Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

SAP ECC
Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

Dit template begeleidt je door de essentiële gegevenspunten die nodig zijn om je Inkoop tot betaling - Inkooporderproces in SAP ECC te analyseren. Het schetst de belangrijke attributen die je moet verzamelen, de belangrijke activiteiten die je moet volgen, en biedt praktische richtlijnen voor het extraheren van deze Informatie uit je systeem. Gebruik dit hulpmiddel om een betrouwbaar event log op te bouwen voor je process mining-initiatieven.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractiehandleiding voor SAP ECC
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Inkoop tot betaling - Inkooporder-attributen

Dit zijn de benodigde datavelden die worden aanbevolen voor opname in je event log, voor een grondige analyse van je Inkoop tot betaling-inkoopproces.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 12 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
Activity
De naam van de specifieke bedrijfs-gebeurtenis of stap die plaatsvond binnen de levenscyclus van de inkooporder.
Omschrijving

Dit attribuut beschrijft een enkele stap in het proces, zoals 'Inkooporder Aangemaakt', 'Inkooporder Goedgekeurd' of 'Goederenontvangst Geboekt'. De volgorde van deze activiteiten vormt de processtroom voor elke inkooporder.

Het analyseren van de volgorde, frequentie en duur tussen activiteiten is de basis van Process Mining. Het helpt bij het vinden van knelpunten, herstelwerk-loops en afwijkingen van het standaardproces, wat gerichte verbeteringen en standaardisatie-inspanningen mogelijk maakt.

Het belang

Activiteiten definiëren de stappen van het proces. Het analyseren van hun volgorde en timing brengt de werkelijke processtroom in kaart, knelpunten en afwijkingen.

Vindplaats

Afgeleid van verschillende SAP-tabellen en transactielogs, zoals CDHDR/CDPOS voor wijzigingen, EKBE voor GR/IR, en EBAN voor aanvragen. Verplicht vaak custom logic of een extractieprogramma om te genereren.

Voorbeelden
Inkooporder AangemaaktInkooporder GoedgekeurdGoederenontvangst geboekt
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke ID voor de inkooporder (IO), dat dient als de primaire case voor het volgen van het inkoopproces.
Omschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatie die alle activiteiten koppelt, van aanmaak tot definitieve goederenontvangst en voltooiing. Elk uniek inkoopordernummer vertegenwoordigt een enkele case van het inkoopproces.

Binnen Process Mining is dit attribuut belangrijk voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elke aankoop. Het maakt gedetailleerde analyse van doorlooptijden, procesvariaties en compliance-checks mogelijk voor elke individuele order, en vormt zo de basis van het gehele procesmodel.

Het belang

Dit is de basis-id die alle gerelateerde gebeurtenissen verbindt, waardoor het mogelijk wordt om de complete levenscyclus van elke individuele inkooporder te analyseren.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: EBELN

Voorbeelden
450001762345000176244500017625
TijdsTip Gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Omschrijving

Deze timestamp markeert het exacte moment dat een gebeurtenis plaatsvond, zoals het tijdsTip waarop een PO werd goedgekeurd of wanneer een goederenontvangst werd geboekt. Het bepaalt de chronologische volgorde voor alle activiteiten binnen een case.

Timestamps zijn belangrijk voor process mining, aangezien ze alle tijdgebonden analyses mogelijk maken. Dit omvat het berekenen van cyclustijden tussen activiteiten, het vinden van vertragingen, het analyseren van de procesdoorvoer en het meten van prestaties ten opzichte van Service Level Agreements (SLA's).

Het belang

Deze timestamp is belangrijk voor het berekenen van alle duurgerelateerde meetwaarden, zoals cyclustijden en knelpunten, en voor het chronologisch rangschikken van gebeurtenissen.

Vindplaats

Afgeleid van verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals EKKO-AEDAT (Wijzigingsdatum), CDHDR-UDATE/UTIME (Wijzigingslogboek Timestamp) of EKBE-BUDAT (Boekingsdatum).

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De identificatie voor de juridische entiteit of het bedrijf dat de aankoop initieert.
Omschrijving

De Bedrijfscode vertegenwoordigt een onafhankelijke juridische entiteit in SAP. Alle transacties worden geboekt op bedrijfscodeniveau, waardoor het een fundamentele onderdeel is.

Het analyseren van het proces per Bedrijfscode maakt vergelijking mogelijk van de inkoopefficiëntie en compliance tussen verschillende bedrijfseenheden of landen. Het helpt best practices in de ene entiteit te vinden die elders kunnen worden gerepliceerd, of specifieke eenheden aan te wijzen die moeite hebben met het proces.

Het belang

Vertegenwoordigt de juridische entiteit, wat het vergelijken van procesprestaties en compliance-checks tussen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk maakt.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: BUKRS

Voorbeelden
10002100US01
Documenttype
DocumentType
Een code die verschillende soorten inkooporders classificeert.
Omschrijving

Het documenttype is een configuratie in SAP die de nummerreeks, veldselectie en de algehele processtroom voor een inkooporder beheert. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende typen zijn voor standaard inkooporders, service-inkooporders of voorraadoverboekingsorders.

Dit attribuut is een waardevolle factor voor analyse, aangezien verschillende documenttypen vaak opzettelijk verschillende processen volgen. Filteren op documenttype maakt een nauwkeurigere, eerlijke vergelijking mogelijk van doorlooptijden en processtromen.

Het belang

Onderscheidt verschillende soorten inkoopprocessen (bijv. standaard, service, retour), die vaak verschillende paden en prestatieverwachtingen hebben.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: BSART

Voorbeelden
NBFOUB
Gebruikersnaam
UserName
De `gebruikers-id` van de persoon die de `activiteit` heeft uitgevoerd.
Omschrijving

Dit attribuut legt de SAP username vast van de medewerker die een document heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd. Voor geautomatiseerde stappen kan het een systeem of batch user ID weergeven.

Analyseren per gebruiker helpt bij het vinden van trainingsbehoeften, goed presterende individuen, of potentiële compliance-kwesties. Het is belangrijk voor het bouwen van dashboards voor werklastverdeling, approval matrix compliance en het begrijpen van de prestaties van verschillende teams of individuen.

Het belang

Koppelt gebruikersacties aan specifieke individuen, waardoor analyse van gebruikersprestaties, werkdruk en naleving van compliance-protocollen mogelijk worden.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: ERNAM (Aangemaakt door); Table: CDHDR, Field: USERNAME (Gewijzigd door).

Voorbeelden
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke ID voor de leverancier.
Omschrijving

Dit is de code die de leverancier van wie de goederen of diensten worden ingekocht uniek identificeert. Het is een belangrijk onderdeel van de stamdata in het inkoopproces.

Dit attribuut is belangrijk voor leveranciersgerichte analyse. Het maakt de evaluatie van leveranciersprestaties, de vergelijking van doorlooptijden tussen verschillende leveranciers, en de analyse van uitgavenpatronen mogelijk. Het is de primaire dimensie voor het 'Leveranciersprestaties' dashboard.

Het belang

Maakt leveranciersprestatieanalyse mogelijk, wat helpt bij het vinden van betrouwbare leveranciers en degenen die vertragingen of kwaliteitsproblemen veroorzaken.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: LIFNR

Voorbeelden
100345V-20598700112
Materiaalgroep
MaterialGroup
Een classificatie voor het groeperen van materialen of diensten met vergelijkbare kenmerken.
Omschrijving

De artikelgroep, of inkoopcategorie, wordt gebruikt om het type goederen of diensten te classificeren dat wordt ingekocht. Voorbeelden zijn 'IT Hardware', 'Kantoorbenodigdheden' of 'Professionele Diensten'.

Dit attribuut is belangrijk voor uitgavenanalyse en het begrijpen van inkooppatronen. Het maakt het mogelijk om het proces te filteren om te analyseren hoe verschillende categorieën worden afgehandeld, wie deze goedkeurt, en welke leveranciers deze leveren. Het is een belangrijke dimensie in het dashboard 'Analyse van de waarde van inkooporders'.

Het belang

Maakt segmentatie van het proces mogelijk op product- of servicecategorie, waardoor verschillende gedragingen, doorlooptijden of leveranciers voor verschillende soorten uitgaven zichtbaar worden.

Vindplaats

Table: EKPO, Field: MATKL

Voorbeelden
00101IT_HWCONSULT
Orderbedrag
OrderAmount
De totale financiële waarde van de inkooporderregel.
Omschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale waarde van een specifiek regelitem op de inkooporder, berekend als hoeveelheid vermenigvuldigd met de nettoprijs. Voor een volledige inkooporderwaarde moeten artikelbedragen worden geaggregeerd.

Het analyseren van het proces op basis van orderbedrag is belangrijk voor het vinden van waardevolle transacties die mogelijk strengere controles of afwijkende goedkeuringstrajecten vereisen. Dit is de basis voor het 'Waardeanalyse Inkooporders' dashboard en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen op de financieel meest significante orders.

Het belang

Kwantificeert de financiële impact van elke aankoop, waardoor analyses op basis van waarde mogelijk wordt om orders met hoogwaardige te prioriteren of kostenbesparingsmogelijkheden te vinden.

Vindplaats

Table: EKPO, Field: NETWR (Netto Orderwaarde).

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, wat doorgaans een SAP ECC instantie-ID is (bijv. 'ECC_PROD_100'). In omgevingen met meerdere systemen helpt het om databronnen te onderscheiden.

Voor governance en datalineage is kennis van het bronsysteem belangrijk. Het waarborgt de dataintegriteit en helpt bij het oplossen van problemen met data-extractie of datakwaliteit, vooral wanneer data wordt samengevoegd uit verschillende ERP-systemen of modules.

Het belang

Identificeert de herkomst van de data, wat belangrijk is voor data-governance, validatie en het beheren van analyses over meerdere systemen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens het dataextractieproces wordt toegevoegd om de dataset te labelen met het bronsysteem.

Voorbeelden
SAP_ECC_PROD`ECC_EU_100`S4H_FIN
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop het bedrijf de leverancier verzocht de goederen of diensten te leveren.
Omschrijving

Dit is de streefleveringsdatum die in de inkooporder is gespecificeerd. Het dient als de basislijn waartegen de werkelijke leveringsprestaties worden gemeten.

Deze datum is belangrijk voor het berekenen van de 'Percentage Tijdige Goederenontvangsten' KPI. Door de feitelijke datum van goederenontvangst te vergelijken met deze aangevraagde datum, kunnen organisaties kwantitatief de leveranciersbetrouwbaarheid en interne ontvangstefficiëntie meten, wat het 'Leveranciersprestaties' dashboard direct ondersteunt.

Het belang

Dit is de streefdatum voor levering, belangrijk voor het berekenen van tijdige prestatie-KPI's en het ewaarderen van leveranciersbetrouwbaarheid.

Vindplaats

Table: EKPO, Field: EINDT

Voorbeelden
2023-06-102023-07-222023-08-01
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisition
De identificatie van de inkoopaanvraag die voorafging aan de inkooporder.
Omschrijving

Dit attribuut koppelt de inkooporder terug aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag. Niet alle inkooporders zullen een voorafgaande aanvraag hebben.

Deze koppeling is belangrijk voor de analyse van het dashboard 'Aanvraag-naar-Order Conversie' en de KPI 'Inkoopaanvraag-naar-Inkooporder Conversiepercentage'. Het maakt het mogelijk de efficiëntie van het voorafgaande proces te meten, van de initiële aanvraag tot de creatie van een formele order, en om niet-conforme inkooporders te vinden die zonder aanvraag zijn aangemaakt.

Het belang

Koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag, waardoor analyse van het inkoopaanvraag-naar-inkooporder conversieproces mogelijk wordt en inkooporders worden geïdentificeerd die zonder voorafgaande aanvraag zijn aangemaakt.

Vindplaats

Table: EKPO, Field: BANFN

Voorbeelden
1001589010015891
Inkoopgroep
PurchasingGroup
De specifieke inkoper of groep van inkopers die verantwoordelijk is voor de inkoopactiviteit.
Omschrijving

De inkoopgroep vertegenwoordigt de persoon of het team van inkopers die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde inkoopactiviteit. Zij zijn het belangrijkste contactpunt voor leveranciers.

Dit attribuut biedt een gedetailleerder analyseniveau dan de inkooporganisatie. Het helpt bij het begrijpen van de werkverdeling onder inkopers en het vinden van prestatieverschillen op het niveau van de inkoper, wat kan dienen als input voor bron-allocatie en trainingsinitiatieven.

Het belang

Biedt een gedetailleerd overzicht van wie verantwoordelijk is voor een aankoop, wat een gedetailleerde workload- en prestatieanalyse op inkoper- of teamniveau mogelijk maakt.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: EKGRP

Voorbeelden
001002N01
Inkooporganisatie
PurchasingOrganization
De onderdeel die verantwoordelijk is voor het onderhandelen over prijzen en de inkoop van materialen of diensten.
Omschrijving

De inkooporganisatie is een belangrijke onderdeel in SAP die verantwoordelijk is voor inkoopactiviteiten. Deze kan gecentraliseerd zijn voor het gehele bedrijf of gedecentraliseerd per vestiging of regio.

Het analyseren van procesprestaties per inkooporganisatie helpt bij het vinden welke inkoopteams het meest efficiënt zijn. Het maakt het vergelijken van meetwaarden zoals doorlooptijd, herstelwerk rates en kosten tussen verschillende organisatorische eenheden mogelijk, waardoor best practices en gebieden die ondersteuning behoeven worden belicht.

Het belang

Identificeert het verantwoordelijke inkoopteam, waardoor prestatievergelijkingen en analyses over verschillende organisatorische eenheden mogelijk zijn.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: EKORG

Voorbeelden
1000US01DE01
Is Tijdige Levering
IsOnTimeDelivery
Een flag die aangeeft of de goederen op of voor de gevraagde leverdatum zijn ontvangen.
Omschrijving

Deze vlag is waar als de timestamp van de activiteit 'Goederenontvangst Geboekt' op of voor de 'Aangevraagde Leveringsdatum' ligt. Het biedt een duidelijk, binair resultaat voor de leveringsprestaties per regelitem van de inkooporder.

Dit attribuut vormt de basis voor de 'Percentage Tijdige Goederenontvangsten' KPI. Het vereenvoudigt de analyse van leveranciersprestaties en interne ontvangstefficiëntie door eenvoudige aggregatie en filtering van tijdige versus late leveringen mogelijk te maken.

Het belang

Biedt een duidelijke succes- of faalmetriek voor tijdige levering, ter directe ondersteuning van KPI's voor leveranciersprestaties en dashboards.

Vindplaats

Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid door de boekingsdatum van de goederenontvangst (EKBE-BUDAT) te vergelijken met de aangevraagde leveringsdatum (EKPO-EINDT).

Voorbeelden
truefalse
Is Wijziging na Goedkeuring
IsPostApprovalChange
Een flag die aangeeft of een PO-wijziging heeft plaatsgevonden na de initiële goedkeuring.
Omschrijving

Deze vlag is waar als een 'Inkooporder Gewijzigd' activiteit wordt gedetecteerd na een 'Inkooporder Goedgekeurd' activiteit voor dezelfde inkooporder. Het helpt problematische wijzigingen te isoleren die laat in het proces optreden.

Dit berekende veld ondersteunt direct het 'Wijzigingspercentage Inkooporder na Goedkeuring' KPI en het 'Herstelwerk en Wijzigingen Inkooporder' dashboard. Het helpt disruptieve wijzigingen te kwantificeren en te benadrukken die vertragingen kunnen veroorzaken en hergoedkeuring vereisen, wat wijst op problemen in het initiële specificatie- of scopebepalingsproces.

Het belang

Meet direct rework na goedkeuring, een belangrijke KPI voor processtabiliteit en efficiëntie. Hoge percentages duiden op problemen in de stroomopwaartse vereistendefinitie.

Vindplaats

Dit is een berekende attribuut afgeleid uit de volgorde van activiteiten in de event log.

Voorbeelden
truefalse
Naam Leverancier
VendorName
De statutaire naam van de leverancier.
Omschrijving

De beschrijvende naam van de leverancier, die gebruiksvriendelijker is dan het leveranciersnummer. Deze wordt doorgaans verkregen uit de stamgegevens van leveranciers.

Hoewel het leveranciersnummer wordt gebruikt voor koppelingen en unieke identificatie, is de leveranciersnaam belangrijk voor gebruikersgerichte dashboards en rapporten. Dit maakt analyses intuïtiever en toegankelijker voor zakelijke gebruikers die mogelijk niet bekend zijn met leverancierscodes.

Het belang

Biedt een menselijk leesbare naam voor de leverancier, waardoor dashboards en rapporten veel gemakkelijker te begrijpen zijn voor zakelijke gebruikers.

Vindplaats

Table: LFA1, Field: NAME1. This requires a join from EKKO-LIFNR to LFA1-LIFNR.

Voorbeelden
Staples Inc.Wereldwijd Tech SolutionsOffice Supply Co.
Reden van afwijzing
RejectionReason
De redencode of tekst die verklaart waarom een inkoopaanvraag of -order werd afgewezen.
Omschrijving

Dit attribuut legt de specifieke reden vast die is opgegeven wanneer een inkooporder wordt afgewezen tijdens de goedkeuringsworkflow. Deze Informatie is belangrijk voor het begrijpen van de grondoorzaken van herstelwerk en vertragingen.

Het analyseren van afkeuringsredenen helpt bij het vinden van veelvoorkomende problemen zoals onjuiste prijsstelling, budgetoverschrijdingen of niet-compliant leveranciersselectie. Dit inzicht stelt de organisatie in staat om de grondoorzaken aan te pakken, de kwaliteit van de initiële inkooporder aanmaak te verbeteren en het goedkeuringsproces te vereenvoudigen.

Het belang

Biedt direct inzicht in waarom goedkeuringen mislukken, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om rework te verlagen en goedkeuringsdoorlooptijden te verkorten.

Vindplaats

Deze Informatie kan moeilijk te lokaliseren zijn. Het kan zijn opgeslagen in lange tekstvelden of afhankelijk zijn van een aangepaste workflowconfiguratie. Vaak is specifieke implementatiekennis vereist.

Voorbeelden
Onjuiste prijsBudget overschreden.Dubbele aanvraag
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De `timestamp` die aangeeft wanneer de `data` voor het voor het laatst is bijgewerkt vanuit het bronsysteem.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of -update. Het biedt context over de relevantie van de geanalyseerde data.

Het tonen van deze Informatie in dashboards is belangrijk voor gebruikers om te begrijpen of de inzichten gebaseerd zijn op bijna realtime-data of een historische momentopname. Het beheert de verwachtingen van gebruikers en zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van data van een bekende leeftijd.

Het belang

Informeert gebruikers door de tijd heenigheid van de data, waarbij gewaarborgd wordt dat zij begrijpen of de analyse de meest actuele operationele status weergeeft.

Vindplaats

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd door het data-extractie- of ETL-proces tijdens de uitvoering.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Valuta
Currency
De valutacode voor het inkooporderbedrag.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de valuta waarin de waarde van de inkooporder is gedenomineerd, zoals USD, EUR of GBP. Het biedt essentiële context voor alle geldelijke waarden.

Voor wereldwijde organisaties is valuta belangrijk voor een correcte financiële analyse. Het maakt de juiste aggregatie en vergelijking van orderwaarden mogelijk, en alle monetaire KPI's moeten worden geïnterpreteerd in de context van hun valuta.

Het belang

Biedt de noodzakelijke context voor alle financiële waarden, wat zorgt voor een nauwkeurige financiële analyse, vooral in multinationale organisaties.

Vindplaats

Table: EKKO, Field: WAERS

Voorbeelden
USDEURJPY
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of vestiging waar de goederen geleverd moeten worden.
Omschrijving

De vestiging is een onderdeel die een productiefaciliteit, magazijn of een andere locatie vertegenwoordigt waar goederen of diensten worden ontvangen.

Analyseren per vestiging helpt bij het begrijpen van geografische variaties in het inkoopproces. Het kan verschillen in levertijden van leveranciers naar bepaalde locaties inzichtelijk maken of specifieke vestigingen vinden met inefficiënte ontvangstprocessen, wat de analyse van de tijdigheid van goederenontvangst ondersteunt.

Het belang

Specificeert de leveringslocatie, wat nuttig is voor het analyseren van regionale procesverschillen en logistieke prestaties.

Vindplaats

Table: EKPO, Field: WERKS

Voorbeelden
100011002000
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Inkoop tot betaling - Inkooporder-activiteiten

Dit zijn de belangrijke processtappen en mijlpalen om vast te leggen in je event log, die de basis vormen voor accurate process discovery en identificatie van knelpunten.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit duidt op de fysieke ontvangst van goederen van een leverancier tegen een specifieke inkooporder. Het boeken van de goederenontvangst is een expliciete actie (bijv. via transactie MIGO) die een materiaaldocument aanmaakt en de voorraad bijwerkt.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal voor het volgen van de leveranciersprestaties en de start van het factuurverificatieproces. Het wordt gebruikt om percentages tijdige leveringen en de tijdigheid van de goederenontvangst te berekenen.

Vindplaats

Vastgelegd bij de aanmaak van een materiaaldocument. De gebeurtenis timestamp is de boekingsdatum (MKPF-BUDAT) of aanmaakdatum (MKPF-CPUDT) uit de header-tabel van het materiaaldocument (MKPF), gekoppeld aan de PO via de itemtabel (MSEG).

Vastleggen

Gebruik de boekings-/aanmaak-timestamp van de MKPF table voor materiaaldocumenten die verwijzen naar de PO.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een formeel verzoek voor goederen of diensten. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw inkoopaanvraagdocument opslaat (via transacties zoals ME51N), wat een uniek record genereert in de EBAN table.
Het belang

Dit is het primaire startpunt voor het inkoopproces. Het analyseren van de tijd van dit gebeurtenis tot de creatie van de inkooporder helpt de efficiëntie te meten van het omzetten van interne vraag in uitvoerbare orders.

Vindplaats

Vastgelegd bij de aanmaak van een entry in de header-tabel van de inkoopaanvraag (EBAN). De aanmaakdatum (EBAN-BADAT) en -tijd dienen als de timestamp voor deze gebeurtenis.

Vastleggen

Identificeer nieuwe vermeldingen in de EBAN-tabel op basis van aanmaakdatum.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een formeel inkooporderdocument, wat een bindend contract is met een leverancier. Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd wanneer een gebruiker een inkooporder aanmaakt en opslaat (bijv. via transactie ME21N), wat resulteert in entries in de EKKO en EKPO tables.
Het belang

Dit markeert de officiële start van de levenscyclus van de inkooporder. Het dient als een belangrijke mijlpaal voor het meten van zowel de doorlooptijd van aanvraag naar inkooporder als de end-to-end doorlooptijd van orderafhandeling.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum (EKKO-AEDAT) in de Purchase Order headertabel (EKKO) voor het corresponderende PO-nummer (EKKO-EBELN).

Vastleggen

Gebruik de aanmaak-timestamp van de EKKO table voor elke nieuwe Inkooporder.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Goedgekeurd
Vertegenwoordigt de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze geautoriseerd wordt om naar de leverancier te worden verzonden. Deze belangrijke mijlpaal wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in de vrijgavestatus van de PO naar een 'volledig vrijgegeven' of 'goedgekeurde' status.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor het berekenen van de KPI PO Approval Cycle Time en het vinden van knelpunten in de goedkeuringsworkflow. Het is een vereiste voor de meeste daaropvolgende activiteiten zoals het versturen van de order naar de leverancier.

Vindplaats

Afgeleid door het volgen van de wijzigingslogs (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporderheader-tabel (EKKO) om te bepalen wanneer de definitieve vrijgavecode wordt toegepast of wanneer de algehele vrijgavestatusindicator (EKKO-FRGKE) op 'vrijgegeven' wordt ingesteld.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer de algehele vrijgavestatus van de inkooporder (EKKO-FRGKE) verandert naar de definitief goedgekeurde status.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder naar Leverancier Verzonden
Deze activiteit markeert het punt waarop de goedgekeurde inkooporder officieel wordt verzonden naar de leverancier, bijvoorbeeld via EDI, email of print. Het is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd in de message control tables wanneer een output message succesvol is verwerkt.
Het belang

Dit is een kritieke mijlpaal die het begin van de doorlooptijd van de leverancier markeert. Het analyseren van de tijd van dit gebeurtenis tot de goederenontvangst is belangrijk voor het ewaarderen van leveranciersprestaties en leveringstijdigheid.

Vindplaats

Vastgelegd in de berichtstatustabel (NAST). De timestamp kan worden ontleend aan NAST-DATVR en NAST-UHRVR wanneer de verwerkingsstatus (NAST-VSTAT) '1' is (succesvol verwerkt) voor het relevante PO-uitvoertype.

Vastleggen

Gebruik de verwerkings-timestamp van de NAST table voor de uitvoermelding van de PO.

Gebeurtenistype explicit
Purchase Order voltooid
Geeft aan dat een inkooporderitem als volledig geleverd wordt beschouwd. Dit is een afgeleide gebeurtenis, doorgaans afgeleid van de 'Levering voltooid'-indicator die automatisch of handmatig wordt ingesteld op het inkooporderitem.
Het belang

Deze activiteit dient als een logisch eindpunt voor het orderafhandelingsgedeelte van het proces. Het is belangrijk voor het berekenen van de end-to-end doorlooptijd van de inkooporder van aanmaak tot voltooiing.

Vindplaats

Afgeleid uit de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die vastleggen wanneer de 'Levering voltooid'-indicator (EKPO-ELIKZ) op 'X' wordt ingesteld voor een inkooporderitem. Het als voltooid markeren van het laatste item kan de voltooiing van de gehele inkooporder betekenen.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten wanneer de EKPO-ELIKZ flag is ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Dienstenbevestiging Ingevuld
Voor servicegerichte inkooporders vertegenwoordigt deze activiteit de bevestiging dat diensten zijn geleverd. Het is een expliciet gebeurtenis dat wordt vastgelegd via het aanmaken van een Service Entry Sheet (bijv. via transactie ML81N).
Het belang

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en is belangrijk voor het volgen van de uitvoering van serviceorders. Het activeert het financiële proces voor dienstbetaling.

Vindplaats

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum (ESSR-ERDAT) in de Service Entry Sheet headertabel (ESSR). De link naar de inkooporder bevindt zich in de ESLL-tabel.

Vastleggen

Gebruik de aanmaak-timestamp van de ESSR table voor dienstfiches gekoppeld aan de PO.

Gebeurtenistype explicit
Goederen Geretourneerd
Vertegenwoordigt de retourzending van eerder ontvangen goederen aan de leverancier, vaak als gevolg van kwaliteitsproblemen of onjuiste leveringen. Dit is een expliciete gebeurtenis die wordt vastgelegd door het boeken van een materiaaldocument met een retourspecifiek bewegingstype.
Het belang

Deze activiteit brengt problemen met leverancierskwaliteit of ordernauwkeurigheid aan het licht en is een belangrijke indicator voor herstelwerk. Het is belangrijk voor het berekenen van de KPI Goods Receipt Variance Rate.

Vindplaats

Vastgelegd in de materiaaldocumenttabellen (MKPF/MSEG) wanneer een retourbewegingstype (bijv. '122' voor 'Retourlevering aan Leverancier') wordt gebruikt. De boekingsdatum (MKPF-BUDAT) dient als de timestamp.

Vastleggen

Identificeer materiaaldocumenten met een type retourbeweging (bijv. 122) die verwijzen naar de oorspronkelijke inkooporder.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Goedgekeurd
Vertegenwoordigt de formele goedkeuring van een inkoopaanvraag, waarmee deze geautoriseerd wordt om te worden omgezet in een inkooporder. Deze gebeurtenis wordt afgeleid uit wijzigingen in de vrijgavestatusvelden binnen de data van de inkoopaanvraag, zoals bijgehouden door SAP's vrijgavestrategie workflow.
Het belang

Het volgen van goedkeuringen is belangrijk voor het vinden van knelpunten in de pre-orderfase en het waarborgen van naleving van goedkeuringsbeleid. Vertragingen hier hebben directe impact op de algehele inkoopcyclustijd.

Vindplaats

Afgeleid uit de wijzigingslogs voor de inkoopaanvraagtabel (EBAN), specifiek door het monitoren van wijzigingen in de vrijgavestatusvelden (bijv. EBAN-FRGZU) of door het analyseren van wijzigingsdocumenten in CDHDR/CDPOS voor het EBAN-object.

Vastleggen

Bewaak wijzigingsdocumenten voor EBAN-vrijgavestatusvelden om de timestamp van de definitieve goedkeuring vast te stellen.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Afgewezen
Deze activiteit vindt plaats wanneer een goedkeurder een inkooporder afwijst tijdens de goedkeuringsworkflow. Het is een afgeleide gebeurtenis, voortkomend uit een statuswijziging in de release strategy data van de inkooporder, wat aangeeft dat een afwijzing heeft plaatsgevonden.
Het belang

Het volgen van afwijzingen helpt bij het vinden van problemen met de PO datakwaliteit, niet-naleving van beleid, of problemen binnen de goedkeuringsmatrix. Dit leidt vaak tot herstelwerk en verhoogt de algehele cyclustijd.

Vindplaats

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de vrijgavestatus van de inkooporder. Een afwijzing wordt doorgaans vastgelegd wanneer een vrijgavecode wordt geannuleerd of een specifieke afwijzingsstatus wordt ingesteld.

Vastleggen

Bewaak wijzigingslogs op intrekking van een vrijgavecode of een statuswijziging die afwijzing aanduidt.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Gewijzigd
Vertegenwoordigt elke wijziging aan een inkooporder na de initiële aanmaak, zoals wijzigingen in kwantiteit, prijs of leveringsdata. Deze wijzigingen worden expliciet vastgelegd in het wijzigingsdocumentsysteem van SAP.
Het belang

Frequente wijzigingen, vooral na goedkeuring, duiden op procesinefficiënties, gebrekkige initiële planning of scope creep. Deze activiteit is belangrijk voor het dashboard 'Inkooporder Herwerkingen en Wijzigingen' en gerelateerde KPI's.

Vindplaats

Expliciet gelogd in de wijzigingsdocumentkop (CDHDR) en itemtabellen (CDPOS) voor het Purchase Order object (EINKBELEG). Elke wijziging creëert een nieuwe entry met een timestamp.

Vastleggen

Extraheer wijzigings-gebeurtenissen en tijdstempels uit CDHDR- en CDPOS-tabellen die gekoppeld zijn aan het inkoopordernummer.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Verwijderd
Vertegenwoordigt de annulering of logische verwijdering van een inkooporderitem, waardoor verdere verwerking zoals goederenontvangsten of facturering wordt voorkomen. Dit is een afgeleide gebeurtenis, vastgelegd wanneer de verwijderingsindicator op het PO-item is ingesteld.
Het belang

Dit is een eindactiviteit die aangeeft dat een order is geannuleerd. Het analyseren van waarom en wanneer orders worden verwijderd, kan problemen in de vraagplanning of leveranciersselectie inzichtelijk maken.

Vindplaats

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die tonen dat de verwijderingsindicator (EKPO-LOEKZ) op 'L' wordt ingesteld voor een inkooporderitem.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten wanneer de EKPO-LOEKZ flag is ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopordergoedkeuring Aangevraagd
Geeft aan dat een aangemaakte of gewijzigde inkooporder is ingediend ter goedkeuring volgens de geconfigureerde vrijgavestrategie. Deze gebeurtenis wordt afgeleid wanneer de vrijgavestrategie wordt geactiveerd en de inkooporder een status van 'in afwachting van goedkeuring' krijgt.
Het belang

Het onderscheiden van PO-creatie en de start van het goedkeuringsproces helpt om de goedkeuringscyclus-KPI nauwkeurig te meten. Het benadrukt eventuele vertragingen voordat de goedkeuringsworkflow begint.

Vindplaats

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporder (object EINKBELEG) die de initiële instelling van een vrijgavestatus tonen, of wanneer de algehele vrijgavestatus (EKKO-FRGKE) voor het eerst wordt ingesteld op een waarde die aangeeft dat een goedkeuringsproces actief is.

Vastleggen

Identificeer de eerste wijzigingsdocumentvermelding die de vrijgavestrategie voor de inkooporder activeert.

Gebeurtenistype inferred
Kwaliteitsinspectie Uitgevoerd
Geeft aan dat ontvangen goederen een kwaliteitsinspectie hebben ondergaan. Deze activiteit wordt doorgaans afgeleid wanneer voor een inspectiepartij, aangemaakt op het moment van goederenontvangst, een gebruiksbeslissing is genomen in de Quality Management-module.
Het belang

Voor sectoren waar kwaliteit van belangrijk belang is, helpt deze activiteit bij het analyseren van de duur en resultaten van het inspectieproces. Vertragingen hier kunnen knelpunten veroorzaken tussen goederenontvangst en beschikbaarheid voor gebruik.

Vindplaats

Afgeleid uit de Quality Management-module. Een inspectiepartij wordt aangemaakt (QALS-tabel) bij goederenontvangst, en de activiteit wordt gemarkeerd door het aanmaken van een gebruiksbeslissing (QAVE-tabel), die een timestamp bevat.

Vastleggen

Identificeer de timestamp van de gebruiksbeslissing in tabel QAVE voor de inspectiepartij gekoppeld aan het materiaaldocument.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit SAP ECC