Plantilla de Data: De la Contratación a la Jubilación - Ciclo de Vida del Empleado

El ID de Empleado es una clave única que sigue a un individuo desde su proceso de contratación inicial hasta su eventual terminación. Vincula todos los eventos relacionados del ciclo de vida, como la incorporación, las evaluaciones de desempeño, las promociones y la desvinculación, en una trayectoria única y coherente.

En Process Mining, este atributo es fundamental para la correlación de casos. Permite al motor de análisis reconstruir el flujo de proceso de extremo a extremo para cada empleado. Al utilizar el ID de Empleado como ID de Caso, los analistas pueden rastrear los tiempos de ciclo, identificar cuellos de botella en trayectorias específicas de los empleados y analizar las variaciones en cómo se ejecuta el proceso del ciclo de vida en diferentes individuos o grupos.

Este es el Case ID esencial que conecta todos los eventos del ciclo de vida del empleado, y permite analizar la trayectoria completa desde la contratación hasta el retiro.

Típicamente disponible en las tablas o registros de datos maestros centrales de empleados dentro de un Sistema de Información de RRHH (HRIS).

El Nombre de la Actividad describe un paso distinto dentro del proceso de contratación a retiro. Estas actividades son los componentes fundamentales del mapa de procesos, representando todo, desde la requisición de empleo inicial hasta la confirmación final de terminación.

En el análisis, este atributo se utiliza para visualizar el flujo del proceso, identificar la secuencia de eventos y medir la frecuencia y duración de cada paso. Es crucial para comprender qué acciones se están llevando a cabo, descubrir desviaciones del proceso estándar e identificar etapas que causan retrasos o requieren mejora, como una verificación de antecedentes prolongada o una tarea de incorporación demorada.

Este atributo define los pasos en el mapa del proceso, la base de todo el análisis y la visualización en Process Mining.

Generado a partir de registros de eventos, registros de cambio de estado o datos de transacción específicos dentro del sistema de RR. HH..

La Marca de Tiempo del Evento marca el punto en el tiempo en que ocurrió una actividad. Esta marca de tiempo es esencial para ordenar los eventos cronológicamente y reconstruir con precisión la trayectoria del empleado. Sirve como el principal punto de datos temporal para el análisis de rendimiento.

Este atributo se utiliza para calcular los tiempos de ciclo entre actividades, medir la duración total de procesos como la contratación o la desvinculación, e identificar cuellos de botella basados en el tiempo. Permite el análisis de tendencias a lo largo del tiempo y es fundamental para crear KPIs sensibles al tiempo, como el 'Tiempo Promedio de Contratación' o el 'Tiempo de Ciclo de Incorporación'.

Este timestamp es fundamental para secuenciar los eventos correctamente y calcular todas las métricas de rendimiento basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones.

Por lo general, se encuentra junto al registro de actividad o transacción en los logs del sistema o tablas de datos, a menudo etiquetado como fecha de creación o timestamp del sistema.

El atributo Sistema de origen identifica de dónde provienen los datos de cada evento. En un ecosistema de RR. HH. complejo, distintas partes del proceso de contratación a retiro pueden gestionarse en sistemas separados, como un Applicant Tracking System (ATS) para la contratación, un HRIS central para la gestión de empleados y un sistema de nómina para cambios de compensación.

Analizar los datos por Sistema de origen ayuda a entender los retos de integración y la posible fragmentación del proceso. Permite ver si los retrasos o incidencias se concentran en un sistema concreto, lo que orienta mejoras técnicas o rediseños del proceso. También es clave para la validación de datos y para garantizar una visión completa del proceso de extremo a extremo.

Identifica el origen de los datos del proceso, lo cual es crucial para resolver problemas de calidad de los datos y comprender las transferencias de procesos entre diferentes sistemas de RR. HH.

Esta información suele añadirse durante el proceso de extracción y transformación de datos (ETL) o puede existir como un campo estándar en los registros de integración entre sistemas.

Este atributo proporciona una marca de tiempo de la última actualización o extracción de los datos al conjunto de datos de Process Mining. No representa cuándo ocurrió el evento de negocio, sino la vigencia de los propios datos.

Su uso principal es la gobernanza y validación de datos. Las personas analistas pueden usarlo para confirmar que trabajan con información actualizada y para comprender la posible latencia entre el momento en que ocurre un evento en el sistema de origen y cuándo aparece en el análisis. Es esencial para gestionar los ciclos de actualización de datos y asegurar la fiabilidad de las conclusiones obtenidas.

Asegura la frescura de los datos y la gobernanza al indicar lo actualizada que está la información analizada, lo cual es vital para generar confianza en los resultados del análisis.

Este timestamp se genera y se suele añadir durante el proceso de extracción, transformación y carga (ETL) de datos.

El atributo de Departamento representa la alineación organizacional del empleado. Es una dimensión crítica para segmentar y comparar el rendimiento del proceso en toda la empresa.

Este atributo permite un análisis comparativo del proceso de contratación a retiro. Por ejemplo, los analistas pueden comparar el 'Tiempo de Contratación' para el departamento de Ingeniería versus el departamento de Ventas para identificar diferentes desafíos de contratación. También se puede utilizar para analizar las tasas de rotación por departamento, destacando áreas con posibles problemas de gestión o culturales. Filtrar el mapa de procesos por departamento puede revelar variaciones únicas del proceso o cuellos de botella específicos de ciertas funciones de negocio.

Permite una segmentación potente y análisis comparativos, revelando cómo funcionan los procesos de RR. HH. en distintas partes de la organización.

Disponible en el perfil básico del empleado o en el registro maestro dentro del sistema de RR. HH., a menudo vinculado al puesto.

El atributo de Tiempo Final marca el punto de finalización de una actividad que abarca un período de tiempo. Si bien muchos eventos de RRHH son instantáneos (por ejemplo, 'Oferta Extendida'), otros tienen un inicio y un final distintos, como 'Verificación de Antecedentes' o 'Incorporación'. Esta marca de tiempo, cuando se combina con la Marca de Tiempo del Evento (Hora de Inicio), permite un cálculo preciso de la duración.

En el análisis de procesos, el Tiempo Final es crucial para calcular el tiempo de procesamiento o el tiempo de trabajo activo de tareas específicas. Esto ayuda a diferenciar entre el tiempo de espera (la brecha entre dos actividades diferentes) y el tiempo de procesamiento (la duración de una sola actividad). Analizar estas duraciones ayuda a identificar tareas ineficientes y oportunidades para la automatización o reasignación de recursos.

Permite el cálculo preciso de las duraciones de las actividades, ayudando a distinguir entre el tiempo de trabajo activo y el tiempo de espera inactivo en el proceso.

Se encuentra en los registros de eventos o en las tablas de transacciones que registran tanto el inicio como la finalización de una tarea. Puede que deba derivarse de un evento 'completado' separado si no se proporciona explícitamente.

El ID de Requisición de Empleo es una clave única que vincula todas las actividades relacionadas con la cobertura de una vacante específica, desde su creación y aprobación hasta la captación de candidatos y la extensión de ofertas. A menudo, sirve como un ID de Caso precursor antes de que se genere un ID de Empleado al momento de la contratación.

Este atributo es particularmente útil para analizar la fase previa a la contratación del ciclo de vida del empleado. Permite la medición de KPIs como el 'Tiempo de Cobertura' y ayuda a comprender la eficiencia del proceso de reclutamiento para un rol específico. Al analizar los procesos a nivel de requisición, las organizaciones pueden identificar cuellos de botella en las aprobaciones, la captación o las etapas de entrevista en diferentes vacantes.

Vincula todas las actividades previas a la contratación, permitiendo un análisis detallado del proceso de reclutamiento y métricas como 'Tiempo para Cubrir Puesto'.

Generado por el Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) o por el módulo de reclutamiento de un HRIS cuando se crea una nueva vacante.

El motivo de desvinculación explica por qué terminó el ciclo de vida de la persona empleada en la compañía. Los motivos suelen clasificarse, por ejemplo, como voluntarios (renuncia, jubilación) o involuntarios (desempeño, reestructuración).

Este atributo es la base de cualquier análisis de rotación. Al vincular los motivos de desvinculación con otros datos, la organización puede descubrir hallazgos valiosos. Por ejemplo, analizar si un departamento presenta una alta tasa de renuncias voluntarias o si las nuevas contrataciones provenientes de cierta fuente de reclutamiento tienden a ser dadas de baja por desempeño. Estos hallazgos son críticos para diseñar estrategias eficaces de retención de talento y mejorar la calidad de la contratación.

Proporciona un contexto crítico para el análisis de la rotación, ayudando a distinguir entre la rotación voluntaria e involuntaria y a identificar las causas raíz.

Registrado durante el proceso de desvinculación o terminación, generalmente almacenado en el expediente final del empleado.

El atributo Job Title aporta información detallada sobre la función del empleado en la organización. Puede ir desde roles de alto nivel como 'Director' hasta puestos específicos como 'Senior Software Engineer' o 'Account Executive'.

En el análisis, Job Title se usa para filtrar y analizar procesos por rol o nivel de experiencia. Ayuda a responder preguntas como: '¿Tarda más contratar para roles senior que para roles junior?' o '¿Es distinto el onboarding para posiciones técnicas que para no técnicas?'. Este nivel de detalle es esencial para diseñar mejoras de proceso específicas y entender las particularidades de cómo varía el ciclo de vida del empleado en la plantilla.

Permite un análisis detallado de cómo los procesos del ciclo de vida varían según el rol del empleado, la antigüedad y la función, apoyando mejoras más específicas.

Se encuentra en la información de puesto del empleado o en los datos de posición dentro del registro maestro de RR. HH..

El Tipo de Empleo clasifica la naturaleza del contrato o acuerdo de empleo para un individuo. Este es un atributo demográfico clave que a menudo tiene un impacto significativo en cómo se ejecutan los procesos de RR. HH..

Analizar el proceso por Tipo de Empleo puede revelar diferencias importantes. Por ejemplo, el proceso de incorporación para un contratista puede ser significativamente más corto y menos detallado que para un empleado a tiempo completo. De manera similar, los ciclos de evaluación de desempeño o los procedimientos de desvinculación podrían variar. Esta segmentación es crucial para asegurar el cumplimiento e identificar si los procesos están adecuadamente adaptados a diferentes tipos de trabajadores.

Permite analizar variaciones del proceso según el esquema de trabajo, lo cual es clave para el cumplimiento y para optimizar los procesos por categoría de personal.

Es un campo estándar del perfil central de RR. HH. o del expediente laboral de la persona empleada.

El atributo Location especifica la ubicación física o designada de trabajo del empleado. Puede ser tan amplia como un país o tan específica como un edificio de oficinas o campus.

El análisis geográfico es vital en Process Mining de RR. HH., especialmente en organizaciones globales. Ayuda a descubrir variaciones regionales en el desempeño de los procesos, como diferencias en los tiempos de ciclo de contratación por leyes laborales locales o condiciones de mercado. También permite comparar tasas de rotación entre sedes, lo que puede indicar problemas de gestión local o del entorno laboral. Estos datos son esenciales para estandarizar procesos donde sea posible y adaptar los procesos a las necesidades locales cuando sea necesario.

Permite el análisis geográfico para identificar variaciones regionales de procesos, evaluar el cumplimiento de las regulaciones locales y comparar el rendimiento en diferentes lugares de trabajo.

Típicamente almacenado en la información de dirección personal o laboral del empleado dentro del sistema de RRHH.

El atributo Usuario identifica a la persona o al sistema responsable de ejecutar un paso específico del proceso. Puede ser un responsable de contratación aprobando una oferta, un administrador de RR. HH. iniciando el onboarding o un sistema automatizado que lanza un recordatorio.

Este atributo agrega la dimensión humana o de agente del sistema al análisis. Sirve para entender la distribución de la carga de trabajo, identificar oportunidades de formación (por ejemplo, si ciertos usuarios causan retrasos o errores de forma recurrente) y asegurar el cumplimiento del proceso. También ayuda a verificar que acciones sensibles, como los cambios de compensación, sean realizadas únicamente por personal autorizado, algo clave para fines de auditoría y seguridad.

Identifica quién realizó una acción, lo cual es esencial para analizar la carga de trabajo, el cumplimiento, los niveles de automatización e identificar las necesidades de capacitación.

Disponible en los registros de auditoría del sistema o en los registros de transacciones, generalmente como 'Changed By', 'Created By' o 'User ID'.

El Estado Laboral proporciona una instantánea de la relación del empleado con la empresa en un momento dado. Es un atributo dinámico que cambia a medida que el empleado avanza en su ciclo de vida.

En Process Mining, el seguimiento de los cambios en este estado puede ser una actividad clave por sí misma (ej., 'Estado cambiado a de Baja'). También es un atributo valioso para el filtrado y el análisis, que le permite centrarse en los recorridos de los empleados actualmente activos o analizar específicamente los procesos que conducen a la desvinculación de antiguos empleados. Ayuda a asegurar que la población correcta se incluya en diferentes tipos de análisis de ciclo de vida.

Define el estado actual del empleado, lo cual es crucial para filtrar análisis a poblaciones específicas como empleados activos o dados de baja.

Un campo clave en el registro principal del empleado o en la tabla de información del puesto en el HRIS.

La Fuente de Reclutamiento indica el origen de una contratación exitosa. Esta podría ser una fuente interna como una referencia de un empleado o una externa como una red profesional, una feria de empleo universitaria o un reclutador externo.

Este atributo es esencial para evaluar la efectividad de diferentes estrategias de adquisición de talento. Al analizar todo el ciclo de vida del empleado basándose en su fuente de reclutamiento, las organizaciones pueden determinar qué canales producen los candidatos de mayor calidad, medidos por factores como las puntuaciones de las revisiones de desempeño, las tasas de promoción y la retención. Este enfoque basado en datos permite al equipo de reclutamiento optimizar su gasto y esfuerzos en las fuentes más efectivas.

Permite el análisis de la eficacia del canal de contratación, ayudando a optimizar la estrategia de reclutamiento y el gasto basados en la calidad y retención de los candidatos.

Típicamente capturado en el Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) durante la fase de solicitud o de búsqueda de talento.

El atributo Manager identifica a la persona responsable directa de la persona empleada. Suele ser un actor clave en muchos procesos de contratación a retiro, responsable de aprobaciones, evaluaciones de desempeño y de iniciar cambios de rol.

Analizar los procesos por responsable permite ver diferencias en la eficacia de la gestión y en el cumplimiento del proceso. Por ejemplo, ayuda a detectar responsables que completan las evaluaciones de desempeño con rapidez frente a quienes se retrasan de forma sistemática. También sirve para analizar la rotación por equipo, lo que puede señalar problemas de liderazgo. Esto abre la puerta a formación y acompañamiento específicos para responsables.

Ayuda a analizar el rendimiento y los resultados del proceso a nivel de equipo o gerente, resaltando las variaciones en las prácticas de gestión y el cumplimiento.

Almacenado en los datos de puesto o posición del empleado dentro del sistema de RRHH, a menudo como un enlace a otro registro de empleado.

La Unidad de Negocio representa una división operativa principal dentro de una empresa, como 'Productos de Consumo', 'Software Empresarial' o 'Servicios Globales'. Proporciona un contexto organizacional de nivel superior al del departamento.

Analizar el proceso de contratación a retiro a nivel de Unidad de Negocio es útil para comparaciones estratégicas y de alto nivel. Puede ayudar a la alta dirección a comprender cómo difieren las prácticas y los resultados de la gestión del talento entre los principales segmentos del negocio. Por ejemplo, una unidad de negocio podría tener una tasa de movilidad interna mucho más rápida, lo que sugiere mejores prácticas que podrían compartirse en toda la organización. Esta perspectiva es esencial para alinear los procesos de RRHH con estrategias de negocio más amplias.

Proporciona una dimensión organizacional de alto nivel para el análisis estratégico, permitiendo la comparación del rendimiento de los procesos de RR. HH. entre las principales divisiones de negocio.

Se encuentra en los datos de asignación organizacional del empleado dentro del sistema central de RR. HH..