Rendeléskezelési folyamat modellezése

Egyezzenek meg egy közös rendeléskezelési folyamatmodellben

A rendeléskezelés a rendelés fogadásától a teljesítésen át a kiszállításig tart. Az értékesítés, az ügyfélszolgálat, a raktár, a pénzügy és a logisztika azonban másként írhatja le a folyamatot. Készítsenek egy közösen elfogadott modellt, rögzítsék, kik hagyták jóvá, majd process mining segítségével vessék össze a rendelési adatokban látható működéssel.

Miért nem értenek egyet a rendeléskezelési csapatok?

A rendeléskezelés több csapat és rendszer határán ível át. Az értékesítés a rendelés rögzítésére, a logisztika a teljesítésre, a pénzügy pedig a fizetésre és a számlázásra összpontosíthat. Minden csapat csak a folyamat egy részét látja, a kivételeket és átadásokat pedig nehéz egyetlen ábrán rögzíteni.

A folyamat változásával a dokumentumok és ábrák elavulhatnak. Ilyenkor az emberek azzal töltik az időt, hogy kiderítsék, melyik verzió érvényes, ahelyett hogy magát a folyamatot vizsgálnák. A közös modell mindenki számára azonos viszonyítási alapot ad.

Milyen egy közösen elfogadott modell?

Képzelje el, hogy öt érintett tekint át egyetlen ábrát: a folyamatgazda, az ügyfélszolgálat vezetője, egy értékesítő, a logisztika vezetője és a pénzügy képviselője. Mindannyian ugyanazzal a verzióval dolgoznak, megjegyzéseket vagy javításokat fűznek hozzá, és helyi másolatok küldözgetése helyett megosztható hivatkozást használnak.

A modell akkor válik közösen elfogadott viszonyítási alappá, ha a megfelelő felelősök áttekintették, és a döntést rögzítették. Ez nem jelenti azt, hogy minden kivétel megszűnt. Azt jelenti, hogy a csapatok ugyanúgy látják a folyamatot, tudják, ki felel érte, és azt is, mely kérdésekkel kell még foglalkozni.

Kik tekintsék át a modellt?

Vonja be azokat, akik meg tudják erősíteni, hogyan működik a folyamat a fő átadási pontokon:

• A folyamatgazda, aki koordinálja az áttekintést és tisztázza a felelősségi kérdéseket
• Az értékesítés és az ügyfélszolgálat képviselői, akik ellenőrizhetik a rendelés fogadását és az ügyfélkommunikációt
• A logisztika vagy a raktár vezetője, aki megerősítheti a teljesítési lépéseket és a kivételeket
• A pénzügy képviselője, aki áttekintheti a számlázási és fizetési lépéseket
• A folyamatelemző, aki összevetheti a modellt az eseményadatokkal

A résztvevők figyelmét összpontosítsa a modellezett rendelési folyamatra. Akkor hívjon meg további résztvevőket, ha a modell az ő felelősségi körükbe tartozó lépéseket is tartalmaz.

Mit rögzítsen a jóváhagyás?

A jóváhagyással tegye egyértelművé és visszakövethetővé az áttekintés eredményét. Rögzítse, ki tekintette át a modellt, melyik verziót nézte meg, mikor hagyta jóvá, és milyen feltételeket vagy nyitott kérdéseket jelzett. Ha valaki nem hagyja jóvá, jegyezze fel, milyen módosításokra van szükség a következő áttekintés előtt.

A feljegyzés segít megkülönböztetni a jóváhagyott modellt a piszkozattól. A folyamat változásakor a verzióelőzményekből követheti a frissítéseket, és láthatja, melyik verziót tekintette át a csapat. A megosztható hivatkozások mindenkit ugyanahhoz a modellhez irányítanak.

Hogyan vesse össze a modellt a rendelések tényleges útjával?

Kezdje a rendelkezésre álló rendelési eseménynaplóval, és használja a Process Mining megoldást annak megtekintéséhez, hogyan haladnak végig a rendelések a folyamaton. Vesse össze a feltárt folyamatot a modellben szereplő lépésekkel és átadásokkal. Keresse az eltéréseket, például az ismételt munkát, a késéseket, a kivételeket és az ábrán nem szereplő útvonalakat.

Az adatok közös bizonyítékalapot adnak az áttekintéshez, de nem helyettesítik az érintettek tapasztalatát. A csapatok el tudják magyarázni, miért fordul elő egy eltérés, és várható-e. A modell és a feltárt folyamat együtt segít megkülönböztetni a tervezett lépéseket a további vizsgálatot igénylő mintáktól.

Nézze meg, hogyan egészíti ki egymást a modellezés és a process mining

Hogyan vezessen célzott jóváhagyási megbeszélést?

Válasszon ki egy rendelési folyamatot, például a rendelés rögzítésétől a teljesítésig tartó szakaszt, és küldje el a modellt a résztvevőknek a megbeszélés előtt. Kérje meg őket, hogy ellenőrizzék a saját lépéseiket, az általuk igénybe vett átadásokat és a gyakorlatban előforduló kivételeket.

A megbeszélésen:

1. Erősítsék meg a folyamat hatókörét és az áttekintett verziót.
2. Haladjanak végig a modellen a rendelés fogadásától a kiszállításig.
3. Vessék össze a fő lépéseket és eltéréseket a feltárt folyamattal.
4. Rögzítsék a javításokat, a nyitott kérdéseket és az egyes feladatok felelőseit.
5. Jegyezzék fel minden résztvevő döntését és a jóváhagyás esetleges feltételeit.

A megbeszélés után frissítse a modellt, őrizze meg a verzióelőzményeket, és ossza meg a jóváhagyásra kész verzió hivatkozását. Ha a résztvevők nem tudnak megegyezni, rögzítse a nyitott kérdést, ne tüntesse fel lezárt ügyként.

Mi a teendő a jóváhagyás után?

Használja a közösen elfogadott modellt az új munkatársak betanításához és a későbbi folyamatáttekintésekhez. Ha változtatást javasol, frissítse a modellt, és rögzítse az áttekintés eredményét, hogy a következő verziónak is egyértelmű előzményei legyenek.

A feltárt folyamat alapján a késésekkel, az ismételt munkával vagy az átadásokkal kapcsolatos kérdéseket is rangsorolhatja. A ProcessMind segít elemezni és modellezni a folyamatot, a csapat dönt a változtatásokról és hajtja végre azokat.

Hogyan kezdjen hozzá?

Gyűjtse össze a rendelési eseményadatokat, a meglévő ábrákat vagy eljárásokat, valamint a fő átadások felelőseinek nevét. Modellezzen egy jól körülhatárolt folyamatot, vesse össze az adatokból feltárt működéssel, majd kérje fel az érintetteket, hogy ugyanazt a verziót tekintsék át.

Nézze meg a BPMN-modellezőt

Készítse el a modellt, és ellenőrizze az adatokkal egy próbaverzióval.