Data Template: Purchase to Pay - Inkooporder

Oracle Fusion Financials
Data Template: Purchase to Pay - Inkooporder

Uw Purchase to Pay - Inkooporder Data Template

Deze template biedt een heldere routekaart voor het verzamelen van de benodigde data om uw Inkoop tot Betaling - Inkooporderproces te analyseren. Het schetst de essentiële data-attributes, belangrijke activiteiten om te volgen, en praktische richtlijnen voor het extraheren van deze informatie. Gebruik het om ervoor te zorgen dat u alle kritieke details vastlegt voor effectieve Process Mining.
  • Aanbevolen attributes voor een uitgebreide dataverzameling
  • Belangrijke procesactiviteiten om te volgen en te analyseren
  • Stap-voor-stap extractiehandleiding voor Oracle Fusion Financials
Nieuw met event logs? Leer hoe u een process mining event log creëert.

Purchase to Pay - Purchase Order Attributes

Dit zijn de aanbevolen datavelden om op te nemen in uw event log voor een uitgebreide analyse van uw Purchase to Pay - Inkooporder proces.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 12 Optioneel
Naam Beschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifiek business event of stap die plaatsvond binnen de Purchase Order lifecycle.
Beschrijving

Dit attribute beschrijft een specifieke taak of statuswijziging in het proces, zoals 'Inkooporder Aangemaakt' of 'Goederen Ontvangen'. Deze activiteiten vormen de sequentie van events die de processtroom vormen.

Het analyseren van de sequentie en timing van deze activiteiten is de kern van process mining. Het helpt bij het visualiseren van de proceskaart, het identificeren van knelpunten, het ontdekken van afwijkingen van de standaardprocedure en het meten van de duur van specifieke stappen.

Waarom het belangrijk is

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart. Het bijhouden ervan maakt de visualisatie en analyse van de processtroom, knelpunten en afwijkingen mogelijk.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY, of van specifieke transactietabellen zoals RCV_TRANSACTIONS voor goederenontvangsten.

Voorbeelden
Inkooporder AangemaaktInkooporder GoedgekeurdGoederen ontvangen
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke **identificator** voor het inkooporderdocument, dienend als de primaire case ID voor het volgen van de inkooplevenscyclus.
Beschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificator die alle gerelateerde activiteiten verbindt, van aanmaak tot definitieve afsluiting. Het maakt een end-to-end analyse mogelijk van een enkele inkoop case.

Binnen process mining vertegenwoordigt elk uniek inkoopordernummer een enkele instantie van het proces. Het analyseren van data gegroepeerd op deze identificator helpt bij het begrijpen van procesvariaties, doorlooptijden en compliance voor individuele orders.

Waarom het belangrijk is

Dit is het essentiële Case ID dat alle gerelateerde events verbindt, waardoor de reconstructie en analyse van de gehele Inkooporder lifecycle mogelijk wordt.

Waar te verkrijgen

Oracle Fusion Cloud SCM, Procurement Module, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom SEGMENT1.

Voorbeelden
100234510023461002347
Starttijd
EventTime
De tijdstempel die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Beschrijving

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd voor elke activiteit in het proces. Het is fundamenteel voor de chronologische ordening van events en voor alle tijdgebaseerde analyse.

Binnen process mining wordt de starttijd gebruikt om het event log op te bouwen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te meten en procesprestaties over verschillende tijdsperioden te analyseren. Het is essentieel voor dashboards gerelateerd aan doorlooptijd en prestaties.

Waarom het belangrijk is

Deze timestamp is cruciaal voor het correct sequencen van events en het berekenen van alle duur-gebaseerde metrieken, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Waar te verkrijgen

Timestampvelden zoals CREATION_DATE en LAST_UPDATE_DATE uit diverse tabellen, inclusief PO_HEADERS_ALL, PO_ACTION_HISTORY, en RCV_SHIPMENT_LINES.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-01T09:00:00Z
Afdeling
DepartmentName
De naam van de afdeling die de Purchase Order heeft geïnitieerd of ervoor verantwoordelijk is.
Beschrijving

Dit attribuut specificeert de organisatorische eenheid, zoals 'Financiën', 'IT' of 'Productie', geassocieerd met de inkoop. Het wordt gebruikt voor kostenallocatie en organisatorische rapportage.

In een process mining context is het segmenteren van het proces per afdeling cruciaal voor het vergelijken van prestaties, het identificeren van afdelingsspecifieke knelpunten en het begrijpen van variaties in procesuitvoering binnen de organisatie. Het ondersteunt direct dashboards zoals 'PO Goedkeuring Doorlooptijd Analyse' en 'Inkooporder Wijziging Trends'.

Waarom het belangrijk is

Maakt het mogelijk om procesprestaties te filteren en te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen, waardoor afdelingsspecifieke problemen of best practices aan het licht komen.

Waar te verkrijgen

Afgeleid van kostenplaatsinformatie in tabellen zoals PO_DISTRIBUTIONS_ALL, die linken naar afdelingsstamdata.

Voorbeelden
IT OperationsMarketingOnderzoek en Ontwikkeling
Eindtijd
EndTime
De timestamp waarop een activiteit is voltooid. Vaak hetzelfde als de Start Time voor atomische events.
Beschrijving

Voor activiteiten met een duur markeert dit de voltooiingstijd. Voor ogenblikkelijke events is dit doorgaans gelijk aan de Start Time. Het is essentieel voor het berekenen van de verwerkingstijd van individuele activiteiten.\n\nHet hebben van een aparte End Time maakt een nauwkeurigere analyse van activiteitsduren mogelijk, die kunnen verschillen van de wachttijd tussen activiteiten. Dit helpt actief werktijd te onderscheiden van inactieve tijd, wat de werkdruk van resources en efficiëntieanalyse ondersteunt.

Waarom het belangrijk is

Maakt de berekening van precieze activity processing times mogelijk, wat cruciaal is voor het analyseren van de resource efficiency en het identificeren van tijdrovende taken.

Waar te verkrijgen

Kan hetzelfde zijn als de Starttijd voor atomaire events of afgeleid van daaropvolgende event-timestamps. Voor sommige activiteiten kan een afzonderlijke voltooiingstimestamp bestaan.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:45:00Z2023-05-01T09:15:00Z
Gebruiker
UserName
De gebruikers-ID of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.
Beschrijving

Dit attribute identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een gegeven event, zoals het aanmaken van een aanvraag, het goedkeuren van een PO, of het boeken van een goederenontvangst. Het wordt doorgaans afgeleid van fields zoals 'Created By' of 'Last Updated By'.

Het analyseren van het proces per gebruiker helpt bij het begrijpen van de workload distributie, individuele prestaties en het identificeren van trainingsbehoeften. Het is fundamenteel voor het dashboard 'Approval Resource Workload' en voor het onderzoeken van compliance problemen gerelateerd aan gebruikersacties.

Waarom het belangrijk is

Koppelt gebruikersacties aan specifieke individuen, en maakt zo workload-analyse, prestatie-evaluatie en het identificeren van trainingsmogelijkheden mogelijk.

Waar te verkrijgen

Koppel met gebruikerstabellen op basis van ID's in velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY.

Voorbeelden
john.doejane.smithsystem.batch
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop de aanvragende partij verwacht dat de goederen of diensten worden geleverd.
Beschrijving

Deze datum wordt gespecificeerd op de inkooporderregel en communiceert de gewenste leveringstermijn aan de leverancier. Het dient als de basislijn voor het meten van de tijdige leveringsprestaties.

Dit attribuut is cruciaal voor het berekenen van de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Door de daadwerkelijke ontvangstdatum van goederen te vergelijken met de gevraagde leverdatum, kunnen organisaties kwantitatief de betrouwbaarheid van leveranciers meten en volgen en systemische vertragingen in de supply chain identificeren.

Waarom het belangrijk is

Dient als basis voor het meten van on-time delivery performance, een belangrijke KPI voor het evalueren van de betrouwbaarheid van leveranciers en de supply chain-efficiëntie.

Waar te verkrijgen

Bevindt zich op het regellocatieniveau, in tabel PO_LINE_LOCATIONS_ALL, kolom NEED_BY_DATE.

Voorbeelden
2023-05-202023-06-152023-07-01
Naam goedkeurder
ApproverName
De naam van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijsactie heeft uitgevoerd op de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribute legt de persoon vast die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsstap in de workflow. Deze informatie wordt doorgaans opgeslagen in een actiegeschiedenis of workflow log table die gekoppeld is aan de inkooporder.

Het analyseren van data per goedkeurder is cruciaal voor de dashboards 'PO Approval Cycle Time Analysis' en 'Approval Resource Workload'. Het helpt te identificeren welke goedkeurders of goedkeuringsgroepen knelpunten zijn, maakt een eerlijke beoordeling van de workload mogelijk en kan kansen voor delegatie of procesherontwerp aan het licht brengen.

Waarom het belangrijk is

Identificeert de individuen in de goedkeuringsketen, waardoor het mogelijk is goedkeuringsknelpunten, werkdruk en doorlooptijden per goedkeurder te analyseren.

Waar te verkrijgen

De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, te vinden in PO_ACTION_HISTORY.ACTION_PERFORMED_BY en gelinkt aan een gebruikerstabel voor de volledige naam.

Voorbeelden
susan.managerdavid.directoremily.finance
Naam Leverancier
VendorName
De naam van de leverancier of vendor bij wie de goederen of diensten worden ingekocht.
Beschrijving

Dit attribute identificeert de externe leverancier voor de inkooporder. Het is een cruciaal onderdeel van master data dat is gekoppeld aan de PO header.

Leveranciersanalyse is een belangrijk onderdeel van P2P process mining. Door te filteren of te segmenteren op leverancier, kunnen bedrijven 'Leveranciersleveringsprestaties' analyseren, de on-time delivery rates vergelijken en 'Retourpercentages Goederen' onderzoeken om hoog- of laagpresterende leveranciers te identificeren. Deze data is essentieel voor het beheren van leveranciersrelaties en strategische inkoop.

Waarom het belangrijk is

Essentieel voor leveranciersprestatieanalyse, waardoor vergelijking van levertijden, retourpercentages en algehele betrouwbaarheid tussen leveranciers mogelijk is.

Waar te verkrijgen

Gekoppeld vanuit PO_HEADERS_ALL.VENDOR_ID naar POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME.

Voorbeelden
Wereldwijde KantoorbenodigdhedenTech Solutions Inc.Advanced Logistics Co.
Totaalbedrag Inkooporder
PurchaseOrderTotalAmount
De totale monetaire waarde van de inkooporder.
Beschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale kosten van alle artikelen op de inkooporder in de gespecificeerde valuta. Het is een belangrijke financiële metric om de waarde van transacties die door het proces stromen, te begrijpen.

Het analyseren van het totale PO-bedrag helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen. Orders met hoge waarde kunnen bijvoorbeeld via een strenger goedkeuringsproces worden geleid. Het maakt ook financiële impactanalyse mogelijk, zoals het berekenen van de waarde van inkooporders die vaak worden gewijzigd of vertraagd.

Waarom het belangrijk is

Biedt financiële context voor het proces, waardoor analyse op basis van monetaire waarde mogelijk wordt. Denk aan het focussen op orders met hoge waarde of het doorgronden van de financiële gevolgen van vertragingen.

Waar te verkrijgen

Berekend door de bedragen uit PO_LINES_ALL voor een bepaalde PO-header op te tellen, of afkomstig van een totaal op headerniveau indien beschikbaar.

Voorbeelden
5250.00120000.50750.99
Bedrijfseenheid
BusinessUnitName
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie die de aankoop doet.
Beschrijving

De Business Unit vertegenwoordigt een aparte bedrijfseenheid binnen de onderneming, vaak met een eigen grootboek en financiële reporting. Het is een primair data-segregatiemechanisme in Oracle Fusion.

Het analyseren van procesperformance per Business Unit is cruciaal in grote, multinationale ondernemingen. Het maakt vergelijking mogelijk van procurement-efficiëntie, compliance en kosten tussen verschillende delen van de organisatie, waarbij zowel best practices als verbeterpunten worden benadrukt.

Waarom het belangrijk is

Cruciaal voor grote organisaties om procesefficiëntie en compliance te vergelijken tussen verschillende operationele divisies.

Waar te verkrijgen

De business unit context bevindt zich typisch in de PO header, PO_HEADERS_ALL.PRC_BU_ID, die linkt naar de FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V view.

Voorbeelden
US Business UnitEMEA VisieAPAC Services
Bronsysteem
SourceSystem
Het informatiesysteem waaruit deze data werd geëxtraheerd.
Beschrijving

Dit attribute identificeert de oorsprong van de data, wat vooral nuttig is in omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen. Voor dit proces zou het typisch 'Oracle Fusion Financials' zijn.

Hoewel vaak een statische waarde voor een gegeven dataset, is het cruciaal voor data governance, troubleshooting en het waarborgen van data lineage. In analyses die data uit meerdere bronnen combineren, maakt het filtering en segmentatie mogelijk per systeem van oorsprong.

Waarom het belangrijk is

Identificeert de oorsprong van de data, wat cruciaal is voor datagovernance, context en integratie met andere systemen.

Waar te verkrijgen

Dit is doorgaans een constante waarde die wordt gedefinieerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL)-proces.

Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialsOracle Cloud SCMOracle Fusion P2P
Doorlooptijd goedkeuringscyclus
ApprovalCycleTime
De duur vanaf het moment dat een Purchase Order werd aangemaakt tot het moment dat deze definitief werd goedgekeurd.
Beschrijving

Dit is een berekende duurmetriek die de verstreken tijd meet tussen de activiteit 'Inkooporder Aangemaakt' en de activiteit 'Inkooporder Goedgekeurd' voor een enkele case.

Dit attribuut levert direct de waarde voor de 'Gemiddelde PO Goedkeuring Doorlooptijd' KPI. Het analyseren van de distributie helpt om de efficiëntie van de goedkeuringsworkflow te begrijpen, uitschieters te identificeren en de impact van procesverbeteringsinitiatieven te meten die gericht zijn op het verminderen van goedkeuringsvertragingen.

Waarom het belangrijk is

Kwantificeert de bottleneck in goedkeuringen, meet direct de KPI 'Average PO Approval Cycle Time' en belicht vertragingen in de workflow.

Waar te verkrijgen

Berekend veld. Het verschil tussen de timestamps van de activiteiten 'Inkooporder Goedgekeurd' en 'Inkooporder Aangemaakt'.

Voorbeelden
P2DPT8H30MP5DT12H
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionNumber
De identifier van de Inkoopaanvraag die de Purchase Order voorafging en autoriseerde.
Beschrijving

De inkoopaanvraag is het interne document dat wordt gebruikt om de inkoop van goederen of diensten aan te vragen. Dit attribute koppelt de inkooporder terug naar de oorspronkelijke aanvraag.

Het opnemen van het aanvraagnummer maakt een bredere analyse mogelijk van het inkoopproces, beginnend bij de initiële aanvraag in plaats van alleen de PO. Het kan helpen bij het analyseren van de doorlooptijd van aanvraag tot order, en te begrijpen hoe de details van de aanvraag het downstream PO proces beïnvloeden.

Waarom het belangrijk is

Koppelt de PO aan de initiële aanvraag, waardoor een completer end-to-end procesinzicht van aanvraag tot betaling ontstaat.

Waar te verkrijgen

Gekoppeld via de PO_DISTRIBUTIONS_ALL tabel, die REQ_DISTRIBUTION_ID bevat en terugverwijst naar de POR_REQUISITION_LINES_ALL tabel.

Voorbeelden
PR-2023-05-001PR-2023-05-002PR-2023-05-003
Inkoopcategorie
PurchaseCategory
De classificatie van de goederen of diensten die worden ingekocht, zoals 'IT Hardware' of 'Kantoorbenodigdheden'.
Beschrijving

Dit attribute categoriseert de items op de inkooporder in een inkoophierarchie. Deze classificatie wordt gebruikt voor spend analyse en leveranciersmanagement.

Binnen process mining kan het segmenteren van het proces per inkoopcategorie verschillende gedragingen of prestatieniveaus onthullen. Het goedkeuringsproces voor kapitaalinvesteringen kan bijvoorbeeld langer duren dan voor operationele benodigdheden. Het ondersteunt direct het dashboard 'Goods Return Rate & Reasons' door analyse toe te staan van welke categorieën het vaakst worden geretourneerd.

Waarom het belangrijk is

Maakt procesanalyse mogelijk per type uitgave, wat verschillende procespaden, bottlenecks of retourpercentages voor diverse goederencategorieën kan onthullen.

Waar te verkrijgen

Gekoppeld vanuit PO_LINES_ALL.CATEGORY_ID naar de EGP_CATEGORIES_VL view.

Voorbeelden
IT.Hardware.LaptopsOffice.Supplies.StationeryProfessional.Services.Consulting
Is Goedkeuring Compliant
IsApprovalCompliant
Een indicator die aangeeft of de PO werd goedgekeurd voordat deze naar de leverancier werd verzonden.
Beschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat controleert op naleving van een belangrijke interne controle: een Inkooporder moet worden goedgekeurd voordat deze naar een leverancier wordt verzonden. Het is true als de activiteit 'Inkooporder Goedgekeurd' plaatsvindt vóór de activiteit 'Inkooporder Verzonden naar Leverancier'.

Dit attribuut is essentieel voor het 'PO Proces Compliance Audit' dashboard en de 'PO Goedkeuring Compliance Rate' KPI. Het biedt een eenvoudige manier om compliance-overtredingen te identificeren en kwantificeren, en helpt zo bij het afdwingen van inkoopbeleid en het beperken van risico's die gepaard gaan met ongeoorloofde uitgaven.

Waarom het belangrijk is

Meet direct de 'PO Approval Compliance Rate' KPI en belicht kritische interne controleovertredingen waarbij orders naar leveranciers worden gestuurd vóór goedkeuring.

Waar te verkrijgen

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als de timestamp voor 'Inkooporder Goedgekeurd' kleiner is dan of gelijk is aan de timestamp voor 'Inkooporder Verzonden naar Leverancier'.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een indicator die aangeeft of de Inkooporder na de initiële creatie werd gewijzigd.
Beschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat op true wordt gezet als een Inkooporder case een activiteit 'Inkooporder Gewijzigd' bevat. Het helpt om snel orders te identificeren die correcties of aanpassingen vereisten.

Deze vlag vereenvoudigt de berekening van de 'PO Wijzigingspercentage' KPI en maakt eenvoudig filteren en analyseren van gewijzigde orders mogelijk. Inzicht in de kenmerken van gewijzigde orders, zoals de betrokken leveranciers of afdelingen, kan helpen om hoofdoorzaken van data-onnauwkeurigheid of veranderende vereisten te achterhalen.

Waarom het belangrijk is

Ondersteunt direct de 'PO Modification Rate' KPI en vereenvoudigt de analyse van procesinstabiliteit door alle orders die wijzigingen ondergingen te markeren.

Waar te verkrijgen

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als het event log voor een case de activiteit 'Inkooporder Gewijzigd' bevat, anders 'false'.

Voorbeelden
truefalse
Is Te Late Levering
IsLateDelivery
Een indicator die aangeeft of de uiteindelijke goederenontvangst na de gevraagde leverdatum plaatsvond.
Beschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut is 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goederen Ontvangen' later is dan de waarde in het attribuut 'Gevraagde Leverdatum' voor een gegeven inkooporder.

Deze indicator vormt de basis voor de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Het maakt eenvoudige segmentatie en analyse van te late versus tijdige orders mogelijk, wat helpt bij het onderzoeken van de grondoorzaken van vertragingen, of deze nu gerelateerd zijn aan specifieke leveranciers, locaties of productcategorieën.

Waarom het belangrijk is

Ondersteunt direct de 'On-Time Delivery Rate' KPI, wat een duidelijke analyse van leveranciersprestaties en leveringsbetrouwbaarheid mogelijk maakt.

Waar te verkrijgen

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goederen Ontvangen' later is dan het 'RequestedDeliveryDate'-attribuut.

Voorbeelden
truefalse
Laatste data-update
LastDataUpdate
De timestamp waarop de data voor het laatst is geëxtraheerd of ververst uit het bronsysteem.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de actualiteit van de geanalyseerde data aan. Het registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Oracle Fusion Financials.

Deze informatie is essentieel voor gebruikers om inzicht te krijgen in de actualiteit van de analyse en de dashboards. Het verduidelijkt hoe up-to-date de procesinzichten zijn en stemt de verwachtingen af met betrekking tot de opname van zeer recente transacties.

Waarom het belangrijk is

Zorgt voor transparantie over de actualiteit van de data, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse is.

Waar te verkrijgen

Dit is een timestamp die wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL)-proces.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Leveringslocatie
DeliveryLocation
De fysieke locatie of het adres waar de goederen moeten worden geleverd.
Beschrijving

Dit attribuut specificeert het afleveradres voor de artikelen op de inkooporder. Het is een cruciaal stuk logistieke informatie.

Voor process mining ondersteunt analyse per afleverlocatie het 'Efficiëntie Verwerking Goederenontvangst' dashboard. Het helpt te identificeren of bepaalde magazijnen of locaties langzamer zijn in hun ontvangstproces, wat wijst op potentiële resource- of procesproblemen op specifieke locaties.

Waarom het belangrijk is

Maakt prestatieanalyse per geografische locatie mogelijk, en helpt zo bij het identificeren van regionale of locatiespecifieke knelpunten in het goederenontvangstproces.

Waar te verkrijgen

Gekoppeld vanuit PO_LINE_LOCATIONS_ALL.SHIP_TO_LOCATION_ID naar de HR_LOCATIONS_ALL view.

Voorbeelden
Hoofdmagazijn - Dock AGebouw 3 - ReceptieSF Office - 10e Verdieping
PO Status
PurchaseOrderStatus
De huidige status van het Purchase Order document.
Beschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de inkooporder binnen zijn levenscyclus weer, zoals 'Open', 'Goedgekeurd', 'Definitief Afgesloten' of 'Geannuleerd'. Het biedt een momentopname van de voortgang van de inkooporder.

Hoewel process mining zich richt op de opeenvolging van activiteiten, is de huidige status waardevol voor het filteren van cases. Zo kan de analyse worden gericht op alleen openstaande inkooporders om inzicht te krijgen in de huidige pijplijn, of op afgesloten inkooporders om voltooide procesinstanties te analyseren. Het is essentieel voor het 'Inkooporderstroom & Status' dashboard.

Waarom het belangrijk is

Biedt een actueel overzicht van de status van een inkooporder, waarbij analyses gefilterd kunnen worden op actieve, voltooide of geannuleerde orders.

Waar te verkrijgen

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolommen AUTHORIZATION_STATUS of DOCUMENT_STATUS.

Voorbeelden
OPENAPPROVEDDEFINITIEF_AFGESLOTENCANCELED
PO Type
PurchaseOrderType
Het type inkooporder, zoals 'Standaard', 'Raamcontract' of 'Contract'.
Beschrijving

Dit attribute classificeert de inkooporder op basis van het inkoopdoel. Verschillende typen PO's volgen vaak verschillende procesregels en levenscycli.

Een 'Standaard' PO is een eenmalige aankoop, terwijl een 'Raamcontract' PO een langetermijnovereenkomst is met een leverancier. Het analyseren van het proces per PO Type maakt een nauwkeuriger beeld van de procesprestaties mogelijk, aangezien het vergelijken van de doorlooptijd van een standaard PO met een raamcontract misleidend zou zijn. Het maakt like-for-like vergelijkingen mogelijk.

Waarom het belangrijk is

Onderscheidt diverse inkoopscenario's, waardoor nauwkeurigere, eerlijke vergelijkingen van procesprestaties voor gelijksoortige orders mogelijk zijn.

Waar te verkrijgen

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom TYPE_LOOKUP_CODE.

Voorbeelden
STANDARDBLANKETCONTRACT
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Purchase to Pay - Purchase Order Activities

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in uw event log voor een accurate Purchase to Pay - Inkooporder proces discovery.
6 Aanbevolen 10 Optioneel
Activiteit Beschrijving
Goederen ontvangen
De fysieke goederen zijn ontvangen, geteld en geregistreerd onder de inkooporder. Dit is een transactionele event die de voorraad en de PO status bijwerkt.
Waarom het belangrijk is

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de on-time delivery prestaties van leveranciers en de algehele doorlooptijd. Het dient ook als een trigger voor volgende activiteiten zoals kwaliteitsinspectie en factuurafstemming.

Waar te verkrijgen

Dit is een expliciete event vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel. De specifieke transactie kan worden geïdentificeerd door een TRANSACTION_TYPE van 'Ontvangen'.

Vastleggen

Gebruik de TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'Ontvangen' is.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Aangemaakt
Dit is de officiële start van de Inkooporder lifecycle, waarbij een PO document wordt gegenereerd in een concept- of onvolledige status. Het systeem legt deze event vast door de aanmaak timestamp van het nieuwe PO-header record te registreren.
Waarom het belangrijk is

Als de primaire start event voor de inkooporder case, vormt deze activiteit de basis voor alle doorlooptijdberekeningen. Het biedt de basislijn voor het meten van de efficiëntie van daaropvolgende stappen, zoals goedkeuring en leverancierscommunicatie.

Waar te verkrijgen

Dit is een expliciete event gebaseerd op het CREATION_DATE veld in de PO_HEADERS_ALL tabel voor een gegeven Inkooporder ID (PO_HEADER_ID).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de PO_HEADERS_ALL tabel.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Definitief Afgesloten
De inkooporder wordt als voltooid beschouwd, wat betekent dat deze volledig is ontvangen en/of gefactureerd, en dat er geen verdere activiteit wordt verwacht. Dit is een expliciete actie die een eindstatus toekent aan de PO.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert de succesvolle voltooiing van de inkooporderlevenscyclus. Het is de primaire positieve eindstatus, en het volgen ervan is essentieel voor het meten van de algehele procesdoorvoer en voltooiingspercentages.

Waar te verkrijgen

Dit event wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY tabel met een ACTION_CODE van 'FINALLY CLOSE'. De PO-status in PO_HEADERS_ALL wordt ook bijgewerkt naar 'Finally Closed'.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Geannuleerd
De inkooporder is permanent geannuleerd en er worden geen verdere transacties verwacht. Dit is een expliciete actie die de eindstatus van het document wijzigt.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit vertegenwoordigt een negatieve eindstatus voor het proces. Het analyseren van annuleringen kan problemen aan het licht brengen zoals dubbele orders, budgetwijzigingen of veranderingen in projectvereisten.

Waar te verkrijgen

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'CANCEL', en de PO status in PO_HEADERS_ALL wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'CANCEL'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Goedgekeurd
De inkooporder heeft alle benodigde goedkeuringen ontvangen en is nu geautoriseerd voor verzending naar de leverancier. Dit is een belangrijke mijlpaal event dat expliciet wordt vastgelegd in de actiegeschiedenis van het document.
Waarom het belangrijk is

Dit is een cruciale mijlpaal die voorkomt dat de PO naar de leverancier wordt verzonden. Het is essentieel voor het meten van goedkeuringsdoorlooptijden en het waarborgen van compliance met het uitgavenbeleid.

Waar te verkrijgen

Dit event wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY tabel, doorgaans met een ACTION_CODE van 'APPROVE' of wanneer de documentstatus in PO_HEADERS_ALL wijzigt naar een goedgekeurde status.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op de uiteindelijke 'APPROVE'-actie.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Naar Leverancier Gestuurd
De goedgekeurde purchase order wordt officieel gecommuniceerd naar de vendor, bijvoorbeeld via email of EDI. Dit event wordt vaak afgeleid van een statuswijziging of een timestamp op de PO communication record.
Waarom het belangrijk is

Dit markeert het begin van de doorlooptijd van de leverancier. Het is een cruciaal punt voor het meten van leveranciersprestaties, van bevestiging tot uiteindelijke levering.

Waar te verkrijgen

Dit kan worden afgeleid uit de PO-documentstatus die wijzigt naar 'Open' en het vastleggen van een communicatiedatum. Het specifieke veld is vaak PO_HEADERS_ALL.communicated_date of een gerelateerde status.

Vastleggen

Afleiden van de timestamp wanneer de communicatiestatus van de PO wordt bijgewerkt naar 'Communicated'.

Gebeurtenistype inferred
Geleverde Services Bevestigd
Voor op service gebaseerde purchase orders markeert deze activiteit de bevestiging dat services zijn geleverd zoals overeengekomen. Deze bevestiging wordt vaak handmatig of via een service entry sheet vastgelegd.
Waarom het belangrijk is

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en is een cruciale stap voordat een factuur kan worden betaald. Vertragingen in servicebevestiging kunnen leiden tot te late betalingen en gespannen leveranciersrelaties.

Waar te verkrijgen

Dit wordt doorgaans vastgelegd als een ontvangst tegen een servicelijn op de PO. Het kan specifieke velden of complexe ontvangsten omvatten die de voortgang of voltooiing van diensten volgen.

Vastleggen

Identificeer ontvangsttransacties (RCV_TRANSACTIONS) gekoppeld aan servicegerelateerde PO-regels.

Gebeurtenistype explicit
Goederen Retour Afzender
Eerder ontvangen goederen worden teruggestuurd naar de leverancier, doorgaans vanwege defecten, beschadigingen of onjuiste zendingen. Dit wordt vastgelegd als een specifieke retourtransactie in de ontvangstmodule.
Waarom het belangrijk is

Het volgen van retourzendingen is essentieel voor het evalueren van leverancierskwaliteit en ordernauwkeurigheid. Hoge retourpercentages voor een leverancier kunnen duiden op systemische problemen die moeten worden aangepakt.

Waar te verkrijgen

Dit is een expliciete event vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel met een TRANSACTION_TYPE van 'Retour aan Leverancier'.

Vastleggen

Gebruik de TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'Retour aan Leverancier' is.

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst Aangemaakt
Een ontvangstdocument wordt in het systeem geïnitieerd ter voorbereiding op de fysieke aankomst van goederen. Deze activiteit markeert de start van het interne ontvangstproces.
Waarom het belangrijk is

Dit markeert de overgang van inkoop naar logistiek. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot de uiteindelijke ontvangstboeking helpt inefficiënties in het magazijn of de ontvangstafdeling te identificeren.

Waar te verkrijgen

Dit is een expliciete event, vastgelegd door de aanmaak timestamp van een nieuw record in de RCV_SHIPMENT_HEADERS tabel gekoppeld aan de inkooporder.

Vastleggen

Gebruik de aanmaakdatum van het overeenkomstige record in RCV_SHIPMENT_HEADERS.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een inkoopaanvraag, wat het formele verzoek is voor goederen of diensten dat een inkooporder voorafgaat. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuwe invoer wordt aangemaakt in de requisition header table binnen Oracle Fusion.
Waarom het belangrijk is

Het analyseren van deze activiteit helpt de fase van vraaggeneratie te begrijpen. Het bijhouden van de tijd van aanvraag tot aanmaak van de inkooporder onthult mogelijke vertragingen bij het omzetten van interne vraag in concrete inkooporders.

Waar te verkrijgen

Dit is een expliciete event vastgelegd bij het opslaan van een nieuwe aanvraag. Het kan worden gevonden door de aanmaak timestamp te traceren in de POR_REQUISITION_HEADERS_ALL tabel.

Vastleggen

De event is gebaseerd op de aanmaakdatum van de record in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Goedgekeurd
De inkoopaanvraag is goedgekeurd door de aangewezen autoriteit, waardoor de inkoopafdeling is geautoriseerd om een inkooporder aan te maken. Dit event wordt expliciet vastgelegd in de actiegeschiedenis van het systeem voor de aanvraag.
Waarom het belangrijk is

Deze mijlpaal markeert het einde van het interne goedkeuringsproces voor de aanvraag. Vertragingen hier kunnen direct van invloed zijn op de gehele inkooptijdlijn, dus het monitoren van de duur ervan is cruciaal.

Waar te verkrijgen

Dit event wordt vastgelegd in de actiehistorie geassocieerd met de requisitie, doorgaans gevolgd via workflow tabellen of specifieke goedkeuringsstatusvelden op het requisitiedocument.

Vastleggen

Vastgelegd als een goedkeuringsactie in de workflow history voor het specifieke aanvraagdocument.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Afgewezen
Een goedkeurder heeft de inkooporder afgewezen en teruggestuurd naar de aanmaker voor herziening. Dit is een expliciete event, vastgelegd in de actiegeschiedenis, en duidt op een onderbreking in de standaard processtroom.
Waarom het belangrijk is

Afwijzingen introduceren rework en vertragingen in het proces. Het volgen van deze activity helpt bij het identificeren van veelvoorkomende redenen voor afwijzing, opleidingsbehoeften of onduidelijke goedkeuringsvereisten.

Waar te verkrijgen

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'REJECT' voor de corresponderende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'REJECT'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Bevestigd
De leverancier heeft de ontvangst en acceptatie van de inkoopordervoorwaarden bevestigd. Dit event wordt vaak handmatig vastgelegd door inkoopmedewerkers op basis van leverancierscommunicatie of via een elektronische bevestiging.
Waarom het belangrijk is

Leveranciersbevestiging geeft zekerheid dat de order is ontvangen en wordt verwerkt. Dit volgen helpt bij het beheren van leverancierscommunicatie en het proactief identificeren van potentiële leveringsproblemen.

Waar te verkrijgen

Dit wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in de acknowledgementstatusvelden op de PO-header of -regels, zoals PO_HEADERS_ALL.acceptance_status die verandert naar 'Accepted'.

Vastleggen

Afleiden van updates van statusvelden voor PO-bevestiging.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Gewijzigd
Er is een wijziging aangebracht in de inkooporder na de initiële goedkeuring, zoals een verandering in kwantiteit, prijs of leverdatum. Oracle Fusion registreert dit door een nieuwe revisie van het document aan te maken.
Waarom het belangrijk is

PO-wijzigingen vertegenwoordigen herwerk en kunnen duiden op problemen met de initiële ordernauwkeurigheid of veranderende zakelijke behoeften. Het analyseren van de frequentie en aard van deze wijzigingen helpt kansen te identificeren om de procesefficiëntie te verbeteren.

Waar te verkrijgen

Dit event wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuwe documentrevisie wordt aangemaakt. Dit kan worden geïdentificeerd door een toename in het REVISION_NUM veld in de PO_HEADERS_ALL tabel.

Vastleggen

Identificeer elke instantie waarbij de REVISION_NUM voor een PO_HEADER_ID toeneemt.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Ingediend
De aangemaakte purchase order wordt ingediend in de goedkeurings workflow. Oracle Fusion logt deze actie expliciet, waarbij de gebruiker en timestamp voor het indienings event worden vastgelegd.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Het analyseren van de tijd tussen indiening en goedkeuring is essentieel voor het identificeren van knelpunten in het interne goedkeuringsproces.

Waar te verkrijgen

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'SUBMIT' voor de corresponderende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'SUBMIT'.

Gebeurtenistype explicit
Kwaliteitsinspectie Uitgevoerd
Goederen die kwaliteitscontrole vereisen, zijn geïnspecteerd en ofwel geaccepteerd ofwel afgewezen. Deze activiteit vindt plaats na de initiële ontvangst en wordt vastgelegd als een afzonderlijke transactie.
Waarom het belangrijk is

Deze activiteit is cruciaal voor kwaliteitsmanagement. Het analyseren van de duur van inspecties helpt het kwaliteitscontroleproces te stroomlijnen en vertragingen te verminderen bij het beschikbaar stellen van goederen voor gebruik.

Waar te verkrijgen

Dit is vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel. Het wordt geïdentificeerd door transacties met een TRANSACTION_TYPE van 'ACCEPTEREN' of 'AFWIJZEN' die volgen op een ontvangsttransactie.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'ACCEPTEREN' of 'AFWIJZEN' is.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractie Guides

Zo haal je je data uit Oracle Fusion Financials