İşe Alımdan Emekliliğe - Pozisyon Yönetimi Veri Template'iniz

Aktivite Adı, pozisyon yönetimi yaşam döngüsü içinde atılan tek bir adımı veya eylemi tanımlar. Bu aktiviteler, 'Pozisyon Talebi Başlatıldı', 'Bütçe Onayı Alındı' veya 'Pozisyon Kapatıldı' gibi önemli event'leri temsil eden süreç haritasının yapı taşlarını oluşturur.

Analiz için bu aktivitelerin takibi, tüm süreç akışının görselleştirilmesine olanak tanır. Event'lerin sırasını belirlemeye, süreç varyantlarını keşfetmeye ve 'Pozisyon Talebi Yeniden İşleme İçin Gönderildi' gibi tekrarlanan aktivitelerdeki darboğazları veya yeniden işleme döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Aktivite adlarının netliği ve tutarlılığı, doğru ve anlaşılır bir süreç modeli oluşturmak için çok önemlidir.

Bu öznitelik, süreç haritası oluşturmak, darboğazları belirlemek ve pozisyon yaşam döngüsündeki olayların sırasını anlamak için temeldir.

İK veya pozisyon yönetimi sistemindeki event log'larından, durum değişikliği tablolarından veya işlem kodlarından üretilir.

Event Time, bir aktivitenin tam olarak gerçekleştiği anı kaydeden zaman damgasıdır. Tüm süreç için kronolojik bağlam sağlar, olayların doğru bir şekilde sıralanmasına olanak tanıyarak süreç akışını gerçekleştiği gibi yeniden yapılandırır.

Bu zaman damgası, tüm zaman tabanlı analizlerin temelidir. Aktiviteler arasındaki döngü sürelerini hesaplamak, onay adımlarının süresini belirlemek ve pozisyonun oluşturulmasından doldurulmasına kadar geçen toplam teslim süresini ölçmek için kullanılır. Doğru zaman damgaları, 'Pozisyon Yönetimi Döngü Süresi' gibi dashboard'lar ve 'Ortalama Pozisyon Onay Döngü Süresi' gibi KPI'lar için kritik öneme sahiptir.

Event'leri kronolojik olarak sıralamak ve döngü süreleri, teslim süreleri gibi tüm süre tabanlı metrikleri hesaplamak için gereklidir.

Genellikle kaynak sistemdeki sistem log'larında, işlem kayıtlarında veya belge oluşturma ve değiştirme tarihi alanlarında bulunur.

Pozisyon ID'si, her bir pozisyonu diğerlerinden ayırt etmek için atanan benzersiz bir anahtardır. İlk talepten nihai kapanışına kadar tek bir pozisyonun yaşam döngüsüyle ilgili tüm etkinlikleri ve olayları birbirine bağlayan merkezi bir bağlantı görevi görür.

Process Mining'de, ilgili etkinlikleri tek bir süreç örneğinde gruplamak için her event log'da bir vaka tanımlayıcısı bulunmalıdır. Pozisyon ID'sini Vaka ID'si olarak kullanarak, analistler her pozisyonun uçtan uca yolculuğunu takip edebilir. Bu, süreç akışlarının görselleştirilmesini, bireysel pozisyonlar için döngü sürelerinin hesaplanmasını ve ortak yolların veya sapmaların belirlenmesini sağlar.

Tüm ilgili aktiviteleri tek bir süreç örneğinde gruplandırmak için gereklidir, bu da her pozisyonun yaşam döngüsünün uçtan uca analizine olanak tanır.

Genellikle bir pozisyon yönetimi veya insan kaynakları bilgi sistemi (İKYS) modülünün başlığında veya birincil kaydında bulunur.

Kaynak Sistem özniteliği, süreç verilerinin kökenini tanımlar. Birçok kuruluşta, işe alımdan emekliliğe süreci (Hire-to-Retire) birden fazla uygulamayı kapsar; örneğin, pozisyon yönetimi için ana bir İK sistemi ve işe alım için ayrı bir aday takip sistemi (ATS) bulunur.

Farklı kaynaklardan gelen verileri birleştirerek birleşik bir süreç görünümü oluştururken kaynak sistemi belirtmek çok önemlidir. Bu, veri doğrulamasına, entegrasyon sorunlarını gidermeye ve farklı sistemlerin genel sürece nasıl katkıda bulunduğunu anlamaya yardımcı olur. Bu, sistem geçişlerinde meydana gelen gecikmeleri veya veri tutarsızlıklarını ortaya çıkarabilir.

Veri kökeni hakkında bağlam sağlar, bu da veri doğrulama ve birden fazla entegre sistemi kapsayan süreçleri analiz etmek için çok önemlidir.

Bu bilgi genellikle veri çıkarma işlemindeki metadata'da bulunur veya veri dönüşümü sırasında statik bir değer olarak eklenebilir.

Bu öznitelik, veri setinin kaynak sistemden en son ne zaman güncellendiğini kaydeder. Analiz edilen verilerin güncelliği ve geçerliliği hakkında önemli bir bağlam sağlayan bir metadata alanıdır.

Analistler bu bilgiyi, analizin kapsadığı zaman dilimini anlamak ve mevcut en güncel verilerle çalıştıklarını doğrulamak için kullanırlar. Sürekli süreç izleme için, son güncelleme zamanını bilmek, dashboard'ların ve KPI'ların operasyonların mevcut durumunu yansıttığından ve çıkarılan sonuçların güncel bilgilere dayandığından emin olmak için hayati öneme sahiptir.

Analistleri verilerin güncelliği hakkında bilgilendirir, analizin ilgili ve mevcut en güncel bilgilere dayanmasını sağlar.

Bu zaman damgası, genellikle veri çekme ve dönüştürme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve saklanır.

İş Unvanı, pozisyonun rolünü veya fonksiyonunu tanımlar. Tek bir iş unvanı için birden fazla pozisyon mevcut olsa da, bu nitelik yönetilen rolün doğası hakkında önemli bağlam sağlar.

Süreci İş Unvanına veya daha geniş iş ailelerine göre analiz etmek, belirli rol türlerine özgü kalıpları ortaya çıkarabilir. Örneğin, kıdemli veya yüksek düzeyde uzmanlaşmış roller, giriş seviyesi pozisyonlara kıyasla daha uzun onay döngülerine veya daha karmaşık işe alım süreçlerine sahip olabilir. Bu bilgi, işe alım stratejilerini uyarlamak ve gerçekçi zaman çizelgeleri belirlemek için değerlidir.

Rol hakkında bağlam sağlar, çeşitli iş türleri, seviyeleri veya fonksiyonları arasındaki süreç farklılıklarının analizine olanak tanır.

Pozisyon ana verilerinde, genellikle İK sistemi içindeki merkezi bir iş kataloğuna veya iş profiline bağlı olarak saklanır.

Olay Zamanı (Event Time) bir etkinliğin başlangıcını işaret ederken, Bitiş Zamanı (End Time) tamamlanmasını işaret eder. İkisi arasındaki fark, o belirli görevin işlem süresini veya süresini temsil eder. Anlık olaylar için Bitiş Zamanı, Başlangıç Zamanı ile aynı olabilir.

Analizde, bu öznitelik sürecin hangi belirli etkinliklerinin en çok zaman tükettiğini belirlemek için hayati öneme sahiptir. Verimsiz adımları tanımlamaya ve detaylı darboğaz analizini desteklemeye yardımcı olur. Örneğin, onay adımlarının Bitiş Zamanı'nı analiz ederek, kuruluşlar hangi onayların en uzun sürdüğünü belirleyebilir ve iyileştirme çabalarını buna göre odaklayabilir.

Bireysel aktiviteler için işlem süresinin hesaplanmasını sağlar, bu da hangi belirli görevlerin en çok zaman aldığını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle sistem event log'larında veya işlem verilerinde başlangıç zamanının yanında bulunur. Aynı zamanda sonraki event'in başlangıç zamanı olarak da türetilebilir.

Departman niteliği, her pozisyonu 'Finans', 'Mühendislik' veya 'Satış' gibi işin belirli bir bölümüne atayarak organizasyonel bağlam sağlar. Bu, pozisyon yönetimi sürecinin şirketin farklı alanları arasında segmentasyonuna ve karşılaştırılmasına olanak tanır.

Analizde, departmana göre filtreleme veya gruplandırma güçlü bir tekniktir. Belirli departmanlarda daha uzun onay süreleri veya daha yüksek yeniden işleme oranları gibi süreç performansındaki varyasyonları belirlemeye yardımcı olur. Bu içgörü, hedeflenmiş süreç iyileştirme girişimlerine rehberlik edebilir ve yüksek performans gösteren departmanlardaki en iyi uygulamaların kuruluş genelinde paylaşılmasını sağlayabilir.

Farklı iş birimleri arasında süreç karşılaştırmasına olanak tanıyarak verimlilik, uyumluluk ve maliyetteki farklılıkları belirlemeye yardımcı olur.

İK sisteminin pozisyon ana verilerinde veya organizasyonel yönetim modülünde bulunur.

Kullanıcı Adı, süreçte belirli bir görevi yerine getiren yönetici, İK iş ortağı veya bütçe sahibi gibi bireysel çalışanı tanımlar. Bu kişi bir pozisyon talep eden, bir adımı onaylayan veya pozisyon detaylarını değiştiren kişi olabilir.

Bu öznitelik, kaynak performansı, iş yükü dağılımı ve uyumluluk ile ilgili tüm analizler için kritiktir. 'Hangi kullanıcılar en çok talebi yönetiyor?' veya 'Belirli onaylayıcılarla ilişkili gecikmeler var mı?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Ayrıca, kritik görevlerin aynı kişi tarafından yapılmamasını sağlamak için görevler ayrılığı analizinde de kullanılır.

İş yükü dağılımı, kullanıcı performansı ve uyumluluk analizini sağlayarak eğitim ihtiyaçlarını veya kaynak kısıtlamalarını belirlemeye yardımcı olur.

Genellikle işlem detaylarında, değişiklik log'larında veya denetim izlerinde bulunur, çoğu zaman bir Kullanıcı ID'si aracılığıyla bağlantılıdır.

Maliyet Merkezi, bir pozisyonu kuruluşun hesap planındaki belirli bir bütçe birimine bağlayan finansal bir boyuttur. Personel sayısı ve personel giderleriyle ilgili finansal planlama, bütçeleme ve raporlama için kullanılır.

Process mining açısından, Maliyet Merkezi, pozisyon yönetimi sürecinin finansal bir mercekle analiz edilmesine olanak tanır. Belirli maliyet merkezlerinin daha sık pozisyon değişiklikleri yaşayıp yaşamadığını, daha uzun onay sürelerine sahip olup olmadığını veya daha yüksek işe alım maliyetleriyle ilişkili olup olmadığını belirlemeye yardımcı olabilir. Bu, bütçe uyumu analizi ve pozisyon yönetimi kararlarının finansal etkisini anlamak için özellikle faydalıdır.

Pozisyonu finansal bir birime bağlayarak, bütçe alanına göre süreç performansının ve maliyetlerin analizini sağlar.

İK veya ERP sistemindeki pozisyon kaydının finansal veya organizasyonel atama detaylarında bulunur.

Pozisyon Durumu, pozisyonun yaşam döngüsü içindeki durumunu gösterir. Bu öznitelik dinamiktir ve pozisyon süreç içinde ilerledikçe değişir. Örneğin, bir pozisyon 'Onay Bekliyor' olarak başlayabilir, 'Açık - İşe Alım' durumuna geçebilir, ardından 'Dolduruldu' ve nihayet 'Kapatıldı' olabilir.

Bu öznitelik, durum tabanlı analiz ve 'Atıl ve Pasif Pozisyon Analizi' gibi dashboard'lar için çok önemlidir. Her durumda geçirilen süreyi analiz ederek, kuruluşlar 'Açık' durumda çok uzun süre kalan pozisyonlar gibi darboğazları belirleyebilir. Ayrıca kapasite planlamasına ve iş gücü boru hattının genel sağlığını anlamaya yardımcı olur.

Pozisyonların her durumda ne kadar kaldığını analiz etmeyi sağlar, bu da atıl pozisyonları belirlemek ve iş gücü planlamasını yönetmek için çok önemlidir.

Genellikle ana pozisyon kaydında saklanır ve durum değiştiren etkinlikler meydana geldikçe güncellenir.

Yönetici Adı, yeni pozisyondaki çalışanı denetleyecek kişiyi tanımlar. Bu kişi genellikle talebi başlatan ve onay ile işe alım sürecinde kilit bir paydaş olan kişidir.

Bu nitelik, 'Onay Darboğaz Analizi' dashboard'unun merkezindedir. Aktiviteleri yöneticiye göre gruplandırarak, iş yükü veya ek eğitim ihtiyacı nedeniyle süreç darboğazı olabilecek kişileri belirlemek mümkündür. Ayrıca süreç içindeki yönetim seviyesi katılımını ve karar verme modellerini anlamaya yardımcı olur.

Pozisyon için kilit paydaşı belirleyerek onay gecikmelerinin ve yöneticiye özgü süreç modellerinin analizini sağlar.

Pozisyon detaylarında, genellikle raporlama yapısının veya organizasyonel atamanın bir parçası olarak bulunur.

Değişiklik Nedeni, süreçteki belirli, genellikle standart dışı event'ler için açıklamayı yakalar. Bu, bir talebi reddetme nedenlerini, yeniden sınıflandırma gerekçesini veya bir talep değişiklikler için başlatıcıya geri gönderildiğinde sağlanan yorumları içerir.

Bu niteliksel veri, temel neden analizi için son derece değerlidir. Süreç sapmalarının arkasındaki 'neden'i sağlar. Örneğin, reddetme nedenlerini analiz etmek, eksik bütçe bilgisi veya belirsiz iş tanımları gibi pozisyon talepleriyle ilgili yaygın sorunları vurgulayabilir. Bu içgörü, 'İlk Geçiş Verim Oranı'nı iyileştirmek ve 'Pozisyon Yeniden İşleme Oranı'nı azaltmak için anahtardır.

Yeniden işleme, redler ve diğer sapmaları anlamak için kritik bir bağlam sağlar, hedeflenmiş temel neden analizini ve süreç iyileştirmeyi mümkün kılar.

Genellikle reddetme, yeniden işleme (rework) veya değişiklik işlemlerine ilişkin yorum alanlarında, notlarda veya belirli neden kodu alanlarında bulunur.

Bir İş Ailesi, ilgili iş unvanlarını gruplandıran bir sınıflandırmadır. Örneğin, 'Yazılım Mühendisi', 'QA Test Uzmanı' ve 'DevOps Mühendisi' hepsi 'Mühendislik' iş ailesine ait olabilir. Bu, pozisyonları belirli bir iş unvanından daha geniş bir düzeyde kategorize etme ve analiz etme yolu sunar.

Analizde İş Ailesi kullanmak, iş gücü eğilimleri ve süreç verimliliklerine stratejik bir bakış açısı sağlar. Kuruluşların 'Finans' ile 'BT' gibi farklı fonksiyonlardaki pozisyon yönetimi yaşam döngüsünü karşılaştırmasına yardımcı olabilir. Bu, fonksiyona özgü darboğazları veya en iyi uygulamaları ortaya çıkarabilir ve stratejik iş gücü planlamasına bilgi verebilir.

Benzer işleri gruplandırarak üst düzey analiz yapılmasına olanak tanır, bu da farklı kurumsal fonksiyonlardaki süreç eğilimlerini anlamaya yardımcı olur.

Kuruluşun iş kataloğunda veya mimarisinde tanımlanmış ve iş profili veya pozisyon kaydında bir öznitelik olarak depolanmıştır.

Konum özniteliği, bir pozisyonla ilişkili ofisi, şehri, eyaleti veya ülkeyi belirtir. Bu coğrafi bilgi, işe alım süreçlerindeki bölgesel farklılıkları ve iş gücü dağılımını anlamak için kritik öneme sahiptir.

Süreci konuma göre analiz etmek önemli içgörüler sunabilir. Örneğin, yerel iş gücü piyasası koşulları nedeniyle döngü sürelerindeki farklılıkları, farklı ülkelerdeki onay hiyerarşilerinin çeşitliliğini veya belirli bölgelerde sürece ek adımlar katan uyumluluk gereksinimlerini ortaya çıkarabilir. Bu analiz, gerekli yerel farklılıklara uyum sağlarken küresel süreç standardizasyon çabalarını destekler.

Süreç verimliliği, işe alım talebi ve uyumluluk gereksinimlerindeki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarmak için coğrafi analiz yapılmasını sağlar.

Pozisyon ana verilerinde organizasyonel detayların bir parçası olarak saklanır.

Talep ID'si (Requisition ID), pozisyon yönetimi süreci ile işe alım süreci arasında bir köprü görevi görür. Bir pozisyon onaylanıp doldurulmaya hazır olduğunda, işe alım faaliyetlerini resmi olarak başlatmak için genellikle bir iş talebi oluşturulur.

Bu tanımlayıcının dahil edilmesi, işe alımdan emekliliğe (Hire-to-Retire) döngüsünün gerçek bir uçtan uca görünümünü elde etmek için çok önemlidir. Pozisyon oluşturma ve onay verilerini, aday tedariki, mülakatlar ve teklifler gibi sonraki işe alım verileriyle bağlamaya olanak tanır. Bu bağlantı, ilk talepten adayın başlangıç tarihine kadar toplam doldurma süresinin kapsamlı bir analizini sağlar.

Pozisyonu işe alım sürecine bağlayarak, tüm yetenek edinme yaşam döngüsünün daha geniş bir uçtan uca analizini sağlar.

Genellikle Aday Takip Sistemi (ATS) veya işe alım modülü tarafından oluşturulur ve ana İKYS'deki pozisyon kaydına bağlanır.