BPMN-eszközök: válassza ki a feladathoz illő modellezőt

Egy BPMN-eszköz sokkal többre képes egy folyamatábra megrajzolásánál. Egyes eszközök ellenőrzik a BPMN 2.0 jelölésrendszerét, mások közös workshopokat támogatnak, egyesek a modellt összekötik a rendszerben futó munkával, mások pedig a teljes architektúrát kezelik, és összevetik a modellt a rendszerek által rögzített adatokkal. Ne az alapján válasszon, hány alakzatot kínál az eszköztár, hanem az alapján, mire kell majd használnia a modellt.

Az árak is széles skálán mozognak, és a belépés ingyenes. Érvényes BPMN 2.0-modelleket tárolhat megosztott katalógusban, licencdíj nélkül, majd csak akkor válthat magasabb csomagra, ha már architektúrára, irányításra vagy folyamatadatokra van szüksége. Ez az útmutató bemutatja az öt eszköztípust, az összehasonlításukhoz használható hét szempontot, az egyes típusok képességeit és az ingyenes lehetőségek korlátait.

Mire való egy BPMN-eszköz?

A kifejezés az üzletifolyamat-modellező eszközök öt típusát foglalja magában. Mindegyikkel készíthető ábra, de különböző problémákra adnak megoldást.

• Jelölésrendszert kezelő modellezők BPMN 2.0-ábrákat készítenek és ellenőriznek. Ilyen például a Camunda Modeler, az alapjául szolgáló bpmn.io könyvtár, a Bizagi Modeler, valamint modellezőként a Signavio Process Manager.
• Diagramkészítő felületek közös workshopokat és vizuális kommunikációt támogatnak. Ilyen például a Visio, a Lucidchart, a Miro és a draw.io. Az alakzataik rugalmasan használhatók, de nem feltétlenül követik a BPMN szabályait.
• BPM-csomagok a modelleket összekötik a folyamatok végrehajtásával. Ilyen például a Camunda Platform, az Appian, a Pega és a Bizagi Suite. A modell a végrehajtómotor specifikációjává válik.
• Vállalati architektúra-kezelő rendszerek a folyamatokat egy szélesebb architektúra részeként kezelik. Ilyen például az ARIS, az SAP Signavio, a LeanIX és a Bizzdesign. A folyamat körüli portfóliót és az irányítást is lefedik.
• Process intelligence platformok egy helyen kezelik a modellt, az architektúrát és az adatokat. Ilyen például a ProcessMind, a Celonis és a Signavio Process Intelligence. Összevetheti a modellt azzal, amit a rendszerei rögzítettek.

A leggyakoribb választási hiba, ha egy eszközt egy feladatra választanak, majd mást várnak tőle. Ha irányított folyamattájat szeretne, egy diagramkészítő felület után csak egy mappányi ábrája maradhat. Ha gyors workshopra van szüksége, egy vállalati rendszer a feladathoz képest túl sok bevezetési munkát jelenthet.

A másik hiba, ha olyan feladatra fizet vállalati árat, amelyet ingyen is elkezdhetne. A ProcessMind az utolsó kategóriába tartozik, és az első feladatát is ellátja: BPMN 2.0-modelleket készíthet és ellenőrizhet, katalógusban tarthatja őket, majd igény szerint architektúraszintekkel és eseményadatokkal bővítheti a munkát.

Mit ellenőrizzen BPMN-szoftver választása előtt?

Ezzel a hét szemponttal hasonlítsa össze a BPMN-modellező eszközöket. A prioritások attól függnek, mire használja majd a modellt az elkészítése után.

1. Megfelelés a BPMN 2.0-nak. Szerkesztés közben ellenőrzi az eszköz a jelölésrendszert? Ezzel kezdje, mert minden más ettől függ. Az ellenőrzésen elbukó modell nem exportálható értelmezhető BPMN XML-ként, nem szimulálható, és nem hasonlítható össze eseménynaplóval. Megfelelés nélkül csak egy folyamatábrára hasonlító képe van.
2. Közös munka. Tudnak többen együtt szerkeszteni, megjegyzéseket fűzni a modellhez és ellenőrizni azt? Megnézheti vagy szerkesztheti valaki teljes licenc nélkül is?
3. Architektúra. Szintekbe rendezheti a folyamatokat, szülő- és alfolyamatokkal, vagy minden ábra külön fájlban marad? Ez különbözteti meg a modellezőt a folyamatok központi tárától.
4. Szimuláció. Kipróbálhat egy tervezett változtatást, például módosíthatja a szolgáltatási időt vagy új ellenőrt adhat hozzá, majd megnézheti, hogyan változik a ciklusidő?
5. Folyamatadatok. Összevetheti a modellt egy eseménynaplóval, hogy kiderüljön, a dokumentáció szerint zajlik-e a folyamat?
6. Együttműködés más rendszerekkel. Tud szabványos BPMN XML-t importálni és exportálni? Van API? Győződjön meg róla, hogy a fájljait magával viheti. Ez azt is megmutatja, hogy a modell valóban BPMN 2.0-formátumú-e.
7. Irányítás. Követheti a verziókat, kijelölheti a felelősöket, és szabályozhatja, ki módosíthatja a modellt? Az irányítás segít, hogy az architektúra a folyamatok változásával együtt is használható maradjon.

Az ár számít, de ritkán a licenc a legnagyobb tétel. A költséget az növeli, ha az eszköz nem végzi el Ön helyett a munkát. Ezért lehet két, azonos funkciólistájú eszköz között is nagy különbség a mindennapi használatban. Először hasonlítsa össze, mire képesek az egyes eszköztípusok.

Ha szeretné megérteni, hogyan rendszerezheti és tarthatja karban a modelleket, olvasson a folyamatirányításról. Magáról a jelölésrendszerről a BPMN 2.0 követelményeiről és arról olvashat, hogy melyik jelölésrendszer illik a feladathoz.

Melyik BPMN-modellező illik az egyes feladatokhoz?

Az üzletifolyamat-modellező szoftvereket az elvégzendő munka, ne pedig az alakzatok száma alapján hasonlítsa össze. Az alábbi táblázatban a hét szempont szerepel a sorokban, az öt eszköztípus pedig az oszlopokban.

Oszloponként olvassa a táblázatot. Ha valamelyik oszlopban „Nem” szerepel, az nem az eszköz hibája. Egyszerűen más feladatra készült.

• Jelölésrendszert kezelő modellezők (Camunda Modeler, bpmn.io, Bizagi Modeler). Ingyenesek, és valóban jól készítenek érvényes BPMN-ábrákat. Nincs hozzájuk folyamatok központi tára, architektúra vagy adat, ami nem gond, ha egy ember kezel néhány ábrát. Ha már használ ilyet, átviheti a modelljeit, mert szabványos BPMN XML-formátumúak.
• Diagramkészítő felületek (Visio, Lucidchart, Miro, draw.io). Általános üzletimodellező eszközök, amelyek a legtöbb csapat gépén már megtalálhatók. Kiválóak workshopokhoz és olyanoknak szánt folyamatmagyarázatokhoz, akik sosem nyitnak meg modellezőt. Az alakzatok nem kényszerítik ki a szabvány betartását, ezért a fájl csak ábra marad. A stencilalapú felületről való váltás főként erről az egy különbségről szól.
• BPM-csomagok (Camunda Platform, Appian, Pega, Bizagi Suite). Akkor válassza ezeket, ha a modellnek futnia kell. A modell ilyenkor a szolgáltató futtatókörnyezetében él. Ez más döntés, mint hogy hol tárolja a folyamatokkal kapcsolatos tudást, ahogy azt a BPMS-ről szóló ismertető is elmagyarázza.
• Vállalati architektúra-kezelő rendszerek (ARIS, SAP Signavio, LeanIX, Bizzdesign). Akkor hasznosak, ha az architektúra a folyamatoknál szélesebb területet fed le, mert az alkalmazás- és képességportfóliókat is kezelik. Mielőtt meghatározza a projekt terjedelmét, olvassa el, hogyan hasonlíthatók össze a vállalati architektúra eszközei.
• Process intelligence platformok (ProcessMind). A modell, a hozzá kapcsolódó architektúra és a rendszerekből származó eseményadatok egy munkaterületen találhatók. Rajzolás közben ellenőrizheti a BPMN 2.0-megfelelést, automatikusan elrendezheti a modellt, AI-val készíthet vázlatot, szintekbe rendezheti a folyamatokat, felelősöket jelölhet ki és jóváhagyást kérhet, majd szimulációval és process mininggal tesztelheti a modellt. Ha az egész alkalmazási környezet helyett a folyamatokkal foglalkozik, ez az oszlop fedi le a teljes feladatot.

A hasznos BPMN-eszköz-összehasonlítás végén döntés születik, nem funkciólista. Ha a csapat a folyamatokkal foglalkozik, az utolsó oszlopban találja meg a munkához szükséges eszközöket. Kezdje a Process Individual csomaggal, majd a feladat bővülésével adjon hozzá új lehetőségeket, ne később kelljen másik eszközre váltania.

Milyen feladatokat bízhat egy BPMN-eszközre?

Bármelyik oszlop illik is a munkájához, három feladat határozza meg, mennyi időt takarít meg a modellezés során. Ezek a modell minden módosításakor ismétlődnek, és az eszköz gyorsabban elvégzi őket, mint Ön.

Minőség. A megfelelés megmutatja, hogy a jelölésrendszer érvényes-e. Ezután az a kérdés, hogy maga a modell megfelelő-e: kiegyensúlyozottak-e a gateway-ek, minden elem kapott-e címkét, eljut-e a folyamat a végéig, és tartalmazza-e a szükséges dokumentációt és szerepköröket? A modellminőség rajzolás közben ad választ ezekre. A felületen megjelenő jelző értékeli a modellt, felsorolja a sikertelen ellenőrzéseket, és az érintett elemhez vezeti Önt. Így pontosan tudja, mit kell javítani, nem csak egy homályos figyelmeztetést kap. Ez olyan fejlesztési irányt mutat, amire egy ellenőrző nem képes: az érvényesség önmagában nem árulja el, hogy mások számára is érthető-e a folyamat.

Figure 1 — A modellminőség-jelző rajzolás közben értékeli a modellt, és felsorolja a sikertelen ellenőrzéseket. Source: ProcessMind, BPMN 2.0-modellezőfelület

Elrendezés. Ha hozzáad egy elemet, átnevez egy feladatot vagy áthelyez egy gateway-t, a környező elemek is elmozdulnak, ezért valakinek kézzel kell visszarendeznie az alakzatokat. Ez a modellezés leglassabb része, és ezért válik olvashatatlanná egy olyan modell, amely még a múlt hónapban áttekinthető volt. Az auto-layout minden módosítás után elhelyezi az elemeket, így az ábrát az ellenőrök is könnyen áttekinthetik.

Figure 2 — Automatikus elrendezés módosítás után: a modell elemei a kézi mozgatás helyett automatikusan a helyükre kerülnek. Source: ProcessMind, BPMN 2.0-modellezőfelület

Vázlatkészítés. Az üres felületről indulás szintén időigényes. Az AI process generation írásos folyamatleírásból készíti el az első változatot, amelyet Ön javíthat. A már megkezdett modell következő lépéseire az AI assistant tesz javaslatot. A folyamatot továbbra is a csapat határozza meg, az eszköz csak az üres lapot tünteti el.

Figure 3 — Első változat egy leírás alapján, amelyet a csapat átnézhet és javíthat. Source: ProcessMind, AI process generation

Mikor elég egy ingyenes BPMN-eszköz?

Az ingyenes modellező jó választás, ha egyetlen felelős készít néhány ábrát, amelyeket más nem tart karban. Díjmentesen ellenőrizheti a jelölésrendszert, és szabványos BPMN XML-t exportálhat. Ha a modellek fejlesztési dokumentumok egy kódalapú munkát végző csapat számára, egy ingyenes jelölésrendszer-modellező elegendő.

A korlátok akkor jelentkeznek, amikor a modelleknek túl kell élniük a fájlt. Az ábra valaki letöltései közé kerül, senki sem tudja, melyik verzió a legfrissebb, és idővel már nem tükrözi a folyamatot. Ez a folyamatok központi tárolásának problémája, amit a fájlnevek egységesítésével nem lehet megoldani.

Ez nem jelenti azt, hogy folyamatok áttekintése nélkül rögtön vállalati csomagot kell vásárolnia. A ProcessMindban elérhető a Process Individual csomag, amelyre a munkaterület a 14 napos próbaverzió végén válthat. A modelljei és adatai megmaradnak, és egy felhasználó folytathatja a modellezést. A fizetős csomagok innen fokozatos továbblépést kínálnak, nem hirtelen váltást, így az első döntés később is módosítható.

Ha ezek közül legalább kettő igaz Önre, szüksége van a folyamatok központi tárolására, de ehhez nem feltétlenül kell vállalati licenc.

Mi a különbség a folyamatmodellezés és a folyamatarchitektúra között?

A folyamatábra megmutatja, hogyan működik egy folyamat. A folyamatarchitektúra azt mutatja meg, milyen folyamatok vannak a szervezetben, hogyan kapcsolódnak egymáshoz, és hol helyezkednek el.

Az architektúrához több kell, mint egy ábragyűjtemény:

• Szintek: Rendezze szintekbe az üzleti folyamatokat, alfolyamatokat és tevékenységeket, és tegye lehetővé a szintek közötti váltást a tartalom megkettőzése helyett.
• Kapcsolatok: Mutassa meg, mely folyamatok támaszkodnak másokra, mely képességeket támogatják, és hol használnak közös lépéseket.
• Közös nyilvántartás: Minden folyamathoz egy bejegyzést tartson fenn, hogy ugyanaz a folyamat ne szerepeljen többféle néven.

Ha az eszköz nem tud hierarchiát kezelni, mappákkal és fájlelnevezési szabályokkal kell helyettesítenie. Ez működhet, de csak akkor, ha mindenki ugyanazokat a szabályokat követi, és az első új belépőnél felborulhat.

A ProcessMindban a munka ezen részét is elvégezheti, nem kell más eszköztípust keresnie hozzá: beállítható architektúraszintek, folyamatok közötti kapcsolatok, RACI-felelősségek, a vázlattól a közzétételig tartó irányítási munkafolyamatok és egy portál, ahol a megtekintők elolvashatják a szükséges folyamatokat. Nézze meg, hogyan tartja naprakészen a vállalati folyamatarchitektúra a folyamattájat egyetlen katalógusban, és hogyan kapcsolják össze a RACI-szerepkörök az embereket a folyamatokkal.

Egy vállalati architektúra-kezelő rendszer a folyamatokon túli területeket is lefedhet, például az alkalmazás- és képességportfóliókat. Ez a folyamatarchitektúránál szélesebb kör, nem pedig annak előfeltétele. Ezért a folyamatokkal foglalkozó csapatoknak ritkán van szükségük rá ahhoz, hogy megfelelően kezeljék a folyamatokkal kapcsolatos tudást.

Hogyan válasszon BPMN-eszközt?

Először gondolja végig, mire kell használnia a modellt az elkészítése után, majd döntse el, meddig lépjen tovább.

• Egy ábra megbeszéléshez vagy dokumentumba: lehet, hogy elég egy diagramkészítő felület vagy a már használt ingyenes modellező.
• A modellt fejlesztők vagy egy végrehajtómotor fogja futtatni: válasszon ellenőrzést végző jelölésrendszer-modellezőt, vagy használja a már bevezetett csomagot.
• A modellnek naprakésznek kell maradnia, és támogatnia kell a döntéseket: keressen BPMN 2.0-ellenőrzést, központi tárat, hierarchiát és lehetőséget arra, hogy a modelleket összevesse a rendszeradatokkal.

A ProcessMindot úgy alakítottuk ki, hogy fokozatosan bővíthető legyen, és minden szinten megmaradjon az addig elvégzett munka:

Bármelyik csomaggal elkezdheti, és később bővíthet. Ha a csapat a Process Individual csomagban készít egy ellenőrzött modellt, később nem kell újra elvégeznie a munkát, amikor architektúraszintekre vagy process miningre lesz szüksége. Ugyanazt a modellt használhatja ugyanott. Ezért érdemes már most platformot választani, nem pedig ma egy rajzeszközt, jövőre pedig egy másik rendszert.

A csomagok és árak oldalon megtalálja az egyes csomagok tartalmát, a BPMN-modellezés oldal pedig magát a szerkesztőt mutatja be.