Değer akışı haritalama (VSM): Stratejiyi süreç performansına bağlayın

Değer akışı haritalama (VSM), müşteri ihtiyacından bunu karşılayan süreç ve devir teslimlere, oradan da nihai sonuca kadar değerin eksiksiz akışını görünür kılar. ProcessMind, değer akışlarını süreç mimarisine, nesnelere, öğelere, sahiplerine ve gerçek performans verilerine bağlayarak harita ile gerçeklik arasındaki eksik bağlantıyı kurar.

Değer akışı haritalama nedir?

Değer akışı haritalama, işin, bilginin ve malzemelerin kuruluş içinde nasıl ilerlediğini anlamaya yarayan bir Lean iyileştirme tekniğidir. Geleneksel bir harita genellikle müşteriyi, tedarikçileri, ana süreç adımlarını, bilgi akışını, envanteri veya kuyrukları ve toplam teslim süresiyle katma değerli çalışmayı karşılaştıran bir zaman çizelgesini gösterir.

Amaç daha güzel bir akış şeması oluşturmak değildir. Amaç, tüm sistemi müşterinin bakış açısından görmek, değerin nerede yaratıldığını, işin nerede beklediğini, devir teslimlerin nerede sürtünme yarattığını ve yeniden çalışma ya da değişkenliğin kapasiteyi nerede tükettiğini belirlemektir.

VSM üretimde ortaya çıkmıştır, ancak aynı yaklaşım Satın Almadan Ödemeye, Siparişten Tahsilata, müşteri kabulüne, BT hizmet sunumuna, hasar süreçlerine, ürün geliştirmeye ve diğer bilgi işi süreçlerine de uygulanabilir. Her durumda değer akışı, kuruluş sınırlarını aşar ve tek bir ekibin süreç diyagramından daha geniştir.

Geleneksel değer akışı haritaları neden güncelliğini yitirir?

Çalıştay temelli haritalar, insanları bir araya getirdiği ve sürecin nasıl anlaşıldığını kaydettiği için faydalıdır. Ancak statik bir diyagramın sınırları vardır:

• Tasarlanan süreç ile insanların gerçekte izlediği süreç arasındaki farkı gizleyebilir.
• Süreçler, sistemler ve sorumluluklar değiştiğinde güncel tutmak zorlaşır.
• Etkinlikleri, ele alınan siparişler, faturalar, ürünler, müşteriler veya vakalar gibi nesnelere bağlamadan açıklayabilir.
• Bir sorunu belirleyebilir, ancak sorunun sıklığını, etkisini veya performans eğilimini gösteremeyebilir.

ProcessMind, VSM’yi bağlantılı bir dijital modele dönüştürür. Bir değer akışı, uçtan uca L1 değer akışından ayrıntılı L2-L5 süreç öğelerine kadar farklı düzeylerdeki süreçleri içerebilir veya bunlara bağlanabilir. Bu öğeler, oluşturdukları, güncelledikleri, onayladıkları veya devrettikleri nesnelerin yanı sıra ilgili sistemlere, ekiplere, rollere, politikalara ve dokümantasyona bağlanabilir.

Değer akışları, nesneler ve süreç öğeleri

Kullanışlı bir değer akışı üç soruya yanıt verir:

1. Hangi sonuç teslim ediliyor? Örneğin tamamlanan bir müşteri siparişi, ödenen bir fatura veya çözümlenen bir olay.
2. Hangi nesneler hareket ediyor veya değişiyor? Bunlar müşteri, sipariş, ürün, sevkiyat, fatura, hasar dosyası veya hizmet talebi olabilir.
3. Bu sonucu hangi süreç öğeleri oluşturuyor? Bunlar, insanlar veya sistemler tarafından gerçekleştirilen etkinlikler, kararlar, olaylar ve devir teslimlerdir.

Bu ayrım önemlidir, çünkü tek bir değer akışı birbiriyle ilişkili birkaç nesneyi içerebilir. Bir sipariş sevkiyat ve fatura oluşturabilir; müşteri vakası birden fazla etkileşim, Task ve onay içerebilir. Yalnızca tek bir vaka yolunu haritalamak bu ilişkileri gizleyebilir. ProcessMind, ekiplerin temel süreç öğelerini ve etkiledikleri nesneleri birbirine bağlarken uçtan uca değer akışını görünür tutmasına yardımcı olur.

ProcessMind’de değer akışı haritası nasıl oluşturulur?

1. Müşteri sonucunu ve kapsamı tanımlayın

Net bir ürün, hizmet veya sonuçla başlayın. Değer akışının nerede başlayıp nerede biteceğine karar verin. Örneğin müşteri talebinden teslimata veya olayın bildirilmesinden çözülmesine kadar olan aralığı seçebilirsiniz. Odaklanmış bir kapsam, haritayı kullanışlı tutar ve iyileştirmeyi ölçülebilir kılar.

2. Mevcut durum mimarisini oluşturun

Ana aşamaları kaydedin ve bunları işi gerçekleştiren süreçlere bağlayın. Paydaşların üst düzey bir değer akışından işin nasıl yapıldığını açıklayan süreç öğelerine ilerleyebilmesi için modeli tutarlı bir hiyerarşide düzenleyin. İşlevler arası ekip uyum içindeyken sorumlu sahipleri ve RACI rollerini kaydedin.

3. Nesneleri, sistemleri ve kanıtları bağlayın

Süreçleri, ele aldıkları nesnelere ve olayların kaydedildiği sistemlere bağlayın. Politikaları, iş talimatlarını ve diğer Artefaktları ilgili süreç öğelerine ekleyin. Bu bağlantılar haritayı yalnızca bir görsel olmaktan çıkarır, insanların gezinebileceği ve sürdürebileceği ortak bir operasyonel başvuru kaynağı oluşturur.

4. Haritayı gerçek performans verileriyle doğrulayın

Tasarlanan akışı gerçek akışla karşılaştırmak için Process Mining yapın. Teslim süresini, çevrim süresini, beklemeyi, yeniden çalışmayı, varyantları, işlem hacmini ve darboğazları ölçün. Böylece hangi devir teslimlerin ve kuyrukların önce ele alınması gerektiğini gösteren, verilere dayalı bir mevcut durum görünümü elde edersiniz.

5. Gelecek durumu tasarlayın ve önceliklendirin

Gereksiz devir teslimlerin azaldığı, sahipliğin daha net olduğu ve talep ile kapasitenin daha iyi dengelendiği hedef akışı oluşturun. Otomasyon, standardizasyon, politika değişiklikleri veya sistem entegrasyonu gibi fırsatlar için iyileştirme işaretleri kullanın. Önceliklendirmeyi diyagramın karmaşıklığına göre değil, müşteri etkisine ve ölçülebilir performansa göre yapın.

6. Değişiklikleri uygulamadan önce test edin

Personel sayısını, geliş hacimlerini, yönlendirmeyi ve süreç değişikliklerini mevcut temel durumla karşılaştırarak test etmek için ProcessMind Simülasyonunu kullanın. Bu yaklaşım, canlı süreci değiştirmeden önce olası ödünleşimleri anlamanıza yardımcı olur ve daha güvenilir bir gelecek durum iş gerekçesi oluşturmanızı sağlar.

7. Yönetin ve sürekli iyileştirin

Onaylanan mimariyi yayımlayın, gözden geçirme sorumluluğu atayın ve süreç sağlığını zaman içinde izleyin. Bir değer akışı haritası, sahiplik, sistemler, politikalar veya performans değiştiğinde yeniden ele alınmalıdır. Sürekli iyileştirme, harita, kanıtlar ve iyileştirme biriktirme listesi bağlantılı kaldığında daha iyi sonuç verir.

Değer akışı haritasında neleri ölçmelisiniz?

VSM genellikle katma değerli süreyi bekleme ve katma değer yaratmayan diğer sürelerden ayırır. Dijital bir haritada ekipler daha ileri giderek metrikleri bunları etkileyen süreç öğelerine bağlayabilir:

• Uçtan uca teslim süresi ve işlem süresi
• Kuyruk ve devir teslim bekleme süresi
• İşlem hacmi ve talep hacmi
• Yeniden çalışma, istisna ve varyant oranları
• İlk seferde doğru yapma veya uyumluluk performansı
• Kaynak kullanımı ve kapasite kısıtları
• Maliyet, risk ve hizmet düzeyi performansı

Doğru ölçümler değer akışına bağlıdır. Önemli olan, her ölçümü bir sonuca, nesneye, süreç öğesine ve sahibine bağlayarak uygulanabilir hale getirmektir.

VSM ve Process Mining birlikte daha iyi sonuç verir

VSM, ortak dili ve müşteri odaklı kapsamı sağlar. Process Mining ise işin gerçekte nasıl aktığına dair kanıt sunar. Bu ikisini birleştirmek, çalıştay varsayımları ile operasyonel gerçeklik arasındaki farkı kapatır:

• Anlamlı bir uçtan uca iyileştirme kapsamı seçmek için değer akışını kullanın.
• Gizli varyantları, gecikmeleri, yeniden çalışmayı ve darboğazları ortaya çıkarmak için Process Mining yapın.
• Sahipleri atamak, dokümantasyonu bağlamak ve değişikliği yönetmek için süreç mimarisini kullanın.
• Uygulamadan önce gelecek durumu test etmek ve etkisini tahmin etmek için Simülasyon kullanın.

Bu döngü, ekiplerin “sorunun bu olduğunu düşünüyoruz” yaklaşımından “sorunun nerede oluştuğunu, kime ait olduğunu ve sonucu hangi değişikliğin iyileştirme olasılığının daha yüksek olduğunu gösterebiliriz” yaklaşımına geçmesine yardımcı olur.

Ürün ayrıntıları ve adım adım yönlendirme için Değer akışı haritalama dokümantasyonuna göz atın.

Yaygın değer akışı haritalama hataları

Yalnızca tek bir departmanı haritalamaktan, etkinliği müşteri değeriyle karıştırmaktan veya mevcut durum çalıştayından sonra süreci durdurmaktan kaçının. Haritalar, üst düzeyde fazla ayrıntılı olduklarında, veri mevcutken tahminlere dayandıklarında veya gelecek durum için bir sahip atanmadığında da değer kaybeder. Değer akışının sonucunu net tutun, ayrıntıyı kademeli olarak bağlayın, kanıtlarla doğrulayın ve modeli normal süreç yönetiminin bir parçası olarak gözden geçirin.

Güncel bir değer akışı haritası oluşturmaya başlayın

ProcessMind, süreç mimarisini, değer akışı haritalamayı, süreç modellemeyi, Process Mining’i, Dashboardları ve Simülasyonu tek bir çalışma alanında birleştirir. Haritayı birlikte oluşturun, işi gerçeğe dönüştüren nesnelere ve öğelere bağlayın, iyileştirmenin en fazla fark yaratacağı alanlara karar vermek için operasyonel verileri kullanın.

Değer akışı haritalama

Değer akışınızı oluşturun visible

ProcessMind’de süreçleri, nesneleri ve performans verilerini birbirine bağlayın. Uçtan uca değer akışlarınızı haritalayın, analiz edin ve iyileştirin.

Denemeyi şimdi başlatın

Toplam teslim süresi 2d 5h 50m

Toplam süreç süresi 28 min

Katma değer 3.2%

Fırsatları görün.
Etki yaratın.

Uçtan uca
şeffaflık

Veriye dayalı
içgörüler

Belirleyin
darboğazları

İçgörüleri
uygulamaya dönüştürün