Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Veri Template'iniz

NetSuite
Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Veri Template'iniz

Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Veri Template'iniz

Bu `template`, NetSuite içinde fatura işlemenizi analiz etmek için doğru `data`'yı toplamak için kapsamlı bir rehber sağlar. Gerekli `data` alanlarını, temel süreç adımlarını ve bu bilgileri etkili bir şekilde çıkarmak için rehberlik sunar. Bu `template`'i takip ederek, `event log`'unuzun eksiksiz ve güçlü `process mining` analizi için hazır olduğundan emin olabilirsiniz.
  • Toplanması Önerilen Nitelikler
  • Takip Edilmesi Gereken Temel Aktiviteler
  • NetSuite için veri çekme rehberliği
Event log'lara yeni mi başlıyorsunuz? Öğrenin Process Mining event log'u nasıl oluşturulur.

Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Öznitelikleri

Bunlar, kapsamlı Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - fatura işleme analizi için `event log`'unuza dahil etmeniz önerilen `data` alanlarıdır ve gerekli tüm bağlamın yakalanmasını sağlar.
5 Gerekli 7 Önerilen 8 İsteğe Bağlı
Ad Açıklama
Fatura Numarası
InvoiceNumber
Sistem içindeki bir tedarikçi faturası için benzersiz tanımlayıcı.
Açıklama

Fatura Numarası, tek bir tedarikçi faturasıyla ilgili tüm activity'leri ve event'leri oluşturulmasından nihai ödemesine kadar birbirine bağlayan birincil vaka tanımlayıcısı olarak hizmet eder. Bu öznitelik, her faturanın uçtan uca yolculuğunu takip etmek için çok önemlidir.

Süreç analizinde bu numara, sistemin bir faturanın tüm yaşam döngüsünü yeniden oluşturmasına olanak tanır. Tüm ilgili activity'leri bu ortak tanımlayıcı altında gruplayarak, analistler süreç akışını görselleştirebilir, döngü sürelerini ölçebilir ve bireysel faturaları etkileyen varyasyonları veya bottleneck'leri belirleyebilir.

Neden önemli

Her faturanın ödeme süreci boyunca yolculuğunu takip etmek ve eksiksiz bir vaka düzeyinde analiz yapmak için temel anahtardır.

Nereden alınır

Bu, NetSuite'teki Tedarikçi Faturası kaydındaki genellikle 'İşlem Kimliği' veya 'Fatura #' alanıdır.

Örnekler
INV-0012345789-ABC-654202405-101
Aktivite
ActivityName
Gerçekleştirilen iş süreci adımının adı.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura işleme yaşam döngüsü içinde meydana gelen belirli bir eylemi veya event'i tanımlar, örneğin 'Tedarikçi Faturası Oluşturuldu', 'Fatura Onaylandı' veya 'Fatura Tamamen Ödendi'. Her activity süreçte ayrı bir noktayı temsil eder.

Activity'ler, süreç haritasının yapı taşlarıdır. Bu activity'lerin sırasını ve sıklığını analiz etmek, gerçek süreç akışını anlamaya, standart prosedürden sapmaları belirlemeye ve yaygın yeniden işleme döngülerini veya verimsiz adımları tespit etmeye yardımcı olur.

Neden önemli

Fatura yaşam döngüsündeki olay dizisini görselleştirmeye ve analiz etmeye olanak tanıyarak süreç haritasının temelini oluşturur.

Nereden alınır

Sistem günlüklerinden, Vendor Bill kaydındaki durum değişikliklerinden veya sistem geçmişinde kaydedilen belirli kullanıcı eylemlerinden türetilir.

Örnekler
Satıcı Faturası OluşturulduFatura OnaylandıToplu Ödeme Planlandı
Başlangıç Zamanı
EventTime
Bir `activity`'nin ne zaman gerçekleştiğini gösteren `timestamp`.
Açıklama

Bu öznitelik, belirli bir activity veya event'in sisteme kaydedildiği kesin tarih ve zamanı yakalar. Tüm süreç için kronolojik bağlamı sağlar.

Timestamp'lar, zaman tabanlı herhangi bir süreç analizi için temeldir. Activity'ler arasındaki süreleri hesaplamak, genel vaka döngü sürelerini ölçmek ve hizmet seviyesi anlaşmalarına karşı performansı analiz etmek için kullanılırlar. Doğru timestamp'lar, bottleneck'leri belirlemek ve süreç gecikmelerini anlamak için çok önemlidir.

Neden önemli

Tüm süreleri, döngü sürelerini ve performans metriklerini hesaplamak için gerekli kronolojik verileri sağlayarak zamansal süreç analizinin temelini oluşturur.

Nereden alınır

Tedarikçi Faturası kaydındaki ve ilgili işlem kayıtlarındaki data alanlarından veya sistem log'larından (örneğin 'Oluşturulma Tarihi', 'Son Değiştirilme Tarihi' veya onay tarihi alanları) alınır.

Örnekler
2023-04-15T09:00:00Z2023-04-16T14:30:15Z2023-04-20T11:05:45Z
Kaynak Sistem
SourceSystem
`Verinin` kaynaklandığı sistemi tanımlar.
Açıklama

Bu öznitelik, event data'sının oluşturulduğu kaynak uygulamayı belirtir. Bu süreç için tipik olarak 'NetSuite' olacaktır.

Birden çok entegre sistemin bulunduğu ortamlarda, bu alan data soyunu anlamak ve data kalitesini değerlendirmek için çok önemlidir. Farklı sistemlerde meydana gelen activity'leri ayırt etmeye yardımcı olur ve uçtan uca sürecin bütünsel bir görünümünü oluşturmak için önemlidir.

Neden önemli

Verinin kaynağı hakkında bağlam sağlar; bu, çoklu sistem ortamlarında sorun giderme ve veri doğrulama için çok önemlidir.

Nereden alınır

Bu genellikle data çekme işlemi sırasında eklenen statik bir değerdir ('NetSuite').

Örnekler
NetSuite
Son Veri Güncellemesi
LastDataUpdate
Verilerin kaynak sistemden en son ne zaman yenilendiğini veya çıkarıldığını gösteren zaman damgası.
Açıklama

Bu öznitelik, kaynak sistemden yapılan en son data çekiminin tarihini ve saatini gösterir. Analiz edilen data'nın güncelliği hakkında bağlam sağlar.

Son data güncelleme zamanını bilmek, kullanıcıların en güncel bilgileri görüp görmediklerini anlamaları için esastır. Data gecikmesiyle ilgili beklentileri yönetmeye ve kararların bilinen yaşta data'ya dayalı olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Neden önemli

Analistleri verinin güncelliği hakkında bilgilendirerek karar verirken verinin zamanında olduğunu bilmelerini sağlar.

Nereden alınır

Bu timestamp, data çekme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve eklenir.

Örnekler
2024-05-21T02:00:00Z
Fatura Durumu
InvoiceStatus
Faturanın güncel işleme durumu.
Açıklama

Bu öznitelik, tedarikçi faturasının yaşam döngüsü içindeki mevcut durumunu yansıtır, örneğin 'Onay Bekliyor', 'Onaylandı', 'Tamamen Ödendi' veya 'Reddedildi'.

Durum, bir faturanın belirli bir zamanda süreçte nerede olduğuna dair bir anlık görüntü sağlar. Operasyonel dashboard'larda mevcut iş yükünü ve verimliliği izlemek için kullanılır. Durum geçişlerini analiz etmek, genellikle activity'leri tanımlamanın temelini oluşturduğu için process mining'in de önemli bir parçasıdır.

Neden önemli

Fatura ilerlemesinin gerçek zamanlı bir anlık görüntüsünü sağlayarak iş yükü yönetimini ve verimlilik analizini mümkün kılar.

Nereden alınır

Bu, NetSuite'teki Tedarikçi Faturası kaydındaki 'Durum' alanıdır.

Örnekler
AçıkOnay BekliyorOnaylandıTamamı Ödendi
Fatura Tutarı
InvoiceAmount
Tedarikçi faturasının toplam parasal değeri.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura üzerinde belirtilen, vergiler ve diğer ücretler dahil olmak üzere ödenmesi gereken toplam tutarı temsil eder. Her vaka için önemli bir finansal metriktir.

Fatura Tutarı, işlem sürelerinin veya onay yollarının farklılık gösterip göstermediğini görmek için faturaları değer bantlarına (örn. yüksek değerliye karşı düşük değerli) ayırmak dahil olmak üzere çeşitli analitik amaçlar için kullanılır. Ayrıca finansal raporlama, farklı aşamalardaki faturaların değerini hesaplama ve ödeme gecikmelerinin finansal etkisini analiz etme için de esastır.

Neden önemli

Yüksek değerli faturalara öncelik verilmesine ve maliyet faktörlerinin anlaşılmasına yardımcı olarak finansal analiz ve değere dayalı segmentasyona olanak tanır.

Nereden alınır

Bu, NetSuite'teki Tedarikçi Faturası kaydının başlığındaki 'Toplam' veya 'Tutar' alanına karşılık gelir.

Örnekler
1500.75250.0012500.50
Is Auto Matched
IsAutoMatched
Faturanın, manuel müdahale olmaksızın otomatik olarak bir satın alma siparişiyle eşleştirilip eşleştirilmediğini gösteren bir bayrak.
Açıklama

Bu boolean öznitelik, sistemin faturayı önceden tanımlanmış kurallar ve toleranslar temelinde bir satın alma siparişi ve mal makbuzuyla (üç yollu eşleştirme senaryosunda) otomatik olarak eşleştirip eşleştiremediğini gösterir. 'True' değeri, dokunmasız bir eşleştirme sürecini ifade eder.

Bu öznitelik, 'Fatura Otomatik Eşleştirme Oranı' KPI'ının temelini oluşturur. Yüksek bir otomatik eşleştirme oranı, yüksek verimli ve otomatik bir fatura işleme sisteminin önemli bir göstergesidir. Bunun 'false' olduğu durumları analiz etmek, eşleştirme hatalarının nedenlerini ve otomasyon iyileştirme fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli

Fatura eşleştirme sürecindeki otomasyon ve verimlilik seviyesini doğrudan ölçer, manuel çalışmayı azaltma fırsatlarını vurgular.

Nereden alınır

Bu genellikle türetilmiş bir özniteliktir. Bir 'Eşleştirme Tutarsızlığı Tespit Edildi' activity'sinin olmamasından veya faturanın bir sistem kullanıcısı tarafından çok kısa sürede oluşturulup onaylandığının kontrol edilmesinden çıkarılabilir.

Örnekler
truefalse
Onaylayan
Approver
Faturayı onaylamaktan veya reddetmekten sorumlu kullanıcı.
Açıklama

Bu öznitelik, bir fatura için onay adımını gerçekleştiren çalışanı veya yöneticinin kimliğini belirler. Birden çok onay seviyesi olan workflow'larda, bu en son veya nihai onaylayıcıyı yakalayabilir.

Onaylayıcıyı takip etmek, onay döngüsünü analiz etmek için çok önemlidir. Hangi bireylerin veya departmanların en uzun ortalama onay sürelerine sahip olduğunu göstererek onay sürecindeki bottleneck'leri belirlemeye yardımcı olur. Bu bilgi, iş yüklerini dengelemek veya ek eğitim sağlamak için kullanılabilir.

Neden önemli

Onay sürecindeki darboğazları belirlemeye ve bireysel veya departman bazında performansı analiz etmeye yardımcı olarak hedeflenen iyileştirmeleri mümkün kılar.

Nereden alınır

Tedarikçi Faturası işlemiyle ilişkili workflow veya onay geçmişi log'larından alınır. Bu, 'Sistem Notları'nda veya özel bir onay log'unda olabilir.

Örnekler
Can DemirAyşe YılmazFinans Departmanı Yöneticisi
Son Ödeme Tarihi
PaymentDueDate
Anlaşılan ödeme koşullarını karşılamak için faturanın ödenmesi gereken tarih.
Açıklama

Ödeme Vade Tarihi, fatura tarihine ve tedarikçiyle müzakere edilen ödeme koşullarına (örneğin Net 30, Net 60) göre hesaplanır. Ödeme gerçekleştirme için birincil son tarih olarak hizmet eder.

Bu tarih, tedarikçi ilişkileri ve finansal sağlık için önemli bir KPI olan zamanında ödeme performansını ölçmek için çok önemlidir. Gerçek ödeme tarihini vade tarihiyle karşılaştırarak, kuruluşlar ödeme zamanlamalarını takip edebilir, sürekli geç ödenen tedarikçileri belirleyebilir ve nakit akışını daha etkili bir şekilde yönetebilir.

Neden önemli

Zamanında ödeme performansını ölçmek için bir referans noktasıdır; bu, tedarikçi ilişkilerini doğrudan etkiler ve gecikme ücretlerinden kaçınmaya yardımcı olabilir.

Nereden alınır

Bu, Tedarikçi Faturası kaydındaki 'Vade Tarihi' alanıdır ve genellikle 'Koşullar' alanına göre otomatik olarak hesaplanır.

Örnekler
2023-05-152023-06-302023-07-01
Tedarikçi Adı
VendorName
Faturayı gönderen satıcının veya tedarikçinin adı.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura ile ilişkili tedarikçinin yasal adını tanımlar. Tedarikçi, Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) sürecinde önemli bir varlıktır.

Tedarikçiye göre süreci analiz etmek, belirli tedarikçiyle ilgili sorunları belirlemek için kritiktir. Hangi tedarikçilerin en uzun onay sürelerine sahip olduğu, hangilerinin en çok yeniden işleme gerektiren faturalar gönderdiği ve hangilerinin en sık geç ödendiği gibi sorulara yanıt vermeye yardımcı olur. Bu segmentasyon, tedarikçi ilişki yönetimi ve performans analizi için temeldir.

Neden önemli

Tedarikçiye özel darboğazları, ödeme performansını ve uyumluluk sorunlarını belirlemek için süreç verilerinin kritik segmentasyonunu sağlar.

Nereden alınır

Tedarikçi Faturası kaydındaki 'Tedarikçi' veya 'Sağlayıcı' alanından alınır, Tedarikçi ana data'sına bağlıdır.

Örnekler
Office Supplies Inc.Global Teknoloji HizmetleriYaratıcı ```Pazarlama Ajansı```
Zamanında Ödendi mi
IsPaidOnTime
Faturanın vade tarihinde veya öncesinde ödenip ödenmediğini gösteren bir bayrak.
Açıklama

Bu hesaplanmış boolean öznitelik, 'Fatura Tamamen Ödendi' activity'sinin timestamp'ini 'Ödeme Vade Tarihi' ile karşılaştırır. Ödeme zamanında yapıldıysa 'true', aksi takdirde 'false' değerini alır.

Bu öznitelik, finansal disiplin ve tedarikçi ilişkileri yönetimi için kritik bir ölçü olan 'Zamanında Ödeme Oranı' KPI'ını doğrudan destekler. Onay gecikmeleri veya ödeme çalışma planlaması sorunları gibi geç ödemelerin temel nedenlerini belirlemek için kolay filtreleme ve analiz sağlar.

Neden önemli

Tedarikçi ilişkileri, cezalardan kaçınma ve finansal planlama için kritik olan ödeme koşullarına uyumu doğrudan ölçer.

Nereden alınır

Hesaplanmış alan: Son ödeme etkinliğinin zaman damgası 'PaymentDueDate' değerinden küçük veya ona eşitse TRUE.

Örnekler
truefalse
Alınan İskonto
DiscountTaken
Mevcut bir erken ödeme indiriminin başarıyla kullanılıp kullanılmadığını gösteren bir bayrak.
Açıklama

Bu hesaplanmış boolean öznitelik, mevcut bir indirime sahip bir faturanın 'İndirim Tarihi'nde veya öncesinde ödenip ödenmediğini kontrol eder. İndirim yakalandıysa 'true', fırsat kaçırıldıysa 'false' değerini alır.

Bu öznitelik, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI'ı için esastır. Finans departmanlarının kaçırılan tasarrufları nicelleştirmesine ve yavaş onaylar gibi uygun ödeme koşullarından yararlanmalarını engelleyen süreç bottleneck'lerini belirlemesine yardımcı olur.

Neden önemli

Sürecin maliyet tasarrufu fırsatlarını yakalama etkinliğini ölçer, şirketin kar marjını doğrudan etkiler.

Nereden alınır

Hesaplanmış alan: Faturada bir 'DiscountDate' varsa ve son ödeme etkinliği bu tarihte veya öncesinde gerçekleştiyse TRUE.

Örnekler
truefalse
Bağlı Ortaklık
Subsidiary
Kuruluş içinde faturadan sorumlu şirket veya tüzel kişilik.
Açıklama

Çok kuruluşlu bir yapıda, Bağlı Kuruluş özniteliği (Subsidiary attribute), tedarikçi faturasının hangi tüzel kişiliğe ait olduğunu belirler. Bu, NetSuite OneWorld hesaplarında temel bir organizasyonel veri noktasıdır.

Süreci bağlı kuruluşa göre analiz etmek, farklı iş birimleri veya coğrafi konumlar arasında performans karşılaştırması yapılmasına olanak tanır. Kuruluşun hangi bölümlerinin en verimli olduğunu ve en iyi uygulamaların nerede paylaşılabileceğini veya belirli süreç sorunlarının nerede bulunduğunu belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli

Kuruluş içindeki farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasında performans karşılaştırmasına ve analizine olanak tanır.

Nereden alınır

Bu, bir NetSuite OneWorld hesabındaki tüm işlem kayıtlarındaki standart 'Yan Kuruluş' alanıdır.

Örnekler
ABD BatıEMEA Genel MerkeziAPAC Services
Fatura Döngü Süresi
InvoiceCycleTime
Faturanın oluşturulduğu andan tamamen ödendiği ana kadar geçen toplam süre.
Açıklama

Bu hesaplanmış metrik, fatura işleme yaşam döngüsünün uçtan uca süresini ölçer. Tipik olarak 'Tedarikçi Faturası Oluşturuldu' activity'si ile 'Fatura Tamamen Ödendi' activity'si arasındaki zaman farkı olarak hesaplanır.

Birincil bir KPI olarak, ortalama fatura döngü süresi, Borçlar Hesabı (AP) sürecinin genel verimliliğinin üst düzey bir ölçüsünü sağlar. Bu metriği, tedarikçiye veya bağlı kuruluşa göre bölümlere ayırarak analiz etmek, geniş verimsizlik alanlarını belirlemeye ve süreç iyileştirme girişimlerinin zaman içindeki etkisini takip etmeye yardımcı olur.

Neden önemli

Fatura işleme workflow'unun uçtan uca verimliliğini ölçer, tedarikçi ilişkilerini ve işletme sermayesini doğrudan etkiler.

Nereden alınır

Her bir olay (fatura) için ilk ve son olayların zaman damgalarına dayalı hesaplanmış alan.

Örnekler
25 gün 4 saat15 gün 11 saat45 gün 2 saat
İskonto Tarihi
DiscountDate
Erken ödeme indiriminden yararlanmak için faturanın ödenmesi gereken son tarih.
Açıklama

Bu öznitelik, fatura vadesindeki erken ödeme indirimlerinden yararlanmak için faturanın ödenmesi gereken tarihi belirtir (örneğin '2% 10, Net 30').

Bu tarih, 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI'ını hesaplamak için esastır. Bu tarihe göre performansı izlemek, kuruluşun kaçırılan tasarruf fırsatlarını belirlemesine ve yakalanan indirimleri maksimize etmek için ödeme stratejisini optimize etmesine olanak tanır; bu da karlılık üzerinde önemli bir olumlu etkiye sahip olabilir.

Neden önemli

Erken ödeme indirimlerini belirlemek ve yakalamak için önemli bir tarihtir, doğrudan maliyet tasarrufu ve karlılığı etkiler.

Nereden alınır

Bu tarih, fatura tarihinden ve Tedarikçi Faturası kaydındaki 'Koşullar' alanından türetilir. NetSuite bunu 'İndirim Tarihi' olarak hesaplar.

Örnekler
2023-04-252023-05-10
Ödeme Engeli Nedeni
PaymentBlockReason
Onaylanmış bir faturanın ödemesinin neden bloke edildiği.
Açıklama

Ödeme için onaylanmış bir fatura, tedarikçi anlaşmazlığı, alınan mallarla ilgili bir kalite sorunu veya nakit yönetimi kararı gibi çeşitli nedenlerle yine de ödeme blokajına tabi tutulabilir. Bu öznitelik, blokajın özel nedenini yakalar.

Ödeme blokajı nedenlerini ve çözüm sürelerini analiz etmek, nakit akışını optimize etmek ve iyi tedarikçi ilişkilerini sürdürmek için önemlidir. Fatura başarıyla işlenip onaylandıktan sonra bile ödeme gecikmelerine yol açan yinelenen sorunları belirlemeye yardımcı olur.

Neden önemli

Onaylanmış faturaların neden ödenmediğini açıklar, ödemeleri geciktiren operasyonel veya finansal sorunları vurgular.

Nereden alınır

Bu genellikle, Tedarikçi Faturası üzerinde özel bir 'Ödeme Bekletme' veya 'Ödeme Blokesi' onay kutusu ve ilgili bir neden listesi veya metin alanı aracılığıyla yönetilir.

Örnekler
Tedarikçi Hesabı BekletmedeKalite Kontrol BekleniyorAlacak Dekontu Bekleniyor
Para Birimi
Currency
Fatura tutarının para birimi.
Açıklama

Bu öznitelik, faturanın USD, EUR veya GBP gibi hangi para biriminde düzenlendiğini belirtir. Bu, özellikle birden fazla ülkede faaliyet gösteren şirketler için önemlidir.

Para birimi, tüm parasal değerler için temel bağlamı sağlar. Analizde, finansal data'nın doğru yorumlanmasını sağlar ve farklı bölgelerdeki finansal metrikleri toplarken uygun para birimi dönüşümüne olanak tanır.

Neden önemli

Tüm finansal tutarlar için gerekli bağlamı sağlayarak, çoklu para birimi ortamlarında doğru finansal analiz sağlar.

Nereden alınır

Bu, genellikle Tedarikçi ana kaydından varsayılan olarak gelen Tedarikçi Faturası kaydındaki 'Para Birimi' alanıdır.

Örnekler
USDEURGBP
Purchase Order Number
PurchaseOrderNumber
Fatura ile ilgili satın alma siparişinin tanımlayıcısı.
Açıklama

Bu öznitelik, bir tedarikçi faturasını mal veya hizmet tedarikini yetkilendiren ilgili satın alma siparişine (PO) bağlar. Faturalar PO destekli veya PO dışı olabilir.

PO'ya göre analiz yapmak, fatura eşleştirme verimliliği için önemli bağlam sağlar. Otomatik eşleştirme ile manuel müdahale oranını belirlemeye ve fatura, PO ve mal makbuzu arasındaki tutarsızlıkları belirlemeye yardımcı olur. Yüksek bir uyuşmazlık oranı, satın alma sürecindeki sorunları gösterebilir.

Neden önemli

Faturayı satın alma sürecine bağlar; bu, fatura eşleştirme verimliliğini ve üç yollu eşleştirme uyumluluğunu analiz etmek için esastır.

Nereden alınır

Vendor Bill kaydında, genellikle satır öğelerinde veya bir satın alma siparişiyle (PO) bağlantı kuran bir başlık alanında bulunur.

Örnekler
PO-005678PO-005891Uygulanamaz
Ret Nedeni
RejectionReason
Fatura onay süreci sırasında reddedildiğinde belirtilen neden.
Açıklama

Bir onaylayıcı bir faturayı reddettiğinde, genellikle reddetme nedenini belirtir, örneğin 'Yanlış Tutar', 'Yinelenen Fatura' veya 'Eksik PO'. Bu öznitelik bu nedeni yakalar.

Bu bilgi, süreç verimsizliklerinin temel neden analizleri için hayati öneme sahiptir. Reddetme nedenlerini kategorize ederek ve eğilimlerini izleyerek, kuruluşlar belirli tedarikçilerle ilgili sorunlar veya data giriş hataları gibi yaygın sorunları belirleyebilir ve yeniden işleme ve gecikmeleri azaltmak için düzeltici eylemler uygulayabilir.

Neden önemli

Yeniden işleme ve süreç hatalarının temel nedenleri hakkında doğrudan içgörü sağlayarak, ilk seferde doğru oranlarını iyileştirmeye yardımcı olur.

Nereden alınır

Bu data, bir onay workflow'unun reddetme adımında genellikle bir not veya yorum alanına yakalanır. 'Sistem Notları'nda veya özel bir alanda saklanabilir.

Örnekler
Yanlış miktarYinelenen faturaPO ile fiyat uyuşmazlığı
Gerekli Önerilen İsteğe Bağlı

Satın Almadan Ödemeye (Purchase to Pay) - Fatura İşleme Activity'leri

Bunlar, doğru süreç keşfi ve fatura `workflow`'unuzdaki `bottleneck`'leri belirlemek için `event log`'unuza yakalamanız gereken temel süreç adımları ve aşamalarıdır.
5 Önerilen 9 İsteğe Bağlı
Aktivite Açıklama
Fatura Genel Muhasebeye (GL) Kaydedildi
Bu `activity`, onaylanmış tedarikçi faturasının genel muhasebeyi etkilediği anı temsil eder. Standart NetSuite yapılandırmalarında bu, faturanın nihai onaylanması üzerine otomatik olarak gerçekleşir.
Neden önemli

Bu, yükümlülüklerin doğru bir şekilde tanınmasını sağlayan önemli bir finansal kontrol noktasıdır. Kayıt öncesi yapılan ödemeler gibi sapmaları izlemek, uyumluluk analizi için kritiktir.

Nereden alınır

Tedarikçi Faturası üzerindeki 'Kaydetme' bayrağı doğru olarak ayarlanmıştır. Timestamp, onay event tarihinden alınabilir, çünkü kaydetme genellikle onayla eş zamanlıdır.

Yakala

Genel muhasebe kaydını tetikleyen son onay eyleminin timestamp'i.

Event tipi explicit
Fatura Onaylandı
Tedarikçi faturasının son onayını işaretleyerek ödeme yetkisi verir. Bu önemli bir aşamadır ve genellikle sistemin onay `workflow`'unda 'Onaylandı' durumuna açık bir değişiklik olarak kaydedilir.
Neden önemli

Bu, ödeme sürecini belirleyen kritik bir aşamadır. Buradaki gecikmeler yaygın bir bottleneck'tir ve bu activity'yi takip etmek, ödeme zamanlamasını ve nakit akışını yönetmek için esastır.

Nereden alınır

Vendor Bill için sistem notlarından veya denetim izinden, özellikle 'Approval Status' alanı 'Approved' olarak ayarlandığında zaman damgasını yakalar.

Yakala

Tedarikçi Faturası'nın denetim izinde 'Onaylandı' durumuna geçiş timestamp'i.

Event tipi explicit
Fatura Tamamen Ödendi
Bu `activity`, tedarikçi faturasının tamamen ödendiğini ve durumunun buna göre güncellendiğini gösterir. Bu, faturanın kendi üzerindeki bir durum değişikliğinden çıkarılan sürecin başarılı bir şekilde tamamlanmasıdır.
Neden önemli

Bu, fatura yaşam döngüsü için birincil 'mutlu yol' bitiş event'idir. Bu duruma ulaşmak için geçen toplam süreyi ölçmek, süreç için uçtan uca döngü süresini sağlar.

Nereden alınır

Vendor Bill kaydındaki sistem notlarından veya denetim izinden, özellikle durum 'Paid in Full' olarak değiştiğinde zaman damgasından çıkarılır.

Yakala

Tedarikçi Faturası üzerinde 'Tamamen Ödendi' durumuna geçiş timestamp'i.

Event tipi inferred
Satıcı Faturası Oluşturuldu
Bu `activity`, NetSuite'te bir tedarikçi faturası kaydının oluşturulmasını işaretler ve fatura işleme yolculuğunun başlangıç noktası olarak hizmet eder. Bu, Tedarikçi Faturası işlem kaydının oluşturulma tarihinden alınır.
Neden önemli

Bu, fatura yaşam döngüsü için birincil başlangıç event'idir. Bu activity'den diğerlerine kadar geçen süreyi analiz etmek, toplam işlem süresini ortaya çıkarır ve ilk data girişi gecikmelerini vurgular.

Nereden alınır

Vendor Bill kaydındaki 'Date Created' veya işlem tarihi alanından alınır. Her Vendor Bill'in benzersiz bir dahili ID'si ve işlem numarası vardır.

Yakala

Tedarikçi Faturası işlemi oluşturulma timestamp'i.

Event tipi explicit
Tedarikçi Ödemesi Oluşturuldu
Bu `activity`, tedarikçi faturasını ödeyen ödeme işleminin oluşturulmasını işaretler. Bu, faturaya bağlı bir Tedarikçi Ödeme kaydının oluşturulmasından yakalanan açık bir `event`'tir.
Neden önemli

Ödemenin gerçekleştirilmesini temsil eder; bu, zamanında ödeme analizi ve nakit akışı tahmini için kritik bir adımdır. Süreç sonundan önce önemli bir aşamadır.

Nereden alınır

Tedarikçi Ödeme işlem kaydının oluşturulma tarihinden alınır. Ödeme kaydının 'Uygula' alt listesinde ödediği Vendor Bill'e bir referansı olacaktır.

Yakala

Tedarikçi Ödeme işlemi oluşturulma timestamp'i.

Event tipi explicit
Erken Ödeme İndirimi Kaçırıldı
Mevcut erken ödeme koşullarına sahip bir faturanın ödemesinin iskonto süresi içinde yapılmadığını gösteren hesaplanmış bir olaydır. Bu olay, ödeme tarihinin iskonto vade tarihiyle karşılaştırılmasıyla türetilir.
Neden önemli

Kaybedilen tasarrufları nicelendirerek 'Erken Ödeme İndirimi Yakalama Oranı' KPI'sını doğrudan destekler. Kuruluşların indirimleri yakalamalarını engelleyen süreç veya nakit akışı sorunlarını belirlemesine yardımcı olur.

Nereden alınır

Bu hesaplanmış bir event'tir. Uygulanan Tedarikçi Ödeme işleminin 'Tarihi'ni, kaynak Tedarikçi Faturası kaydındaki 'İndirim Tarihi' alanı ile karşılaştırmayı gerektirir.

Yakala

Tedarikçi Ödeme tarihini Tedarikçi Faturası iskonto tarihiyle karşılaştırın. Ödeme tarihi > iskonto tarihi ise, olay gerçekleşir.

Event tipi calculated
Eşleştirme Tutarsızlığı Tespit Edildi
Bir satın alma siparişiyle eşleşmesi gereken bir faturanın otomatik eşleştirme kurallarını geçememesi ve manuel inceleme gerektirmesi durumunda bu `activity` meydana gelir. Genellikle faturanın belirli bir 'Eşleştirme Bekletme' veya 'Tutarsızlık' durumuna girmesiyle çıkarılır.
Neden önemli

Manuel yeniden çalışmaya yol açan tedarik ve teslim alma süreçlerindeki verimsizlikleri vurgular. Bu, 'Fatura Eşleştirme Verimliliği' dashboard'unu ve 'Eşleştirme Tutarsızlığı Yeniden İşleme Oranı' KPI'sını doğrudan destekler.

Nereden alınır

Vendor Bill'de bir bekletme veya istisna gösteren bir durum değişikliğinden veya onaydan önce önemli manuel düzenlemeler gerektiren bir satın alma siparişine (PO) bağlı faturaları belirleyerek çıkarılır.

Yakala

'Bekletme' veya 'uyuşmazlık' durumuna geçiş timestamp'i. Özel alanların veya workflow'ların analizini gerektirebilir.

Event tipi inferred
Fatura Onay İçin Gönderildi
Oluşturulan tedarikçi faturasının resmi olarak bir onay `workflow`'una sunulduğu noktayı temsil eder. Bu genellikle faturanın durumunun 'Açık' veya 'Gönderim Bekliyor'dan 'Onay Bekliyor'a değişmesinden çıkarılır.
Neden önemli

Onay döngüsünü başlatır. Bu olaydan 'Fatura Onaylandı' veya 'Fatura Reddedildi' olayına kadar geçen süreyi ölçmek, Fatura Onay Döngüsü Süresi Analizi dashboard'u için kritik öneme sahiptir.

Nereden alınır

Vendor Bill kaydındaki sistem notlarından veya denetim izinden, özellikle 'Approval Status' alanındaki değişiklikler izlenerek çıkarılır.

Yakala

Tedarikçi Faturası'nın denetim izinde 'Onay Bekliyor' durumuna geçiş timestamp'i.

Event tipi inferred
Fatura Reddedildi
Tedarikçi faturası bir onaylayıcı tarafından reddedilir ve aktif işleme kuyruğundan kaldırılır. Bu, 'Reddedildi' durumuna açık bir değişiklikten yakalanır ve genellikle yeniden gönderilmediği sürece terminal bir durumu temsil eder.
Neden önemli

Yinelenen faturalar veya yanlış tedarikçi bilgileri gibi süreç hatalarını vurgular. Reddetme sıklığını ve nedenlerini takip etmek, ilk seferdeki doğruluğu artırmaya ve boşa harcanan çabayı azaltmaya yardımcı olur.

Nereden alınır

Vendor Bill için sistem notlarından veya denetim izinden yakalanır, 'Approval Status' alanı 'Rejected' olarak ayarlandığında zaman damgasını kaydeder.

Yakala

Tedarikçi Faturası'nın denetim izinde 'Reddedildi' durumuna geçiş timestamp'i.

Event tipi explicit
Fatura Yeniden İşleme İçin Gönderildi
Bir onaylayıcının veya inceleyicinin faturayı düzeltme için başlangıç sahibine geri göndermesi durumunda meydana gelir. Bu, faturayı `workflow`'da geriye doğru hareket ettiren bir durum değişikliğinden (örneğin 'Onay Bekliyor'dan 'Gönderim Bekliyor'a) çıkarılır.
Neden önemli

İşlem sürelerini önemli ölçüde uzatan ve manuel çabayı artıran yeniden işleme döngülerini belirler. Bunun takip edilmesi, yanlış kodlama veya veri girişi hataları gibi yaygın hata nedenlerini tespit etmeye yardımcı olur.

Nereden alınır

Vendor Bill üzerindeki sistem notlarından veya denetim izinden, bir durum gerilemesi veya belirli bir 'Yeniden İşleme' durumu aranarak çıkarılır.

Yakala

Onay workflow'unda geriye doğru bir adımı gösteren durum değişikliği timestamp'i.

Event tipi inferred
Kredi Notu Uygulandı
Bir tedarikçi alacak dekontunun bir faturaya uygulanarak borç miktarını azaltmasını temsil eder. Bu, Tedarikçi Alacak işlemi uygulama kaydından yakalanan açık bir `event`'tir.
Neden önemli

Doğrudan nakit ödeme içermeyen bir faturayı çözmek için alternatif bir yol gösterir. Sık kredi notları, ilk sipariş doğruluğu veya tedarikçi performansı ile ilgili sorunları gösterebilir.

Nereden alınır

Bir Tedarikçi Kredisini bir Vendor Bill'e bağlayan uygulama kaydından alınır. Uygulama tarihi, olay zaman damgası olarak hizmet eder.

Yakala

Bir Tedarikçi Kredi işleminin Tedarikçi Faturasına uygulanma timestamp'i.

Event tipi explicit
Ödeme Engeli Konuldu
Onaylanmış bir faturaya, ödenmesini engelleyen aktif bir ödeme blokajı konulmasıdır. Bu durum genellikle belirli bir onay kutusunun işaretlenmesinden veya özel bir 'Bekletme' durumunun uygulanmasından anlaşılır.
Neden önemli

Bu activity, 'Ödeme Blokesi Çözümleme Analizi' dashboard'u için çok önemlidir. Onay ve ödeme hazırlığı arasındaki gecikmeleri belirler, bu da tedarikçi ilişkilerine zarar verebilir.

Nereden alınır

Vendor Bill işlemindeki 'Payment Hold' onay kutusu veya özel bir durum alanı için denetim izinden çıkarılır.

Yakala

'Ödeme Bekletme' veya benzeri bir alan için değişiklik event'inin timestamp'i.

Event tipi inferred
Ödeme Engellemesi Serbest Bırakıldı
Bir fatura üzerindeki ödeme blokesi kaldırılır ve fatura tekrar ödemeye uygun hale gelir. Bu, 'Ödeme Bekletme' onay kutusunun temizlenmesinden veya 'Bekletme' durumundan uzaklaşan bir durum değişikliğinden çıkarılır.
Neden önemli

'Ödeme Blokesi Uygulandı' ve bu activity arasındaki süreyi ölçmek, çözüm sürecinin verimliliğini ortaya koyar. Bloke nedenlerini belirlemeye ve bunların kaldırılmasını kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Nereden alınır

Vendor Bill'de 'Payment Hold' onay kutusunun işaretinin kaldırılması veya özel bir durum alanının güncellenmesi için denetim izinden çıkarılır.

Yakala

'Ödeme Bekletme' veya benzeri bir alanın temizlenmesi event'inin timestamp'i.

Event tipi inferred
Toplu Ödeme Planlandı
Onaylanan fatura seçilir ve gelecekteki bir ödeme partisine dahil edilir. Bu, faturaların bir Tedarikçi Ödeme Partisine eklendiği veya 'Faturaları Öde' sayfası aracılığıyla işlendiği açık bir eylemdir.
Neden önemli

Onaylanmış bir yükümlülükten amaçlanan nakit çıkışına geçişi gösterir. Onay ve planlama arasındaki gecikmeleri analiz etmek, nakit yönetimi stratejilerini veya ödeme akışı sürecindeki verimsizlikleri ortaya çıkarabilir.

Nereden alınır

Bu, ayrı bir event olarak yakalanması zor olabilir. Genellikle ödeme oluşturma sürecinin bir parçasıdır. Faturayı içeren bir ödeme partisi kaydının oluşturulma tarihinden çıkarılabilir.

Yakala

Faturayı referans alan bir ödeme toplu iş kaydının oluşturulma zaman damgası.

Event tipi inferred
Önerilen İsteğe Bağlı

Veri Çekim Kılavuzları

Data'nızı NetSuite'ten Nasıl Alırsınız?