Record to Report naplókönyvelési adatmintája

Az esemény időpontja, vagyis az időbélyeg rögzíti a tevékenység pontos dátumát és időpontját. Ebből állapítható meg az események sorrendje az egyes ügyekben, ami elengedhetetlen a folyamatmenet pontos rekonstruálásához.

Az elemzés során az időbélyegek alapján számítható ki a tevékenységek közötti idő, mérhető a folyamat teljes átfutási ideje, és azonosíthatók a késedelmek vagy a szűk keresztmetszetek. Például a „Könyvelési tétel beküldve jóváhagyásra” és a „Könyvelési tétel jóváhagyva” közötti idő mutatja a jóváhagyás időtartamát. A pontos időbélyegek nélkülözhetetlenek az időalapú folyamatelemzéshez és a teljesítmény méréséhez.

Az időbélyeg szükséges az események sorrendjének megállapításához, az átfutási idők és időtartamok kiszámításához, valamint a folyamat késedelmeinek feltárásához.

Eseménynaplókban, tranzakciós előzményeket tartalmazó táblákban vagy bizonylatmódosítási rekordokban található. A mezők neve gyakran „Létrehozás dátuma”, „Módosítás dátuma” vagy „Időbélyeg”.

A könyvelési tétel azonosítója minden pénzügyi tranzakció egyedi azonosítására szolgál. Egyetlen ügybe kapcsolja össze a kapcsolódó tevékenységeket, például a létrehozást, a jóváhagyást és a könyvelést.

A process mining elemzésben ez az azonosító teszi lehetővé az egyes könyvelési tételek teljes folyamatának rekonstruálását. Segítségével ügyenkénti mutatók, például az átfutási idő számítható, feltárhatók a folyamatváltozatok, és ellenőrizhető, mennyire követik a tételek az elvárt folyamatmodellt. Egyedi ügyazonosító nélkül nem követhető nyomon egy adott tranzakció eseményeinek sorrendje.

Ez az azonosító szükséges a könyvelési tétel teljes életútjának követéséhez, valamint a folyamatmenetek, időtartamok és eltérések elemzéséhez.

Általában a pénzügyi vagy számviteli bizonylatok fejlécét tartalmazó táblában található. Összetett kulcs is lehet, amely a bizonylatszámból, a vállalatkódból és az üzleti évből áll.

A tevékenység neve a könyvelési tétel életútjának egy-egy lépését jelöli, például: „Könyvelési tétel létrehozva”, „Könyvelési tétel beküldve jóváhagyásra” vagy „Könyvelési tétel könyvelve”. Minden tevékenység a tétel állapotának változását vagy a rajta végrehajtott műveletet jelzi.

Ez az attribútum alapvető a process mining szempontjából, mert meghatározza a folyamattérkép csomópontjait. A tevékenységek sorrendjének és gyakoriságának elemzésével feltárható a tényleges folyamatmenet, azonosíthatók a lépések közötti szűk keresztmetszetek, észrevehetők a standard eljárástól való eltérések, valamint mérhető az egyes szakaszok időigénye.

Meghatározza a folyamattérkép lépéseit, így láthatóvá tehető a folyamatmenet, feltárhatók a szűk keresztmetszetek és elemezhetők az eltérések.

Gyakran az állapotváltozásokat rögzítő naplókból, eseménytáblákból, tranzakciókódokból vagy a könyvelési bizonylathoz tartozó munkafolyamat-előzményekből származik.

A forrásrendszer attribútum megadja, melyik alkalmazásban vagy modulban keletkeztek a könyvelési tétel adatai. A vállalatok pénzügyi adatai több ERP-rendszerből, analitikából vagy külső alkalmazásból is származhatnak.

Ez az attribútum többféle elemzést tesz lehetővé. Segítségével összehasonlítható a folyamatok hatékonysága és a szabályoknak való megfelelése a különböző forrásrendszerekben. Megvizsgálható például, hogy az automatizált analitikából származó naplók feldolgozása gyorsabb-e a kézzel létrehozottakénál. Az attribútum az adatirányítás és a hibaelhárítás szempontjából is fontos, mert visszakövethetővé teszi az adatok eredetét.

Megmutatja az adatok eredetét, így összehasonlíthatók a különböző rendszerek folyamatai, és támogatható az adatirányítás.

Általában az adatkinyerés beállításakor adják meg, vagy a több rendszer adatait egyesítő adattárházak szabványos mezőjeként érhető el.

Ez az attribútum rögzíti a legutóbbi adatkinyerés vagy frissítés dátumát és időpontját. Segít megítélni, mennyire frissek az elemzett adatok.

Az eredmények helyes értelmezéséhez tudni kell, mikoriak az adatok. Az időbélyegből kiderül, hogy valós idejű információt vagy egy adott időpontban készült pillanatképet lát-e a felhasználó. Ez befolyásolja a dashboardok és a KPI-k relevanciáját, különösen az aktuális hátralék vagy a folyamat teljesítményének vizsgálatakor.

Megmutatja az adatok frissességét, így a felhasználók tudják, mennyire aktuális a folyamatelemzés.

Ezt általában az adatkinyerő eszköz vagy az integrációs platform hozza létre és tárolja az adatok betöltésekor.

A felhasználónév attribútum azonosítja, ki hajtotta végre a folyamat adott lépését. Ez lehet a könyvelési tétel létrehozója vagy beküldője, a jóváhagyó vezető, illetve a könyvelést végző munkatárs.

A felhasználónkénti folyamatelemzés képet ad a munkaterhelés eloszlásáról, a csapat teljesítményéről és az egyéni képzési igényekről. Segít azonosítani a kiemelkedő teljesítményt nyújtókat, a további támogatásra szoruló felhasználókat, valamint azokat a tevékenységeket, amelyeket rendszeresen ugyanazok végeznek. Ez az információ hasznos az erőforrások kezeléséhez és a teljesítmény javításához.

Segít elemezni a munkaterhelés eloszlását és a csapat teljesítményét, valamint feltárni a képzési lehetőségeket.

Általában a bizonylatok módosítási naplóiban vagy a munkafolyamat előzményeit tartalmazó táblákban található. Gyakran a „Létrehozta”, „Módosította” vagy „Felhasználói azonosító” mezőhöz kapcsolódik.

A könyvelési tétel állapota megmutatja a tranzakció adott időpontbeli helyzetét vagy végső kimenetelét. Az állapotok általában a folyamat fontos mérföldköveit jelzik, például „Folyamatban”, „Beküldve jóváhagyásra”, „Könyvelve” vagy „Sztornózva”.

Ez az attribútum segít felmérni az aktuális munkaterhelést és a hátralékot. A „Folyamatban” vagy „Jóváhagyásra vár” állapotú naplókra szűrve a vezetők nyomon követhetik az elvégzetlen munkát. A végső állapot elemzésével a folyamat eredményei is megérthetők, például kiszámítható a könyvelt, illetve a törölt vagy sztornózott tételek aránya.

A könyvelési tételek állapotának, például a „Jóváhagyásra vár” vagy „Könyvelve” értéknek a követésével láthatóvá teszi az aktuális munkaterhelést és a hátralékot.

A könyvelési tétel fejlécadatai között érhető el. A mező neve gyakran „Bizonylat állapota” vagy „Könyvelési állapot”.

Ez az attribútum a könyvelési tétel pénzügyi értékét rögzíti. A rendszertől és az adatmodelltől függően a teljes tartozik összeget, a teljes követel összeget vagy ezek abszolút értékét jelölheti.

A pénzérték szerinti folyamatelemzés fontos összefüggéseket tárhat fel. Segít a nagy értékű tranzakciókra összpontosítani a fejlesztési erőfeszítéseket. Megvizsgálható például, hogy a nagy értékű naplók jóváhagyása tovább tart-e, vagy gyakrabban utasítják-e el őket. Az attribútum a lényegességi elemzéshez és a nagyobb pénzügyi kockázatot jelentő tranzakciók azonosításához is szükséges.

A lényegességi elemzéshez is szükséges: segít a nagy értékű tranzakciók folyamatfejlesztésének rangsorolásában és a pénzügyi hatás felmérésében.

Általában a könyvelési tétel fejlécét tartalmazó táblában érhető el. Előfordulhat, hogy a sorok összegeinek összesítésével kell kiszámítani.

A könyvelési tétel típusa az ügylet célja vagy jellege szerint csoportosítja a tranzakciókat. Gyakori típus a normál kézi tétel, az analitikából automatikusan létrejövő tétel, az elhatárolás, az átsorolás és a sztornótétel.

Ez az attribútum jól használható az elemzés szűrésére és szegmensekre bontására. A különböző típusú könyvelési tételek folyamatmenetének és teljesítménymutatóinak összehasonlításával hasznos összefüggések tárhatók fel. Kiderülhet például, hogy az elhatárolások jóváhagyása jóval tovább tart, vagy az ismétlődő tételek nagyobb arányban automatizáltak. Így a folyamatfejlesztés az egyes tranzakciótípusokra szabható.

Lehetővé teszi a különböző tranzakciótípusok, például az elhatárolások és a normál tételek folyamatainak összehasonlítását, és segít megtalálni a célzott fejlesztési lehetőségeket.

Általában a könyvelési tétel fejlécadatai között található. A mező neve gyakran „Bizonylattípus”, „Naplókategória” vagy „Naplótípus”.

A pénznem attribútum megadja, milyen pénznemben értendő a könyvelési tétel összege. A pénzügyi értékek helyes értelmezéséhez és összehasonlításához elengedhetetlen, különösen a nemzetközi szervezeteknél.

Elemzéskor ez az attribútum adja meg a könyvelési tétel összegének értelmezéséhez szükséges hátteret. Lehetővé teszi a tranzakciók pénznem szerinti szűrését, és szükséges a különböző régiók összegeinek összesítéséhez vagy összehasonlításához. A globális elemzéshez előfordulhat, hogy az összegeket egyetlen beszámolási pénznemre kell átváltani.

Megadja a könyvelési tétel összegének értelmezéséhez szükséges pénznemet, így pontos pénzügyi elemzés és összehasonlítás végezhető.

A pénzügyi bizonylatok fejlécének szabványos mezője, gyakran „Pénznemkód” vagy „Pénznemkulcs” néven.

A vállalatkód a szervezeten belüli különálló jogi vagy üzleti egységet jelöli. A pénzügyi tranzakciókat vállalatkódonként rögzítik, így külön pénzügyi beszámolók készíthetők.

A process mining elemzésben a vállalatkód fontos szervezeti attribútum. Lehetővé teszi a folyamatok teljesítményének összehasonlítását a különböző jogi személyek, régiók és leányvállalatok között. Az elemző például összevetheti az amerikai és a német egység elutasítási arányát vagy jóváhagyási idejét, hogy feltárja a bevált gyakorlatokat és a fejlesztendő területeket. Ez segít egységesíteni a folyamatokat és biztosítani a megfelelést a szervezet egészében.

Lehetővé teszi a teljesítmény összehasonlítását és a folyamatok értékelését a különböző jogi személyek, leányvállalatok és régiók között.

Szinte minden ERP-rendszerben használt pénzügyi bizonylat fejlécének szabványos mezője.

Az automatizált attribútum logikai jelzőként különbözteti meg az automatizált rendszerek, például botok vagy integrált analitikák által végrehajtott tevékenységeket a felhasználók által kézzel végzettektől.

Ez az attribútum szükséges a könyvelési folyamat automatizáltsági szintjének méréséhez. Segítségével kiszámítható az automatizálási arány KPI, és feltárhatók a további automatizálás lehetőségei. Az automatizált és a kézi tevékenységek átfutási idejének és hibaarányának összehasonlításával megalapozható az automatizálási technológiákba történő beruházás, amely javíthatja a hatékonyságot és csökkentheti az emberi hibák számát.

Segít mérni a folyamat automatizáltsági arányát, és feltárni a kézi feladatok automatizálásának lehetőségeit, növelve a hatékonyságot és csökkentve a hibákat.

Gyakran úgy határozzák meg, hogy ellenőrzik, a „Felhasználónév” rendszer- vagy szolgáltatásfiókhoz tartozik-e, illetve hogy a tranzakció automatizált forrásrendszerből érkezett-e.

Az elutasítás oka olyan kód vagy szöveges leírás, amely megmagyarázza, miért nem hagyták jóvá a könyvelési tételt. Gyakori ok a hibás számlaszám-hozzárendelés, a hiányos dokumentáció vagy a szabályzat megsértése.

Ez az attribútum az újramunka és a folyamat hatékonysági problémáinak okfeltáró elemzéséhez szükséges. Az elutasítási okok gyakoriságának vizsgálatával azonosíthatók a leggyakoribb hibaforrások. Ez az információ segít célzott intézkedéseket kidolgozni, például javítani a képzési anyagokat, pontosítani a szabályzatokat vagy rendszerbeli ellenőrzéseket bevezetni a hibák megelőzésére. Közvetlenül támogatja az olyan KPI-k mérését, mint az elutasítási arány és az újramunka aránya.

Az újramunka okainak feltárásához szükséges: segít azonosítani a gyakori hibákat, és célzott képzéseket vagy rendszerfejlesztéseket kidolgozni.

Általában a munkafolyamat naplójában vagy a könyvelési tétel jóváhagyási előzményeiben található. Lehet szabad szöveges mező vagy előre megadott listából választható érték.

A könyvelési dátum a tranzakció hivatalos számviteli dátuma. Meghatározza, melyik üzleti időszak pénzügyi kimutatásaiban jelenik meg a könyvelési tétel. Ez eltérhet a tétel létrehozásának vagy a tranzakció megtörténtének dátumától.

A könyvelési dátum elemzése fontos a pénzügyi kontrollokhoz és a határidők vizsgálatához. A létrehozás vagy a jóváhagyás és a könyvelés közötti idő fontos teljesítménymutató lehet, amely rávilágít a folyamat utolsó lépésének késedelmeire. A dátum alapján mérhető a határidőre könyvelt tételek aránya, és azonosíthatók a visszadátumozott vagy nem megfelelő időszakra könyvelt tételek, amelyek megfelelési kockázatot jelenthetnek.

Ez a dátum szükséges a könyvelési késedelmek kiszámításához és annak ellenőrzéséhez, hogy a tételek a megfelelő pénzügyi időszakban szerepelnek-e.

Minden ERP-rendszerben használt pénzügyi bizonylat fejlécének szabványos, kötelező mezője.

A részleg attribútum a könyvelési tételt egy adott üzleti egységhez, funkcióhoz vagy költséghelyhez kapcsolja. Ez a szervezeti adat segít a pénzügyi tevékenységeket a vállalaton belül felelős területhez rendelni.

A vállalatkódhoz hasonlóan a részleg attribútum is lehetővé teszi a folyamatadatok részletesebb elemzését. Segítségével összehasonlítható a folyamatok hatékonysága, az újramunka aránya és a jóváhagyási idő a különböző részlegek között. Így feltárhatók a részlegek bevált gyakorlatai, illetve azok a területek, ahol egyes csapatoknak több támogatásra vagy folyamatirányításra van szükségük.

Lehetővé teszi a folyamatok és a teljesítmény összehasonlítását az üzleti egységek között, így feltárhatók a részlegspecifikus problémák és a bevált gyakorlatok.

A könyvelési tétel fejléc- vagy soradatai között található. Meghatározható a tételt létrehozó felhasználó vagy a tranzakcióhoz rendelt költséghely alapján is.