Hogyan teszi olvashatóbbá a folyamattérképeket a ProcessMind Clarity Engine?
Ismerje meg, hogyan rendezi el a Clarity Engine a folyamatábrákat, mi változik a diagramon, és hogyan vetheti össze az eredményt a saját folyamataira vonatkozó adatokkal.
A folyamatábrát nehéz lehet vizsgálni, ha az útvonalak keresztezik egymást, vagy az elrendezés nézetről nézetre változik. A ProcessMind Clarity Engine úgy rendezi el a folyamatábrákat, hogy könnyebb legyen áttekinteni és felfedezni a folyamat menetét. Ezen az oldalon bemutatjuk, mi változik az elrendezésben, miben tér el az Auto-Layouttól, és hogyan értékelheti az eredményt a saját folyamatadatai alapján.
Mi az a Clarity Engine?
A Clarity Engine a ProcessMind folyamatábrákhoz készült elrendezőmotorja. A tevékenységeket és kapcsolatokat olyan folyamatábrává rendezi, amelyet könnyű áttekinteni és használni. Támogatja az eseménynaplókból létrehozott process mining modelleket, valamint a kézzel készített és importált BPMN-modelleket is.
Az elrendezés csak azt változtatja meg, hogyan jelennek meg a képernyőn az elemek és az útvonalak, a mögöttes folyamatadatokat nem. Az áttekinthető diagram segíthet követni a folyamatot, de nem egyszerűsíti le magát a folyamatot, és nem bizonyítja, hogy helyes a modell.
Ha már látott spagettidiagramot, és elgondolkodott azon, hogy a process mining tud-e valóban használható eredményt adni, érdemes megnézni az elrendezést. A Clarity Engine célja, hogy könnyebben követhetővé tegye az útvonalakat és a döntési pontokat. Így kevesebb időt kell a kusza ábra kibogozására fordítania, és többet arra, hogy megvizsgálja, mit mutat.
Miért változhat a folyamattérkép ugyanazon eseménynapló alapján?
Az eseménynapló rögzíti a folyamat eseményeit. A folyamatábra ezekből az eseményekből jeleníti meg a tevékenységeket és az útvonalakat. Az elrendezés határozza meg, hol jelenik meg az egyes elem, és hogyan futnak a kapcsolatok.
Az ábra akkor is nehezen olvasható lehet, ha az adatok hasznosak. A kapcsolatok keresztezhetik egymást, a párhuzamos útvonalakat nehéz lehet megkülönböztetni, a tevékenységek sorrendje pedig szokatlannak tűnhet. Ha egy kisebb módosítás vagy új elrendezés után elmozdulnak az elemek, nehezebb összehasonlítani a verziókat és közös képet kialakítani a folyamatról.
Ez áll a spagettidiagrammal kapcsolatos kifogás mögött. Lehet, hogy a folyamat szerkezete világos, de az ábrán nehéz felismerni.
Az egységes elrendezés segít kialakítani egy ismerős képet a folyamatról. Ha később visszatér egy ábrához, vagy összeveti egy frissített változattal, könnyebben megtalálja a tevékenységeket. Ezután olyan kérdésekre összpontosíthat, mint hogy hol ágazik el a munka, mely útvonalak futnak párhuzamosan, és hol tér el a folyamat a várt menettől.
Sosem értettem, miért fordított ilyen kevés figyelmet az iparág az elrendezésre. Egy rosszul elrendezett jó modell is használhatatlan, és inkább olvasok el egy vázlatos, de világos modellt, mint egy helyeset, amelyet nehéz követni. Az olvashatóság nem díszítés: ezen múlik, hogy használja-e valaki az elemzést.
Hogyan rendezi el a Clarity Engine a folyamatábrát?
A Clarity Engine úgy rendezi el a tevékenységeket és a kapcsolatokat, hogy könnyebb legyen követni a folyamat menetét. Az ábra szerkezetéhez, és ahol rendelkezésre áll, a folyamatadatokhoz igazodó elrendezési megoldásokat használ. Célja, hogy jó kiindulópontot adjon a vizsgálathoz, nem pedig az, hogy minden diagram egyformán nézzen ki, vagy ne legyen szükség ellenőrzésre.
Az elrendezés figyelembe veszi a modell elemeit és azok kapcsolatait. A folyamatadatok alapján a tevékenységeket előfordulásuk szerint rendezheti, kiemelheti a kezdőpontokat, és áttekinthetőbbé teheti a folyamat menetét. Eseményadatok nélkül is elrendezheti a BPMN-diagramokat azok szerkezete alapján.
Az elrendezés célja, hogy könnyebben felismerhetők legyenek a folyamat jellemzői:
- Fő folyamatág: Az áttekinthető útvonalon könnyebb követni a munka lépéseinek sorrendjét.
- Elágazások és döntések: Az átjárók és útvonalak elrendezése segít gyorsan felismerni a választási lehetőségeket.
- Párhuzamos tevékenységek: A párhuzamos útvonalak egymás mellett jelenhetnek meg, így könnyebb áttekinteni a kapcsolatukat.
- Szerepkörök és részlegek: A sávok sorrendje segít megérteni, hogyan oszlik meg a munka.
- Modellmódosítások: A fokozatos elrendezés célja, hogy a kisebb szerkesztések ne borítsák fel az egész ábrát.
Ezek az elrendezés céljai, nem helyettesítik a modell ellenőrzését. Ön ismeri a folyamat környezetét, ezért nézze át az eredményt, és módosítsa a diagramot, ha az elrendezés nem felel meg annak, ahogyan a munkáról beszélni vagy azt elemezni szeretné.
A Clarity Engine arra is törekszik, hogy az elemeket rácshoz igazítsa, és könnyebben követhetővé tegye a kapcsolatokat. Ezzel csökkenhet a vizuális zsúfoltság, de egy összetett folyamatban továbbra is sok útvonal lehet. A cél az, hogy könnyebb legyen megvizsgálni a szerkezetet, nem pedig az, hogy elrejtse az adatok összetettségét.
Mit tapasztal, ha összehasonlítja az elrendezéseket?
Az alábbi képeken ugyanaz a folyamat látható a hagyományos dot elrendezésben és a Clarity Engine elrendezésében. Mivel a folyamat változatlan, könnyebb megítélni az elrendezés hatását anélkül, hogy az adatváltozással kellene számolnia.
Az első képpáron a Clarity Engine úgy rendezi el a választási pontokat és az útvonalakat, hogy könnyebb legyen olvasni az ábrát. A második képpáron a hagyományos dot elrendezés az ábra szerkezetét használja, a rendelkezésre álló folyamatadatokat nem, a Clarity Engine viszont az adatok alapján jeleníti meg a folyamat menetét. A harmadik képpáron a párhuzamos útvonalak egymás mellett láthatók.
Az első összehasonlítás az elrendezés változását mutatja, nem a vizsgált folyamatét. A második azt szemlélteti, hogyan segíthetnek a folyamatadatok a tevékenységek sorrendjének és megjelenítésének meghatározásában. Mindkét képpárnál azt érdemes figyelni, hogy követhetők-e az útvonalak, és felismerhető-e a vizsgálni kívánt szerkezet.
A harmadik párban figyelje meg a tevékenységek elhelyezkedését, a köztük futó útvonalakat, valamint azt, mennyire könnyű megkülönböztetni a párhuzamos ágakat. Mindkét elrendezés ugyanazokat a folyamatadatokat mutatja, így a vizuális különbségekre összpontosíthat. A képernyőképeket nem módosítottuk azért, hogy az egyik elrendezés kedvezőbbnek tűnjön a másiknál.
Miben különbözik a Clarity Engine az Auto-Layout funkciótól?
Az Auto-Layout az a lehetőség, amellyel elrendezheti a modellt. A Clarity Engine az elrendezést meghatározó motor. Egyszerűen fogalmazva: az Auto-Layout indítja el a műveletet, a Clarity Engine pedig meghatározza, hogyan álljon össze az ábra.
Akkor használja az Auto-Layout funkciót, ha azt szeretné, hogy a platform rendezze el a modellt, ne Önnek kelljen kézzel pozicionálnia az elemeket. A Clarity Engine határozza meg az eredményül kapott elrendezést, akár process miningből származik a modell, akár BPMN-modellezéssel készült. Az elérhető lehetőségekről és a használatukról az Auto-Layout dokumentációjában olvashat.
Az elrendezés kiindulópont, nem előírás arra, hogyan ábrázolja a folyamatot. Módosíthatja az ábrát, hogy kiemeljen egy útvonalat, vagy megkönnyítse az áttekintést egy adott célközönség számára.
Hol számít az elrendezés minősége a munkafolyamatban?
A jól olvasható folyamatábra a munka több szakaszában is hasznos lehet. Nem helyettesíti az elemzést vagy az ellenőrzést, de megkönnyítheti a modell átbeszélését és vizsgálatát.
Feltárás
Amikor először vizsgál egy eseményadatokból feltárt folyamatot, az ábra vizuálisan mutatja meg a tevékenységeket és az útvonalakat. Ha az elrendezés jól láthatóvá teszi az elágazásokat és a párhuzamos tevékenységeket, könnyebben eldöntheti, merre érdemes tovább vizsgálódnia. Továbbra is ellenőriznie kell, hogy mit jelentenek az adatok, és a folyamatot az üzleti környezetében kell értelmeznie. A folyamatok vizsgálatáról bővebben a folyamat elemzéséről szóló útmutatóban olvashat.
Ellenőrzés
Az ellenőrzés során az egységes elrendezés megkönnyíti, hogy a kollégáival ugyanazokra a tevékenységekre és útvonalakra hivatkozzon. Megbeszélhet egy elágazást, összehasonlíthat útvonalakat, és módosíthatja az ábrát anélkül, hogy minden apró változtatás után újra kellene értelmeznie az egészet.
Közzététel
A folyamatmodell megosztásakor az elrendezés befolyásolja, milyen gyorsan érti meg azt valaki más. Az átlátható elrendezés megkönnyítheti az ellenőrzést, de nem helyettesíti a beszédes címkéket, a pontos dokumentációt vagy a közönség számára szükséges háttér-információkat.
Ha a folyamattérképet egy már használt diagramkészítő eszközzel hasonlítja össze, vegye figyelembe a modellezési munkafolyamatot és a modell mögötti folyamatadatokat is. Hasonlítsa össze a jelenlegi megoldásával.
Hasonlítsa össze az elrendezéseket a saját folyamatán
Töltsön be egy folyamatnaplót, és nézze meg, hogyan rendezi el a Clarity Engine a folyamatábrát. Hasonlítsa össze az eredményt a jelenleg használt elrendezéssel.
Mit érdemes ellenőrizni az elrendezések értékelésekor?
Egy ábra akkor is nehezen vizsgálható, ha rendezettnek látszik. Az elrendezések összehasonlításakor ellenőrizze a következőket:
- Követni tudja a fő útvonalat anélkül, hogy elveszítené a kapcsolatok fonalát?
- Könnyű megkülönböztetni az elágazásokat és a döntési pontokat?
- Látható, mely tevékenységek zajlanak párhuzamosan?
- Kisebb modellmódosítás után is ismerős marad az elrendezés?
- A diagramot hozzá tudja igazítani azokhoz, akiknek át kell tekinteniük?
Gondolja végig, mire szeretné használni az ábrát. Akkor hasznos az elrendezés, ha segít megválaszolni a folyamattal kapcsolatos kérdéseket, nem pusztán attól, hogy rendezettnek tűnik.
A Clarity Engine célja, hogy egységes kiinduló elrendezést adjon, és a kisebb módosítások ne borítsák fel az egész ábrát. A kézi finomítást is támogatja, hiszen Ön ismeri a folyamat környezetét, és előfordulhat, hogy ugyanazt a modellt többféleképpen kell bemutatnia.
Hogyan kezdjen hozzá?
A legegyszerűbben úgy ellenőrizheti az elrendezéseket, ha a saját folyamatadataival hasonlítja össze őket. Töltsön be egy naplót, vizsgálja meg az eredményül kapott folyamatábrát, és nézze meg, segít-e az elrendezés az útvonalak követésében és a kérdései megválaszolásában.
Ha már van modellje, rendezze el, majd értékelje az eredményt a fenti szempontok alapján. Ha eseménynaplóval kezdi, először ellenőrizze, hogy tartalmazza-e a folyamat ábrázolásához szükséges eseményadatokat. Ezután tekintse az ábrát az elemzést segítő eszköznek, ne az adatok ellenőrzése vagy a munka megértése helyettesítőjének.
A Clarity Engine nem ígéri, hogy minden folyamat egyszerű ábrába rendezhető. Más módot kínál arra, hogy a folyamatábra szerkezete könnyebben olvasható és vizsgálható legyen. Nézze meg, segíti-e a munkáját, indítsa el a próbaverziót.
