> Continue verbetering > Record to Report Journaalpost > SAP S/4HANA > datatemplate

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

SAP S/4HANA

Record to Report - Journaalpost Attributes (20) Record to Report - Journaalpost Activiteiten (12) Extractie Guides (3)

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Deze template biedt een uitgebreide gids voor het verzamelen van de benodigde data voor het analyseren van uw Record to Report - Journaalpostproces. Het schetst essentiële attributes om te verzamelen, belangrijke activiteiten om te volgen en praktische begeleiding voor het extraheren van deze informatie uit uw bronsysteem. Gebruik deze resource om ervoor te zorgen dat u alle data points heeft die nodig zijn voor een robuuste process mining analyse.

Aanbevolen attributen om vast te leggen
Belangrijkste activiteiten om te volgen
Praktische extractierichtlijnen

Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Template downloaden

Record to Report - Journaalpost Attributes

Dit zijn de aanbevolen data fields om op te nemen in uw event log voor uitgebreide Record to Report - Journaalpost analyse.

3 Verplicht 5 Aanbevolen 12 Optioneel

	Naam	Omschrijving
	Activiteit ActivityName	De naam van de bedrijfsactiviteit die plaatsvond op een specifiek punt in het journaalpostproces.
Omschrijving De Activiteit vertegenwoordigt een specifieke stap of gebeurtenis in de levenscyclus van een journaalpost, zoals 'Journaalpost Aangemaakt', 'Journaalpost Ingediend Ter Beoordeling' of 'Journaalpost Geboekt'. Deze activiteiten zijn typisch afgeleid van wijzigingslogs, statusupdates of transactiecodes die in het systeem zijn vastgelegd. Het analyseren van activiteiten maakt de visualisatie van de procesflow, de identificatie van gemeenschappelijke paden en de ontdekking van afwijkingen van de standaardprocedure mogelijk. Het is fundamenteel voor het berekenen van metrics zoals activiteitsfrequentie, wachttijden tussen stappen en conformiteitspercentages. Het belang Het definieert de `steps` in het `process`, wat de `visualization` van `process maps` en de analyse van `workflow patterns` mogelijk maakt. Vindplaats Afgeleid van diverse `sources`, waaronder `status fields` in `header/item tables` (bijv. BKPF-BSTAT), `change document logs` (CDHDR/CDPOS) en `workflow logs`. Voorbeelden Journaalpost aangemaaktJournaalpost GeparkeerdJournaalpost Ingediend Ter BeoordelingJournaalpost GoedgekeurdJournaalpost Geboekt
	Journaalpost ID JournalEntryId	De unieke identifier voor een financiële journaalpost, die dient als de primaire case-identifier voor het proces.
Omschrijving Het Journaalpost ID is een uniek nummer dat aan elk boekhoudkundig document wordt toegewezen bij de creatie ervan in SAP S/4HANA. Deze identifier is essentieel voor het volgen van de complete levenscyclus van een journaalpost, van de initiële creatie of het parkeren, via goedkeuringsworkflows, tot de uiteindelijke boeking en mogelijke stornering of afboeking. In process mining-analyse wordt dit ID gebruikt om alle gerelateerde activiteiten te koppelen aan één enkele case. Door gebeurtenissen onder een gemeenschappelijk Journaalpost ID te groeperen, kunnen analisten de end-to-end procesflow reconstrueren, cyclustijden meten en variaties of knelpunten identificeren voor elke specifieke financiële transactie. Het is de fundamentele attribute voor het opbouwen van de gehele procesweergave. Het belang Deze identifier verbindt alle gerelateerde processtappen, waardoor het mogelijk wordt de end-to-end reis van elke journaalpost te analyseren. Vindplaats Dit is een samengestelde sleutel, typisch gevormd door het samenvoegen van Bedrijfscode (BKPF-BUKRS), Documentnummer (BKPF-BELNR) en Fiscaal Jaar (BKPF-GJAHR). Voorbeelden 1000-1000000001-20231710-1900000055-20242000-2100003412-2023
	Tijdstip Gebeurtenis EventTime	De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit plaatsvond voor de journaalpost.
Omschrijving `Event Time` is de precieze datum en tijd waarop een `business activity` is uitgevoerd en vastgelegd in het systeem. Elke activiteit in een `case` heeft zijn eigen `timestamp`, wat een chronologische reeks van `events` creëert. Dit `attribute` is cruciaal voor alle `time-based process analysis`. Het wordt gebruikt om `cycle times`, `durations` tussen activiteiten, wachttijden te berekenen, en om de temporele `distribution` van werk te begrijpen. Accurate `timestamps` zijn essentieel voor het bouwen van een betrouwbaar `process model` en het berekenen van `key performance indicators` zoals `Approval Cycle Time`. Het belang Het biedt de chronologische volgorde van `events`, wat essentieel is voor het berekenen van alle op `duration` gebaseerde `metrics` en het begrijpen van de `proces timeline`. Vindplaats Afkomstig uit wijzigingsdocumentlogs (CDHDR-UDATE, CDHDR-UTIME), workflowlogs, of creatie-/invoer-timestamps op tabellen zoals BKPF (CPUDT, CPUTM). Voorbeelden 2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:30:15Z2024-01-20T09:00:45Z
	Aangemaakt door gebruiker CreatedByUser	De gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft aangemaakt.
Omschrijving Deze attribute slaat de unieke identifier op van de gebruiker die het journaalpostproces heeft geïnitieerd door het initiële document aan te maken. Dit kan een accountant, een business user, of een systeem-ID zijn voor geautomatiseerde posten. Het analyseren van het proces per aanmaker helpt patronen te identificeren die verband houden met specifieke gebruikers of teams. Het kan trainingsbehoeften onthullen als bepaalde gebruikers hogere afwijzingspercentages hebben, of hoogpresterende individuen benadrukken. Het is essentieel voor het 'Gebruikersactiviteit en Doorvoer' dashboard. Het belang `Attributes` procesactiviteiten aan specifieke gebruikers, wat `performance analysis`, `workload balancing` en de identificatie van `training opportunities` mogelijk maakt. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld USNAM (Gebruikersnaam). Voorbeelden ABROWNCJONESBATCH_USER
	Bedrag In Lokale Valuta AmountInLocalCurrency	De totale waarde van de journaalpost uitgedrukt in de lokale valuta van de bedrijfscode.
Omschrijving Deze attribute vertegenwoordigt de financiële omvang van de journaalpost. Het is typisch de som van de absolute waarden van alle debet- of creditregelitems in het document, omgerekend naar de lokale valuta van de bedrijfscode. Analyseren per bedrag maakt de segmentatie van het proces mogelijk op basis van financiële impact. Zo kunnen posten met een hoge waarde een rigoureuzer goedkeuringsproces volgen dan die met een lage waarde. Het helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen voor transacties die het hoogste financiële risico met zich meebrengen. Het belang Biedt de financiële waarde van de post, wat analyse mogelijk maakt van hoe procesgedrag verandert met de financiële waarde die op het spel staat. Vindplaats Berekend door bedragen op te tellen uit de `line item` tabel BSEG (veld DMBTR) voor een gegeven journaalpost (BELNR) en om te zetten naar een positieve waarde. Voorbeelden 1500.75125000.0050.20
	Bedrijfscode CompanyCode	De unieke identifier voor het bedrijf of de juridische entiteit waarvoor de journaalpost wordt geboekt.
Omschrijving De Bedrijfscode is een fundamentele organisatorische eenheid in SAP Financials, die een onafhankelijke juridische entiteit vertegenwoordigt waarvoor financiële overzichten worden gegenereerd. Elke journaalpost wordt toegewezen aan een specifieke bedrijfscode. Deze attribute is cruciaal voor het segmenteren en vergelijken van procesprestaties over verschillende delen van de organisatie. Analisten kunnen het gebruiken om de procesweergave te filteren voor een specifieke juridische entiteit, afwijzingspercentages tussen bedrijfscodes te vergelijken, of regio-specifieke procesvariaties te identificeren. Het belang Maakt filtering en vergelijking van het `journal entry process` mogelijk tussen verschillende `legal entities` of `business units` binnen de organisatie. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld BUKRS (Bedrijfscode). Voorbeelden 10001710US01
	Boekingsdatum PostingDate	De datum waarop de journaalpost wordt vastgelegd in het Grootboek, wat de financiële periode beïnvloedt.
Omschrijving De Boekingsdatum bepaalt de fiscale periode waarin de transactie op financiële overzichten zal verschijnen. Het is een kritieke datum voor boekhouding en kan verschillen van de datum waarop het document is aangemaakt of in het systeem is ingevoerd. In process mining wordt de boekingsdatum gebruikt voor tijdgebaseerde cohortanalyse, zoals het vergelijken van maandafsluitingsprocessen of het analyseren van prestatietrends over verschillende financiële periodes. Het wordt ook gebruikt om vertragingen te meten tussen het aanmaken van de post en de feitelijke financiële boeking. Het belang Cruciaal voor de financiële `context`, maakt het analyse van `proces performance` binnen specifieke `accounting periods` mogelijk, zoals `month-end` of `year-end`. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld BUDAT (Boekingsdatum in het Document). Voorbeelden 2023-10-312023-11-012024-02-29
	Journaalposttype JournalEntryType	Classificeert de journaalpost op basis van het `business purpose`, zoals een `asset posting`, `vendor invoice` of `general ledger entry`.
Omschrijving Het Journaalposttype, of Documenttype in SAP-terminologie, is een sleutel die boekhoudkundige documenten categoriseert. Het controleert aspecten zoals de nummerreeks die aan het document is toegewezen en welke rekeningtypes zijn toegestaan voor boeking. Het analyseren van het proces per journaalposttype is cruciaal voor het begrijpen van contextspecifiek gedrag. Het goedkeuringsproces voor een eenvoudige overlopende post (type SA) kan bijvoorbeeld veel eenvoudiger zijn dan voor een complexe activa-aankoop (type AA). Deze dimensie is essentieel voor het 'Compliance by Entry Type' dashboard. Het belang Categoriseert `entries` op basis van `business context`, wat analyse van procesvariaties en `performance` voor verschillende soorten financiële transacties mogelijk maakt. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld BLART (Documenttype). Voorbeelden SAKRAA
	`Total Cycle Time` TotalCycleTime	De totale duur vanaf de creatie van de eerste activiteit tot de voltooiing van de laatste activiteit voor een journaalpost.
Omschrijving Deze berekende metric meet de end-to-end duur van het journaalpostproces voor elke case. Het is het verschil tussen de timestamp van de allerlaatst waargenomen activiteit en de timestamp van de allereerste. Totale Cyclustijd is een primaire KPI voor het meten van de algehele procesefficiëntie. Het biedt een hoog-niveau overzicht van procesprestaties en wordt gebruikt in dashboards om trends over tijd te volgen. Het analyseren van de oorzaken van lange cyclustijden is een veelvoorkomend startpunt voor procesverbetering. Het belang Meet de end-to-end procesduur en biedt een belangrijke prestatie-indicator voor de algehele procesefficiëntie en snelheid. Vindplaats Berekend door de minimale `EventTime` af te trekken van de maximale `EventTime` voor elke unieke `JournalEntryId`. Voorbeelden 2 dagen 4 uur 30 minuten8 uur 15 minuten15 days 2 hours
	Annuleringsreden ReversalReason	Een `code` die de reden aangeeft waarom een geboekte journaalpost is teruggedraaid.
Omschrijving Wanneer een geboekte journaalpost incorrect is, kan deze niet worden verwijderd maar moet deze worden gestorneerd met een nieuw document. De Reden voor Stornering code verklaart waarom deze actie is ondernomen, bijvoorbeeld vanwege een incorrecte boekingsdatum of bedrag. Het analyseren van storneringsredenen helpt de hoofdoorzaken van fouten in het Record to Report-proces te identificeren. Een hoge frequentie van een specifieke reden kan wijzen op systemische problemen, zoals ontoereikende training of controlefouten, die moeten worden aangepakt om de kwaliteit van de eerste keer goed te verbeteren. Het belang Helpt de `root cause` van `errors` die leiden tot `reversals` te diagnosticeren, en biedt `insights` die nodig zijn om `rework` te verminderen en de `proces quality` te verbeteren. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld STGRD (Reden voor stornering). Voorbeelden 010205
	Boekjaar FiscalYear	Het fiscale jaar waartoe de journaalpost behoort.
Omschrijving Het Fiscaal Jaar maakt deel uit van de unieke sleutel voor een journaalpost, naast de bedrijfscode en het documentnummer. Het vertegenwoordigt het financiële jaar waarin het document relevant is. In analyses wordt het fiscale jaar gebruikt voor langetermijntrendanalyse en om de uniciteit van de case-identifier te waarborgen. Het vergelijken van proces-metrics over verschillende fiscale jaren kan verbeteringen of verslechteringen in prestaties over tijd onthullen. Het belang Biedt een cruciale component voor het uniek identificeren van documenten en maakt jaar-op-jaar procesprestatieanalyse mogelijk. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld GJAHR (Fiscaal Jaar). Voorbeelden 202320242022
	Bronsysteem SourceSystem	Identificeert het `source system` waaruit de `journal entry data` is geëxtraheerd.
Omschrijving Deze attribute specificeert het bronsysteem waar de journaalpost data is ontstaan. Voor bedrijven met meerdere ERP-instanties of een mix van legacy- en moderne systemen helpt dit bij het onderscheiden van databronnen. In analyse kan het worden gebruikt om procesprestaties tussen verschillende systemen te vergelijken of om data voor een specifieke bron te filteren. Het is belangrijk voor data governance en om ervoor te zorgen dat de context van de data wordt begrepen. Het belang Biedt context over de data-oorsprong, wat cruciaal is in multi-systeemlandschappen voor nauwkeurige procesanalyse en -vergelijking. Vindplaats Dit is typisch een statische waarde toegevoegd tijdens data-extractie, die de specifieke SAP S/4HANA instantie identificeert (bijv. SID of logische systeemnaam). Voorbeelden S4H_PROD_100ECC_FIN_200S4C_US_EAST
	Documentstatus DocumentStatus	De huidige verwerkingsstatus van de journaalpost, zoals Geparkeerd, Geboekt of Afgeboekt.
Omschrijving De Documentstatus geeft de staat van de journaalpost binnen zijn levenscyclus aan. Een 'geparkeerd' document is bijvoorbeeld opgeslagen maar nog niet geboekt in het Grootboek, terwijl een 'geboekt' document is afgerond. Het analyseren van de status helpt de flow van het werk te begrijpen en knelpunten te identificeren. Een groot aantal documenten dat lange tijd in een 'geparkeerde' of 'goedkeuring in behandeling' status blijft, kan duiden op inefficiënties in het proces. Het is ook een belangrijke bron voor het afleiden van procesactiviteiten. Het belang Biedt een momentopname van waar een journaalpost zich bevindt in zijn levenscyclus, en helpt wachtrijen en knelpunten te identificeren. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld BSTAT (Documentstatus). Voorbeelden VAB
	Doorlooptijd goedkeuringscyclus ApprovalCycleTime	De verstreken tijd vanaf het moment dat een journaalpost ter goedkeuring werd ingediend totdat deze werd goedgekeurd of afgewezen.
Omschrijving Deze berekende metric richt zich specifiek op de duur van de goedkeuringsfase. Het meet de tijd tussen de activiteit 'Journaalpost Ingediend Ter Beoordeling' en de daaropvolgende activiteit 'Journaalpost Goedgekeurd' of 'Journaalpost Afgewezen'. Deze KPI is cruciaal voor het identificeren van knelpunten binnen de goedkeuringsworkflow. Lange goedkeuringscyclustijden kunnen het algehele proces aanzienlijk vertragen. Het analyseren van deze metric per goedkeurder, bedrijfscode of journaalposttype kan specifieke verbeterpunten aan het licht brengen. Het belang Isoleert de `duration` van de `approval step`, wat helpt bij het aanwijzen en aanpakken van `bottlenecks` in de `review- en approval workflow`. Vindplaats Berekend door het tijdsverschil te vinden tussen de `event` 'Journaalpost ingediend voor `review`' en de `event` 'Journaalpost goedgekeurd' of 'Journaalpost afgewezen'. Voorbeelden 1 dag 2 uur4 uur 25 minuten5 dagen 0 uur
	Eindtijd EndTime	De `timestamp` die aangeeft wanneer de `activity` werd voltooid.
Omschrijving De Eindtijd markeert de voltooiing van een activiteit. In veel event logs zijn de Starttijd en Eindtijd van een activiteit hetzelfde, wat een momentane gebeurtenis vertegenwoordigt. Echter, voor activiteiten die een meetbare duur hebben, zoals een gebruiker die actief een document beoordeelt, kan dit attribute die duur vastleggen. Een aparte Eindtijd maakt een preciezere berekening mogelijk van de verwerkingstijden van activiteiten versus wachttijden. Het helpt het onderscheid te maken tussen de tijd dat aan een taak actief werd gewerkt en de tijd dat deze in een wachtrij stil lag. Het belang Maakt de berekening van precieze activiteit `processing times` mogelijk, waarbij actieve werktijd wordt gescheiden van `idle waiting time`. Vindplaats Typisch hetzelfde als StartTime voor atomaire gebeurtenissen. Voor activiteiten met een duur kan het afkomstig zijn uit workflow logs of berekend worden op basis van daaropvolgende gebeurtenissen. Voorbeelden 2023-10-26T10:05:00Z2023-11-15T14:45:20Z2024-01-20T09:10:30Z
	Goedkeurder Gebruiker ApproverUser	De gebruikers-ID van de persoon die de journaalpost heeft goedgekeurd of afgewezen.
Omschrijving Deze attribute identificeert de gebruiker die verantwoordelijk is voor het beoordelen en nemen van een beslissing over een ingediende journaalpost. In een goedkeuringsworkflow met meerdere niveaus kunnen er meerdere goedkeurders zijn voor één journaalpost. Deze informatie is essentieel voor het gedetailleerd analyseren van het goedkeuringsproces. Het helpt de werkbelasting van verschillende goedkeurders te meten, individuele goedkeuringstijden te berekenen en knelpunten in de goedkeuringsketen te identificeren. Het ondersteunt direct het 'Gebruikersactiviteit en Doorvoer' dashboard. Het belang Identificeert de individuele verantwoordelijke voor `approval`, wat analyse van `approval workloads`, `performance` en `bottlenecks` mogelijk maakt. Vindplaats Afkomstig uit workflowlogs (bijv. SWW_WI2OBJ, SWWLOG) of wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR/CDPOS) door bij te houden wie de goedkeuringsstap heeft uitgevoerd. Voorbeelden DMILLERFWHITEKCHEN
	Is Handmatige Boeking IsManualPosting	Een `boolean flag` die aangeeft of de journaalpost handmatig door een gebruiker is geboekt.
Omschrijving Deze attribute identificeert journaalposten die zijn geboekt via handmatige gebruikersinterventie, in tegenstelling tot automatisch geboekt door een systeemtaak of interface. Het is typisch afgeleid van de Transactiecode die wordt gebruikt om het document te boeken. Deze flag wordt gebruikt om de Handmatige Boekingspercentage KPI te berekenen en helpt organisaties hun vooruitgang te volgen bij het automatiseren van het Record to Report-proces. Door te filteren op handmatig geboekte posten, kunnen analisten de specifieke scenario's identificeren die nog menselijke tussenkomst vereisen en deze evalueren op automatiseringspotentieel. Het belang Onderscheidt menselijke en systeemgestuurde boekingen, wat cruciaal is voor het meten van automatiseringsniveaus en het identificeren van automatiseringskansen. Vindplaats Dit is een berekende attribute afgeleid van de TransactionCode. Een vooraf gedefinieerde lijst van handmatige transactiecodes (bijv. 'FB01', 'F-02') wordt gebruikt om de flag op 'waar' in te stellen. Voorbeelden truefalse
	Is herstelwerk IsRework	Een `boolean flag` die aangeeft of de journaalpost is `herwerkt`, bijvoorbeeld gecorrigeerd na een afwijzing.
Omschrijving Deze berekende attribute markeert journaalposten die zijn afgeweken van het ideale 'happy path' proces. Het wordt typisch ingesteld op 'waar' als een activiteit zoals 'Journaalpost Afgewezen' of 'Journaalpost Gecorrigeerd' voorkomt binnen de case. Deze flag vereenvoudigt de analyse van procesefficiëntie. Het maakt een snelle berekening van de Herstelwerkpercentage KPI mogelijk en maakt directe vergelijking van cyclustijden en kosten mogelijk tussen cases met en zonder herstelwerk. Het identificeren van de drijfveren van herstelwerk is een primair doel van veel procesverbeteringsinitiatieven. Het belang Vlagt `cases` die `correction` of extra `loops` vereisten, wat gemakkelijke `quantification` en `root cause analysis` van `proces` inefficiënties mogelijk maakt. Vindplaats Dit is een berekende attribute afgeleid van de volgorde van activiteiten in een case. Het wordt gemarkeerd als 'waar' als een activiteit zoals 'Journaalpost Afgewezen' aanwezig is. Voorbeelden truefalse
	Laatste data-update LastDataUpdate	Timestamp die aangeeft wanneer de data voor dit record voor het laatst is ververst vanuit het bronsysteem.
Omschrijving Deze attribute registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of update vanuit het bronsysteem. Het biedt transparantie over de actualiteit van de geanalyseerde data. Het kennen van de laatste updatetijd is belangrijk voor het begrijpen van de actualiteit van de procesanalyse. Het helpt gebruikers de dashboards en KPI's correct te interpreteren, wetende of ze naar bijna real-time data kijken of naar een momentopname van een eerdere periode. Het belang Geeft de actualiteit van de data aan, zodat gebruikers weten hoe actueel de procesanalyse is. Vindplaats Dit is een metadata attribute, typisch gegenereerd en gestempeld op elke record tijdens de data-ingestie pipeline. Voorbeelden 2024-03-10T02:00:00Z2024-03-11T02:00:00Z2024-03-12T02:00:00Z
	Transactiecode TransactionCode	De SAP-transactiecode die wordt gebruikt om de journaalpost aan te maken of te wijzigen.
Omschrijving De Transactiecode (T-Code) is een snelkoppeling die een specifieke functie of programma in SAP identificeert. Voor journaalposten kunnen verschillende T-Codes aangeven hoe de post is aangemaakt, bijvoorbeeld FB01 voor handmatige GL-boeking, FV50 voor parkeren, of een geautomatiseerde code voor door het systeem gegenereerde posten. Dit attribute is een sterke indicator of een activiteit handmatig door een gebruiker of automatisch door het systeem is uitgevoerd. Het is essentieel voor het berekenen van de Handmatige Boekingspercentage KPI en voor het identificeren van automatiseringsmogelijkheden. Het belang Geeft aan hoe een `entry` is verwerkt (bijv. handmatig vs. automatisch), wat `key` is voor `automation analysis` en het begrijpen van `proces` variaties. Vindplaats SAP S/4HANA tabel BKPF, veld TCODE (Transactiecode). Voorbeelden FB01FV50F-02

Verplicht Aanbevolen Optioneel

Record to Report - Journaalpost Activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen die u in uw `event log` moet vastleggen voor accurate `process discovery` en optimalisatie.

6 Aanbevolen 6 Optioneel

	Activiteit	Omschrijving
	Journaalpost aangemaakt	Deze activiteit markeert de initiële aanmaak van een journaalpostdocument in het systeem. De record wordt aangemaakt in de header-tabel (BKPF), maar is nog niet geboekt in het grootboek. Dit is het startpunt voor de levenscyclus van de journaalpost.
Het belang Dit is de primaire startevenement voor het proces. Het analyseren van de tijd van dit evenement tot boeking is cruciaal voor het meten van de totale cyclustijd en het identificeren van initiële data-invoer vertragingen. Vindplaats Deze gebeurtenis kan expliciet worden vastgelegd vanuit de SAP-tabel BKPF met behulp van de aanmaakdatum (CPUDT) en aanmaaktijd (CPUTM) velden voor een gegeven documentnummer (BELNR). Vastleggen Gebruik BKPF-CPUDT en BKPF-CPUTM voor de event timestamp. Gebeurtenistype explicit
	Journaalpost Afgeboekt	Een `open item line` binnen een journaalpost wordt `offset` door een andere `posting`, zoals een betaling die een factuur `cleart`. Deze activiteit markeert de `reconciliation` van specifieke `line items`, waardoor deze effectief worden afgesloten.
Het belang Deze activiteit vertegenwoordigt de laatste afstemmingsstap voor veel journaalposten, vooral die met tussenrekeningen of openstaande posten. Het analyseren van de tijd van boeking tot afboeking helpt de afstemmingsefficiëntie te meten. Vindplaats Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit de regelitemtabel (BSEG of de ACDOCA-weergave). Wanneer een item is afgeboekt, worden de velden Afboekingsdatum (AUGDT) en Afboekingsdocument (AUGBL) voor die regel gevuld. Vastleggen Gebruik de afboekingsdatum (BSEG-AUGDT) voor het regelitem als de timestamp voor de gebeurtenis. Gebeurtenistype inferred
	Journaalpost Geboekt	De journaalpost wordt officieel vastgelegd in het grootboek, wat van invloed is op de financiële overzichten van het bedrijf. Dit is het punt waarop het document een permanent financieel record wordt.
Het belang Dit is de primaire succesmijlpaal, die het einde markeert van de kernverwerkingscyclus. Het analyseren van de doorvoer van geboekte posten en de tijd om dit stadium te bereiken zijn fundamentele process mining metrics. Vindplaats Dit is een expliciete gebeurtenis gemarkeerd door de Boekingsdatum (BUDAT) in de BKPF-tabel. Een geboekt document heeft een lege documentstatus (BSTAT), wat het onderscheidt van geparkeerde ('V') of vastgehouden ('D') documenten. Vastleggen Gebruik de Boekingsdatum (BKPF-BUDAT) en Invoerdatum (BKPF-CPUDT) om de gebeurtenis te timestampen. Een lege BKPF-BSTAT duidt op een geboekt document. Gebeurtenistype explicit
	Journaalpost Goedgekeurd	De journaalpost ontvangt definitieve goedkeuring van een geautoriseerde manager, wat de geldigheid en nauwkeurigheid ervan bevestigt. Deze activiteit is de laatste poort voordat het document in het grootboek kan worden geboekt.
Het belang Dit is een kritieke mijlpaal die de goedkeuringscyclus afsluit. De tijd die nodig is om deze stap te bereiken is een belangrijk onderdeel van de totale procesduur en een belangrijke indicator van de efficiëntie van de goedkeurder. Vindplaats Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit een workflow log dat de uiteindelijke goedkeuringsstap of een statuswijziging op het document toont. De gebruikers-ID en timestamp van de goedkeurder kunnen worden verkregen uit workflow data of wijzigingslogs. Vastleggen Identificeer `timestamp` van de `final approval step` in `workflow logs` of `status change` naar 'Goedgekeurd' in `change documents`. Gebeurtenistype inferred
	Journaalpost Ingediend Ter Beoordeling	De aanmaker van de journaalpost dient het document formeel in voor de beoordelings- en goedkeuringsworkflow. Deze activiteit vertegenwoordigt de overdracht van datainvoer naar het formele controleproces, waarmee de goedkeuringscyclus wordt geïnitieerd.
Het belang Dit markeert het begin van de goedkeuringscyclustijd. Het meten vanaf dit punt tot de definitieve goedkeuring of afwijzing helpt knelpunten specifiek binnen de beoordelings- en goedkeuringsfasen te isoleren. Vindplaats Dit wordt vaak vastgelegd vanuit workflow logs (tabellen SWW_WIHEAD, SWWLOG) gekoppeld aan het business object. Het kan ook worden afgeleid uit een statuswijziging in een aangepast veld in de documentheader (BKPF). Vastleggen Timestamp van aanmaak workflow item of een statusveld dat verandert naar 'Ingediend' of 'Ter Beoordeling'. Gebeurtenistype inferred
	Journaalpost Stornering Verwerkt	Een eerder geboekte journaalpost wordt `reversed` door een nieuw document aan te maken met `inverse postings`. Deze actie wordt ondernomen om fouten in geboekte documenten te corrigeren en is een expliciete, `auditable transaction`.
Het belang Storneringen duiden erop dat er een fout is gemaakt in een geboekt document. Een hoog storneringspercentage suggereert onderliggende problemen in het goedkeuringsproces of de datainvoerkwaliteit, en het volgen hiervan helpt de nauwkeurigheid bij de eerste keer te verbeteren. Vindplaats De stornering is een expliciete gebeurtenis. De header (BKPF) van het nieuwe storneringsdocument bevat een verwijzing naar het originele document in het veld Reversed Document No. (STBLG). De boekingsdatum van het nieuwe document is de event time. Vastleggen Identificeer documenten waarbij BKPF-STBLG is ingevuld. De `event timestamp` is de `posting date` van het `reversing document`. Gebeurtenistype explicit
	Handmatige Boeking Geïdentificeerd	De journaalpost is geboekt met een handmatige transactiecode in plaats van via een geautomatiseerde interface of batchjob. Dit is geen tijdelijke gebeurtenis, maar een classificatie van de boekingsactiviteit.
Het belang Het identificeren van `manual postings` is cruciaal voor `automation initiatives`. Een hoog `rate` van `manual postings` suggereert `opportunities` om `processes` te `streamlinen` door `subsystems` te integreren of `automated posting programs` te gebruiken. Vindplaats Dit wordt berekend door het transactiecode (TCODE) veld in de documentheader-tabel (BKPF) te analyseren. Een lijst van bekende handmatige T-Codes (bijv. FB01, F-02, FB50) wordt gebruikt om de post te classificeren. Vastleggen Classificeer `event` gebaseerd op BKPF-TCODE tegen een `predefined list` van handmatige `transaction codes` op het moment van `posting`. Gebeurtenistype calculated
	Journaalpost Afgewezen	Een `reviewer` of `approver` wijst de journaalpost af, waardoor deze niet kan worden geboekt. Het document wordt doorgaans teruggestuurd naar de aanmaker voor correctie, wat een `rework loop` initieert.
Het belang Het bijhouden van afwijzingen is essentieel voor het begrijpen van proceskwaliteit en het identificeren van veelvoorkomende fouten. Hoge afwijzingspercentages duiden op problemen met datanauwkeurigheid, beleidsbegrip of ontoereikende ondersteunende documentatie. Vindplaats Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit een statuswijziging in een workflow log of een aangepast statusveld op het journaalpostdocument. Wijzigingsdocumentlogs (CDHDR/CDPOS) op het relevante statusveld kunnen de timestamp leveren. Vastleggen Identificeer `status field change` naar 'Afgewezen' via `change documents` (CDHDR/CDPOS) of `workflow logs`. Gebeurtenistype inferred
	Journaalpost Gecorrigeerd	De gebruiker wijzigt een journaalpost nadat deze is afgewezen of teruggestuurd voor wijzigingen. Dit vertegenwoordigt de herstelwerkzaamheden die nodig zijn om problemen aan te pakken die tijdens het beoordelingsproces zijn geïdentificeerd vóór herindiening.
Het belang Deze activiteit kwantificeert herstelwerk-loops. Het analyseren van de frequentie en duur van correcties helpt bronnen van inefficiëntie op te sporen en benadrukt mogelijkheden voor training en procesverduidelijking. Vindplaats Dit kan worden afgeleid door de 'Laatst Gewijzigd Op'-datum (AEDAT) in de BKPF-tabel te volgen voor een document dat eerder in een 'Afgewezen' status verkeerde. Wijzigingsdocumenten bieden specifiekere details over wat is gewijzigd. Vastleggen Gebruik de timestamp van wijzigingsdocumentheaders (CDHDR-UDATE) voor wijzigingen die zijn aangebracht na een afwijzingsgebeurtenis. Gebeurtenistype inferred
	Journaalpost Geparkeerd	Een gebruiker slaat een incomplete journaalpost op zonder deze te boeken, waardoor latere voltooiing of `review` mogelijk is. Dit is een expliciete actie die een `document header record` met een 'geparkeerde' `status` creëert, waardoor het in een `non-posted state` blijft.
Het belang Parkeren is een veelvoorkomende stap vóór indiening. Het bijhouden van de duur van de geparkeerde status helpt vertragingen in de datacompletie en -voorbereiding te identificeren voordat het formele beoordelings- en goedkeuringsproces begint. Vindplaats In de BKPF tabel wordt een `parked document` geïdentificeerd door het `document status field` (BSTAT) met een `value` van 'V'. De `event timestamp` is de `creation date` (CPUDT). Vastleggen Filter op documenten waarbij BKPF-BSTAT = 'V' op het moment van `creation`. Gebeurtenistype explicit
	Journaalpost Gewijzigd Na Boeking	Een gebruiker wijzigt een beperkt aantal `fields` in een journaalpost nadat deze al in het `general ledger` is geboekt. Hoewel de meeste financiële `data` na boeking `immutable post-posting` is, kunnen sommige `fields` zoals `text` of `assignments` worden gewijzigd.
Het belang Deze activiteit is een kritieke compliance flag. Wijzigingen na boeking kunnen duiden op pogingen om records te wijzigen en moeten nauwlettend worden gemonitord om fraude te voorkomen en data-integriteit te waarborgen. Vindplaats Dit kan betrouwbaar worden afgeleid uit wijzigingsdocumenttabellen (CDHDR en CDPOS). Een vermelding in CDHDR voor het documentnummer met een wijzigingsdatum na de boekingsdatum duidt op een wijziging na boeking. Vastleggen Zoek `records` in CDHDR waar de `change timestamp` (UDATE/UTIME) na de `posting date` van het document (BKPF-BUDAT) ligt. Gebeurtenistype inferred
	Ondersteunende Documentatie Bijgevoegd	Een gebruiker voegt een of meer `supporting documents`, zoals facturen of `spreadsheets`, toe aan de journaalpost. Dit wordt doorgaans gedaan om `evidence` en `context` te leveren voor de financiële transactie tijdens het `review- en audit` proces.
Het belang Het waarborgen dat documentatie is bijgevoegd vóór `review` is cruciaal voor `compliance` en `approval efficiency`. Deze activiteit helpt bij het meten van de naleving van documentatie `policies` en de `impact` daarvan op de `approval cycle times`. Vindplaats Dit wordt typisch afgeleid door de aanmaaktimestamp van bijlagen te controleren die zijn gekoppeld via Generic Object Services (GOS). De SRGBTBREL-tabel koppelt het business object (bijv. BKPF-document) aan de bijlage. Vastleggen Query GOS bijlagetabellen (bijv. SRGBTBREL) voor koppelingen naar het BKPF-object en gebruik de aanmaaktimestamp van de bijlage. Gebeurtenistype inferred

Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP S/4HANA

Stappen

Vereisten en Toegang: Zorg ervoor dat u een gebruiker heeft met de nodige autorisaties om query's uit te voeren op de onderliggende database van SAP S/4HANA of ABAP reports uit te voeren. U heeft lees access nodig tot de CDS views I_JournalEntry, I_JournalEntryItem en de tabellen CDHDR, CDPOS, SRGBREL, SOOD, SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST. Toegang wordt doorgaans verleend via een database client zoals SAP HANA Studio, DBeaver, of met behulp van SAP's ABAP Development Tools (ADT) voor Eclipse.
Identificeer Systeem-Specifieke Configuraties: Voordat u de query uitvoert, moet u de specifieke task codes identificeren die worden gebruikt in uw journal entry approval workflow. Raadpleeg uw SAP workflow administrator om de task ID's (bijv. TS12345678) te vinden die overeenkomen met submission-, rejection- en approval events. Deze zijn vereist voor de placeholders in de uiteindelijke query.
Bereid de SQL Query voor: Kopieer de complete SQL query die in de query sectie wordt gegeven naar uw gekozen SQL client of development tool.
Stel Query Parameters in: Zoek de placeholders binnen de query en vervang deze door uw specifieke waarden. Dit omvat het instellen van de [YourCompanyCode], [StartDate] en [EndDate] parameters. U moet ook de placeholder workflow task ID's ([Workflow Submitted Task ID], [Workflow Rejected Task ID], [Workflow Approved Task ID]) vervangen door de waarden die u in de vorige stap heeft geïdentificeerd.
Voer de Extraction Query uit: Voer de gewijzigde SQL query uit op de SAP S/4HANA database. Afhankelijk van de datumreeks en het data volume, kan de query aanzienlijk veel tijd in beslag nemen. Het wordt aanbevolen om dit tijdens off-peak hours uit te voeren.
Bekijk de Initiële Resultaten: Zodra de query is voltooid, onderzoekt u de eerste paar rijen van de output om er zeker van te zijn dat alle kolommen, zoals JournalEntryId, ActivityName en EventTime, zoals verwacht zijn gevuld. De result set moet één rij bevatten voor elke afzonderlijke business event in de journal entry lifecycle.
Exporteer Data naar CSV: Exporteer de gehele result set vanuit uw SQL tool naar een enkel CSV file. Zorg ervoor dat het bestand UTF-8 encoding gebruikt om problemen met speciale tekens te voorkomen.
Voorbereiden op Upload: Voordat u naar een process mining tool uploadt, controleert u of het CSV file de vereiste headers heeft. De data is al gestructureerd als een event log, dus verdere transformation of pivoting zou niet nodig moeten zijn.

Configuratie

Core Data Services (CDS) Views: De extractie maakt voornamelijk gebruik van I_JournalEntry voor header data en I_JournalEntryItem voor line item- en amount details. Deze views bieden een vereenvoudigde en semantisch rijke interface naar het universele journaal (ACDOCA).
Ondersteunende Tabellen: Om een compleet procesoverzicht te verkrijgen, voegt de query ook verschillende standaard SAP-tabellen samen:
- CDHDR en CDPOS voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.
- SRGBREL en SOOD voor het identificeren wanneer bijlagen worden gekoppeld via Generic Object Services (GOS).
- SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST voor het extraheren van belangrijke events uit de approval workflow.
Datumreeksfiltering: Het is cruciaal om de data te filteren op een specifieke datumreeks om de performance te beheren. Gebruik het veld I_JournalEntry.CreationDateTime in de WHERE-clausule. Een bereik van 3 tot 6 maanden wordt aanbevolen voor een initiële analyse.
Organisatorische Filtering: Filter altijd op CompanyCode om de extractie te beperken tot relevante juridische entiteiten. Het tegelijkertijd opvragen van alle company codes in een groot systeem kan leiden tot extreem lange uitvoeringstijden.
Workflow Task ID's: De query bevat placeholders voor workflow task ID's (bijv. [Workflow Approved Task ID]). Deze zijn uniek voor elke SAP-installatie en moeten correct worden geconfigureerd om workflow activities te kunnen extraheren. Zonder deze worden geen indienings-, goedkeurings- of afwijzings events vastgelegd.
Vereisten: De uitvoerende gebruiker heeft uitgebreide leesautorisaties nodig voor financiële, systeem- en workflow tabellen. Deze permissies zijn niet standaard en moeten specifiek worden toegekend.

a Voorbeeldquery sql

WITH JournalEntryAmountCTE AS (
    SELECT
        CompanyCode,
        AccountingDocument,
        FiscalYear,
        SUM(AmountInCompanyCodeCurrency) AS AmountInLocalCurrency
    FROM I_JournalEntryItem
    GROUP BY CompanyCode, AccountingDocument, FiscalYear
),
JournalEntryBaseCTE AS (
    SELECT
        JE.CompanyCode,
        JE.AccountingDocument,
        JE.FiscalYear,
        JE.CreatedByUser,
        JE.CreationDateTime,
        JE.PostingDateTime,
        JE.PostingDate,
        JE.AccountingDocumentType,
        JE.DocumentIsParked,
        JE.ReversedJournalEntry,
        JE.TransactionCode,
        JEA.AmountInLocalCurrency
    FROM I_JournalEntry AS JE
    LEFT JOIN JournalEntryAmountCTE AS JEA
        ON JE.CompanyCode = JEA.CompanyCode
        AND JE.AccountingDocument = JEA.AccountingDocument
        AND JE.FiscalYear = JEA.FiscalYear
    WHERE JE.CompanyCode IN ('[YourCompanyCode]')
      AND JE.CreationDateTime BETWEEN '[StartDate]' AND '[EndDate]'
)
-- 1. Journal Entry Created
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Created' AS "ActivityName",
    BJE.CreationDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE

UNION ALL

-- 2. Journal Entry Parked
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Parked' AS "ActivityName",
    BJE.CreationDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.DocumentIsParked = 'X'

UNION ALL

-- 3. Supporting Documentation Attached
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Supporting Documentation Attached' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(SOOD.CREDAT || ' ' || SOOD.CRETIM, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    SOOD.OWNER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SRGBREL ON SRGBREL.INSTID_A = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND SRGBREL.TYPEID_A = 'BKPF'
    AND SRGBREL.CATID_A = 'BO'
JOIN SOOD ON SOOD.OBJTP = SRGBREL.TYPEID_B
    AND SOOD.OBJYR = SRGBREL.INSTID_B(3)
    AND SOOD.OBJNO = SRGBREL.INSTID_B(5)

UNION ALL

-- 4. Journal Submitted For Review
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Submitted For Review' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Submitted Task ID]'

UNION ALL

-- 5. Journal Entry Rejected
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Rejected' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Rejected Task ID]'

UNION ALL

-- 6. Journal Entry Corrected (changed while parked)
SELECT DISTINCT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Corrected' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    CH.USERNAME AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN CDHDR AS CH ON CH.OBJECTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND CH.OBJECTCLASS = 'BELEG'
WHERE BJE.DocumentIsParked = 'X'

UNION ALL

-- 7. Journal Entry Approved
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Approved' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Approved Task ID]'

UNION ALL

-- 8. Manual Posting Identified
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Manual Posting Identified' AS "ActivityName",
    BJE.PostingDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL AND BJE.TransactionCode IN ('FB01', 'F-02', 'FB50', 'FV50', 'FBB1', 'FBV1')

UNION ALL

-- 9. Journal Entry Posted
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Posted' AS "ActivityName",
    BJE.PostingDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL

UNION ALL

-- 10. Journal Entry Changed After Posting
SELECT DISTINCT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Changed After Posting' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    CH.USERNAME AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN CDHDR AS CH ON CH.OBJECTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND CH.OBJECTCLASS = 'BELEG'
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL AND TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') > BJE.PostingDateTime

UNION ALL

-- 11. Journal Entry Cleared
SELECT
    JEI.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Cleared' AS "ActivityName",
    MIN(JEI.ClearingDateTime) AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser", -- Note: Clearing user is not directly available here
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM I_JournalEntryItem AS JEI
JOIN JournalEntryBaseCTE AS BJE ON JEI.AccountingDocument = BJE.AccountingDocument
    AND JEI.CompanyCode = BJE.CompanyCode
    AND JEI.FiscalYear = BJE.FiscalYear
WHERE JEI.ClearingDateTime IS NOT NULL
GROUP BY JEI.AccountingDocument, BJE.CreatedByUser, BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocumentType, BJE.PostingDate, BJE.AmountInLocalCurrency

UNION ALL

-- 12. Journal Entry Reversal Processed
SELECT
    OriginalDoc.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Reversal Processed' AS "ActivityName",
    ReversalDoc.PostingDateTime AS "EventTime",
    ReversalDoc.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    OriginalDoc.CompanyCode AS "CompanyCode",
    OriginalDoc.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    OriginalDoc.PostingDate AS "PostingDate",
    OriginalDoc.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS ReversalDoc
JOIN JournalEntryBaseCTE AS OriginalDoc
    ON ReversalDoc.ReversedJournalEntry = OriginalDoc.AccountingDocument
    AND ReversalDoc.CompanyCode = OriginalDoc.CompanyCode
    AND ReversalDoc.ReversalFiscalYear = OriginalDoc.FiscalYear
WHERE ReversalDoc.ReversedJournalEntry IS NOT NULL;

Stappen

Vereisten en Toegang: Zorg ervoor dat u een gebruiker heeft met de nodige autorisaties om query's uit te voeren op de onderliggende database van SAP S/4HANA of ABAP reports uit te voeren. U heeft lees access nodig tot de CDS views I_JournalEntry, I_JournalEntryItem en de tabellen CDHDR, CDPOS, SRGBREL, SOOD, SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST. Toegang wordt doorgaans verleend via een database client zoals SAP HANA Studio, DBeaver, of met behulp van SAP's ABAP Development Tools (ADT) voor Eclipse.
Identificeer Systeem-Specifieke Configuraties: Voordat u de query uitvoert, moet u de specifieke task codes identificeren die worden gebruikt in uw journal entry approval workflow. Raadpleeg uw SAP workflow administrator om de task ID's (bijv. TS12345678) te vinden die overeenkomen met submission-, rejection- en approval events. Deze zijn vereist voor de placeholders in de uiteindelijke query.
Bereid de SQL Query voor: Kopieer de complete SQL query die in de query sectie wordt gegeven naar uw gekozen SQL client of development tool.
Stel Query Parameters in: Zoek de placeholders binnen de query en vervang deze door uw specifieke waarden. Dit omvat het instellen van de [YourCompanyCode], [StartDate] en [EndDate] parameters. U moet ook de placeholder workflow task ID's ([Workflow Submitted Task ID], [Workflow Rejected Task ID], [Workflow Approved Task ID]) vervangen door de waarden die u in de vorige stap heeft geïdentificeerd.
Voer de Extraction Query uit: Voer de gewijzigde SQL query uit op de SAP S/4HANA database. Afhankelijk van de datumreeks en het data volume, kan de query aanzienlijk veel tijd in beslag nemen. Het wordt aanbevolen om dit tijdens off-peak hours uit te voeren.
Bekijk de Initiële Resultaten: Zodra de query is voltooid, onderzoekt u de eerste paar rijen van de output om er zeker van te zijn dat alle kolommen, zoals JournalEntryId, ActivityName en EventTime, zoals verwacht zijn gevuld. De result set moet één rij bevatten voor elke afzonderlijke business event in de journal entry lifecycle.
Exporteer Data naar CSV: Exporteer de gehele result set vanuit uw SQL tool naar een enkel CSV file. Zorg ervoor dat het bestand UTF-8 encoding gebruikt om problemen met speciale tekens te voorkomen.
Voorbereiden op Upload: Voordat u naar een process mining tool uploadt, controleert u of het CSV file de vereiste headers heeft. De data is al gestructureerd als een event log, dus verdere transformation of pivoting zou niet nodig moeten zijn.

Configuratie

Core Data Services (CDS) Views: De extractie maakt voornamelijk gebruik van I_JournalEntry voor header data en I_JournalEntryItem voor line item- en amount details. Deze views bieden een vereenvoudigde en semantisch rijke interface naar het universele journaal (ACDOCA).
Ondersteunende Tabellen: Om een compleet procesoverzicht te verkrijgen, voegt de query ook verschillende standaard SAP-tabellen samen:
- CDHDR en CDPOS voor het bijhouden van wijzigingen in documenten.
- SRGBREL en SOOD voor het identificeren wanneer bijlagen worden gekoppeld via Generic Object Services (GOS).
- SWW_WI2OBJ en SWWLOGHIST voor het extraheren van belangrijke events uit de approval workflow.
Datumreeksfiltering: Het is cruciaal om de data te filteren op een specifieke datumreeks om de performance te beheren. Gebruik het veld I_JournalEntry.CreationDateTime in de WHERE-clausule. Een bereik van 3 tot 6 maanden wordt aanbevolen voor een initiële analyse.
Organisatorische Filtering: Filter altijd op CompanyCode om de extractie te beperken tot relevante juridische entiteiten. Het tegelijkertijd opvragen van alle company codes in een groot systeem kan leiden tot extreem lange uitvoeringstijden.
Workflow Task ID's: De query bevat placeholders voor workflow task ID's (bijv. [Workflow Approved Task ID]). Deze zijn uniek voor elke SAP-installatie en moeten correct worden geconfigureerd om workflow activities te kunnen extraheren. Zonder deze worden geen indienings-, goedkeurings- of afwijzings events vastgelegd.
Vereisten: De uitvoerende gebruiker heeft uitgebreide leesautorisaties nodig voor financiële, systeem- en workflow tabellen. Deze permissies zijn niet standaard en moeten specifiek worden toegekend.

a Voorbeeldquery sql

WITH JournalEntryAmountCTE AS (
    SELECT
        CompanyCode,
        AccountingDocument,
        FiscalYear,
        SUM(AmountInCompanyCodeCurrency) AS AmountInLocalCurrency
    FROM I_JournalEntryItem
    GROUP BY CompanyCode, AccountingDocument, FiscalYear
),
JournalEntryBaseCTE AS (
    SELECT
        JE.CompanyCode,
        JE.AccountingDocument,
        JE.FiscalYear,
        JE.CreatedByUser,
        JE.CreationDateTime,
        JE.PostingDateTime,
        JE.PostingDate,
        JE.AccountingDocumentType,
        JE.DocumentIsParked,
        JE.ReversedJournalEntry,
        JE.TransactionCode,
        JEA.AmountInLocalCurrency
    FROM I_JournalEntry AS JE
    LEFT JOIN JournalEntryAmountCTE AS JEA
        ON JE.CompanyCode = JEA.CompanyCode
        AND JE.AccountingDocument = JEA.AccountingDocument
        AND JE.FiscalYear = JEA.FiscalYear
    WHERE JE.CompanyCode IN ('[YourCompanyCode]')
      AND JE.CreationDateTime BETWEEN '[StartDate]' AND '[EndDate]'
)
-- 1. Journal Entry Created
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Created' AS "ActivityName",
    BJE.CreationDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE

UNION ALL

-- 2. Journal Entry Parked
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Parked' AS "ActivityName",
    BJE.CreationDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.DocumentIsParked = 'X'

UNION ALL

-- 3. Supporting Documentation Attached
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Supporting Documentation Attached' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(SOOD.CREDAT || ' ' || SOOD.CRETIM, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    SOOD.OWNER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SRGBREL ON SRGBREL.INSTID_A = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND SRGBREL.TYPEID_A = 'BKPF'
    AND SRGBREL.CATID_A = 'BO'
JOIN SOOD ON SOOD.OBJTP = SRGBREL.TYPEID_B
    AND SOOD.OBJYR = SRGBREL.INSTID_B(3)
    AND SOOD.OBJNO = SRGBREL.INSTID_B(5)

UNION ALL

-- 4. Journal Submitted For Review
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Submitted For Review' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Submitted Task ID]'

UNION ALL

-- 5. Journal Entry Rejected
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Rejected' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Rejected Task ID]'

UNION ALL

-- 6. Journal Entry Corrected (changed while parked)
SELECT DISTINCT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Corrected' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    CH.USERNAME AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN CDHDR AS CH ON CH.OBJECTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND CH.OBJECTCLASS = 'BELEG'
WHERE BJE.DocumentIsParked = 'X'

UNION ALL

-- 7. Journal Entry Approved
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Approved' AS "ActivityName",
    LOG.END_TS AS "EventTime",
    LOG.EXEC_USER AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN SWW_WI2OBJ AS WF_LINK ON WF_LINK.INSTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND WF_LINK.TYPEID = 'BKPF'
JOIN SWWLOGHIST AS LOG ON LOG.WI_ID = WF_LINK.WI_ID
WHERE LOG.METHOD = '[Workflow Approved Task ID]'

UNION ALL

-- 8. Manual Posting Identified
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Manual Posting Identified' AS "ActivityName",
    BJE.PostingDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL AND BJE.TransactionCode IN ('FB01', 'F-02', 'FB50', 'FV50', 'FBB1', 'FBV1')

UNION ALL

-- 9. Journal Entry Posted
SELECT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Posted' AS "ActivityName",
    BJE.PostingDateTime AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL

UNION ALL

-- 10. Journal Entry Changed After Posting
SELECT DISTINCT
    BJE.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Changed After Posting' AS "ActivityName",
    TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') AS "EventTime",
    CH.USERNAME AS "CreatedByUser",
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS BJE
JOIN CDHDR AS CH ON CH.OBJECTID = CONCAT(BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocument, BJE.FiscalYear)
    AND CH.OBJECTCLASS = 'BELEG'
WHERE BJE.PostingDateTime IS NOT NULL AND TO_TIMESTAMP(CH.UDATE || ' ' || CH.UTIME, 'YYYYMMDD HH24MISS') > BJE.PostingDateTime

UNION ALL

-- 11. Journal Entry Cleared
SELECT
    JEI.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Cleared' AS "ActivityName",
    MIN(JEI.ClearingDateTime) AS "EventTime",
    BJE.CreatedByUser AS "CreatedByUser", -- Note: Clearing user is not directly available here
    BJE.CompanyCode AS "CompanyCode",
    BJE.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    BJE.PostingDate AS "PostingDate",
    BJE.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM I_JournalEntryItem AS JEI
JOIN JournalEntryBaseCTE AS BJE ON JEI.AccountingDocument = BJE.AccountingDocument
    AND JEI.CompanyCode = BJE.CompanyCode
    AND JEI.FiscalYear = BJE.FiscalYear
WHERE JEI.ClearingDateTime IS NOT NULL
GROUP BY JEI.AccountingDocument, BJE.CreatedByUser, BJE.CompanyCode, BJE.AccountingDocumentType, BJE.PostingDate, BJE.AmountInLocalCurrency

UNION ALL

-- 12. Journal Entry Reversal Processed
SELECT
    OriginalDoc.AccountingDocument AS "JournalEntryId",
    'Journal Entry Reversal Processed' AS "ActivityName",
    ReversalDoc.PostingDateTime AS "EventTime",
    ReversalDoc.CreatedByUser AS "CreatedByUser",
    OriginalDoc.CompanyCode AS "CompanyCode",
    OriginalDoc.AccountingDocumentType AS "JournalEntryType",
    OriginalDoc.PostingDate AS "PostingDate",
    OriginalDoc.AmountInLocalCurrency AS "AmountInLocalCurrency"
FROM JournalEntryBaseCTE AS ReversalDoc
JOIN JournalEntryBaseCTE AS OriginalDoc
    ON ReversalDoc.ReversedJournalEntry = OriginalDoc.AccountingDocument
    AND ReversalDoc.CompanyCode = OriginalDoc.CompanyCode
    AND ReversalDoc.ReversalFiscalYear = OriginalDoc.FiscalYear
WHERE ReversalDoc.ReversedJournalEntry IS NOT NULL;

Stappen

Creëer het ABAP Programma: Open de ABAP Editor met transactiecode SE38. Voer een naam in voor het nieuwe programma, bijvoorbeeld Z_PM_JE_EXTRACT, en klik op 'Create'. Geef een passende titel op, stel het 'Type' in op 'Executable Program' en sla het op als een local object of binnen een package.
Definieer het Selectiescherm: Definieer in het programma parameters en select-options waarmee gebruikers de data kunnen filteren. Dit moet een datumreeks omvatten voor de aanmaakdatum van de journaalpost (P_CPUDT_FR, P_CPUDT_TO), een select-option voor Company Code (SO_BUKRS) en een bestandspad voor de output op de application server (P_FPATH).
Declareer Datastructuren: Definieer een internal table structure die overeenkomt met het vereiste event log format. Deze structure zal de uiteindelijke output bevatten. Declareer ook internal tables en work areas voor de SAP-tabellen waaruit u gaat selecteren, zoals BKPF, ACDOCA, CDHDR, CDPOS en diverse workflow tabellen.
Implementeer Data Selectie Logica: Schrijf de kern ABAP logic om data op te halen voor elk van de 12 vereiste activiteiten. Creëer afzonderlijke subroutines (FORMs) voor elke activiteit om de code georganiseerd te houden. Maak bijvoorbeeld een FORM voor get_created_events, get_parked_events, get_workflow_events, etc.
Selecteer 'Aangemaakt' en 'Geboekt' Events: Lees uit tabel BKPF op basis van de user's selection screen criteria. Een entry in BKPF duidt op creation. Een document met status BSTAT = ' ' wordt als geboekt beschouwd. Gebruik de aanmaak timestamp (CPUDT, CPUTM) als de event time.
Selecteer 'Geparkeerde' Events: Lees uit tabel VBKPF, die de parked document headers opslaat. De aanmaak timestamp in deze tabel representeert de parkeer event.
Selecteer 'Workflow' Events (Ingediend, Goedgekeurd, Afgewezen): Query workflow tabellen zoals SWW_WI2OBJ (om een journaalpost object te koppelen aan een workflow instance) en SWWLOGHIST of SWWIHEAD (om de details en timing van specifieke steps te verkrijgen). U moet de specifieke workflow task ID's voor indiening, goedkeuring en afwijzing in uw systeem identificeren.
Selecteer 'Wijziging' en 'Correctie' Events: Query de change document tables CDHDR (header) en CDPOS (item) voor OBJECTCLAS = 'BELEG'. Voor 'Gewijzigd na Boeking', filter op wijzigingen waarbij de wijziging timestamp na de boekingsdatum van het document ligt. Voor 'Gecorrigeerd', filter op wijzigingen aan geparkeerde of afgewezen documenten.
Selecteer 'Reversal' en 'Cleared' Events: Identificeer reversals door documenten te zoeken waarbij het veld STBLG (Reversed Document No.) in BKPF is ingevuld. De reversal event time is de aanmaaktijd van het reversing document. Identificeer clearing events door de meest recente clearing date (AUGDT) uit tabel ACDOCA te selecteren voor de line items van een gegeven journaalpost.
Combineer en Sorteer Data: Naarmate de data van elke activiteit is geselecteerd, voeg de resultaten toe aan de uiteindelijke master internal table. Nadat alle selecties zijn voltooid, sorteert u de master table op JournalEntryId en EventTime om de chronologische volgorde voor elke case te garanderen.
Genereer het Uitvoerbestand: Gebruik de OPEN DATASET, LOOP AT... TRANSFER en CLOSE DATASET statements om de inhoud van de gesorteerde finale internal table te schrijven naar het opgegeven bestandspad op de SAP application server. Het bestand moet in CSV format zijn met een header row.
Plan Uitvoering: Voor reguliere extracties gebruikt u transactiecode SM36 om een background job aan te maken die het programma Z_PM_JE_EXTRACT op een gedefinieerde schedule uitvoert, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks. Dit automatiseert het data export process.

Configuratie

Datumreeks: Het selectiescherm moet een verplichte datumreeks hebben voor de aanmaakdatum van de journaalpost (CPUDT). Het wordt aanbevolen om data in beheersbare delen te extraheren, bijvoorbeeld 3-6 maanden per keer, om goede performance te garanderen.
Company Code (BUKRS): Dit is een cruciaal filter om de extractie te beperken tot de specifieke juridische entiteiten die relevant zijn voor de process mining analyse. Het extraheren van alle bedrijfscodes tegelijk wordt afgeraden.
Document Type (BLART): U kunt dit optionele filter toevoegen om u te richten op specifieke soorten journaalposten, zoals 'SA' voor grootboekboekingen of 'KR' voor crediteurenfacturen. Dit kan helpen het datavolume te verminderen en de relevantie van de dataset te vergroten.
Bestandspad: Het programma vereist een logisch bestandspad op de SAP applicatieserver waar het uitvoerbestand wordt geschreven. Zorg ervoor dat het pad geldig is en dat de SAP systeemgebruiker de benodigde schrijfrechten heeft voor die directory. Gebruik transactie AL11 om server directories te beheren en te bekijken.
Workflow Task ID's: De logica voor het extraheren van workflow events (ingediend, goedgekeurd, afgewezen) moet worden geconfigureerd met de specifieke task ID's die worden gebruikt in de goedkeurings workflow voor journaalposten van uw organisatie. Deze zijn vaak custom en moeten worden geïdentificeerd door een workflow consultant of ontwikkelaar.
Vereisten: De gebruiker of het systeemaccount dat het programma uitvoert, vereist ontwikkelaarsautorisaties om ABAP programma's (S_DEVELOP) te maken en uit te voeren, en uitgebreide leesrechten voor financiële tabellen (BKPF, ACDOCA), wijzigingslogtabellen (CDHDR, CDPOS) en workflow tabellen (SWW*).

a Voorbeeldquery abap

REPORT Z_PM_JE_EXTRACT.

*&---------------------------------------------------------------------*
*&--                  Data Structures for Event Log                  --*
*&---------------------------------------------------------------------*
TYPES: BEGIN OF ty_event_log,
         journalentryid         TYPE string,
         activityname           TYPE string,
         eventtime              TYPE string,
         createdbyuser          TYPE uname,
         companycode            TYPE bukrs,
         journalentrytype       TYPE blart,
         postingdate            TYPE budat,
         amountinlocalcurrency  TYPE wrbtr,
       END OF ty_event_log.

*&---------------------------------------------------------------------*
*&--                    Selection Screen Definition                  --*
*&---------------------------------------------------------------------*
SELECTION-SCREEN BEGIN OF BLOCK b1 WITH FRAME TITLE TEXT-001.
  PARAMETERS: p_erdat_fr TYPE dats OBLIGATORY DEFAULT sy-datum-30,
              p_erdat_to TYPE dats OBLIGATORY DEFAULT sy-datum.
  SELECT-OPTIONS: so_bukrs FOR bkpf-bukrs OBLIGATORY.
  PARAMETERS: p_fpath TYPE string OBLIGATORY DEFAULT '/usr/sap/trans/tmp/je_event_log.csv'.
SELECTION-SCREEN END OF BLOCK b1.

*&---------------------------------------------------------------------*
*&--                        Internal Tables                          --*
*&---------------------------------------------------------------------*
DATA: gt_event_log TYPE TABLE OF ty_event_log.

*&---------------------------------------------------------------------*
*&--                      Main Processing Block                      --*
*&---------------------------------------------------------------------*
START-OF-SELECTION.

  PERFORM get_created_posted_events.
  PERFORM get_parked_events.
  PERFORM get_attachment_events.
  PERFORM get_workflow_events.
  PERFORM get_change_events.
  PERFORM get_cleared_events.
  PERFORM get_reversal_events.

  SORT gt_event_log BY journalentryid eventtime.
  PERFORM write_output_file.

*&---------------------------------------------------------------------*
*&--      Subroutines for Extracting Individual Activities           --*
*&---------------------------------------------------------------------*
FORM get_created_posted_events.
  DATA: lt_bkpf TYPE TABLE OF bkpf,
        ls_event_log TYPE ty_event_log,
        lv_timestamp TYPE string.

  SELECT * FROM bkpf INTO TABLE lt_bkpf
    WHERE bukrs IN so_bukrs
      AND cpudt BETWEEN p_erdat_fr AND p_erdat_to.

  LOOP AT lt_bkpf ASSIGNING FIELD-SYMBOL(<fs_bkpf>).
    CLEAR ls_event_log.
    CONCATENATE <fs_bkpf>-bukrs <fs_bkpf>-belnr <fs_bkpf>-gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
    ls_event_log-companycode = <fs_bkpf>-bukrs.
    ls_event_log-journalentrytype = <fs_bkpf>-blart.
    ls_event_log-postingdate = <fs_bkpf>-budat.
    ls_event_log-createdbyuser = <fs_bkpf>-usnam.

    " Timestamp format YYYY-MM-DDTHH:MI:SS
    CONCATENATE <fs_bkpf>-cpudt(4) '-' <fs_bkpf>-cpudt+4(2) '-' <fs_bkpf>-cpudt+6(2) 'T' <fs_bkpf>-cputm(2) ':' <fs_bkpf>-cputm+2(2) ':' <fs_bkpf>-cputm+4(2) INTO lv_timestamp.
    ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.

    " Activity: Journal Entry Created
    ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Created'.
    SELECT SUM( hsl ) INTO ls_event_log-amountinlocalcurrency FROM acdoca WHERE belnr = <fs_bkpf>-belnr AND gjahr = <fs_bkpf>-gjahr AND bukrs = <fs_bkpf>-bukrs.
    APPEND ls_event_log TO gt_event_log.

    " Activity: Journal Entry Posted (if not parked)
    IF <fs_bkpf>-bstat = ' '.
      ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Posted'.
      APPEND ls_event_log TO gt_event_log.

      " Activity: Manual Posting Identified (based on T-Code)
      CASE <fs_bkpf>-tcode.
        WHEN 'FB01' OR 'F-02' OR 'FB50' OR 'F-22' OR 'F-43'.
          ls_event_log-activityname = 'Manual Posting Identified'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
      ENDCASE.
    ENDIF.
  ENDLOOP.
ENDFORM.

FORM get_parked_events.
  DATA: ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.

  SELECT * FROM vbkpf
    WHERE bukrs IN so_bukrs
    AND cpudt BETWEEN p_erdat_fr AND p_erdat_to.

    CLEAR ls_event_log.
    CONCATENATE vbkpf-bukrs vbkpf-belnr vbkpf-gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
    CONCATENATE vbkpf-cpudt(4) '-' vbkpf-cpudt+4(2) '-' vbkpf-cpudt+6(2) 'T' vbkpf-cputm(2) ':' vbkpf-cputm+2(2) ':' vbkpf-cputm+4(2) INTO lv_timestamp.
    ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Parked'.
    ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
    ls_event_log-createdbyuser = vbkpf-usnam.
    ls_event_log-companycode = vbkpf-bukrs.
    ls_event_log-journalentrytype = vbkpf-blart.
    ls_event_log-postingdate = vbkpf-budat.
    APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
  ENDSELECT.
ENDFORM.

FORM get_attachment_events.
  DATA: lt_bdocs TYPE TABLE OF srgbtbrel, ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.

  SELECT * FROM srgbtbrel INTO TABLE lt_bdocs
    WHERE typeid_a = 'BUS2081' " Object type for Accounting Document
      AND catid_a = 'BO'.

  LOOP AT lt_bdocs ASSIGNING FIELD-SYMBOL(<fs_bdocs>).
    CHECK <fs_bdocs>-instid_a(4) IN so_bukrs.
    DATA(lv_bukrs) = <fs_bdocs>-instid_a(4).
    DATA(lv_belnr) = <fs_bdocs>-instid_a+4(10).
    DATA(lv_gjahr) = <fs_bdocs>-instid_a+14(4).

    SELECT SINGLE cpudt, cputm, usnam, blart, budat FROM bkpf
      INTO (DATA(lv_cpudt), DATA(lv_cputm), DATA(lv_usnam), DATA(lv_blart), DATA(lv_budat))
      WHERE bukrs = lv_bukrs AND belnr = lv_belnr AND gjahr = lv_gjahr.
    IF sy-subrc = 0 AND lv_cpudt BETWEEN p_erdat_fr AND p_erdat_to.
      CLEAR ls_event_log.
      CONCATENATE lv_bukrs lv_belnr lv_gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
      " Note: Using document creation time as a proxy for attachment time.
      CONCATENATE lv_cpudt(4) '-' lv_cpudt+4(2) '-' lv_cpudt+6(2) 'T' lv_cputm(2) ':' lv_cputm+2(2) ':' lv_cputm+4(2) INTO lv_timestamp.
      ls_event_log-activityname = 'Supporting Documentation Attached'.
      ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
      ls_event_log-createdbyuser = lv_usnam.
      ls_event_log-companycode = lv_bukrs.
      ls_event_log-journalentrytype = lv_blart.
      ls_event_log-postingdate = lv_budat.
      APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
    ENDIF.
  ENDLOOP.
ENDFORM.

FORM get_workflow_events.
  " This is a simplified example. Real workflow logic can be complex.
  " You must identify your specific Task IDs for these events.
  DATA: ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.
  DATA: BEGIN OF ls_wi, wi_id TYPE sww_wiid, cr_date TYPE sww_cd, cr_time TYPE sww_ct, task TYPE sww_task, instid TYPE swo_typeid, END OF ls_wi.

  SELECT h~wi_id h~cr_date h~cr_time h~wi_rh_task o~instid
    FROM swwwihead AS h
    JOIN sww_wi2obj AS o ON h~wi_id = o~wi_id
    INTO @ls_wi
    WHERE o~typeid = 'BUS2081' AND o~catid = 'BO'
    AND h~cr_date BETWEEN @p_erdat_fr AND @p_erdat_to.

    DATA(lv_bukrs) = ls_wi-instid(4).
    DATA(lv_belnr) = ls_wi-instid+4(10).
    DATA(lv_gjahr) = ls_wi-instid+14(4).

    IF lv_bukrs IN so_bukrs.
      CLEAR ls_event_log.
      CONCATENATE lv_bukrs lv_belnr lv_gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
      CONCATENATE ls_wi-cr_date(4) '-' ls_wi-cr_date+4(2) '-' ls_wi-cr_date+6(2) 'T' ls_wi-cr_time(2) ':' ls_wi-cr_time+2(2) ':' ls_wi-cr_time+4(2) INTO lv_timestamp.
      ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
      ls_event_log-companycode = lv_bukrs.
      
      CASE ls_wi-task.
        WHEN '[Your Submit Task ID]'. " e.g., TS20000139
          ls_event_log-activityname = 'Journal Submitted For Review'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
        WHEN '[Your Approve Task ID]'. " e.g., TS20000142
          ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Approved'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
        WHEN '[Your Reject Task ID]'. " e.g., TS20000141
          ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Rejected'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
      ENDCASE.
    ENDIF.
  ENDSELECT.
ENDFORM.

FORM get_change_events.
  DATA: lt_cdhdr TYPE TABLE OF cdhdr, ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.

  SELECT * FROM cdhdr INTO TABLE lt_cdhdr
    WHERE objectclas = 'BELEG'
      AND udate BETWEEN p_erdat_fr AND p_erdat_to.

  LOOP AT lt_cdhdr ASSIGNING FIELD-SYMBOL(<fs_cdhdr>).
    DATA(lv_bukrs) = <fs_cdhdr>-objectid(4).
    DATA(lv_belnr) = <fs_cdhdr>-objectid+4(10).
    DATA(lv_gjahr) = <fs_cdhdr>-objectid+14(4).

    IF lv_bukrs IN so_bukrs.
      SELECT SINGLE bstat, budat, blart FROM bkpf
        INTO (DATA(lv_bstat), DATA(lv_budat), DATA(lv_blart))
        WHERE bukrs = lv_bukrs AND belnr = lv_belnr AND gjahr = lv_gjahr.
      IF sy-subrc = 0.
        CLEAR ls_event_log.
        CONCATENATE lv_bukrs lv_belnr lv_gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
        CONCATENATE <fs_cdhdr>-udate(4) '-' <fs_cdhdr>-udate+4(2) '-' <fs_cdhdr>-udate+6(2) 'T' <fs_cdhdr>-utime(2) ':' <fs_cdhdr>-utime+2(2) ':' <fs_cdhdr>-utime+4(2) INTO lv_timestamp.
        ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
        ls_event_log-createdbyuser = <fs_cdhdr>-username.
        ls_event_log-companycode = lv_bukrs.
        ls_event_log-journalentrytype = lv_blart.
        ls_event_log-postingdate = lv_budat.

        IF lv_bstat = ' ' AND <fs_cdhdr>-udate > lv_budat.
          ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Changed After Posting'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
        ELSEIF lv_bstat <> ' '.
          ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Corrected'.
          APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
        ENDIF.
      ENDIF.
    ENDIF.
  ENDLOOP.
ENDFORM.

FORM get_cleared_events.
  DATA: ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.
  DATA: BEGIN OF ls_clear, belnr TYPE belnr_d, gjahr TYPE gjahr, bukrs TYPE bukrs, augdt TYPE augdt, END OF ls_clear, lt_clear LIKE TABLE OF ls_clear.

  SELECT belnr, gjahr, bukrs, MAX( augdt ) AS augdt FROM acdoca
    INTO TABLE @lt_clear
    WHERE bukrs IN @so_bukrs
      AND augdt NE '00000000'
      AND augdt BETWEEN @p_erdat_fr AND @p_erdat_to
    GROUP BY belnr, gjahr, bukrs.

  LOOP AT lt_clear INTO ls_clear.
    SELECT SINGLE usnam, blart, budat FROM bkpf
      INTO (DATA(lv_usnam), DATA(lv_blart), DATA(lv_budat))
      WHERE bukrs = ls_clear-bukrs AND belnr = ls_clear-belnr AND gjahr = ls_clear-gjahr.
    IF sy-subrc = 0.
      CLEAR ls_event_log.
      CONCATENATE ls_clear-bukrs ls_clear-belnr ls_clear-gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
      CONCATENATE ls_clear-augdt(4) '-' ls_clear-augdt+4(2) '-' ls_clear-augdt+6(2) 'T12:00:00' INTO lv_timestamp. " Clearing date has no time, use midday
      ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Cleared'.
      ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
      ls_event_log-createdbyuser = lv_usnam.
      ls_event_log-companycode = ls_clear-bukrs.
      ls_event_log-journalentrytype = lv_blart.
      ls_event_log-postingdate = lv_budat.
      APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
    ENDIF.
  ENDLOOP.
ENDFORM.

FORM get_reversal_events.
  DATA: lt_reversals TYPE TABLE OF bkpf, ls_event_log TYPE ty_event_log, lv_timestamp TYPE string.

  SELECT * FROM bkpf INTO TABLE lt_reversals
    WHERE bukrs IN so_bukrs
      AND cpudt BETWEEN p_erdat_fr AND p_erdat_to
      AND stblg IS NOT NULL.

  LOOP AT lt_reversals ASSIGNING FIELD-SYMBOL(<fs_rev>).
    SELECT SINGLE usnam, blart, budat FROM bkpf
      INTO (DATA(lv_usnam), DATA(lv_blart), DATA(lv_budat))
      WHERE bukrs = <fs_rev>-bukrs AND belnr = <fs_rev>-stblg AND gjahr = <fs_rev>-gjahr.
    IF sy-subrc = 0.
      CLEAR ls_event_log.
      CONCATENATE <fs_rev>-bukrs <fs_rev>-stblg <fs_rev>-gjahr INTO ls_event_log-journalentryid.
      CONCATENATE <fs_rev>-cpudt(4) '-' <fs_rev>-cpudt+4(2) '-' <fs_rev>-cpudt+6(2) 'T' <fs_rev>-cputm(2) ':' <fs_rev>-cputm+2(2) ':' <fs_rev>-cputm+4(2) INTO lv_timestamp.
      ls_event_log-activityname = 'Journal Entry Reversal Processed'.
      ls_event_log-eventtime = lv_timestamp.
      ls_event_log-createdbyuser = lv_usnam.
      ls_event_log-companycode = <fs_rev>-bukrs.
      ls_event_log-journalentrytype = lv_blart.
      ls_event_log-postingdate = lv_budat.
      APPEND ls_event_log TO gt_event_log.
    ENDIF.
  ENDLOOP.
ENDFORM.

FORM write_output_file.
  DATA: lv_line TYPE string.
  FIELD-SYMBOLS: <fs_event_log> TYPE ty_event_log.

  OPEN DATASET p_fpath FOR OUTPUT IN TEXT MODE ENCODING UTF-8.
  IF sy-subrc NE 0.
    MESSAGE 'Error opening file.' TYPE 'E'.
    RETURN.
  ENDIF.

  " Write Header
  lv_line = 'JournalEntryId,ActivityName,EventTime,CreatedByUser,CompanyCode,JournalEntryType,PostingDate,AmountInLocalCurrency'.
  TRANSFER lv_line TO p_fpath.

  LOOP AT gt_event_log ASSIGNING <fs_event_log>.
    CONCATENATE <fs_event_log>-journalentryid <fs_event_log>-activityname <fs_event_log>-eventtime <fs_event_log>-createdbyuser <fs_event_log>-companycode <fs_event_log>-journalentrytype <fs_event_log>-postingdate <fs_event_log>-amountinlocalcurrency
      INTO lv_line SEPARATED BY ','.
    TRANSFER lv_line TO p_fpath.
  ENDLOOP.

  CLOSE DATASET p_fpath.
  WRITE: / 'File successfully written to', p_fpath.
ENDFORM.

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Record to Report - Journaalpost Attributes

Record to Report - Journaalpost Activiteiten

Extractie Guides

SAP S/4HANA CDS View Extractie voor Journaalposten

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Directe SQL Query op Universele Journaaltabel ACDOCA

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Aangepast ABAP Programma voor Export van Journaalpostbestanden

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery abap

Klaar om te starten?

Stroomlijn Record to Report Journaalpost voor Maximale Efficiëntie

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Uw Record to Report - Journaalpost Data Template

Record to Report - Journaalpost Attributes

Record to Report - Journaalpost Activiteiten

Extractie Guides

SAP S/4HANA CDS View Extractie voor Journaalposten

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Directe SQL Query op Universele Journaaltabel ACDOCA

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery sql

Aangepast ABAP Programma voor Export van Journaalpostbestanden

Stappen

Configuratie

a Voorbeeldquery abap

Wij hechten veel waarde aan je privacy

Klaar om te starten?

Stroomlijn Record to Report Journaalpost voor Maximale Efficiëntie