7 Desafios Comuns de Dados no Process Mining

Desafios Comuns de Dados na Preparação de Conjuntos para Process Mining

Preparar conjuntos de dados para o Process Mining pode ser uma maneira poderosa de obter insights sobre como seus processos de negócios realmente operam. No entanto, reunir e estruturar dados de vários sistemas para o Process Mining não está isento de desafios. Garantir a qualidade, consistência e completude dos seus dados é crucial para uma análise bem-sucedida. Abaixo, alguns desafios comuns de dados que as organizações enfrentam na preparação de conjuntos para o Process Mining e dicas sobre como enfrentá-los.

1. Dados Incompletos

Um dos problemas mais comuns encontrados no Process Mining é a incompletude dos conjuntos de dados. Em muitos casos, os sistemas não capturam todos os eventos ou atividades que fazem parte de um processo. Por exemplo, tarefas manuais, fluxos de trabalho baseados em papel ou atividades realizadas fora dos principais sistemas podem não ser registradas nos dados disponíveis. Isso pode resultar em uma visão fragmentada do processo, o que pode levar a conclusões incorretas.

Como Resolver:

Preencha Lacunas com Design de Processos: Se os dados estão incompletos, use modelagem de processos para mapear manualmente os passos ausentes. Plataformas como o ProcessMind permitem criar uma visão abrangente integrando processos desenhados manualmente com os dados minerados.
Suplemento com Fontes de Dados Adicionais: Identifique outros sistemas ou repositórios de dados que possam conter as informações faltantes. Por exemplo, se certas aprovações são feitas manualmente, garanta que pelo menos os resultados ou desfechos dessas aprovações estejam registrados em um sistema digital para melhor visibilidade.

2. IDs de Caso Inconsistentes

O Process Mining depende de um ID de Caso único para identificar cada instância de processo (por exemplo, um pedido, uma solicitação de cliente ou um ticket de serviço). No entanto, em cenários do mundo real, o mesmo processo pode ser representado por diferentes IDs em vários sistemas. Por exemplo, o número de um pedido em um sistema CRM pode não coincidir com o mesmo número de pedido no sistema financeiro, levando a dificuldades para rastrear o ciclo de vida completo de um processo.

Como Resolver:

Crie um Mapeamento Unificado de IDs de Caso: Desenvolva uma estratégia para mapear diferentes identificadores de vários sistemas para um único e unificado ID de Caso. Isso pode ser feito através de processos de transformação de dados onde você mescla ou reconcilia dados de diferentes sistemas.
Ferramentas de Integração de Dados: Use ferramentas ETL (Extract, Transform, Load) como Talend ou Informatica para padronizar e mesclar IDs de caso em diferentes fontes de dados.

3. Baixa Qualidade de Dados

A qualidade dos dados é uma preocupação significativa no Process Mining. Timestamps imprecisos, registros incompletos, detalhes de atividades ausentes ou sequenciamento incorreto de eventos podem distorcer severamente sua análise. Por exemplo, se o timestamp de um evento é registrado incorretamente ou está totalmente ausente, isso pode interromper o sequenciamento do processo, dificultando a análise precisa do fluxo ou desempenho do processo.

Como Resolver:

Limpeza de Dados: Realize um processo detalhado de limpeza de dados antes de carregar os conjuntos de dados na ferramenta de Process Mining. Isso pode envolver o preenchimento de dados ausentes, a correção de formatos inconsistentes ou a remoção de duplicatas.
Mecanismos de Validação: Implemente verificações de validação para garantir a correção dos timestamps e outros pontos de dados-chave. Por exemplo, procure por sequências de atividades que não fazem sentido lógico, como um evento de “Pedido Concluído” aparecendo antes de um evento de “Pedido Criado”.

4. Silos de Dados

Em muitas organizações, os dados estão espalhados por vários sistemas desconectados, como um sistema ERP, CRM e ferramentas de gestão de projetos. Esses silos podem dificultar a obtenção de uma visão completa e de ponta a ponta de um processo, especialmente se diferentes partes do mesmo processo são gerenciadas em sistemas separados.

Como Resolver:

Integração de Dados Entre Sistemas: Quebre silos integrando dados de vários sistemas em um único conjunto de dados. Ferramentas como Apache Nifi ou Microsoft Power BI podem ajudar a extrair dados de várias fontes e combiná-los em um formato unificado.
Colaboração com Stakeholders: Trabalhe com diferentes departamentos ou unidades de negócios para identificar todos os sistemas envolvidos no processo. A colaboração é fundamental para garantir que todas as fontes de dados relevantes sejam consideradas durante o processo de extração.

5. Gerenciamento de Grandes Conjuntos de Dados

Para processos complexos ou grandes organizações, o volume de dados pode ser esmagador. O Process Mining geralmente requer um grande número de registros para ser útil, mas lidar com conjuntos de dados massivos pode levar a problemas de desempenho e dificuldades durante a preparação de dados. Extrair, limpar e analisar tais grandes conjuntos de dados pode levar tempo e exigir infraestrutura avançada.

Como Resolver:

Amostragem de Dados: Utilize técnicas de amostragem de dados para extrair subconjuntos representativos de dados se lidar com conjuntos massivos for impraticável. No entanto, certifique-se de que a amostra reflete com precisão o conjunto de dados completo para evitar distorções nos resultados.
Carregamento Incremental de Dados: Em vez de trabalhar com um conjunto de dados inteiro de uma só vez, considere carregar e processar dados de forma incremental. Algumas ferramentas de Process Mining podem lidar com o carregamento contínuo de dados, o que permite analisar partes menores sem sobrecarregar o sistema.

6. Questões de Granularidade de Eventos

Em alguns casos, a granularidade dos logs de eventos pode não ser ideal para o Process Mining. Eventos podem estar em um nível muito alto, faltando detalhes críticos, ou em um nível muito baixo, capturando informações desnecessárias ou irrelevantes. Ambos os cenários podem dificultar a obtenção de insights precisos. Se a granularidade for muito grosseira, você pode perder variações importantes, enquanto se for muito fina, os dados se tornam difíceis de gerenciar e interpretar.

Como Resolver:

Defina o Nível Correto de Detalhe: Trabalhe com especialistas no assunto para determinar o nível apropriado de detalhes para os eventos em seu processo. É importante equilibrar entre capturar detalhes suficientes para uma análise precisa e não sobrecarregar o conjunto de dados com informações desnecessárias.
Agregação de Dados: Se você tiver dados altamente detalhados, considere agregar eventos quando apropriado. Por exemplo, você pode agrupar certos eventos técnicos de baixo nível em atividades de negócios mais amplas que são mais significativas para a análise.

7. Preocupações de Segurança e Privacidade dos Dados

Ao extrair e preparar dados para Process Mining, especialmente em indústrias como saúde, finanças ou serviços jurídicos, é necessário lidar com informações sensíveis cuidadosamente. Garantir que as regulamentações de privacidade de dados, como o GDPR, sejam seguidas é crucial.

Como Resolver:

Anonimização de Dados Sensíveis: Antes de processar dados, anonimizar informações pessoais ou sensíveis, como nomes de clientes, endereços ou detalhes financeiros. A maioria das plataformas de Process Mining oferece opções para mascarar dados sensíveis durante a fase de análise.
Limitar o Acesso aos Dados: Certifique-se de que apenas pessoal autorizado tenha acesso aos conjuntos de dados que você extrai. Use controles de acesso baseados em funções (RBAC) e encriptação para proteger dados tanto em trânsito quanto armazenados.

Conclusão: Superando Desafios de Dados no Process Mining

Preparar dados para Process Mining é um passo crítico que requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Seja lidando com dados incompletos, gerenciando diferentes IDs de caso ou assegurando a qualidade dos dados, o sucesso está na preparação detalhada dos dados e no uso das ferramentas certas. Enfrentar esses desafios desde cedo pode melhorar significativamente a precisão e os insights obtidos no Process Mining.

Ao identificar esses desafios comuns e adotar melhores práticas para extração, limpeza e estruturação de dados, você garante que seus projetos de Process Mining proporcionem os insights necessários para melhorar suas operações de negócios. Com ferramentas como o ProcessMind e outras plataformas, e colaborando efetivamente entre equipes, a jornada para otimização de processos se torna muito mais suave.

Para mais informações sobre sistemas específicos e como extrair dados, sinta-se à vontade para explorar os recursos abaixo:

Ao enfrentar de frente esses desafios comuns de dados, você pode preparar suas iniciativas de Process Mining para o sucesso e impulsionar melhorias significativas, baseadas em dados, em sua organização.