O que é necessário para executar Process Mining?

Tem dados brutos? Isso é só o primeiro ingrediente! Process Mining adora dados limpos, então explore, prepare e tempere seus dados de eventos à perfeição. É o molho secreto para gerar insights poderosos de processos!

Que dados são necessários para começar

Imagine que você está gerindo um carrinho de limonada, mas tem uma memória terrível! Para entender como está o desempenho do seu carrinho, você decide rastrear algumas informações básicas:

• ID do Cliente (CaseID): É como um número que você atribui a cada cliente. Isso permite saber que é a mesma pessoa voltando para mais limonada (ou talvez reclamando de um lote azedo!).
• Ação Realizada (Activity): Isso é o que aconteceu! Você “Recebeu Pedido”, “Preparou Limonada” ou talvez “Resolvou Reclamação de Cliente Bravo” (esperamos que não com muita frequência!).
• Hora da Ação (Timestamp): Isso é quando você realizou as ações. Saber a ordem das suas ações é crucial!

Com apenas essas três informações, Process Mining pode ser como um espião minúsculo no seu carrinho. Pode ver o fluxo básico de clientes, identificar gargalos (talvez você seja lento ao fazer limonada!), e até contar se alguns clientes estão mais rabugentos que outros (hora de melhorar sua receita!).

Eis um exemplo de como os dados podem parecer em uma tabela:*

Isso pode parecer pouca informação, mas é o suficiente para Process Mining começar a fazer perguntas e revelar alguns insights básicos sobre a eficiência do seu carrinho de limonada!

1. O Caso dos Registros Desaparecidos da Limonada

Nosso carrinho de limonada foi um sucesso absoluto! Os clientes adoravam nossa receita secreta (na maior parte), e os negócios estavam bombando. Mas com grande sucesso veio um novo desafio: estávamos afogados em clientes. As filas eram longas, os ânimos se exaltavam, e pior de tudo, não sabíamos o porquê!

Lembra daquele espião que contratamos (Process Mining)? Acontece que ele não faz milagres. Ele precisa de boa informação, e tudo que tínhamos eram alguns rabiscos em um guardanapo. Aqui é onde as coisas ficaram bagunçadas:

• O Detetive de Dados: Nosso primeiro problema era encontrar todos os detalhes suculentos. Os pedidos dos clientes estavam espalhados por post-its, recibos soltos e até um guardanapo amassado no nosso bolso (eca!). Era como uma história de detetive, juntando informações de todas essas fontes aleatórias (bancos de dados, arquivos planos, logs de mensagens, você nomeia!).
• Falando a Mesma Língua: Mesmo quando encontrávamos os dados, nem sempre eram claros. Algumas notas diziam “Cliente Feliz!” enquanto outras tinham apenas uma carinha triste. Precisávamos de um tradutor (padronização de dados) para garantir que o espião entendesse o que cada rabisco significava.
• Fazendo as Perguntas Certas: Finalmente, tivemos que descobrir o que realmente queríamos saber. As filas eram longas porque as pessoas demoravam para fazer o pedido, ou talvez estávamos levando muito tempo para fazer a limonada? Fazer as perguntas certas nos ajudou a focar na coleta de dados (diferentes visões sobre os dados).

Acontece que limpar essa bagunça de dados foi uma nova aventura. Mas no próximo capítulo, você verá como, com um pouco de trabalho de detetive e alguma ajuda do nosso espião amante de dados, conseguimos otimizar nosso carrinho de limonada e nos tornar a inveja do bairro!

2: A Grande Escavação de Dados

Nosso carrinho de limonada foi um sucesso, mas as filas eram um pesadelo! Sabíamos que precisávamos do nosso espião de dados (Process Mining) para nos ajudar, mas primeiro, tínhamos que fornecer informações decentes. Isso significava um mergulho profundo no mundo da extração de dados – basicamente, encontrar todas as pistas escondidas sobre nossos clientes e transformá-las em algo que nosso espião pudesse entender.

Aqui está o que descobrimos:

• Caça ao Tesouro: Às vezes, os dados eram como tesouros enterrados – escondidos nos cantos empoeirados dos nossos sistemas (páginas web, emails, PDFs). Precisávamos nos tornar arqueólogos de dados, vasculhando arquivos antigos e usando ferramentas sofisticadas (screen scraping) para desenterrar as informações de que precisávamos.
• Perdidos na Tradução: Mesmo quando encontrávamos os dados, nem sempre eram claros. Algumas pistas estavam rabiscadas em guardanapos (dados não estruturados) e outras estavam trancadas em um código secreto (metadata ausente). Precisávamos de um tradutor (padronização de dados) para decifrar tudo.
• Foco é a chave: Com tantas fontes de dados (milhares de tabelas!), era tentador simplesmente pegar tudo. Mas assim como você não experimentaria todas as combinações de sabores em uma sorveteria, precisávamos focar nas perguntas que queríamos responder. Os clientes demoravam muito para pedir, ou éramos nós o gargalo na produção de limonada? Focar nessas perguntas importantes nos ajudou a priorizar quais dados extrair.

Não foi fácil, mas com um pouco de esforço e uma boa dose de curiosidade, conseguimos desenterrar um tesouro de dados. No próximo capítulo, veremos como limpamos essa bagunça e finalmente colocamos nosso espião de dados para trabalhar!

3: O Detox de Dados

Tínhamos uma montanha de dados, graças aos nossos esforços heróicos de extração (ver Capítulo 3). Mas segure seus chapéus, porque esses dados eram uma miscelânea – algumas informações úteis dos clientes, alguns rabiscos aleatórios e um monte de coisas que simplesmente não precisávamos. Era hora de um detox de dados!

Filtrar se tornou nosso novo melhor amigo. Pense nisso como organizar uma caixa de ferramentas bagunçada. Começamos com coisas de grande escala (escopo de grão grosso) quando extraímos os dados. Agora, era hora de ser detalhista (escopo de grão fino).

Veja como enfrentamos o desafio da filtragem:

• Foco nas Estrelas: Imagine os pedidos de clientes mais frequentes como as ferramentas novas e brilhantes na nossa caixa de ferramentas. Decidimos nos concentrar nas 10 atividades mais comuns (pedir, esperar, receber limonada) para manter as coisas gerenciáveis para nosso espião de dados. O resto poderia esperar no fundo do galpão (por enquanto).
• Iteração é a Chave: Filtrar não foi uma coisa única. À medida que nosso espião de dados começava a analisar os dados limpos, ele nos apontava para novas áreas de foco. Era como um detetive seguindo pistas, refinando constantemente nosso filtro com base em novos insights.

Com os dados brilhando de tão limpos (bem, quase limpos), finalmente era hora de liberar o verdadeiro poder do nosso espião de dados (Process Mining) no próximo capítulo! Exploraríamos diferentes técnicas como descoberta, conformidade e melhoria para diagnosticar os problemas do nosso carrinho de limonada e nos tornar a operação de limonada mais eficiente do quarteirão!

4: A Transformação de Dados

Nosso detox de dados (Capítulo 4) fez maravilhas, mas ainda havia um passo crucial antes de liberar nosso espião de dados (Process Mining) – a transformação de dados! Imagine um cliente chegando ao nosso carrinho com uma nota de dinheiro amassada. Não rejeitaríamos o cliente, mas seria muito mais fácil lidar com uma nota nítida e limpa. Essa é a ideia por trás da limpeza de dados.

Aqui está o que precisávamos fazer:

• Caso Encerrado: Um processo é como a jornada de um cliente – tem um começo, meio e fim. Precisávamos conectar todos os eventos relacionados a um único cliente (case) – seu pedido, tempo de espera e, finalmente, a entrega da limonada. Pense nisso como organizar todos os recibos para uma única visita do cliente.
• Falando Processo: Nossos dados nem sempre falavam a língua do processo. As atividades precisavam ser claramente definidas como mudanças de status para cada jornada do cliente (case). Por exemplo, “Cliente Feliz!” não era específico o suficiente. Precisávamos de um status claro como “Limonada Entregue.”

Não foi a parte mais glamourosa da aventura, mas com um pouco de manejo de dados e pensamento lógico, finalmente tínhamos um conjunto de dados limpíssimo! Com esses dados que nosso espião de dados transformou, desvendamos os segredos por trás de nossas longas filas e transformamos nosso carrinho de limonada em um farol efervescente de eficiência (e saborosidade)!