Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

Oracle Fusion Financialscials
Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

Je Purchase-to-Pay - Inkooporder datatemplate

Deze template biedt een duidelijk stappenplan voor het verzamelen van de data om je Purchase-to-Pay - Inkooporderproces te analyseren. Het schetst de benodigde data-attributen, belangrijke activiteiten om te volgen, en praktische richtlijnen voor het extraheren van deze Informatie. Gebruik het om ervoor te zorgen dat je alle kritieke details vastlegt voor effectieve Process Mining.
  • Aanbevolen attributen voor een volledige dataverzameling
  • Belangrijke procesactiviteiten om te volgen en te analyseren
  • Stap-voor-stap extractiehandleiding voor Oracle Fusion Financialscials
Nieuw met event logs? Leer hoe je een process mining event log creëert.

Inkoop tot betaling - Inkooporder-attributen

Dit zijn de aanbevolen velden om op te nemen in je event log voor een grondige analyse van je Inkoop tot betaling - Inkooporderproces.
3 Verplicht 7 Aanbevolen 11 Optioneel
Naam Omschrijving
Activiteit
ActivityName
De naam van een specifiek business gebeurtenis of stap die plaatsvond binnen de Purchase Order levenscyclus.
Omschrijving

Dit attribuut beschrijft een specifieke taak of statuswijziging in het proces, zoals 'Inkooporder Aangemaakt' of 'Goederen Ontvangen'. Deze activiteiten vormen de volgorde van gebeurtenissen die de processtroom vormen.

Het analyseren van de volgorde en timing van deze activiteiten vormt de kern van process mining. Het helpt bij het visualiseren van de proceskaart, het vinden van knelpunten, het bekijken van afwijkingen van de standaardprocedure en het meten van de duur van specifieke stappen.

Het belang

Activiteiten zijn de bouwstenen van de proceskaart. Het bijhouden ervan maakt de visualisatie en analyse van de processtroom, knelpunten en afwijkingen mogelijk.

Vindplaats

Afgeleid van statuswijzigingen in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY, of van specifieke transactietabellen zoals RCV_TRANSACTIONS voor goederenontvangsten.

Voorbeelden
Inkooporder AangemaaktInkooporder GoedgekeurdGoederen ontvangen
Inkooporder
PurchaseOrder
De unieke **identificatienummer** voor het inkooporderdocument, dienend als de primaire case ID voor het volgen van de inkooplevenscyclus.
Omschrijving

Het inkoopordernummer is de centrale identificatienummer die alle gerelateerde activiteiten verbindt, van aanmaak tot definitieve afsluiting. Het maakt een end-to-end-analyse mogelijk van een enkele inkoopcase.

Binnen process mining vertegenwoordigt elk uniek inkoopordernummer een enkele instantie van het proces. Het analyseren van data gegroepeerd op deze identificatienummer helpt bij het begrijpen van procesvariaties, doorlooptijden en compliance voor individuele orders.

Het belang

Dit is het essentiële Case-ID dat alle gerelateerde gebeurtenissen verbindt, waardoor de reconstructie en analyse van de gehele Inkooporder levenscyclus mogelijk worden.

Vindplaats

Oracle Fusion Cloud SCM, Inkoop Module, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom SEGMENT1.

Voorbeelden
100234510023461002347
Starttijd
EventTime
De timestamp die aangeeft wanneer een specifieke activiteit of gebeurtenis heeft plaatsgevonden.
Omschrijving

Dit attribuut registreert de exacte datum en tijd voor elke activiteit in het proces. Het is onmisbaar voor de chronologische ordening van gebeurtenissen en voor alle tijdgebonden analyse.

Binnen process mining wordt de starttijd gebruikt om het event log op te bouwen, doorlooptijden tussen activiteiten te berekenen, wachttijden te meten en procesprestaties over verschillende tijdsperioden te analyseren. Het is belangrijk voor dashboards gerelateerd aan doorlooptijd en prestaties.

Het belang

Deze timestamp is belangrijk voor het correct sequencen van gebeurtenissen en het berekenen van alle metrieken op basis van tijdsduur, zoals doorlooptijden en knelpunten.

Vindplaats

Timestampvelden zoals CREATION_DATE en LAST_UPDATE_DATE uit diverse tabellen, inclusief PO_HEADERS_ALL, PO_ACTION_HISTORY, en RCV_SHIPMENT_LINES.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:30:00Z2023-05-01T09:00:00Z
Afdeling
DepartmentName
De naam van de afdeling die de Purchase Order heeft geïnitieerd of ervoor verantwoordelijk is.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert de onderdeel, zoals 'Financiën', 'IT' of 'Productie', geassocieerd met de inkoop. Het wordt gebruikt voor kostenallocatie en organisatorische rapportage.

In een process mining context is het segmenteren van het proces per afdeling belangrijk voor het vergelijken van prestaties, het vinden van afdelingsspecifieke knelpunten en het begrijpen van variaties in procesuitvoering binnen de organisatie. Het ondersteunt direct dashboards zoals 'PO Goedkeuring Doorlooptijd Analyse' en 'Inkooporder Wijziging Trends'.

Het belang

Maakt het mogelijk om procesprestaties te filteren en te vergelijken tussen verschillende bedrijfsonderdelen, waardoor afdelingsspecifieke problemen of best practices aan het licht komen.

Vindplaats

Afgeleid van kostenplaatsInformatie in tabellen zoals PO_DISTRIBUTIONS_ALL, die linken naar afdelingsstamdata.

Voorbeelden
IT OperationsMarketingOnderzoek en Ontwikkeling
Eindtijd
EndTime
De timestamp waarop een activiteit is voltooid. Vaak hetzelfde als de Starttijd voor atomische gebeurtenissen.
Omschrijving

Bij activiteiten met een bepaalde duur geeft dit het tijdsTip van voltooiing aan. Voor eenmalige gebeurtenissen is dit meestal gelijk aan de starttijd. Dit is belangrijk om de verwerkingstijd van individuele activiteiten te berekenen.

Door een specifieke eindtijd vast te leggen, kun je de duur van activiteiten nauwkeuriger analyseren. Dit verschilt van de wachttijd tussen activiteiten. Zo maak je onderscheid tussen actieve werktijd en inactiviteit, wat helpt bij het analyseren van de werklast en de efficiëntie.

Het belang

Maakt de berekening van precieze activity verwerkingstijds mogelijk, wat belangrijk is voor het analyseren van de bron efficiëntie en het vinden van tijdrovende taken.

Vindplaats

Kan hetzelfde zijn als de Starttijd voor atomaire gebeurtenissen of afgeleid van daaropvolgende gebeurtenis-tijdstempels. Voor sommige activiteiten kan een afzonderlijke voltooiingstimestamp bestaan.

Voorbeelden
2023-04-15T10:05:00Z2023-04-16T14:45:00Z2023-05-01T09:15:00Z
Gebruiker
UserName
De gebruikers-id of naam van de persoon die de activiteit uitvoerde.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de medewerker of systeemgebruiker die verantwoordelijk is voor een gegeven gebeurtenis, zoals het aanmaken van een aanvraag, het goedkeuren van een PO, of het boeken van een goederenontvangst. Het wordt doorgaans afgeleid van velden zoals 'Created By' of 'Last Updated By'.

Het analyseren van het proces per gebruiker helpt bij het begrijpen van de werklastverdeling, individuele prestaties en het vinden van trainingsbehoeften. Het is onmisbaar voor het dashboard 'Approval Resource Workload' en voor het onderzoeken van compliance-problemen gerelateerd aan gebruikersacties.

Het belang

Koppelt gebruikersacties aan specifieke individuen, en maakt zo workload-analyse, prestatie-evaluatie en het vinden van trainingsmogelijkheden mogelijk.

Vindplaats

Koppel met gebruikerstabellen op basis van ID's in velden zoals CREATED_BY of LAST_UPDATED_BY in tabellen zoals PO_HEADERS_ALL en PO_ACTION_HISTORY.

Voorbeelden
john.doejane.smithsystem.batch
Gewenste leverdatum
RequestedDeliveryDate
De datum waarop de aanvragende partij verwacht dat de goederen of diensten worden geleverd.
Omschrijving

Deze datum wordt gespecificeerd op de inkooporderregel en communiceert de gewenste leveringstermijn aan de leverancier. Het dient als de basislijn voor het meten van de tijdige leveringsprestaties.

Dit attribuut is belangrijk voor het berekenen van de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Door de daadwerkelijke ontvangstdatum van goederen te vergelijken met de gevraagde leverdatum, kunnen organisaties kwantitatief de betrouwbaarheid van leveranciers meten en volgen en systemische vertragingen in de supply chain vinden.

Het belang

Dient als basis voor het meten van on-time delivery prestaties, een belangrijke KPI voor het ewaarderen van de betrouwbaarheid van leveranciers en de supply chain-efficiëntie.

Vindplaats

Bevindt zich op het regellocatieniveau, in tabel PO_LINE_LOCATIONS_ALL, kolom NEED_BY_DATE.

Voorbeelden
2023-05-202023-06-152023-07-01
Naam goedkeurder
ApproverName
De naam van de gebruiker die een goedkeurings- of afwijzingsactie heeft uitgevoerd op de inkooporder.
Omschrijving

Dit attribuut legt de persoon vast die verantwoordelijk is voor een goedkeuringsstap in de workflow. Deze Informatie wordt doorgaans opgeslagen in een actiegeschiedenis of workflow log table die gekoppeld is aan de inkooporder.

Het analyseren van data per goedkeurder is belangrijk voor de dashboards 'PO Approval Cycle Time Analysis' en 'Approval Resource Workload'. Het helpt te vinden welke goedkeurders of goedkeuringsgroepen knelpunten zijn, maakt een eerlijke beoordeling van de workload mogelijk en kan kansen voor delegatie of procesherontwerp inzichtelijk maken.

Het belang

Identificeert de individuen in de goedkeuringsketen, waardoor het mogelijk is goedkeuringsknelpunten, werkdruk en doorlooptijden per goedkeurder te analyseren.

Vindplaats

De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, te vinden in PO_ACTION_HISTORY.ACTION_PERFORMED_BY en gelinkt aan een gebruikerstabel voor de volledige naam.

Voorbeelden
susan.managerdavid.directoremily.finance
Naam Leverancier
VendorName
De naam van de leverancier of leverancier bij wie de goederen of diensten worden ingekocht.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de externe leverancier voor de inkooporder. Het is een belangrijk onderdeel van stamdata dat is gekoppeld aan de PO header.

Leveranciersanalyse is een belangrijk onderdeel van P2P process mining. Door te filteren of te segmenteren op leverancier, kunnen bedrijven 'Leveranciersleveringsprestaties' analyseren, de on-time delivery rates vergelijken en 'Retourpercentages Goederen' onderzoeken om hoog- of laagpresterende leveranciers te vinden. Deze gegevens zijn belangrijk voor het beheren van leveranciersrelaties en strategische inkoop.

Het belang

Essentieel voor leveranciersprestatieanalyse, waardoor vergelijking van levertijden, retourpercentages en algehele betrouwbaarheid tussen leveranciers mogelijk is.

Vindplaats

Gekoppeld vanuit PO_HEADERS_ALL.VENDOR_ID naar POZ_SUPPLIERS.VENDOR_NAME.

Voorbeelden
Wereldwijde KantoorbenodigdhedenTech Solutions Inc.Advanced Logistics Co.
Totaalbedrag Inkooporder
PurchaseOrderTotalAmount
De totale financiële waarde van de inkooporder.
Omschrijving

Dit attribuut vertegenwoordigt de totale kosten van alle artikelen op de inkooporder in de gespecificeerde valuta. Het is een belangrijke financiële metriek om de waarde van transacties die door het proces stromen, te begrijpen.

Het analyseren van het totale PO-bedrag helpt bij het prioriteren van procesverbeteringsinspanningen. Orders met hoogwaardige kunnen bijvoorbeeld via een strenger goedkeuringsproces worden geleid. Het maakt ook financiële impactanalyse mogelijk, zoals het berekenen van de waarde van inkooporders die vaak worden gewijzigd of vertraagd.

Het belang

Biedt financiële context voor het proces, waardoor analyse op basis van financiële waarde mogelijk worden. Denk aan het focussen op orders met hoogwaardige of het doorgronden van de financiële gevolgen van vertragingen.

Vindplaats

Berekend door de bedragen uit PO_LINES_ALL voor een bepaalde PO-header op te tellen, of afkomstig van een totaal op headerniveau indien beschikbaar.

Voorbeelden
5250.00120000.50750.99
Bedrijfseenheid
BusinessUnitName
De specifieke bedrijfseenheid binnen de organisatie die de aankoop doet.
Omschrijving

De Business Unit vertegenwoordigt een aparte bedrijfseenheid binnen de onderneming, vaak met een eigen grootboek en financiële reporting. Het is een primair data-segregatiemechanisme in Oracle Fusion.

Het analyseren van procesprestaties per Business Unit is belangrijk in grote, multinationale ondernemingen. Het maakt vergelijking mogelijk van procurement-efficiëntie, compliance en kosten tussen verschillende delen van de organisatie, waarbij zowel best practices als verbeterpunten worden benadrukt.

Het belang

Belangrijk voor grote organisaties om procesefficiëntie en compliance te vergelijken tussen verschillende operationele divisies.

Vindplaats

De businessunit context bevindt zich typisch in de PO header, PO_HEADERS_ALL.PRC_BU_ID, die linkt naar de FUN_ALL_BUSINESS_UNITS_V view.

Voorbeelden
US Business UnitEMEA VisieAPAC Services
Bronsysteem
SourceSystem
Het Informatiesysteem waaruit deze data werd opgehaald.
Omschrijving

Dit attribuut identificeert de oorsprong van de data, wat vooral nuttig is in omgevingen met meerdere geïntegreerde systemen. Voor dit proces zou het typisch 'Oracle Fusion Financialscials' zijn.

Hoewel vaak een statische waarde voor een gegeven dataset, is het belangrijk voor data governance, probleemoplossing en het waarborgen van data lineage. In analyses die data uit meerdere bronnen combineren, maakt het filtering en segmentatie mogelijk per systeem van oorsprong.

Het belang

Identificeert de oorsprong van de data, wat belangrijk is voor data-governance, context en integratie met andere systemen.

Vindplaats

Dit is doorgaans een constante waarde die wordt gedefinieerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL)-proces.

Voorbeelden
Oracle Fusion FinancialscialsOracle Cloud SCMOracle Fusion P2P
Inkoopaanvraag
PurchaseRequisitionNumber
De kenmerk van de Inkoopaanvraag die de Purchase Order voorafging en autoriseerde.
Omschrijving

De inkoopaanvraag is het interne document dat wordt gebruikt om de inkoop van goederen of diensten aan te vragen. Dit attribuut koppelt de inkooporder terug naar de oorspronkelijke aanvraag.

Het opnemen van het aanvraagnummer maakt een bredere analyse mogelijk van het inkoopproces, beginnend bij de initiële aanvraag in plaats van alleen de PO. Het kan helpen bij het analyseren van de doorlooptijd van aanvraag tot order, en te begrijpen hoe de details van de aanvraag het downstream PO proces beïnvloeden.

Het belang

Koppelt de PO aan de initiële aanvraag, waardoor een completer end-to-end procesinzicht van aanvraag tot betaling ontstaat.

Vindplaats

Gekoppeld via de PO_DISTRIBUTIONS_ALL tabel, die REQ_DISTRIBUTION_ID bevat en terugverwijst naar de POR_REQUISITION_LINES_ALL tabel.

Voorbeelden
PR-2023-05-001PR-2023-05-002PR-2023-05-003
Inkoopcategorie
PurchaseCategory
De classificatie van de goederen of diensten die worden ingekocht, zoals 'IT Hardware' of 'Kantoorbenodigdheden'.
Omschrijving

Dit attribuut categoriseert de items op de inkooporder in een inkoophierarchie. Deze classificatie wordt gebruikt voor spend analyse en leveranciersmanagement.

Binnen process mining kan het segmenteren van het proces per inkoopcategorie verschillende gedragingen of prestatieniveaus zichtbaar maken. Het goedkeuringsproces voor kapitaalinvesteringen kan bijvoorbeeld langer duren dan voor operationele benodigdheden. Het ondersteunt direct het dashboard 'Goods Return Rate & Reasons' door analyse toe te staan van welke categorieën het vaakst worden geretourneerd.

Het belang

Maakt procesanalyse mogelijk per type uitgave, wat verschillende procespaden, knelpunten of retourpercentages voor diverse goederencategorieën kan zichtbaar maken.

Vindplaats

Gekoppeld vanuit PO_LINES_ALL.CATEGORY_ID naar de EGP_CATEGORIES_VL view.

Voorbeelden
IT.Hardware.LaptopsOffice.Supplies.StationeryProfessional.Services.Consulting
Is Goedkeuring Compliant
IsApprovalCompliant
Een indicator die aangeeft of de PO werd goedgekeurd voordat deze naar de leverancier werd verzonden.
Omschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat controleert op naleving van een belangrijke interne controle: een Inkooporder moet worden goedgekeurd voordat deze naar een leverancier wordt verzonden. Het is true als de activiteit 'Inkooporder Goedgekeurd' plaatsvindt vóór de activiteit 'Inkooporder Verzonden naar Leverancier'.

Dit attribuut is belangrijk voor het 'PO Proces Compliance Audit' dashboard en de 'PO Goedkeuring Compliance Rate' KPI. Het biedt een eenvoudige manier om compliance-overtredingen te vinden en kwantificeren, en helpt zo bij het afdwingen van inkoopbeleid en het beperken van risico's die gepaard gaan met ongeoorloofde uitgaven.

Het belang

Meet direct de 'PO Approval Compliance Rate' KPI en belicht kritische interne controleovertredingen waarbij orders naar leveranciers worden gestuurd vóór goedkeuring.

Vindplaats

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als de timestamp voor 'Inkooporder Goedgekeurd' kleiner is dan of gelijk is aan de timestamp voor 'Inkooporder Verzonden naar Leverancier'.

Voorbeelden
truefalse
Is herstelwerk
IsRework
Een indicator die aangeeft of de Inkooporder na de initiële creatie werd gewijzigd.
Omschrijving

Dit is een berekend booleaans attribuut dat op true wordt gezet als een Inkooporder case een activiteit 'Inkooporder Gewijzigd' bevat. Het helpt om snel orders te vinden die correcties of aanpassingen vereisten.

Deze vlag vereenvoudigt de berekening van de 'PO Wijzigingspercentage' KPI en maakt eenvoudig filteren en analyseren van gewijzigde orders mogelijk. Inzicht in de kenmerken van gewijzigde orders, zoals de betrokken leveranciers of afdelingen, kan helpen om hoofdoorzaken van data-onnauwkeurigheid of veranderende vereisten te achterhalen.

Het belang

Ondersteunt direct de 'PO Modification Rate' KPI en vereenvoudigt de analyse van procesinstabiliteit door alle orders die wijzigingen ondergingen te markeren.

Vindplaats

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als het event log voor een case de activiteit 'Inkooporder Gewijzigd' bevat, anders 'false'.

Voorbeelden
truefalse
Is Te Late Levering
IsLateDelivery
Een indicator die aangeeft of de uiteindelijke goederenontvangst na de gevraagde leverdatum plaatsvond.
Omschrijving

Dit berekende booleaanse attribuut is 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goederen Ontvangen' later is dan de waarde in het attribuut 'Gevraagde Leverdatum' voor een gegeven inkooporder.

Deze indicator vormt de basis voor de KPI 'Percentage tijdige leveringen'. Het maakt eenvoudige segmentatie en analyse van te late versus tijdige orders mogelijk, wat helpt bij het onderzoeken van de grondoorzaken van vertragingen, of deze nu gerelateerd zijn aan specifieke leveranciers, locaties of productcategorieën.

Het belang

Ondersteunt direct de 'On-Time Delivery Rate' KPI, wat een duidelijke analyse van leveranciersprestaties en leveringsbetrouwbaarheid mogelijk maakt.

Vindplaats

Berekend veld. Ingesteld op 'true' als de timestamp van de activiteit 'Goederen Ontvangen' later is dan het 'RequestedDeliveryDate'-attribuut.

Voorbeelden
truefalse
Leveringslocatie
DeliveryLocation
De fysieke locatie of het adres waar de goederen moeten worden geleverd.
Omschrijving

Dit attribuut specificeert het afleveradres voor de artikelen op de inkooporder. Het is een belangrijk stuk logistieke Informatie.

Voor process mining ondersteunt analyse per afleverlocatie het 'Efficiëntie Verwerking Goederenontvangst' dashboard. Het helpt te vinden of bepaalde magazijnen of locaties langzamer zijn in hun ontvangstproces, wat wijst op potentiële bron- of procesproblemen op specifieke locaties.

Het belang

Maakt prestatieanalyse per geografische locatie mogelijk, en helpt zo bij het vinden van regionale of locatiespecifieke knelpunten in het goederenontvangstproces.

Vindplaats

Gekoppeld vanuit PO_LINE_LOCATIONS_ALL.SHIP_TO_LOCATION_ID naar de HR_LOCATIONS_ALL view.

Voorbeelden
Hoofdmagazijn - Dock AGebouw 3 - ReceptieSF Office - 10e Verdieping
PO Status
PurchaseOrderStatus
De huidige status van het Purchase Order document.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de huidige status van de inkooporder binnen zijn levenscyclus weer, zoals 'Open', 'Goedgekeurd', 'Definitief Afgesloten' of 'Geannuleerd'. Het biedt een momentopname van de voortgang van de inkooporder.

Hoewel process mining zich richt op de opeenvolging van activiteiten, is de huidige status waardevol voor het filteren van cases. Zo kan de analyse worden gericht op alleen openstaande inkooporders om inzicht te krijgen in de huidige pijplijn, of op afgesloten inkooporders om voltooide procesinstanties te analyseren. Het is belangrijk voor het 'Inkooporderstroom & Status' dashboard.

Het belang

Biedt een actueel overzicht van de status van een inkooporder, waarbij analyses gefilterd kunnen worden op actieve, voltooide of geannuleerde orders.

Vindplaats

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolommen AUTHORIZATION_STATUS of DOCUMENT_STATUS.

Voorbeelden
OPENAPPROVEDDEFINITIEF_AFGESLOTENCANCELED
PO Type
PurchaseOrderType
Het type inkooporder, zoals 'Standaard', 'Raamcontract' of 'Contract'.
Omschrijving

Dit attribuut classificeert de inkooporder op basis van het inkoopdoel. Verschillende typen PO's volgen vaak verschillende procesregels en levenscycli.

Een 'Standaard' PO is een eenmalige aankoop, terwijl een 'Raamcontract' PO een langetermijnovereenkomst is met een leverancier. Het analyseren van het proces per PO Type maakt een nauwkeuriger beeld van de procesprestaties mogelijk, aangezien het vergelijken van de doorlooptijd van een standaard PO met een raamcontract misleidend zou zijn. Het maakt like-for-like vergelijkingen mogelijk.

Het belang

Onderscheidt diverse inkoopscenario's, waardoor nauwkeurigere, eerlijke vergelijkingen van procesprestaties voor gelijksoortige orders mogelijk zijn.

Vindplaats

Oracle Fusion Cloud SCM, tabel PO_HEADERS_ALL, kolom TYPE_LOOKUP_CODE.

Voorbeelden
STANDARDBLANKETCONTRACT
Tijdstip van extractie
LastDataUpdate
De `timestamp` waarop de `data` voor het laatst is opgehaald of ververst uit het `bronsysteem`.
Omschrijving

Dit attribuut geeft de relevantie van de geanalyseerde data aan. Het registreert de datum en tijd van de meest recente data-extractie uit Oracle Fusion Financialscials.

Deze Informatie is belangrijk voor gebruikers om inzicht te krijgen in de relevantie van de analyse en de dashboards. Het verduidelijkt hoe up-to-date de procesinzichten zijn en stemt de verwachtingen af voor de opname van zeer recente transacties.

Het belang

Zorgt voor transparantie over de relevantie van de data, zodat gebruikers begrijpen hoe recent de procesanalyse is.

Vindplaats

Dit is een timestamp die wordt gegenereerd en toegevoegd tijdens het data-extractie- en transformatie (ETL)-proces.

Voorbeelden
2023-10-27T02:00:00Z2023-10-28T02:00:00Z
Verplicht Aanbevolen Optioneel

Inkoop tot betaling - Inkooporder-activiteiten

Dit zijn de belangrijkste processtappen en mijlpalen om vast te leggen in je event log voor een nauwkeurige Process Discovery voor het Inkoop tot betaling - Inkooporderproces.
6 Aanbevolen 10 Optioneel
Activiteit Omschrijving
Goederen ontvangen
De fysieke goederen zijn ontvangen, geteld en geregistreerd onder de inkooporder. Dit is een transactionele gebeurtenis die de voorraad en de PO status bijwerkt.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal voor het meten van de on-time delivery prestaties van leveranciers en de algehele doorlooptijd. Het dient ook als een trigger voor volgende activiteiten zoals kwaliteitsinspectie en factuurafstemming.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel. De specifieke transactie kan worden geïdentificeerd door een TRANSACTION_TYPE van 'Ontvangen'.

Vastleggen

Gebruik de TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'Ontvangen' is.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Aangemaakt
Dit is de officiële start van de Inkooporder levenscyclus, waarbij een PO document wordt gegenereerd in een concept- of onvolledige status. Het systeem legt deze gebeurtenis vast door de aanmaak timestamp van het nieuwe PO-header record te registreren.
Het belang

Als de primaire start gebeurtenis voor de inkooporder case, vormt deze activiteit de basis voor alle doorlooptijdberekeningen. Het biedt de basislijn voor het meten van de efficiëntie van daaropvolgende stappen, zoals goedkeuring en leverancierscommunicatie.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis gebaseerd op het CREATION_DATE veld in de PO_HEADERS_ALL tabel voor een gegeven Inkooporder ID (PO_HEADER_ID).

Vastleggen

Gebruik de aanmaaktimestamp uit de PO_HEADERS_ALL tabel.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Definitief Afgesloten
De inkooporder wordt als voltooid beschouwd, wat betekent dat deze volledig is ontvangen en/of gefactureerd, en dat er geen verdere activiteit wordt verwacht. Dit is een expliciete actie die een eindstatus toekent aan de PO.
Het belang

Deze activiteit markeert de succesvolle voltooiing van de inkooporderlevenscyclus. Het is de primaire positieve eindstatus, en het volgen ervan is belangrijk voor het meten van de algehele procesdoorvoer en voltooiingspercentages.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY tabel met een ACTION_CODE van 'FINALLY CLOSE'. De PO-status in PO_HEADERS_ALL wordt ook bijgewerkt naar 'Finally Closed'.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'FINALLY CLOSE'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Geannuleerd
De inkooporder is permanent geannuleerd en er worden geen verdere transacties verwacht. Dit is een expliciete actie die de eindstatus van het document wijzigt.
Het belang

Deze activiteit vertegenwoordigt een negatieve eindstatus voor het proces. Het analyseren van annuleringen kan problemen inzichtelijk maken zoals dubbele orders, budgetwijzigingen of veranderingen in projectvereisten.

Vindplaats

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'CANCEL', en de PO status in PO_HEADERS_ALL wordt dienovereenkomstig bijgewerkt.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'CANCEL'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Goedgekeurd
De inkooporder heeft alle benodigde goedkeuringen ontvangen en is nu geautoriseerd voor verzending naar de leverancier. Dit is een belangrijke mijlpaal gebeurtenis dat expliciet wordt vastgelegd in de actiegeschiedenis van het document.
Het belang

Dit is een belangrijke mijlpaal die voorkomt dat de PO naar de leverancier wordt verzonden. Het is belangrijk voor het meten van goedkeuringsdoorlooptijden en het waarborgen van naleving van het uitgavenbeleid.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY tabel, doorgaans met een ACTION_CODE van 'APPROVE' of wanneer de documentstatus in PO_HEADERS_ALL wijzigt naar een goedgekeurde status.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op de uiteindelijke 'APPROVE'-actie.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder naar Leverancier Verzonden
De goedgekeurde purchase order wordt officieel gecommuniceerd naar de leverancier, bijvoorbeeld via email of EDI. Dit gebeurtenis wordt vaak afgeleid van een statuswijziging of een timestamp op de PO communication record.
Het belang

Dit markeert het begin van de doorlooptijd van de leverancier. Het is een belangrijk punt voor het meten van leveranciersprestaties, van bevestiging tot uiteindelijke levering.

Vindplaats

Dit kan worden afgeleid uit de PO-documentstatus die wijzigt naar 'Open' en het vastleggen van een communicatiedatum. Het specifieke veld is vaak PO_HEADERS_ALL.communicated_date of een gerelateerde status.

Vastleggen

Afleiden van de timestamp wanneer de communicatiestatus van de PO wordt bijgewerkt naar 'Communicated'.

Gebeurtenistype inferred
Geleverde Services Bevestigd
Voor op service gebaseerde purchase orders markeert deze activiteit de bevestiging dat services zijn geleverd zoals overeengekomen. Deze bevestiging wordt vaak handmatig of via een service entry sheet vastgelegd.
Het belang

Dit is het equivalent van een goederenontvangst voor diensten en is een belangrijke stap voordat een factuur kan worden betaald. Vertragingen in servicebevestiging kunnen leiden tot te late betalingen en gespannen leveranciersrelaties.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans vastgelegd als een ontvangst tegen een servicelijn op de PO. Het kan specifieke velden of complexe ontvangsten omvatten die de voortgang of voltooiing van diensten volgen.

Vastleggen

Identificeer ontvangsttransacties (RCV_TRANSACTIONS) gekoppeld aan servicegerelateerde PO-regels.

Gebeurtenistype explicit
Goederen Retour Afzender
Eerder ontvangen goederen worden teruggestuurd naar de leverancier, doorgaans vanwege defecten, beschadigingen of onjuiste zendingen. Dit wordt vastgelegd als een specifieke retourtransactie in de ontvangstmodule.
Het belang

Het volgen van retourzendingen is belangrijk voor het ewaarderen van leverancierskwaliteit en ordernauwkeurigheid. Hoge retourpercentages voor een leverancier kunnen duiden op systemische problemen die moeten worden aangepakt.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel met een TRANSACTION_TYPE van 'Retour aan Leverancier'.

Vastleggen

Gebruik de TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'Retour aan Leverancier' is.

Gebeurtenistype explicit
Goederenontvangst Aangemaakt
Een ontvangstdocument wordt in het systeem geïnitieerd ter voorbereiding op de fysieke aankomst van goederen. Deze activiteit markeert de start van het interne ontvangstproces.
Het belang

Dit markeert de overgang van inkoop naar logistiek. Het analyseren van de tijd vanaf dit punt tot de uiteindelijke ontvangstboeking helpt inefficiënties in het magazijn of de ontvangstafdeling te vinden.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd door de aanmaak timestamp van een nieuw record in de RCV_SHIPMENT_HEADERS tabel gekoppeld aan de inkooporder.

Vastleggen

Gebruik de aanmaakdatum van het overeenkomstige record in RCV_SHIPMENT_HEADERS.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Aangemaakt
Deze activiteit markeert de aanmaak van een inkoopaanvraag, wat het formele verzoek is voor goederen of diensten dat een inkooporder voorafgaat. Het wordt vastgelegd wanneer een nieuwe invoer wordt aangemaakt in de requisition headertabel binnen Oracle Fusion.
Het belang

Het analyseren van deze activiteit helpt de fase van vraaggeneratie te begrijpen. Het bijhouden van de tijd van aanvraag tot aanmaak van de inkooporder onthult mogelijke vertragingen bij het omzetten van interne vraag in concrete inkooporders.

Vindplaats

Dit is een expliciete gebeurtenis vastgelegd bij het opslaan van een nieuwe aanvraag. Het kan worden gevonden door de aanmaak timestamp te traceren in de POR_REQUISITION_HEADERS_ALL tabel.

Vastleggen

De gebeurtenis is gebaseerd op de aanmaakdatum van het record in de tabel POR_REQUISITION_HEADERS_ALL.

Gebeurtenistype explicit
Inkoopaanvraag Goedgekeurd
De inkoopaanvraag is goedgekeurd door de aangewezen autoriteit, waardoor de inkoopafdeling is geautoriseerd om een inkooporder aan te maken. Dit gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd in de actiegeschiedenis van het systeem voor de aanvraag.
Het belang

Deze mijlpaal markeert het einde van het interne goedkeuringsproces voor de aanvraag. Vertragingen hier kunnen direct van invloed zijn op de gehele inkooptijdlijn, dus het monitoren van de duur ervan is belangrijk.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt vastgelegd in de actiehistorie geassocieerd met de requisitie, doorgaans gevolgd via workflow tabellen of specifieke goedkeuringsstatusvelden op het requisitiedocument.

Vastleggen

Vastgelegd als een goedkeuringsactie in de workflow history voor het specifieke aanvraagdocument.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Afgewezen
Een goedkeurder heeft de inkooporder afgewezen en teruggestuurd naar de aanmaker voor herziening. Dit is een expliciete gebeurtenis, vastgelegd in de actiegeschiedenis, en duidt op een onderbreking in de standaard processtroom.
Het belang

Afwijzingen introduceren herstelwerk en vertragingen in het proces. Het volgen van deze activity helpt bij het vinden van veelvoorkomende redenen voor afwijzing, opleidingsbehoeften of onduidelijke goedkeuringsvereisten.

Vindplaats

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'REJECT' voor de corresponderende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'REJECT'.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Bevestigd
De leverancier heeft de ontvangst en acceptatie van de inkoopordervoorwaarden bevestigd. Dit gebeurtenis wordt vaak handmatig vastgelegd door inkoopmedewerkers op basis van leverancierscommunicatie of via een elektronische bevestiging.
Het belang

Leveranciersbevestiging geeft zekerheid dat de order is ontvangen en wordt verwerkt. Dit volgen helpt bij het beheren van leverancierscommunicatie en het proactief vinden van potentiële leveringsproblemen.

Vindplaats

Dit wordt doorgaans afgeleid uit een wijziging in de acknowledgementstatusvelden op de PO-header of -regels, zoals PO_HEADERS_ALL.acceptance_status die verandert naar 'Accepted'.

Vastleggen

Afleiden van updates van statusvelden voor PO-bevestiging.

Gebeurtenistype inferred
Inkooporder Gewijzigd
Er is een wijziging aangebracht in de inkooporder na de initiële goedkeuring, zoals een verandering in kwantiteit, prijs of leverdatum. Oracle Fusion registreert dit door een nieuwe revisie van het document aan te maken.
Het belang

PO-wijzigingen vertegenwoordigen rework en kunnen duiden op problemen met de initiële ordernauwkeurigheid of veranderende zakelijke behoeften. Het analyseren van de frequentie en aard van deze wijzigingen helpt kansen te vinden om de procesefficiëntie te verbeteren.

Vindplaats

Dit gebeurtenis wordt expliciet vastgelegd wanneer een nieuwe documentrevisie wordt aangemaakt. Dit kan worden geïdentificeerd door een toename in het REVISION_NUM veld in de PO_HEADERS_ALL tabel.

Vastleggen

Identificeer elke instantie waarbij de REVISION_NUM voor een PO_HEADER_ID toeneemt.

Gebeurtenistype explicit
Inkooporder Ingediend
De aangemaakte purchase order wordt ingediend in de goedkeurings workflow. Oracle Fusion logt deze actie expliciet, waarbij de gebruiker en timestamp voor het indienings gebeurtenis worden vastgelegd.
Het belang

Deze activiteit markeert het begin van de goedkeuringscyclus. Het analyseren van de tijd tussen indiening en goedkeuring is belangrijk voor het vinden van knelpunten in het interne goedkeuringsproces.

Vindplaats

Deze actie wordt vastgelegd in de PO_ACTION_HISTORY table met een ACTION_CODE van 'SUBMIT' voor de corresponderende PO_HEADER_ID.

Vastleggen

Filter PO_ACTION_HISTORY op ACTION_CODE = 'SUBMIT'.

Gebeurtenistype explicit
Kwaliteitsinspectie Uitgevoerd
Goederen die kwaliteitscontrole vereisen, zijn geïnspecteerd en ofwel geaccepteerd ofwel afgewezen. Deze activiteit vindt plaats na de initiële ontvangst en wordt vastgelegd als een afzonderlijke transactie.
Het belang

Deze activiteit is belangrijk voor kwaliteitsmanagement. Het analyseren van de duur van inspecties helpt het kwaliteitscontroleproces te vereenvoudigen en vertragingen te verminderen bij het beschikbaar stellen van goederen voor gebruik.

Vindplaats

Dit is vastgelegd in de RCV_TRANSACTIONS tabel. Het wordt geïdentificeerd door transacties met een TRANSACTION_TYPE van 'ACCEPTEREN' of 'AFWIJZEN' die volgen op een ontvangsttransactie.

Vastleggen

Gebruik TRANSACTION_DATE uit RCV_TRANSACTIONS waar TRANSACTION_TYPE 'ACCEPTEREN' of 'AFWIJZEN' is.

Gebeurtenistype explicit
Aanbevolen Optioneel

Extractiegidsen

Zo haal je je data uit Oracle Fusion Financialscials