Veri Şablonu: İşe Alımdan Emekliliğe - Çalışan Yaşam Döngüsü

Çalışan Kimliği, bir bireyi ilk işe alım sürecinden nihai feshine kadar takip eden benzersiz bir anahtardır. İşe alım, performans değerlendirmeleri, terfiler ve işten ayrılma gibi ilgili tüm yaşam döngüsü eventlerini tek, bütünsel bir yolculuğa bağlar.

Process Mining'de bu öznitelik, case korelasyonu için temeldir. Analiz motorunun her çalışan için uçtan uca süreç akışını yeniden yapılandırmasına olanak tanır. Çalışan Kimliğini Case Kimliği olarak kullanarak, analistler cycle timeları takip edebilir, belirli çalışan yolculuklarındaki darboğazları belirleyebilir ve yaşam döngüsü sürecinin farklı bireyler veya gruplar arasında nasıl yürütüldüğündeki varyasyonları analiz edebilirler.

Bu, çalışan yaşam döngüsündeki tüm olayları birbirine bağlayan temel Case ID’dir; böylece işe alımdan emekliliğe uzanan yolculuğun tamamını analiz etmenizi mümkün kılar.

Genellikle bir İK Bilgi Sistemi (HRIS) içindeki temel çalışan ana veri tablolarında veya kayıtlarında bulunur.

Aktivite Adı, işe alımdan emekliliğe kadar olan süreçteki belirgin bir adımı tanımlar. Bu aktiviteler, ilk iş talebinden nihai fesih onayına kadar her şeyi temsil eden süreç haritasının yapı taşlarıdır.

Analizde bu öznitelik; süreç akışını görselleştirmek, event dizisini belirlemek ve her adımın sıklığını ve süresini ölçmek için kullanılır. Hangi eylemlerin gerçekleştiğini anlamak, standart süreçten sapmaları keşfetmek ve uzun bir arka plan kontrolü veya gecikmiş bir işe alım görevi gibi gecikmelere neden olan veya iyileştirme gerektiren aşamaları belirlemek için çok önemlidir.

Bu nitelik, tüm Process Mining analizi ve görselleştirmenin temelini oluşturan süreç haritasındaki adımları tanımlar.

İK sistemi içerisindeki event loglarından, durum değişikliği kayıtlarından veya belirli transaction datadan oluşturulur.

Event Timestamp, bir aktivitenin gerçekleştiği zaman noktasını işaretler. Bu timestamp, çalışanın yolculuğunu doğru bir şekilde yeniden yapılandırmak için eventleri kronolojik olarak sıralamak için çok önemlidir. Performans analizi için birincil zamansal veri noktası olarak hizmet eder.

Bu öznitelik; aktiviteler arasındaki cycle timeları hesaplamak, işe alım veya işten ayrılma gibi süreçlerin genel süresini ölçmek ve zamana dayalı darboğazları belirlemek için kullanılır. Zaman içindeki trend analizini mümkün kılar ve 'Ortalama İşe Alım Süresi' veya 'İşe Alım Cycle Timeı' gibi zamana duyarlı KPIlar oluşturmak için temeldir.

Bu zaman damgası, olayların doğru sıralanması ve çevrim süreleri gibi zamana dayalı tüm performans metriklerinin hesaplanması için kritiktir.

Genellikle sistem kayıtlarında veya veri tablolarında etkinlik veya işlem kaydının yanında bulunur, genellikle oluşturma tarihi veya sistem timestamp'i olarak etiketlenir.

Kaynak Sistem niteliği, her event için verinin kaynağını tanımlar. Karmaşık bir İK ekosisteminde, İşe Alımdan Emekliliğe sürecinin farklı bölümleri, işe alım için Aday Takip Sistemi (ATS), çalışan yönetimi için temel HRIS ve maaş değişiklikleri için bir bordro sistemi gibi ayrı sistemlerde yönetilebilir.

Kaynak Sisteme göre veri analizi, veri entegrasyonu zorluklarını ve süreç parçalanmasını anlamaya yardımcı olur. Analistlerin, gecikmelerin veya sorunların belirli bir sistemde yoğunlaşıp yoğunlaşmadığını belirlemesine olanak tanır; bu da teknik iyileştirme veya süreç yeniden tasarımı çabalarına yön verebilir. Ayrıca, veri doğrulama ve uçtan uca sürecin kapsamlı bir görünümünün yakalanmasını sağlamak için de çok önemlidir.

Süreç verilerinin kaynağını belirler; bu, veri kalitesi sorunlarını gidermek ve farklı İK sistemleri arasındaki süreç aktarımlarını anlamak için kritik öneme sahiptir.

Bu bilgi, genellikle veri çıkarma ve dönüştürme (ETL) süreci sırasında eklenir veya sistem entegrasyon loglarında standart bir alan olarak bulunabilir.

Bu nitelik, verinin Process Mining veri setine en son ne zaman güncellendiğini veya çıkarıldığını gösteren bir timestamp sağlar. İş event'inin ne zaman gerçekleştiğini değil, verinin güncelliğini temsil eder.

Birincil kullanımı veri yönetişimi ve doğrulama içindir. Analistler, bu bilgiyi güncel bilgilerle çalıştıklarını onaylamak ve kaynak sistemde bir event'in gerçekleşmesi ile analizde görünmesi arasındaki potansiyel gecikmeyi anlamak için kullanabilirler. Veri yenileme döngülerini yönetmek ve oluşturulan içgörülerin güvenilirliğini sağlamak için esastır.

Data tazeliğini ve yönetimini, analiz edilen bilginin ne kadar güncel olduğunu belirterek sağlar, bu da analiz sonuçlarına güven oluşturmak için hayati öneme sahiptir.

Bu timestamp genellikle veri çıkarma, dönüştürme ve yükleme (ETL) süreci sırasında oluşturulur ve eklenir.

Bitiş Zamanı özniteliği, belirli bir süreye yayılan bir aktivitenin tamamlanma noktasını işaretler. Birçok İK eventi anlık olsa da (örneğin, 'Teklif Uzatıldı'), 'Arka Plan Kontrolü' veya 'İşe Alım' gibi belirgin bir başlangıcı ve bitişi olanlar da vardır. Bu timestamp, Event Timestamp (Başlangıç Zamanı) ile eşleştirildiğinde, hassas süre hesaplamasına olanak tanır.

Süreç analizinde, Bitiş Zamanı belirli görevlerin işlem süresini veya aktif çalışma süresini hesaplamak için çok önemlidir. Bu, bekleme süresi (iki farklı aktivite arasındaki boşluk) ile işlem süresi (tek bir aktivitenin süresi) arasında ayrım yapmaya yardımcı olur. Bu süreleri analiz etmek, verimsiz görevleri ve otomasyon veya kaynak yeniden tahsisi fırsatlarını belirlemeye yardımcı olur.

Aktivite sürelerinin hassas bir şekilde hesaplanmasını sağlayarak, süreçteki aktif çalışma süresi ile boş bekleme süresi arasında ayrım yapılmasına yardımcı olur.

Bir görevin hem başlangıcını hem de tamamlanmasını kaydeden event loglarda veya işlem tablolarında bulunur. Açıkça belirtilmediği takdirde, ayrı bir 'tamamlandı' eventinden türetilmesi gerekebilir.

Departman özniteliği, çalışanın organizasyonel uyumunu temsil eder. Şirket genelinde süreç performansını segmentlere ayırmak ve karşılaştırmak için kritik bir boyuttur.

Bu öznitelik, işe alımdan emekliliğe sürecinin karşılaştırmalı analizine olanak tanır. Örneğin, analistler farklı işe alım zorluklarını belirlemek için Mühendislik departmanı ile Satış departmanı için 'İşe Alım Süresi'ni karşılaştırabilirler. Ayrıca, potansiyel yönetimsel veya kültürel sorunları olan alanları vurgulayarak departmana göre işten ayrılma oranlarını analiz etmek için de kullanılabilir. Süreç haritasını departmana göre filtrelemek, belirli iş fonksiyonlarına özgü benzersiz süreç varyasyonlarını veya darboğazları ortaya çıkarabilir.

Kuruluşun farklı bölümlerinde İK süreçlerinin nasıl performans gösterdiğini ortaya koyan güçlü segmentasyon ve karşılaştırmalı analize olanak tanır.

İK sistemi içindeki çalışanın temel profilinde veya ana veri kaydında bulunur, genellikle iş veya pozisyonla bağlantılıdır.

Fesih Nedeni, çalışanın şirketle olan yaşam döngüsünün neden sona erdiğine dair bağlam sağlar. Nedenler genellikle gönüllü (istifa, emeklilik) veya gönülsüz (performans, yeniden yapılanma) olarak kategorize edilir.

Bu nitelik, her türlü çalışan devir analizinin temel taşıdır. Fesih nedenlerini diğer verilerle ilişkilendirerek, bir kuruluş değerli içgörüler edinebilir. Örneğin, belirli bir departmanın yüksek oranda gönüllü istifalara sahip olup olmadığını veya belirli bir işe alım kaynağından gelen yeni işe alımların performans nedenleriyle işten çıkarılma eğiliminde olup olmadığını analiz edebilirsiniz. Bu içgörüler, etkili yetenek elde tutma stratejileri geliştirmek ve işe alım kalitesini iyileştirmek için kritik öneme sahiptir.

Çalışan devir analizi için kritik bir bağlam sağlar; gönüllü ve istemsiz işten ayrılmaları ayırt etmeye ve temel nedenleri belirlemeye yardımcı olur.

İşten çıkış veya fesih sürecinde kaydedilir, genellikle çalışanın nihai iş kaydında saklanır.

İş Talebi Kimliği, belirli bir iş pozisyonunu doldurmaya yönelik tüm aktiviteleri (oluşturulmasından ve onaylanmasından aday kaynağının sağlanmasına ve tekliflerin sunulmasına kadar) birbirine bağlayan benzersiz bir anahtardır. Genellikle bir Çalışan Kimliği işe alım üzerine oluşturulmadan önce bir öncü case Kimliği olarak hizmet eder.

Bu öznitelik, çalışan yaşam döngüsünün işe alım öncesi aşamasını analiz etmek için özellikle faydalıdır. 'Doldurma Süresi' gibi KPIların ölçülmesine olanak tanır ve belirli bir rol için işe alım sürecinin verimliliğini anlamaya yardımcı olur. İş talebi düzeyindeki süreçleri analiz ederek, kuruluşlar farklı iş pozisyonlarındaki onay, kaynak sağlama veya mülakat aşamalarındaki darboğazları belirleyebilirler.

Tüm işe alım öncesi aktiviteleri birbirine bağlar, işe alım sürecinin ve 'İşe Alım Süresi' gibi metriklerin detaylı analizini sağlar.

Yeni bir iş ilanı oluşturulduğunda Başvuru Takip Sistemi (ATS) veya bir HRIS'in işe alım modülü tarafından oluşturulur.

Görev Unvanı niteliği, çalışanın kurum içindeki rolü hakkında detaylı bilgi sağlar. Bu, 'Direktör' gibi üst düzey rollerden 'Kıdemli Yazılım Mühendisi' veya 'Müşteri Temsilcisi' gibi belirli pozisyonlara kadar değişebilir.

Analizde, Görev Unvanı belirli roller veya kıdem seviyelerine göre süreçleri filtrelemek ve analiz etmek için kullanılır. 'Kıdemli pozisyonlar için işe alım, daha alt düzey pozisyonlara göre daha mı uzun sürer?' veya 'İşe uyum süreci teknik pozisyonlar için teknik olmayanlardan farklı mı?' gibi sorulara yanıt bulmaya yardımcı olur. Bu detay seviyesi, hedeflenen süreç iyileştirmeleri oluşturmak ve çalışan yaşam döngüsünün iş gücü genelinde nasıl değiştiğinin inceliklerini anlamak için çok önemlidir.

Çalışan rolü, kıdem ve fonksiyona göre yaşam döngüsü süreçlerinin nasıl değiştiğine dair detaylı analizler sağlar, bu da daha hedefli iyileştirmeleri destekler.

Çalışanın İK ana kaydındaki iş bilgileri veya pozisyon datasında bulunur.

İstihdam Türü, bir bireyin istihdam sözleşmesinin veya düzenlemesinin niteliğini sınıflandırır. Bu, İK süreçlerinin nasıl yürütüldüğü üzerinde genellikle önemli bir etkisi olan temel bir demografik niteliktir.

İstihdam Türüne göre süreç analizi yapmak önemli farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, bir yüklenici için işe alım süreci tam zamanlı bir çalışana göre belirgin şekilde daha kısa ve daha az detaylı olabilir. Benzer şekilde, performans değerlendirme döngüleri veya işten ayrılma prosedürleri farklılık gösterebilir. Bu segmentasyon, uyumluluk sağlamak ve süreçlerin farklı çalışan tiplerine uygun şekilde uyarlanıp uyarlanmadığını belirlemek için hayati öneme sahiptir.

Çalışma düzenlemelerine göre süreç varyasyonlarının analizine olanak tanır; bu da uyumluluk ve farklı çalışan kategorileri için süreçleri optimize etme açısından anahtar niteliğindedir.

Bu, bir çalışanın temel İK profilinde veya istihdam kaydında bulunan standart bir alandır.

Konum niteliği, çalışanın fiziksel veya belirlenmiş çalışma yerini belirtir. Bu, bir ülke kadar geniş veya bir ofis binası veya kampüs kadar özel olabilir.

Coğrafi analiz, özellikle küresel kuruluşlar için İK Process Mining'de hayati öneme sahiptir. Yerel iş kanunları veya piyasa koşulları nedeniyle işe alım döngü sürelerindeki farklılıklar gibi süreç performansındaki bölgesel varyasyonları ortaya çıkarmaya yardımcı olur. Ayrıca, farklı tesislerdeki çalışan devir oranlarını karşılaştırmak için de kullanılabilir, bu da potansiyel olarak yerel yönetim veya çalışma ortamlarıyla ilgili sorunları gösterebilir. Bu veri, mümkün olduğunda süreçleri standartlaştırmak ve gerektiğinde yerel ihtiyaçları karşılamak için çok önemlidir.

Bölgesel süreç farklılıklarını belirlemek, yerel düzenlemelere uyumluluku değerlendirmek ve farklı çalışma sahalarındaki performansı karşılaştırmak için coğrafi analiz sağlar.

Genellikle İK sistemi içinde çalışanın kişisel veya iş adresi bilgilerinde saklanır.

Kullanıcı niteliği, süreçteki belirli bir adımı yürütmekten sorumlu kişiyi veya sistemi tanımlar. Bu, bir teklifi onaylayan bir işe alım yöneticisi, işe uyumu başlatan bir İK yöneticisi veya bir hatırlatıcıyı tetikleyen otomatik bir sistem olabilir.

Bu nitelik, analize insan veya sistem agent'ı boyutu ekler. İş yükü dağılımını anlamak, eğitim fırsatlarını belirlemek (örn. belirli user'ların sürekli gecikmelere veya hatalara neden olup olmadığını) ve süreç uyumluluğunu sağlamak için kullanılır. Örneğin, tazminat değişiklikleri gibi hassas eylemlerin yalnızca yetkili personel tarafından gerçekleştirildiğini doğrulamaya yardımcı olabilir; bu da denetim ve güvenlik için önemlidir.

Bir eylemi kimin gerçekleştirdiğini belirler; bu, iş yükünü, uyumluluğu, otomasyon seviyelerini analiz etmek ve eğitim ihtiyaçlarını belirlemek için temeldir.

Sistem denetim günlüklerinde veya işlem kayıtlarında bulunur, genellikle 'Changed By', 'Created By' veya 'User ID' olarak kaydedilir.

İş Birimi, bir şirket içindeki 'Tüketici Ürünleri', 'Kurumsal Yazılım' veya 'Küresel Hizmetler' gibi büyük bir operasyonel bölümü temsil eder. Departmandan daha üst düzey bir organizasyonel bağlam sunar.

İşe alımdan emekliliğe sürecini İş Birimi düzeyinde analiz etmek, stratejik, üst düzey karşılaştırmalar için faydalıdır. Üst yönetimin, yetenek yönetimi uygulamalarının ve sonuçlarının işin ana segmentleri arasında nasıl farklılık gösterdiğini anlamasına yardımcı olabilir. Örneğin, bir iş birimi çok daha hızlı bir iç hareketlilik oranına sahip olabilir, bu da kuruluş genelinde paylaşılabilecek en iyi uygulamaları düşündürür. Bu görünüm, İK süreçlerini daha geniş iş stratejileriyle uyumlu hale getirmek için çok önemlidir.

Stratejik analiz için üst düzey bir organizasyonel boyut sağlar; başlıca iş birimleri arasında İK süreç performansının karşılaştırılmasına olanak tanır.

Çalışanın temel İK sistemindeki organizasyonel atama datasında bulunur.

Recruitment Source, başarılı bir işe alımın kaynağını belirtir. Bu, bir çalışan referansı gibi dahili bir kaynak olabileceği gibi, profesyonel bir ağ sitesi, üniversite kariyer fuarı veya üçüncü taraf bir işe alımcı gibi harici bir kaynak da olabilir.

Bu nitelik, farklı yetenek kazanımı stratejilerinin etkinliğini değerlendirmek için hayati öneme sahiptir. Kuruluşlar, tüm çalışan yaşam döngüsünü işe alım kaynaklarına göre analiz ederek, performans değerlendirme puanları, terfi oranları ve elde tutma gibi faktörlerle ölçülen en kaliteli adayları hangi kanalların sağladığını belirleyebilirler. Bu data odaklı yaklaşım, işe alım ekibinin harcamalarını ve çabalarını en etkili kaynaklara yönlendirmesini sağlar.

İşe alım kanalı etkinliğinin analizini sağlayarak, aday kalitesi ve elde tutma oranına göre işe alım stratejisi ve harcamalarının optimize edilmesine yardımcı olur.

Genellikle başvuru veya aday bulma aşamasında Aday Takip Sistemi (ATS) içinde kaydedilir.

İstihdam Durumu, çalışanın belirli bir andaki şirketle olan ilişkisinin bir anlık görüntüsünü sunar. Çalışan yaşam döngüsü boyunca değişim gösteren dinamik bir niteliktir.

Process Mining'de, bu durumdaki değişiklikleri takip etmek, başlı başına önemli bir aktivite olabilir (örn: 'Durum İzinli Olarak Değiştirildi'). Aynı zamanda filtreleme ve analiz için değerli bir nitelik olup, mevcut aktif çalışanların yolculuklarına odaklanmanızı veya eski çalışanlar için işten ayrılmaya yol açan süreçleri özel olarak analiz etmenizi sağlar. Farklı yaşam döngüsü analiz türlerine doğru kitlenin dahil edilmesine yardımcı olur.

Çalışanın mevcut durumunu tanımlar; bu, aktif veya işten ayrılmış çalışanlar gibi belirli gruplara yönelik analizleri filtrelemek için çok önemlidir.

HRIS'teki ana çalışan kaydında veya iş bilgileri tablosundaki temel bir alan.

Yönetici niteliği, çalışanın doğrudan amirini tanımlar. Yönetici, genellikle birçok İşe Alımdan Emekliliğe sürecinde onaylar, performans değerlendirmeleri ve rol değişikliklerini başlatmaktan sorumlu kilit bir aktördür.

Yöneticilere göre süreçleri analiz etmek, yönetim etkinliği ve süreç uyumluluğundaki farklılıkları ortaya çıkarabilir. Örneğin, performans değerlendirmelerini hızlı tamamlayan yöneticiler ile sürekli gecikenleri belirlemeye yardımcı olabilir. Ayrıca, liderlik sorunlarına işaret edebilecek ekip bazındaki çalışan devir oranlarını analiz etmek için de kullanılabilir. Bu, hedeflenmiş yönetici eğitimi ve desteği için bir fırsat sunar.

Ekip veya yönetici düzeyinde süreç performansı ve sonuçlarının analiz edilmesine yardımcı olur, yönetim uygulamalarındaki ve uyumdaki farklılıkları vurgular.

İK sistemi içindeki çalışanın iş veya pozisyon verilerinde saklanır, genellikle başka bir çalışan kaydına bağlantı olarak.