Data Template: Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder

SAP ECC
Data Template: Van Inkoop tot Betaling - Inkooporder

Uw Inkoop tot Betaling - Inkooporder Data Template

Dit template begeleidt u door de essentiële datapunten die nodig zijn om uw Purchase to Pay - Inkooporderproces in SAP ECC te analyseren. Het schetst de cruciale attributes die u moet verzamelen, de belangrijke activiteiten die u moet volgen, en biedt praktische richtlijnen voor het extraheren van deze informatie uit uw systeem. Gebruik deze bron om een robuust event log op te bouwen voor uw process mining-initiatieven.
  • Aanbevolen attributen om vast te leggen
  • Belangrijkste activiteiten om te volgen
  • Extractiehandleiding voor SAP ECC

Purchase to Pay - Purchase Order-attributes

Dit zijn de essentiële data fields die worden aanbevolen voor opname in uw event log, voor een uitgebreide analyse van uw Purchase to Pay-inkoopproces.
3 Verplicht 6 Aanbevolen 13 Optioneel
NaamBeschrijving
Activiteit
Activity
De naam van de specifieke bedrijfs-event of stap die plaatsvond binnen de levenscyclus van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribute beschrijft een enkele stap in het proces, zoals 'Inkooporder Aangemaakt', 'Inkooporder Goedgekeurd' of 'Goederenontvangst Geboekt'. De volgorde van deze activiteiten vormt de processtroom voor elke inkooporder.

Het analyseren van de volgorde, frequentie en duur tussen activiteiten is de kern van Process Mining. Het helpt bij het identificeren van knelpunten, rework loops en afwijkingen van het standaardproces, wat gerichte verbeteringen en standaardisatie-inspanningen mogelijk maakt.

Waarom het belangrijk is

Activiteiten definiëren de stappen van het proces. Het analyseren van hun volgorde en timing onthult de daadwerkelijke processtroom, knelpunten en afwijkingen.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van verschillende SAP-tabellen en transactielogs, zoals CDHDR/CDPOS voor wijzigingen, EKBE voor GR/IR, en EBAN voor aanvragen. Vereist vaak custom logic of een extractieprogramma om te genereren.

Voorbeelden
Inkooporder AangemaaktPurchase Order goedgekeurdGoederenontvangst geboekt
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke identificatie voor het Inkooporder (IO)-document, dat dient als de primaire case voor het volgen van het inkoopproces.
Beschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatie die alle activiteiten koppelt, van aanmaak tot definitieve goederenontvangst en voltooiing. Elk uniek inkoopordernummer vertegenwoordigt een enkele case van het inkoopproces.

Binnen Process Mining is dit attribute essentieel voor het reconstrueren van het end-to-end traject van elke aankoop. Het maakt gedetailleerde analyse van doorlooptijden, procesvariaties en compliance checks mogelijk voor elke individuele order, en vormt zo de basis van het gehele procesmodel.

Waarom het belangrijk is

Dit is de kernidentificator die alle gerelateerde events verbindt, waardoor het mogelijk wordt om de complete levenscyclus van elke individuele inkooporder te analyseren.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: EBELN

Voorbeelden
450001762345000176244500017625
Tijdstip Gebeurtenis
EventTime
De exacte datum en tijd waarop de activiteit plaatsvond.
Beschrijving

Deze timestamp markeert het exacte moment dat een event plaatsvond, zoals het tijdstip waarop een PO werd goedgekeurd of wanneer een goederenontvangst werd geboekt. Het bepaalt de chronologische volgorde voor alle activiteiten binnen een case.

Timestamps zijn fundamenteel voor process mining, aangezien ze alle tijdgebaseerde analyses mogelijk maken. Dit omvat het berekenen van cyclustijden tussen activiteiten, het identificeren van vertragingen, het analyseren van de procesdoorvoer en het meten van prestaties ten opzichte van Service Level Agreements (SLA's).

Waarom het belangrijk is

Deze timestamp is cruciaal voor het berekenen van alle duurgerelateerde metrics, zoals cyclustijden en knelpunten, en voor het chronologisch rangschikken van events.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van verschillende datum- en tijdvelden in SAP-tabellen, zoals EKKO-AEDAT (Wijzigingsdatum), CDHDR-UDATE/UTIME (Wijzigingslogboek Timestamp) of EKBE-BUDAT (Boekingsdatum).

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:31Z2023-04-16T14:22:00Z2023-05-01T09:00:15Z
Bedrijfscode
CompanyCode
De identificatie voor de juridische entiteit of het bedrijf dat de aankoop initieert.
Beschrijving

De Bedrijfscode vertegenwoordigt een onafhankelijke juridische entiteit in SAP. Alle transacties worden geboekt op bedrijfscodeniveau, waardoor het een fundamentele organisatorische eenheid is.

Het analyseren van het proces per Bedrijfscode maakt vergelijking mogelijk van de inkoopefficiëntie en compliance tussen verschillende bedrijfseenheden of landen. Het helpt best practices in de ene entiteit te identificeren die elders kunnen worden gerepliceerd, of specifieke eenheden aan te wijzen die moeite hebben met het proces.

Waarom het belangrijk is

Vertegenwoordigt de juridische entiteit, wat het vergelijken van procesprestaties en compliance checks tussen verschillende onderdelen van de organisatie mogelijk maakt.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: BUKRS

Voorbeelden
10002100US01
Documenttype
DocumentType
Een code die verschillende soorten inkooporders classificeert.
Beschrijving

Het documenttype is een configuratie in SAP die de nummerreeks, veldselectie en de algehele processtroom voor een inkooporder beheert. Zo kunnen er bijvoorbeeld verschillende typen zijn voor standaard inkooporders, service-inkooporders of voorraadoverboekingsorders.

Dit attribute is een krachtige dimensie voor analyse, aangezien verschillende documenttypen vaak opzettelijk verschillende processen volgen. Filteren op documenttype maakt een nauwkeurigere, eerlijke vergelijking mogelijk van doorlooptijden en processtromen.

Waarom het belangrijk is

Onderscheidt verschillende soorten inkoopprocessen (bijv. standaard, service, retour), die vaak verschillende paden en prestatieverwachtingen hebben.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: BSART

Voorbeelden
NBFOUB
Gebruikersnaam
UserName
De gebruikers-ID van de persoon die de activiteit heeft uitgevoerd.
Beschrijving

Dit attribute legt de SAP username vast van de medewerker die een document heeft aangemaakt, gewijzigd of goedgekeurd. Voor geautomatiseerde stappen kan het een systeem of batch user ID weergeven.

Analyseren per gebruiker helpt bij het identificeren van trainingsbehoeften, goed presterende individuen, of potentiële compliance-kwesties. Het is essentieel voor het bouwen van dashboards met betrekking tot werklastverdeling, approval matrix compliance en het begrijpen van de prestaties van verschillende teams of individuen.

Waarom het belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke individuen, waardoor analyse van gebruikersprestaties, werkdruk en naleving van compliance-protocollen mogelijk wordt.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: ERNAM (Aangemaakt door); Table: CDHDR, Field: USERNAME (Gewijzigd door).

Voorbeelden
JSMITHMBROWNBATCH_USER
Leveranciersnummer
VendorNumber
De unieke identificatie voor de leverancier.
Beschrijving

Dit is de code die de leverancier van wie de goederen of diensten worden ingekocht uniek identificeert. Het is een cruciaal onderdeel van de stamdata in het inkoopproces.

Dit attribuut is essentieel voor leveranciersgerichte analyse. Het maakt de evaluatie van leveranciersprestaties, de vergelijking van doorlooptijden tussen verschillende leveranciers, en de analyse van uitgavenpatronen mogelijk. Het is de primaire dimensie voor het 'Leveranciersprestaties' dashboard.

Waarom het belangrijk is

Maakt leveranciersprestatieanalyse mogelijk, wat helpt bij het identificeren van betrouwbare leveranciers en degenen die vertragingen of kwaliteitsproblemen veroorzaken.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: LIFNR

Voorbeelden
100345V-20598700112
Materiaalgroep
MaterialGroup
Een classificatie voor het groeperen van materialen of diensten met vergelijkbare kenmerken.
Beschrijving

De artikelgroep, of inkoopcategorie, wordt gebruikt om het type goederen of diensten te classificeren dat wordt ingekocht. Voorbeelden zijn 'IT Hardware', 'Kantoorbenodigdheden' of 'Professionele Diensten'.

Dit attribute is cruciaal voor spend analysis en het begrijpen van inkooppatronen. Het maakt het mogelijk om het proces te filteren om te analyseren hoe verschillende categorieën worden afgehandeld, wie deze goedkeurt, en welke leveranciers deze leveren. Het is een belangrijke dimensie in het dashboard 'Analyse van de waarde van inkooporders'.

Waarom het belangrijk is

Maakt segmentatie van het proces mogelijk op product- of servicecategorie, waardoor verschillende gedragingen, cycle times of leveranciers voor verschillende soorten uitgaven zichtbaar worden.

Waar te verkrijgen

Table: EKPO, Field: MATKL

Voorbeelden
00101IT_HWCONSULT
Orderbedrag
OrderAmount
De totale monetaire waarde van de inkooporderregel.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale waarde van een specifiek regelitem op de inkooporder, berekend als hoeveelheid vermenigvuldigd met de nettoprijs. Voor een volledige inkooporderwaarde moeten artikelbedragen worden geaggregeerd.

Het analyseren van het proces op basis van orderbedrag is cruciaal voor het identificeren van waardevolle transacties die mogelijk strengere controles of afwijkende goedkeuringstrajecten vereisen. Het voedt het 'Waardeanalyse Inkooporders' dashboard en helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen op de financieel meest significante orders.

Waarom het belangrijk is

Kwantificeert de financiële impact van elke aankoop, waardoor waardegedreven analyse mogelijk wordt om orders met hoge waarde te prioriteren of kostenbesparingsmogelijkheden te identificeren.

Waar te verkrijgen

Table: EKPO, Field: NETWR (Netto Orderwaarde).

Voorbeelden
1500.00250.7512345.50
Bronsysteem
SourceSystem
Het systeem waaruit de data is geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribuut identificeert de herkomst van de data, wat doorgaans een SAP ECC instantie-ID is (bijv. 'ECC_PROD_100'). In omgevingen met meerdere systemen helpt het om databronnen te onderscheiden.

Voor governance en datalineage is kennis van het bronsysteem cruciaal. Het waarborgt de dataintegriteit en helpt bij het oplossen van problemen met data-extractie of datakwaliteit, vooral wanneer data wordt samengevoegd uit verschillende ERP-systemen of modules.

Waarom het belangrijk is

Identificeert de herkomst van de data, wat cruciaal is voor datagovernance, validatie en het beheren van analyses over meerdere systemen.

Waar te verkrijgen

Dit is doorgaans een statische waarde die tijdens het dataextractieproces wordt toegevoegd om de dataset te labelen met het bronsysteem.

Voorbeelden
SAP_ECC_PRODECC_EU_100S4H_FIN
End-To-End Cycle Time
EndToEndCycleTime
De totale verstreken tijd vanaf de eerste tot de laatste activiteit voor een inkooporder.
Beschrijving

Deze metric meet de totale duur van het gehele inkooporderproces, vanaf het vroegst geregistreerde event (bijv. 'Inkoopaanvraag Aangemaakt') tot het laatste event (bijv. 'Inkooporder Afgerond').

Dit is een cruciale KPI voor het meten van de algehele procesefficiëntie. Het geeft een globaal beeld van de prestaties en helpt bij het identificeren van de langstlopende cases en algemene knelpunten. Het ondersteunt direct het dashboard 'End-to-End PO Cycle Time Analysis' en de KPI 'Avg End-to-End PO Cycle Time'.

Waarom het belangrijk is

Meet de algehele snelheid en efficiëntie van het gehele inkoopproces, en dient als een belangrijke gezondheidsindicator.

Waar te verkrijgen

Dit is een berekend attribuut, bepaald door de timestamp van het eerste event af te trekken van de timestamp van het laatste event voor elke case.

Voorbeelden
10 dagen 4 uur22 days 1 hour5 dagen 8 uur
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop het bedrijf de leverancier heeft verzocht de goederen of diensten te leveren.
Beschrijving

Dit is de streefleveringsdatum die in de inkooporder is gespecificeerd. Het dient als de basislijn waartegen de werkelijke leveringsprestaties worden gemeten.

Deze datum is essentieel voor het berekenen van de 'Percentage Tijdige Goederenontvangsten' KPI. Door de feitelijke datum van goederenontvangst te vergelijken met deze aangevraagde datum, kunnen organisaties kwantitatief de leveranciersbetrouwbaarheid en interne ontvangstefficiëntie meten, wat het 'Leveranciersprestaties' dashboard direct ondersteunt.

Waarom het belangrijk is

Dit is de streefdatum voor levering, essentieel voor het berekenen van tijdige prestatie-KPI's en het evalueren van leveranciersbetrouwbaarheid.

Waar te verkrijgen

Table: EKPO, Field: EINDT

Voorbeelden
2023-06-102023-07-222023-08-01
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisition
De identificatie van de inkoopaanvraag die voorafging aan de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut koppelt de inkooporder terug aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag. Niet alle inkooporders zullen een voorafgaande aanvraag hebben.

Deze koppeling is essentieel voor de analyse van het dashboard 'Aanvraag-naar-Order Conversie' en de KPI 'Inkoopaanvraag-naar-Inkooporder Conversiepercentage'. Het maakt het mogelijk de efficiëntie van het voorafgaande proces te meten, van de initiële aanvraag tot de creatie van een formele order, en om niet-compliante inkooporders te identificeren die zonder aanvraag zijn aangemaakt.

Waarom het belangrijk is

Koppelt de inkooporder aan de oorspronkelijke inkoopaanvraag, waardoor analyse van het inkoopaanvraag-naar-inkooporder conversieproces mogelijk wordt en inkooporders worden geïdentificeerd die zonder voorafgaande aanvraag zijn aangemaakt.

Waar te verkrijgen

Table: EKPO, Field: BANFN

Voorbeelden
1001589010015891
Inkoopgroep
PurchasingGroup
De specifieke inkoper of groep van inkopers die verantwoordelijk is voor de inkoopactiviteit.
Beschrijving

De inkoopgroep vertegenwoordigt de persoon of het team van inkopers die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde inkoopactiviteit. Zij zijn het belangrijkste contactpunt voor leveranciers.

Dit attribute biedt een gedetailleerder analyseniveau dan de inkooporganisatie. Het helpt bij het begrijpen van de werkverdeling onder inkopers en het identificeren van prestatieverschillen op het niveau van de inkoper, wat kan dienen als input voor resource allocatie en trainingsinitiatieven.

Waarom het belangrijk is

Biedt een gedetailleerd overzicht van wie verantwoordelijk is voor een aankoop, wat een gedetailleerde workload- en prestatieanalyse op inkoper- of teamniveau mogelijk maakt.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: EKGRP

Voorbeelden
001002N01
Inkooporganisatie
PurchasingOrganization
De organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor het onderhandelen over prijzen en de inkoop van materialen of diensten.
Beschrijving

De inkooporganisatie is een belangrijke organisatorische eenheid in SAP die verantwoordelijk is voor inkoopactiviteiten. Deze kan gecentraliseerd zijn voor het gehele bedrijf of gedecentraliseerd per vestiging of regio.

Het analyseren van procesprestaties per inkooporganisatie helpt bij het identificeren welke inkoopteams het meest efficiënt zijn. Het maakt het vergelijken van metrics zoals doorlooptijd, rework rates en kosten tussen verschillende organisatorische eenheden mogelijk, waardoor best practices en gebieden die ondersteuning behoeven worden belicht.

Waarom het belangrijk is

Identificeert het verantwoordelijke inkoopteam, waardoor prestatievergelijkingen en analyses over verschillende organisatorische eenheden mogelijk zijn.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: EKORG

Voorbeelden
1000US01DE01
Is Tijdige Levering
IsOnTimeDelivery
Een flag die aangeeft of de goederen op of voor de gevraagde leverdatum zijn ontvangen.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als de timestamp van de activiteit 'Goederenontvangst Geboekt' op of voor de 'Aangevraagde Leveringsdatum' ligt. Het biedt een duidelijk, binair resultaat voor de leveringsprestaties per regelitem van de inkooporder.

Dit attribuut vormt de basis voor de 'Percentage Tijdige Goederenontvangsten' KPI. Het vereenvoudigt de analyse van leveranciersprestaties en interne ontvangstefficiëntie door eenvoudige aggregatie en filtering van tijdige versus late leveringen mogelijk te maken.

Waarom het belangrijk is

Biedt een duidelijke succes- of faalmetriek voor tijdige levering, ter directe ondersteuning van KPI's voor leveranciersprestaties en dashboards.

Waar te verkrijgen

Dit is een berekend attribuut dat is afgeleid door de boekingsdatum van de goederenontvangst (EKBE-BUDAT) te vergelijken met de aangevraagde leveringsdatum (EKPO-EINDT).

Voorbeelden
truefalse
Is Wijziging na Goedkeuring
IsPostApprovalChange
Een flag die aangeeft of een PO-wijziging heeft plaatsgevonden na de initiële goedkeuring.
Beschrijving

Dit booleaanse attribuut is waar als een 'Inkooporder Gewijzigd' activiteit wordt gedetecteerd na een 'Inkooporder Goedgekeurd' activiteit voor dezelfde inkooporder. Het helpt problematische wijzigingen te isoleren die laat in het proces optreden.

Dit berekende veld ondersteunt direct het 'Wijzigingspercentage Inkooporder na Goedkeuring' KPI en het 'Herstelwerk en Wijzigingen Inkooporder' dashboard. Het helpt disruptieve wijzigingen te kwantificeren en te benadrukken die vertragingen kunnen veroorzaken en hergoedkeuring vereisen, wat wijst op problemen in het initiële specificatie- of scopebepalingsproces.

Waarom het belangrijk is

Meet direct herwerk na goedkeuring, een belangrijke KPI voor processtabiliteit en efficiëntie. Hoge percentages duiden op problemen in de stroomopwaartse vereistendefinitie.

Waar te verkrijgen

Dit is een berekende attribute afgeleid uit de volgorde van activities in de event log.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp die aangeeft wanneer de data voor het laatst is ververst vanuit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie of -update. Het biedt context over de actualiteit van de geanalyseerde data.

Het tonen van deze informatie in dashboards is cruciaal voor gebruikers om te begrijpen of de inzichten gebaseerd zijn op bijna realtime data of een historische momentopname. Het beheert de verwachtingen van gebruikers en zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van data van een bekende leeftijd.

Waarom het belangrijk is

Informeert gebruikers over de tijdigheid van de data, waarbij gewaarborgd wordt dat zij begrijpen of de analyse de meest actuele operationele status weergeeft.

Waar te verkrijgen

Deze timestamp wordt gegenereerd en toegevoegd door het data extraction- of ETL-proces tijdens de uitvoering.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Naam Leverancier
VendorName
De statutaire naam van de leverancier.
Beschrijving

De beschrijvende naam van de leverancier, die gebruiksvriendelijker is dan het leveranciersnummer. Deze wordt doorgaans verkregen uit de stamgegevens van leveranciers.

Hoewel het leveranciersnummer wordt gebruikt voor koppelingen en unieke identificatie, is de leveranciersnaam essentieel voor gebruikersgerichte dashboards en rapporten. Dit maakt analyses intuïtiever en toegankelijker voor zakelijke gebruikers die mogelijk niet bekend zijn met leverancierscodes.

Waarom het belangrijk is

Biedt een menselijk leesbare naam voor de leverancier, waardoor dashboards en rapporten veel gemakkelijker te begrijpen zijn voor zakelijke gebruikers.

Waar te verkrijgen

Table: LFA1, Field: NAME1. This requires a join from EKKO-LIFNR to LFA1-LIFNR.

Voorbeelden
Staples Inc.Global Tech SolutionsOffice Supply Co.
Reden van afwijzing
RejectionReason
De redencode of tekst die verklaart waarom een inkoopaanvraag of -order werd afgewezen.
Beschrijving

Dit attribute legt de specifieke reden vast die is opgegeven wanneer een inkooporder wordt afgewezen tijdens de goedkeuringsworkflow. Deze informatie is cruciaal voor het begrijpen van de grondoorzaken van rework en vertragingen.

Het analyseren van afkeuringsredenen helpt bij het identificeren van veelvoorkomende problemen zoals onjuiste prijsstelling, budgetoverschrijdingen of niet-compliant leveranciersselectie. Dit inzicht stelt de organisatie in staat om de grondoorzaken aan te pakken, de kwaliteit van de initiële inkooporder aanmaak te verbeteren en het goedkeuringsproces te stroomlijnen.

Waarom het belangrijk is

Biedt direct inzicht in waarom goedkeuringen mislukken, wat gerichte verbeteringen mogelijk maakt om herwerk te reduceren en goedkeuringsdoorlooptijden te verkorten.

Waar te verkrijgen

Deze informatie kan moeilijk te lokaliseren zijn. Het kan zijn opgeslagen in lange tekstvelden of afhankelijk zijn van een aangepaste workflowconfiguratie. Vaak is specifieke implementatiekennis vereist.

Voorbeelden
Onjuiste prijsBudget overschreden.Dubbele aanvraag
Valuta
Currency
De valutacode voor het inkooporderbedrag.
Beschrijving

Dit attribuut specificeert de valuta waarin de waarde van de inkooporder is gedenomineerd, zoals USD, EUR of GBP. Het biedt essentiële context voor alle geldelijke waarden.

Voor wereldwijde organisaties is valuta essentieel voor een correcte financiële analyse. Het maakt de juiste aggregatie en vergelijking van orderwaarden mogelijk, en alle monetaire KPI's moeten worden geïnterpreteerd in de context van hun valuta.

Waarom het belangrijk is

Biedt de noodzakelijke context voor alle monetaire waarden, wat zorgt voor een nauwkeurige financiële analyse, vooral in multinationale organisaties.

Waar te verkrijgen

Table: EKKO, Field: WAERS

Voorbeelden
USDEURJPY
Vestiging
Plant
De fysieke locatie of vestiging waar de goederen geleverd moeten worden.
Beschrijving

De vestiging is een organisatorische eenheid die een productiefaciliteit, magazijn of een andere locatie vertegenwoordigt waar goederen of diensten worden ontvangen.

Analyseren per vestiging helpt bij het begrijpen van geografische variaties in het inkoopproces. Het kan verschillen in levertijden van leveranciers naar bepaalde locaties aan het licht brengen of specifieke vestigingen identificeren met inefficiënte ontvangstprocessen, wat de analyse van de tijdigheid van goederenontvangst ondersteunt.

Waarom het belangrijk is

Specificeert de leveringslocatie, wat nuttig is voor het analyseren van regionale procesverschillen en logistieke prestaties.

Waar te verkrijgen

Table: EKPO, Field: WERKS

Voorbeelden
100011002000
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - Purchase Order-activiteiten

Dit zijn de cruciale processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log, die de basis vormen voor accurate process discovery en identificatie van knelpunten.
6 Aanbevolen 8 Optioneel
ActiviteitBeschrijving
Goederenontvangst geboekt
Deze activiteit duidt op de fysieke ontvangst van goederen van een leverancier tegen een specifieke inkooporder. Het boeken van de goederenontvangst is een expliciete actie (bijv. via transactie MIGO) die een materiaaldocument aanmaakt en de voorraad bijwerkt.
Waarom het belangrijk is

Dit is een kritieke mijlpaal voor het volgen van de leveranciersprestaties en de start van het factuurverificatieproces. Het wordt gebruikt om percentages tijdige leveringen en de tijdigheid van de goederenontvangst te berekenen.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd bij de aanmaak van een materiaaldocument. De event timestamp is de boekingsdatum (MKPF-BUDAT) of aanmaakdatum (MKPF-CPUDT) uit de header-tabel van het materiaaldocument (MKPF), gekoppeld aan de PO via de itemtabel (MSEG).

Vastleggen

Gebruik de boekings-/aanmaak-timestamp van de MKPF table voor materiaaldocumenten die verwijzen naar de PO.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een formeel verzoek voor goederen of diensten. Het is een expliciete event die wordt vastgelegd wanneer een gebruiker een nieuw inkoopaanvraagdocument opslaat (via transacties zoals ME51N), wat een uniek record genereert in de EBAN table.
Waarom het belangrijk is

Dit is het primaire startpunt voor het inkoopproces. Het analyseren van de tijd van dit event tot de creatie van de inkooporder helpt de efficiëntie te meten van het omzetten van interne vraag in uitvoerbare orders.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd bij de aanmaak van een entry in de header-tabel van de inkoopaanvraag (EBAN). De aanmaakdatum (EBAN-BADAT) en -tijd dienen als de timestamp voor deze event.

Vastleggen

Identificeer nieuwe vermeldingen in de EBAN-tabel op basis van aanmaakdatum.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een formeel inkooporderdocument, wat een bindend contract is met een leverancier. Dit is een expliciete event, vastgelegd wanneer een gebruiker een inkooporder aanmaakt en opslaat (bijv. via transactie ME21N), wat resulteert in entries in de EKKO en EKPO tables.
Waarom het belangrijk is

Dit markeert de officiële start van de levenscyclus van de inkooporder. Het dient als een belangrijke mijlpaal voor het meten van zowel de doorlooptijd van aanvraag naar inkooporder als de end-to-end doorlooptijd van orderafhandeling.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum (EKKO-AEDAT) in de Purchase Order header table (EKKO) voor het corresponderende PO-nummer (EKKO-EBELN).

Vastleggen

Gebruik de aanmaak-timestamp van de EKKO table voor elke nieuwe Inkooporder.

Gebeurtenistype explicit
Purchase Order goedgekeurd
Vertegenwoordigt de definitieve goedkeuring van de inkooporder, waarmee deze geautoriseerd wordt om naar de leverancier te worden verzonden. Deze belangrijke mijlpaal wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in de vrijgavestatus van de PO naar een 'volledig vrijgegeven' of 'goedgekeurde' status.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit is cruciaal voor het berekenen van de KPI PO Approval Cycle Time en het identificeren van knelpunten in de goedkeuringsworkflow. Het is een vereiste voor de meeste daaropvolgende activiteiten zoals het versturen van de order naar de leverancier.

Waar te verkrijgen

Afgeleid door het volgen van de wijzigingslogs (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporderheader-tabel (EKKO) om te bepalen wanneer de definitieve vrijgavecode wordt toegepast of wanneer de algehele vrijgavestatusindicator (EKKO-FRGKE) op 'vrijgegeven' wordt ingesteld.

Vastleggen

Identificeer de timestamp wanneer de algehele vrijgavestatus van de inkooporder (EKKO-FRGKE) verandert naar de definitief goedgekeurde status.

Gebeurtenistype inferred
Purchase Order verzonden naar leverancier
Deze activiteit markeert het punt waarop de goedgekeurde inkooporder officieel wordt verzonden naar de leverancier, bijvoorbeeld via EDI, email of print. Het is een expliciete event die wordt vastgelegd in de message control tables wanneer een output message succesvol is verwerkt.
Waarom het belangrijk is

Dit is een kritieke mijlpaal die het begin van de doorlooptijd van de leverancier markeert. Het analyseren van de tijd van dit event tot de goederenontvangst is cruciaal voor het evalueren van leveranciersprestaties en leveringstijdigheid.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd in de berichtstatustabel (NAST). De timestamp kan worden ontleend aan NAST-DATVR en NAST-UHRVR wanneer de verwerkingsstatus (NAST-VSTAT) '1' is (succesvol verwerkt) voor het relevante PO-uitvoertype.

Vastleggen

Gebruik de verwerkings-timestamp van de NAST table voor de uitvoermelding van de PO.

Gebeurtenistype explicit
Purchase Order voltooid
Geeft aan dat een inkooporderitem als volledig geleverd wordt beschouwd. Dit is een afgeleide event, doorgaans afgeleid van de 'Levering voltooid'-indicator die automatisch of handmatig wordt ingesteld op het inkooporderitem.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit dient als een logisch eindpunt voor het orderafhandelingsgedeelte van het proces. Het is essentieel voor het berekenen van de end-to-end doorlooptijd van de inkooporder van aanmaak tot voltooiing.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit de wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die vastleggen wanneer de 'Levering voltooid'-indicator (EKPO-ELIKZ) op 'X' wordt ingesteld voor een inkooporderitem. Het als voltooid markeren van het laatste item kan de voltooiing van de gehele inkooporder betekenen.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten wanneer de EKPO-ELIKZ flag is ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Dienstenbevestiging Ingevuld
Voor servicegerichte inkooporders vertegenwoordigt deze activiteit de bevestiging dat diensten zijn geleverd. Het is een expliciet event dat wordt vastgelegd via het aanmaken van een Service Entry Sheet (bijv. via transactie ML81N).
Waarom het belangrijk is

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en is essentieel voor het volgen van de uitvoering van serviceorders. Het activeert het financiële proces voor dienstbetaling.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd vanuit de aanmaakdatum (ESSR-ERDAT) in de Service Entry Sheet header table (ESSR). De link naar de inkooporder bevindt zich in de ESLL-tabel.

Vastleggen

Gebruik de aanmaak-timestamp van de ESSR table voor dienstfiches gekoppeld aan de PO.

Gebeurtenistype explicit
Goederen geretourneerd.
Vertegenwoordigt de retourzending van eerder ontvangen goederen aan de leverancier, vaak als gevolg van kwaliteitsproblemen of onjuiste leveringen. Dit is een expliciete event die wordt vastgelegd door het boeken van een materiaaldocument met een retourspecifiek bewegingstype.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit brengt problemen met leverancierskwaliteit of ordernauwkeurigheid aan het licht en is een belangrijke indicator voor rework. Het is cruciaal voor het berekenen van de KPI Goods Receipt Variance Rate.

Waar te verkrijgen

Vastgelegd in de materiaaldocumenttabellen (MKPF/MSEG) wanneer een retourbewegingstype (bijv. '122' voor 'Retourlevering aan Leverancier') wordt gebruikt. De boekingsdatum (MKPF-BUDAT) dient als de timestamp.

Vastleggen

Identificeer materiaaldocumenten met een type retourbeweging (bijv. 122) die verwijzen naar de oorspronkelijke inkooporder.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag goedgekeurd
Vertegenwoordigt de formele goedkeuring van een inkoopaanvraag, waarmee deze geautoriseerd wordt om te worden omgezet in een inkooporder. Deze event wordt afgeleid uit wijzigingen in de vrijgavestatusvelden binnen de data van de inkoopaanvraag, zoals bijgehouden door SAP's vrijgavestrategie workflow.
Waarom het belangrijk is

Het volgen van goedkeuringen is cruciaal voor het identificeren van knelpunten in de pre-orderfase en het waarborgen van compliance met goedkeuringsbeleid. Vertragingen hier hebben directe impact op de algehele inkoopcyclustijd.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit de wijzigingslogs voor de inkoopaanvraagtabel (EBAN), specifiek door het monitoren van wijzigingen in de vrijgavestatusvelden (bijv. EBAN-FRGZU) of door het analyseren van wijzigingsdocumenten in CDHDR/CDPOS voor het EBAN-object.

Vastleggen

Bewaak wijzigingsdocumenten voor EBAN-vrijgavestatusvelden om de timestamp van de definitieve goedkeuring vast te stellen.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Afgewezen
Deze activiteit vindt plaats wanneer een goedkeurder een inkooporder afwijst tijdens de goedkeuringsworkflow. Het is een afgeleide event, voortkomend uit een statuswijziging in de release strategy data van de inkooporder, wat aangeeft dat een afwijzing heeft plaatsgevonden.
Waarom het belangrijk is

Het volgen van afwijzingen helpt bij het identificeren van problemen met de PO data quality, niet-compliance met beleid, of problemen binnen de goedkeuringsmatrix. Dit leidt vaak tot rework en verhoogt de algehele cyclustijd.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de vrijgavestatus van de inkooporder. Een afwijzing wordt doorgaans vastgelegd wanneer een vrijgavecode wordt geannuleerd of een specifieke afwijzingsstatus wordt ingesteld.

Vastleggen

Bewaak wijzigingslogs op intrekking van een vrijgavecode of een statuswijziging die afwijzing aanduidt.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Gewijzigd
Vertegenwoordigt elke wijziging aan een inkooporder na de initiële aanmaak, zoals wijzigingen in kwantiteit, prijs of leveringsdata. Deze wijzigingen worden expliciet vastgelegd in het wijzigingsdocumentsysteem van SAP.
Waarom het belangrijk is

Frequente wijzigingen, vooral na goedkeuring, duiden op procesinefficiënties, gebrekkige initiële planning of scope creep. Deze activiteit is essentieel voor het dashboard 'Inkooporder Herwerkingen en Wijzigingen' en gerelateerde KPI's.

Waar te verkrijgen

Expliciet gelogd in de wijzigingsdocumentkop (CDHDR) en itemtabellen (CDPOS) voor het Purchase Order object (EINKBELEG). Elke wijziging creëert een nieuwe entry met een timestamp.

Vastleggen

Extraheer wijzigings-events en timestamps uit CDHDR- en CDPOS-tabellen die gekoppeld zijn aan het inkoopordernummer.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Verwijderd
Vertegenwoordigt de annulering of logische verwijdering van een inkooporderitem, waardoor verdere verwerking zoals goederenontvangsten of facturering wordt voorkomen. Dit is een afgeleide event, vastgelegd wanneer de verwijderingsindicator op het PO-item is ingesteld.
Waarom het belangrijk is

Dit is een eindactiviteit die aangeeft dat een order is geannuleerd. Het analyseren van waarom en wanneer orders worden verwijderd, kan problemen in de vraagplanning of leveranciersselectie aan het licht brengen.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) die tonen dat de verwijderingsindicator (EKPO-LOEKZ) op 'L' wordt ingesteld voor een inkooporderitem.

Vastleggen

Identificeer de timestamp uit wijzigingsdocumenten wanneer de EKPO-LOEKZ flag is ingesteld.

Gebeurtenistype inferred
Inkoopordergoedkeuring Aangevraagd
Geeft aan dat een aangemaakte of gewijzigde inkooporder is ingediend ter goedkeuring volgens de geconfigureerde vrijgavestrategie. Deze event wordt afgeleid wanneer de vrijgavestrategie wordt geactiveerd en de inkooporder een status van 'in afwachting van goedkeuring' krijgt.
Waarom het belangrijk is

Het onderscheiden van PO-creatie en de start van het goedkeuringsproces helpt om de goedkeuringscyclus-KPI nauwkeurig te meten. Het benadrukt eventuele vertragingen voordat de goedkeuringsworkflow begint.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit wijzigingsdocumenten (CDHDR/CDPOS) voor de inkooporder (object EINKBELEG) die de initiële instelling van een vrijgavestatus tonen, of wanneer de algehele vrijgavestatus (EKKO-FRGKE) voor het eerst wordt ingesteld op een waarde die aangeeft dat een goedkeuringsproces actief is.

Vastleggen

Identificeer de eerste wijzigingsdocumentvermelding die de vrijgavestrategie voor de inkooporder activeert.

Gebeurtenistype inferred
Kwaliteitsinspectie Uitgevoerd
Geeft aan dat ontvangen goederen een kwaliteitsinspectie hebben ondergaan. Deze activiteit wordt doorgaans afgeleid wanneer voor een inspectiepartij, aangemaakt op het moment van goederenontvangst, een gebruiksbeslissing is genomen in de Quality Management-module.
Waarom het belangrijk is

Voor sectoren waar kwaliteit van cruciaal belang is, helpt deze activiteit bij het analyseren van de duur en resultaten van het inspectieproces. Vertragingen hier kunnen knelpunten veroorzaken tussen goederenontvangst en beschikbaarheid voor gebruik.

Waar te verkrijgen

Afgeleid uit de Quality Management-module. Een inspectiepartij wordt aangemaakt (QALS-tabel) bij goederenontvangst, en de activiteit wordt gemarkeerd door het aanmaken van een gebruiksbeslissing (QAVE-tabel), die een timestamp bevat.

Vastleggen

Identificeer de timestamp van de gebruiksbeslissing in tabel QAVE voor de inspectiepartij gekoppeld aan het materiaaldocument.

Gebeurtenistype inferred
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit SAP ECC