Folyamatkiválóság process mininggel

A folyamatkiválóság egyértelmű keretet ad a folyamatok felelőseinek, állapotának és szabályozásának szervezeti szintű kezeléséhez. A ProcessMindban dokumentálhatja a folyamatok szerepköreit, összevetheti a tényleges végrehajtást a dokumentált folyamatokkal, a szerepkörök lefedettségét és az állapotpontszámokat pedig felhasználhatja annak meghatározására, mire érdemes összpontosítania a csapatnak.

Mit kell kezelnie a folyamatkiválósággal foglalkozó csapatnak?

A folyamatkiválósággal foglalkozó csapatnak többre van szüksége egy diagramgyűjteménynél. Tudnia kell, ki felel az egyes folyamatokért, rendelkezésre állnak-e a szükséges szerepkörök, hogyan teljesít a folyamat, és a változtatások a jóváhagyási rend szerint történnek-e.

Ezek az információk gyakran dokumentumok, működési rendszerek és munkatársak tudása között oszlanak meg. A munka változásával a dokumentáció elavulhat. A process mining segítségével összevetheti az eseményadatokat a dokumentált folyamatokkal, a folyamatmodellek pedig közös referenciát adnak a szerepkörökhöz, jóváhagyásokhoz és minőségi követelményekhez.

Mit mutat meg a szerepkörök lefedettsége és az állapotpontszám?

A szerepkörök lefedettsége megmutatja, hogy a folyamatban rendelkezésre állnak-e a szükséges szerepkörök, például a folyamatgazda, a résztvevők és a jóváhagyásért felelős munkatársak. Segít megtalálni a hiányzó vagy nem egyértelmű folyamatfelelősségeket. A folyamat szerepköreit mutatja, nem az egyes munkatársak teljesítményét.

Az állapotpontszám öt minőségi dimenzió alapján foglalja össze a folyamat állapotát (CURES-keretrendszer). Segít azonosítani a felülvizsgálatra szoruló folyamatokat, de az értéke a mögötte álló mutatóktól és adatoktól függ. A pontszámot a vizsgálat irányítására használja, ne annak helyettesítésére, hogy megértse az eredmény okait.

Hogyan találhatók meg a felelősségi vagy folyamatállapotbeli hiányosságok?

Induljon ki egy olyan folyamatból, amelyért már most is az Ön csapata felel. Nézze át a dokumentált szerepköröket és jóváhagyási pontokat, majd vesse össze őket az elérhető működési adatokkal.

Kiderülhet, hogy nincs egyértelműen kijelölt folyamatgazda, egy jóváhagyói szerepkör hiányzik a modellből, vagy a tényleges végrehajtás eltér a dokumentált folyamattól. Az állapotmutató felülvizsgálatra is jelezhet egy folyamatot, ha a KPI-ok vagy a minőségi mutatók eltérnek az elvárásoktól.

A process mining segít feltárni az eltéréseket, az újramunkát, a szűk keresztmetszeteket és az átfutási idő ingadozását. Az eredmények megmutatják, mire érdemes összpontosítani. A változtatásról az Ön csapata dönt.

Hogyan szüntetheti meg a hiányosságokat úgy, hogy a folyamatirányítás is megmaradjon?

Az adatok alapján egyezzenek meg egy konkrét változtatásban. Frissítse a folyamatmodellt, tisztázza a szerepköröket és a jóváhagyási útvonalakat, majd rögzítse a vonatkozó minőségi követelményeket és KPI-okat. Ezután a folyamatirányítási rend szerint vizsgálják felül a változtatást.

A bevezetés előtt a Process Simulation segítségével összehasonlíthatja a tervezett forgatókönyveket. A szimuláció támogatja a döntéshozatalt, de nem hajtja végre a változtatásokat, és nem garantál eredményt.

A felelősségi körök és döntési jogok gyakorlati keretéért olvassa el a RACI-útmutatót. A jóváhagyási és változáskezelési gyakorlatokról bővebben a folyamatirányítási útmutatóban olvashat.

Hogyan támogatja a process mining a folyamatkiválóságot?

A process mining eseményadatok alapján mutatja meg, hogyan zajlik a munka a gyakorlatban. Megvizsgálhatja a folyamatokat, feltárhatja az eltéréseket és a szűk keresztmetszeteket, valamint összevetheti a működési adatokat a dokumentált folyamatokkal.

Így a folyamatkiválósági elemző vagy tanácsadó konkrét adatokra támaszkodva dolgozhat együtt a folyamatgazdákkal és a csapatokkal. Ahelyett, hogy kizárólag interjúkra vagy elavult ábrákra hagyatkozna, az elérhető adatokkal feltárhatja, hol tér el a végrehajtás, és mely KPI-ok igényelnek figyelmet.

Tudjon meg többet a process miningról. A folyamatállapot felülvizsgálatáról a folyamatállapot-dokumentációban olvashat.

Hogyan irányíthatók a folyamatok a szervezeti egységek között?

A közös folyamatarchitektúra segít egységesen kezelni a felelősségi köröket, a modelleket és az irányítási információkat a szervezeti egységek között. A ProcessMind összekapcsolja a folyamatdokumentációt a működési adatokkal, így a csapatok közösen tekinthetik át a szerepköröket, jóváhagyásokat, modelleket és változtatásokat.

Kezdje egy folyamattal, majd a folyamatirányítási modell kialakításával párhuzamosan terjessze ki ezt a megközelítést más területekre is. Minden szervezeti egység hozzájárulhat ahhoz, hogy közösen értsék, hogyan zajlik a munka, anélkül, hogy minden folyamatot egyformának tekintenének.

Hogyan érdemes elkezdeni?

Válasszon egy teljes folyamatot, amelynél nem egyértelmű a felelősség, ingadozik a teljesítmény, vagy nehézkes a változások kezelése. Határozza meg a folyamatgazdát, a fő szerepköröket, a jóváhagyási pontokat és a fontos KPI-okat. Ezután tekintse át az elérhető eseményadatokat, és vesse össze a tényleges végrehajtást a dokumentált folyamattal.

A feltárt adatok alapján kezeljen egy hiányosságot: tisztázzon egy szerepkört, frissítsen egy jóváhagyási útvonalat, vagy vizsgáljon meg egy állapotmutatót. Rögzítse a kiinduló értékeket és a jóváhagyott változtatást. Ha a bevezetés előtt forgatókönyveket kell összehasonlítania, használjon szimulációt. A ProcessMind közös rendszert biztosít a folyamatok felelőseinek, minőségének, jóváhagyásainak, teljesítményének nyomon követéséhez és folyamatos fejlesztéséhez.

Olvassa el a folyamatirányítási útmutatót, és nézze meg, hogyan illeszkednek a felelősségi körök és a jóváhagyások a tágabb irányítási keretbe.

Mit követhet nyomon hosszabb távon?

Ha több folyamatra is kiterjeszti ezt a megközelítést, egységes mutatókkal vizsgálja meg a következőket:

• Minden folyamathoz egyértelműen kijelölték-e a folyamatgazdát és a szükséges szerepköröket
• A jóváhagyási útvonalak és a folyamatdokumentáció megfelel-e a közösen elfogadott irányítási rendnek
• Hogyan változnak idővel a folyamat KPI-ai és minőségi mutatói
• Hol tér el a tényleges végrehajtás a dokumentált folyamattól
• Mely folyamatokat kell tovább vizsgálni vagy fejleszteni

Az eredmény a folyamat hatókörétől, az adatok minőségétől és attól függ, mennyire következetesen tartják naprakészen a csapatok a folyamatinformációkat. Kezdjen egy célzott felülvizsgálattal, majd ott terjessze ki, ahol ez segít tisztázni a felelősségeket és a folyamatok állapotát.

Határozza meg egy folyamat felelőseit és állapotát