您的费用管理数据模板

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报销管理属性 (21) 报销管理活动 (13) 提取指南 (3)

您的费用管理数据模板

该模板为收集分析费用管理流程所需的数据提供了清晰的路线图。它概述了要收集的关键属性、要跟踪的核心活动，以及从 Expensify 系统中提取这些信息的实用指南。利用此资源为获得强大的流程挖掘洞察做好数据准备。

用于全面分析的建议属性
准确进行流程发现需要追踪的关键活动
数据提取实用指南

不熟悉事件日志？了解如何创建流程挖掘事件日志.

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报销管理属性

这些是推荐包含在事件日志中的数据字段，用于全面的费用管理分析和优化。

3 必填 5 推荐 13 可选

	名称	描述
	Event 时间 EventTime	指示费用报告的特定活动或事件发生的时间戳。
描述 Event Time 提供了流程中每项活动的精确日期和时间。该时间信息对于计算各步骤之间的周期、时长和等待时间至关重要。通过它，您可以分析瓶颈、绩效随时间的变化趋势，以及服务水平协议（SLA）的遵守情况。如果没有准确的时间戳，流程挖掘分析将仅局限于发现流程路径。为何重要时间戳对于所有基于时间的分析都至关重要，包括计算周期时间、识别瓶颈以及监控流程绩效。获取方式这是与 Expensify 报告数据中每个历史日志分录或状态更改相关联的创建时间戳。示例 2023-10-26T10:00:00Z2023-10-27T14:35:10Z2023-11-01T09:12:05Z
	报销单 ID ExpenseReportId	费用报告的唯一标识符，将从提交到报销的所有相关活动分在一个组中。
描述费用报告 ID（Expense Report ID）是费用管理流程的主要案例标识符。每个 ID 代表员工提交的一组待审批和报销的费用。该属性对于跟踪费用报告的端到端路径至关重要，它允许重建整个生命周期，包括所有的提交、审批、拒绝和付款记录。为何重要它允许将所有相关事件聚合到单个流程实例中，这是任何流程挖掘分析的基础。获取方式这是费用报告数据对象中的主键，通常可通过 Expensify API 报告端点以“reportID”的形式获取。示例 RPT_84321RPT_99012RPT_10573
	活动名称 ActivityName	在特定时间点发生的与费用报告相关的业务事件名称。
描述活动名称（Activity Name）描述了费用管理过程中的特定步骤或里程碑，例如“已提交费用报告”或“经理已批准”。它是流程图的支柱，让分析师能够可视化工作流、识别常见路径并发现偏差或瓶颈。分析活动序列是了解流程效率和合规性的基础。为何重要此属性定义了流程图中的步骤，使得可视化和分析流程、变体及返工循环成为可能。获取方式此属性通常通过将来自 Expensify 的报告状态更改、备注或历史日志分录映射到标准化的活动列表来派生。示例报销单已提交经理已审批财务已驳回报销已执行
	员工部门 EmployeeDepartment	提交者所属的业务部门或单位。
描述此属性指示提交费用报告的员工所属的组织部门，如“销售”、“工程”或“市场”。这是分析的一个关键维度，能够对业务不同部门的周期时间、退回率和政策合规性进行比较。这有助于识别特定部门的问题或培训需求。为何重要支持强大的钻取分析，以比较不同业务部门的流程绩效和合规性。获取方式此信息可能以标签的形式存储在报告上，或者与 Expensify 中提交者的用户个人资料相关联。它可能需要从外部 HR 系统进行数据补充。示例销售市场营销工程部财务
	审批人 Approver	负责批准或退回费用报告的用户姓名或 ID。
描述审批人（Approver）属性用于识别对提交的费用报告采取行动的经理或财务团队成员。这对于分析特定审批人的行为（如审批时间、拒绝率和工作量分配）至关重要。了解审批人的表现有助于识别培训需求、重新分配工作量并简化审批流程。为何重要此属性是分析审批瓶颈、工作量分配以及特定审批人退回率的关键。获取方式此信息可在报告的历史记录或工作流日志中找到，通常与审批或退回事件相关。该字段可能被标记为“managerEmail”或类似名称。示例 jane.doe@example.comjohn.smith@example.comfinance.approver@example.com
	报告总金额 ReportTotalAmount	费用报告的总货币价值。
描述此属性代表单个费用报告中包含的所有费用总和。这是一个关键的财务指标，用于各种分析，例如识别可能需要额外审查或遵循不同审批路径的高额费用。它还用于财务报告和了解整个组织的支出模式。为何重要支持分析高额报销报告，有助于识别支出趋势，对财务和合规仪表板至关重要。获取方式可在 Expensify reports 对象中找到，通常命名为“total”或“amount”。示例 150.752500.0089.50
	提交人 Submitter	创建并提交费用报告的员工。
描述提交人（Submitter）属性用于识别产生费用并申请报销的员工。此信息用于按员工、部门或角色分析费用模式。它有助于回答哪些员工或群体经历的延迟最多或政策违规率最高等问题，从而优化员工体验分析。为何重要支持从员工视角分析流程绩效，有助于识别经常出现问题或延迟的群体。获取方式这是费用报告对象上的一个主要字段，通常标记为“policyEmail”、“submitterEmail”或“employeeEmail”。示例 sara.jones@example.comkevin.lee@example.commaria.garcia@example.com
	政策违规标记 PolicyViolationFlag	布尔值指示器，如果报告被标记为违反政策，则为 true。
描述此标记指示费用报告是否触发了一个或多个政策违规，例如超出支出限制或缺少收据。Expensify 的自动化系统通常会标记这些问题。此属性对于“政策违规概览”仪表板至关重要，有助于量化合规问题并确定改进目标领域。为何重要直接衡量政策合规性，并有助于识别需要额外审查的报告，是合规仪表板的关键输入。获取方式 Expensify 报告通常包含指示违规的特定字段或状态，例如“hasViolations”或类似的布尔标记。示例 truefalse
	事件结束时间 EventEndTime	特定活动结束的时间戳。对于具有可测量持续时间的活动非常有用。
描述虽然费用管理中的许多活动是瞬时完成的，但像“经理审核”之类的活动可以通过开始和结束时间进行建模。事件结束时间标志着此类活动的完成。它与开始时间结合使用，可以计算单个步骤的精确处理时间，从而更详细地展示时间花费在何处。为何重要支持计算活动处理时间，有助于区分实际工作时间和空闲等待时间。获取方式这通常不是一个直接字段。它是通过获取同一案例中序列中下一个事件的时间戳派生而来的。示例 2023-10-26T10:05:12Z2023-10-27T15:00:00Z
	付款方式 PaymentMethod	用于向员工报销的方式。
描述此属性描述了员工的报销方式，例如“银行转账 (ACH)”、“PayPal”或“公司信用卡”。分析付款方式有助于了解流程中的报销环节，尤其是当某些方式与较长的延迟相关联时。它为流程的最后步骤提供了额外的背景信息。为何重要为报销阶段提供上下文，并可用于分析与不同付款方式相关的延迟或成本。获取方式此信息通常可在已关闭报告的报销详情中找到。示例 ACHPayPalBill.com
	最后数据更新 LastDataUpdate	指示此 record 数据上次从源系统刷新的 timestamp。
描述此属性记录了流程挖掘工具中数据的最后提取和更新日期与时间。它提供了数据新鲜度的透明度，对于了解分析的实时性至关重要。这有助于用户信任分析洞察，并根据及时的数据做出明智的决策。为何重要确保用户了解数据新鲜度，这对流程分析的相关性与准确性至关重要。获取方式这通常是数据提取作业的时间戳，在数据转换 (ETL) 过程中添加。示例 2023-11-20T08:00:00Z2023-11-21T08:00:00Z
	处理时间 ProcessingTime	在单个活动上花费的时间。
描述处理时间（Processing Time）是一个计算指标，衡量某项活动从开始到结束之间的时间。它代表了在任务上花费的实际工作时间。例如，它可以衡量经理在批准一份报告之前将其打开了多久。该指标用于区分主动工作时间与等待时间，从而更深入地了解流程效率。为何重要有助于区分主动处理时间和被动等待时间，从而更精准地识别瓶颈。获取方式这是在数据转换期间通过 EventEndTime 减去 EventTime 计算得出的。示例 864003600600
	审计结果 AuditOutcome	对费用报告进行的内部或自动审计的结果。
描述此属性记录审计结果，可能是“通过”、“失败”或“带问题通过”。这适用于在费用流程中设有正式审计步骤（无论是针对所有报告还是抽样）的公司。分析审计结果有助于了解合规水平和现有控制措施的有效性。为何重要直接衡量合规检查的结果，对于分析审计流程的有效性至关重要。获取方式这可能是一个概念性属性，也可能存储在标签或备注中。它的存在取决于公司在 Expensify 内部的具体流程配置。示例已通过失败 - 违反政策已通过（附带备注）
	总周期时间 TotalCycleTime	从费用报告创建第一个事件到最后一个事件完成所经过的总时间。
描述总周期时间（Total Cycle Time）是一个案例层级的计算指标，衡量单份报告在费用管理流程中的端到端时长。它是衡量整体流程效率的关键绩效指标 (KPI)。该指标通过计算第一个活动（如“费用报告已创建”）与最后一个活动（如“报销已执行”）之间的时间戳差值得出。为何重要这是衡量整体流程速度的主要 KPI，用于识别可能预示系统性问题的长期运行案例。获取方式此属性是通过计算每个 ExpenseReportId 的 (MAX(EventTime) - MIN(EventTime)) 得出的。示例 6048001209600259200
	报告状态 ReportStatus	费用报告在其生命周期中的当前状态。
描述报告状态（Report Status）指示费用报告在流程中的当前位置，如“打开”、“已提交”、“已批准”、“已报销”或“已关闭”。它提供了报告进度的快照。在流程挖掘中，此属性常用于派生“活动名称”，也可作为分析报告在每个状态下停留时长的维度。为何重要指示 case 的当前状态，通常是推导流程挖掘活动日志的数据源。获取方式这是 Expensify 报告对象中的一个标准字段，通常名为“status”或“state”。示例 SUBMITTEDAPPROVEDREIMBURSEDCLOSED
	拒绝原因 RejectionReason	审批人在退回报销报告或要求修改时提供的原因。
描述当费用报告被退回时，审批人通常可以提供原因。此文本属性捕获了该原因，为报告未获批准的原因提供了宝贵的定性洞察。分析退回原因有助于识别常见的提交错误、不明确的政策或员工需要更多培训的领域，从而直接支持提高“一次通过率”的工作。为何重要提供解释返工原因的定性数据，这对于报销报告退回的根因分析至关重要。获取方式此信息通常可在与退回事件关联的评论或历史日志中找到。示例超过 $75 的项目缺失发票/回执选择了错误的费用类别提交了重复费用
	政策名称 PolicyName	应用于该报告的费用政策名称。
描述在 Expensify 中，不同组别的员工可能适用不同的报销政策。此属性标识了管辖该报销报告规则的特定政策。这是一个关键的分析维度，因为它允许比较不同政策下的合规性和效率，而这些政策可能具有不同的规则和审批工作流。为何重要支持按所应用的规则集对流程分析进行切片，这对于理解不同政策驱动的流程差异至关重要。获取方式这是 Expensify 报告对象上的一个标准字段，通常名为“policyID”或“policyName”。示例美国员工政策英国销售团队政策高管差旅政策
	是否一次性通过审批 IsFirstPassApproval	计算得出的标记，如果报告在没有任何驳回或修改的情况下通过审批，则为 true。
描述此布尔标记为每份费用报告计算，以确定其是否在没有任何负面结果（如被退回或要求修改）的情况下通过了审批流程。它是对流程质量和效率的直接衡量，直接影响“一次审批通过率”KPI。高通过率表明提交质量良好且员工对政策有充分的理解。为何重要直接衡量初始提交的质量和审批流的效率，突出显示返工的频率。获取方式这是通过检查给定 ExpenseReportId 的活动序列来计算的。如果序列中不包含“经理退回”、“财务退回”或“报告发回修改”，则该标记为 true。示例 truefalse
	源系统 SourceSystem	数据提取来源系统。
描述此属性识别流程数据的来源，在本例中为“Expensify”。这对于数据治理非常重要，特别是在合并来自多个系统的数据的环境中。它有助于追踪数据血缘并理解流程背景。为何重要为数据血缘提供关键上下文，并有助于在将来自多个源系统的数据加载到同一环境时区分不同的流程。获取方式这是一个静态值（“Expensify”），应在数据转换过程中添加。示例 ExpensifyExpensifyAPI-v2.0
	货币 Currency	费用报告中金额的货币代码。
描述币种（Currency）属性指定了报销总额的货币单位，如 USD、EUR 或 GBP。对于跨国运营的机构来说，这对于确保财务数据的正确解读至关重要。所有货币价值都应结合此属性进行分析，以避免错误的汇总。为何重要通过为所有金额值提供必要的上下文，确保准确的财务分析和报告。获取方式这是 Expensify 报告对象中的一个标准字段，通常称为“currency”。示例美元EURGBPCAD
	费用类别 ExpenseCategory	分配给报销报告中单个费用明细项的类别。
描述费用类别用于对支出类型进行分类，例如“差旅”、“餐饮娱乐”或“软件”。虽然一份报告可以包含多个类别，但此属性通常会去正规化到报告级别（例如取出现最频繁的类别或金额最高的类别）。它用于分析支出趋势，并检查特定类型费用的合规性。为何重要有助于分析不同类型费用的支出模式、合规违规情况和审批时间。获取方式在报告的行项目级别（'transactions'）中发现。需要聚合或业务规则将其分配至 case 级别。示例机票住宿餐饮办公用品

必填推荐可选

报销管理活动

这些是您事件日志中需要捕获的关键流程步骤和里程碑，以便准确进行流程发现和瓶颈识别。

7 推荐 6 可选

	活动	描述
	报告已关闭	在所有操作（包括报销和财务同步）完成后，费用报告在系统中正式关闭。此事件通常根据最终的终结状态（如“已关闭”）推断得出。
为何重要为流程提供了一个明确的终点（不同于报销环节），这对于分析最后的财务核算和归档步骤非常有用。获取方式通过报告状态更改为最终状态（如“Closed”）来推断。这通常发生在报销打款和财务导出之后。捕获源于报告状态更改为“Closed”及其相关时间戳。事件类型 inferred
	报告已退回修改	审批人（经理或财务人员）将报告退回给员工进行修正或补充信息。这通常通过状态从“Processing”变为“Open”来推断。
为何重要此活动代表返工，这是效率低下的主要根源。跟踪返工有助于量化返工循环、衡量返工率 KPI 并识别根本原因。获取方式通过报告状态从“Processing”或“Submitted”变回“Open”来推断。此状态变更的时间戳即为事件发生时间。捕获源于报告状态从“Processing”变回“Open”。事件类型 inferred
	报销单已创建	标志着员工启动了一份新的报销单。当报告首次在 Expensify 中保存时，这通常作为一个带有创建时间戳的显式事件被捕获。
为何重要此活动是所有流程分析的起点，对于衡量从创建到报销的总周期时间至关重要。获取方式此事件是从 Expensify 的报告历史记录或审计日志中的报告创建时间戳捕获的。每个报告对象都有一个创建日期。捕获在初次创建并保存报销报告时记录。事件类型 explicit
	报销单已提交	员工正式提交填写完毕的费用报告，审批工作流随即开始。这是从数据录入到审核过程的关键转折点，通常通过状态更改和提交时间戳来记录。
为何重要此活动是触发审批周期的关键里程碑。它作为衡量经理和财务审核时间的起点。获取方式通过报告状态从“Open”或“Draft”更改为“Processing”或“Submitted”以及相关的变更时间戳来推断。捕获源于状态更改为“Processing”及相关的提交时间戳。事件类型 inferred
	报销已执行	款项已成功发送给员工，完成了流程中的报销部分。这可以从付款处理日志或 Expensify 的最终状态更新中获取。
为何重要这是衡量面向员工周期时间的关键终点。它对于“平均费用报告周期时间”和“平均报销提前期”KPI 至关重要。获取方式通过报告状态更改为“Reimbursed”来推断。Expensify 与支付系统的集成提供了此状态变更的时间戳。捕获源于报告状态更改为“Reimbursed”及其相关时间戳。事件类型 inferred
	经理已审批	直属经理或一级审批人已审核并批准了费用报告。此事件是从审批工作流日志中获取的，该日志记录了审批人的操作和时间戳。
为何重要审批流程中的关键里程碑。分析从提交到此事件的时间有助于识别与经理相关的瓶颈，并衡量“经理审批周期”这一 KPI。获取方式从报告的历史记录或审计轨迹中捕获，其中明确记录了审批动作、审批人姓名和时间戳。捕获在报告的工作流历史中记录为一次独立的审批动作。事件类型 explicit
	财务已审批	财务部门或最终审批人已审核并给予费用报告最终批准。此操作记录在工作流历史记录中，通常会将报告状态更改为“已批准”。
为何重要这是报销前的最后一道审批关口。此步骤所花费的时间对于整体周期时间和“平均报销提前期”KPI 至关重要。获取方式从报告的历史记录或审计轨迹中捕获，其中记录了最终审批动作、财务团队审批人以及时间戳。捕获在报告的工作流历史中记录为一次独立的最终审批动作。事件类型 explicit
	会计已入账	费用报告中的财务数据已导出并过账到公司的会计系统或 ERP。这是最后一步，标志着从财务记录角度来看流程已完成。
为何重要代表财务系统中费用报告的最终关闭。这对于衡量完整的端到端流程并确保数据同步至关重要。获取方式从 Expensify 与财务软件之间的集成日志中捕获。这可能需要合并来自两个系统的数据。捕获当数据成功同步到财务系统时，记录在集成历史中。事件类型 explicit
	已标记政策违规	自动检查识别出违反公司政策的费用，例如超出预算或缺失发票。当报告或行项目上设置了特定的政策违规标记时，将捕获此事件。
为何重要突出显示合规问题，帮助识别哪些政策被频繁违反，从而开展有针对性的培训或政策澄清。这对于“政策违规计数”这一 KPI 至关重要。获取方式通过报销报告数据中设置为 true 的“合规违规”标记或属性来推断。时间戳对应于设置此标记的时间。捕获源于报告的合规违规属性更新时的时间戳。事件类型 inferred
	报销已排期	最终审批通过后，报销报告将进入付款处理队列。该事件标志着从审批阶段转入付款阶段，通常在报告状态变为“Reimbursing”时捕获。
为何重要标志着报销前置时间的开始。分析此环节与实际付款之间的时间跨度，有助于识别打款过程中的延迟。获取方式通过报告状态更改为“Reimbursing”或“Processing Payment”及其相关时间戳来推断。捕获源于指示报告已进入付款队列的状态变更。事件类型 inferred
	经理已驳回	一级审批人已审核费用报告并将其退回，这通常会导致流程停止。这作为退回事件记录在工作流日志中，通常会附带原因。
为何重要分析驳回事件是理解“报销报告驳回率”这一 KPI 的关键。它有助于识别常见的失败原因和需要流程改进的领域。获取方式从报告的历史记录中捕获，记录了驳回动作、驳回人身份和时间戳。报告状态通常会变为“Rejected”。捕获在报告的工作流历史中记录为一次独立的驳回动作。事件类型 explicit
	财务已驳回	财务部门已审核并退回了费用报告，报销流程停止。此事件会记录在工作流历史记录中，并附带时间戳和退回原因。
为何重要识别最终审核阶段的瓶颈和失败原因。这对于分析整体驳回率和合规问题至关重要。获取方式从报告的历史记录中捕获，记录了财务团队的驳回动作，以及时间戳和用户。捕获在报告的工作流历史中记录为一次独立的驳回动作。事件类型 explicit
	费用已添加到报告	代表员工向报告中添加特定的明细行，例如扫描的收据或手动输入的费用。这会作为一条分录记录在报告的详细历史日志中。
为何重要分析从创建报告到添加费用之间的时间，可以揭示员工在收集凭证或准备提交过程中的延迟。获取方式来自报销报告的审计轨迹或历史记录，其中记录了添加单个费用条目等操作。捕获每次添加新的费用行项时，都会记录在报告历史中。事件类型 explicit

推荐可选

提取指南

如何从 Expensify 获取您的数据

步骤

以 Domain Admin 或 Policy Admin 权限登录您的 Expensify 账户。
导航至 Settings 部分，然后进入 Policies 并选择您想要导出数据的特定团队策略。
在左侧菜单中，选择 Reports 类别下的 Export Formats 选项。
点击 Add a new export format 开始创建自定义模板。给模板起一个描述性的名称，例如 ProcessMind Event Log Export。
在导出模板编辑器中，选择 Reports 导出类型。现在，您需要定义 CSV 文件的列。使用 Add a new column 按钮添加每个所需字段。
通过输入下面 query 部分提供的准确公式来配置列。这包括 case ID 列、每个活动的时间戳列，以及所有必选和建议的属性。
添加完所有必要列后，点击 Save 创建导出模板。
从 Expensify 主菜单导航至 Reports 页面。使用筛选器选择您想要分析的报告。务必设置特定的日期范围（例如最近 3 到 6 个月），以确保文件大小适中。
点击 Export To 按钮，并从下拉列表中选择您新建的模板 ProcessMind Event Log Export。
Expensify 将生成 CSV 文件并向您发送下载链接。将文件下载到本地计算机。导出的文件将是“宽表”格式，即每份报销单占用一行，每个活动的时间戳占用单独的列。
将下载的数据从宽表格式转换为适用于流程挖掘的“长表”格式。您可以使用 Microsoft Excel（利用 Power Query 的“逆透视列”功能）、Python（利用 pandas 库）或其他数据准备工具。目标是实现每个活动占用一行，并包含 ExpenseReportId、ActivityName 和 EventTime 列。
将转换后的数据保存为 CSV 文件，并将其上传到 ProcessMind 应用程序。

配置

管理权限：您必须拥有相关策略的 Domain Admin 或 Policy Admin 权限，才能创建和管理导出格式。
导出模板：必须配置自定义导出模板。此方法不适用于默认模板。
日期范围：强烈建议按特定日期范围（如 3-6 个月）筛选导出数据，以确保导出效率并控制文件大小。请使用 Submitted Date 作为主要筛选器。
报告状态筛选：为捕获完整的流程生命周期，请避免按报告状态进行筛选。应导出日期范围内所有状态的报告，包括 Open、Processing、Approved、Reimbursed 和 Closed。
自定义字段：像 EmployeeDepartment 这样的属性取决于您组织的具体 Expensify 配置。如果您使用标签（Tags）或报告字段（Report Fields）记录此类信息，则必须在导出模板中添加相应的公式，例如 {report:tag:Department}。

a 查询示例 config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

步骤

前提条件与设置：确保您的系统中已安装 Python 3。在终端或命令提示符中运行 pip install requests 来安装必要的 requests 库。您还需要 Expensify 的 API 凭据。
获取 Expensify API 凭据：以管理员权限登录您的 Expensify 账户。导航至 Settings > Account > Integrations > Public API。在此处您可以生成 partnerUserID 和 partnerUserSecret。请妥善保存这些凭据，因为它们可以访问您公司的敏感数据。
配置 Expensify 导出模板：脚本依赖于自定义数据导出。在 Expensify 中，转到 Settings > Policies > [您的团队策略] > Export Formats。创建一个包含所有必要列的新导出模板。关键是要包含诸如 Report ID、Created Date、Submitted Date、Approved Date、Reimbursed Date、Closed Date、Total Amount、Submitter Email、Approver Details、Policy Violations 以及详细的 Report History Log。Report History 对于捕获驳回和备注等事件至关重要。
自定义 Python 脚本：将提供的 Python 脚本复制到文件中，例如 extract_expensify_log.py。将 PARTNER_USER_ID、PARTNER_USER_SECRET、START_DATE、END_DATE 和 EXPORT_TEMPLATE_NAME 的占位符替换为您自己的凭据、所需的日期范围以及您在之前步骤中配置的导出模板的准确名称。
执行脚本下载数据：在终端中使用 python extract_expensify_log.py 运行脚本。脚本将首先通过 Expensify API 进行身份验证，然后提交导出报告数据的作业请求。它会每隔几秒轮询一次 API，检查导出是否已就绪。
等待文件下载：导出作业完成后，脚本将自动下载生成的 CSV 文件，并将其以 expensify_raw_export.csv 命保存名在同一目录下。
将原始数据转换为事件日志：脚本接着读取下载的 expensify_raw_export.csv。它会遍历代表单份报销单的每一行，并将数据展开。对于每个相关的日期列和历史日志条目，它会在事件日志中创建一行独立的记录，对应于一项业务活动。
生成最终事件日志文件：处理完原始导出中的所有报告后，脚本会将转换后的数据写入名为 expensify_event_log.csv 的新文件中。该文件包含符合要求的列：ExpenseReportId、ActivityName、EventTime 以及其他建议的属性。
准备上传至 ProcessMind：打开最终的 expensify_event_log.csv 文件。核对列标题是否符合要求，且数据格式正确。该文件现在可以上传到 ProcessMind 进行分析了。

配置

API 凭据：需要 Expensify 提供的有效 partnerUserID 和 partnerUserSecret 进行身份验证。与这些凭据关联的用户必须拥有访问和导出报告数据的权限。
Expensify 导出模板：这是最关键的配置。整个提取过程都依赖于在 Expensify UI 中创建的自定义导出模板。该模板必须包含推导活动和属性所需的所有字段，特别是详细的 Report History 日志，其中包含审批、驳回及其他 workflow 步骤的时间戳和备注。
日期范围筛选：脚本包含 START_DATE 和 END_DATE 变量。建议先从较小的时间范围（如 3-6 个月的数据）开始，以确保在尝试提取更大数据集之前流程运行正常。
报告状态筛选：可以修改脚本中的 API 请求，以包含 reportState 筛选器（例如 APPROVED、REIMBURSED、CLOSED），从而缩小导出范围。这对于管理数据量或专注于已完成的流程非常有用。
Python 环境：脚本需要安装了 requests 库的 Python 3 环境。无需其他特殊库，设置非常简单。

a 查询示例 python

import requests
import json
import time
import csv
from datetime import datetime

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- PLACEHOLDERS: Replace with your actual credentials and settings ---
PARTNER_USER_ID = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User ID]'
PARTNER_USER_SECRET = class="hl-string">'[Your Expensify Partner User Secret]'

class=class="hl-string">"hl-comment"># --- CONFIGURATION: Define the export parameters ---
class=class="hl-string">"hl-comment"># Use YYYY-MM-DD format for dates
START_DATE = class="hl-string">'2023-01-01'
END_DATE = class="hl-string">'2023-06-30'
class=class="hl-string">"hl-comment"># The exact name of the custom export format you created in Expensify
EXPORT_TEMPLATE_NAME = class="hl-string">'[Your Custom Report Export Template Name]'

API_URL = class="hl-string">'https://integrations.expensify.com/Integration-Server/Doc/v1.0/'
RAW_EXPORT_FILE = class="hl-string">'expensify_raw_export.csv'
EVENT_LOG_FILE = class="hl-string">'expensify_event_log.csv'

def execute_api_job(job_description):
    class="hl-string">"""Submits a job to the Expensify API and returns the response."""
    auth_payload = {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    }
    data = {
        class="hl-string">'requestJobDescription': json.dumps(job_description),
        class="hl-string">'credentials': json.dumps(auth_payload)
    }
    response = requests.post(API_URL, data=data)
    response.raise_for_status() class=class="hl-string">"hl-comment"># Raises an exception for bad status codes
    return response.json()

class=class="hl-string">"hl-comment"># 1. Trigger the report export job
print(class="hl-string">'Requesting report export from Expensify...')
export_job_desc = {
    class="hl-string">'type': class="hl-string">'exportReport',
    class="hl-string">'credentials': {
        class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
        class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
    },
    class="hl-string">'onReceive': {
        class="hl-string">'immediateResponse': [class="hl-string">'returnRandomFileName']
    },
    class="hl-string">'inputSettings': {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'report',
        class="hl-string">'filters': {
            class="hl-string">'startDate': START_DATE,
            class="hl-string">'endDate': END_DATE,
            class="hl-string">'markedAsExported': class="hl-string">'Expensify Export'
        }
    },
    class="hl-string">'outputSettings': {
        class="hl-string">'fileExtension': class="hl-string">'csv',
        class="hl-string">'fileBasename': EXPORT_TEMPLATE_NAME
    }
}

class=class="hl-string">"hl-comment"># The template is passed as a separate parameter for this job type
export_job_desc[class="hl-string">'template'] = fclass="hl-string">'<![CDATA[{EXPORT_TEMPLATE_NAME}]]>'

initial_response = execute_api_job(export_job_desc)
file_name = initial_response.get(class="hl-string">'fileName')

if not file_name:
    raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to initiate export. Response: {initial_response}')

print(fclass="hl-string">'Export job started. Waiting for file: {file_name}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 2. Poll for the file until it's ready
while True:
    download_job_desc = {
        class="hl-string">'type': class="hl-string">'download',
        class="hl-string">'credentials': {
            class="hl-string">'partnerUserID': PARTNER_USER_ID,
            class="hl-string">'partnerUserSecret': PARTNER_USER_SECRET
        },
        class="hl-string">'fileName': file_name
    }
    download_response = execute_api_job(download_job_desc)
    if download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 200:
        print(class="hl-string">'File is ready for download.')
        with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'w', encoding=class="hl-string">'utf-8') as f:
            f.write(download_response[class="hl-string">'fileContents'])
        break
    elif download_response.get(class="hl-string">'responseCode') == 404:
        print(class="hl-string">'File not ready yet, waiting 10 seconds...')
        time.sleep(10)
    else:
        raise Exception(fclass="hl-string">'Failed to download file. Response: {download_response}')

class=class="hl-string">"hl-comment"># 3. Transform the raw export into an event log
print(fclass="hl-string">'Successfully downloaded raw data to {RAW_EXPORT_FILE}. Transforming to event log...')
event_log = []

with open(RAW_EXPORT_FILE, class="hl-string">'r', encoding=class="hl-string">'utf-8') as infile:
    reader = csv.DictReader(infile)
    for row in reader:
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Standard report attributes
        report_id = row.get(class="hl-string">'Report ID')
        report_total = row.get(class="hl-string">'Total')
        submitter = row.get(class="hl-string">'Submitter Email')
        department = row.get(class="hl-string">'Submitter Department') class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming this is in your template
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Helper to create event rows
        def add_event(activity_name, event_time_str, approver=None, violation=None):
            if event_time_str:
                event_log.append({
                    class="hl-string">'ExpenseReportId': report_id,
                    class="hl-string">'ActivityName': activity_name,
                    class="hl-string">'EventTime': event_time_str,
                    class="hl-string">'ReportTotalAmount': report_total,
                    class="hl-string">'Submitter': submitter,
                    class="hl-string">'EmployeeDepartment': department,
                    class="hl-string">'Approver': approver,
                    class="hl-string">'PolicyViolationFlag': violation
                })
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Created
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Created', row.get(class="hl-string">'Created'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Expense Report Submitted
        add_event(class="hl-string">'Expense Report Submitted', row.get(class="hl-string">'Submitted'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Manager Approved / Finance Approved
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes approver details are in a single column like class="hl-string">'Approver 1: name@co.com (YYYY-MM-DD), Approver 2: ...'
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This logic needs to be adapted to your specific export format.
        approvers_str = row.get(class="hl-string">'Approver History', class="hl-string">'') 
        if class="hl-string">'Manager' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Complex parsing might be needed here based on your template's format
             add_event(class="hl-string">'Manager Approved', row.get(class="hl-string">'Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Simplified, assumes class="hl-string">'Approved' date is manager's

        if class="hl-string">'Finance' in approvers_str: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example logic
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Final Approved')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes a separate column for final approval
        else:
             class=class="hl-string">"hl-comment"># Fallback if only one approval date exists
             add_event(class="hl-string">'Finance Approved', row.get(class="hl-string">'Approved'))

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Scheduled
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Scheduled', row.get(class="hl-string">'Reimbursing Start Date')) class=class="hl-string">"hl-comment"># Assumes this column exists

        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Reimbursement Executed
        add_event(class="hl-string">'Reimbursement Executed', row.get(class="hl-string">'Reimbursed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activity: Report Closed
        add_event(class="hl-string">'Report Closed', row.get(class="hl-string">'Closed'))
        
        class=class="hl-string">"hl-comment"># Activities from Report History Log
        class=class="hl-string">"hl-comment"># This is CRITICAL. Your export template must include the detailed history.
        class=class="hl-string">"hl-comment"># The history is often a multi-line text block in a single CSV cell.
        history_log = row.get(class="hl-string">'Report History', class="hl-string">'')
        for line in history_log.split(class="hl-string">'\n'): class=class="hl-string">"hl-comment"># Assuming newline separated history
            line_lower = line.lower()
            class=class="hl-string">"hl-comment"># Try to extract a timestamp from the history line
            try:
                class=class="hl-string">"hl-comment"># Expensify history format is often like class="hl-string">'MMM DD: ...'
                class=class="hl-string">"hl-comment"># This parsing logic is an example and MUST be adjusted to your format
                timestamp_str = line.split(class="hl-string">':')[0]
                class=class="hl-string">"hl-comment"># A real implementation needs more robust date parsing
                event_time = datetime.now().strftime(class="hl-string">'%Y-%m-%d %H:%M:%S') class=class="hl-string">"hl-comment"># Placeholder for parsed time
            except:
                continue

            if class="hl-string">'added expense' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Expense Added To Report', event_time)
            elif class="hl-string">'violation' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Policy Violation Flagged', event_time, violation=True)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'manager' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Manager Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'rejected' in line_lower and class="hl-string">'finance' in line_lower: class=class="hl-string">"hl-comment"># Example keyword
                add_event(class="hl-string">'Finance Rejected', event_time)
            elif class="hl-string">'unapproved' in line_lower or class="hl-string">'sent back' in line_lower:
                add_event(class="hl-string">'Report Sent Back For Revision', event_time)
            elif class="hl-string">'exported to' in line_lower or class="hl-string">'posting' in line_lower:
                 add_event(class="hl-string">'Accounting Posted', event_time)

class=class="hl-string">"hl-comment"># 4. Write the final event log file
if event_log:
    with open(EVENT_LOG_FILE, class="hl-string">'w', newline=class="hl-string">'', encoding=class="hl-string">'utf-8') as outfile:
        fieldnames = [class="hl-string">'ExpenseReportId', class="hl-string">'ActivityName', class="hl-string">'EventTime', class="hl-string">'ReportTotalAmount', class="hl-string">'Submitter', class="hl-string">'EmployeeDepartment', class="hl-string">'Approver', class="hl-string">'PolicyViolationFlag']
        writer = csv.DictWriter(outfile, fieldnames=fieldnames)
        writer.writeheader()
        writer.writerows(event_log)
    print(fclass="hl-string">'Event log successfully created at {EVENT_LOG_FILE}')
else:
    print(class="hl-string">'No events were generated. Check the raw export file and script logic.')

步骤

以 Domain Admin 或 Policy Admin 权限登录您的 Expensify 账户。
导航至 Settings 部分，然后进入 Policies 并选择您想要导出数据的特定团队策略。
在左侧菜单中，选择 Reports 类别下的 Export Formats 选项。
点击 Add a new export format 开始创建自定义模板。给模板起一个描述性的名称，例如 ProcessMind Event Log Export。
在导出模板编辑器中，选择 Reports 导出类型。现在，您需要定义 CSV 文件的列。使用 Add a new column 按钮添加每个所需字段。
通过输入下面 query 部分提供的准确公式来配置列。这包括 case ID 列、每个活动的时间戳列，以及所有必选和建议的属性。
添加完所有必要列后，点击 Save 创建导出模板。
从 Expensify 主菜单导航至 Reports 页面。使用筛选器选择您想要分析的报告。务必设置特定的日期范围（例如最近 3 到 6 个月），以确保文件大小适中。
点击 Export To 按钮，并从下拉列表中选择您新建的模板 ProcessMind Event Log Export。
Expensify 将生成 CSV 文件并向您发送下载链接。将文件下载到本地计算机。导出的文件将是“宽表”格式，即每份报销单占用一行，每个活动的时间戳占用单独的列。
将下载的数据从宽表格式转换为适用于流程挖掘的“长表”格式。您可以使用 Microsoft Excel（利用 Power Query 的“逆透视列”功能）、Python（利用 pandas 库）或其他数据准备工具。目标是实现每个活动占用一行，并包含 ExpenseReportId、ActivityName 和 EventTime 列。
将转换后的数据保存为 CSV 文件，并将其上传到 ProcessMind 应用程序。

配置

管理权限：您必须拥有相关策略的 Domain Admin 或 Policy Admin 权限，才能创建和管理导出格式。
导出模板：必须配置自定义导出模板。此方法不适用于默认模板。
日期范围：强烈建议按特定日期范围（如 3-6 个月）筛选导出数据，以确保导出效率并控制文件大小。请使用 Submitted Date 作为主要筛选器。
报告状态筛选：为捕获完整的流程生命周期，请避免按报告状态进行筛选。应导出日期范围内所有状态的报告，包括 Open、Processing、Approved、Reimbursed 和 Closed。
自定义字段：像 EmployeeDepartment 这样的属性取决于您组织的具体 Expensify 配置。如果您使用标签（Tags）或报告字段（Report Fields）记录此类信息，则必须在导出模板中添加相应的公式，例如 {report:tag:Department}。

a 查询示例 config

/*
This is not a script, but a configuration for the Expensify custom export template.
In the export format editor, create a new column for each line below, using the text on the right as the formula.
*/

// Case ID and Required Attributes
ExpenseReportId: {report:id}
EventTime_Created: {report:created}
EventTime_Submitted: {report:submitted}
EventTime_Approved: {report:approved}
EventTime_Reimbursed: {report:reimbursed}
EventTime_Closed: {report:closed}

// Recommended Attributes
ReportTotalAmount: {report:total}
Submitter: {report:submitter:email}
Approver: {report:approverEmail}
EmployeeDepartment: {report:tag:[Your Department Tag Name]}
PolicyViolationFlag: {report:hasViolations}

// --- Transformation Logic Overview ---
/*
After exporting the CSV with the columns above, you must unpivot the timestamp columns.
1. Load the CSV into a data transformation tool (e.g., Excel Power Query, Python pandas).
2. Select all the timestamp columns (EventTime_Created, EventTime_Submitted, etc.).
3. Use the "Unpivot" function. This will create two new columns: one containing the original column names (e.g., 'EventTime_Created') and another with the timestamp values.
4. Rename the column with the names to `ActivityName` and the column with values to `EventTime`.
5. Clean up the `ActivityName` column by removing the 'EventTime_' prefix to get clean activity names like 'Expense Report Created', 'Expense Report Submitted', etc.
6. For activities that do not have a direct timestamp export (e.g., 'Manager Approved', 'Reimbursement Scheduled'), you can duplicate an existing timestamp column (like 'EventTime_Approved') in your export template and rename it accordingly (e.g., `EventTime_ManagerApproved`). This uses the same timestamp as a proxy for multiple events, which should be noted during analysis.
*/

您的费用管理数据模板

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报销管理属性

报销管理活动

提取指南

Expensify 内置自定义报告导出至 CSV

步骤

配置

a 查询示例 config

通过 Expensify 公开 API 进行 Python 脚本提取

步骤

配置

a 查询示例 python

使用第三方 ETL 连接器进行数据提取

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