Mais eficiência nos processos do setor público

Como as equipes do setor público podem verificar a conformidade e melhorar a prestação de serviços?

Compare o trabalho realizado na prática com os procedimentos aprovados e identifique onde atrasos ou retrabalho afetam a prestação de serviços. Use os mesmos dados operacionais para investigar a conformidade, preparar evidências para auditorias e embasar melhorias nos processos.

Como verificar se as equipes seguem os procedimentos?

Comece com um procedimento documentado e dados de eventos que mostrem como os casos avançam pelos seus sistemas. O ProcessMind mapeia a execução real para que você encontre desvios e variações fora de conformidade em todo o processo, não apenas em uma amostra.

Veja onde os casos se desviam do procedimento aprovado, quais etapas as equipes pulam ou repetem e com que frequência cada padrão ocorre. Essas descobertas oferecem aos responsáveis pelos processos e às equipes de conformidade uma base comum para decidir quais desvios investigar.

Saiba mais sobre verificação de conformidade e como ela compara a execução real com seu modelo de processo.

Que evidências você pode preparar para uma auditoria?

Relacione as descobertas aos dados de execução por meio da análise de processos e, em seguida, exporte as evidências para revisão. Mostre o que aconteceu, onde o processo se desviou do padrão documentado e quais casos podem precisar de acompanhamento.

Essas evidências apoiam a análise de auditoria, mas não substituem os controles, o julgamento nem os requisitos de auditoria da sua organização. Antes de começar, defina os registros e as regras necessários para a função de auditoria.

Veja o caso de uso para auditoria

Como melhorar a prestação de serviços?

Seguir procedimentos e prestar bons serviços são obrigações distintas. Um processo pode cumprir todos os requisitos e ainda levar tempo demais. A análise do fluxo de processos ajuda você a encontrar gargalos, retrabalho e variações que afetam a conclusão dos casos e os níveis de serviço.

Use dashboards e KPIs para acompanhar medidas como tempo de ciclo e conformidade do processo. Analise os resultados com os gestores de serviços e os responsáveis pelos processos para identificar onde uma mudança pode ajudar. O ProcessMind mede e modela processos, mas não executa mudanças operacionais.

Como comparar o trabalho real com o procedimento aprovado?

Documente o processo desejado em BPMN e defina as regras de conformidade. Em seguida, compare o procedimento documentado com o processo descoberto a partir dos dados de eventos.

Concentre as análises nos desvios relevantes, em vez de verificar manualmente todos os caminhos. O mapeamento de processos também pode oferecer às equipes uma visão compartilhada dos procedimentos, das responsabilidades e dos controles.

Explore a modelagem de processos em BPMN

Como os mesmos dados podem apoiar a melhoria de processos?

Use as descobertas sobre os processos para localizar atrasos, retrabalho e desvios. Avalie possíveis mudanças com base nas medidas importantes para o seu serviço. A simulação de processos pode ajudar você a explorar como as mudanças propostas podem afetar a performance antes de decidir se vai implementá-las.

Os resultados dependem dos dados disponíveis, da qualidade deles e do escopo da análise. Comece com um serviço específico e uma pergunta clara; depois, use as descobertas para decidir se vale a pena ampliar a análise.

Para orientações práticas sobre como definir responsabilidades e supervisão, leia o guia de governança de processos. Consulte também técnicas de melhoria de processos e como analisar seu processo.

Por onde começar?

Escolha um procedimento de alto volume ou alto risco, como atendimento de casos, licenciamento, administração de benefícios, compras ou outro serviço voltado aos cidadãos. Defina:

• O procedimento aprovado e as regras de conformidade relevantes
• Os dados de eventos disponíveis para análise
• As medidas de serviço que você quer entender
• As evidências necessárias para a função de auditoria

Estabeleça uma linha de base, analise os desvios e os problemas na prestação de serviços e compartilhe as descobertas com as equipes responsáveis pelo processo. Uma avaliação focada pode ajudar você a decidir se vale a pena ampliar o trabalho para serviços relacionados.

O que você precisa saber sobre hospedagem?

O ProcessMind é oferecido como SaaS. Antes de uma licitação ou avaliação, confirme com o ProcessMind os requisitos de residência de dados e hospedagem e verifique se a configuração atende às necessidades da sua organização.

Comprove que um procedimento é seguido