Satın Almadan Ödemeye - Fatura İşleme Veri Template'iniz

Aktivite Adı, fatura işleme yolculuğundaki tek bir adımı veya kilometre taşını tanımlar. Örnekler arasında 'Fatura Alındı', 'Fatura Onay İçin Gönderildi', 'Ödeme Bloğu Uygulandı' ve 'Ödeme Gerçekleştirildi' yer alır. Bu nitelik, zaman içinde faturaya ne olduğunu özetleyerek sürecin anlatımını sağlar.

Process Mining'de bu nitelik, workflow'u görsel olarak temsil eden süreç haritasını oluşturmak için kullanılır. Bu aktivitelerin sırasını, sıklığını ve yollarını analiz etmek, yaygın süreç akışlarını, sapmaları, darboğazları ve yeniden işleme döngülerini belirlemeye yardımcı olur. Aktivite adlarının kalitesi ve ayrıntı düzeyi, anlamlı ve uygulanabilir bir süreç analizi oluşturmak için kritiktir.

Bu nitelik, süreçteki adımları tanımlayarak süreç haritasının omurgasını oluşturur ve akışla ilgili tüm analizleri mümkün kılar.

Bu bilgi genellikle kaynak sistemdeki durum değişikliği log'larından, event tablolarından veya işlem kodlarından türetilir.

Fatura Numarası, bir tedarikçi tarafından bir faturaya atanan benzersiz alfasayısal koddur. Process Mining'de bu nitelik, genellikle Case ID olarak hizmet ederek, her faturanın alındığı andan ödendiği ana kadar olan yolculuğunu benzersiz bir şekilde tanımladığı için temel olarak önemlidir.

Fatura Numarası'nı Case ID olarak kullanarak, 'Fatura Alındı', 'Fatura Onaylandı' ve 'Ödeme Gerçekleştirildi' gibi tüm ilgili aktiviteler, o belirli fatura için uçtan uca süreci yeniden yapılandırmak üzere bir araya getirilebilir. Bu, her bir durum için döngü sürelerinin, yolların ve sapmaların ayrıntılı analizine olanak tanır ve tüm süreç analizinin temelini oluşturur.

Tüm ilgili Event'leri birbirine bağlayan temel Case Identifier'dır, böylece tek bir faturanın uçtan uca yaşam döngüsünü izlemek mümkün hale gelir.

Bu, genellikle bir fatura işlem tablosunun başlığında bulunan birincil bir alandır.

Event Time veya Start Time, bir iş aktivitesinin gerçekleştiği tam tarihi ve saati kaydeder. 'Fatura Alındı'dan 'Ödeme Gerçekleştirildi'ye kadar süreçteki her aktivitenin ilişkili bir zaman damgası vardır. Bu kronolojik bilgi, olayları sıralamak ve süreleri hesaplamak için esastır.

Bu nitelik, her bir case için süreç akışını oluşturmak üzere olayları kronolojik olarak sıralamak için kullanılır. Aktiviteler arasındaki döngü sürelerini hesaplama, zaman kaybının yaşandığı darboğazları belirleme ve hizmet seviyesi anlaşmalarına karşı performansı izleme dahil olmak üzere tüm zaman tabanlı analizlerin temelidir. Doğru ve hassas zaman damgaları, herhangi bir Process Mining analizinin güvenilirliği için kritiktir.

Olayların kronolojik sırasını sağlar ve döngü süresi gibi tüm performans ve süre tabanlı hesaplamaların temelini oluşturur.

Bu genellikle event log'larında veya her işlem veya durum değişikliğiyle ilişkili bir 'Oluşturma Tarihi' veya 'Giriş Tarihi' alanı olarak bulunur.

Kaynak Sistem niteliği, fatura işleme event'inin kaydedildiği uygulamayı veya platformu tanımlar. Karmaşık BT ortamlarında, bir faturanın yolculuğu bir tarama çözümü, bir workflow aracı ve bir ERP sistemi gibi birden fazla sistemi kapsayabilir.

Kaynak sistemi anlamak, veri için bağlam sağlar ve veri kalitesi sorunlarını gidermeye yardımcı olur. Ayrıca, sistem sınırlarını aşan süreçlerin analizine olanak tanır, farklı uygulamalar arasındaki geçişlerden kaynaklanan potansiyel entegrasyon zorluklarını veya gecikmeleri vurgular. Bu, eski ve modern sistemlerden veri birleştirirken özellikle faydalı olabilir.

Veri kökeni hakkında bağlam sağlar, bu da veri doğrulama ve birden çok BT sistemini kapsayan süreçleri analiz etmek için çok önemlidir.

Bu genellikle veri çıkarılırken eklenen statik bir değer veya sistem log'larında bulunan, uygulama adını veya kimliğini gösteren bir alandır.

Bu nitelik, verilerin en son ne zaman ayıklandığını veya yenilendiğini kaydeder. Analiz edilen data setinin güncelliğini gösteren bir meta field olarak hizmet eder.

Süreç haritasını çizmede doğrudan kullanılmasa da, bu bilgi analizin zamanlamasını anlamak için kritik öneme sahiptir. Kullanıcıların gerçek zamanlı data'ya mı yoksa belirli bir zaman noktasından alınmış bir anlık görüntüye mi baktıklarını bilmelerine yardımcı olur, bu da bilinçli operasyonel kararlar almak için hayati önem taşır. Ayrıca data pipeline'ının sağlığını ve sıklığını izlemek için de önemlidir.

Verinin güncelliğini gösterir ve kullanıcıların süreç analizinin ne kadar yeni olduğunu anlamalarını sağlar.

Bu zaman damgası tipik olarak veri çekme, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve veri kümesine eklenir.

End Time niteliği, bir süreç adımının sona erdiği anı kaydeder. Process Mining'de temel bir metrik olan aktivitelerin süresini doğru bir şekilde hesaplamak için kritiktir. Start Time ve End Time'ı karşılaştırarak analistler, her adımın ne kadar sürdüğünü ölçebilir, darboğazları ve verimlilik iyileştirme alanlarını belirleyebilir.

Analizde, End Time, bireysel aktiviteler ve tüm süreç segmentleri için döngü sürelerini hesaplamak için kullanılır. Örneğin, 'Fatura Onayı' adımının süresi, 'Fatura Onaylandı' aktivitesinin End Time'ından Start Time'ı çıkarılarak belirlenebilir. Bu veri, performans Dashboard'ları oluşturmaya, kıyaslamalar yapmaya ve süreç değişikliklerinin etkisini izlemeye yardımcı olur.

Aktivite sürelerinin hassas bir şekilde hesaplanmasını sağlar, bu da darboğazların belirlenmesi ve işleme verimliliğinin ölçülmesi için esastır.

Sistem kayıtlarında veya işlem verilerinde bulunur; genellikle 'Tamamlanma Tarihi', 'Değişiklik Tarihi' veya aktivite tamamlanması için ayrı bir zaman damgası alanı olarak.

Bu nitelik, bir faturanın ilerlemesinin neden durduğunu, ister onay workflow'u sırasında bir ret ister onaydan sonra bir ödeme blokesi yoluyla olsun, özel nedeni yakalar. Nedenler 'Yanlış Miktar' ve 'Fiyat Uyuşmazlığı'ndan 'Eksik Satın Alma Siparişi Numarası' veya 'Mükerrer Fatura'ya kadar değişebilir.

Bu, kök neden analizi için en önemli niteliklerden biridir. Farklı nedenlerin sıklığını analiz ederek, kuruluşlar fatura sürecindeki en yaygın sürtünme ve verimsizlik kaynaklarını belirleyebilirler. Bu veriye dayalı içgörü, tedarikçilerle iletişimi iyileştirme, satın alma siparişi uyumluluğunu artırma veya personele daha iyi eğitim sağlama gibi temel sorunları ele almalarına olanak tanır.

Bu, işlem gecikmeleri, yeniden işleme ve verimsizliklerin en yaygın nedenlerini belirlemeye yardımcı olan kök neden analizi için çok önemlidir.

Bu bilgi, fatura işlem verilerinde veya ilişkili onay log'larında belirli 'Neden Kodu' veya 'Bekletme Nedeni' alanlarında bulunur.

Bu nitelik, Fatura Tutarı'nın hangi para biriminden olduğunu belirtir. Uluslararası faaliyet gösteren ve farklı ülkelerden tedarikçilerle çalışan kuruluşlar için hayati öneme sahiptir. Genellikle ISO 4217 standardını takip eden para birimi kodu, finansal verilerin doğru yorumlanmasını sağlar.

Analizde, Fatura Para Birimi, bölgesel veya ülkeye özgü görünümler için verileri segmentlere ayırmak için kullanılır. Tutarların doğru bir şekilde toplanmasını sağlamak için finansal raporlama açısından kritik öneme sahiptir, bu da genellikle standart bir raporlama para birimine dönüştürme gerektirir. Para birimine göre süreç varyasyonlarını analiz etmek, uluslararası ödemeler veya döviz yönetimi ile ilgili karmaşıklıkları da ortaya çıkarabilir.

Fatura tutarları için gerekli bağlamı sağlar, küresel operasyonlar için doğru finansal analiz ve segmentasyona olanak tanır.

Bu, bir fatura işlem tablosunun başlığında bulunan standart bir alandır.

Fatura Tutarı, tüm kalemleri, vergileri ve ücretleri içeren faturanın toplam değerini temsil eder. Her bir durumun parasal önemini tanımlayan temel bir finansal niteliktir. Süreç üzerindeki etkisini anlamak için genellikle diğer niteliklerle birlikte analiz edilir.

Bu nitelik, finansal analiz ve önceliklendirme için kritiktir. Analistler, faturaları tutarlarına göre filtreleyerek, yüksek değerli faturaların farklı, daha katı bir onay yolunu izleyip izlemediğini veya gecikmelere daha yatkın olup olmadığını araştırabilirler. Ayrıca, toplam fatura işlem hacmi değerini izleyen Dashboard'lar ve indirim yakalama ile ilgili KPI'lar için de hayati öneme sahiptir; burada potansiyel tasarruflar fatura tutarının bir yüzdesidir.

Finansal etki analizi, yüksek değerli faturaların önceliklendirilmesini sağlar ve fatura değerinin işlem süresini veya yolunu etkileyip etkilemediğini belirlemeye yardımcı olur.

Bu, bir fatura işlem tablosunun başlığında bulunan standart bir alandır.

Kullanıcı niteliği, fatura işleme workflow'unda belirli bir adımı yürütmekten sorumlu kişiyi veya otomatik sistemi tanımlar. Bu, faturayı giren bir muhasebe görevlisi, faturayı onaylayan bir yönetici veya bir eşleştirme görevi gerçekleştiren otomatik bir bot olabilir.

Kullanıcıya göre veri analizi, iş yükü dağılımını, bireysel performansı anlamak ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için çok önemlidir. Süreç haritasını farklı ekiplerin veya bireylerin faturaları nasıl işlediğini görmek için filtrelemeye olanak tanır, workflow'larındaki varyasyonları ortaya çıkarır. Bu analiz, en iyi performansı gösterenleri ortaya çıkarabilir, yönlendirme sorunlarını vurgulayabilir veya şirket prosedürleri hakkında ek destek veya eğitime ihtiyaç duyan kullanıcıları belirleyebilir.

Farklı ekipler veya bireyler arasındaki iş yükü dağılımını, kullanıcı performansını ve süreç varyasyonlarını analiz etmeye yardımcı olur.

Bu bilgi genellikle işlem detaylarında bulunur, sıklıkla 'Kullanıcı Adı', 'Giren Kişi', 'Değiştiren Kişi' veya 'Onaylayan' olarak etiketlenir.

Ödeme Vadesi, fatura tarihine ve üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre hesaplanan kritik bir tarihtir. Tedarikçi ile iyi ilişkileri sürdürmek ve geç ödeme cezalarından kaçınmak için tedarikçiye ödeme yapma son tarihini temsil eder.

Bu nitelik, zamanında ödemelerle ilgili performans izleme için temeldir. Zamanında Ödeme Oranı gibi KPI'ları hesaplamak ve vadesi geçme riski taşıyan faturaları belirlemek için kullanılır. Fatura onay tarihi ile ödeme vadesi arasındaki farkı analiz etmek, nihai ödeme planlaması ve yürütme adımlarının verimliliğini değerlendirmeye yardımcı olur.

Zamanında ödeme performansını ölçmek ve geç ödemelerin nedenlerini analiz etmek için esastır.

Bu tarih genellikle fatura işlem detaylarında bulunur. Doğrudan girilebilir veya fatura tarihi ve ödeme koşullarından türetilebilir.

Bu nitelik, faturayı düzenleyen harici tarafın adını yakalar. Finansal işlemi belirli bir tedarikçi ilişkisine bağlayarak kritik bağlam sağlar. Tutarlı ve temiz tedarikçi verisi, doğru raporlama ve analiz için hayati öneme sahiptir.

Process Mining'de, Tedarikçi Adı segmentasyon için önemli bir boyuttur. Analistler, süreci yüksek hacimli veya sorunlu tedarikçiler için fatura işlemeyi incelemek üzere filtreleyebilirler. Bu, sık sık hatalı faturalar göndererek gecikmelere ve yeniden işlemeye yol açan tedarikçileri belirlemeye yardımcı olur. Ayrıca, tedarikçi performans yönetimi ve tercihli tedarikçi programları için fırsatları belirleme gibi stratejik girişimleri de destekler.

Süreci tedarikçiye göre performansı analiz etmek üzere segmentlere ayırmayı sağlar; bu da tedarikçi yönetimi ve sorunlu faturaların kaynaklarını belirlemek için anahtardır.

Bu, genellikle fatura başlık verilerinde, bir tedarikçi kimliğine dayalı olarak bir tedarikçi ana data tablosundan bağlantılı olarak bulunur.

Fatura Durumu, veri çıkarma anında bir faturanın yaşam döngüsünde nerede olduğuna dair bir anlık görüntü sunar. Yaygın durumlar arasında 'İşlemde', 'Onaylandı', 'Ödendi', 'Reddedildi' veya 'Engellendi' bulunur. Bu nitelik, faturanın mevcut durumu hakkında üst düzey bir genel bakış sağlar.

Process Mining tam yolculuğu yeniden yapılandırırken, mevcut durum aktif iş yükünü izleyen operasyonel Dashboard'lar için değerlidir. Yöneticilerin her aşamadaki fatura hacmini, örneğin kaç tanesinin onay beklediğini veya engellendiğini anlamalarına yardımcı olur. Bu, darboğazları ve gecikmeleri önlemek için fatura pipeline'ının proaktif yönetimini sağlar.

Mevcut iş yükünün anlık görüntüsünü sağlar, 'Onay Bekliyor' veya 'Engellendi' gibi farklı aşamalardaki fatura hacimlerini izlemeye yardımcı olur.

Bu genellikle fatura başlık tablosunda, faturanın yaşam döngüsü boyunca ilerledikçe güncellenen bir durum alanıdır.

Fatura Tarihi, tedarikçi tarafından fatura belgesi üzerinde sağlanan tarihtir. Tedarikçinin bakış açısından ödeme yaşam döngüsünün resmi başlangıcını işaret eder ve genellikle üzerinde anlaşılan ödeme koşullarına göre ödeme vadesinin hesaplanması için temel oluşturur.

Fatura Tarihi ile 'Fatura Alındı' veya 'Fatura Girildi' aktivitesi arasındaki zaman gecikmesini analiz etmek, fatura gönderimi veya alımındaki gecikmeleri belirlemek için çok önemlidir. Bu 'fatura alım gecikmesi', toplam döngü süresinin önemli bir gizli bileşeni olabilir ve bunu azaltmak, zamanında ödeme performansını iyileştirebilir ve erken ödeme indirimlerini yakalama fırsatlarını artırabilir.

Bir tedarikçinin fatura düzenlemesi ile faturanın sisteme girilmesi arasındaki 'fatura alım gecikmesini' ölçmeye yardımcı olur.

Bu, fatura başlık verilerinde bulunan, genellikle 'Belge Tarihi' veya 'Fatura Tarihi' olarak etiketlenen standart bir tarih alanıdır.

Ödeme Koşulları, bir tedarikçiyle bir faturanın ödenmesi için kararlaştırılan şartlardır. Bu koşullar genellikle 'Net 30' (ödeme 30 gün içinde vadesi gelir) veya '2% 10, Net 30' (10 gün içinde ödenirse %2 indirim, aksi takdirde tam tutar 30 gün içinde vadesi gelir) gibi standart bir formatta ifade edilir.

Bu nitelik, finansal strateji ve performans analizi için esastır. Ödeme Vadesi'ni hesaplamak ve erken ödeme indirimlerini yakalama fırsatlarını belirlemek için temeldir. Süreci farklı ödeme koşullarına göre analiz etmek, belirli koşulların işleme gecikmeleriyle ilişkili olup olmadığını veya kuruluşun uygun indirim fırsatlarından etkin bir şekilde yararlanıp yararlanmadığını ortaya çıkarabilir.

Zamanında ödeme performansını analiz etmek ve erken ödeme indirimlerini yakalama fırsatlarını belirlemek için kritiktir.

Bu bilgi genellikle tedarikçi ana verilerinden alınır ve fatura başlığında belirtilir.

Satın Alma Siparişi Numarası, bir faturayı önceden onaylanmış bir tedarik belgesine bağlar. Bu bağlantı, sistemin fatura detaylarının (miktarlar ve fiyatlar gibi) satın alma siparişinde sipariş edilenle uyumlu olduğunu doğruladığı eşleştirme süreci için merkezi bir öneme sahiptir.

Bu nitelik, eşleştirme sürecinin verimliliğini analiz etmek için çok önemlidir. Doğrudan işlenen yüksek oranda satın alma siparişli fatura, sağlıklı bir tedarik sürecini gösterir. Tersine, satın alma siparişi olmayan faturaların analiz edilmesi, düzensiz satın almaları veya tedarik politikalarının takip edilmediği alanları ortaya çıkarabilir. Bir satın alma siparişinin varlığı veya yokluğu, süreci verimliliği karşılaştırmak için segmentlere ayırmanın yaygın bir yoludur.

Genellikle farklı süreçleri takip eden ve farklı verimlilik seviyelerine sahip olan Satın Alma Siparişli (PO) ve Satın Alma Siparişsiz (non-PO) faturalar arasında ayrım yapmaya yardımcı olur.

Bu tanımlayıcı genellikle fatura işleminin kalem veya başlık detaylarında bulunur ve satın alma belgesine bağlanır.

Şirket Kodu, daha büyük bir holding içindeki belirli bir tüzel kişiliği veya bağlı kuruluşu temsil eder. Birçok finansal sistemde işlemler, muhasebe ve raporlama amaçları için şirket koduna göre ayrılır.

Bu nitelik, farklı iş birimleri arasında karşılaştırmalı analizi mümkün kılar. Süreç haritasını Şirket Kodu'na göre bölümlendirerek, analistler performansı kıyaslayabilir, bir birimdeki en iyi uygulamaları belirleyebilir ve diğerinde sistemik sorunları ortaya çıkarabilir. Birden fazla tüzel kişiliğe sahip herhangi bir kuruluş için süreç varyasyonlarını anlamak ve şirket çapında uyumluluğu sağlamak için temel bir niteliktir.

Bir kuruluş içindeki farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri arasındaki süreçleri kıyaslama ve karşılaştırma imkanı sunar.

Bu, tüm finansal işlem tablolarının başlığında tipik olarak bulunan temel bir organizasyonel alandır.