> 持续流程改进 > 应付账款发票处理 > Sage Intacct > 数据模板

数据模板：应付账款发票处理

Sage Intacct

← 返回改进指南

应付账款发票处理属性 (25) 应付账款发票处理活动 (14) 提取指南 (3)

您的应付账款发票处理数据模板

此模板为收集分析应付账款发票处理所需的数据提供了清晰的框架。它概述了您需要从系统中提取的基本属性和活动。使用本指南可简化您的数据准备，并高效启动您的流程挖掘之旅。

建议收集的属性
关键跟踪活动
提取指南

不熟悉事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

下载模板

应付账款发票处理属性

这些是建议您包含在事件日志中的数据字段，以便全面分析您的应付账款发票处理流程。

5 必填 9 推荐 11 可选

	名称	描述
	发票 InvoiceNumber	每张供应商发票的唯一标识符，作为跟踪其从接收到支付旅程的主要案例ID。
描述发票号码是应付账款分析的核心，它唯一标识了每张已处理的发票。它将验证、审批和支付等所有相关活动关联成一个连贯的流程实例。在 Process Mining 中，此属性可用于端到端地重建每张发票的生命周期。通过它，我们可以分析流程流、识别特定发票的瓶颈，并计算总周期时间等案例级指标。所有其他属性都为这张特定发票号码的旅程提供了上下文信息。为何重要这是关键的案例 ID，它将单个发票的所有流程步骤连接起来，从而可以分析端到端处理时间和路径。获取方式这通常是 Sage Intacct 中 AP Bill 或供应商发票对象内的 'Bill No.' 或 'Invoice #' 字段。示例 INV-2023-001237854-AXBSI-990432
	上次数据更新 LastDataUpdate	指示此记录数据上次从源系统刷新或提取的 timestamp。
描述此属性提供了最近一次数据提取的时间戳。它对于理解所分析数据的时效性以及管理数据刷新周期至关重要。在 dashboards 和 reports 中，此信息让用户了解洞察的及时性。例如，如果上次更新是一周前，那么得出的任何结论都必须考虑到最新的流程活动尚未包含在内。它是数据治理和维护分析信任度的关键字段。为何重要表示数据的时效性，使用户能够了解流程分析的当前状态，以及何时需要进行下一次数据刷新。获取方式此时间戳在数据提取、转换和加载 (ETL) 过程中生成并添加到每一行。示例 2023-11-20T04:00:00Z2023-11-21T04:00:00Z
	开始时间 EventTime	特定活动或流程步骤发生的精确日期和时间。
描述事件时间，也称为时间戳，记录了活动发生的精确时刻。这种按时间顺序排列的数据对于正确排序事件以及计算流程中不同步骤之间的时间至关重要。在流程挖掘分析中，时间戳用于按时间顺序构建流程图、计算活动间的周期时间，并分析流程随时间的绩效。它能够识别延迟何时发生（例如在周末或工作时间之后），并且是所有基于时间的关键绩效指标 (KPI) 的基础。为何重要此时间戳对于按时间顺序排列事件以及计算所有基于持续时间的指标（例如周期时间和等待时间）至关重要。获取方式此信息来源于 Sage Intacct 对象中的各种日期字段，例如“AP Bill”上的“Creation Date”、“Approval Date”，或“AP Payment”上的“Payment Date”。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-05T09:15:00Z
	活动 ActivityName	已发生的特定流程步骤或事件的名称，例如“发票已批准”或“支付已执行”。
描述 “活动名称”描述了应付账款流程中的单个 step。这些 activities 构成了每张发票的流程 flow 事件序列。分析这些 activities 的序列是 Process Mining 的核心。它能发现实际的 process map，识别与标准程序的偏差，并分析返工循环（例如，“发现差异”之后是“解决差异”）。活动的频率和顺序对于理解流程效率至关重要。为何重要此属性定义了流程图中的步骤，这对于可视化流程流、识别瓶颈和分析偏差至关重要。获取方式此属性源自 Sage Intacct 中与 AP Bills 和 Payments 相关的系统事件、状态变更或审计跟踪记录。示例发票已接收发票已审批付款已安排付款已执行
	源系统 SourceSystem	提取数据的系统，通常是标识ERP或会计软件的静态值。
描述此属性用于识别流程数据的来源。在多系统环境中，它有助于区分数据源，确保数据血缘清晰可溯。对于此视图，其值将始终为 'Sage Intacct'。尽管在单一系统分析中，这通常是一个静态值，但它对于数据治理以及未来可能整合多系统数据的项目至关重要。它确认了分析所依据的数据来自预期的源头。为何重要通过明确数据来源确保数据溯源，这对于数据治理和多系统环境至关重要。获取方式这通常是在数据提取和转换过程中添加的一个静态值。示例 Sage Intacct
	付款状态 PaymentStatus	与发票相关的付款 transaction 的当前状态。
描述支付状态描述的是支付本身的状况，与发票状态有所区别。可能的值包括“已安排”、“进行中”、“已支付”、“已结清”或“失败”。此属性是“支付状态与错误监控”dashboard 的核心。它使财务团队能够跟踪支付批次的成功情况，快速识别并解决失败的支付，并监控潜在的重复支付。了解在每种支付状态所花费的时间，有助于优化支付执行流程，提高现金流的可预测性。为何重要追踪最终支付步骤的成功与状态，有助于快速识别并解决支付错误或延迟。获取方式此信息可在 Sage Intacct 的 AP Payment 或 Bill Payment 对象上找到。示例已计划已发送至银行已清算已作废
	供应商名称 VendorName	提交发票的供应商或厂商的法定名称。
描述供应商名称标识了与发票关联的供应商。此属性对于分析应付账款流程中供应商的特定行为和绩效至关重要。此维度可用于筛选流程图，以查看特定供应商的发票是如何处理的。它对于“供应商绩效与处理时间”dashboard 和“供应商周期时间差异”KPI 至关重要，有助于识别哪些供应商的发票处理迅速，哪些供应商的发票持续面临延迟或差异，从而发现供应商协作和流程标准化的机会。为何重要支持按供应商对流程差异和绩效进行分析，有助于识别特定供应商的瓶颈或发票质量问题。获取方式此信息位于 Sage Intacct 的 '供应商' 对象中，并与 AP Bill 关联。示例 Staples Inc.Office Depot全球技术服务Creative Solutions LLC
	到期日 DueDate	根据付款条款，发票的到期付款日期。
描述 “到期日”是结算发票的合同约定日期。此日期由发票日期和与供应商协商的付款条款（例如，Net 30）决定。此 attribute 对于监控按时付款绩效和财务规划至关重要。它在“付款合规性与政策遵循” dashboard 中用于标记逾期付款。它对于计算“早付折扣获取率”KPI 也至关重要，因为它作为衡量早付的基准。为何重要此日期对于分析准时付款率、管理现金流以及识别获取早期付款折扣的机会至关重要。获取方式这是 Sage Intacct 中 AP Bill 对象上的 'Due Date' 字段。它可以手动输入，或根据付款条款自动计算。示例 2023-11-152023-12-302024-01-10
	发票状态 InvoiceStatus	发票在应付账款 workflow 中的当前处理状态。
描述发票状态指示发票在其生命周期中的当前位置，例如“草稿”、“待审批”、“已批准”或“已支付”。这提供了发票处理进度的即时快照。此属性对于“发票吞吐量与交易量趋势”dashboard 至关重要，它能展示在任一时间点不同状态的发票分布情况。这有助于运营经理监控工作量、识别发票积压的瓶颈点，并预测完成时间。跟踪状态随时间的变化是为 Process Mining 生成活动日志的常用方法。为何重要提供发票当前状态的快照，这对于监控工作量和识别发票卡滞的环节至关重要。获取方式这通常是 Sage Intacct 中 AP Bill 对象上的 'State' 或 'Status' 字段。示例草稿已提交已批准已付款
	发票金额 InvoiceAmount	发票的总货币价值。
描述发票金额指供应商提交发票的总财务价值。这是财务分析的关键属性，有助于理解发票价值如何影响其处理流程。在分析中，发票金额常用于将发票划分为不同价值区间（例如：低、中、高价值），以观察高价值发票是否遵循不同的审批路径或耗时更长。它也是“支付政策合规率”KPI的关键组成部分，因为审批限额通常以此金额为依据。通过关注高价值交易，有助于优先推进流程改进工作。为何重要支持基于价值的分析，例如识别高价值发票是否遵循不同路径或耗时更长，并且是检查审批限额合规性的关键。获取方式这是 Sage Intacct 中 AP Bill 对象上的 'Amount' 或 'Transaction Amount' 字段。示例 150.755000.0025000.50
	成本中心 CostCenter	发票费用被分配到的特定部门或业务单元。
描述成本中心是一个组织维度，表明业务的哪个部门负责发票上的费用。它用于预算编制、成本分摊和财务报告。在 Process Mining 中，此 attribute 对于“成本中心处理不一致” dashboard 至关重要。它允许比较不同成本中心的 cycle time 和返工率等关键指标。识别高绩效成本中心可以发现可共享的最佳实践，而表现不佳的成本中心可能需要有针对性的流程改进或培训。这是“成本中心 cycle time 差异”KPI 的主要 attribute。为何重要方便跨业务部门进行绩效对比，发现不一致之处并找出流程标准化的机会。获取方式这是 Sage Intacct 中 AP Bill 行项目上可用的标准维度，通常标记为 'Department' 或成本中心的自定义维度。示例销售 - 美国市场营销IT基础设施研发
	用户名 UserName	对发票执行特定活动的员工或用户的姓名。
描述用户名标识了流程中某个事件（如数据录入、验证或审批）的负责人。它提供了问责机制，并有助于分析个人资源或团队的绩效。此属性对于“发票审批周期时间分析”dashboard 至关重要，因为它可以用来查看某些审批人是否持续审批缓慢。它还可以识别表现最佳的用户或可能需要额外培训的用户。通过按用户分析活动，有助于资源管理和理解工作量分配。为何重要追踪哪个用户执行了操作，这对于分析审批人绩效、工作量分配以及识别培训需求至关重要。获取方式此信息记录在 Sage Intacct 中 AP Bill 和 AP Payment 对象的审计跟踪或历史日志中，并与状态变更或修改相关联。示例爱丽丝·约翰逊鲍勃·威廉姆斯system.user
	过账日期 PostingDate	发票 transaction 过账到总账 (GL) 的日期。
描述过账日期是与发票相关的财务交易正式记录在公司账簿（总账）中的日期。此日期对会计和财务报告至关重要，因为它决定了费用被确认的会计期间。在流程分析中，从接收发票到其过账日期之间的时间滞后，可以揭示验证和审批阶段的效率低下问题。它是“发票过账到总账”活动的关键里程碑，常用于衡量“入账到支付”的周期时间。分析过账日期有助于确保及时进行财务结账和准确的报告。为何重要表示发票何时在财务系统中正式记录，这对于衡量会计周期时间并确保及时财务报告至关重要。获取方式这是 Sage Intacct 中 AP Bill 对象上的 'Posting Date' 字段。示例 2023-10-282023-11-022023-11-10
	采购订单号 PurchaseOrderNumber	与发票关联的采购订单 (PO) 标识符（如果适用）。
描述采购订单号码将发票与预先批准的采购请求关联起来。发票可以是有采购订单（PO）支持的，也可以是无PO的。PO号码的存在通常能实现更自动化的匹配流程（两方或三方匹配）。此属性是分析“采购订单匹配”活动及相关差异的基础。它允许将流程细分为有PO和无PO发票，以比较它们的周期时间和自动化率。如果带有PO的发票出现高差异率，可能表明采购订单创建或收货流程存在问题。为何重要区分有采购订单（PO）支持的发票和无 PO 发票，这两者通常遵循不同的处理路径，并具有不同的自动化潜力。获取方式此字段可在 Sage Intacct 的 AP Bill 对象上找到，用于将账单链接到现有的采购订单。示例 PO-004581PO-005123不适用
	供应商ID VendorId	供应商或厂商的唯一系统标识符。
描述供应商ID是每个供应商记录的唯一系统生成标识符。与有时可能不一致的供应商名称不同，供应商ID提供了一个稳定的键，用于关联数据和执行分析。虽然供应商名称对 dashboard 更友好，但供应商ID在技术上对于聚合和筛选更为可靠，尤其是在供应商名称可能存在细微差别（例如“Staples Inc.”与“Staples”）的情况下。它确保特定供应商的所有交易都能正确地分组在一起，从而实现准确的绩效分析。为何重要为供应商提供一个稳定且唯一的键，确保供应商相关数据准确聚合，即使供应商名称存在差异。获取方式这是 Sage Intacct 中供应商对象上的 'Vendor ID' 字段。示例 V1001V1002V2304
	发票处理周期 InvoiceCycleTime	从发票首次接收到其支付完全结清所花费的总时间。
描述发票处理周期衡量单张发票应付账款流程的端到端时长，由'Payment Cleared'与'Invoice Received'时间戳之差计算。此KPI提供流程效率宏观视图；长周期常预示系统瓶颈、复杂审批或高返工率。分析它有助于设定基准、衡量改进效果，是'Invoice End-to-End Process Flow'分析的核心KPI。为何重要这是衡量整体流程效率的关键 KPI。降低此项指标可改善供应商关系，并实现更好的现金流管理。获取方式此指标在流程挖掘工具中计算得出，方法是：将每个案例中最后一个事件的开始时间减去第一个事件的开始时间。示例 15天4小时32天1小时8天12小时
	发票日期 InvoiceDate	供应商开具发票的日期。
描述发票日期，也称为账单日期，是供应商在发票上注明的日期。它标志着付款期限的正式开始（例如，“Net 30”付款倒计时的起点）。此属性是衡量发票录入系统（即“发票接收”活动）所需时间的基准，这一指标通常被称为“发票滞后时间”。对应付账款（AP）部门而言，减少发票滞后时间是提高流程可见性和现金流预测能力的关键目标。它也是许多财务计算的基础日期。为何重要代表从供应商视角来看的起始点，用于计算发票接收延迟时间并确定付款到期日。获取方式这是 Sage Intacct 中 AP Bill 对象上的 'Bill Date' 或 'Date' 字段。示例 2023-10-152023-10-202023-11-01
	审批周期时间 ApprovalCycleTime	从发票送审到最终批准所花费的时间。
描述审批周期时间专门衡量流程中审批阶段的持续时长。它通过计算“发票已批准”时间戳与“已路由待审批”时间戳之间的差值来得出。该指标是“发票审批周期时间分析”仪表盘的重点。它有助于精确查明审批工作流程中的瓶颈，无论这些瓶颈是由特定审批人、部门还是发票类型引起。缩短此周期时间通常是一个关键目标，因为它直接影响获取提前付款折扣和确保按时付款的能力。为何重要衡量审批 workflow 的效率，有助于找出审批缓慢的人员或瓶颈，避免付款延迟和错失折扣优惠。获取方式此指标在流程挖掘工具中计算得出，方法是：将 'Invoice Approved' 活动的时间戳减去 'Routed For Approval' 活动的时间戳。示例 2天3小时7天1小时10小时30分钟
	差异原因 DiscrepancyReason	描述发票差异原因的代码或文本，例如价格或数量不匹配。
描述 “差异原因”在发票未能通过 validation 或采购订单 (PO) 匹配时提供上下文。它解释了发票被标记为需要手动 review 的原因，常见原因包括价格差异、数量不匹配或信息缺失。此 attribute 是“差异解决时间与返工” dashboard 的核心。通过分析最常见的差异原因，公司可以识别根本原因——无论是与特定 vendors、items，还是内部 data entry 错误相关。这种 insight 对于推动有针对性的流程改进至关重要，例如更新 master data 或改善与 vendors 的沟通。为何重要解释返工和延迟的根本原因，从而实现有针对性的改进，以减少异常情况并提高直通处理率。获取方式此信息可能存储在自定义字段、备注字段中，或源自 Sage Intacct 或集成 OCR/capture 解决方案中的特定异常状态。示例价格不符数量不符无效的采购订单号重复发票
	折扣日期 EarlyPaymentDiscountDate	为获得早期付款折扣，支付发票的截止日期。
描述此属性指发票需在此日期前支付才能享受供应商提供折扣的截止日期。它是根据发票日期和折扣条款（例如，对于 '2/10, Net 30' 条款，则为发票日期后的 10 天）计算得出。此日期是 AP 流程中一项重要的内部 SLA。'Early Payment Discount Capture Rate' dashboard 使用此日期来判断付款是否及时以获得折扣。监控付款与此截止日期之间的临近程度，可以揭示审批和付款安排阶段可能存在的瓶颈。为何重要作为应付账款团队的关键截止日期；按时完成直接为公司带来成本节约。获取方式此日期是根据 Sage Intacct 中 AP Bill 记录上的 'Bill Date' 和 '付款条款' 计算得出的。示例 2023-10-252023-11-102023-11-30
	折扣金额 EarlyPaymentDiscountAmount	如果在标准到期日前支付发票，可获得的潜在现金折扣金额。
描述此属性表示供应商根据付款条款提供的早期付款折扣金额（例如，'2/10, Net 30' 意味着在 10 天内支付可获得 2% 的折扣）。此金额对于 'Early Payment Discount Capture Rate' KPI 和 dashboard 至关重要。它量化了每张 invoice 的潜在节约机会，使财务团队能够优先处理能带来最大折扣的付款。分析总潜在折扣金额与实际获得金额的对比，可以凸显流程低效造成的财务影响。为何重要量化提前付款带来的潜在节约成本，有助于优先处理发票并衡量应付账款流程效率的财务影响。获取方式此值通常是根据 Sage Intacct 中 AP Bill 上的 '付款条款' 和 'Invoice Amount' 字段计算得出的。示例 10.0050.25250.00
	是否存在返工 IsRework	一个布尔型标志，如果发票进行了返工处理（例如差异解决），其值则为真。
描述此计算属性用于标记经历过一次或多次返工周期的发票。当某个流程步骤因错误或异常（例如，'Discrepancy Found' 事件后紧跟着 'Discrepancy Resolved' 事件）而必须重复时，就会发生返工。此标记用于计算 'Invoice Rework Rate' KPI，并过滤流程图以专门分析返工路径。了解哪些发票需要返工以及原因，对于识别流程效率低下的根本原因至关重要，例如供应商提供的数据质量差或主数据不正确。为何重要标记出那些需要额外、计划外工作的发票，有助于量化流程低效，并识别异常的根本原因。获取方式此布尔标记由流程挖掘工具计算得出，方法是检查案例的事件序列中是否存在特定的返工活动（例如，'Discrepancy Resolved'）。示例 truefalse
	是否直通处理 IsStraightThrough	一个布尔型标志，如果发票在处理过程中无需任何人工干预或返工，其值则为真。
描述此属性用于识别那些从接收到支付安排，完全自动化处理的发票，期间无任何人工干预或异常处理。它通常与“是否返工”标志相反。此标志用于计算“发票直通处理率”KPI，这是衡量自动化和流程效率的关键指标。高直通率表明应付账款（AP）流程成熟且管控良好。分析那些未能直通处理的发票特征，有助于识别实现全面自动化的剩余障碍。为何重要识别完全自动化的发票，有助于衡量自动化举措的成功，并找出进一步改进的机会。获取方式此标记在流程挖掘工具中计算得出，通常是 'IsRework' 标记的反向，或者通过定义“理想路径”的活动序列来确定。示例 truefalse
	货币 Currency	发票金额所使用的货币。
描述 “货币” attribute 指定了发票金额的货币单位（例如，美元、欧元、英镑）。这对于处理多种货币发票的跨国组织尤为重要。在分析中，它对于准确的财务报告以及将金额转换为通用货币进行比较至关重要。按货币筛选还可以揭示特定货币的发票是否面临更长的处理时间，这可能由于不同的银行法规或审批 processes 所致。它为所有货币值提供了必要的上下文。为何重要为所有货币价值提供必要背景信息，确保财务分析准确，尤其是在跨国企业中。获取方式这是 AP Bill 对象上的 'Currency' 字段，如果启用了多币种，通常会从 Sage Intacct 的供应商记录中继承。示例 USD欧元英镑
	部门 Department	与发票关联的内部部门名称，通常用于审批和成本分配。
描述部门是一个组织 attribute，用于将发票分配给公司内部的特定职能领域，例如“市场营销”或“信息技术”。它通常用于将审批路由给正确的部门负责人或经理。类似于成本中心，此维度允许对业务的不同部分进行绩效分析。它可以用于比较不同部门的审批时间或返工率，突出显示哪些 processes 运行顺畅，哪些不顺畅。此分析支持在整个组织内标准化应付账款 (AP) 流程的努力。为何重要允许比较业务不同职能领域之间的流程绩效，支持标准化工作。获取方式这是 Sage Intacct 中的一个标准维度，可分配给诸如 AP Bills 之类的事务。示例市场营销销售IT财务

必填推荐可选

应付账款发票处理活动

这些是您在事件日志中应捕获的关键流程步骤和里程碑，以便准确发现和分析您的发票 workflow。

7 推荐 7 可选

	活动	描述
	付款已执行	标志着付款交易的执行，即资金支付给供应商。这是一个明确的事件，具有特定的交易日期。
为何重要衡量付款合规性和提前付款折扣捕获率的关键里程碑。从审批到此事件的时间显示了付款处理效率。获取方式信息来源于与“AP Bill”关联的“AP Payment”对象。该对象会记录“Payment Date”或交易执行时间戳。捕获使用关联应付账款付款记录中的“付款日期”字段。事件类型 explicit
	付款已清算	这是最后一步，确认付款已通过银行清算且 transaction 已对账。这通常在 Sage Intacct 的现金管理模块中的银行对账流程中进行捕获。
为何重要此事件标志着发票生命周期真正的结束。完整的端到端周期时间测量至此，提供了现金流出的全貌。获取方式从现金管理模块中与'AP Payment'交易相关的'Clearing Date'或'Reconciliation Date'推断得出。捕获使用与支付交易关联的银行对账记录中的清算日期。事件类型 inferred
	发票已审批	这表明发票已得到指定授权方的批准，并已准备好进行付款过账。这是 Sage Intacct 审批历史或审计追踪中明确记录的 event。
为何重要这是一个标志着审批周期结束的关键里程碑。此步骤前的延迟表明存在审批瓶颈，而快速审批则是获取提前付款折扣的关键。获取方式直接从与“AP Bill”对象关联的审批历史日志中捕获。其中通常会记录时间戳和审批人信息。捕获使用发票审批历史中最终审批记录的时间戳。事件类型 explicit
	发票已接收	标志着发票通过人工或自动化捕获解决方案录入Sage Intacct时流程的开始。此事件通常从AP Bill记录的创建时间戳推断。
为何重要这确定了所有周期时间计算的起始点，对于衡量整体流程效率和发票吞吐量至关重要。获取方式从'AP Bill' (APBILL) 对象的'Created Date'时间戳推断得出。这是该流程最可靠的开始事件。捕获使用应付账款账单记录的创建时间戳。事件类型 inferred
	发票已过账至总账	标志着已审批发票正式过账至总账的交易，从而产生财务负债。这是Sage Intacct中一个明确的核心会计事件。
为何重要这是一个关键的财务里程碑，使发票成为公司的正式负债，为付款做好准备，并影响财务报表。获取方式这是一个明确的事务。过账日期直接存储在 'AP Bill' 对象或相关的 'GL Entry' 记录中。捕获使用应付账款账单的“过账日期”或相关总账交易的创建日期。事件类型 explicit
	已提交审批	此步骤表示将经过验证和匹配的发票提交至审批 workflow。当发票被提交审批时，Sage Intacct 会记录此操作并触发通知。
为何重要这标志着审批周期的开始。跟踪此事件对于分析 Average Invoice Approval Time KPI 和识别延迟至关重要。获取方式当“AP Bill”状态变更为“Submitted for Approval”时，此信息会从审计追踪或交易日志中捕获。这通常是一个明确的事件。捕获当发票提交至审批引擎时，使用审计日志中的时间戳。事件类型 explicit
	采购订单已匹配	确认发票的详细信息（例如数量和价格）已成功与相应的采购订单匹配。当用户将采购订单与“AP Bill”关联时，此信息通常会被明确捕获。
为何重要对于有采购订单支持的发票来说，这是一个关键步骤。匹配失败或耗时过长表明可能存在差异，并且是瓶颈的常见来源。获取方式当用户执行“Match”操作或将“Purchase Order”与“AP Bill”对象关联时，此信息会通过交易日志或审计追踪进行捕获。捕获识别将采购订单链接到应付账单的事件日志条目。事件类型 explicit
	付款已安排	此步骤指已批准并过账的发票被选入某个付款批次。当发票被添加到“应付账款付款请求”或类似批次对象时，即可推断出此操作。
为何重要连接了审批与实际付款执行之间的环节。分析此处的耗时有助于了解现金流管理和付款计划的效率。获取方式从包含'AP Bill'的'AP Payment'对象的创建日期推断。账单状态也可能更新为'Scheduled for Payment'。捕获使用应付账款账单与已计划（但尚未执行）的支付批次关联时的时间戳。事件类型 inferred
	发现差异	表示在验证或匹配过程中发现了不匹配项，例如价格或数量差异。当发票处于“暂停”或“异常”状态时，通常会推断出此事件。
为何重要精确定位返工环节的起点。分析差异的频率和类型，是提高“发票返工率”KPI 的关键。获取方式从“应付账单”对象的状态变更为“暂停”、“异常”或“差异”等状态中推断得出。审计追踪也可能显示匹配失败尝试。捕获跟踪 AP Bill 对象上状态变更为异常相关状态的时间戳。事件类型 inferred
	发票已取消	代表取消或作废应付账单，提前终止流程。这是一项在系统审计追踪中明确记录的操作，有效解除责任。
为何重要识别流程中的终止性异常。高取消率可能表明存在重复发票或初始数据录入错误的问题。获取方式当用户作废或取消“AP Bill”时，此事件会被明确捕获。相关操作的时间戳会记录在审计追踪中，或通过“Void”或“Cancelled”状态来反映。捕获使用“作废”交易或应付账款账单对象上状态变更为“已取消”的时间戳。事件类型 explicit
	发票已驳回	表示审批人已拒绝发票，通常需要对其进行修正并重新提交。这是审批历史日志中捕获的一个明确事件。
为何重要突出显示审批流程中的返工循环。高驳回率可能预示着上游数据准确性或政策不合规方面的问题。获取方式明确从与“应付账单”对象关联的审批历史日志中捕获，这些日志记录了“拒绝”或“驳回”操作。捕获使用发票审批历史中“拒绝”或“驳回”记录的时间戳。事件类型 explicit
	发票数据已验证	此步骤表示发票数据根据业务规则（例如正确的供应商信息和必填字段）成功通过验证。通常，当应付账单记录保存或提交时未触发任何验证错误，即可推断出此操作。
为何重要追踪初始数据质量检查。此环节的延迟可能表明数据捕获准确性或供应商合规性存在问题，从而影响直通式处理率。获取方式从'AP Bill'记录从'Draft'状态更新为'Submitted'状态的时间戳推断。请检查'AP Bill'对象上的'State'或'Status'字段。捕获跟踪 AP Bill 对象上从 'Draft' 变为 'Submitted' 的状态变更时间戳。事件类型 inferred
	差异已解决	标志着先前识别的差异已解决，允许发票继续处理。这可以从发票状态从'On Hold'恢复正常处理状态时推断。
为何重要衡量从“发现差异”到“解决差异”的时间，这对于“差异解决周期时间”KPI 至关重要。获取方式从“应付账单”对象的状态从异常状态（例如“暂停”）变更为活跃状态（例如“已提交”、“待审批”）中推断得出。捕获跟踪从异常状态恢复到处理状态的变更时间戳。事件类型 inferred
	已获取提前付款	这是一个计算生成的事件，当付款在供应商的提前付款折扣期内执行时发生。它通过比较付款执行日期与发票和付款条款日期来得出。
为何重要通过明确标记成功捕获的折扣，此功能直接支持“提前付款折扣捕获率”这一关键绩效指标。这有助于分析并最大化成本节省。获取方式通过比较“应付账款付款”对象中的“付款日期”与“应付账单”对象上的“发票日期”和“付款条款”字段来计算。捕获如果“付款日期”<=（“发票日期”+“付款条款”中的折扣期），则事件发生。事件类型 calculated

推荐可选

提取指南

如何从 Sage Intacct 获取您的数据

步骤

前提条件：确保您的 Sage Intacct 用户角色具备访问 Custom Report Writer 的权限，以及 Accounts Payable、Purchasing 和 Cash Management 模块的读取权限。
前往报告中心：登录 Sage Intacct，导航至 Reports > Custom reports。
创建报告1：核心发票事件：创建一份新的自定义报告。选择 AP Bill 作为主要对象。此报告将捕获 AP Bill 记录中直接可用的事件。
为报告1添加连接：在报告编写工具的“数据”选项卡中，将 AP Bill 对象与 Vendor 对象连接，以获取供应商名称。
定义报告1的列：在“Columns”选项卡中，添加 Bill No、Vendor Name、Total Amount、Due Date、PO Number、State 等字段，以及关键日期字段：When Created（用于“Invoice Received”）、When Posted（用于“Invoice Posted to GL”）和 When Modified。使用公式为这些特定事件创建 ActivityName 和 EventTime 列。
创建报告2：审批事件：创建第二份自定义报告。选择 AP Bill Approval（或类似的审计/历史对象）作为主要对象。使用 AP Bill Key 将其与 AP Bill 和 Vendor 连接。
定义报告2的列：此报告将捕获工作流事件。添加 AP Bill No、Approver 和审批操作的 Date 列。根据审批状态/操作字段，使用公式将 ActivityName 设置为“Routed For Approval”、“Invoice Approved”或“Invoice Rejected”。EventTime 将为审批操作的时间戳。
创建报告3：付款事件：创建第三份自定义报告。选择 AP Payment 作为主要对象。先连接到 AP Payment Detail，再连接到 AP Bill，最后连接到 Vendor。
定义报告3的列：此报告捕获付款活动。添加 AP Bill No、Payment Date（用于“Payment Executed”）和 State 列。要捕获“Payment Scheduled”，请使用 AP Payment 记录的 When Created 时间戳。连接到 Bank Transaction（来自 Cash Management），并使用 Reconciliation Date 作为“Payment Cleared”活动。
运行并导出报告：对于这三份报告，设置相同的日期范围过滤器（例如，基于 AP Bill 创建日期），范围设为最近3到6个月。运行每份报告并将其结果导出为 CSV 文件。
合并并转换数据：使用外部工具，如 Microsoft Excel (Power Query)、Python script 或数据准备工具。加载这三份 CSV 文件。对于每个文件，确保列名保持一致（InvoiceNumber、ActivityName、EventTime 等）。将所有三个文件的数据堆叠（追加/合并）到一个表中。
生成最终事件日志：在您的转换工具中，添加静态列 SourceSystem（例如，“Sage Intacct”）和 LastDataUpdate（当前时间戳）。通过比较“Payment Executed”日期与发票到期日/折扣日，计算派生事件“Early Payment Taken”。将最终合并后的表保存为单个 CSV 文件，该文件即为可供上传的事件日志。

配置

用户权限: 所需用户角色应能访问 Custom Report Writer，并具备以下 Sage Intacct 对象的只读权限：AP Bill、AP Payment、AP Payment Detail、Vendor、AP Bill Approval History 和 Bank Transaction。
日期范围: 在所有报告中应用一致的日期范围筛选器至关重要，以确保数据完整性。一种常见做法是，以 AP Bill > When Created 字段为基准，筛选 3-6 个月的数据。对于大型数据集，建议分更短的间隔（例如每次一个月）运行报告，以避免浏览器超时问题。
对象关联: 数据提取的准确性取决于正确关联不同的数据对象。例如，AP Payment Detail 将 AP Payment 与 AP Bill 关联起来。不正确的关联会导致数据缺失或重复。
报表筛选器: 除了日期范围之外，如果您在多实体环境下运营，还可以考虑为特定实体/公司应用筛选器。您也可以通过 Vendor Type 或 Bill State 进行筛选，以缩小数据范围。
计算字段/公式: 报告编写器的公式功能将用于为报告中每个事件创建静态的 ActivityName 列。这是确保最终输出数据结构符合 Process Mining 要求的关键步骤。

a 查询示例 config

`config
-- This is a configuration-based extraction using Sage Intacct's Custom Report Writer.
-- The logic is implemented by creating and combining multiple reports.

-- =============== REPORT 1: CORE INVOICE EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill
-- Joins:
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   VendorName: Vendor.Name
--   InvoiceAmount: AP Bill.Total Amount
--   DueDate: AP Bill.Due Date
--   PostingDate: AP Bill.When Posted
--   PurchaseOrderNumber: AP Bill.PO Number
--   CostCenter: AP Bill Entry.Department ID [Or other relevant dimension]
--   InvoiceStatus: AP Bill.State
--   SourceSystem: 'Sage Intacct' (Static Value)
--   LastDataUpdate: [Current Extraction Timestamp] (Static Value)

--   --- Activity: Invoice Received ---
--   ActivityName: 'Invoice Received' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Created
--   UserName: AP Bill.Created By

--   --- Activity: Invoice Data Validated ---
--   ActivityName: 'Invoice Data Validated' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Submitted for Approval [If available, otherwise use When Created]
--   UserName: AP Bill.Submitted By

--   --- Activity: Purchase Order Matched ---
--   ActivityName: 'Purchase Order Matched' (Formula/Static, create row only if AP Bill.PO Number is not null)
--   EventTime: AP Bill.When Modified [Timestamp when PO Number was populated, may require audit trail report]
--   UserName: AP Bill.Modified By

--   --- Activity: Discrepancy Found / Resolved / Cancelled ---
--   Note: These are status changes. Create one row per relevant status change from an Audit Trail report on AP Bill.
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill.State change, e.g., IF(new_state='On Hold', 'Discrepancy Found', IF(old_state='On Hold', 'Discrepancy Resolved', '')))
--   EventTime: Audit Trail.When Changed
--   UserName: Audit Trail.Changed By

--   --- Activity: Invoice Posted To GL ---
--   ActivityName: 'Invoice Posted To GL' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Bill.When Posted
--   UserName: AP Bill.Modified By


-- =============== REPORT 2: APPROVAL EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Bill Approval History (or equivalent audit object)
-- Joins:
--   - AP Bill Approval History -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   EventTime: AP Bill Approval History.Date
--   UserName: AP Bill Approval History.Approver Name
--   ... (other attributes joined from AP Bill)

--   --- Activity Logic ---
--   ActivityName: (Formula based on AP Bill Approval History.Action, e.g., IF(Action='Submitted', 'Routed For Approval', IF(Action='Approved', 'Invoice Approved', IF(Action='Rejected', 'Invoice Rejected', ''))))


-- =============== REPORT 3: PAYMENT EVENTS ===============
-- Primary Object: AP Payment
-- Joins:
--   - AP Payment -> AP Payment Detail (on RECORDNO)
--   - AP Payment Detail -> AP Bill (on BILLID)
--   - AP Bill -> Vendor (on VENDORID)
--   - AP Payment -> Bank Transaction (on PAYMENTKEY)

-- Columns / Mapping:
--   InvoiceNumber: AP Bill.Bill No
--   PaymentStatus: AP Payment.State
--   ... (other attributes joined from AP Bill and Vendor)

--   --- Activity: Payment Scheduled ---
--   ActivityName: 'Payment Scheduled' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.When Created
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Executed ---
--   ActivityName: 'Payment Executed' (Formula/Static)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Early Payment Taken ---
--   ActivityName: 'Early Payment Taken' (Formula/Static, row generated only IF AP Payment.Payment Date <= AP Bill.Discount Date)
--   EventTime: AP Payment.Payment Date
--   UserName: AP Payment.Created By

--   --- Activity: Payment Cleared ---
--   ActivityName: 'Payment Cleared' (Formula/Static)
--   EventTime: Bank Transaction.Reconciliation Date
--   UserName: Bank Transaction.Reconciled By [Or similar field]

`

步骤

前提条件：确保您已安装 Python 3.6+，以及 requests、pandas 和 lxml 库。获取 Sage Intacct Web Services 凭据（Sender ID、Sender Password、Company ID、User ID 和 User Password），确保该用户对 APBILL、APPYMT 和 VENDOR 对象具有读取权限。
环境设置：创建一个新的项目目录。使用 pip 安装所需的 Python 库：pip install requests pandas lxml。
配置脚本：将提供的 Python 脚本保存到文件（例如 extract_intacct_ap.py）。打开文件并用您的实际凭据和 endpoint URL 替换 SAGE_INTACCT_CREDS 字典中的占位符值。
设置提取参数：在脚本的 main 部分，调整 start_date 和 end_date 变量以定义所需的数据提取周期。建议初次分析时使用 3-6 个月的数据周期。
执行脚本：打开终端或命令提示符，导航到您的项目目录，然后使用命令 python extract_intacct_ap.py 运行脚本。脚本将开始向 Sage Intacct API 发送请求。
监控执行：脚本将在控制台显示进度消息，指示正在获取的对象及其检索到的记录数量。这可能需要几分钟，具体取决于日期范围和数据量。
处理 API 分页：脚本自动处理 API 分页。它会分批次（页）发送请求获取数据，直到检索到指定日期范围内的所有记录。
数据转换：获取原始数据后，脚本会处理每个 APBILL 和 APPYMT 记录。它智能地为 14 个定义的业务活动中的每一个生成单独的行，并为每个步骤计算正确的 ActivityName 和 EventTime。
数据丰富：脚本根据 bills 中的 VENDORID 获取供应商数据，并将 VendorName 合并到事件日志中，从而丰富数据集。
生成输出：成功完成后，脚本将在同一目录中创建一个名为 sage_intacct_ap_event_log.csv 的文件。此文件包含结构化的事件日志。
检查输出：在电子表格程序中打开生成的 CSV 文件，以验证其内容。检查所有 14 个活动是否存在，并确保列按预期填充。
上传至 ProcessMind：生成的 CSV 文件现已可直接上传到 ProcessMind 平台进行分析。

配置

API 凭证: 该脚本需要一个包含 sender_id、sender_password、company_id、user_id 和 user_password 等凭证的字典。强烈建议出于安全考虑，使用一个具有只读权限的专用Web服务用户。
API 端点: endpoint_url 必须设置为您的 Sage Intacct 实例的正确 URL，通常是 https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml。
日期范围: start_date 和 end_date 变量用于控制数据提取的时间窗口。脚本会根据 WHENCREATED 字段来筛选记录。为了在数据量和分析深度之间取得平衡，建议首次分析时选择 3 到 6 个月的日期范围。
查询筛选器: 脚本中的 XML 查询旨在按创建日期筛选 APBILL 记录。如有需要，可以在 XML payload 的块中添加额外的筛选条件（例如，针对特定的 STATE 或 DEPARTMENTID）。
分页大小: readByQuery 函数中的 pagesize 参数设置为 1000（最大允许值），以实现高效的数据检索。脚本的逻辑会自动处理所有后续页面的迭代。
对象字段: 该脚本指定了从每个对象（APBILL、APPYMT、VENDOR）中提取的具体字段。如果您的业务流程使用了自定义字段，则必须将它们的 API 名称添加到脚本中相应对象的列表中。

a 查询示例 python

`python
import requests
import pandas as pd
from lxml import etree
import datetime
import time

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Configuration ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Replace with your Sage Intacct Web Services Credentials
SAGE_INTACCT_CREDS = {
    class="hl-string">"sender_id": class="hl-string">"[Your Sender ID]",
    class="hl-string">"sender_password": class="hl-string">"[Your Sender Password]",
    class="hl-string">"company_id": class="hl-string">"[Your Company ID]",
    class="hl-string">"user_id": class="hl-string">"[Your Web Services User ID]",
    class="hl-string">"user_password": class="hl-string">"[Your Web Services User Password]",
    class="hl-string">"endpoint_url": class="hl-string">"https://api.intacct.com/ia/xml/xmlgw.phtml"
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- API Communication ---
def execute_sage_intacct_request(payload):
    class="hl-string">"""Sends an XML request to the Sage Intacct API and returns the response XML tree."""
    headers = {class="hl-string">"Content-Type": class="hl-string">"application/x-www-form-urlencoded"}
    try:
        response = requests.post(SAGE_INTACCT_CREDS[class="hl-string">"endpoint_url"], data=payload, headers=headers, timeout=300)
        response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raise an exception for bad status codes
        return etree.fromstring(response.content)
    except requests.exceptions.RequestException as e:
        print(fclass="hl-string">"API Request Failed: {e}")
        print(fclass="hl-string">"Response content: {response.text if 'response' in locals() else 'No response'}")
        return None

def get_session_id():
    class="hl-string">"""Gets a session ID from Sage Intacct."""
    payload = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication>
          <login>
            <userid>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_id']}</userid>
            <companyid>{SAGE_INTACCT_CREDS['company_id']}</companyid>
            <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['user_password']}</password>
          </login>
        </authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <getAPISession />
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    root = execute_sage_intacct_request(payload)
    if root is not None:
        session_id_element = root.find(class="hl-string">'.//sessionid')
        if session_id_element is not None:
            print(class="hl-string">"Successfully obtained session ID.")
            return session_id_element.text
    print(class="hl-string">"Failed to obtain session ID.")
    return None

def fetch_all_records(session_id, object_name, query, fields):
    class="hl-string">"""Fetches all records for a given object using readByQuery and handles pagination."""
    all_records = []
    page_size = 1000
    
    payload_template = fclass="hl-string">"""<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
    <request>
      <control>
        <senderid>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_id']}</senderid>
        <password>{SAGE_INTACCT_CREDS['sender_password']}</password>
        <controlid>req1</controlid>
        <uniqueid>false</uniqueid>
        <dtdversion>3.0</dtdversion>
        <includewhitespace>false</includewhitespace>
      </control>
      <operation>
        <authentication><sessionid>{session_id}</sessionid></authentication>
        <content>
          <function controlid="func1">
            <readByQuery>
              <object>{object_name}</object>
              <query>{query}</query>
              <fields>{','.join(fields)}</fields>
              <pagesize>{page_size}</pagesize>
              {{result_id_block}}
            </readByQuery>
          </function>
        </content>
      </operation>
    </request>"""
    
    result_id = None
    while True:
        result_id_block = fclass="hl-string">"<resultId>{result_id}</resultId>" if result_id else class="hl-string">""
        payload = payload_template.format(result_id_block=result_id_block)
        root = execute_sage_intacct_request(payload)

        if root is None or root.find(class="hl-string">'.//status').text != class="hl-string">'success':
            error_desc = root.find(class="hl-string">'.//description2').text if root is not None else class="hl-string">"Unknown error"
            print(fclass="hl-string">"Error fetching {object_name}: {error_desc}")
            break
        
        data = root.find(class="hl-string">'.//data')
        records = data.findall(fclass="hl-string">'./{object_name}')
        if not records:
            break
            
        for record in records:
            record_dict = {field.tag: field.text for field in record}
            all_records.append(record_dict)
        
        num_remaining = int(data.get(class="hl-string">'numremaining'))
        result_id = data.get(class="hl-string">'resultId')
        print(fclass="hl-string">"Fetched {len(records)} {object_name} records. {num_remaining} remaining.")
        
        if num_remaining == 0:
            break

        time.sleep(1) class=class="hl-string">"hl-comment"># Be respectful to the API
        
    return all_records

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Data Transformation ---
def transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map):
    class="hl-string">"""Transforms raw API data into a structured event log."""
    event_log = []
    last_data_update = datetime.datetime.now().isoformat()

    for bill in bills:
        case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
        if not case_id:
            continue

        vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
        common_attrs = {
            class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
            class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
            class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
            class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
            class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
            class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
            class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
            class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
            class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'), class=class="hl-string">"hl-comment"># Header-level department
            class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
            class="hl-string">'PaymentStatus': None class=class="hl-string">"hl-comment"># Will be populated later
        }

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Received
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Received',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Invoice Data Validated (inferred from creation)
        if bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
            event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Data Validated',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENCREATED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'CREATEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Purchase Order Matched (inferred)
        if bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO') and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({
                **common_attrs,
                class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Purchase Order Matched',
                class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'),
                class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')
            })

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Events from Status: Discrepancy, Routed, Rejected, Approved, Posted, Cancelled
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: This simplified model uses final state fields. A full audit trail query is needed for intermediate states.
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'On Hold' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Discrepancy Found', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Submitted' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Routed For Approval', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Declined' and bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'):
             event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Rejected', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENMODIFIED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Approved', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENAPPROVED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'APPROVEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Posted' and bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Posted To GL', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENPOSTED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})
        if bill.get(class="hl-string">'STATE') == class="hl-string">'Voided' and bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'):
            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Invoice Cancelled', class="hl-string">'EventTime': bill.get(class="hl-string">'WHENVOIDED'), class="hl-string">'UserName': bill.get(class="hl-string">'MODIFIEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Process Payments for related events
    bill_map = {b[class="hl-string">'RECORDNO']: b for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b}
    for payment in payments:
        for item in payment.get(class="hl-string">'PAYMENTITEMS', {}).get(class="hl-string">'paymentitem', []):
            bill_key = item.get(class="hl-string">'key')
            if bill_key and bill_key in bill_map:
                bill = bill_map[bill_key]
                case_id = bill.get(class="hl-string">'BILLNO')
                vendor_name = vendors_map.get(bill.get(class="hl-string">'VENDORID'), class="hl-string">'')
                common_attrs = {
                    class="hl-string">'InvoiceNumber': case_id,
                    class="hl-string">'SourceSystem': class="hl-string">'Sage Intacct',
                    class="hl-string">'LastDataUpdate': last_data_update,
                    class="hl-string">'VendorName': vendor_name,
                    class="hl-string">'InvoiceAmount': bill.get(class="hl-string">'TOTALAMOUNT'),
                    class="hl-string">'DueDate': bill.get(class="hl-string">'DUEDATE'),
                    class="hl-string">'PostingDate': bill.get(class="hl-string">'POSTINGDATE'),
                    class="hl-string">'PurchaseOrderNumber': bill.get(class="hl-string">'REFERENCENO'),
                    class="hl-string">'CostCenter': bill.get(class="hl-string">'DEPARTMENTID'),
                    class="hl-string">'InvoiceStatus': bill.get(class="hl-string">'STATE'),
                    class="hl-string">'PaymentStatus': payment.get(class="hl-string">'STATE')
                }

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Scheduled (inferred from payment creation)
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Scheduled', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCREATED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Executed
                if payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'):
                    event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Executed', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Early Payment Taken (calculated)
                discount_date_str = bill.get(class="hl-string">'DISCOUNTDATE')
                payment_date_str = payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE')
                if discount_date_str and payment_date_str:
                    try:
                        discount_date = datetime.datetime.strptime(discount_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        payment_date = datetime.datetime.strptime(payment_date_str, class="hl-string">'%m/%d/%Y').date()
                        if payment_date <= discount_date:
                            event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Early Payment Taken', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'PAYMENTDATE'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})
                    except ValueError:
                        pass class=class="hl-string">"hl-comment"># Ignore parsing errors
                
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Event: Payment Cleared
                if payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'):
                     event_log.append({**common_attrs, class="hl-string">'ActivityName': class="hl-string">'Payment Cleared', class="hl-string">'EventTime': payment.get(class="hl-string">'WHENCLEARED'), class="hl-string">'UserName': payment.get(class="hl-string">'CREATEDBY')})

    class=class="hl-string">"hl-comment"># Add Discrepancy Resolved (placeholder logic)
    class=class="hl-string">"hl-comment"># A robust implementation requires analyzing audit trail for state changes from class="hl-string">'On Hold'.
    class=class="hl-string">"hl-comment"># This simplified version does not generate this event.

    return pd.DataFrame(event_log)


class=class="hl-string">"hl-comment"># --- Main Execution ---
if __name__ == class="hl-string">"__main__":
    start_date = class="hl-string">"01/01/2023"
    end_date = class="hl-string">"12/31/2023"
    
    print(class="hl-string">"Starting Sage Intacct AP Data Extraction...")
    session_id = get_session_id()
    
    if session_id:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Fetch AP Bills
        print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Bills ---")
        bill_query = fclass="hl-string">"WHENCREATED &gt;= '{start_date}' AND WHENCREATED &lt;= '{end_date}'"
        bill_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'BILLNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'WHENMODIFIED', class="hl-string">'WHENPOSTED', class="hl-string">'WHENAPPROVED', class="hl-string">'WHENVOIDED', class="hl-string">'APPROVEDBY', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'MODIFIEDBY', class="hl-string">'DUEDATE', class="hl-string">'POSTINGDATE', class="hl-string">'TOTALAMOUNT', class="hl-string">'REFERENCENO', class="hl-string">'DEPARTMENTID', class="hl-string">'PAYMENTTERMS', class="hl-string">'DISCOUNTDATE']
        bills = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APBILL', bill_query, bill_fields)

        if bills:
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Fetch related AP Payments
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching AP Payments ---")
            bill_keys = class="hl-string">"','".join([b[class="hl-string">'RECORDNO'] for b in bills if class="hl-string">'RECORDNO' in b])
            payment_query = fclass="hl-string">"PAYMENTITEMS.paymentitem.key IN ('{bill_keys}')"
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Note: The class="hl-string">'PAYMENTITEMS' field is complex and must be explicitly requested.
            payment_fields = [class="hl-string">'RECORDNO', class="hl-string">'STATE', class="hl-string">'PAYMENTDATE', class="hl-string">'WHENCLEARED', class="hl-string">'WHENCREATED', class="hl-string">'CREATEDBY', class="hl-string">'PAYMENTITEMS']
            payments = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'APPYMT', payment_query, payment_fields)

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Fetch Vendors for enrichment
            print(class="hl-string">"\n--- Fetching Vendors ---")
            vendor_ids = class="hl-string">"','".join(list(set([b[class="hl-string">'VENDORID'] for b in bills if class="hl-string">'VENDORID' in b])))
            vendor_query = fclass="hl-string">"VENDORID IN ('{vendor_ids}')"
            vendor_fields = [class="hl-string">'VENDORID', class="hl-string">'NAME']
            vendors = fetch_all_records(session_id, class="hl-string">'VENDOR', vendor_query, vendor_fields)
            vendors_map = {v[class="hl-string">'VENDORID']: v[class="hl-string">'NAME'] for v in vendors}

            class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Transform data into event log
            print(class="hl-string">"\n--- Transforming data into event log ---")
            event_log_df = transform_to_event_log(bills, payments, vendors_map)
            
            class=class="hl-string">"hl-comment"># 5. Sort and save to CSV
            if not event_log_df.empty:
                event_log_df = event_log_df.sort_values(by=[class="hl-string">'InvoiceNumber', class="hl-string">'EventTime'])
                output_filename = class="hl-string">'sage_intacct_ap_event_log.csv'
                event_log_df.to_csv(output_filename, index=False)
                print(fclass="hl-string">"\nExtraction complete. Event log saved to {output_filename}")
                print(fclass="hl-string">"Total events extracted: {len(event_log_df)}")
            else:
                print(class="hl-string">"\nNo events were generated from the fetched data.")

        else:
            print(class="hl-string">"\nNo AP Bills found in the specified date range.")

`

步骤

订阅并配置数据传输服务 (DDS)：使用管理员权限登录您的 Sage Intacct 环境。导航至 Company > Admin > Subscriptions，确保您的账户已启用 Data Delivery Service。如果未启用，请联系您的 Sage Intacct 代表。
定义数据复制任务：在 Sage Intacct 中，进入 Data Delivery Service 配置区域。创建一个新的数据复制作业。您需要选择要包含在复制中的特定数据对象（表）。确保您选择所有与 Accounts Payable 相关的对象，例如 APBILL、APBILLITEM、APPAYMENT、APPAYMENTDETAIL、VENDOR、POINVOICE、HISTORY_APBILL、USERS、GLDETAIL 和 BANKTXNS。
配置云存储目标：配置 DDS job 将复制的数据传输到您的云数据仓库（例如 Amazon S3、Azure Blob Storage、Snowflake、Google BigQuery）。提供必要的连接字符串、凭据和目标详细信息。Sage Intacct 将使用此配置来推送数据文件。
设置复制计划：定义数据复制的频率。每日计划很常见，通常在夜间运行，以最大程度地减少对生产系统的影响。这可确保您的数据仓库中的数据定期刷新。
将数据载入数据仓库：一旦数据文件传输到您的云存储，设置一个数据摄取流程，将数据从文件（通常是 CSV 或 Parquet 格式）载入到您的数据仓库中的结构化表。大多数云数据仓库普遍配备了自动化此步骤的工具（例如 Snowflake 的 Snowpipe、BigQuery 的 Load Jobs）。
连接数据仓库：使用可连接到您的云数据仓库的 SQL 客户端或商业智能工具。使用适当的凭据和连接详细信息配置连接。
执行事件日志查询：打开新的 query editor 并粘贴提供的 SQL 脚本。您需要修改占位符值，例如 WHERE 子句中的日期范围（'YYYY-MM-DD'），以匹配您的特定分析周期。
运行查询并检查结果：执行完整的 SQL 查询。输出将是一个事件日志表，其中包含 AP 发票流程的所有指定活动和属性。
导出至 ProcessMind：将 SQL 客户端中的最终结果集导出为 CSV 文件。确保文件采用 UTF-8 编码且日期/时间格式保持一致。此文件现在已准备好上传到 ProcessMind 进行分析。

配置

前提条件: 您需要订阅 Sage Intacct Data Delivery Service (DDS)。同时，您还需要在受支持的云数据仓库（例如 Snowflake、Google BigQuery、Amazon Redshift）中拥有活跃账户并配置存储。为了完成设置，必须同时具备 Sage Intacct 和数据仓库的管理权限。
关键复制表: 为了构建一个全面的 AP 事件日志，请确保在您的 DDS 任务中包含以下 Sage Intacct 对象：APBILL、APBILLITEM、APPAYMENT、APPAYMENTDETAIL、GLDETAIL、VENDOR、POINVOICE、HISTORY_APBILL、USERS、BANKTXNS。
日期范围筛选: 强烈建议在 SQL 查询中通过指定日期范围来筛选数据，以优化性能。请从最近的时期开始，例如过去 3-6 个月。提供的查询使用 ab.WHENCREATED 作为主要的筛选日期字段。
数据粒度: DDS 负责复制整个数据表。而提供的 SQL 查询则至关重要，它能将这些原始的、关系型数据转换为 ProcessMind 所需的特定事件日志格式，其中每一行都代表一项独立的业务活动。
复制频率: 请配置 DDS 任务，使其按计划运行，以平衡数据的实时性和系统性能。对于 Process Mining 应用场景而言，每日复制是常见的做法。请注意，Sage Intacct 中发生的事件与它在数据仓库中出现之间会存在一定的延迟。

a 查询示例 sql

`sql
WITH BaseInvoices AS (
    SELECT
        ab.RECORDNO AS BillRecordNo,
        ab.BILLNO AS InvoiceNumber,
        ab.STATE AS InvoiceStatus,
        ab.TOTALENTERED AS InvoiceAmount,
        ab.WHENCREATED AS CreationTime,
        ab.WHENPOSTED AS PostingDate,
        ab.DUEDATE AS DueDate,
        ab.DISCOUNTDATE AS DiscountDate,
        v.NAME AS VendorName,
        u.LOGINID AS UserName, -- User associated with creation/last modification
        po.PONUMBER AS PurchaseOrderNumber,
        STRING_AGG(DISTINCT abi.DEPARTMENTID, ', ') AS CostCenter, -- Aggregates cost centers from line items
        p.STATE AS PaymentStatus,
        p.PAYMENTDATE AS PaymentDate,
        bt.CLEARDATE AS PaymentClearedDate
    FROM
        APBILL AS ab
    LEFT JOIN VENDOR AS v ON ab.VENDORID = v.RECORDNO
    LEFT JOIN USERS AS u ON ab.MODIFIEDBY = u.USERID
    LEFT JOIN APBILLITEM AS abi ON ab.RECORDNO = abi.APBILLKEY
    LEFT JOIN POINVOICE AS pi ON ab.RECORDNO = pi.BILLKEY
    LEFT JOIN PODOCUMENT AS po ON pi.POKEY = po.RECORDNO
    LEFT JOIN APPAYMENTDETAIL AS pd ON ab.RECORDNO = pd.BILLKEY
    LEFT JOIN APPAYMENT AS p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO
    LEFT JOIN BANKTXNS AS bt ON p.RECORDNO = bt.DOC_RECORDKEY AND bt.DOCTYPE = 'APPAYMENT'
    WHERE
        ab.WHENCREATED BETWEEN '[YYYY-MM-DD]' AND '[YYYY-MM-DD]'
    GROUP BY
        ab.RECORDNO,
        ab.BILLNO,
        ab.STATE,
        ab.TOTALENTERED,
        ab.WHENCREATED,
        ab.WHENPOSTED,
        ab.DUEDATE,
        ab.DISCOUNTDATE,
        v.NAME,
        u.LOGINID,
        po.PONUMBER,
        p.STATE,
        p.PAYMENTDATE,
        bt.CLEARDATE
)
-- 1. Invoice Received
SELECT 
    bi.InvoiceNumber AS "InvoiceNumber",
    'Invoice Received' AS "ActivityName",
    bi.CreationTime AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS' AS "SourceSystem",
    CURRENT_TIMESTAMP AS "LastDataUpdate",
    bi.VendorName AS "VendorName",
    bi.InvoiceAmount AS "InvoiceAmount",
    bi.DueDate AS "DueDate",
    bi.PostingDate AS "PostingDate",
    bi.PurchaseOrderNumber AS "PurchaseOrderNumber",
    bi.CostCenter AS "CostCenter",
    bi.UserName AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi

UNION ALL

-- 2. Invoice Data Validated (Inferred from initial creation if not in a DRAFT state)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Data Validated',
    bi.CreationTime, -- Assuming validation happens at time of creation/submission
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.InvoiceStatus != 'Draft'

UNION ALL

-- 3. Purchase Order Matched
SELECT
    bi.InvoiceNumber,
    'Purchase Order Matched',
    pi.WHENCREATED, -- Time the PO was linked to the invoice
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = pi.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN POINVOICE pi ON bi.BillRecordNo = pi.BILLKEY
WHERE bi.PurchaseOrderNumber IS NOT NULL

UNION ALL

-- 4 & 5. Discrepancy Found & Resolved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'On Hold' THEN 'Discrepancy Found'
        WHEN h.OLD_VALUE = 'On Hold' AND h.NEW_VALUE != 'On Hold' THEN 'Discrepancy Resolved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND (h.NEW_VALUE = 'On Hold' OR h.OLD_VALUE = 'On Hold')

UNION ALL

-- 6, 7 & 8. Routed For Approval, Invoice Rejected, Invoice Approved (from history table)
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    CASE 
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Submitted' THEN 'Routed For Approval'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Declined' THEN 'Invoice Rejected'
        WHEN h.NEW_VALUE = 'Approved' THEN 'Invoice Approved'
    END AS "ActivityName",
    h.WHEN_CHANGED AS "EventTime",
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE IN ('Submitted', 'Declined', 'Approved')

UNION ALL

-- 9. Invoice Posted To GL
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Posted To GL',
    bi.PostingDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PostingDate IS NOT NULL AND bi.InvoiceStatus = 'Posted'

UNION ALL

-- 10. Payment Scheduled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Scheduled',
    p.WHENCREATED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = p.CREATEDBY) AS "UserName",
    bi.InvoiceStatus,
    p.STATE AS "PaymentStatus"
FROM BaseInvoices bi
JOIN APPAYMENTDETAIL pd ON bi.BillRecordNo = pd.BILLKEY
JOIN APPAYMENT p ON pd.PAYMENTKEY = p.RECORDNO

UNION ALL

-- 11. Payment Executed
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Executed',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 12. Early Payment Taken
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Early Payment Taken',
    bi.PaymentDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentDate IS NOT NULL AND bi.DiscountDate IS NOT NULL AND bi.PaymentDate <= bi.DiscountDate

UNION ALL

-- 13. Payment Cleared
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Payment Cleared',
    bi.PaymentClearedDate,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    bi.UserName,
    bi.InvoiceStatus,
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
WHERE bi.PaymentClearedDate IS NOT NULL

UNION ALL

-- 14. Invoice Cancelled
SELECT 
    bi.InvoiceNumber,
    'Invoice Cancelled',
    h.WHEN_CHANGED,
    'Sage Intacct DDS',
    CURRENT_TIMESTAMP,
    bi.VendorName,
    bi.InvoiceAmount,
    bi.DueDate,
    bi.PostingDate,
    bi.PurchaseOrderNumber,
    bi.CostCenter,
    (SELECT LOGINID FROM USERS WHERE USERID = h.WHO_CHANGED_ID) AS "UserName",
    h.NEW_VALUE AS "InvoiceStatus",
    bi.PaymentStatus
FROM BaseInvoices bi
JOIN HISTORY_APBILL h ON bi.BillRecordNo = h.RECORDNO
WHERE h.FIELD_NAME = 'STATE' AND h.NEW_VALUE = 'Voided';
`

数据模板：应付账款发票处理

您的应付账款发票处理数据模板

应付账款发票处理属性

应付账款发票处理活动

提取指南

Sage Intacct 自定义报告和列表视图导出

步骤

配置

a 查询示例 config

使用 Sage Intacct Web Services API 的 Python 脚本

步骤

配置

a 查询示例 python

Sage Intacct 数据传输服务 (DDS) 复制

步骤

配置

a 查询示例 sql

准备好开始了吗？

立即优化应付账款发票处理