Veri Template'i: İşe Alımdan Emekliliğe - Çalışan Yaşam Döngüsü

Çalışan Kimliği, İşe Alımdan Emekliliğe süreç analizinin temel taşıdır. İlk iş başvurusundan nihai feshe kadar tüm ilgili eventleri tek, uyumlu bir yolculuğa bağlar. Bu kimlik takip edilerek kuruluşlar, rol değişiklikleri, performans değerlendirmeleri ve işe alım adımları dahil olmak üzere bir çalışanın görev süresinin tam bir geçmişini oluşturabilir.

Process Mining'de her aktivite, Çalışan Kimliği ile ilişkilendirilir ve bireysel ve toplu çalışan yaşam döngülerine kapsamlı bir bakış sağlar. Bu, süreç sürelerinin analiz edilmesini, yaygın yolların belirlenmesini ve kariyerlerinin farklı aşamalarındaki çalışanları etkileyen bottleneck'lerin keşfedilmesini mümkün kılar.

Bu öznitelik, tek bir çalışana ait tüm yaşam döngüsü event'lerini bir araya getirmek ve eksiksiz bir uçtan uca süreç görünümü sağlamak için temeldir.

Bu, Workday HCM'de temel bir alandır ve genellikle çalışan profillerinde ve iş süreci işlemlerinde bulunur.

Aktivite Adı, İşe Alımdan Emekliliğe sürecindeki 'Teklif Kabul Edildi', 'Güvenlik Soruşturması Tamamlandı' veya 'Terfi Onaylandı' gibi belirli bir adımı açıklar. Bu aktiviteler, çalışan yolculuğunu oluşturan event'lerin sırasını gösteren süreç haritasının düğümlerini oluşturur.

Bu aktiviteleri analiz etmek, kuruluşların süreç akışını anlamalarına, sık ve nadir yolları belirlemelerine ve gecikmelerin veya yeniden işlemlerin meydana geldiği aşamaları tespit etmelerine yardımcı olur. Tutarlı ve net aktivite adlandırması, doğru ve anlaşılır bir süreç modeli oluşturmak için kritik öneme sahiptir.

Process Mining analiz ve görselleştirmenin temelini oluşturan süreç haritasındaki adımları tanımlar.

Workday transaction log'larındaki İş Süreci Adımı veya Event Adından türetilmiştir.

Bu öznitelik, her aktivite için zamansal bağlamı sağlayarak ne zaman gerçekleştiğini kaydeder. Bu timestamp'lerin sırası ve zamanlaması, süreç akışını oluşturmak ve döngü süreleri ile süreler gibi tüm zaman tabanlı metrikleri hesaplamak için kullanılır.

Analizde, Event Timestamp, süreç performansını anlamanın temelidir. Adımlar arasındaki zamanı hesaplamaya, gecikmeleri belirlemeye ve çeyrekten çeyreğe işe alım hızını karşılaştırma gibi farklı zaman dilimlerinde süreç davranışını analiz etmeye olanak tanır.

Bu öznitelik, event'leri doğru sıralamak ve cycle time ve darboğazlar gibi tüm performans metriklerini hesaplamak için kritik öneme sahiptir.

Bu, Workday'deki herhangi bir iş süreci işlem günlüğünün standart bir parçasıdır ve genellikle 'Effective Date' veya 'Completed Moment' olarak anılır.

Bu öznitelik, çalışanın 'Satış', 'Mühendislik' veya 'İnsan Kaynakları' gibi atanmış departmanını temsil eder. Kuruluşun farklı bölümleri arasında süreç performansını bölümlendirmek ve karşılaştırmak için kritik bir boyuttur.

Süreç analizinde, Departman'a göre filtreleme, 'Mühendislik departmanı için Time-to-Hire süresi Satış departmanından daha mı uzun?' veya 'Hangi departmanlarda onboarding sapmaları oranı en yüksek?' gibi soruları yanıtlamaya olanak tanır. Bu, yerel sorunları tespit etmeye ve süreç iyileştirmelerini kişiselleştirmeye yardımcı olur.

Güçlü karşılaştırmalı analiz yapılmasını sağlayarak, süreç verimsizliklerinin belirli iş alanlarında yoğunlaşıp yoğunlaşmadığını belirlemeye yardımcı olur.

Bu, çalışanın Workday HCM'deki temel iş ve organizasyonel verilerinin bir parçasıdır ve pozisyonlarıyla ilişkilendirilmiştir.

İş Talep Kimliği, iş ilanı verme, adayları eleme ve teklif oluşturma gibi tüm erken aşama işe alım aktivitelerini belirli bir iş ihtiyacına bağlar. Çalışan yaşam döngüsünün işe alım aşaması için ikincil bir vaka kimliği görevi görür.

İş Talep Kimliği'ne göre analiz yapmak, farklı roller veya departmanlar için işe alım sürecinin verimliliğine ilişkin içgörüler ortaya çıkarabilir. Talep oluşturmadan teklif kabulüne kadar tüm huniyi izlemeye yardımcı olur ve 'Ortalama İşe Alma Süresi' gibi KPI'ları destekler.

Tüm işe alım öncesi faaliyetleri tek bir tanımlayıcı altında gruplayarak, sürecin işe alım bölümünün detaylı analiz edilmesini sağlar.

Workday'in İşe Alım modülünde bulunur. Adayın başvurusu ve sonraki işe alım event'i ile ilişkilidir.

StartTime bir aktivitenin ne zaman başladığını gösterirken, Event End Time onun sonucunu işaretler. İkisi arasındaki fark, aktivitenin işlem süresini temsil eder. Bu, 'Arka Plan Kontrolü' veya 'Performans Değerlendirmesi' gibi anlık olmayan görevler için özellikle faydalıdır.

Analizde, bu öznitelik ProcessingTime metriğini hesaplamak için çok önemlidir. Aktiviteler arasındaki bekleme süresi ile bir aktivite üzerinde harcanan gerçek zamanı ayırt etmeye yardımcı olarak, süreçte zamanın nerede harcandığına dair daha kesin bir anlayışa yol açar.

Bir faaliyetin gerçek işleme süresinin hesaplanmasını sağlayarak, aktif çalışma süresini boşta bekleme süresinden ayırmaya yardımcı olur.

Workday'deki bazı iş süreçleri için hem başlatma hem de tamamlama timestamp'leri kaydedilir. Bu, event'leri birleştirmeyi gerektirebilir.

Bu öznitelik, bir görevi tamamlamaktan sorumlu bireyi, rolü veya sistemi tanımlar. Bu, bir teklifi onaylayan bir işe alım yöneticisi, işe alımı başlatan bir İK uzmanı veya bir bildirim oluşturan bir sistem süreci olabilir.

Event Performer'ı analiz etmek, kaynak tahsisini, iş yükü dağılımını ve kullanıcı benimsenmesini anlamak için anahtardır. Aşırı yüklenmiş ekipleri belirlemeye, manuel kullanıcıların tekrarlayan görevleri gerçekleştirdiği yerlerde otomasyon fırsatlarını vurgulamaya ve bireyler veya departmanlar arasındaki performans farklılıklarını analiz etmeye yardımcı olabilir.

Bu öznitelik, iş yükü dağılımını, kullanıcı performansını analiz etmeye ve sürece kimlerin dahil olduğunu belirlemeye yardımcı olur; bu da hedeflenen iyileştirmeler için kilit öneme sahiptir.

Workday İş Süreçlerinin işlem kayıtlarında bulunur, genellikle bir adımı tamamlayan kullanıcıyla ilişkilendirilir.

Bu öznitelik, genel İşe Alımdan Emekliliğe süreci (Hire-to-Retire process) içindeki farklı yolculukları üst düzeyde sınıflandırır. Her bir case'i 'Onboarding', 'Internal Mobility' veya 'Termination' olarak etiketlemek, süreç haritasını filtrelemeyi ve bu farklı alt süreçleri ayrı ayrı analiz etmeyi çok daha kolay hale getirir.

Örneğin, 'Internal Mobility & Promotion Time' Dashboard'unu analiz etmek için, Lifecycle Event Type'ı 'Internal Mobility' veya 'Promotion' olan case'ler filtrelenir. Bu segmentasyon, belirli iş sorularını yanıtlayan hedefe yönelik analizler ve Dashboard'lar oluşturmak için kritik öneme sahiptir.

Genel çalışan yolculuğunu ayrı alt süreçlere ayırarak, işe alım, işten çıkarma veya terfiler üzerine odaklanmış analiz yapılmasını sağlar.

Bu, veri dönüştürme sırasında belirli Workday İş Süreci adlarını (örneğin, 'Hire', 'Change Job', 'Terminate') bu kategorilere eşleştirilmesiyle genellikle türetilir.

Bu öznitelik, bir çalışanın çalışma süresinin neden sona erdiğini, örneğin 'Gönüllü İstifa' (Voluntary Resignation), 'İstem Dışı - Performans' (Involuntary - Performance) veya 'Emeklilik' (Retirement) gibi nedenleri belirtir. Bu bilgi, işten ayrılma oranını ve işten ayrılma sürecini analiz etmek için kritik öneme sahiptir.

Process Mining'de, Termination Reason, işten ayrılma yolculuğuna bağlam sağlar. Farklı fesih türlerinin farklı işten ayrılma prosedürleri izleyip izlemediğini veya farklı süreler alıp almadığını analiz etmek için kullanılabilir. Bu, çalışan devir hızını anlamaya ve işten ayrılma sürecinin her durum için uygun şekilde ele alınmasını sağlamaya yardımcı olur.

İşten ayrılma (offboarding) sürecini analiz etmek için önemli bir context (bağlam) sağlar ve süreç problemlerini (process issue) işten ayrılma nedenleriyle ilişkilendirmeye yardımcı olur.

Workday'deki 'Çalışanı Sonlandır' iş süreci sırasında yakalanır.

Workday, çeşitli roller, konumlar veya kıdem seviyelerine göre uyarlanmış farklı onboarding planları oluşturulmasına olanak tanır. Bu öznitelik, yeni bir çalışan için hangi belirli planın kullanıldığını belirler.

Onboarding Plan Name'e göre analiz yapmak, farklı onboarding stratejilerinin etkinliğini ve verimliliğini değerlendirmeye yardımcı olur. Örneğin, 'Yönetici Onboarding Planı' ile 'Standart Çalışan Onboarding Planı' arasında doğrudan karşılaştırma yaparak hangisinin daha iyi görev tamamlama oranlarına veya daha hızlı cycle time'lara sahip olduğunu görmeyi sağlar.

Bu, farklı onboarding programlarının performansını değerlendirmeye, en iyi uygulamaları ve iyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olur.

Bu bilgi, Workday'in Onboarding modülünde, İşe Alım iş süreci (Hire business process) ile ilişkili şekilde muhtemelen yer almaktadır.

İşe Alma Süresi, tüm işe alım hunisinin verimliliğini ölçen kritik bir işe alım KPI'ıdır. Aynı çalışan veya talep için 'İş Talebi Oluşturuldu' event'i ile 'Teklif Kabul Edildi' event'i arasındaki süre olarak hesaplanır.

Bu hesaplanmış öznitelik, 'Ortalama İşe Alma Süresi' KPI'ı ve ilgili dashboard'lar için temel oluşturur. Zaman içinde takip edilmesi, İK departmanlarının süreç iyileştirmelerinin etkisini ölçmelerine, aday bulma veya mülakat süreçlerindeki darboğazları belirlemelerine ve yöneticiler için gerçekçi işe alım zaman çizelgeleri belirlemelerine olanak tanır.

İşe alım sürecinin verimliliğini doğrudan ölçer; bu, herhangi bir İK organizasyonu için temel bir performans göstergesidir (KPI).

Case düzeyinde, 'İş Talebi Oluşturuldu' activity'sinin timestamp'i ile 'Teklif Kabul Edildi' activity'sinin timestamp'i arasındaki sürenin bulunmasıyla hesaplanır.

Bu metrik, bir aktivitenin başlangıcı ve sonu (EventEndTime - StartTime) arasında geçen süreyi hesaplar. Aktiviteler arasındaki bekleme süresinin aksine, gerçek çalışma süresini temsil eder. Örneğin, bir arka plan kontrolünün ne kadar süreyle aktif olarak işlendiğini ölçebilir.

Processing Time'ı analiz etmek, sadece en uzun gecikmelere sahip süreç aşamalarını değil, aynı zamanda en fazla çaba gerektiren belirli görevleri de belirlemeye yardımcı olur. Bu, işin kendisini daha verimli hale getirmeyi amaçlayan daha hedefe yönelik iyileştirmeler yapılmasına olanak tanır.

Değer katan çalışmaya harcanan süreyi boşta kalma süresinden ayırarak, görev düzeyinde verimlilik iyileştirmeleri için net bir hedef sunar.

Hesaplanan alan: EventEndTime eksi EventTimestamp.

Bu öznitelik, çalışanın kuruluştaki mevcut durumunu gösterir. Çalışan yaşam döngüsü boyunca ilerledikçe değişen dinamik bir alandır. Örneğin, yeni bir işe alınan kişi 'İşe Alım Öncesi' (Pre-Hire) veya 'İşe Alım' (Onboarding) olarak başlar ve tamamlandığında 'Aktif' (Active) hale gelir.

Process Mining'de, bu öznitelik değerli durum bilgileri sağlar. Örneğin, bordronun yalnızca 'Aktif' (Active) çalışanlar için ayarlandığından emin olmak gibi süreç uyumluluğunu kontrol etmek için kullanılabilir. Ayrıca, tüm 'İşten Çıkarılmış' (Terminated) çalışanların işten ayrılma sürecini analiz etmek gibi belirli grupları filtrelemeye de yardımcı olur.

Çalışanın mevcut durumunun bir anlık görüntüsünü sunar; bu, süreç mantığını doğrulamak ve analizleri belirli çalışan gruplarına göre filtrelemek için kullanışlıdır.

Workday HCM'deki çalışanın profilinde yer alan temel bir alan.

Bu öznitelik, istihdam sözleşmesinin niteliğini sınıflandırır. Farklı istihdam türleri, genellikle işe alım, bordro ve yan haklar ayarları için farklı süreç varyantlarını izler.

Bu özniteliği bir filtre olarak kullanarak, kuruluşlar farklı çalışan kategorileri için yaşam döngüsü süreçlerini karşılaştırabilir. Bu, örneğin, yükleniciler için işe alım sürecinin tam zamanlı çalışanlara göre önemli ölçüde daha hızlı veya daha az uyumlu olup olmadığını vurgulayabilir ve hedeflenen süreç ayarlamalarına olanak tanır.

Tam zamanlı çalışanlar ve farklı prosedürler izleyebilecek taşeronlar gibi farklı çalışan kategorileri arasındaki süreç farklılıklarını karşılaştırmaya yardımcı olur.

Workday HCM'deki çalışanın iş detaylarında yer alan standart bir alan.

Bu öznitelik, verinin kaynağını tanımlar. Bu görünümde Workday Onboarding'e odaklanırken, tam bir İşe Alımdan Emekliliğe süreci, bir Applicant Tracking System (ATS) veya ayrı bir bordro sağlayıcısı gibi diğer sistemlerden gelen verileri içerebilir. Kaynak sistemini belirtmek, veri yönetişimi ve event'in bağlamını anlamak için anahtardır.

Çoklu sistem analizinde, bu alan, süreç görünümünü belirli bir sistemden gelen event'lere göre filtrelemeye veya farklı sistemler arasındaki devirleri analiz etmeye olanak tanır.

Veri doğrulama ve birden fazla sistemden gelen verileri birleştiren analizler için temel olan veri kaynağı hakkında kritik bir bağlam sağlar.

Bu, veri çıkarma ve dönüştürme süreci sırasında eklenen, genellikle statik bir değerdir ('Workday Onboarding').

Konum özniteliği, çalışanın bulunduğu ülkeyi, eyaleti veya şehri belirtir. Bu coğrafi boyut, farklı bölgelerdeki süreç performansı ve uyumluluğu karşılaştırmak için çok önemlidir.

Konum kullanarak yapılan analiz, işe alım sürelerindeki, işe alım verimliliğindeki veya fesih prosedürlerindeki bölgesel farklılıkları ortaya çıkarabilir. 'Almanya'da güvenlik soruşturmaları Amerika Birleşik Devletleri'nden daha mı uzun sürüyor?' gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur ve bölgeye özel düzenlemeler için uyumluluk izlemesini destekler.

Yerel yönetim, düzenlemeler veya kültürden etkilenebilen bölgesel süreç farklılıklarını belirlemek için coğrafi analiz imkanı sunar.

Workday HCM içindeki çalışanın pozisyon ve organizasyonel atama data'larının bir parçasıdır.

Pozisyon Kimliği, bir çalışanın kuruluşun yapısı içinde işgal ettiği belirli rolü tanımlar. Her pozisyonun iş profili, konum ve raporlama yapısı gibi tanımlanmış öznitelikleri vardır. Birden fazla pozisyon aynı unvanı paylaşabileceğinden, bir iş unvanından daha spesifiktir.

Pozisyon Kimliği'ne göre analiz yapmak, belirli rollerle ilgili süreçleri anlamaya yardımcı olur. Örneğin, tüm 'Kıdemli Yazılım Mühendisi' pozisyonları için işe alım yolculuğu analiz edilerek o role özgü ortak kalıplar veya gecikmeler olup olmadığı görülebilir.

Belirli rollere dayalı ayrıntılı analizler yaparak, süreçlerin şirket içindeki farklı pozisyonlar için nasıl değiştiğini anlamanıza yardımcı olur.

Workday HCM'deki çalışanın görev atamasıyla ilişkili standart bir alan.

Bu öznitelik, belirli bir görev için Hizmet Seviyesi Anlaşması (SLA) son tarihini tanımlar. Belirli süreçlerin ne kadar sürmesi gerektiğine dair beklentiyi belirler ve performansı ölçmek için bir referans noktası görevi görür.

Bu, Performance Review Timeliness gibi KPI'lar ve SLA uyumluluğuna odaklanan dashboard'lar için gereklidir. Gerçek tamamlanma tarihini (EventTimestamp) SlaTargetDate ile karşılaştırarak, ihlalleri otomatik olarak tespit etmek, zamanında performansı ölçmek ve gecikmeleri proaktif olarak yönetmek mümkündür.

Zamanında performansı ölçmek için net bir benchmark (kıyaslama) noktası sağlar ve SLA (Service Level Agreement) uyumluluğu KPI'larını hesaplamak için elzemdir.

Workday'deki Performans Değerlendirmeleri gibi süreçler için genellikle bir son tarih yapılandırılır. Bu verinin süreç event'leriyle birlikte çıkarılması gerekecektir.

Bu hesaplanmış öznitelik, bir süreç adımının hizmet seviyesi anlaşması (SLA) gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını belirten basit bir doğru/yanlış göstergesi sunar. Aktivitenin tamamlanma timestamp'i (EventTimestamp) ile son teslim tarihi (SlaTargetDate) karşılaştırılmasıyla elde edilir.

Bu işaretçi, Dashboard'lar ve raporlama için son derece kullanışlıdır, çünkü SLA ihlallerinin kolayca sayılmasını ve görselleştirilmesini sağlar. 'Performance Review Timeliness' gibi KPI'ları destekler ve vadesi geçmiş görevlerle ilgili uyarı veya rapor oluşturmayı kolaylaştırarak ekiplerin en kritik gecikmelere odaklanmasına yardımcı olur.

Kararlaştırılan zaman çizelgelerine uyulmayan tüm durumları net bir şekilde işaretleyerek performans izlemeyi basitleştirir.

Hesaplanan alan: EventTimestamp > SlaTargetDate ise true, aksi takdirde false.

Bu öznitelik, veri kümesinin en son ne zaman güncellendiğini gösterir. Analiz edilen verinin güncelliği konusunda şeffaflık sağlamasıyla, Process Mining içgörülerine dayanarak zamanında ve doğru iş kararları alınması açısından kritik öneme sahiptir.

Dashboard'lar ve sürekli izleme için bu timestamp, kullanıcıların mevcut en güncel veriye bakıp bakmadıklarını anlamalarına yardımcı olur. Veri bütünlüğünü ve analize olan kullanıcı güvenini sürdürmek adına önemli bir meta veridir.

Kullanıcıların veri tazeliğinin farkında olmasını sağlar, bu da süreç analizinin alaka düzeyi ve doğruluğu açısından kritiktir.

Bu, veri alımı veya ETL (Extract, Transform, Load) süreci sırasında veri kümesi (dataset) üzerine oluşturulup damgalanan bir meta veri alanıdır.

Bu işaretçi, yasal, düzenleyici veya politika uyumluluku açısından kritik olan aktiviteleri tanımlar; örneğin, bir politika onayını imzalamak veya zorunlu eğitimleri tamamlamak. Bu kritik görevleri, sıradan idari görevlerden ayırmaya yardımcı olur.

Analizde, bu öznitelik, özellikle uyumluluka odaklanmış Dashboard'lar ve KPI'lar, örneğin 'Critical Compliance Activity Rate' gibi metrikler oluşturulmasına olanak tanır. Kuruluşların en önemli düzenleyici adımların tüm çalışanlar için zamanında tamamlandığını izlemesine ve sağlamasına yardımcı olur, böylece kurumsal riski azaltır.

Mevzuata uyumu sağlamak ve riski azaltmak için kritik uyumluluk adımlarının odaklı izlenmesini sağlar.

Bu, veri dönüştürme sırasında bilinen uyumlulukla ilgili aktivite adlarının bir listesini bir doğru/yanlış işaretçisine eşleştirilmesiyle genellikle oluşturulan türetilmiş bir özniteliktir.

Bu öznitelik, aynı çalışan için bir görevin birden fazla kez yapılması gereken yeniden işleme örneklerini tanımlar. Örnekler arasında hatalı evrakların yeniden gönderilmesi veya başarısız bir arka plan kontrolünün yeniden yapılması yer alır. Genellikle bir case'in event log'unda aynı aktivite adının birden çok kez görünmesiyle tespit edilir.

Yeniden işleme analizi, süreç verimliliğini ve kalitesini artırmak için anahtardır. IsRework bayrağı, yeniden işleme miktarını belirlemeyi, temel nedenlerini belirlemeyi ve işleri ilk seferde doğru yapmayı hedefleyen iyileştirmelerin etkisini ölçmeyi kolaylaştırır. Doğrudan 'Yeniden İşleme & Tekrar Analizi' (Rework & Repetition Analysis) dashboard'unu destekler.

Tekrarlanan faaliyetleri işaretleyerek, kalite veya iletişim sorunlarına dikkat çekerek süreç verimsizliğini ve israfı nicel olarak belirlemeye yardımcı olur.

Bu hesaplanmış bir işaretçidir. Mantık, aynı case içindeki tekrarlanan aktivitelerin tespit edilmesiyle Process Mining analizi sırasında uygulanır.