เทมเพลตข้อมูลการจัดการปัญหา

BMC Helix ITSM
เทมเพลตข้อมูลการจัดการปัญหา

เทมเพลตข้อมูลการจัดการปัญหา

เทมเพลตนี้จัดโครงสร้างข้อมูลสำหรับวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์การตรวจสอบหาสาเหตุที่แท้จริงใน BMC Helix ITSM โดยระบุแอตทริบิวต์และกิจกรรมในกระบวนการที่จำเป็นต่อการสร้างบันทึกเหตุการณ์โดยละเอียด พร้อมคำแนะนำในการดึงข้อมูล เมื่อนำแนวทางนี้ไปใช้ คุณจะค้นพบคอขวดที่ซ่อนอยู่และปรับขั้นตอนการแก้เหตุขัดข้องอย่างถาวรให้คล่องตัวขึ้น.
  • ฟิลด์ข้อมูลสำคัญสำหรับวิเคราะห์สาเหตุที่แท้จริง
  • หมุดหมายมาตรฐานของกระบวนการสำหรับติดตาม
  • คำแนะนำเฉพาะสำหรับดึงข้อมูลจาก BMC Helix ITSM
เพิ่งเริ่มใช้บันทึกเหตุการณ์ใช่ไหม เรียนรู้ วิธีสร้าง event log สำหรับ process mining.

แอตทริบิวต์การจัดการปัญหา

ตารางนี้แสดงฟิลด์ข้อมูลที่แนะนำสำหรับบันทึกเหตุการณ์ เพื่อให้วิเคราะห์วงจรการจัดการปัญหาได้อย่างละเอียด.
5 จำเป็น 9 แนะนำ 5 ไม่บังคับ
ชื่อ คำอธิบาย
Problem Record
ProblemRecord
ตัวระบุเฉพาะของกรณีตรวจสอบปัญหา.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ใช้เป็นตัวระบุหลักของกรณีในกระบวนการจัดการปัญหา ใน BMC Helix ITSM โดยทั่วไปคือช่อง 'Problem ID' เช่น PBI00000012345 ในฟอร์ม PBM:Problem Investigation ซึ่งเชื่อมโยงกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ตั้งแต่บันทึกปัญหาครั้งแรกจนถึงการปิดกรณีและการทบทวนหลังนำไปใช้

ในการวิเคราะห์ process mining แอตทริบิวต์นี้ใช้จัดกลุ่มเหตุการณ์แต่ละรายการให้เป็นกระบวนการเดียวกัน นักวิเคราะห์จึงเห็นภาพการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบของการตรวจสอบปัญหาแต่ละกรณี หากไม่มีตัวระบุนี้ ก็จะเชื่อมโยงลำดับการทำงานของทีมสนับสนุนและผู้ประสานงานแต่ละคนไม่ได้

ช่องนี้ทำหน้าที่เป็นคีย์หลักของบันทึกเหตุการณ์ และจำเป็นต่อการรวมข้อมูลระดับกรณี เช่น การคำนวณระยะเวลาดำเนินการทั้งหมดของแต่ละปัญหา หรือการนับจำนวนปัญหาในแต่ละระดับความสำคัญ.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นคีย์พื้นฐานที่จำเป็นต่อการสร้างมุมมองกระบวนการและติดตามวงจรชีวิตของปัญหาแต่ละรายการ.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Problem ID'

ตัวอย่าง
PBI00000004512PBI00000004513PBI00000004514
กิจกรรม
Activity
งานหรือเหตุการณ์เปลี่ยนสถานะที่เกิดขึ้น.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้แสดงขั้นตอนที่เกิดขึ้นในวงจรการจัดการปัญหา เช่น 'บันทึก Problem Record', 'ระบุสาเหตุที่แท้จริงแล้ว' หรือ 'อัปเดตฐานข้อมูลวิธีแก้ไข' ใน BMC Helix มักได้ข้อมูลจากประวัติสถานะ บันทึกการตรวจสอบ หรือเวลาที่บันทึกรายการในโมดูล Problem Investigation

แอตทริบิวต์นี้เป็นหัวใจของการค้นพบกระบวนการ เครื่องมือ process mining จะวิเคราะห์ลำดับกิจกรรมเหล่านี้เพื่อสร้างแผนผังกระบวนการ และแสดงขั้นตอนการทำงานจริงเทียบกับกระบวนการที่ออกแบบไว้ ทั้งยังช่วยให้เห็นการวนซ้ำ การทำงานซ้ำ และขั้นตอนที่ต่างจากวิธีปฏิบัติงานมาตรฐาน

ชื่อกิจกรรมที่ถูกต้องช่วยให้เข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นจริงในแต่ละช่วงของกระบวนการ ข้อมูลนี้ใช้วัดระยะเวลาระหว่างขั้นตอน เช่น เวลาตั้งแต่ระบุสาเหตุที่แท้จริงจนถึงเริ่มคำขอเปลี่ยนแปลง.

เหตุผลที่สำคัญ

กำหนดโหนดในแผนผังกระบวนการและช่วยแสดงภาพเวิร์กโฟลว์.

แหล่งข้อมูล

ได้จากประวัติสถานะ PBM:Problem Investigation หรือ PBM:AuditLogSystem

ตัวอย่าง
บันทึก Problem Recordมอบหมายให้ทีมสนับสนุนเริ่มตรวจสอบปัญหาระบุสาเหตุที่แท้จริง
เวลาที่เกิดเหตุการณ์
EventTime
วันและเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้น.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้บันทึกวันและเวลาที่กิจกรรมเกิดขึ้นอย่างแม่นยำ ใน BMC Helix ITSM จะตรงกับช่องต่างๆ เช่น 'Submit Date', 'Last Modified Date' หรือเวลาที่บันทึกไว้ในตารางประวัติเมื่อสถานะเปลี่ยนแปลง

ในการวิเคราะห์ แอตทริบิวต์นี้ใช้เรียงลำดับเหตุการณ์ตามเวลาและคำนวณระยะเวลา ช่วยวัดเวลาระหว่างจุดต่างๆ ในกระบวนการ เช่น 'Investigation Cycle Time' หรือ 'Workaround Publication Lead Time'

การบันทึกเวลาที่แม่นยำมีความสำคัญต่อการค้นหาคอขวด เมื่อนำเวลาของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นต่อเนื่องกันมาเปรียบเทียบ นักวิเคราะห์จะระบุได้ว่าความล่าช้าเกิดขึ้นตรงไหน ไม่ว่าจะเป็นช่วงมอบหมายงานครั้งแรกหรือช่วงทบทวนขั้นสุดท้าย.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้คำนวณ KPI ที่อิงตามระยะเวลาทั้งหมดและเรียงลำดับเหตุการณ์.

แหล่งข้อมูล

ตารางประวัติหรือบันทึกการตรวจสอบที่เชื่อมโยงกับ PBM:Problem Investigation

ตัวอย่าง
2023-10-15T08:30:00Z2023-10-15T09:15:22Z2023-10-16T14:20:10Z
ระบบต้นทาง
SourceSystem
ระบบที่เป็นแหล่งที่มาของข้อมูล.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุระบบซอฟต์แวร์ที่ดึงข้อมูลกระบวนการมาใช้ ในกรณีนี้คือ 'BMC Helix ITSM' แอตทริบิวต์นี้สำคัญเป็นพิเศษในสภาพแวดล้อมที่มีหลายระบบ ซึ่ง process mining อาจรวมข้อมูลจากเครื่องมือ ITSM ระบบพัฒนา หรือเครื่องมือของผู้ให้บริการภายนอกหลายรายการ

ในการวิเคราะห์ ช่องนี้ทำหน้าที่เป็นแท็กข้อมูลกำกับเพื่อยืนยันแหล่งที่มาของระเบียน หากมุมมอง process mining รวมข้อมูลการจัดการปัญหาจาก BMC Helix กับข้อมูลการพัฒนาซอฟต์แวร์จากอีกระบบ เช่น Jira แอตทริบิวต์นี้จะช่วยแยกผลวิเคราะห์ตามระบบต้นทาง

นอกจากนี้ยังช่วยแก้ไขปัญหาทางเทคนิค หากพบปัญหาคุณภาพข้อมูล วิศวกรข้อมูลจะตรวจสอบย้อนกลับไปยังขั้นตอนดึงข้อมูลหรือฐานข้อมูลต้นทางที่เกี่ยวข้องได้.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยตรวจสอบย้อนกลับและให้บริบท โดยเฉพาะเมื่อดูมุมมองกระบวนการที่รวมข้อมูลจากหลายระบบ.

แหล่งข้อมูล

กำหนดค่าไว้ในขั้นตอนดึงข้อมูล

ตัวอย่าง
BMC Helix ITSMRemedy OnDemandBMC ITSM Prod
อัปเดตข้อมูลล่าสุด
LastDataUpdate
วันและเวลาที่ดึงข้อมูลหรือรีเฟรชข้อมูลครั้งล่าสุด.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุเวลาที่โหลดข้อมูลเข้าสู่แอปพลิเคชัน process mining ครั้งล่าสุด โดยช่วยให้นักวิเคราะห์ทราบว่าข้อมูลที่กำลังดูเป็นข้อมูลล่าสุดเพียงใด โดยทั่วไปสคริปต์ดึงข้อมูลหรือเครื่องมือ data pipeline จะเป็นผู้กำหนดค่า

ในการวิเคราะห์ ข้อมูลนี้ช่วยป้องกันการตัดสินใจจากข้อมูลเก่า ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดการดู 'Open Problem Records' การทราบว่าข้อมูลอัปเดตเมื่อหนึ่งชั่วโมงก่อนหรือหนึ่งสัปดาห์ก่อนย่อมส่งผลต่อการตีความภาระงานปัจจุบัน

แอตทริบิวต์นี้ยังใช้กับการโหลดข้อมูลแบบเพิ่มเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง โดยติดตามเวลาอัปเดตล่าสุด กระบวนการ ETL จึงดึงเฉพาะระเบียนที่เปลี่ยนแปลงนับจากการดึงข้อมูลครั้งก่อน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระของระบบ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันและสนับสนุนแนวทางโหลดข้อมูลแบบเพิ่มเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง.

แหล่งข้อมูล

เวลาของระบบ ณ ขณะที่ดึงข้อมูล

ตัวอย่าง
2023-11-01T00:00:00Z2023-11-01T12:00:00Z
Service CI
ServiceCI
บริการทางธุรกิจหรือรายการกำหนดค่าหลักที่ได้รับผลกระทบ.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุ Service Configuration Item (CI) ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา เช่น 'บริการอีเมล', 'SAP ERP' หรือ 'เครือข่าย Wi-Fi' ใน BMC Helix มักเป็นช่อง 'Service+' หรือความสัมพันธ์กับ CI หลัก

ในการวิเคราะห์ แอตทริบิวต์นี้ช่วยแยกระเบียนปัญหาตามผลิตภัณฑ์หรือบริการ ทำให้ผู้บริหารฝ่าย IT เข้าใจว่าบริการใดมีความเปราะบางและก่อให้เกิดการตรวจสอบปัญหามากที่สุด ข้อมูลนี้ยังช่วยเพิ่มมิติด้านผลิตภัณฑ์ให้แดชบอร์ด 'Throughput and Priority Volume'

เมื่อนำแอตทริบิวต์นี้มาเปรียบเทียบกับ 'Investigation Cycle Time' จะเห็นได้ว่าบริการที่ซับซ้อนบางประเภท เช่น ระบบธนาคารหลัก ต้องใช้เวลาตรวจสอบนานกว่าบริการทั่วไปอย่างงานพิมพ์หรือไม่.

เหตุผลที่สำคัญ

เชื่อมโยงประสิทธิภาพของกระบวนการกับผลิตภัณฑ์หรือบริการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'ServiceCI' หรือ 'CI Name'

ตัวอย่าง
บริการอีเมลระบบเงินเดือนVPN ขององค์กร
กลุ่มสนับสนุน
SupportGroup
ทีมเทคนิคที่ได้รับมอบหมายให้ตรวจสอบปัญหาในขณะนั้น.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้แสดงกลุ่มสนับสนุนที่รับผิดชอบระเบียนปัญหาในเวลาที่เกิดเหตุการณ์ เช่น 'Server Admin' หรือ 'Database Support' ใน BMC Helix จะตรงกับช่อง 'Assigned Group'

แอตทริบิวต์นี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'Support Group Workload Distribution' และ 'Support Group Reassignment Analysis' นักวิเคราะห์สามารถแยกดูแผนผังกระบวนการตามทีม เพื่อดูว่ากลุ่มใดรับงานมากที่สุดและกลุ่มใดเป็นคอขวดในขั้นตอนตรวจสอบปัญหา

การวิเคราะห์การส่งต่องานระหว่างกลุ่มสนับสนุนช่วยค้นหาการส่งงานวนไปมา โดยทิกเก็ตถูกส่งระหว่างทีมโดยไม่มีการแก้ไขปัญหา ซึ่งมักบ่งชี้ว่าความรับผิดชอบไม่ชัดเจนหรือการจัดการความรู้ในองค์กรยังไม่เพียงพอ.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์การทำงานในระดับองค์กรและค้นหาคอขวดในระดับทีม.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Assigned Group'

ตัวอย่าง
ฝ่ายบริการผู้ใช้ระดับ 1ฝ่ายสนับสนุนส่วนงานหลังบ้านฝ่ายดูแลระบบเครือข่าย
จำนวน Incident ที่เกี่ยวข้อง
RelatedIncidentCount
จำนวน Incident ที่เชื่อมโยงกับระเบียนปัญหานี้.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ใช้จำนวน Incident ที่เกี่ยวข้องเพื่อวัดผลกระทบของปัญหา ใน BMC Helix โดยทั่วไปจะนับระเบียนในแบบฟอร์ม HPD:Help Desk ที่เชื่อมโยงกับระเบียน PBM

ข้อมูลนี้ใช้คำนวณ KPI 'Incident Linkage Density' หากมี Incident จำนวนมาก แสดงว่าปัญหาส่งผลกระทบสูงและสร้างภาระให้ฝ่ายบริการ การนำข้อมูลนี้ไปเทียบกับ 'Priority' ช่วยตรวจสอบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยได้รับการจัดการเป็นเรื่องเร่งด่วนจริงหรือไม่

ข้อมูลนี้ยังช่วยจัดลำดับงานค้าง ระเบียนปัญหาที่เชื่อมโยงกับ Incident 500 รายการควรได้รับการจัดลำดับก่อนปัญหา 'Critical' ที่มี Incident เพียงรายการเดียว เพราะการแก้ปัญหาแรกจะช่วยลดภาระงานของฝ่ายบริการได้มากกว่า.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้วัดผลกระทบต่อการปฏิบัติงานและความเดือดร้อนของผู้ใช้ที่เกิดจากปัญหา.

แหล่งข้อมูล

คำนวณจากจำนวนแถวที่เกี่ยวข้องใน HPD:Associations หรือ HPD:Help Desk

ตัวอย่าง
15120
ผิด SLA หรือไม่
IsSLABreached
แฟล็กระบุว่าการแก้ไขปัญหาใช้เวลาเกินกำหนดหรือไม่.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์ค่าจริง/เท็จนี้ระบุว่าระเบียนปัญหาผิด SLA หรือไม่ โดยคำนวณจากการเปรียบเทียบเวลาประทับ 'Resolution Verified' กับ 'SLA Due Date' หรือดึงข้อมูลโดยตรงจากสถานะ SLM

ข้อมูลนี้สำคัญต่อแดชบอร์ด 'SLA Compliance and Breach Trends' เพราะช่วยแบ่งกระบวนการเป็นสองกลุ่มได้ชัดเจน คือทำตามข้อกำหนดและไม่ทำตามข้อกำหนด จึงตรวจสอบลักษณะของกรณีที่ไม่สำเร็จได้ง่ายขึ้น เช่น 'กรณีที่ผิด SLA เกี่ยวข้องกับ Support Group X ทุกครั้งหรือไม่'

ข้อมูลนี้ยังเป็นตัวกรองหลักสำหรับวิเคราะห์สาเหตุรากของความล้มเหลวในกระบวนการ นักวิเคราะห์กรอง 'IsSLABreached = True' แล้วตรวจสอบแผนผังกระบวนการเพื่อดูว่าเสียเวลาในขั้นตอนไหน เช่น รอการอนุมัติจากผู้ขายนานเกินไป.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยให้การรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการวิเคราะห์ความล้มเหลวทำได้ง่ายขึ้น.

แหล่งข้อมูล

แบบฟอร์ม SLM:Measurement หรือค่าที่คำนวณได้

ตัวอย่าง
truefalse
ผู้ประสานงานการจัดการปัญหา
ProblemCoordinator
ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายให้ประสานงานการตรวจสอบ.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุชื่อผู้รับผิดชอบระเบียนปัญหา ใน BMC Helix ITSM จะตรงกับช่อง 'Problem Coordinator' บุคคลนี้ดูแลวงจรการทำงานของปัญหา แม้จะมอบหมายงานบางส่วนให้ผู้อื่น

แอตทริบิวต์นี้สนับสนุนแดชบอร์ด 'Support Group Workload Distribution' ช่วยให้ผู้จัดการเห็นว่ามีผู้ใดรับงานตรวจสอบมากเกินไป ขณะที่ผู้อื่นยังมีขีดความสามารถเหลืออยู่หรือไม่ นอกจากนี้ยังใช้วิเคราะห์ประสิทธิภาพรายบุคคล เพื่อค้นหาความต้องการด้านการฝึกอบรมหรือผู้ที่ทำงานได้ดี

ใน process mining ช่องนี้ทำหน้าที่เป็นแอตทริบิวต์ทรัพยากร ช่วยแสดงภาพการส่งต่องานระหว่างบุคคล และชี้ให้เห็นจุดที่กระบวนการพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญคนใดคนหนึ่งมากเกินไปจนเสี่ยงต่อการหยุดชะงัก.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์ทรัพยากรและปรับสมดุลภาระงานในระดับบุคคล.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Problem Coordinator'

ตัวอย่าง
John DoeJane Smithผู้ดูแลระบบ
ระดับความสำคัญ
Priority
ระดับความสำคัญของปัญหาที่คำนวณจากผลกระทบและความเร่งด่วน.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุระดับความสำคัญของระเบียนปัญหา เช่น วิกฤต สูง ปานกลาง หรือต่ำ ใน BMC Helix โดยทั่วไปค่านี้คำนวณจากตัวเลือกผลกระทบและความเร่งด่วน

ในการวิเคราะห์ แอตทริบิวต์นี้ใช้กับแดชบอร์ด 'Throughput and Priority Volume' ช่วยให้องค์กรตรวจสอบได้ว่าจัดสรรทรัพยากรสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ปัญหาระดับ 'Critical' ควรได้รับการมอบหมายงานครั้งแรกเร็วกว่าและใช้เวลาดำเนินการโดยรวมน้อยกว่าปัญหาระดับ 'Low'

การกรองตามระดับความสำคัญช่วยให้มุ่งปรับปรุงจุดที่จำเป็น คอขวดในกระบวนการระดับ 'Low' อาจยอมรับได้ แต่ความล่าช้าแบบเดียวกันในกระบวนการระดับ 'Critical' ถือเป็นความเสี่ยงสำคัญต่อความต่อเนื่องทางธุรกิจและการปฏิบัติตาม SLA.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแบ่งผลวิเคราะห์ตามความสำคัญต่อธุรกิจและสนับสนุนการวิเคราะห์ SLA.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Priority'

ตัวอย่าง
วิกฤตสูงปานกลางต่ำ
วันครบกำหนดตาม SLA
SLADueDate
วันและเวลาที่กำหนดให้แก้ไขปัญหาให้เสร็จสิ้น.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุกำหนดเวลาแก้ไขปัญหาตามข้อตกลงระดับการให้บริการ ใน BMC Helix มักใช้ช่อง 'Target Resolution Date' หรือเวลาประทับของหมุดหมาย SLA ที่คำนวณไว้

ข้อมูลนี้เป็นเกณฑ์อ้างอิงสำหรับแดชบอร์ด 'SLA Compliance and Breach Trends' ระบบจะเปรียบเทียบเวลาประทับนี้กับเวลาของกิจกรรม 'Resolution Verified' เพื่อคำนวณว่าทำได้ตาม SLA หรือไม่

เมื่อนำวันที่นี้มาแสดง นักวิเคราะห์จะเห็นว่าทีมแก้ปัญหาได้ก่อนกำหนดนานแค่ไหน หรือมักเสร็จก่อนผิด SLA เพียงไม่กี่นาที ข้อมูลนี้ช่วยวางแผนกำลังคนและทรัพยากร.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้เป็นจุดอ้างอิงในการคำนวณตัวชี้วัดด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความตรงต่อเวลา.

แหล่งข้อมูล

แบบฟอร์ม PBM:Problem Investigation ช่อง 'Target Resolution Date'

ตัวอย่าง
2023-12-01T17:00:00Z2023-12-02T09:00:00Z
สาเหตุที่เริ่มตรวจสอบ
InvestigationDriver
เหตุผลที่เริ่มตรวจสอบปัญหา.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้จัดประเภทสาเหตุที่เริ่มสร้างระเบียนปัญหา เช่น 'จำนวนเหตุขัดข้อง', 'เหตุขัดข้องร้ายแรง', 'การแจ้งเตือนจากผู้ให้บริการ' หรือ 'การวิเคราะห์แนวโน้มเชิงรุก' ใน BMC Helix จะตรงกับช่อง 'Investigation Driver'

แอตทริบิวต์นี้สนับสนุนแดชบอร์ด 'Proactive Identification Trends' ช่วยให้องค์กรวัดการเปลี่ยนจากการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเมื่อเกิดเหตุขัดข้อง ไปสู่การจัดการปัญหาเชิงรุกที่ช่วยระบุความเสี่ยงก่อนเกิดเหตุ

การวิเคราะห์ขั้นตอนกระบวนการตาม 'Investigation Driver' อาจเผยให้เห็นรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ปัญหาที่พบจากการทำงานเชิงรุกอาจค้างอยู่ในคิวนานกว่า เพราะยังไม่ทำให้บริการหยุดชะงักทันที ขณะที่ปัญหาจาก 'Major Incident' มักเร่งดำเนินการให้เสร็จโดยเร็ว.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยแยกงานเชิงรับออกจากงานเชิงรุก ซึ่งเป็นตัวชี้วัดสำคัญของระดับความพร้อมในการจัดการกระบวนการ.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Investigation Driver'

ตัวอย่าง
เชิงรับเชิงรุกเหตุขัดข้องที่เกิดซ้ำ
หมวดหมู่สาเหตุที่แท้จริง
RootCauseCategory
การจัดประเภทสาเหตุเบื้องหลังของปัญหา.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุหมวดหมู่ที่เลือกเมื่อพบสาเหตุที่แท้จริง เช่น 'ข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์', 'อุปกรณ์ขัดข้อง' หรือ 'ช่องว่างในกระบวนการ' ใน BMC Helix โดยทั่วไปจะเลือกจากเมนู 'Root Cause' หรือ 'Generic Categorization'

แอตทริบิวต์นี้จำเป็นต่อมุมมอง 'Fix Effectiveness and Quality' ช่วยให้องค์กรเปรียบเทียบสาเหตุที่แท้จริงแต่ละประเภทกับอัตราการทำงานซ้ำหรือระยะเวลาตรวจสอบที่ยาวนาน ตัวอย่างเช่น อาจพบว่าปัญหา 'ข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์' ใช้เวลาแก้ไขนานกว่าปัญหา 'อุปกรณ์ขัดข้อง' ถึงสองเท่าอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ยังใช้คำนวณ 'Root Cause Categorization Rate' หากช่องนี้มีค่า 'Unknown' หรือ 'Other' ในสัดส่วนสูง อาจแสดงว่าจำเป็นต้องฝึกอบรมด้านเทคนิคเพิ่มเติมหรือเพิ่มตัวเลือกการจัดหมวดหมู่ให้ละเอียดขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์แนวโน้มของปัญหาเชิงระบบและสนับสนุนการจัดการปัญหาเชิงรุก.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่องในแท็บ 'Root Cause' หรือการจัดหมวดหมู่

ตัวอย่าง
โมดูลซอฟต์แวร์โครงสร้างพื้นฐานเครือข่ายความผิดพลาดของบุคลากร
ID คำขอเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้อง
RelatedChangeRequestId
รหัสคำขอเปลี่ยนแปลงที่สร้างขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหา.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้เก็บ ID ของคำขอเปลี่ยนแปลง (เช่น CRQ0000...) ที่เชื่อมโยงกับระเบียนปัญหา ซึ่งแสดงการเปลี่ยนจากขั้นตอนตรวจสอบไปสู่การนำวิธีแก้ไขถาวรไปใช้

ข้อมูลนี้จำเป็นต่อ KPI 'Root Cause to Change Lead Time' โดยช่วยให้ process mining วัดเวลาที่ผ่านไประหว่างการระบุสาเหตุรากกับการเริ่มกระบวนการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นจุดส่งต่องานที่มักทำให้การดำเนินงานล่าช้า

ข้อมูลนี้ยังช่วยตรวจสอบความครบถ้วนของกระบวนการ หากปิดระเบียนปัญหาด้วยสถานะ 'Completed' แต่ไม่มีคำขอเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องหรือวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว อาจหมายถึงกระบวนการไม่เป็นไปตามข้อกำหนด โดยพบสาเหตุรากแล้วแต่ยังไม่ได้แก้ไขจริง.

เหตุผลที่สำคัญ

เชื่อมกระบวนการจัดการปัญหากับกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง.

แหล่งข้อมูล

แท็บ PBM:Investigation Associations หรือ Relationship

ตัวอย่าง
CRQ00000021345CRQ00000021346
จำนวนครั้งที่เปลี่ยนกลุ่ม
ReassignmentCount
จำนวนครั้งทั้งหมดที่มีการเปลี่ยนกลุ่มสนับสนุน.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้นับจำนวนครั้งที่กิจกรรม 'Assigned to Support Group' เกิดขึ้นในแต่ละกรณี เป็นตัวชี้วัดโดยตรงของความติดขัดในกระบวนการและประสิทธิภาพการส่งต่องาน

ข้อมูลนี้ใช้สร้างแผนภูมิ 'Support Group Reassignment Analysis' หากค่าสูงหรือมีการส่งงานวนไปมา อาจหมายถึงการคัดแยกเบื้องต้นไม่แม่นยำ หรือไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับปัญหาซับซ้อน และยังเป็นสัญญาณว่ารอบเวลาดำเนินการอาจยาวขึ้น

ผู้จัดการใช้ข้อมูลนี้เพื่อหาโอกาสในการฝึกอบรม หากฝ่ายบริการส่งปัญหา 'Database' ไปให้ 'Network' ก่อนเป็นประจำ แล้ว 'Network' ส่งกลับไปที่ 'Database' จำนวนครั้งที่เปลี่ยนกลุ่มจะเพิ่มขึ้น ซึ่งชี้ให้เห็นว่าควรปรับปรุงแนวทางวินิจฉัยเบื้องต้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยระบุงานที่สูญเปล่า ความติดขัด และการขาดผู้รับผิดชอบในกระบวนการ.

แหล่งข้อมูล

คำนวณจากประวัติกิจกรรม

ตัวอย่าง
015
ภูมิภาค
Region
ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับปัญหา.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ระบุพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ (เช่น 'North America', 'EMEA') ที่ปัญหาเกิดขึ้นหรือพื้นที่ที่กำลังจัดการปัญหา ใน BMC Helix มักพบข้อมูลนี้ในช่อง 'Region' หรือ 'Site' ที่เชื่อมโยงกับผู้แจ้งหรือทรัพย์สินที่ได้รับผลกระทบ

ข้อมูลนี้ช่วยแบ่งผลการวิเคราะห์ตามภูมิภาค และช่วยระบุว่าภูมิภาคใดมีปัญหาจำนวนมากหรือใช้เวลาแก้ไขนานกว่า ซึ่งอาจชี้ให้เห็นความแตกต่างด้านจำนวนบุคลากรสนับสนุนหรือคุณภาพโครงสร้างพื้นฐานในแต่ละพื้นที่

องค์กรที่ดำเนินงานทั่วโลกใช้ข้อมูลนี้เพื่อตรวจสอบว่าการให้บริการเป็นไปอย่างสม่ำเสมอหรือไม่ หาก 'Investigation Cycle Time' ใน 'APAC' นานกว่า 'NAM' ถึงสองเท่า ก็เป็นสัญญาณให้ตรวจสอบการจัดสรรทรัพยากรหรือการปฏิบัติตามกระบวนการในภูมิภาคนั้น.

เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการในแต่ละภูมิภาค.

แหล่งข้อมูล

แบบฟอร์ม PBM:Problem Investigation ช่อง 'Region'

ตัวอย่าง
ทวีปอเมริกาEMEAAPAC
ระยะเวลาการตรวจสอบปัญหา
InvestigationCycleTime
ระยะเวลาตั้งแต่เริ่มตรวจสอบจนระบุสาเหตุรากได้.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้คำนวณระยะเวลาระหว่างกิจกรรม 'Investigation Commenced' กับ 'Root Cause Identified' ซึ่งเป็นช่วงเวลาหลักที่กระบวนการจัดการปัญหาสร้างคุณค่า

ตัวชี้วัดนี้ใช้ในแดชบอร์ด 'Root Cause Investigation Cycle Time' เพื่อช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจความซับซ้อนทางเทคนิคของปัญหาและประสิทธิภาพของทีมตรวจสอบ หากใช้เวลาสั้นผิดปกติ อาจเป็นการคาดเดา ส่วนการใช้เวลานานมากอาจหมายถึงการตรวจสอบหยุดชะงัก

เมื่อนำตัวชี้วัดนี้ไปเปรียบเทียบระหว่าง 'Support Groups' และ 'Priorities' องค์กรจะระบุได้ว่าทีมใดต้องการเครื่องมือ การฝึกอบรม หรือการสนับสนุนจากผู้ขายเพิ่มเติม เพื่อวินิจฉัยปัญหาได้เร็วขึ้น.

เหตุผลที่สำคัญ

เป็นตัวชี้วัดหลักด้านประสิทธิภาพของขั้นตอนตรวจสอบทางเทคนิค.

แหล่งข้อมูล

คำนวณจากเวลาประทับของกิจกรรม

ตัวอย่าง
4500000120000
สถานะวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว
WorkaroundStatus
ระบุว่าพบและเผยแพร่วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวที่ใช้ได้แล้วหรือไม่.
คำอธิบาย

แอตทริบิวต์นี้ติดตามสถานะของวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว (Workaround) ซึ่งอาจเก็บเป็นค่าจริง/เท็จอย่างง่าย (Has Workaround) หรือเป็นข้อความสถานะ ใน BMC Helix มักพิจารณาจากการมีข้อความในช่อง 'Workaround' หรือสถานะที่กำหนดไว้

ข้อมูลนี้เป็นหัวใจสำคัญของแดชบอร์ด 'Workaround Publication Performance' ซึ่งช่วยประเมินว่าทีมลดผลกระทบได้ดีเพียงใดระหว่างค้นหาสาเหตุราก เมื่อกรองมุมมองกระบวนการด้วย 'No Workaround' จะเห็นกรณีที่ธุรกิจได้รับผลกระทบเต็มที่ระหว่างการตรวจสอบ

ข้อมูลนี้ยังช่วยตรวจสอบคุณภาพด้วย โดยทั่วไป การปิดระเบียนปัญหาโดยไม่มีวิธีแก้ไขถาวร (คำขอเปลี่ยนแปลง) และไม่มีวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว ถือเป็นความล้มเหลวของกระบวนการที่ควรนำมาทบทวน.

เหตุผลที่สำคัญ

ใช้วัดประสิทธิผลในการลดผลกระทบระหว่างการตรวจสอบ.

แหล่งข้อมูล

แบบฟอร์ม PBM:Problem Investigation ตรวจสอบเนื้อหาในช่อง 'Workaround'

ตัวอย่าง
ใช้งานอยู่ไม่มีเลิกใช้งาน
จำเป็น แนะนำ ไม่บังคับ

กิจกรรมการจัดการปัญหา

ติดตามขั้นตอนหลักและการเปลี่ยนสถานะเหล่านี้ เพื่อให้เห็นภาพการตรวจสอบและการแก้ไขปัญหาได้ครบถ้วน.
9 แนะนำ 4 ไม่บังคับ
กิจกรรม คำอธิบาย
กำหนดวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว
การกรอกหรืออัปเดตข้อความในช่อง Workaround ของระเบียนปัญหา เหตุการณ์นี้แสดงว่ามีการบันทึกวิธีแก้ปัญหาชั่วคราวแล้ว.
เหตุผลที่สำคัญ

ใช้สนับสนุน KPI 'Workaround Publication Lead Time' และแสดงว่ามีการบรรเทาผลกระทบจากเหตุขัดข้อง.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, การเปลี่ยนแปลงในช่องข้อความ 'Workaround'.

บันทึก

เปรียบเทียบเนื้อหาในช่อง 'Workaround' เพื่อตรวจจับการอัปเดตที่ไม่ใช่ค่าว่าง

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ตรวจสอบผลการแก้ไข
จุดที่ยืนยันแล้วว่าวิธีแก้ไขถาวรได้ผล ระบบอนุมานเหตุการณ์นี้เมื่อ Status เปลี่ยนเป็น 'Solution Implemented' หรือ 'Completed'.
เหตุผลที่สำคัญ

ใช้คำนวณ 'Problem SLA Adherence Rate' และยืนยันว่าการทำงานด้านเทคนิคเสร็จสิ้นแล้ว.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Solution Implemented' หรือ 'Completed'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Solution Implemented

ประเภทเหตุการณ์ inferred
บันทึก Problem Record
การสร้างระเบียน Problem Investigation ในระบบครั้งแรก ระบบจะบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อบันทึกรายการใหม่ในฟอร์ม PBM:Problem Investigation.
เหตุผลที่สำคัญ

ระบุจุดเริ่มต้นของกระบวนการ ใช้คำนวณระยะเวลาดำเนินการทั้งหมดและตัวชี้วัดการตอบสนองเบื้องต้น.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, เวลาในช่อง 'Submit Date' หรือบันทึกการสร้างที่มี 'Status' = 'Draft'.

บันทึก

บันทึกเมื่อสร้างระเบียน PBM:Problem Investigation

ประเภทเหตุการณ์ explicit
ปิด Problem Record
การปิดระเบียนปัญหาขั้นสุดท้ายในส่วนงานธุรการ เหตุการณ์นี้สิ้นสุดกระบวนการ.
เหตุผลที่สำคัญ

เหตุการณ์สิ้นสุดมาตรฐาน จำเป็นต่อการวิเคราะห์ระยะเวลาดำเนินการทั้งหมดและคำนวณ 'Incident Linkage Density'.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Closed'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Closed

ประเภทเหตุการณ์ inferred
มอบหมายให้ทีมสนับสนุน
การมอบหมายระเบียนปัญหาให้ทีมเทคนิคที่ระบุ ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อตรวจพบการเปลี่ยนแปลงในช่อง 'Assigned Group'.
เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อการวัดการส่งต่องาน การส่งงานไปมาหลายครั้ง และ KPI 'Mean Time to Initial Assignment'.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ประวัติช่อง 'Assigned Group' หรือบันทึกการตรวจสอบ.

บันทึก

เปรียบเทียบค่าในช่อง 'Assigned Group' ก่อนและหลังอัปเดต

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ยกเลิก Problem Record
การยุติระเบียนปัญหาก่อนแก้ไขเสร็จ ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น 'Cancelled' หรือ 'Rejected'.
เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยระบุงานที่เสียเปล่าหรือรายการซ้ำที่ถูกต้อง เป็นจุดสิ้นสุดอีกแบบหนึ่งของกระบวนการ.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Cancelled' หรือ 'Rejected'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Cancelled

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ระบุสาเหตุที่แท้จริง
จุดที่ระเบียนปัญหาเปลี่ยนเป็นสถานะซึ่งแสดงว่าทราบสาเหตุแล้ว ระบบอนุมานเหตุการณ์นี้เมื่อ Status เปลี่ยนเป็น 'Root Cause Identified'.
เหตุผลที่สำคัญ

หมุดหมายสำคัญสำหรับแดชบอร์ด 'Root Cause Investigation Cycle Time' และแสดงการเปลี่ยนจากการวิเคราะห์ไปสู่การหาแนวทางแก้ไข.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Root Cause Identified'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Root Cause Identified

ประเภทเหตุการณ์ inferred
เริ่มคำขอเปลี่ยนแปลง
การเชื่อมโยง Infrastructure Change Request กับ Problem Investigation เป็นสัญญาณเริ่มต้นของขั้นตอนการนำไปใช้.
เหตุผลที่สำคัญ

จำเป็นต่อ KPI 'Root Cause to Change Lead Time' และช่วยค้นหาจุดแยกการทำงานระหว่างกระบวนการ Problem และ Change.

แหล่งข้อมูล

ตาราง PBM:Investigation_Associations หรือการกรอกช่อง 'Infrastructure Change ID'.

บันทึก

บันทึกเมื่อสร้างการเชื่อมโยงใน PBM:Investigation_Associations

ประเภทเหตุการณ์ explicit
เริ่มตรวจสอบปัญหา
ระเบียนปัญหาเปลี่ยนเข้าสู่ขั้นตอนวิเคราะห์ที่กำลังดำเนินการ ระบบอนุมานเหตุการณ์นี้เมื่อช่อง Status เปลี่ยนเป็น 'Under Investigation'.
เหตุผลที่สำคัญ

ระบุจุดเริ่มต้นของการทำงานจริง และใช้สนับสนุน KPI 'Investigation Cycle Time'.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Under Investigation'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Under Investigation

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ดำเนินการทบทวนหลังนำไปใช้
การสิ้นสุดขั้นตอน PIR ซึ่งบันทึกได้จากการเปลี่ยนสถานะออกจากสถานะ PIR หรือการปิดงาน PIR ที่เชื่อมโยงอยู่.
เหตุผลที่สำคัญ

สนับสนุน 'Post Implementation Review Compliance' และการตรวจสอบคุณภาพกระบวนการโดยตรง.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation โดยตรวจสอบแฟล็ก 'PIR Required' หรือการทำงานที่เชื่อมโยงซึ่งมีประเภทงานเป็น 'PIR' จนเสร็จสมบูรณ์.

บันทึก

อนุมานจากการสิ้นสุดสถานะ PIR หรือการปิดงาน PIR

ประเภทเหตุการณ์ inferred
เปลี่ยนผู้ประสานงาน
การเปลี่ยนผู้ประสานงาน Problem ภายในกลุ่มสนับสนุน ระบบบันทึกเหตุการณ์นี้เมื่อตรวจสอบช่อง 'Problem Coordinator'.
เหตุผลที่สำคัญ

ช่วยวิเคราะห์การกระจายภาระงานและคอขวดด้านทรัพยากรของแต่ละคน.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ประวัติช่อง 'Problem Coordinator'.

บันทึก

เปรียบเทียบค่าในช่อง 'Problem Coordinator' ก่อนและหลังอัปเดต

ประเภทเหตุการณ์ inferred
ยกระดับเป็น Known Error
การสร้างระเบียน Known Error ที่เชื่อมโยงกับการตรวจสอบปัญหา เป็นเหตุการณ์สร้างระเบียนที่เกี่ยวข้อง.
เหตุผลที่สำคัญ

แสดงว่ามีการบันทึกปัญหาอย่างเป็นทางการ เพื่อสื่อสารในวงกว้างและติดตามในระยะยาว.

แหล่งข้อมูล

สร้างระเบียนใน PBM:Known Error และเชื่อมโยงกับ PBM:Problem Investigation ID.

บันทึก

บันทึกเมื่อสร้างระเบียน PBM:Known Error

ประเภทเหตุการณ์ explicit
อัปเดตฐานข้อมูลวิธีแก้ไข
ระเบียนเปลี่ยนเป็นสถานะ 'Solution Database' ซึ่งแสดงว่ามีการเสนอหรือระบุวิธีแก้ไขถาวรแล้ว.
เหตุผลที่สำคัญ

ติดตามความคืบหน้าในการกำหนดวิธีแก้ไขก่อนนำไปใช้.

แหล่งข้อมูล

ฟอร์ม PBM:Problem Investigation, ช่อง 'Status' = 'Solution Database'.

บันทึก

เปรียบเทียบช่องสถานะเพื่อตรวจจับการเปลี่ยนเป็น Solution Database

ประเภทเหตุการณ์ inferred
แนะนำ ไม่บังคับ

คู่มือการดึงข้อมูล

วิธีดึงข้อมูลการจัดการปัญหาจาก BMC Helix ITSM

พร้อมเริ่มต้นหรือยัง?

นำเทมเพลตนี้ไปใช้กับข้อมูล BMC Helix ITSM ของคุณวันนี้ เพื่อเพิ่มเสถียรภาพในการให้บริการ หากมีคำถามเกี่ยวกับการตั้งค่า ทีมงานของเราพร้อมช่วยเหลือ.

แก้คอขวดในการจัดการปัญหาได้ตั้งแต่วันนี้

ลดระยะเวลาของกระบวนการลง 30% และเพิ่มเสถียรภาพในการให้บริการ.

เริ่มทดลองใช้ฟรี

ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ตั้งค่าเสร็จได้ในไม่กี่นาที.