您的合同管理数据模板
您的合同管理数据模板
- 建议收集的属性
- 需要追踪的关键活动
- 提取指南
合同管理属性
| 名称 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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事件timestamp
EventTimestamp
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活动开始或发生的精确日期和时间。 | ||
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描述
Event Timestamp(事件时间戳)记录了特定活动发生的具体时刻,为重建每份合同的流程流向提供了时间顺序。时间戳是所有基于时间的流程挖掘分析的基础。 该属性用于计算活动间的间隔、整体案例周期以及等待时间。它对于识别瓶颈、监控 SLA 合规情况以及理解合同管理流程的时间动态至关重要,也是案例内事件排序的首要关键字。
为何重要
它提供了 event 的时间顺序,这对于计算所有基于持续时间的指标、发现瓶颈以及了解流程绩效至关重要。
获取方式
此类数据通常存在于关联任务或事件对象的“CreatedDate”等历史跟踪字段中,或主 Contract 对象上的特定日期字段中。
示例
2023-04-15T10:05:00Z2023-05-20T14:30:00Z2023-06-01T09:00:00Z
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合同 ID
ContractId
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每份合同协议的唯一标识符,作为主要的 Case Identifier。 | ||
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描述
Contract ID(合同 ID)是关键的 Case Identifier(案例标识符),它将与单个合同生命周期相关的所有事件和活动联系起来。通过它,可以实现合同从申请、起草、谈判、签署到最终终止或续约的全程跟踪。 在流程挖掘分析中,每个事件必须关联一个 Contract ID,以便重建合同历程。这为整个流程提供了全景视图,使得分析周期时间、识别瓶颈以及监控特定合同或细分合同组的合规性成为可能。
为何重要
这是追踪合同完整生命周期的核心主键,通过将相关活动连接成一个案例,从而支持所有的流程挖掘分析。
获取方式
这通常是 Conga CLM 中主 Agreement 或 Contract 对象的主键,通常命名为类似 'Apttus_Config2__AgreementId__c' 的名称。
示例
a015g00000_12345a015g00000_67890a015g00000_ABCDE
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活动名称
ActivityName
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合同生命周期中发生的特定业务事件或任务的名称。 | ||
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描述
Activity Name(活动名称)描述了合同管理流程中的某个步骤或里程碑,例如“合同起草”、“法务审核”或“合同执行/签署”。此属性用于构建流程图,展示各项操作的先后顺序。 分析该属性可以揭示流程流向,识别常规路径和替代路径,并测量每项活动的发生频率。它是计算流程规范性、重做率以及各阶段周期时间等 KPI 的基础。
为何重要
它定义了流程的各个步骤,构成了流程图的骨架,并支持对工作流、偏差和活动频率进行深入分析。
获取方式
这通常是通过映射 Conga CLM 中针对 Contract 对象记录的状态变更、已完成任务或特定事件来推导的。
示例
合同已草拟已进行法务审核合同已签署/生效合同已续约
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最后数据更新
LastDataUpdateTimestamp
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指示此 record 数据上次从源系统刷新的 timestamp。 | ||
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描述
该属性记录了从 Conga CLM 提取数据的最新日期和时间。它是理解分析时效性的关键元数据,确保决策是基于最新信息做出的。 在仪表板和报告中,该时间戳告知用户数据的实时程度。这对于数据治理以及管理用户对流程挖掘工具洞察及时性的预期至关重要。
为何重要
该时间戳指示了数据的实时性,确保任何分析或决策都基于已知且可接受的时间范围。
获取方式
这是一个元数据字段,通常在数据摄取过程中由 ETL(提取、转换、加载)工具或脚本生成并填充。
示例
2024-07-20T02:00:00Z2024-07-21T02:00:00Z
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源系统
SourceSystemName
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标识数据的来源系统。 | ||
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描述
该属性指定了事件数据的记录系统(本案例中为 Conga CLM)。它对于数据治理和追溯非常重要,尤其是在可能合并多个系统数据的环境中。 虽然在单系统分析中它看起来是静态的,但它提供了关于数据来源的关键背景,有助于确保数据完整性并排查数据提取问题。当合同数据与 CRM 或 ERP 等其他系统的信息相结合时,它将变得至关重要。
为何重要
它为数据血缘和治理提供了必要的背景信息,确保清晰掌握流程数据的来源,这对于数据验证和建立信任至关重要。
获取方式
这通常是在数据提取和转换 (ETL) 过程中添加的静态值,用于标记数据集的来源。
示例
Conga CLMCongaCLM-ProdSalesforce-CongaCLM
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事件结束时间
EventEndTime
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活动完成的准确日期与时间。 | ||
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描述
Event End Time(事件结束时间)标志着特定任务或流程步骤的完成。与事件时间戳(即开始时间)配合使用时,可以精确计算每项活动的处理时长。 该属性对绩效分析至关重要,它能测量每个步骤的耗时,从而识别出最耗时的活动。与仅使用下一个事件的开始时间相比,这种方式能更准确地展示资源利用率和工作效率。
为何重要
它实现了对活动处理时间的精确计算,这对于识别基于时间的瓶颈和分析资源效率至关重要。
获取方式
该时间戳可以在与主合同关联的任务或活动对象的“CompletedDate”或“ActualEndDate”等字段中找到。
示例
2023-04-15T18:35:00Z2023-05-21T11:00:00Z2023-06-01T17:45:00Z
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到期日期
ExpirationDate
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合同预定的到期日期。 | ||
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描述
Expiration Date(到期日期)是标记合同期限结束的关键日期字段,对于执行后的合同生命周期管理至关重要。 该属性对于“即将到期的续约与终止”仪表板和“及时续约率”KPI 非常关键。通过分析这一日期,组织可以主动管理合同到期,及时启动续约流程,从而避免服务中断或收入损失。
为何重要
此日期对于主动合同管理至关重要,可支持跟踪即将到期合同的仪表板,从而防止错过续约并造成收入损失。
获取方式
这是 Agreement 对象上的标准日期字段,通常为 'Apttus_Config2__EndDate__c'。
示例
2025-12-312026-06-302024-08-15
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合同价值
ContractValue
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与合同关联的总货币价值。 | ||
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描述
“合同价值”代表协议的财务价值。根据业务背景,这可能是合同总金额、年度经常性收入或其他关键财务指标。 分析该属性对于基于价值的流程优化至关重要。它支持高价值合同的优先处理,并有助于回答诸如高价值合同的处理速度是否更快,或者它们是否更常卡在某些阶段等问题。它是“合同价值吞吐量分析”仪表板的关键。
为何重要
这支持基于价值的分析,有助于优先改进高价值合同的流程,并理解其对业务的影响。
获取方式
这通常是 Conga CLM 中 Agreement 对象上的货币字段,例如 'Apttus_Config2__Total_Contract_Value__c'。
示例
500002500001200000
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合同所有者
ContractOwner
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负责在合同生命周期内对其进行管理的用户或员工。 | ||
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描述
Contract Owner(合同负责人)是负责合同的主要个人,通常负责起草、谈判并确保合同顺利通过审批流程。 按负责人分析流程绩效,可以揭示效率差异、对标准流程的遵循程度以及工作量分布。这有助于发现最佳实践、确定培训需求并解决潜在的资源分配不均问题,是进行绩效和生产力分析的关键维度。
为何重要
它支持按用户进行绩效分析,有助于识别表现优异的员工、发现培训机会以及解决工作量分配不均的问题。
获取方式
这可能是 Conga CLM 中主 Agreement 对象上的用户查找字段,通常命名为 'OwnerId' 或自定义的 'Contract_Owner__c' 字段。
示例
爱丽丝·约翰逊陈若博 (Robert Chen)Maria Garcia
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合同状态
ContractStatus
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合同当前的生命周期阶段,例如“草案”、“审批中”或“已签署”。 | ||
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描述
“合同状态”指示合同在其生命周期内的当前状态。它提供了合同在任何特定时刻所处位置的快照,这与基于事件的活动名称不同。 虽然事件日志显示了过去活动的顺序,但状态提供了关于合同当前处置情况的背景信息。它在筛选案例时非常有用,例如仅分析当前活跃的合同,或调查为什么许多合同卡在“审批中”状态。它通过提供状态信息来补充活动数据。
为何重要
它提供了合同当前阶段的快照,有助于筛选和分析活跃案例,并了解流程状态的分布情况。
获取方式
这是 Agreement 对象上的标准选择列表字段,通常为 'Apttus_Config2__Status__c' 或 'Apttus_Config2__Status_Category__c'。
示例
草稿内部评审中已执行已到期
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合同类型
ContractType
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合同的分类,例如 NDA、MSA 或 SOW。 | ||
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描述
“合同类型”是一个分类属性,根据合同的法律目的或性质对合同进行分组。常见的例子包括保密协议 (NDA)、主服务协议 (MSA) 和工作说明书 (SOW)。 该维度是进行比较分析的基础。它允许您筛选流程图,以查看不同类型的合同是否遵循不同的路径或具有不同的周期时间。这对于识别适用于某些合同类型的流程变异与真正的流程偏差至关重要。
为何重要
它支持流程细分,以便对比 NDA 与 MSA 等不同合同类别的工作流、周期时间和瓶颈。
获取方式
这通常是 Agreement 对象上的选择列表或查找字段,通常命名为 'Apttus_Config2__Contract_Type__c' 或类似名称。
示例
保密协议 (NDA)主服务协议 (MSA)工作说明书 (SOW)
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业务单元
BusinessUnit
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合同所属的组织内部特定业务单元。 | ||
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描述
Business Unit(业务单元)属性将合同分配给公司的特定部门或领域,例如“企业软件”或“消费硬件”。这使得能够对组织内部不同部门的合同管理流程进行更细致的分析。 按业务单元分析可以展示各部门是否拥有独特的流程变体、绩效水平或合同类型。对于希望在实现标准化的同时兼顾业务单元特殊需求的的大型组织来说,这一维度极具价值。
为何重要
它支持按组织部门对流程绩效进行细分,突出公司内部不同部门在效率或操作程序上的差异。
获取方式
这可能是 Agreement 对象上的自定义字段,或者是从合同负责人的用户资料中推导出来的。
示例
北美销售欧洲、中东及非洲地区服务亚太区产品部门
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交易方名称
CounterpartyName
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参与合同的外部方、公司或个人的名称。 | ||
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描述
“交易方名称”标识协议的另一签署方。这通常是客户、供应商或合作伙伴组织。 按交易方分析流程指标可以揭示重要的模式。例如,它可能显示与某些交易方的谈判始终需要更长时间或更多修订。这种洞察可以为谈判策略提供参考,并有助于管理与关键业务合作伙伴的关系。
为何重要
它支持根据外部方对流程变体进行分析,有助于识别哪些客户或供应商的谈判周期更长或修订率更高。
获取方式
这通常是对 Salesforce 中 Account 对象的查找,该对象链接到 Conga CLM 中的 Agreement 对象。
示例
Global Tech Inc.Innovate Solutions LLCAcme Corporation
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区域
Region
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与合同关联的地理区域,例如“北美”或“欧洲、中东和非洲 (EMEA)”。 | ||
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描述
Region(区域)属性表示与合同相关的地理区域,可能基于对方所在地、销售区域或适用法律。 该属性支持对合同流程进行地缘分析。它可以回答诸如“受不同法规影响,EMEA 地区的合同审批是否更久?”或“亚太地区的合同修订率是否更高?”等问题,为全球化运营提供重要的背景信息。
为何重要
按区域细分有助于识别周期时间、合规要求或流程路径在地理上的差异,这对于全球性企业至关重要。
获取方式
这通常是 Agreement 对象上的自定义字段,或者是从关联的 Account(账户)或 User(用户)对象推导出来的。
示例
北美欧洲、中东和非洲亚太拉美地区
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合规状态
ComplianceStatus
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指示合同是否已通过必要的合规审查。 | ||
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描述
“合规状态”追踪合同针对内部政策或外部法规的执行情况。其值可能包括“未开始”、“评审中”、“通过”或“未通过”。 该属性对于“合规与义务监控”仪表板及相关 KPI 至关重要。它提供了合规遵循情况的直接可见性,通过确保所有合同在执行或激活前都经过并通过了必要的检查,从而帮助降低法律和财务风险。
为何重要
它直接衡量对合规协议的执行情况,有助于识别并降低合同组合中的法律和财务风险。
获取方式
这可能是一个 Agreement 对象上的自定义选择列表字段,由特定的合规相关活动或审批进行更新。
示例
已通过待审核不适用未通过
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处理时间
ProcessingTime
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活动实际花费的计算时长。 | ||
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描述
Processing Time(处理时长)衡量的是一项活动从开始到结束所经过的时间。它代表了实际的工作持续时间,而不是活动之间的等待时间。该指标利用事件时间戳和事件结束时间计算得出。 该属性对于识别流程中哪些具体步骤最耗时至关重要。它支持“审核阶段瓶颈”仪表板,可以对活动耗时进行详细分析。区分处理时间和等待时间是理解延迟根源的关键。
为何重要
它衡量每项活动的实际工作时间,有助于区分低效步骤(处理时间长)和流程延误(等待时间长)。
获取方式
这是一个计算属性,由
示例
864001728003600
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审批周期时间
ApprovalCycleTime
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合同在审批阶段花费的总时长。 | ||
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描述
“审批周期时间”是一项计算指标,衡量从合同进入审批流程(例如“内部评审已开始”)到获得最终内部批准所需的时长。它汇总了所有相关审批步骤的时间。 该属性是“合同审批周期时间”仪表板和“平均合同审批时间”KPI 的主要衡量标准。它提供了整个审批工作流效率的宏观视图,便于根据目标追踪绩效并识别系统性延迟。
为何重要
该 KPI 直接衡量审批工作流的效率,有助于识别并解决合同生命周期关键阶段的延迟问题。
获取方式
这是一个计算出的指标,通过计算每份合同的第一个审批活动与最后一个审批活动之间的时间差得出。
示例
259200604800432000
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是否返工
IsRework
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一个计算出的标识,指示某项活动是否属于返工循环的一部分。 | ||
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描述
Is Rework 是一个布尔值标记。如果某项活动代表流程中的回退步骤(例如法律审核后返回“合同起草”阶段),则该标记设为“true”。该字段并非原始系统自带,而是在流程挖掘的数据转换阶段计算得出的。 该标记对于量化流程效率低下至关重要。它直接支持“合同重做率”KPI,并能直观展现流程图中的循环路径。识别重做的频率和原因是许多流程改进项目的首要目标。
为何重要
通过突出显示属于无效重做循环的活动,这个计算出的标记可以轻松量化和分析流程中的低效环节。
获取方式
此属性不在源系统中。它是根据活动顺序在流程挖掘工具或 ETL 层中计算得出的。
示例
truefalse
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续约日期
RenewalDate
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启动合同续约流程的目标日期。 | ||
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描述
Renewal Date(续约启动日期)是一个计算得出或手动设置的日期,用于指示何时应开始合同续约流程。通常设在到期日期之前的一段时间(例如 90 天)。 该属性有助于团队有效管理续约计划。它可以触发警报并自动执行与合同续约相关的任务,确保流程有足够的准备时间。它是“及时续约率”KPI 的核心要素。
为何重要
它为续约活动提供了触发点,有助于确保合同按时续约,并支持主动的生命周期管理。
获取方式
这可能是基于 Expiration Date 的自定义公式字段,或者是 Conga CLM 中 Agreement 对象上的独立日期字段。
示例
2025-10-022026-04-012024-05-17
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负责部门
OwnerDepartment
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合同负责人的部门,例如“销售”、“法务”或“采购”。 | ||
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描述
Owner Department(负责部门)属性指定了合同负责人所属的业务职能,通常源自系统中用户的个人资料。 这是一个强大的分析维度,支持比较不同部门之间的流程绩效。通过它,可以识别法务部门是否成为瓶颈、销售团队是否遵循了不同的流程,或者某些部门的周期时间是否明显过长。这些洞察对于跨部门流程改进项目非常有价值。
为何重要
它支持按业务职能进行流程分析,揭示销售和法务等不同部门之间的绩效差异和瓶颈。
获取方式
此类数据通常从 Salesforce 的 User 对象中拉取,并通过 Agreement 对象上的 Contract Owner 字段进行关联。
示例
销售法务采购财务
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合同管理活动
| 活动 | 描述 | ||
|---|---|---|---|
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合同已到期
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代表合同在未续约或未终止的情况下达到到期日期,从而自然结束其生命周期。该事件并非由系统直接记录,而是根据合同数据推导出来的。 | ||
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为何重要
此活动定义了合同生命周期的计划终点。分析已到期合同有助于发现续约机会并加强整体合同组合管理。
获取方式
这是一个计算得出的事件。当系统日期超过 Contract 对象上的“合同结束日期”或“到期日期”字段,且状态仍为“活跃”时,就会发生此活动。
捕获
通过将“合同结束日期”字段与当前日期进行比较得出。
事件类型
calculated
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合同已激活
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代表合同在组织内正式生效并开始运作,触发相应的义务和权益。这通常根据状态从“已签署”变更为“活跃”推导得出。 | ||
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为何重要
此活动标志着签署后生命周期的开始。它是义务管理和绩效监控的触发点。
获取方式
从合同对象的状态字段历史中推断。该事件是状态变更为“活跃”或等效术语的时间戳。
捕获
识别状态从“已执行”变为“活跃”的时间戳。
事件类型
inferred
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合同已签署/生效
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这是最关键的一项活动,代表所有各方都已依法签署合同,使其成为具有约束力的协议。与 Conga CLM 集成的电子签名解决方案(如 Conga Sign)会创建一个带有时间戳的显式事件。 | ||
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为何重要
此活动代表签署前流程的圆满完成,是“合同执行率”等绩效指标的关键里程碑。它通常被视为主要的“快乐路径”结束事件。
获取方式
从审计轨迹或集成的电子签名工具状态中捕获。以精确的时间戳记录最终的“已完成”或“已签署”状态。
捕获
从集成的电子签名服务 API 或状态对象中记录完成事件。
事件类型
explicit
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合同已终止
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此活动标志着基于特定操作,合同在到期日期前提前结束。这通过合同状态变更为“已终止”来捕捉。 | ||
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为何重要
作为关键的结束状态,终止事件对于了解合同失败率和取消原因非常重要。它为流程提供了一个明确的(尽管通常是负面的)结论。
获取方式
从合同对象的状态字段历史中推断。该事件是状态更新为“已终止”或“已取消”的时间戳。
捕获
捕获状态变更为“已终止”的时间戳。
事件类型
inferred
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合同申请已发起
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此活动标志着合同生命周期的正式开始,代表在系统中创建了新的合同记录。通常在用户于 Conga CLM 中创建新的 Contract 对象时,作为一个显式事件被捕捉。 | ||
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为何重要
作为每份合同的起点,此活动对于衡量端到端周期时间至关重要。它支持对已发起的合同数量和类型进行分析。
获取方式
此事件是根据 Conga CLM 所依托的 Salesforce 平台中 Contract 记录的创建日期和时间戳捕捉的。通常还会记录创建该记录的用户。
捕获
跟踪主合同对象的创建事件。
事件类型
explicit
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已获得内部审批
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此里程碑表示合同已获得所有必要的内部审批,可以开始签署执行。这通常是多阶段 Salesforce 审批流程的最后一步。 | ||
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为何重要
这是一个关键里程碑,标志着内部审核和审批周期的结束。它是衡量“平均合同审批时间”KPI 的终点。
获取方式
从合同对象上的 Salesforce 审批历史相关列表中捕获。该事件是流程中最终“已批准”状态的时间戳。
捕获
捕获关联审批流程中最终审批步骤的时间戳。
事件类型
explicit
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已进行法务审核
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此活动表示法务部门已完成合同审核。它可以作为工作流中的显式审批步骤被捕捉,也可以从“法务审核完成”等状态变更中推导得出。 | ||
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为何重要
单独分析法律审核阶段对于识别常见瓶颈至关重要。这不仅支持“平均法律审核时间”KPI,还有助于优化法务部门的资源配置。
获取方式
如果使用 Salesforce 审批流,可以在审批历史相关列表中记录。或者,也可以通过 Contract 对象的状态变更来推导。
捕获
捕获状态变更为“法务评审完成”的时间戳,或捕获法务队列中的最终审批步骤。
事件类型
inferred
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修订已申请
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表示开始对现有的活跃合同进行正式变更。这通常通过创建一个与原始合同相关的新“修订”记录来捕获。 | ||
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为何重要
修订代表了显著的流程变异。分析其频率和周期时间可以揭示原始合同范围界定中的问题或不断变化的业务需求。
获取方式
从“修订”或类似名称对象上新记录的创建日期中捕获,该对象与主合同对象具有查找关系。
捕获
跟踪与合同关联的“修订”记录的创建事件。
事件类型
explicit
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内部审核已开始
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标志着起草的合同已提交给财务或业务部门经理等内部相关方审核。这通常根据状态变更为“内部审核中”或类似状态推导得出。 | ||
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为何重要
此活动是衡量内部审核周期时间的起点。它有助于查明合同等待审核的时间以及审核过程本身耗费的时间。
获取方式
根据 Contract 对象的字段状态变更历史推导得出。当状态发生变更并反映内部审核阶段开始时,记录该事件的时间戳。
捕获
捕获合同状态变更为“内部评审”或等效状态时的时间戳。
事件类型
inferred
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合同已发送给交易方
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代表将合同文档发送给外部方进行审核和谈判的具体操作。Conga CLM 通常会记录一个特定的“发送进行谈判”的操作。 | ||
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为何重要
此活动标志着从内部流程向外部谈判的转变。它是衡量谈判周期的起点。
获取方式
通常记录为与合同关联的活动或任务记录,往往由系统操作自动生成。
捕获
识别“发送进行谈判”或“发送给交易方”的事件日志。
事件类型
explicit
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合同已标记/已修订
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每当在谈判期间签入或上传新版本的合同文档时,都会发生此活动。Conga CLM 的版本控制功能会为每个文档版本创建一条记录。 | ||
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为何重要
跟踪修订频率有助于量化谈判强度,并支持“修订迭代次数” KPI。这能揭示过于复杂的合同或艰难的谈判过程。
获取方式
从存储在 Conga CLM 中的合同文档版本历史中捕获。发送给交易方后创建的每个新版本都是一个独立的事件。
捕获
每当主版本号发生变更并创建新的文档版本时,记录一个事件。
事件类型
explicit
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合同已续约
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代表合同续约成功,生命周期得以延长。这可以通过原始合同的状态变更或创建一条标记为续约的新合同记录来捕捉。 | ||
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为何重要
跟踪合同续签对于维持收入和业务连续性至关重要,这有助于分析“及时续签率” KPI,标志着合同生命周期的良性发展。
获取方式
可以通过状态变更为“已续约”来推断。或者,如果创建了新的合同记录,则是指“续约源”字段指向旧合同的新记录创建事件。
捕获
识别状态变更为“已续约”或创建了新的关联合同记录。
事件类型
inferred
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合同已草拟
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代表初始合同文档编写完成。这通常根据合同记录的状态变更推导得出,例如从“已请求”变更为“起草中”或“审核中”。 | ||
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为何重要
跟踪此活动有助于衡量初始起草所花费的时间。此环节的延迟可能预示着模板、数据收集或资源分配存在问题。
获取方式
从合同对象的状态字段历史中推断。寻找状态变更为草拟后数值(如“内部评审”)的时间戳。
捕获
识别状态从“草稿”到工作流中下一个逻辑状态的变更。
事件类型
inferred
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合规评审已执行
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合同激活后的活动,根据合规要求或法规对合同进行审查。当相关的任务或检查表项目被标记为完成时,可以捕获此活动。 | ||
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为何重要
此活动对于监控治理和风险管理至关重要。通过跟踪这些检查是否发生以及何时发生,它支持了“合规审查遵循率”KPI。
获取方式
通常根据关联任务的完成情况或链接到该合同的自定义“合规审查”对象推导得出。该记录的完成日期即为事件时间戳。
捕获
捕获定期任务或相关合规记录的完成日期。
事件类型
inferred
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已收到交易方批准
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表示外部方已同意条款并准备签署。这通常是一个手动更新的状态,或者如果使用了门户,也可以从门户中捕获。 | ||
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为何重要
这标志着活跃谈判阶段的结束。它是衡量“平均谈判周期”以及预测合同何时签署的关键事件。
获取方式
极有可能是根据 Contract 对象的状态变更(如变为“待签署”)推导得出的。该状态由合同负责手动更新。
捕获
捕获状态变更为“交易方已批准”或“待签署”时的时间戳。
事件类型
inferred
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