您的采购到付款 - 发票处理数据模板
您的采购到付款 - 发票处理数据模板
- 建议收集的属性
- 需要追踪的关键活动
- NetSuite数据提取指南
采购到付款 - 发票处理属性
| 名称 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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发票编号
InvoiceNumber
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系统中供应商发票的唯一标识符。 | ||
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描述
发票号码作为首要 case 标识符,连接了单张供应商账单从创建到最终付款的所有活动和事件。该属性对于追踪每张发票的端到端路径至关重要。 在流程分析中,此号码允许系统重构发票的完整生命周期。通过将所有相关活动归于此共同标识符下,分析人员可以可视化流程流向、衡量周期时间,并识别影响单张发票的差异或瓶颈。
为何重要
这是追踪每张发票付款全流程的关键,支持完整的 case 级分析。
获取方式
这通常是 NetSuite 中供应商账单记录上的“交易 ID”或“发票号”字段。
示例
INV-0012345789-ABC-654202405-101
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最后数据更新
LastDataUpdate
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从源系统最后一次刷新或提取数据的时间戳。 | ||
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描述
此属性指示从源系统进行最近一次数据提取的日期和时间。它提供了所分析数据时效性的背景。 了解最后一次数据更新时间对于用户了解其查看的是否为最新信息至关重要。它有助于管理对数据延迟的预期,并确保决策是基于已知账龄的数据做出的。
为何重要
它能告知分析人员数据的更新频率,确保他们在做决策时了解数据的时效性。
获取方式
此 timestamp 是在数据提取和加载 (ETL) 过程中生成并添加的。
示例
2024-05-21T02:00:00Z
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开始时间
EventTime
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表示活动发生时间的 timestamp。 | ||
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描述
此属性记录了系统中记录特定活动或事件的精确日期和时间。它为整个流程提供了时间维度的上下文。 timestamp 是任何基于时间的流程分析的基础。它们用于计算活动之间的时长、衡量 case 整体周期时间,并分析相对于 SLA 的表现。准确的 timestamp 对于识别瓶颈和了解流程延误至关重要。
为何重要
它提供了计算所有时长、周期时间和绩效指标所需的时序数据,是时间流程分析的基础。
获取方式
源自供应商账单记录及相关交易记录(如“创建日期”、“最后修改日期”或审批日期字段)中的日期字段或系统日志。
示例
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
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活动
ActivityName
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已执行的业务流程步骤名称。 | ||
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描述
此属性描述了发票处理生命周期中发生的具体操作,例如“创建供应商账单”或“已足额支付”。每个活动都代表流程中的一个不同节点。 活动是流程图的基石。分析这些活动的顺序和频率有助于了解实际流程流向,识别与标准程序的偏差,并找出常见的返工循环或低效步骤。
为何重要
它是流程图的核心,能够可视化并分析发票生命周期中的事件序列。
获取方式
派生自系统日志、供应商账单记录中的状态更改或系统历史记录中记录的特定用户操作。
示例
供应商账单已创建账单已批准已加入批量付款计划
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源系统
SourceSystem
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用于标识数据来源的系统。 | ||
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描述
此属性指定了生成事件数据的源应用程序,通常为“NetSuite”。 在拥有多个集成系统的环境中,此字段对于了解数据血缘和评估数据质量至关重要。它有助于区分发生在不同系统中的活动,对于构建端到端流程的整体视图非常重要。
为何重要
它提供了数据来源的上下文,这在多系统环境中对于故障排查和数据验证至关重要。
获取方式
这通常是在数据提取过程中添加的静态值(“NetSuite”)。
示例
NetSuite
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付款到期日
PaymentDueDate
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根据商定的付款条款,发票必须支付的最迟日期。 | ||
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描述
付款到期日是根据发票日期和协商的付款条款(如 Net 30)计算得出的。它是执行付款的首要截止日期。 该日期对于衡量准时付款率(供应商关系和财务状况的关键 KPI)至关重要。通过比较实际付款日期与到期日,企业可以追踪付款及时性,识别经常被逾期支付的供应商,并更有效地管理现金流。
为何重要
这是衡量准时付款绩效的基准,直接影响供应商关系并有助于避免逾期罚金。
获取方式
这是供应商账单记录上的“到期日”字段,通常根据“条款”字段自动计算。
示例
2023-05-152023-06-302023-07-01
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供应商名称
VendorName
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提交发票的供应商名称。 | ||
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描述
此属性识别与发票关联的供应商名称。供应商是采购到付款流程中的核心实体。 按供应商进行分析对于识别特定于供应商的问题至关重要。它有助于了解哪些供应商的审批时间最长、哪些发票返工最多,以及哪些最常被逾期支付。这种细分是供应商关系管理的基础。
为何重要
它支持对流程数据进行关键细分,以识别特定供应商的瓶颈、付款绩效和合规问题。
获取方式
源自供应商账单记录上的“供应商”字段,并关联到供应商主数据。
示例
办公用品有限公司全球技术服务创意营销代理机构
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发票状态
InvoiceStatus
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发票的当前处理状态。 | ||
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描述
此属性反映了供应商账单在其生命周期中的当前状态,如“待审批”或“已足额支付”。 状态提供了发票在任何给定时间点所处位置的快照。它被用于仪表板以监控当前的工作负载和吞吐量。分析状态转换也是流程挖掘的关键部分。
为何重要
提供发票进度的实时快照,支持工作负载管理和吞吐量分析。
获取方式
这是 NetSuite 中供应商账单记录上的“状态”字段。
示例
未结待审批已批准已全额支付
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发票金额
InvoiceAmount
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供应商发票的总金额。 | ||
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描述
此属性代表发票上注明的应付总额。它是每个 case 的关键财务指标。 发票金额用于多种分析,包括将发票按价值区间细分,以查看处理时间或审批路径是否存在差异。它对于财务报告以及分析付款延误的财务影响也至关重要。
为何重要
支持财务分析和基于价值的分段,有助于优先处理高价值发票并了解成本动因。
获取方式
这对应于 NetSuite 中供应商账单记录标题上的“总额”或“金额”字段。
示例
1500.75250.0012500.50
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审批人
Approver
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负责审批或拒绝发票的用户。 | ||
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描述
此属性识别执行发票审批步骤的员工或经理。在多层级工作流中,这可能会捕获最终审批人。 追踪审批人对于分析审批周期至关重要。通过展示哪些个人或部门的平均审批时间最长,它有助于识别流程中的瓶颈。此类信息可用于平衡工作负载或提供额外培训。
为何重要
有助于精准定位审批流程中的瓶颈,并按个人或部门分析绩效,从而实现针对性改进。
获取方式
源自与供应商账单交易相关的审批历史日志。这可能位于“系统说明”或自定义审批日志中。
示例
约翰·史密斯Jane Doe财务部负责人
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是否按时付款
IsPaidOnTime
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指示发票是否在到期日或之前支付的标记。 | ||
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描述
此计算出的布尔属性将“足额支付”活动的 timestamp 与“付款到期日”进行比较。如果付款准时,则为 true。 此属性直接支持“准时付款率”这一 KPI。它允许用户轻松过滤和分析逾期付款,以识别根本原因,如审批延迟或排程问题。
为何重要
直接衡量对付款条件的遵守情况,这对于供应商关系、避免罚款和财务规划至关重要。
获取方式
计算字段:如果最终付款活动的 timestamp 小于或等于“付款到期日 (PaymentDueDate)”,则为 TRUE。
示例
truefalse
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是否自动匹配
IsAutoMatched
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指示发票是否在无人工干预的情况下自动匹配到采购订单的标记。 | ||
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描述
此布尔属性表示系统是否能够根据预定义规则自动将发票与采购订单匹配。值为 true 表示无感匹配流程。 此属性是“发票自动匹配率”这一 KPI 的基础。高自动匹配率是流程高效的标志。分析该值为 false 的案例有助于识别匹配失败的原因以及自动化改进的机会。
为何重要
直接衡量发票匹配过程的自动化和效率水平,突出减少手工劳动的机会。
获取方式
这通常是一个派生属性。可以通过缺失“识别到匹配差异”活动,或检查账单是否由系统用户在极短时间内完成来推断。
示例
truefalse
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付款冻结原因
PaymentBlockReason
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已审批发票的付款被冻结的原因。 | ||
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描述
已获审批付款的发票仍可能因各种原因被设置付款冻结,例如供应商争议、收货质量问题或现金管理决策。此属性捕获冻结的具体原因。 分析付款冻结原因及其解决时间对于优化现金流和维持良好的供应商关系至关重要。它有助于识别导致发票在成功处理和审批后仍出现付款延迟的经常性问题。
为何重要
解释为什么已审批的发票未被支付,突出导致付款延迟的运营或财务问题。
获取方式
这通常通过供应商账单上的自定义“付款挂起”复选框以及相应的理由列表进行管理。
示例
供应商账户被冻结质量检查待定等待贷记通知单
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发票处理周期
InvoiceCycleTime
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从发票创建到足额支付所经过的总时间。 | ||
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描述
此计算指标衡量发票处理生命周期的端到端时长。通常计算为“创建供应商账单”与“足额支付”活动之间的时间差。 作为首要 KPI,平均周期时间提供了 AP 流程整体效率的衡量。按供应商细分该指标,有助于识别低效领域并追踪改进成效。
为何重要
衡量发票处理工作流的端到端效率,直接影响供应商关系和营运资金。
获取方式
基于每个 case(发票)的首个和最后一个事件的 timestamp 计算出的字段。
示例
25天4小时15 天 11 小时45天2小时
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子公司
Subsidiary
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组织内负责该发票的公司或法人实体。 | ||
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描述
在多实体组织中,子公司属性标识了供应商账单所属的法律实体。这是 NetSuite OneWorld 账户中的基本组织数据点。 按子公司分析流程可以对不同业务单位或地理位置的绩效进行比较。这有助于识别组织中哪些部分最高效,在哪里可以分享最佳实践,或者哪里存在特定的流程问题。
为何重要
支持在组织内的不同法律实体或业务部门之间进行绩效标杆分析。
获取方式
这是 NetSuite OneWorld 账户中所有交易记录上的标准“子公司”字段。
示例
美国西部欧洲、中东及非洲总部APAC Services
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已享受折扣
DiscountTaken
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指示是否成功获得可用的提前付款折扣的标记。 | ||
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描述
此计算出的布尔属性用于检查发票是否在“折扣日期”前支付。如果获取了折扣,则为 true。 此属性对于“早期付款折扣获取率”KPI 至关重要。它帮助财务部门量化错失的节约,并识别阻止其利用有利付款条款的流程瓶颈(如审批缓慢)。
为何重要
衡量流程在获取成本节约机会方面的有效性,直接影响公司的底线收益。
获取方式
计算字段:如果发票有“折扣日期 (DiscountDate)”且最终付款活动发生在核日期或之前,则为 TRUE。
示例
truefalse
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折扣日期
DiscountDate
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为获得早期付款折扣而必须支付发票的截止日期。 | ||
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描述
此属性指定了必须支付发票的截止日期,以利用供应商提供的早期付款折扣。 此日期对于计算“早期付款折扣获取率”这一 KPI 至关重要。追踪相对于此日期的表现可以让组织识别错失的节约机会,并优化其付款策略以最大化获取折扣,从而提升盈利能力。
为何重要
这是识别和获取早期付款折扣的关键日期,直接关系到成本节省和盈利能力。
获取方式
此日期派生自发票日期和“条款”字段。NetSuite 将其计算为“折扣日期”。
示例
2023-04-252023-05-10
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拒绝原因
RejectionReason
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发票在审批过程中被拒绝时提供的理由。 | ||
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描述
当审批人拒绝发票时,通常会提供原因,如“金额不正确”或“缺少 PO”。此属性捕获了该原因。 这些信息对于低效环节的根本原因分析至关重要。通过对拒绝原因进行分析,企业可以识别常见问题(例如特定供应商的问题),并采取纠正措施以减少返工和延误。
为何重要
直接洞察返工和流程失败的根本原因,帮助提高“一次性成功率”。
获取方式
这些数据通常在审批工作流的拒绝步骤中捕获在评论字段中,可能存储在“系统说明”中。
示例
数量错误重复发票与采购订单 (PO) 价格不匹配
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货币
Currency
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发票金额的币种。 | ||
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描述
此属性指定了发票的币种。这对于跨国经营的公司尤为重要。 币种为所有货币价值提供了必要的背景。在分析中,它确保财务数据得到正确解读,并在汇总不同区域的财务指标时进行准确的汇率换算。
为何重要
为所有财务金额提供必要的上下文,确保多币种环境下的财务分析准确无误。
获取方式
这是供应商账单记录上的“币种”字段,通常默认取自供应商主记录。
示例
美元EURGBP
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采购订单号
PurchaseOrderNumber
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与发票相关的采购订单标识符。 | ||
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描述
此属性将供应商发票连接到对应的采购订单 (PO)。发票可以是基于 PO 的,也可以是非 PO 的。 按 PO 分析可为发票匹配效率提供关键上下文。它有助于确定自动匹配与人工干预的比率,并识别发票与 PO 之间的差异。不匹配率高可能表明采购流程存在问题。
为何重要
将发票与采购流程关联,这对于分析发票匹配效率和三方匹配合规性至关重要。
获取方式
可在供应商账单 (Vendor Bill) 记录中找到,通常在明细行或链接到采购订单 (PO) 的标头字段中。
示例
PO-005678PO-005891不适用
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采购到付款 - 发票处理活动
| 活动 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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供应商付款已创建
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此活动标志着结算供应商账单的付款交易的创建。这是一个明确的事件,从与该账单关联的供应商付款记录中捕获。 | ||
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为何重要
代表付款的执行,是准时付款分析和现金流预测的关键步骤。这是流程结束前的核心里程碑。
获取方式
源自供应商付款交易记录的创建日期。付款记录在其“应用”子列表中会引用其正在支付的供应商账单。
捕获
供应商付款交易创建的 timestamp。
事件类型
explicit
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供应商账单已创建
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此活动标志着在 NetSuite 中创建供应商账单记录,这是发票处理旅程的起点。这从供应商账单记录的创建日期中捕获。 | ||
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为何重要
这是发票生命周期的主要开始事件。分析从此活动到其他活动的时间可以揭示总处理时长。
获取方式
源自供应商账单记录上的“创建日期”或交易日期字段。每张供应商账单都有唯一的内部 ID 和交易编号。
捕获
供应商账单交易创建的 timestamp。
事件类型
explicit
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账单已批准
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标志着供应商账单的最终审批,授权进行付款。这是一个关键里程碑,通常在系统的审批工作流中表现为状态明确变更为“已审批”。 | ||
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为何重要
这是一个阻断付款流程的关键里程碑。这里的延误是常见的瓶颈,追踪此活动对于管理付款及时性至关重要。
获取方式
从供应商账单的系统注释或审计线索中获取,特别是“审批状态”字段设置为“已批准”时的 timestamp。
捕获
账单审计追踪中状态变更为“已审批”的 timestamp。
事件类型
explicit
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账单已结清
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此活动表示供应商账单已足额支付。这是流程的成功终点,由账单本身的状态变更推断得出。 | ||
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为何重要
这是发票生命周期的主要“理想路径”结束事件。衡量到达此状态的总时间即可得出端到端周期时间。
获取方式
从供应商账单记录的系统注释或审计线索中推断,特别是状态变为“已结清 (Paid in Full)”时的 timestamp。
捕获
账单上状态变更为“已足额支付”的 timestamp。
事件类型
inferred
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账单已过账至总账
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此活动代表已审批的供应商账单影响总账的时刻。在标准 NetSuite 配置中,这在账单最终审批后自动发生。 | ||
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为何重要
这是一个关键财务控制点,确保负债得到正确确认。监控偏差(如过账前付款)对于合规性分析至关重要。
获取方式
供应商账单上的“过账”标志设为 true。timestamp 可以源自审批事件日期,因为过账通常与审批同步发生。
捕获
触发总账 (GL) 过账的最终审批操作的 timestamp。
事件类型
explicit
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已加入批量付款计划
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已审批发票被选中并加入付款批次。这是一个明确的操作,账单被添加到“供应商付款批次”或通过“支付账单”页面进行处理。 | ||
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为何重要
展示了从已确认负债到预期现金流出的转变。分析审批与排程之间的延迟可以揭示现金管理策略或付款运行流程中的低效。
获取方式
这可能很难作为一个单独的事件捕获,通常是付款流程的一部分。可以从包含该账单的付款批次记录的创建日期中推断。
捕获
引用该发票的付款批次记录的创建 timestamp。
事件类型
inferred
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已设置付款冻结
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已审批的发票被主动设置了付款冻结,导致无法支付。这通常通过勾选特定复选框或应用自定义“暂停 (Hold)”状态来推断。 | ||
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为何重要
此活动对于“付款冻结解决分析”仪表板至关重要。它能精准发现审批与付款就绪之间的延迟,这些延迟可能会损害供应商关系。
获取方式
通过供应商账单交易上的“付款冻结 (Payment Hold)”复选框或自定义状态字段的审计线索进行推断。
捕获
“付款冻结”或类似字段的变更事件 timestamp。
事件类型
inferred
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支付冻结已解除
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发票上的付款冻结被解除,使其重新获得付款资格。这通常通过取消勾选“付款挂起”或状态从“挂起”切换来推断。 | ||
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为何重要
衡量“设置付款冻结”与此活动之间的时长,可以揭示处理效率。它有助于找出冻结的常见原因并简化解除流程。
获取方式
通过供应商账单上“付款冻结 (Payment Hold)”复选框被取消勾选或自定义状态字段更新的审计线索进行推断。
捕获
“付款冻结”或类似字段被清除的变更事件 timestamp。
事件类型
inferred
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识别到匹配差异
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当账单应与采购订单匹配但未通过自动匹配规则时发生,需要人工审核。通常通过账单进入特定的“匹配挂起”状态来推断。 | ||
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为何重要
突出了导致手工返工的采购和收货流程中的低效环节。这直接支持“发票匹配效率”仪表板和“匹配差异返工率”KPI。
获取方式
从供应商账单的状态更改中推断(表示暂停或异常),或通过识别链接到采购订单且在审批前需要大量手工编辑的账单来推断。
捕获
状态变更为“挂起”或“不匹配”的 timestamp。可能需要分析自定义字段。
事件类型
inferred
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账单已发回返工
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当审批人或复核人将发票退回给发起人修改时发生。这通常由状态变更推断得出,例如账单在工作流中倒退,从“待审批”变回“待提交”。 | ||
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为何重要
识别显著延长处理时间并增加手工投入的返工循环。跟踪此项有助于发现错误的常见原因,如编码错误或数据录入失误。
获取方式
从供应商账单的系统注释或审计线索中推断,寻找状态回退或特定的“返工”状态。
捕获
指示工作流中步骤倒退的状态变更 timestamp。
事件类型
inferred
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账单已提交审批
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代表创建的供应商账单正式提交到审批工作流的节点。这通常由状态从“打开”或“待提交”变更为“待审批”来推断。 | ||
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为何重要
启动审批周期。衡量从该事件到“账单已批准”或“账单已拒绝”的时间,对于“发票审批周期时间分析”仪表板至关重要。
获取方式
从供应商账单记录的系统注释或审计线索中推断,特别是跟踪“审批状态”字段的变更。
捕获
账单审计追踪中状态变更为“待审批”的 timestamp。
事件类型
inferred
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账单已驳回
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供应商账单被审批人拒绝,并从活动队列中移除。这通过状态明确变更为“已拒绝”来捕获,通常代表一个终止状态,除非重新提交。 | ||
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为何重要
突出流程失败,如重复发票或错误的供应商信息。跟踪拒绝的频率和原因有助于提高首次准确率并减少无效劳动。
获取方式
从供应商账单的系统注释或审计线索中获取,记录“审批状态”字段设置为“已拒绝”时的 timestamp。
捕获
账单审计追踪中状态变更为“已拒绝”的 timestamp。
事件类型
explicit
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贷项通知单已应用
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代表将供应商贷项通知单应用于账单以冲抵欠款。这是从供应商贷项交易的应用记录中捕获的明确事件。 | ||
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为何重要
展示了不涉及直接现金支付的发票结案替代路径。频繁的贷项通知单可能表明原始订单准确性或供应商表现存在问题。
获取方式
源自将供应商贷记链接到供应商账单的申请记录。申请日期将作为事件 timestamp。
捕获
将供应商贷项交易应用于供应商账单的 timestamp。
事件类型
explicit
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错过提前付款折扣
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一个计算出的事件,表示具有提前付款条款的发票未在折扣窗口期内执行付款。该事件通过比较付款日期与折扣截止日期得出。 | ||
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为何重要
通过量化流失的节省额,直接支持“提前付款折扣捕获率”KPI。它帮助组织识别阻碍捕获折扣的流程或现金流问题。
获取方式
这是一个计算出的事件。它需要将应用的“供应商付款”日期与源“供应商账单”记录上的“折扣日期”字段进行比较。
捕获
比较供应商付款日期与供应商账单折扣日期。如果付款日期晚于折扣日期,则触发事件。
事件类型
calculated
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