göre kategorize eder. Yaygın türler arasında standart manuel girişler, otomatik alt defter girişleri, tahakkuklar, yeniden sınıflandırmalar ve ters çevirme girişleri bulunur.

Bu nitelik, süreç analizinde filtreleme ve segmentasyon için güçlü bir boyuttur. Farklı yevmiye kaydı tipleri için süreç akışlarını ve performans metriklerini karşılaştırarak, kuruluşlar değerli içgörüler ortaya çıkarabilir. Örneğin, tahakkuk girişlerinin çok daha uzun bir onay döngüsüne sahip olduğunu veya tekrarlayan girişlerin daha yüksek bir otomasyon oranına sahip olduğunu bulabilirler. Bu, süreç iyileştirme çabalarını belirli işlem kategorilerine göre uyarlamaya yardımcı olur.

Tahakkuklar ve standart kayıtlar gibi farklı işlem türleri için süreçleri karşılaştırmak amacıyla analizleri bölümlendirmeye olanak tanır, böylece hedefe yönelik iyileştirme alanları bulunur.

Genellikle muhasebe fişi başlık verilerinde bulunur. Alan adları genellikle 'Belge Türü', 'Fiş Kategorisi' veya 'Fiş Türü' içerir.

Bu öznitelik, muhasebe fişinin finansal değerini yakalar. Sisteme ve veri modeline bağlı olarak, toplam borç tutarını, toplam alacak tutarını veya mutlak bir toplamı temsil edebilir.

Süreci parasal değer merceğinden analiz etmek, önemli içgörüler ortaya çıkarabilir. Yüksek değerli işlemlere odaklanarak iyileştirme çabalarını önceliklendirmeye yardımcı olur. Örneğin, yüksek değerli fişlerin onaylanmasının daha uzun sürüp sürmediği veya daha yüksek bir red oranına sahip olup olmadığı araştırılabilir. Bu öznitelik, önemlilik analizi ve daha yüksek finansal risk taşıyan işlemlerin belirlenmesi için de gereklidir.

Bu, önemlilik analizi için çok önemlidir, yüksek değerli işlemler üzerinde süreç iyileştirmelerini önceliklendirmeye ve finansal etkiyi değerlendirmeye yardımcı olur.

Tipik olarak muhasebe fişi başlık tablosunda mevcuttur. Kalem tutarlarını toplayarak hesaplanması gerekebilir.

Departman niteliği, bir yevmiye kaydını belirli bir iş birimine, fonksiyona veya maliyet merkezine bağlar. Bu kurumsal veri, finansal aktiviteleri şirketteki sorumlu alana atfetmeye yardımcı olur.

Şirket Kodu'na benzer şekilde, Departman, daha detaylı analiz için süreç verilerini dilimlemeye ve parçalamaya olanak tanır. Farklı departmanlar arasında süreç verimliliğini, yeniden işleme oranlarını veya onay sürelerini karşılaştırmak için kullanılabilir. Bu, departmana özel en iyi uygulamaları veya belirli ekiplerin daha fazla destek veya süreç rehberliğine ihtiyaç duyabileceği alanları belirlemeye yardımcı olur.

Farklı iş birimleri arasında süreç analizi ve performans karşılaştırması yaparak, departmana özel sorunları veya en iyi uygulamaları belirlemeye yardımcı olur.

Yevmiye kaydı başlık veya kalem verilerinde bulunabilir. Kaydı oluşturan kullanıcıdan veya işleme atanan maliyet merkezinden türetilebilir.

Deftere İşleme Tarihi, bir işlem için resmi muhasebe tarihidir. Yevmiye kaydının finansal tablolarda yansıtılacağı mali dönemi belirler. Bu, kaydın oluşturulduğu veya işlemin gerçekleştiği tarihten farklı olabilir.

Deftere İşleme Tarihini analiz etmek, finansal kontroller ve zamanında olma analizi için çok önemlidir. Oluşturma veya onay tarihi ile deftere işleme tarihi arasındaki gecikme, sürecin son adımındaki gecikmeleri vurgulayan önemli bir performans göstergesi olabilir. Ayrıca, zamanında deftere işleme oranlarını analiz etmek ve geriye dönük tarihli veya yanlış dönemlere işlenmiş kayıtları belirlemek için de kullanılır; bu da bir uyumluluk endişesi olabilir.

Bu tarih, kayıt gecikmelerini hesaplamak ve doğru raporlama için fişlerin doğru finansal döneme kaydedildiğinden emin olmak açısından kritiktir.

Bir ERP sistemindeki tüm finansal belgelerin başlığında yer alan standart ve zorunlu bir alan.

Otomatikleştirilmiş mi niteliği, botlar veya entegre alt defterler gibi otomatik sistemler tarafından yürütülen aktiviteler ile kullanıcılar tarafından manuel olarak gerçekleştirilenler arasında ayrım yapan bir boolean bayraktır.

Bu nitelik, yevmiye kaydı sürecindeki otomasyon seviyesini ölçmek için esastır. Otomasyon Oranı KPI'sının hesaplanmasına olanak tanır ve daha fazla otomasyon için fırsatları belirlemeye yardımcı olur. Otomatik ve manuel aktivitelerin döngü sürelerini ve hata oranlarını karşılaştırarak, şirketler verimliliği artırmak ve insan hatasını azaltmak için otomasyon teknolojilerine yatırım yapmak için güçlü bir iş gerekçesi oluşturabilir.

Sürecin otomasyon oranını ölçmeye ve manuel görevleri otomatikleştirmek için fırsatları belirlemeye yardımcı olur, böylece verimliliği artırır ve hataları azaltır.

Genellikle 'Kullanıcı Adı' bir sistem veya hizmet hesabına karşılık geliyorsa veya işlem otomatik bir kaynak sistemden kaynaklandıysa kontrol edilerek türetilir.

Red Nedeni, bir muhasebe fişinin neden onaylanmadığını açıklayan bir kod veya metin açıklamasıdır. Yaygın nedenler arasında yanlış hesap ataması, yetersiz dokümantasyon veya politika ihlalleri bulunur.

Bu öznitelik, yeniden işleme ve süreç verimsizliklerinin temel neden analizinin birincil girdisidir. Farklı red nedenlerinin sıklığını analiz ederek, kuruluşlar en yaygın hata kaynaklarını belirleyebilir. Bu bilgi, eğitim materyallerini iyileştirmek, politikaları netleştirmek veya hataları önceden engellemek için sistem kontrolleri uygulamak gibi hedefe yönelik müdahaleler geliştirmek için çok değerlidir. Red Oranı ve Yeniden İşleme Oranı gibi KPI'ları doğrudan destekler.

Bu, yeniden işleme faaliyetinin temel neden analizleri için kritiktir, yaygın hataları belirlemeye ve hedefe yönelik eğitim veya sistem iyileştirmeleri geliştirmeye yardımcı olur.

Tipik olarak muhasebe fişinin workflow log'unda veya onay geçmişinde bulunur. Serbest metin alanı veya önceden tanımlanmış bir listeden seçim olabilir.