Sağlık hizmetlerinde sürekli kalite iyileştirme

Process Mining ile sağlık hizmetlerinde sürekli kalite iyileştirme

Sağlıkta sürekli kalite iyileştirme, işlerin kâğıt üzerindeki politikalara göre değil, gerçek hasta yolculuklarında nasıl ilerlediğini bilmekle başlar. Sağlıkta Process Mining, idari verilerdeki ve hasta yolculuklarındaki zaman damgalarını kullanarak süreç akışlarını ortaya çıkarır, farklı işleyiş biçimlerini gösterir ve hangi adımların uzadığını ya da tekrarlandığını belirler. Klinik değerlendirmeleri veya sonuçları ölçmez.

Örneğin, sevkten ilk randevuya kadar olan idari süreci inceleyin: her adımın ne zaman gerçekleştiğini, vakaların nerede beklediğini ve adım sırasının ne sıklıkta değiştiğini görün. Böylece kalite ve hasta akışı ekipleri, analize klinik içerik veya hastayı tanımlayabilecek bilgiler eklemeden inceleme yapabilecekleri kanıtlara ulaşır.

Sağlık hizmetlerinde Process Mining neleri gösterebilir?

Sağlık hizmetlerinde Process Mining, operasyonel sistemlerdeki olay verilerini kullanarak bir sürecin vakalar genelinde nasıl işlediğini gösterir. Gözlemlenen yürütmeyi belgelenmiş standartla karşılaştırın, ardından kalite iyileştirme çalışmalarınızla ilgili varyantları inceleyin.

Sürece ve mevcut verilere bağlı olarak şunları inceleyebilirsiniz:

• Vakaların idari adımlar arasında ne kadar beklediğini.
• Devir teslimlerin, yeniden çalışmanın veya tekrarlanan adımların nerede gerçekleştiğini.
• Hangi süreç yolu varyantlarının görüldüğünü ve ne sıklıkta ortaya çıktığını.
• Kaydedilen süreç adımlarının tanımlanmış bir sırayı izleyip izlemediğini.
• Çevrim süresinin ve istisnaların süreç boyunca nasıl değiştiğini.

Bu bulgular, incelemelerinizi belirli adımlara ve örüntülere odaklamanıza yardımcı olur. Klinik kararları açıklamaz veya bakımın uygun olup olmadığını belirlemez.

Bu yaklaşım akreditasyon ve kalite incelemelerini nasıl destekler?

Akreditasyon ve kalite incelemeleri, operasyonel süreçlerin belgelenmiş standartları izlediğini gösteren kanıtlar gerektirir. Process Mining, olay verilerinden süreç yürütümünü yeniden oluşturabilir, incelenmesi gereken sapmaları işaretleyebilir ve değerlendirme için kanıtları dışa aktarabilir.

Bu analiz, mevcut kalite programınızı tamamlar. Klinik incelemenin, akreditasyon gerekliliklerinin veya kalite ve bakım ekiplerinizin değerlendirmesinin yerini almaz. Hangi standartları karşılaştıracağınıza, hangi sapmaları inceleyeceğinize ve sonuçları nasıl yorumlayacağınıza siz karar verirsiniz.

Süreç verisi gereksinimlerine dair pratik bir genel bakış için Process Mining yapmak üzere gerekenlere göz atın.

Süreç yolundaki hangi darboğazları incelemelisiniz?

Bir hasta yolculuğu çok sayıda idari adım ve devir teslim içerebilir. Raporlar yalnızca toplam çevrim süresini gösterdiğinde hasta yolculuğundaki darboğazları fark etmek zorlaşır. Etkinlikler arasındaki zaman damgalarını incelemek, zamanın nerede biriktiğini ve hangi varyantların daha yakından değerlendirilmesi gerektiğini ortaya çıkarabilir.

Örneğin, sevkten ilk randevuya uzanan süreçte vakalar; sevkin alınması, incelenmesi, randevunun planlanması ve randevu adımları arasında farklı noktalarda bekleyebilir. Olay günlüğü, kaydedilen bu adımların ne zaman gerçekleştiğini gösterir, ancak klinik kararın neden alındığını açıklamaz.

İnceleyebileceğiniz diğer alanlar şunlardır:

• Uzun bekleme süresinin izlediği planlama adımları.
• Önceki bir idari adıma geri dönen vakalar.
• Tekrarlanan belgeleme, kodlama veya yetkilendirme etkinlikleri.
• Kaydedilen bir sonraki adımın geciktiği devir teslimler.
• Zaman damgaları analizi destekliyorsa iptaller ve yeniden planlamalar.

Hangi verilere ihtiyacınız var?

Vaka tanımlayıcısı, etkinlik ve zaman damgası içeren idari bir olay günlüğüyle başlayın. Sürece bağlı olarak, süreç varyantlarını ayırt etmek için etkinlik sırasına ve ilgili operasyonel özniteliklere de ihtiyacınız olabilir.

Kimlik bilgileri anonimleştirilmiş veriler kullanın; kuruluşunuzun gizlilik gerekliliklerine ve veri işleme koşullarına uyun. Klinik içerikleri olay günlüğünün dışında tutun. Analizi, kimliği belirlenebilir hasta bilgilerine veya klinik değerlendirmelere değil, süreç zaman damgalarına ve idari olaylara odaklayın.

ProcessMind, kaynak sistemlerinizden hazırladığınız olay verilerini analiz edebilir. Verileri seçmekten ve hazırlamaktan, erişim kontrollerini yönetmekten ekibiniz sorumludur. Olay günlüğünün yapısına giriş için Process Mining olay günlüğünün nasıl oluşturulacağını okuyun.

Kalite iyileştirme döngüsünde Process Mining’i nasıl kullanabilirsiniz?

Process Mining’i mevcut sürekli kalite iyileştirme programınıza ekleyebilirsiniz:

1. Bir süreç yolu seçin. Sevkten ilk randevuya kadar olan süreç gibi, operasyonla ilgili net bir soruya bağlı bir süreçle başlayın.
2. Olay verilerini hazırlayın. Süreç yolunu yeniden oluşturmak için gereken idari etkinlikleri ve zaman damgalarını ekleyin. Klinik içerikleri hariç tutun ve kimlik bilgileri anonimleştirilmiş veriler kullanın.
3. Süreç akışını inceleyin. Yaygın yolları, daha seyrek görülen varyantları, beklemeleri ve tekrarlanan adımları belirleyin.
4. Belgelenmiş standartla karşılaştırın. Beklenen sırayı netleştirmek için bir süreç modeli kullanın, ardından farklılıkları inceleyin.
5. Takip adımlarında anlaşın. Nelerin inceleneceğine veya değiştirileceğine kalite ve operasyon ekipleri karar verir. Process Mining kanıt sunar, değişiklikleri uygulamaz.
6. Süreci yeniden izleyin. Gözlemlenen akışın değişip değişmediğini görmek için güncellenmiş verileri inceleyin.

Bu yaklaşım, tek seferlik bir diyagrama veya örneklem incelemesine bağlı kalmak yerine süreç kanıtlarını sürekli kalite iyileştirmenin parçası haline getirir.

Gerçekleşen akışı bir standartla nasıl karşılaştırabilirsiniz?

Beklenen süreç yolunu BPMN 2.0 ile belgeleyin, ardından olay verilerinden yeniden oluşturulan süreçle karşılaştırın. ProcessMind, BPMN modelleme ve Process Mining özelliklerini destekler. Böylece standardı belgeleyebilir ve gerçekleşen akışı aynı platformda analiz edebilirsiniz.

Model ile olay verileri arasındaki fark, araştırılması gereken bir işarettir; uyumluluk ihlalinin kanıtı değildir. Verilerin eksiksiz olup olmadığını, standardın kapsamdaki vakalar için geçerli olup olmadığını ve onaylanmış bir istisnanın varyantı açıklayıp açıklamadığını kontrol edin.

Nereden başlamalısınız?

Operasyonla ilgili net bir sorusu, tanımlanmış bir süreç sınırı ve erişilebilir idari zaman damgaları olan bir süreç yolu seçin. Sevkten ilk randevuya kadar olan süreç buna örnektir. Verileri analiz etmeden önce beklenen sıra ve ekibinizin incelemek istediği ölçümler üzerinde anlaşın.

Ardından ProcessMind ile şunları yapın:

• İdari olaylardan süreç yolunu yeniden oluşturun.
• Varyantları, beklemeleri ve tekrarlanan adımları inceleyin.
• Gözlemlenen akışı belgelenmiş bir süreçle karşılaştırın.
• Süreç incelemesi için panolar ve KPI’lar oluşturun.
• Akreditasyon ve kalite değerlendirmeleri için kanıtları dışa aktarın.

Sağlık hizmetlerinde Process Mining’i değerlendiriyorsanız, hazırlanmış bir idari veri çıktısı ve net bir soruyla başlayın. Verilerinizde hangi varyantların bulunduğunu görmek için günlükten bir hasta yolculuğunun haritasını çıkarın.

Çalışmanız hizmet sağlayıcıların süreçlerinden çok ödeyici operasyonlarına odaklanıyorsa sağlık hizmeti ödeyicileri kullanım örneğine göz atın.

Süreçleri düzenli olarak incelemeye yönelik benzer bir yaklaşım için bir sürecin sürekli nasıl izleneceğini okuyun.