Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Gerenciamento de problemas no ServiceNow
Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Seu Template de dados de gerenciamento de problemas

Este Template oferece um modelo completo para analisar o ciclo de vida do gerenciamento de problemas de ITIL no ServiceNow. Nele, você encontra os atributos necessários para coleta, as atividades essenciais para acompanhar e orientações passo a passo para extrair os dados do seu projeto. Essa estrutura dá a você a visibilidade necessária para reduzir o tempo médio de resolução e eliminar incidentes recorrentes.
  • Atributos recomendados para análise de causa raiz
  • Principais marcos e atividades do processo
  • Orientações passo a passo para extrair dados do ServiceNow
Novidade em Event Logs? Saiba como criar um Event Log para Process Mining.

Atributos do gerenciamento de problemas

Estes são os campos de dados recomendados para incluir no Event Log e analisar de forma abrangente o processo de gerenciamento de problemas de ITIL.
5 Obrigatório 7 Recomendado 9 Opcional
Nome Descrição
Atividade
Activity
O evento ou a ação específica realizada no registro do problema.
Descrição

Representa as etapas distintas ou mudanças de status que ocorrem durante o ciclo de vida de um registro de problema. Alguns exemplos são 'Registro de problema criado', 'Causa raiz identificada' e 'Atribuído ao grupo de suporte'. Esse atributo é essencial para criar o mapa do processo e visualizar a sequência de eventos.

Por que isso importa

Define os nós do mapa do processo, permitindo visualizar o fluxo de trabalho e as variantes do processo.

Onde encontrar

Derivado das tabelas 'sys_audit' e 'sys_history_line' ou das mudanças de estado na tabela 'problem'

Exemplos
Registro de problema criadoAnálise concluídaEstado alterado para fechado
Data e hora do evento
EventTime
A data e a hora exatas em que uma atividade ocorreu.
Descrição

Registra a data e a hora específicas em que uma mudança ou ação foi registrada no sistema. Esse dado é fundamental para ordenar as atividades cronologicamente e calcular métricas de duração, como o tempo de ciclo e o tempo de atravessamento entre as etapas do processo.

Por que isso importa

Essencial para ordenar eventos e calcular todos os KPIs baseados em tempo.

Onde encontrar

Campo 'sys_created_on' do ServiceNow nas tabelas de auditoria/histórico

Exemplos
2023-10-12T08:30:00Z2023-10-12T14:45:12Z
Registro de problema
ProblemNumber
Identificador exclusivo do registro de problema.
Descrição

A chave alfanumérica exclusiva atribuída a um registro de problema específico no ServiceNow (por exemplo, PRB000123). Esse identificador funciona como referência central para vincular todas as atividades do processo, desde o registro inicial até a análise de causa raiz e o encerramento. Na análise de Process Mining, esse atributo funciona como ID do caso e permite reconstruir toda a jornada de resolução do problema.

Por que isso importa

É a chave primária para diferenciar casos únicos e agrupar eventos relacionados no grafo do processo.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'number'

Exemplos
PRB004512PRB009823PRB001122
Sistema de origem
SourceSystem
O nome do sistema de onde os dados vieram.
Descrição

Identifica a instância ou o ambiente específico do ServiceNow de onde os dados de gerenciamento de problemas foram extraídos. Isso é especialmente útil em ambientes com vários sistemas para acompanhar a linhagem dos dados e considerar particularidades de cada sistema na análise.

Por que isso importa

Indica a origem dos dados, especialmente ao combinar dados de várias ferramentas de ITSM.

Onde encontrar

Definido durante a extração (por exemplo, 'ServiceNow Production')

Exemplos
ServiceNow ProdServiceNow EMEA
Última atualização dos dados
LastDataUpdate
A data e a hora em que os dados foram extraídos ou atualizados pela última vez.
Descrição

Indica o quão atual é o conjunto de dados usado na análise. Ajuda os analistas a entender se estão consultando dados em tempo real ou um retrato histórico, o que é essencial para interpretar corretamente o status dos casos em aberto.

Por que isso importa

Ajuda os usuários a saber se os dados estão atualizados para gerar relatórios operacionais precisos.

Onde encontrar

Horário do sistema no momento da execução do ETL

Exemplos
2023-11-01T12:00:00Z
Categoria da causa raiz
RootCauseCategory
A classificação da causa raiz identificada.
Descrição

Classifica a causa subjacente do problema, como falha de software, erro humano ou falha de hardware. Esse atributo alimenta o Dashboard 'Precisão da categorização da causa raiz' e ajuda a identificar padrões de falhas sistêmicas.

Por que isso importa

Permite analisar padrões de falha para orientar melhorias estratégicas.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rca_category' ou 'u_root_cause_category'

Exemplos
Defeito de softwareErro de configuraçãoProblema com fornecedor
Contagem de incidentes relacionados
RelatedIncidentCount
O número de incidentes vinculados a este registro do problema.
Descrição

Quantifica o impacto do problema contando os incidentes associados a ele. Valores altos nesse campo, especialmente para erros conhecidos, alimentam o Dashboard 'Recorrência de erros conhecidos e incidentes'.

Por que isso importa

Mede a dimensão do impacto do problema sobre os usuários.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'related_incidents' (o nome do campo pode variar) ou contagem de registros vinculados

Exemplos
1501200
Contagem de reatribuições
ReassignmentCount
O número de vezes que o problema foi reatribuído entre grupos.
Descrição

Contador que registra quantas vezes o grupo responsável foi alterado. Esse é o dado de origem do KPI 'Contagem de reatribuições de registros de problemas' e ajuda a identificar o efeito de 'pingue-pongue', quando os chamados passam de uma equipe para outra repetidamente.

Por que isso importa

Indicador direto de atrito no processo e falta de clareza sobre a responsabilidade.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'reassignment_count'

Exemplos
0312
Estado do problema
ProblemState
O status do ciclo de vida do registro do problema.
Descrição

Indica a etapa atual do registro do problema, como Aberto, Análise de causa raiz, Correção em andamento ou Fechado. Esse atributo é essencial para filtrar e entender a composição do backlog no Dashboard 'Análise de envelhecimento de registros de problemas antigos'.

Por que isso importa

Principal indicador de status para filtrar casos abertos e fechados.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'state'

Exemplos
NovoAvaliarAnálise de causa raizResolvido
Grupo de suporte
AssignmentGroup
A equipe técnica responsável pela resolução do problema.
Descrição

Indica o grupo de suporte ou a equipe específica atualmente responsável pelo problema. Esse atributo é essencial para o Dashboard 'Análise de reatribuição do grupo de suporte', que acompanha as transferências entre equipes e ajuda a identificar silos organizacionais.

Por que isso importa

Essencial para identificar gargalos entre departamentos e analisar a eficiência das transferências.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assignment_group'

Exemplos
Operações de redeAdministradores de banco de dadosCentral de serviços
Prioridade
Priority
O nível de prioridade atribuído ao registro do problema.
Descrição

Indica a importância e a urgência do problema, geralmente calculadas com base no impacto e na urgência. Esse atributo permite segmentar a análise por criticidade e dá suporte ao Dashboard 'Monitoramento de violações de SLA e prioridades'.

Por que isso importa

Permite segmentar a performance do processo de acordo com a criticidade para o negócio.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'priority'

Exemplos
1 - Crítico2 - Alto3 - Moderado
Usuário atribuído
AssignedTo
A pessoa específica responsável por trabalhar no problema.
Descrição

Identifica o usuário atualmente responsável pelo registro do problema. A análise desse atributo ajuda a entender a distribuição da carga de trabalho, a performance individual e possíveis gargalos relacionados aos recursos.

Por que isso importa

Essencial para analisar a eficiência dos recursos e a carga de trabalho individual.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'assigned_to'

Exemplos
Alice SmithBob JonesAdministrador do sistema
Data limite do SLA
SlaDueDate
A data e a hora previstas para resolver o problema, conforme o SLA.
Descrição

Indica a data e a hora limite para resolver o problema e cumprir os acordos de nível de serviço. É a referência para o Dashboard 'Monitoramento de violações de SLA e prioridades' e para calcular as taxas de conformidade.

Por que isso importa

Referência para calcular o status de violação do SLA.

Onde encontrar

Tabela 'task_sla' do ServiceNow vinculada ao problema

Exemplos
2023-12-31T17:00:00Z
Duração pendente
PendingDuration
Tempo total em que o problema permaneceu suspenso ou pendente.
Descrição

Soma o tempo em status como 'Pendente do fornecedor' ou 'Em espera'. Essa métrica é usada na 'Análise de status pendente e tempo de espera' para separar o tempo de processamento interno dos atrasos externos.

Por que isso importa

Diferencia a ineficiência da equipe das dependências externas.

Onde encontrar

Calculado como a soma da duração dos intervalos em que o estado é Pendente/Em espera

Exemplos
5 dias0 minutos
É um erro conhecido
IsKnownError
Indicador que mostra se o problema está classificado como erro conhecido.
Descrição

Identifica se o registro do problema foi convertido em erro conhecido ou marcado como tal. Isso é essencial para a análise 'Recorrência de erros conhecidos e incidentes', que avalia a eficácia do processo de gestão do conhecimento.

Por que isso importa

Diferencia investigações em andamento de defeitos aceitos que já têm soluções alternativas.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'known_error'

Exemplos
truefalse
Item de configuração
ConfigurationItem
O ativo ou serviço específico afetado pelo problema.
Descrição

Identifica o item de configuração (CI) vinculado ao registro do problema. A análise desse atributo ajuda a relacionar problemas a hardwares, softwares ou serviços específicos e dá suporte ao Dashboard 'Precisão da categorização da causa raiz'.

Por que isso importa

Relaciona problemas do processo a ativos físicos ou lógicos específicos.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'cmdb_ci'

Exemplos
Servidor SAP ERP 01Serviço de e-mail ExchangeOracle DB Prod
Número da solicitação de mudança
ChangeRequestNumber
O identificador da solicitação de mudança aberta para corrigir o problema.
Descrição

Vincula o registro do problema a um registro de Gerenciamento de mudanças (RFC). Essa conexão é essencial para o Dashboard 'Eficiência da transição de solicitações de mudança', que mede a rapidez da transferência entre o diagnóstico do problema e a execução da mudança na infraestrutura.

Por que isso importa

Acompanha a transição do gerenciamento de problemas para o gerenciamento de mudanças.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'rfc'

Exemplos
CHG003001CHG004552
Resultado da PIR
PostImplementationReviewResult
O resultado ou status de conclusão da Revisão pós-implementação.
Descrição

Armazena o resultado ou status da PIR (por exemplo, Concluída, Não necessária ou Pendente). Esse atributo é necessário para o Dashboard 'Conformidade da revisão pós-implementação', que ajuda a garantir que problemas graves sejam revisados.

Por que isso importa

Métrica de controle de qualidade que garante o aprendizado com incidentes graves.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'pir_state' ou campo personalizado semelhante

Exemplos
ConcluídaDispensadaPendente
Serviço de negócio
BusinessService
O serviço de negócio de alto nível afetado pelo problema.
Descrição

Representa o serviço voltado ao negócio (por exemplo, 'Serviço de folha de pagamento' ou 'Portal do cliente'), e não o componente técnico. Isso oferece uma visão centrada no negócio para os relatórios destinados às partes interessadas.

Por que isso importa

Relaciona problemas técnicos aos fluxos de valor do negócio.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'business_service'

Exemplos
Banco on-lineE-mail interno
Solução alternativa publicada
WorkaroundPublished
Indica se uma solução alternativa foi documentada e compartilhada.
Descrição

Indicador booleano ou de status que mostra se uma correção temporária foi identificada e publicada na Base de conhecimento ou no Banco de dados de erros conhecidos. Esse atributo dá suporte ao Dashboard 'Performance de publicação de soluções alternativas'.

Por que isso importa

Essencial para medir a rapidez com que o impacto no negócio é reduzido antes da correção definitiva.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'work_around' (presença de texto) ou status específico

Exemplos
truefalse
Tempo de elaboração da solução
SolutionDraftingTime
Tempo entre a identificação da causa raiz e a proposta de uma solução.
Descrição

Acompanha a duração da etapa de elaboração da correção, iniciada após a identificação da causa. Dá suporte ao Dashboard 'Elaboração da solução e aplicação da correção'.

Por que isso importa

Isola a performance da etapa de elaboração da correção.

Onde encontrar

Calculado como a data e a hora de 'Solução proposta elaborada' menos as de 'Causa raiz identificada'

Exemplos
2 dias4 horas
Obrigatório Recomendado Opcional

Atividades do gerenciamento de problemas

Estas são as principais etapas e os marcos do ciclo de vida que você deve registrar no Event Log para descobrir com precisão os fluxos de trabalho de gerenciamento de problemas.
8 Recomendado 6 Opcional
Atividade Descrição
Atribuído ao grupo de suporte
Encaminhamento do registro de problema a uma equipe técnica específica para investigação. Essa atividade acompanha o fluxo de responsabilidade e é essencial para analisar as transferências.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard de análise de reatribuições a grupos de suporte, que identifica o vai e vem e os gargalos entre equipes.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' ou 'sys_history_line' do ServiceNow, que registra mudanças no campo 'assignment_group'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Causa raiz identificada
Momento em que os códigos de 'Root Cause' são preenchidos ou o estado muda para 'Fix in Progress'. Indica que o problema foi diagnosticado com sucesso.
Por que isso importa

Calcula o tempo médio até a identificação da causa raiz e dá suporte ao Dashboard de tempo de ciclo da investigação de causa raiz. É um marco importante do processo.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, que registra mudanças no campo de categoria 'root_cause' ou a transição para o estado 'Fix in Progress'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Correção definitiva aplicada
Momento em que o problema é marcado como Resolved, geralmente após o encerramento da solicitação de mudança associada. Indica que o trabalho técnico foi concluído.
Por que isso importa

Determina o fim do ciclo de correção ativa. É usado para calcular o tempo total de resolução em relação ao SLA.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, campo 'state' alterado para 'Resolved' (geralmente, valor 106).

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Investigação iniciada
Mudança do estado do registro de problema de 'New' para 'Assess' ou 'Root Cause Analysis'. Indica que um analista começou a trabalhar ativamente no problema.
Por que isso importa

Marca o fim da espera inicial na fila e o início da etapa de investigação ativa, apoiando a análise de estados pendentes.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, que registra mudanças no campo 'state' (por exemplo, alteração para 102 ou 103, conforme a configuração).

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Registro de problema criado
Criação inicial de um registro de problema no sistema ServiceNow. Esse evento marca o início do ciclo de vida do gerenciamento de problemas e define a data e hora de referência para as métricas de envelhecimento.
Por que isso importa

Define o horário de início para todos os cálculos de tempo de ciclo e as medições de SLA. É a principal referência para identificar o volume de novas investigações de problemas.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'sys_created_on'.

Coleta

Registrado quando a transação New Record é executada

Tipo de evento explicit
Registro de problema encerrado
Evento final do ciclo de vida, quando o registro se torna inativo. Não se espera que haja mais trabalho.
Por que isso importa

Ponto final definitivo da instância do processo. Necessário para calcular o tempo total de ciclo.

Onde encontrar

Tabela 'problem' do ServiceNow, campo 'closed_at' ou campo 'state' alterado para 'Closed'.

Coleta

Registrado quando a transação Close Problem é executada

Tipo de evento explicit
Solicitação de mudança iniciada
Associação de uma solicitação de mudança (RFC) ao registro de problema. Marca a transferência do Problem Management para o Change Management para implementação.
Por que isso importa

Essencial para o Dashboard de eficiência da transição para solicitações de mudança. Identifica atrasos entre a definição da correção e o início do processo de mudança.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, que registra o preenchimento do campo de referência 'rfc' na tabela 'problem'.

Coleta

Registrado quando a transação Create Normal Change é executada

Tipo de evento explicit
Solução alternativa identificada
Preenchimento do campo 'Workaround' no registro de problema. Marca o momento em que o analista documenta uma solução temporária.
Por que isso importa

Dá suporte ao Dashboard de desempenho da publicação de soluções alternativas, registrando quando a solução técnica foi identificada pela primeira vez.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, em que 'fieldname' é 'workaround'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Avaliação rejeitada
O registro de problema retorna a um estado anterior ou é cancelado durante a etapa de avaliação por não representar um problema válido.
Por que isso importa

Identifica desperdícios no processo causados por incidentes classificados incorretamente como problemas.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, campo 'state' alterado de 'Assess' para 'Closed/Cancelled' ou 'New'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Estado alterado para Fix in Progress
O registro passa para um estado que indica que uma correção está sendo desenvolvida ou implantada, muitas vezes aguardando o Change Management.
Por que isso importa

Diferencia o tempo de investigação ativa do tempo de espera por uma mudança, aprimorando a análise de gargalos.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, campo 'state' alterado para 'Fix in Progress' (geralmente, valor 104).

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Resolução verificada
Etapa de validação que confirma a eficácia da resolução. Pode ser um estado específico ou uma caixa de seleção, dependendo da maturidade do processo.
Por que isso importa

Garante o controle de qualidade antes do encerramento. Ignorar essa etapa permite analisar desvios do processo.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow. Pode ser uma mudança de estado (Resolved -> Closed) ou um campo específico, 'u_resolution_verified', se estiver configurado.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Revisão pós-implementação concluída
Conclusão da tarefa PIR ou ativação de um indicador PIR. Confirma que foi feita uma análise retrospectiva de problemas importantes.
Por que isso importa

Dá suporte direto ao Dashboard de conformidade das revisões pós-implementação. A ausência dessa atividade em problemas de alta prioridade indica falha de conformidade.

Onde encontrar

Encerramento de um registro do tipo PIR na tabela 'problem_task' do ServiceNow ou mudança no campo 'pir_state' da tabela 'problem'.

Coleta

Derivado da comparação entre os campos X e Y

Tipo de evento inferred
Solução alternativa publicada
Execução da ação 'Communicate Workaround', que envia a solução alternativa aos incidentes relacionados ou cria um artigo de erro conhecido. É diferente de simplesmente preencher o campo com a solução.
Por que isso importa

Essencial para medir a rapidez do compartilhamento de conhecimento. Atrasos nessa etapa afetam diretamente o volume de incidentes recorrentes.

Onde encontrar

Tabela 'sys_journal_field' do ServiceNow ou logs específicos de ações da interface. Também pode ser inferido quando um registro 'kb_knowledge' do tipo 'Known Error' é criado.

Coleta

Registrado quando a transação Communicate Workaround é executada

Tipo de evento explicit
Solução proposta elaborada
Preenchimento dos campos 'Fix Notes' ou 'Resolution Code'. Indica que o analista passou da compreensão da causa para a elaboração da solução definitiva.
Por que isso importa

Dá suporte ao Dashboard de elaboração da solução e aplicação da correção, isolando a duração da etapa de planejamento.

Onde encontrar

Tabela 'sys_audit' do ServiceNow, que registra atualizações no campo 'fix_notes'.

Coleta

Compare o campo de status antes e depois

Tipo de evento inferred
Recomendado Opcional

Guias de extração

Como extrair seus dados do gerenciamento de problemas no ServiceNow

Pronto para começar?

Baixe o Template completo e comece hoje a transformar os dados de gerenciamento de problemas em insights acionáveis. Nossa equipe pode ajudar você em cada etapa da jornada de Process Mining.

Otimize agora o gerenciamento de problemas para resolver casos mais rápido

Reduza em 30% o tempo de ciclo das investigações com Process Mining

Comece o teste grátis

Não é necessário cartão de crédito. Configure em poucos minutos.