Költségelszámolási adatsablon

Az esemény időpontja minden folyamati tevékenység pontos dátumát és idejét adja meg. Ez az időadat a process mining alapja, mert meghatározza az események időrendi sorrendjét.

Az időbélyeg alapján kiszámítható a lépések közötti átfutási idő, feltárhatók a várakozások és késedelmek, valamint elemezhető a folyamat teljesítménye különböző időszakokban. Olyan fontos mutatók számítását teszi lehetővé, mint az „Átlagos vezetői ellenőrzési idő” és a „Költségtérítés végrehajtásának késedelme”, így támogatja a szűk keresztmetszetek elemzését és a teljesítmény nyomon követését.

Az időbélyeg szükséges minden időalapú mutató, például az átfutási és várakozási idők kiszámításához, amelyek segítenek feltárni a késedelmeket.

A Brex minden esemény- vagy tranzakciórekordjához tartoznia kell időbélyegnek. Ez az API-válaszokban vagy a költségelszámolások adatexportjaiban található meg.

Az esemény neve a folyamat egy lépését jelöli, például „Költségelszámolás beküldve”, „Vezető jóváhagyta” vagy „Költségtérítés kifizetve”. Ezek az események alkotják a folyamat lépéseinek sorrendjét.

Az események elemzésével megjeleníthető a folyamattérkép, feltárhatók a lépések közötti szűk keresztmetszetek, és kiszámítható a különböző eredmények, például a jóváhagyások és elutasítások gyakorisága. Ez mutatja meg, mi történik a költségkezelési folyamatban.

Ez az attribútum szükséges a folyamattérkép elkészítéséhez és annak megértéséhez, milyen eseménysoron mennek végig a költségelszámolások.

Az adat a Brex rendszer eseménynaplóiból vagy tranzakciós állapotaiból származik. Előfordulhat, hogy az állapotkódokat vagy eseménytípusokat felhasználóbarát nevekre kell leképezni.

A költségelszámolás azonosítója a költségkezelési folyamat alapja. Egyetlen ügybe rendezi az összes kapcsolódó eseményt a létrehozástól és beküldéstől a jóváhagyásig és a költségtérítésig.

A process mining elemzésben ez az azonosító teszi lehetővé az egyes költségelszámolások teljes folyamatának vizsgálatát. Segítségével rekonstruálható az elszámolás pontos útja, mérhető a teljes átfutási idő, feltárhatók a javításra visszaküldött elszámolások újramunkálási ciklusai, és elemezhetők a gyakori, illetve kivételes folyamatváltozatok.

Ez az azonosító szükséges a költségelszámolás teljes életciklusának követéséhez, valamint az átfutási idők, a szűk keresztmetszetek és a folyamattól való eltérések elemzéséhez.

A Brex költségkezelési moduljának elsődleges azonosítója. Általában minden költségelszámoláshoz kapcsolódó adatexportban és API-végpontban elérhető.

Az elszámolás állapota megmutatja, hol tart éppen a költségelszámolás a folyamatban, például „Vezetői jóváhagyásra vár”, „Jóváhagyva”, „Kifizetve” vagy „Elutasítva”.

Ez az attribútum fontos a működés nyomon követéséhez, különösen a „Nyitott költségelszámolások állapotfigyelője” dashboardon. A vezetők és a pénzügyi csapatok gyorsan áttekinthetik az aktuális munkaterhelést, azonosíthatják az elakadt elszámolásokat, és rangsorolhatják a teendőket. Az egyes állapotokban töltött idő elemzése segít feltárni a folyamat késedelmeit és hatékonysági problémáit.

Megmutatja, hol tart éppen a költségelszámolás a munkafolyamatban. Ez fontos a működési dashboardokhoz és az állapotok nyomon követéséhez.

Ez a Brex költségelszámolási objektumának egyik fontos állapotmezője.

Az eseményt végrehajtó felhasználó attribútum azonosítja a tevékenységért felelős személyt. Ez lehet az elszámolást beküldő munkavállaló, az azt ellenőrző vezető vagy a költségtérítést feldolgozó pénzügyi munkatárs.

Ez az attribútum elengedhetetlen a munkaterhelés és a teljesítmény elemzéséhez, például a „Jóváhagyók teljesítménye és munkaterhelése” dashboardon. Segít megállapítani, mely jóváhagyók kezelik a legtöbb elszámolást, kik hagyják jóvá azokat a leggyorsabban, és van-e olyan személy, aki szűk keresztmetszetet okoz a folyamatban. Az eredmények alapján kiegyensúlyozottabban osztható el a munka, és célzott támogatás adható, ahol szükséges.

Azonosítja a műveletért felelős személyt, így lehetővé teszi az egyéni munkaterhelés és teljesítmény elemzését, valamint a szűk keresztmetszetek feltárását.

Ezt az adatot általában a Brex költségelszámolásának auditnaplója vagy eseménytörténete rögzíti.

Ez az attribútum azonosítja a beküldő munkavállaló szervezeti egységét, például az értékesítést, a mérnöki területet vagy a marketinget. Fontos szervezeti dimenzió az elemzéshez.

Az adatok szervezeti egység szerinti elemzése segít feltárni az adott területre jellemző folyamati eltéréseket, szűk keresztmetszeteket és megfelelési problémákat. Például kiderülhet, ha egy egységben jóval magasabb az elutasítási arány vagy hosszabb a jóváhagyási idő, mint máshol. Ez célzott képzésre vagy a folyamat módosítására utalhat. Az attribútum a szervezeti egységek költségvetésének követéséhez és a költségek felosztásához is fontos.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének szűrését és összehasonlítását a különböző üzleti egységek között, így feltárhatók az egyes szervezeti egységekre jellemző problémák és trendek.

Ez az adat általában a munkavállaló Brex-profiljából származik, amelyet gyakran egy HR-információs rendszerrel szinkronizálnak.

Ez az attribútum egyszerű, igaz vagy hamis értékű jelző. Akkor állítják be, amikor a Brex automatikus szabályzatellenőrző rendszere lehetséges szabályszegést észlel, például egy kategória limitjét meghaladó költséget vagy hiányzó bizonylatot.

Ez a jelző alapvető a megfelelés elemzéséhez, és a „Szabályszegési arány” KPI alapjául szolgál. Segítségével gyorsan kiszűrhetők a szabályzatnak nem megfelelő elszámolások, és megvizsgálható, hogyan hatnak a feldolgozási időre és az elutasítási arányra. A megjelölt elszámolások elemzése segít pontosítani a vállalati szabályzatokat, és feltárni, hol van szükség további útmutatásra a munkavállalók számára.

Közvetlenül támogatja a megfelelés nyomon követését, és segít számszerűsíteni, hogyan hatnak a szabályzat megsértései a folyamat hatékonyságára és az utómunkára.

Ez valószínűleg logikai mező vagy állapotjelző a Brex költségelszámolási adatai között, amelyet gyakran a szabályzatkezelő motor kezel.

Ez az attribútum a költségelszámolásban igényelt teljes összeget jelöli. Fontos pénzügyi mutató, amely segít megérteni a költési mintákat és a költségelszámolási folyamat pénzügyi hatását.

Az elemzés során az összeg alapján különböző értéksávokba sorolhatók az elszámolások, például magas és alacsony összegűekre. Ezek eltérő jóváhagyási útvonalat vagy ellenőrzési szintet igényelhetnek. Az adat emellett a pénzügyi jelentésekhez, a költségvetés elemzéséhez, valamint az osztályonkénti vagy kategóriánkénti költési trendek feltárásához is szükséges.

Pénzügyi elemzést tesz lehetővé, például segít azonosítani azokat a nagy összegű költségelszámolásokat, amelyek alaposabb ellenőrzést vagy hosszabb jóváhagyást igényelhetnek.

Ez a Brex minden költségelszámolásához tartozó szabványos mező. Az API-válaszokban vagy az exportokban, a költségelszámolás fő objektumában található.

Ez a számított logikai attribútum azt méri, hogy betartják-e a bevett gyakorlatot: az ellenőrzésre benyújtott költségelszámoláshoz előre csatolják az összes szükséges nyugtát. Értéke „true”, ha az adott esetben a „Receipts Attached” művelet megelőzi az „Expense Report Submitted” műveletet.

Ez a jelző közvetlenül támogatja a „Nyugták csatolása és hatása” dashboardot, valamint a „Nyugtacsatolási megfelelés” KPI-t. Az attribútum elemzésével számszerűsíthető a késve csatolt vagy hiányzó nyugták gyakorisága, és megvizsgálható, hogyan függ össze ez a késésekkel, elutasításokkal és utómunkával.

Méri a nyugták benyújtására vonatkozó szabályok betartását, és segít feltárni a folyamatkésések és elutasítások gyakori kiváltó okát.

Ezt a process mining eszköz számítja ki az egyes esetekben a „Receipts Attached” és az „Expense Report Submitted” műveletek időbélyegének összehasonlításával.

Míg a szabályzatsértést jelző mező azt mutatja, hogy történt-e szabálysértés, ez az attribútum arra ad választ, hogy miért. A megszegett konkrét szabály részleteit tartalmazza, például: „Az étkezésre fordított összeg meghaladta az 50 USD-s limitet” vagy „25 USD feletti költség esetén nyugta szükséges”.

Ez a részletesség különösen hasznos a „Szabályzatsértések és utómunka elemzése” dashboardon. A leggyakoribb szabálysértések azonosításával feltárhatók a kiváltó okok. Az eredmények alapján célzott intézkedések hozhatók, például pontosítható egy szabályzat, emlékeztető küldhető az alkalmazottaknak, vagy módosíthatók a rendszer automatikus szabályai.

Feltárja a szabályzatsértések kiváltó okait, így célzottan fejleszthetők a szabályzatok, a felhasználók képzése és a rendszer beállításai.

Ez az információ a Brexben a megjelölt költségtételhez kapcsolódó megfelelési vagy felülvizsgálati megjegyzések között található.

Ez az attribútum megmutatja, hogy a műveletet automatikusan a rendszer hajtotta-e végre, például egy automatikus szabályzat-ellenőrzés során, vagy egy felhasználó, például kézi jóváhagyáskor.

Az automatikus és a kézi műveletek megkülönböztetése segít felmérni a folyamat automatizáltságát. Megmutatja a szabályalapú rendszerek hatékonyságát, és feltárja a további automatizálás lehetőségeit. Például láthatóvá teszi, hány elszámolást hagynak jóvá automatikusan, és hányhoz szükséges kézi beavatkozás. Ez segít növelni az emberi beavatkozás nélküli feldolgozás arányát.

Segít mérni a folyamat automatizáltságát, és megmutatja, mely lépéseket végzik emberek, illetve a rendszer.

Ez általában az eseményhez tartozó felhasználó ellenőrzésével állapítható meg. A rendszer által létrehozott események gyakran egy általános „system” vagy „bot” felhasználóhoz kapcsolódnak.

Míg a StartTime (EventTime) a művelet kezdetét jelöli, az EndTime a végét. Ez elsősorban az időtartammal rendelkező műveleteknél fontos, például a „Vezetői ellenőrzés megkezdődött” és a „Vezető jóváhagyta” eseménynél.

Ha egy művelethez kezdési és befejezési idő is tartozik, pontosan kiszámítható a feldolgozási ideje, elkülönítve az azt megelőző várakozási időtől. Így pontosabban mérhető, mennyi időt vesz igénybe maga a munka, ami a szűk keresztmetszetek elemzésének egyik alapja.

Lehetővé teszi a műveletek pontos feldolgozási idejének kiszámítását, a várakozási időtől elkülönítve, így pontosabbá teszi a szűk keresztmetszetek elemzését.

Az EndTime gyakran a következő művelet StartTime értéke a folyamatban. Az időtartammal rendelkező műveleteknél külön mező is tárolhatja a forrásadatokban.

Ez az attribútum rögzíti az elutasításkor megadott szabad szöveges vagy előre meghatározott indokot. Nem azonos az automatikus szabályzati jelzéssel, hanem a jóváhagyó kézi döntését tükrözi.

Az elutasítási indokok elemzése segít megérteni a folyamat hibáinak és az utómunkának az okait. Felszínre hozza a gyakori benyújtási hibákat, a nem egyértelmű szabályzatokat, valamint az alkalmazottak vagy vezetők félreértéseit. Az eredmények alapján fejleszthetők a képzési anyagok és a gyakori kérdések, így csökkenthető az elutasítások és az utómunka aránya.

Megmutatja, miért utasítják el kézzel a költségelszámolásokat, és közvetlen visszajelzést ad a felhasználók képzésének fejlesztéséhez, valamint a jövőbeli hibák csökkentéséhez.

Ez általában egy megjegyzésmező, amelyet a jóváhagyó a Brex felületén az „Elutasítás” művelet kiválasztásakor tölthet ki.

Ez az attribútum megkülönbözteti a vállalat által kibocsátott Brex kártyával fizetett költségeket az alkalmazott által saját zsebből kifizetett, majd megtérítendő kiadásoktól.

A különbség azért fontos, mert a folyamat a fizetési módtól függően jelentősen eltérhet. A vállalati kártyás tranzakciók ellenőrzési és egyeztetési folyamaton mehetnek keresztül, míg a költségtérítések igénylésből és kifizetésből állnak. A fizetési mód szerinti elemzés segít elkülöníteni az egyes folyamatokra jellemző problémákat, és külön-külön javítani rajtuk.

A vállalati kártyás költségek és a saját zsebből fizetett, megtérítendő kiadások folyamata és szükséges lépései gyakran eltérnek. Ezért ez az attribútum fontos a folyamatváltozatok elemzéséhez.

Ez az információ a Brex tranzakciós adataiból közvetlenül kinyerhető.

Ez az attribútum azonosítja a folyamatadatok forrását, amely ebben az esetben a „Brex”. Fontos az adatirányítás és a nyomon követhetőség szempontjából, különösen akkor, ha több rendszer adatait egyesítik a folyamat teljesebb áttekintéséhez.

Az elemzés során segít szűrni és csoportosítani az adatokat, ha több forrásrendszer is érintett, így a mutatók és a folyamattérképek a megfelelő forrás alapján értelmezhetők. Egyetlen rendszer vizsgálatakor az adatforrás állandó ellenőrzésére szolgál.

Fontos információt ad az adatok eredetéről, biztosítja a nyomon követhetőséget, és lehetővé teszi az adatok helyes szűrését több rendszer használatakor.

Ez egy statikus „Brex” érték, amelyet általában az adatok kinyerése és átalakítása során adnak hozzá.

Ez a számított logikai attribútum a leghatékonyabb folyamatpéldányokat azonosítja. Értéke csak akkor „true”, ha a költségelszámolás a benyújtástól a végső jóváhagyásig úgy halad végig a folyamaton, hogy közben nem utasítják el és nem küldik vissza javításra.

Ez adja az „Elsőre jóváhagyott elszámolások aránya” KPI alapját, amely a folyamat minőségét és hatékonyságát méri. A magas arány azt jelzi, hogy az alkalmazottak megfelelő minőségű, szabályoknak megfelelő elszámolásokat nyújtanak be, és a jóváhagyási folyamat egyértelmű. Az elsőre el nem fogadott elszámolások jellemzőinek elemzése segít feltárni a folyamat nehézségeit és hibaforrásait.

A kezdeti benyújtások minőségét és az alapfolyamat hatékonyságát méri azzal, hogy azonosítja a fennakadás nélkül végigfutó elszámolásokat.

Ezt az attribútumot a process mining platform számítja ki. Esetenként elemzi a műveletek sorrendjét, és ellenőrzi, hogy történt-e elutasítás vagy javításra visszaküldés.

A költségkategóriát az alkalmazott választja ki a kiadás jellegének megadásához. A kategória a könyvelést, a költségvetés-tervezést és a szabályzatok betartását szolgálja.

A process mining során a költségek kategorizálása részletesebb képet ad a folyamatról. Segítségével megállapítható például, hogy bizonyos kategóriák, például a külföldi utazások jóváhagyása tovább tart-e, vagy gyakrabban utasítják-e el őket. Az elemzés támogatja az egyes kiadástípusokra vonatkozó szabályzatok és folyamatok finomítását.

Lehetővé teszi a folyamat kiadástípus szerinti elemzését, így feltárhatók az egyes költségtípusokra jellemző eltérések és szűk keresztmetszetek.

Ez egy szokásos mező a költségtételeknél. Ha egy elszámolás több kategóriát tartalmaz, az adatokat az elszámolás szintjén kell összesíteni.

Ez az attribútum annak a munkavállalónak a nevét adja meg, akinek a nevében a költségelszámolást benyújtották. Míg az eseményt végrehajtó felhasználó azt jelöli, ki hajtott végre egy műveletet, a munkavállaló neve a költségelszámolási ügy érintettjét azonosítja.

Az elemzésben ez lehetővé teszi a költségek munkavállalónkénti követését. Segít azonosítani azokat, akik gyakran küldenek be szabályszegést tartalmazó elszámolást, vagy akiknek az elszámolását rendszeresen elutasítják. Ez további képzés szükségességére utalhat. Az attribútum a különböző munkavállalók vagy munkakörök költési mintáinak megértését is segíti.

Azonosítja a költségelszámolás tulajdonosát, így munkavállalónként elemezhető a beküldések minősége és a szabályzatok betartása.

Ez minden költségelszámolás alapvető adata, amely a Brexben a létrehozó felhasználói profiljához kapcsolódik.

Ez az attribútum az alkalmazott elsődleges irodájának vagy költséghelyének országát jelöli. Nemzetközi vállalatoknál fontos szempont az összehasonlító elemzéshez.

Az ország szerinti elemzés feltárhatja a folyamat teljesítményének, a megfelelésnek vagy a költési szokásoknak a regionális eltéréseit. Előfordulhat például, hogy egy országban a helyi szabályozás vagy az eltérő vezetési struktúra miatt hosszabb a jóváhagyás. Ez az információ segít egységesíteni a folyamatokat nemzetközi szinten, miközben figyelembe veszi a helyi igényeket.

Lehetővé teszi a folyamat teljesítményének és a megfelelésnek a földrajzi régiók szerinti elemzését, ami különösen fontos a nemzetközi szervezetek számára.

A Brexben tárolt alkalmazotti profilból származik, amelyet gyakran egy központi HR-rendszerrel szinkronizálnak.

A pénznem attribútum adja meg a teljes összeg pénznemét, például USD, EUR vagy GBP. Ez elengedhetetlen a pontos pénzügyi elemzéshez, különösen akkor, ha egy nemzetközi szervezet több pénznemben kezeli a költségeket.

Az attribútum biztosítja a pénzügyi adatok helyes értelmezését. Lehetővé teszi a költségösszegek megfelelő összesítését és összehasonlítását, amihez gyakran közös jelentési pénznemre kell átváltani az értékeket. Így elkerülhető az a hiba, hogy különböző pénznemek összegeit adják össze.

Több pénznem használatakor is biztosítja a pénzügyi adatok pontosságát, és lehetővé teszi a költségadatok helyes összesítését és jelentését.

Ez a mező általában a Brex költségelszámolási adataiban, az összeg mező mellett található.

Ez a logikai attribútum a folyamat lefutása alapján készül. Értéke „true” minden olyan költségelszámolásnál, amelynek előzményei között szerepel a „Report Sent For Revision” művelet. Így egyszerűen megjelölhetők és elemezhetők az utómunkát igénylő esetek.

Ezt a jelzőt használja a „Költségelszámolások utómunka-aránya” KPI kiszámításához és a „Szabályzatsértések és utómunka elemzése” dashboardhoz. Segítségével könnyen összehasonlíthatók a zökkenőmentesen feldolgozott esetek azokkal, amelyeket visszaküldtek, és számszerűsíthető az utómunka idő- és költségigénye.

Azonosítja azokat a költségelszámolásokat, amelyek javítást vagy további munkát igényeltek, így elemezhetők az utómunka okai és költségei.

Ez az attribútum nem szerepel a forrásrendszerben. A rendszer a folyamatlépések sorrendjét ellenőrzi, és megállapítja, hogy az eset tartalmazza-e a „Report Sent For Revision” vagy más, utómunkára utaló műveletet.

Ez az attribútum jelzi, mennyire frissek az elemzett adatok. A Brex rendszerből történő utolsó sikeres adatkinyerés dátumát és időpontját rögzíti.

Az utolsó adatfrissítés időpontja segít megítélni, mennyire aktuálisak az elemzési eredmények. Megmutatja, hogy a dashboardok a működés legfrissebb állapotát tükrözik-e, vagy régebbi adatokon alapulnak, így a felhasználók reális elvárásokat alakíthatnak ki az elemzés naprakészségével kapcsolatban.

Tájékoztat az adatok aktualitásáról, ami elengedhetetlen a pontos, naprakész működési döntésekhez.

Ezt az időbélyeget az adatkinyerő eszköz vagy folyamat hozza létre, miután sikeresen lekérte az adatokat a Brex rendszerből.