Plantilla de Datos: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

SAP S/4HANA
Plantilla de Datos: Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

Su Plantilla de Datos para el Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

Esta plantilla ofrece una guía completa para recopilar los datos necesarios para analizar su Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar. Describe los atributos y actividades esenciales para crear un log de eventos robusto. También encontrará orientación práctica sobre cómo extraer estos datos de sus sistemas de origen, asegurando un inicio fluido en su recorrido de Process Mining.
  • Atributos recomendados para un análisis integral
  • Actividades clave del proceso para un seguimiento eficaz
  • Guía paso a paso para la extracción de datos
¿Nuevo en registros de eventos? Aprenda cómo crear un registro de eventos para Process Mining.

Atributos del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

Estos son los campos de datos esenciales para incluir en su event log, que permitirán un análisis exhaustivo y perspicaz de su proceso de Cuentas por Pagar.
5 Requerido 6 Recomendado 10 Opcional
NombreDescripción
Actividad
ActivityName
El nombre de un evento de negocio o paso específico que ocurrió en el ciclo de vida del procesamiento de facturas.
Descripción

La Actividad representa una etapa o acción distinta dentro del proceso de Cuentas por Pagar, como 'Factura Recibida', 'Factura Contabilizada' o 'Pago Ejecutado'. Estos son los bloques fundamentales del mapa de procesos.

El análisis de actividades es fundamental para el process mining. Ayuda a visualizar el flujo del proceso, identificar rutas comunes, detectar desviaciones del proceso estándar y medir la frecuencia y duración de cada paso. La secuencia de estas actividades para una factura determinada forma su trayectoria en el proceso.

Por qué es importante

Define los pasos del proceso, permitiendo la visualización y el análisis del flujo del proceso, la identificación de cuellos de botella y la detección de bucles de retrabajo.

Dónde obtener

Derivado de varias fuentes, incluyendo cambios de estado de documento (ej., BKPF-BSTAT), documentos de cambio (tablas CDHDR/CDPOS) o logs de workflow. Esto suele requerir una lógica de extracción personalizada.

Ejemplos
Factura RecibidaFactura AprobadaPago EjecutadoFactura Bloqueada para Pago
Factura
Invoice
El identificador único de un documento de factura, que sirve como ID de caso principal para el proceso de Cuentas por Pagar.
Descripción

La Factura es el objeto central que conecta todas las actividades relacionadas, desde la recepción hasta el pago. En SAP S/4HANA, suele ser una clave compuesta por el Código de Sociedad (BUKRS), un Número de Documento único (BELNR) y el Año Fiscal (GJAHR).

Analizar por Factura permite una vista completa de extremo a extremo del ciclo de vida de la factura. Esto es fundamental para calcular métricas clave como el tiempo total de ciclo, identificar cuellos de botella para facturas individuales y comprender las diferentes rutas que una factura puede seguir a través del proceso.

Por qué es importante

Identifica de forma única el recorrido de cada factura, lo que permite rastrear su ciclo de vida completo y analizar el rendimiento del proceso caso por caso.

Dónde obtener

Esta es una clave compuesta derivada de las tablas BKPF (Cabecera de Documento Contable) o RBKP (Cabecera de Documento: Recepción de Factura) utilizando los campos BUKRS, BELNR y GJAHR.

Ejemplos
1000-1900000001-20231710-1900000002-20232000-5100000003-2024
Tiempo del Evento
EventTime
La fecha y hora exactas en que ocurrió la actividad.
Descripción

Event Time es el timestamp asociado a cada actividad, proporcionando la secuencia cronológica de eventos para una factura. Estos datos son esenciales para comprender el flujo del proceso y realizar cualquier análisis basado en el tiempo.

En el análisis, Event Time se utiliza para ordenar las actividades correctamente, calcular los tiempos de ciclo entre diferentes pasos, identificar los tiempos de espera y analizar el rendimiento del proceso en distintos períodos (p. ej., mes a mes). Es la base de todos los KPIs basados en la duración.

Por qué es importante

Este timestamp es crítico para ordenar los eventos cronológicamente y calcular todas las métricas basadas en el tiempo, como los tiempos de ciclo y las duraciones, que son fundamentales para el Process Mining.

Dónde obtener

Obtenido de varios campos de fecha/hora en diferentes tablas de SAP, como Fecha de Creación (BKPF-CPUDT), Fecha de Contabilización (BKPF-BUDAT), Fecha de Compensación (BSAK-AUGDT), o timestamps del registro de cambios (CDHDR-UDATE/UTIME).

Ejemplos
2023-10-01T09:00:00Z2023-10-05T14:30:15Z2023-10-15T11:21:05Z
Sistema Fuente
SourceSystem
El sistema del que se extrajo la data.
Descripción

Este atributo identifica el origen de los datos del proceso. Para esta vista, el valor será típicamente 'SAP S/4HANA'.

En entornos con múltiples ERP o sistemas integrados, este campo es crucial para la trazabilidad y la segregación de datos. Asegura que el análisis se realice sobre el conjunto de datos correcto y ayuda a diagnosticar problemas de calidad de datos rastreándolos hasta la fuente.

Por qué es importante

Identifica el origen de los datos, lo cual es crucial para la gobernanza de datos, la resolución de problemas y en entornos multisistema.

Dónde obtener

Este es normalmente un valor estático que se añade durante el proceso de extracción de datos para etiquetar el origen del dataset.

Ejemplos
SAP S/4HANASAP ECC 6.0S4H_PROD_100
Última Actualización de Datos
LastDataUpdate
El timestamp que indica cuándo se actualizaron por última vez los datos de este registro desde el sistema de origen.
Descripción

Este atributo proporciona la fecha y hora de la extracción o actualización de datos más reciente desde SAP S/4HANA. Es un campo de metadata crítico para comprender la actualidad de los datos que se analizan.

Esta información es importante para que los usuarios sepan cuán actual es el análisis del proceso. Ayuda a gestionar las expectativas sobre la latencia de los datos y es vital para programar las actualizaciones de datos y mantener la integridad de los mismos.

Por qué es importante

Indica la frescura de los datos, asegurando que los usuarios estén al tanto de cuán actualizado está su análisis de proceso.

Dónde obtener

Este valor se genera y se registra en cada registro en el momento de la extracción de datos del sistema de origen.

Ejemplos
2024-05-20T04:00:00Z2024-05-21T04:00:00Z
Fecha de Vencimiento de Factura
InvoiceDueDate
La fecha en la que vence el pago de la factura al proveedor.
Descripción

La Fecha de Vencimiento de la Factura es el plazo máximo para pagar al proveedor y así evitar recargos por mora y mantener una buena relación con este. Esta fecha se calcula basándose en la fecha base de la factura y las condiciones de pago acordadas con el proveedor.

Esta fecha es esencial para el dashboard de 'Cumplimiento de Pagos y Antigüedad' y el KPI de 'Tasa de Pagos a Tiempo'. Al comparar la fecha de vencimiento con la fecha de pago real, el análisis puede revelar si los pagos se realizan a tiempo, anticipadamente o con retraso, lo que tiene consecuencias financieras y relacionales directas.

Por qué es importante

Este es el principal impulsor para el análisis de pagos a tiempo, lo que permite medir el rendimiento de los pagos y su impacto en las relaciones con los proveedores y los recargos por mora.

Dónde obtener

Esta fecha a menudo se calcula. La fecha de vencimiento neta se encuentra en el campo BSEG-NETDT. También puede derivarse de la fecha base para el pago (BSEG-ZFBDT) y las condiciones de pago (BSEG-ZTERM).

Ejemplos
2023-10-312023-11-152024-01-10
Importe de Factura
InvoiceAmount
El importe bruto total de la factura en la moneda original del documento.
Descripción

Este es el valor total de la factura tal como la presenta el proveedor. Incluye el coste de bienes o servicios, impuestos y cualquier otro cargo, antes de cualquier deducción o descuento.

El Monto de la Factura es un atributo financiero crítico utilizado para una amplia gama de análisis. Ayuda a priorizar las facturas de alto valor, comprender el impacto financiero de los retrasos del proceso (por ejemplo, recargos por mora en facturas grandes) y segmentar el proceso (por ejemplo, '¿Las facturas de alto valor siguen una ruta de aprobación diferente?'). También es esencial para identificar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Proporciona contexto financiero al proceso, permitiendo un análisis basado en el valor, la priorización de facturas de alto valor y la cuantificación de los impactos financieros.

Dónde obtener

Se encuentra en tablas como RBKP-RMWWR (importe bruto de la factura) para facturas MM o se calcula a partir de las partidas individuales en BSEG (campo WRBTR) para facturas FI.

Ejemplos
1500.00250.7512345.50
Nombre de Usuario
UserName
El ID de usuario de la persona que realizó la actividad.
Descripción

Este atributo registra el ID de usuario de SAP responsable de ejecutar una actividad específica, como contabilizar, aprobar o compensar una factura. Vincula los pasos del proceso con usuarios individuales.

El análisis por Nombre de Usuario es esencial para comprender la distribución de la carga de trabajo, identificar a los de mayor rendimiento y señalar a los usuarios que puedan requerir capacitación adicional. También es clave para analizar los cuellos de botella en las aprobaciones dentro de los dashboards, ya que ayuda a identificar qué aprobadores específicos están causando retrasos en el proceso.

Por qué es importante

Atribuye actividades a individuos específicos, permitiendo analizar el rendimiento del usuario, la carga de trabajo y el cumplimiento de las políticas de segregación de funciones.

Dónde obtener

Normalmente se encuentra en tablas de cabecera como BKPF-USNAM (Registrado por) o en tablas de documentos de cambio CDHDR-USERNAME (Modificado por).

Ejemplos
ABROWNJSMITHAP_AUTOMATION
Nombre del Proveedor
VendorName
El nombre del proveedor que envió la factura.
Descripción

Este atributo contiene el nombre oficial del proveedor. Se vincula a través del Número de Proveedor almacenado en el documento de factura.

El análisis de proveedores es crucial para gestionar las relaciones con ellos e identificar problemas de proceso específicos de ciertos proveedores. Puede ayudar a responder preguntas como '¿Qué proveedores presentan la mayor cantidad de facturas con discrepancias?' o '¿Estamos pagando consistentemente a ciertos proveedores estratégicos a tiempo?'. También es un campo clave, junto con el número de factura y el importe, para detectar posibles pagos duplicados.

Por qué es importante

Permite analizar el rendimiento del proceso por proveedor, lo que ayuda a identificar proveedores problemáticos y a gestionar eficazmente las relaciones estratégicas con ellos.

Dónde obtener

Se obtiene de la tabla de datos maestros de proveedor LFA1 (campo NAME1), enlazando a través del Número de Proveedor (LIFNR) que se encuentra en BKPF o RBKP.

Ejemplos
Office Supplies Inc.Global Consulting GroupMachine Parts GmbH
Número de Orden de Compra
PurchaseOrderNumber
El identificador único del pedido de compra asociado a la factura, si corresponde.
Descripción

Este atributo vincula una factura a un pedido de compra (PO) preaprobado. La presencia de un número de PO es la base para el proceso de cotejo de tres vías (PO-Factura-Recepción de Mercancías).

Este es un atributo vital para el análisis de cumplimiento y eficiencia. Se utiliza para calcular el KPI de 'Porcentaje de Facturas Sin PO', que mide la adhesión a las políticas de adquisición. También es fundamental para el dashboard de 'Rendimiento de Cotejo de Tres Vías', permitiendo el análisis del proceso de cotejo para facturas respaldadas por PO.

Por qué es importante

Fundamental para analizar la eficiencia de la conciliación a tres vías y para medir el cumplimiento de las políticas de compras, al identificar las facturas procesadas sin una orden de compra.

Dónde obtener

Se encuentra en las tablas de partidas individuales de factura, como RSEG-EBELN (para facturas MM) o BSEG-EBELN (para facturas FI).

Ejemplos
45000012344500005678
Sociedad
CompanyCode
La unidad organizativa para la cual se procesa la factura.
Descripción

Un Código de Sociedad es la unidad organizativa más pequeña para la cual se puede elaborar un conjunto completo e independiente de cuentas para informes externos. En el contexto de Cuentas por Pagar (AP), representa la entidad legal que debe dinero al proveedor.

El análisis por Código de Sociedad permite comparar el rendimiento del proceso entre diferentes entidades legales dentro de la organización. Esto ayuda a identificar qué partes del negocio siguen procesos estándar y cuáles son más eficientes, tienen tiempos de ciclo más largos o tasas de retrabajo más elevadas.

Por qué es importante

Permite comparar el rendimiento de los procesos entre diferentes entidades legales, ayudando a identificar problemas específicos de cada región o unidad de negocio y a detectar las mejores prácticas.

Dónde obtener

Se encuentra en las tablas de cabecera de documentos, principalmente BKPF-BUKRS para facturas FI y RBKP-BUKRS para facturas MM.

Ejemplos
10001710US01DE01
Condiciones de Pago
PaymentTerms
Las condiciones acordadas con el proveedor para el pago de una factura, a menudo incluyendo oportunidades de descuento.
Descripción

Las Condiciones de Pago definen las reglas para las fechas de vencimiento y los posibles descuentos por pronto pago. Por ejemplo, un término como 'Z001' podría corresponder a 'Pagadero en 30 días, con un 2% de descuento si se paga en 10 días'.

Este atributo es la base para el dashboard de 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago'. Al analizar las condiciones de pago, es posible identificar todas las facturas elegibles para un descuento. Comparar esto con los descuentos realmente tomados revela oportunidades de ahorro perdidas y mide la eficiencia del proceso de pago.

Por qué es importante

Es esencial para analizar oportunidades de descuento por pronto pago, medir el rendimiento financiero del proceso de pago e identificar ahorros perdidos.

Dónde obtener

Se encuentra en las partidas individuales de proveedor, tabla BSEG-ZTERM, o en la cabecera de la factura en RBKP-ZTERM.

Ejemplos
Z0010001NT30
Descuento Aprovechado
DiscountTaken
Un indicador booleano que indica si se aplicó correctamente un descuento por pronto pago.
Descripción

Este atributo indica si se aplicó un descuento por pronto pago al abonar la factura. Es un componente crítico para medir la eficiencia financiera en el proceso de Cuentas por Pagar.

Este indicador es el centro del KPI de 'Tasa de Captura de Descuentos por Pronto Pago'. Al filtrar las facturas donde era posible un descuento (según las Condiciones de Pago) y luego analizar este indicador, una empresa puede calcular con precisión cuánto dinero se ahorró y cuántas oportunidades de ahorro se perdieron. Esto proporciona una medida clara y cuantificable del rendimiento de Cuentas por Pagar.

Por qué es importante

Mide directamente el éxito en la captura de los descuentos por pronto pago disponibles, lo que tiene un impacto directo en el resultado final de la empresa.

Dónde obtener

Se deriva verificando si el campo del importe de descuento (BSEG-SKNTO) es mayor que cero en el documento de pago.

Ejemplos
truefalse
Es Pago Atrasado
IsLatePayment
Un indicador booleano que indica si la factura se pagó después de su fecha de vencimiento.
Descripción

Este atributo calculado es un simple indicador de verdadero/falso que señala si el pago de una factura se realizó después de su fecha de vencimiento oficial. Se deriva al comparar la 'Fecha de Compensación' con la 'Fecha de Vencimiento de la Factura'.

Este indicador simplifica el análisis para el dashboard de 'Cumplimiento y Antigüedad de Pagos' y el KPI de 'Tasa de Pago a Tiempo'. Permite un fácil filtrado y agregación para contar el número de pagos atrasados, calcular el porcentaje de pagos a tiempo e identificar proveedores o códigos de sociedad con altas tasas de pagos tardíos.

Por qué es importante

Mide directamente el cumplimiento de las condiciones de pago, simplifica el cálculo del KPI de pagos a tiempo y ayuda a identificar áreas con bajo rendimiento de pago.

Dónde obtener

Atributo calculado. La lógica es: SI ClearingDate > InvoiceDueDate ENTONCES verdadero SINO falso.

Ejemplos
truefalse
Está Automatizado
IsAutomated
Un indicador que indica si la actividad fue realizada automáticamente por el sistema y no por un usuario humano.
Descripción

Este atributo booleano distingue entre actividades iniciadas por humanos y aquellas ejecutadas por trabajos del sistema, workflows o bots. Por ejemplo, una ejecución de pago automatizada o una contabilización de factura generada por el sistema se marcaría como automatizada.

El análisis de este atributo ayuda a comprender el nivel de automatización en el proceso de Cuentas por Pagar. Se puede utilizar para medir el éxito de las iniciativas de automatización, comparar la eficiencia de los pasos automatizados frente a los manuales, e identificar nuevas oportunidades de automatización.

Por qué es importante

Ayuda a medir el grado de automatización en el proceso, lo que permite analizar la eficacia de la automatización e identificar oportunidades de mejora continua.

Dónde obtener

Derivado a partir del nombre de usuario (ej., IDs de usuario del sistema como 'SAP_SYSTEM' o 'BATCHUSER') o códigos de transacción específicos asociados con trabajos automatizados.

Ejemplos
truefalse
Fecha de Compensación
ClearingDate
La fecha en que se realizó un pago y la factura fue compensada de las partidas abiertas.
Descripción

La Fecha de Compensación significa la liquidación financiera de la factura. Es la fecha en que ocurre la actividad 'Pago Compensado', marcando el paso final para la mayoría de las trayectorias exitosas de las facturas.

Esta fecha se utiliza para calcular la fecha de pago real y compararla con la Fecha de Vencimiento de la Factura. Por lo tanto, es esencial para calcular el KPI de 'Tasa de Pagos a Tiempo' y para cualquier análisis relacionado con el rendimiento de pagos. También marca el punto final para calcular el tiempo de ciclo de la factura de extremo a extremo.

Por qué es importante

Marca la liquidación final de una factura, sirviendo como punto final para los cálculos del tiempo de ciclo y la base para el análisis de pagos a tiempo.

Dónde obtener

Se encuentra en las tablas de partidas compensadas, como BSAK-AUGDT para proveedores.

Ejemplos
2023-10-282023-11-142024-01-09
Moneda de la Factura
InvoiceCurrency
El código de moneda para el importe de la factura (ej., USD, EUR).
Descripción

Este atributo especifica la moneda en la que se denomina el importe de la factura. Proporciona un contexto esencial para cualquier valor financiero.

En una organización multinacional, analizar las facturas sin considerar su moneda puede ser engañoso. Este campo permite un manejo adecuado de los datos financieros, ya sea convirtiendo todos los importes a una única moneda de informe o segmentando el análisis por moneda para comprender las actividades financieras regionales.

Por qué es importante

Proporciona el contexto necesario para el Importe de la Factura, permitiendo un análisis financiero y una elaboración de informes precisos, especialmente en contextos multinacionales.

Dónde obtener

Se encuentra en las tablas de cabecera de documentos, principalmente BKPF-WAERS o RBKP-WAERS.

Ejemplos
USDEURGBPJPY
Motivo de Bloqueo
BlockingReason
El motivo por el cual una factura está bloqueada para el pago, lo que indica una discrepancia.
Descripción

Cuando una factura no supera una verificación de validación durante el cotejo triple (3-way match) u otros pasos de verificación, se bloquea para el pago. El Motivo de Bloqueo especifica la naturaleza del problema, como una discrepancia de cantidad, una variación de precio o una entrada de mercancías faltante.

Este atributo es crítico para el dashboard de 'Análisis de retrabajo por discrepancias en facturas'. Analizar la frecuencia de diferentes motivos de bloqueo ayuda a identificar las causas raíz de las ineficiencias del proceso. Por ejemplo, si la 'Variación de precio' es un motivo común, puede señalar problemas con los datos maestros en el sistema de compras.

Por qué es importante

Proporciona una visión directa de las causas raíz de las discrepancias en facturas y los reprocesos, lo que permite esfuerzos de mejora de procesos dirigidos.

Dónde obtener

Almacenado en tablas de partidas individuales de factura como RSEG, en campos que comienzan con SPGR* (ej., SPGRP, SPGRQ, SPGRT). También puede encontrarse en RBKP_BLOCKED.

Ejemplos
Discrepancia de PrecioDiscrepancia de CantidadFalta de Recepción de Mercancía
Número de Factura del Proveedor
VendorInvoiceNumber
El número de factura proporcionado por el proveedor en su documento.
Descripción

Este es el número de referencia del sistema contable propio del proveedor, tal como aparece impreso en el documento de factura físico o electrónico. Se introduce manualmente o se captura mediante OCR durante la recepción de la factura.

Este campo es de suma importancia para fines operativos y de análisis, especialmente para el dashboard de 'Pagos potenciales duplicados de facturas'. Un método común para detectar duplicados es buscar múltiples documentos de factura internos que compartan el mismo Nombre del Proveedor, Número de Factura del Proveedor y Monto de la Factura. Es la referencia externa principal de una factura.

Por qué es importante

Es un campo clave para detectar posibles pagos duplicados y sirve como referencia externa principal para la comunicación con los proveedores.

Dónde obtener

Almacenado en el campo 'Referencia' en la cabecera del documento, típicamente BKPF-XBLNR.

Ejemplos
INV-2023-9876733401120231015-001
Tiempo de Procesamiento
ProcessingTime
La duración de una única actividad.
Descripción

El Tiempo de Procesamiento, o duración de la actividad, es el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin de una actividad. Esta métrica se calcula a partir de los datos del event log.

Esta medida calculada es crucial para el dashboard 'Mapa de Calor de Duración de Actividad y Reprocesos'. Ayuda a identificar qué pasos específicos del proceso consumen más tiempo. Analizar los tiempos de procesamiento puede resaltar ineficiencias, como largos pasos de aprobación o actividades prolongadas de resolución de discrepancias, guiando los esfuerzos de mejora específicos.

Por qué es importante

Cuantifica el tiempo dedicado a actividades individuales, ayudando a identificar los pasos que más tiempo consumen y los cuellos de botella en el proceso.

Dónde obtener

Calculado al obtener la diferencia entre el EventTime de la actividad actual y el EventTime de la actividad subsiguiente para la misma factura.

Ejemplos
P2DT3H4MPT5HP7D
Tipo de Documento de Factura
InvoiceDocumentType
Una clasificación del documento de factura que controla cómo se procesa en SAP.
Descripción

El Tipo de Documento es un elemento clave de configuración en SAP que categoriza los documentos contables. Por ejemplo, 'KR' se utiliza típicamente para facturas de proveedor, 'RE' para facturas de MM y 'KG' para notas de crédito de proveedor. Este tipo determina elementos como el rango de numeración y los campos obligatorios.

En el análisis de procesos, filtrar por Tipo de Documento permite comparar los flujos de proceso para diferentes tipos de facturas. Por ejemplo, el proceso de aprobación para una nota de crédito podría ser diferente al de una factura estándar. Esto es útil para el dashboard de 'Variantes de Enrutamiento de Aprobación de Facturas'.

Por qué es importante

Permite segmentar el proceso basándose en cómo se gestionan los diferentes tipos de factura, revelando variaciones en las rutas de procesamiento y los tiempos de ciclo.

Dónde obtener

Directamente de la tabla de cabecera de documento, campo BKPF-BLART.

Ejemplos
KRREKG
Requerido Recomendado Opcional

Actividades del Procesamiento de Facturas de Cuentas por Pagar

Estos son los pasos de proceso y los hitos cruciales que debe registrar en su event log para una detección y optimización precisas del proceso.
7 Recomendado 8 Opcional
ActividadDescripción
Factura Anulada
El documento de factura ha sido revertido, anulando efectivamente su impacto financiero. Este es un estado final alternativo para el proceso, a menudo debido a entradas incorrectas o disputas con proveedores.
Por qué es importante

El seguimiento de las cancelaciones ayuda a identificar las razones de los fallos del proceso, como envíos duplicados o datos de factura incorrectos, lo que puede señalar problemas en etapas anteriores.

Dónde obtener

Esto se registra explícitamente cuando se crea un documento de anulación. La cabecera del documento original (BKPF) contendrá el número de documento de anulación (STBLG) y el motivo de anulación.

Capturar

Identifica la fecha de contabilización del documento de anulación, que está vinculado en la cabecera del documento original (BKPF-STBLG).

Tipo de evento explicit
Factura Aprobada
La factura ha recibido todas las aprobaciones necesarias dentro del sistema de workflow. Este es a menudo el paso final antes de que una factura pueda ser contabilizada o desbloqueada para el pago.
Por qué es importante

Este hito clave marca el final del ciclo de aprobación. El tiempo entre el enrutamiento y la aprobación es una métrica crítica para la eficiencia.

Dónde obtener

Se obtiene de los logs de SAP Business Workflow como un paso de finalización o liberación final. Alternativamente, puede inferirse de la eliminación de un bloqueo de pago posterior al enrutamiento.

Capturar

Extrae eventos de finalización de workflow de los logs de workflow de SAP o identifica el evento final de 'liberación'.

Tipo de evento explicit
Factura Bloqueada para Pago
El sistema ha bloqueado la factura, de forma automática o manual, impidiendo su pago. Esto se debe típicamente a discrepancias en el precio, la cantidad o a la falta de aprobaciones.
Por qué es importante

Este es un indicador clave de problemas y retrabajos. Analizar los motivos y la duración de los bloqueos ayuda a identificar las causas raíz de los retrasos en los pagos y las ineficiencias del proceso.

Dónde obtener

Este es un estado explícito registrado en el campo Clave de bloqueo de pago (ZLSPR) en la posición de acreedor del documento contable (tabla BSEG).

Capturar

Registrado a través de documentos de cambio cuando el campo BSEG-ZLSPR se rellena con un motivo de bloqueo.

Tipo de evento explicit
Factura Contabilizada
La factura se registra formalmente en el Libro Mayor, creando una obligación financiera. Un documento preliminar se convierte en un documento contabilizado, o se realiza una contabilización directa.
Por qué es importante

Este es un hito financiero crítico. Confirma la obligación de pago de la empresa y, a menudo, es un requisito previo para programar el abono.

Dónde obtener

Este evento se identifica por la Fecha de Contabilización (BUDAT) en la cabecera del documento (BKPF). Un documento contabilizado tiene un estado de documento (BKPF-BSTAT) en blanco.

Capturar

Utilice el timestamp de contabilización (BKPF-BUDAT) para documentos que no están 'parked' (BKPF-BSTAT está en blanco).

Tipo de evento explicit
Factura Recibida
Esta actividad marca la creación de un documento de factura en SAP, ya sea de forma manual o a través de una interfaz automatizada como OCR/VIM. Este evento se suele registrar a partir de la fecha y hora de creación de la cabecera del documento contable.
Por qué es importante

Al ser el punto de partida del proceso, esta actividad es esencial para calcular el tiempo de ciclo de la factura de extremo a extremo y para medir el rendimiento general del proceso de Cuentas por Pagar.

Dónde obtener

Este evento se registra a partir de la tabla de cabecera de documentos contables (BKPF), utilizando la fecha (CPUDT) y la hora (CPUTM) de creación del documento.

Capturar

Utilice el timestamp de creación (BKPF-CPUDT, BKPF-CPUTM) para el documento de factura.

Tipo de evento explicit
Pago Ejecutado
Se ha realizado un pago contra la factura. Esto se registra cuando se completa la ejecución del pago y se crea y contabiliza un documento de pago.
Por qué es importante

Esta actividad es crucial para el análisis del flujo de caja y para medir el KPI de 'Tasa de Pago a Tiempo' comparando esta fecha con la fecha de vencimiento de la factura.

Dónde obtener

Esto se captura desde la fecha de contabilización del documento de pago que compensa la factura. El número de documento de pago se vincula en el campo de documento de compensación (AUGBL) de la posición de factura (BSEG).

Capturar

Identifica la fecha de contabilización (BUDAT) del documento de pago que compensa la partida individual de la factura.

Tipo de evento explicit
Pago Liquidado
Esta actividad marca el cierre final de la factura, donde el pago y la factura se concilian entre sí en el submayor. Esto significa que el proceso ha finalizado.
Por qué es importante

Al ser el fin definitivo del proceso, esta actividad es esencial para el cálculo preciso del tiempo de ciclo de extremo a extremo. Confirma que la obligación ha sido saldada.

Dónde obtener

Este es un evento explícito que ocurre cuando la fecha de compensación (AUGDT) se rellena en la posición de acreedor del documento de factura (tabla BSEG).

Capturar

Utilice la fecha de compensación (BSEG-AUGDT) de la posición de factura.

Tipo de evento explicit
Discrepancia Resuelta
Esta actividad indica que un problema previamente identificado, que probablemente causó un bloqueo de pago, ha sido investigado y resuelto. Esto se registra cuando se elimina un bloqueo de pago de una factura.
Por qué es importante

El seguimiento de este bucle de retrabajo es crucial para el dashboard de 'Análisis de retrabajo por discrepancias en facturas'. Ayuda a cuantificar el tiempo y el esfuerzo dedicados a corregir errores.

Dónde obtener

Esto se infiere de los documentos de cambio que muestran la eliminación de un bloqueo de pago. El log de cambios para el campo BSEG-ZLSPR es la fuente principal.

Capturar

Identifica los documentos de cambio para la tabla BSEG donde el campo ZLSPR cambia de un valor a vacío.

Tipo de evento inferred
Entrada de Mercancías Conciliada
Esta actividad significa que las cantidades y valores de la factura se han cotejado con éxito con un documento de entrada de mercancías correspondiente. Esta es la validación final en un escenario de cotejo de tres vías.
Por qué es importante

El seguimiento de esto ayuda a identificar ineficiencias en el proceso de cotejo triple (3-way matching) y a detectar discrepancias entre las mercancías recibidas y lo que el proveedor está facturando.

Dónde obtener

Esto se infiere de la presencia de una referencia de documento de material (entrada de mercancías) en la posición de factura, a menudo vinculada a través del historial de la posición del pedido de compra.

Capturar

Se infiere de la presencia de una referencia de documento de Entrada de Mercancías en la partida individual de la factura (p. ej., en RSEG para facturas MIRO).

Tipo de evento inferred
Factura Enviada para Aprobación
La factura ha sido enviada a un workflow para las aprobaciones requeridas basadas en reglas de negocio. Esto marca el inicio del subproceso de aprobación.
Por qué es importante

Esta actividad es el punto de partida para medir el KPI de 'Tiempo Promedio de Aprobación de Facturas' y analizar los cuellos de botella en las aprobaciones.

Dónde obtener

Se puede extraer de los logs de SAP Business Workflow (tablas SWW*) que registran el inicio de una instancia de workflow vinculada al objeto de factura (ej., BUS2081).

Capturar

Extrae eventos de inicio de workflow de los logs de workflow de SAP (p. ej., tabla SWW_WIHEAD) vinculados al documento de factura.

Tipo de evento explicit
Factura Preliminar
Representa una factura que ha sido ingresada en el sistema, pero que aún no ha sido contabilizada en el libro mayor. Este es a menudo un paso intencional para guardar un documento incompleto para su procesamiento o aprobación posterior.
Por qué es importante

El seguimiento de las facturas 'parked' ayuda a identificar retrasos antes de que comience el proceso formal de contabilización y puede resaltar problemas de completitud de datos o de validación inicial.

Dónde obtener

Este estado se infiere del campo de estado del documento en la cabecera del documento contable (BKPF-BSTAT = 'V' para 'Parked'). El evento ocurre cuando se establece el estado.

Capturar

Identifica los documentos de cambio para la tabla BKPF donde el campo BSTAT esté configurado como 'V' (Vor-erfasst/Pre-registrado).

Tipo de evento inferred
Factura Rechazada
Un aprobador ha rechazado la factura durante el workflow de aprobación. Esta acción generalmente devuelve la factura al procesador para su corrección o aclaración.
Por qué es importante

El seguimiento de los rechazos resalta los bucles de retrabajo dentro del proceso de aprobación y puede indicar problemas con el cumplimiento de políticas o una codificación incorrecta de la factura.

Dónde obtener

Esto se registra como un evento de resultado específico dentro de los logs del SAP Business Workflow asociados a la factura.

Capturar

Extrae eventos de workflow con estado 'rechazado' de los logs de workflow de SAP.

Tipo de evento explicit
Fecha de Vencimiento de Factura Superada
Un evento calculado que indica que la fecha de vencimiento neta de la factura ha pasado sin que se haya liquidado un pago. Esto indica una situación de pago tardío o vencido.
Por qué es importante

Esencial para el dashboard de 'Cumplimiento y Antigüedad de Pagos', esta actividad ayuda a identificar y gestionar proactivamente las facturas vencidas y a analizar las causas raíz de los pagos tardíos.

Dónde obtener

Este no es un evento explícito en SAP. Se calcula comparando la fecha actual del sistema con la fecha de vencimiento neta (calculada a partir de BSEG-ZFBDT o la fecha base y las condiciones de pago).

Capturar

Evento calculado que se activa cuando el timestamp del evento es posterior a la fecha de vencimiento neta de la factura.

Tipo de evento calculated
Orden de Compra Coincidente
Esta actividad significa que la factura se ha cotejado con éxito con un pedido de compra correspondiente. Este es un paso crítico en el proceso de cotejo de tres vías para facturas basadas en compras.
Por qué es importante

El análisis de esta actividad es clave para medir la eficiencia del proceso de conciliación y es fundamental para los KPIs de 'Rendimiento de Conciliación a Tres Vías' y 'Porcentaje de Facturas sin Pedido de Compra'.

Dónde obtener

Esto se infiere cuando una posición de factura en la tabla BSEG o ACDOCA contiene un número de pedido de compra (EBELN) y una posición (EBELP) válidos.

Capturar

Se infiere de la presencia de una referencia de Pedido (BSEG-EBELN) en el documento de factura al momento de su creación.

Tipo de evento inferred
Propuesta de Pago Creada
La factura ha sido incluida en una propuesta de pago como parte de una ejecución de pago (ej., F110). Ahora está programada para el pago, a la espera de la ejecución final de dicha operación.
Por qué es importante

Esta actividad muestra la transición de un pasivo abierto a un elemento que se está preparando activamente para el pago, lo que ayuda a analizar la eficiencia de las operaciones de pago.

Dónde obtener

Este evento se registra explícitamente en las tablas de datos de ejecución de pagos, específicamente REGUP (Elementos Procesados del Programa de Pago) y REGUH (Cabecera).

Capturar

Identifica cuándo una factura aparece en la tabla REGUP para una ejecución de pago identificada en REGUH.

Tipo de evento explicit
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