Record to Report - Dönem Kapanışı ve Mutabakat Veri Template'iniz

Aktivite Adı, 'Yevmiye Kaydı Gönderildi', 'Mutabakat Onaylandı' veya 'Dönem Kapandı' gibi dönem kapanış ve mutabakat sürecindeki ayrı bir adımı tanımlar. Bu aktiviteler, belirli bir finansal dönem için uçtan uca süreci oluşturan olaylar dizisini oluşturur.

Bu aktivitelerin sırasını ve süresini analiz etmek, process mining'in çekirdeğidir. Gerçek süreç akışını ortaya çıkarmaya, aktivitelerin çok uzun sürdüğü darboğazları belirlemeye ve standart prosedürden sapmaları keşfetmeye yardımcı olur. Farklı aktivite adları, mutabakat veya konsolidasyon gibi belirli alt süreçlere odaklanmak için sürecin bölümlendirilmesine olanak tanır.

Bu öznitelik, süreç haritasını görselleştirmek, Bottleneck'leri belirlemek ve kapanış döngüsündeki olayların sırasını anlamak için temeldir.

İşlem kodlarından, olay günlüklerinden, bir iş akışı aracındaki görev açıklamalarından veya finansal sistemdeki belge durum değişikliklerinden türetilir.

Finansal Dönem, '2023-12' veya 'Q4-2023' gibi tüm kapanış faaliyetlerinin gerçekleştirildiği belirli muhasebe dönemini temsil eder. Alt defter kapanışından nihai tablo oluşturmaya kadar farklı olayları tek bir uçtan uca süreç örneğine bağlayan merkezi bir vaka görevi görür.

Process mining'de, Finansal Dönem'e göre gruplandırılmış aktiviteleri analiz etmek, toplam dönem sonu döngü süresinin ölçülmesine olanak tanır. Farklı dönemler arasında karşılaştırmalar yaparak performanstaki eğilimleri, iyileşmeleri veya bozulmaları belirlemeyi sağlar. Bunu vaka kimliği olarak kullanarak, tüm ilgili yevmiye kayıtları, mutabakatlar ve onaylar aynı kapanış çabası içinde bağlamsallaştırılır.

Dönem kapanış sürecinin döngü süresinin ve verimliliğinin uçtan uca analizine olanak tanıyan, tüm ilgili aktiviteleri gruplayan temel vaka tanımlayıcısıdır.

Genellikle finansal belgelerin ve dönem kapanışı ile ilgili görev yönetim sistemlerinin başlık veya genel veri bölümlerinde bulunur.

Olay Zamanı, bir aktivitenin başladığı kesin tarihi ve saati kaydeder. Bu zaman damgası, her finansal dönem için süreç akışını yeniden oluşturmak amacıyla olayları kronolojik sıraya koymak için kritik öneme sahiptir. Tüm zaman tabanlı process mining analizleri için başlangıç noktası olarak hizmet eder.

Olay Zamanı'nın doğruluğu, döngü süreleri ve aktiviteler arası bekleme süreleri gibi temel performans göstergelerini hesaplamak için hayati öneme sahiptir. Art arda gelen olaylar arasındaki zaman farklarını analiz ederek, işletmeler gecikmeleri tam olarak tespit edebilir ve kapanış süreçlerinin zamansal dinamiklerini anlayabilir. Bu bilgi, kapanışı hızlandırmak ve verimliliği artırmak için fırsatları belirlemede esastır.

Bu zorunlu zaman damgası, olayları doğru sıralamak, faaliyetler arasındaki döngü sürelerini hesaplamak ve kapanış sürecinin genel süresini ölçmek için gereklidir.

Genellikle işlem günlüklerinde, belge başlıklarında veya Workflow sistemi olay tablolarında 'Oluşturma Tarihi', 'Kayıt Tarihi' veya 'Başlangıç Tarihi' olarak bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, bir faaliyetin kaydedildiği orijinal uygulamayı veya modülü gösterir. Karmaşık bir BT ortamında, dönem kapanış süreci genellikle yevmiye kayıtları için bir ERP, hesap doğrulama için bir mutabakat aracı ve raporlama için bir konsolidasyon sistemi gibi birden fazla sistemi içerir.

Her olay için kaynak sistemi izlemek, sürecin teknolojik ayak izini anlamaya yardımcı olur. Sistemler arasındaki bağımlılıkları vurgulayabilir ve veri entegrasyonu veya sisteme özel performansla ilgili sorunları belirleyebilir. Bu görünüm, uygulama ortamlarını düzene sokmak veya belirli bir sistemin neden olduğu süreç gecikmelerini teşhis etmek isteyen BT ve finans liderleri için değerlidir.

Her süreç adımının nerede gerçekleştiğini belirleyerek, sistem devirlerini anlamaya ve teknolojiyle ilgili darboğazları teşhis etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma çerçevesinin bir parçasıdır veya kaynak tablolardaki teknik metaveri alanlarında bulunabilir.

Bu öznitelik, veri kümesinin en son ne zaman güncellendiğini tarih ve saat olarak kaydeder. Herhangi bir analiz için kritik bir bağlam sağlar, verinin güncelliğini ve dahil edilen olaylar için kesme noktasını gösterir. Dönem kapanışı gibi dinamik bir süreç için, bu gerçek zamanlı izleme Dashboard'ları için hayati önem taşır.

Verinin güncelliğini anlamak, karar alma için Process Mining analizine güvenen paydaşlar için çok önemlidir. Tam bir, geçmiş görünümüne mi yoksa devam eden bir kapanış sürecinin gerçek zamanlıya yakın bir anlık görüntüsüne mi baktıklarının farkında olmalarını sağlar. Bu zaman damgası, veri bütünlüğünü ve kullanıcı güvenini sürdürmek için önemli bir metaveri parçasıdır.

Veri güncelliği hakkında bağlam sağlayarak, kullanıcıların süreç analizinin ne kadar güncel olduğunu anlamalarını garanti eder.

Bu genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında üretilen metadata'dır.

Bitiş Zamanı, belirli bir aktivitenin sona erdiği kesin tarihi ve saati işaretler. Başlangıç Zamanı bir aktivitenin ne zaman başladığını söylerken, Bitiş Zamanı tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü anlamak için gereklidir. Bu, karmaşık bir rapor oluşturmak veya manuel bir mutabakat yapmak gibi ölçülebilir bir süreye sahip görevler için özellikle önemlidir.

Process mining'de, Başlangıç Zamanı ve Bitiş Zamanı'nın birleşimi, aktivite işleme sürelerinin hesaplanmasına olanak tanır. Bu, verimsizlikleri ve yoğun kaynak gerektiren adımları belirlemek için temel bir metriktir. İşleme sürelerini analiz etmek, bir görev üzerinde aktif olarak harcanan zaman ile bir sonraki adımın başlaması için beklenen zaman arasında ayrım yapmaya yardımcı olarak, süreç performansının daha ayrıntılı bir görünümünü sağlar.

Aktivite işleme süresinin hesaplanmasını sağlar; bu da verimsiz görevleri ve kaynak darboğazlarını belirlemek için kritik öneme sahiptir.

Kaynak sistemin işlem veya günlük tablolarında 'Tamamlanma Tarihi', 'Son Değişiklik Tarihi' veya bir durum değişikliği zaman damgası olarak bulunabilir.

İşlem Tutarı, genellikle yevmiye kayıtları veya düzeltmelerle ilişkilendirilen bir olayın finansal değerini temsil eder. Bu, toplam belge değeri, bir kalem değeri veya bir mutabakattaki bir düzeltmenin tutarı olabilir.

Bu öznitelik, süreç analizine kritik bir iş bağlamı katmanı ekler. Sorunların finansal etkiye göre önceliklendirilmesine olanak tanır. Örneğin, manuel yevmiye kayıtlarının değerini analiz etmek, otomasyon çabalarını en önemli düzeltmelere odaklamaya yardımcı olur. Ayrıca, daha katı kontroller veya onaylar gerektirebilecek yüksek değerli işlemleri belirleyerek risk değerlendirmesine de yardımcı olur.

Süreç olaylarına finansal bağlam sağlar, düzeltmelerin parasal etkisini analiz etmeye olanak tanır ve değere dayalı iyileştirmeleri önceliklendirmeye yardımcı olur.

Finansal belge kalem veya başlık tablolarında, genellikle yerel ve grup para birimi alanlarında bulunur.

Mutabakat Durumu, bir hesap mutabakatının belirli bir zamandaki aşamasını gösterir. Yaygın durumlar arasında 'Başlatılmadı', 'Devam Ediyor', 'İnceleme İçin Gönderildi', 'Reddedildi' ve 'Onaylandı' bulunur. Bu durumlar genellikle süreçteki aktivitelerle örtüşür.

Durum değişikliklerini analiz etmek, mutabakat süreç akışını yeniden yapılandırmanın temel bir yoludur. Durum, hiçbir ret almadan onaylanan mutabakatların yüzdesini takip eden İlk Geçiş Mutabakat Oranı gibi performans göstergelerini ölçmek için anahtardır. Ayrıca hangi hesapların veya departmanların yüksek oranda ret aldığına işaret ederek, potansiyel kalite veya eğitim sorunlarını belirlemeye yardımcı olur.

Mutabakatların ilerlemesini takip eder, yeniden işleme oranlarının, onay sürelerinin ve genel mutabakat alt süreç verimliliğinin ölçülmesini sağlar.

Mutabakat yönetim sistemi içindeki mutabakat görevi veya nesnesindeki bir durum alanı.

Şirket Kodu, dönem kapanışının yürütüldüğü kurumsal grup içindeki belirli tüzel kişiliği veya bağlı ortaklığı temsil eder. Finansal konsolidasyon genellikle grup düzeyinde raporlar oluşturmadan önce birden fazla kuruluşun defterlerini kapatmayı gerektirir.

Bu nitelik, organizasyonel filtreleme ve kıyaslama için kritiktir. Analistlerin, kuruluş içindeki farklı şirketler arasında kapanış süreci verimliliğini ve zamanlamasını karşılaştırmasına olanak tanır. Bu, başka yerlerde tekrarlanabilecek yüksek performanslı kuruluşlardaki en iyi uygulamaları ve ek destek veya süreç iyileştirmeleri gerektirebilecek kuruluşları belirlemeye yardımcı olur.

Farklı tüzel kişilikler arasında kapanış sürecinin karşılaştırılmasına ve kıyaslamasına olanak tanıyarak, en iyi uygulamaların ve iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur.

Bir ERP sistemindeki neredeyse tüm finansal işlem tablolarının üstbilgisinde bulunan standart bir organizasyonel alan.

Bu öznitelik, dönem kapanış sürecinde belirli bir görevi yürütmekten sorumlu bireysel çalışanı veya sistem kullanıcısını tanımlar. Bu, bir yevmiye kaydını deftere işleyen muhasebeci, bir mutabakatı onaylayan yönetici veya finansal tabloları oluşturan analist olabilir.

Süreci Sorumlu Kullanıcı'ya göre analiz etmek, iş yükü dağılımını, ekip performansını anlamak ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için çok önemlidir. Belirli kişilerin Bottleneck olup olmadığını veya işin ekip içinde eşit olmayan bir şekilde dağılıp dağılmadığını ortaya çıkarabilir. Bu insan odaklı analiz, yüksek baskı altındaki kapanış döneminde kaynak yönetiminde ve ekip verimliliğini optimize etmede yardımcı olur.

İş yükü dağılımı, ekip verimliliği analizi ve bireysel eğitim fırsatları veya kaynak kısıtlamalarının belirlenmesine olanak tanır.

Finansal belge başlıklarında ve iş akışı görev günlüklerinde 'Kullanıcı Adı', 'Oluşturan', 'Çalışan Kimliği' veya 'Sahibi' gibi alanlarda bulunur.

Yevmiye Kaydı Kimliği, tek bir muhasebe belgesini tanımlayan benzersiz bir numara veya koddur. Bu belgeler, standart kayıtlar, tahakkuklar ve dönem kapanışı sırasında yapılan düzeltmeler dahil olmak üzere finansal işlemleri kaydetmenin birincil mekanizmasıdır.

Bu öznitelik, yevmiye kaydı işlemesinin ayrıntılı bir analizine olanak tanır. Faaliyetleri belirli bir Yevmiye Kaydı Kimliğine bağlayarak, bir kaydın oluşturulmasından deftere işlenmesine kadar olan yaşam döngüsü, inceleme ve onay adımları dahil olmak üzere izlenebilir. Manuel düzeltmelere odaklanan Dashboard'lar için vazgeçilmezdir, çünkü hacimlerini, değerlerini ve kapanış süreci üzerindeki etkilerini ölçmeye yardımcı olur.

Muhasebe belgelerini benzersiz bir şekilde tanımlar, yevmiye kaydı hacmi, yeniden işleme ve onay döngü sürelerinin ayrıntılı analizini sağlar.

Muhasebe belgesi başlık tablolarında, genellikle 'Belge Numarası' veya 'Yevmiye Kimliği' olarak etiketlenmiş birincil anahtar alan.

Departman niteliği, belirli bir aktiviteden sorumlu Finans, Controlling veya Borçlar gibi iş birimini belirtir. Sürecin fonksiyonel bir görünümünü sağlar ve Şirket Kodu tarafından sağlanan tüzel kişilik görünümünü tamamlar.

Süreci departmana göre analiz etmek, farklı ekipler arasındaki devirleri ve iş birliğini anlamaya yardımcı olur. Başka bir departmanın ön koşul bir görevi tamamlamasını beklemekten kaynaklanan gecikmeleri vurgulayabilir. Bu bilgi, çapraz fonksiyonel iletişimi geliştirmek ve birden fazla ekibi kapsayan iş akışlarını düzene sokmak için değerlidir.

Farklı fonksiyonel ekipler arasındaki süreç devirlerini ve performansını analiz etmeye yardımcı olur; bu da departmanlar arası daha iyi iş birliği fırsatlarını ortaya çıkarır.

Kullanıcı ana verilerinden, işlemlere bağlı maliyet merkezi bilgilerinden veya iş akışı yönetim sistemlerinde doğrudan belirtilebilir.

Genel Muhasebe Hesabı, finansal muhasebede temel bir unsurdur; belirli bir varlık, yükümlülük, özkaynak, gelir veya gider türünü temsil eder. Dönem kapanışı bağlamında, yevmiye kayıtları ve mutabakatlar gibi aktiviteler her zaman bir veya daha fazla GL hesabına bağlıdır.

Süreci GL Hesabına göre analiz etmek, kapanış çabasına daha ayrıntılı bir görünüm sağlar. Hangi hesapların mutabakatının en zor veya zaman alıcı olduğunu ya da hangilerinin en çok düzeltme kaydı gerektirdiğini belirlemeye yardımcı olabilir. Bu içgörü, hesap planını basitleştirme veya belirli yüksek riskli veya yüksek hacimli hesaplar için muhasebe uygulamalarını iyileştirme çabalarına rehberlik edebilir.

Hangi hesapların mutabakatının en karmaşık veya zaman alıcı olduğunu belirlemek için ayrıntılı analiz yapılmasını sağlar; bu da hedeflenen süreç iyileştirmelerine yol gösterir.

Yevmiye kaydı tablolarının kalem detaylarında ve hesap mutabakat sistemlerinde temel bir nitelik olarak bulunur.

Mutabakat Kimliği, tek bir mutabakat çalışmasını, örneğin belirli bir dönem için belirli bir banka hesabının mutabakatını benzersiz bir şekilde tanımlar. Genel dönem kapanış süreci içinde bir alt vaka görevi görür ve o mutabakat için hazırlık, inceleme ve onay gibi faaliyetleri gruplandırır.

Bu kimliği takip etmek, mutabakat alt sürecinin ayrıntılı analizi için kritik öneme sahiptir. Başlangıçtan son onaya kadar olan uçtan uca mutabakat döngü süresinin ölçülmesine olanak tanır. Ayrıca, reddedilen ve düzeltme için geri gönderilen mutabakatları belirleyerek yeniden işleme oranlarının hesaplanmasını da sağlar.

Döngü süreleri, yeniden işleme oranları ve bireysel mutabakat seviyesindeki darboğazlar dahil olmak üzere mutabakat alt sürecinin ayrıntılı analizine olanak tanır.

Uzmanlaşmış hesap mutabakat sistemleri veya modüllerindeki birincil tanımlayıcı.

Bu öznitelik, mutabakatları niteliklerine göre mantıksal gruplara ayırır. Yaygın türler arasında Bilanço, Banka, Şirket İçi, Duran Varlıklar veya Kar/Zarar mutabakatları bulunur. Her türün farklı bir karmaşıklık, risk ve standart prosedür seviyesi olabilir.

Analizi Mutabakat Türü'ne göre segmentlere ayırmak, performansın daha anlamlı bir şekilde karşılaştırılmasına olanak tanır. Örneğin, Şirket İçi mutabakatların basit banka mutabakatlarından daha karmaşık ve zaman alıcı olması beklenir. Bu öznitelik, gerçekçi performans hedefleri belirlemeye ve her mutabakat işi kategorisindeki belirli zorlukları belirlemeye yardımcı olur.

Farklı mutabakat kategorileri arasında performans kıyaslamasına olanak tanıyarak, süreç zorlukları ve verimliliğe dair daha derinlemesine bir bakış açısı sunar.

GL Hesap özelliklerinden türetilir veya bir mutabakat yönetim aracında belirli bir kategori alanı olarak saklanır.

Is Automated özniteliği, bir kişinin gerçekleştirdiği görevler ile planlı toplu iş veya robotik süreç otomasyonu (RPA) botu gibi bir sistem süreci tarafından gerçekleştirilenler arasında ayrım yapan bir boolean (doğru/yanlış) işaretidir. Bu, kapanış sürecindeki otomasyon seviyesini anlamak için kritik öneme sahiptir.

Süreci bu boyutla analiz etmek, otomasyon girişimlerinin etkisini ölçmeye yardımcı olur. İşletmelerin otomatikleştirilmiş ve manuel faaliyetlerin yüzdesini izlemesine, gelecekteki otomasyon için en iyi adayları belirlemesine ve mevcut otomasyonların beklendiği gibi çalıştığını doğrulamasına olanak tanır. Bu görünüm, dijital dönüşüme ve finans fonksiyonunun verimliliğini artırmaya odaklanan her kuruluş için vazgeçilmezdir.

İnsan ve sistem görevleri arasında ayrım yaparak otomasyon seviyelerinin ölçülmesini ve yeni otomasyon fırsatlarının belirlenmesini sağlar.

Kullanıcı kimliğinden (örn. sistem veya bot kullanıcıları), toplu işlerle ilişkili işlem kodlarından veya iş akışı araçlarındaki belirli bayraklardan türetilebilir.

Planlanan Tamamlama Tarihi veya hedef tarih, tüm dönem kapanışının veya içindeki belirli ana kilometre taşlarının tamamlanması için belirlenen son teslim tarihidir. Bu, finans ekiplerinin faaliyetlerini yönetmek için kullandığı kapanış takviminin önemli bir bileşenidir.

Sürecin gerçek tamamlama tarihini bu planlanan tarihle karşılaştırarak, kuruluşlar finans fonksiyonu için kritik bir KPI olan Zamanında Kapanış Oranı'nı ölçebilirler. Plandan sapmaların analizi, ekiplerin gecikmelerin temel nedenlerini anlamalarına ve gelecekteki dönemlerde planlama ve yürütmelerini iyileştirmelerine yardımcı olur. Bu, süreç analizini tamamen tanımlayıcı olmaktan, son teslim tarihlerine uyma konusunda reçeteli olmaya dönüştürür.

Kapanış takvimine göre zamanında performansın ölçülmesini sağlayarak, kronik gecikmeleri belirlemeye ve gelecekteki planlamayı iyileştirmeye yardımcı olur.

Kapanış yönetimi veya görev yönetimi uygulamalarında tutulur veya merkezi bir takvimde ya da e-tabloda saklanabilir.

Yevmiye Kaydı Türü, muhasebe belgelerini amaçlarına veya niteliklerine göre sınıflandırır. Yaygın türler arasında alt defterlerden gelen standart kayıtlar, manuel düzeltmeler, tahakkuklar, yeniden sınıflandırmalar ve ters kayıtlar bulunur. Bu sınıflandırma, bir yevmiye kaydının neden oluşturulduğuna dair önemli bir bağlam sağlar.

Yevmiye Kaydı Türü'ne göre süreci analiz etmek, rutin, otomatik kayıtları standart dışı, manuel müdahalelerden ayırt etmeye yardımcı olur. Yüksek hacimli 'Düzeltme' veya 'Manuel' girişler, üst süreçlerde sorunlara veya otomasyon eksikliğine işaret edebilir. Bu analiz, süreç standardizasyonu ve kapanış sırasında manuel çabayı azaltmak için fırsatları belirlemenin anahtarıdır.

Yevmiye kayıtlarını rutin ve istisnai girişler olarak kategorize eder; manuel düzeltmelerin etkisini nicelendirmeye ve analiz etmeye yardımcı olur.

Genellikle muhasebe belgesi başlığında 'Belge Türü' veya benzer bir sınıflandırma alanı olarak saklanır.